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COMISIÓN
NACIONAL DE
ARCHIVOS
MUNICIPALES
CONAM - 2016
Lic. Adm. ISABEL YARLEQUÉ PRIETO
Jefe Unidad de Archivo Central
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA
COMISIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS MUNICIPALES
CONAM - 2016
MUNICIPALIDAD
DE YAULI
MUNICIPALIDAD
METROPOLITANA DE LIMA
MUNICIPALIDAD
DE SAN MARTIN DE PORRES
MUNICIPALIDAD DE
SANTIAGO DE SURCO
MUNICIPALIDAD
DE CORONEL PORTILLO
MUNICIPALIDAD
DE AGUAS VERDES
MUNICIPALIDAD DE
SAN ISIDRO
MUNICIPALIDAD
DE PIURA
MUNICIPALIDAD DE
LAMAS
MUNICIPALIDAD
DE MOYOBAMBA
MUNICIPALIDAD
ALTO DE LA ALIANZA
Breve reseña de CONAM.
 La CONAM, se crea en 1992 a iniciativa
del AGN.
 La finalidad es contribuir con la
elaboración de documentos de Gestión
Archivística así como promover y
fortalecer políticas institucionales en
cada Municipalidad.
DOCUMENTOS DE GESTION ARCHIVISTICA
ELABORADOS POR LA CONAM 1994-2015
 Cuadro de Clasificación de series Documentales.
 Tabla General de Retención de Documentos y sus modificatorias.
 Directiva N° 001-2013-AGN-DNDAAI, aprobado por R.J. 339-2013AGN/J Procedimientos Técnicos Archivísticos para las
Municipalidades:
o Transferencia Documental.
o Organización Documental.
o Eliminación Documental.
o Servicios Archivísticos.
* Directiva de Transferencia de Documentos al OAA
* Proyecto de Directiva : Servicio de Información en el Órgano
de Administración de Archivos de las Municipalidades. (2016)
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS :
Este proceso archivístico está vinculado a conceptos de:
accesibilidad a la información, las normas que reglamentan el
servicio y el acceso. Los usuarios, el personal de archivos,
etc., son conceptos que deben ser manejados por los
encargados, pues todos estos se presentan en el trabajo
diario de los archiveros, de manera que al conocerlos se
permitirá brindar un servicio OPORTUNO, EFICAZ Y DE
CALIDAD.
PROYECTO DE DIRECTIVA : SERVICIO ARCHIVISTICO EN EL
ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE
LAS
MUNICIPALIDADES
ESTRUCTURA DE LA DIRECTIVA
I. Objetivo
II. Finalidad
III. Base Legal
IV. Alcance
V. Disposiciones
Específicas
VI. Disposiciones
Transitorias
VII. Glosario de
Terminos
VII. ANEXOS
Objetivo
DIRECTIVA DEL SERVICIO ARCHIVISTICO EN EL ORGANO DE
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE LAS MUNICIPALIDADES
CONCEPTO
Consiste en facilitar al usuario el acceso a la información de la documentación que se
encuentra en el Archivo Central, para consultas, trámites administrativos, e
información histórica, previa autorización del jefe del área correspondiente
I. OBJETIVO
Satisfacer oportunamente la demanda de información de la entidad y del público
usuario.
Orientar las acciones del servicio de información, consulta, préstamo y expedición de
copias de documentos al usuario en forma eficiente y oportuna.
II. BASE LEGAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Constitución Política del Perú – Art. 21º, 191º, 196º
Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades
Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su
Reglamento el D.S. 072-2003-PCM y su reglamento.
Ley Nº 28296, Ley de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación
Ley No. 29060 Ley del Silencio Administrativo
Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
Patrimonio Documental de la Nación y su reglamento.
Decreto Supremo N° 070-2013-PCM modifica el Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto
Supremo No. 072-2003-PCM
10. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, Normas del Sistema Nacional
de Archivos. SNA 006 Servicios Archivísticos
11. Resolución Jefatural Nº 339-2013-AGN/J, Aprueba la Directiva Nº 0012013-AGN-DNDDAI “Procedimientos Técnico – Archivísticos para
Municipalidades”.
12. Resolución Jefatural Nº442-2014-AGN/J, Aprueba el Reglamento de
Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
13. Resolución de Contraloría No. 134-2015 Reglamento de Infracciones y
Sanciones de la Contraloría General de la Republica. artículo 47.
14. Código de Procedimientos Civiles, Art. 441 y 444.
15. Código de Ética Ministerio de Trabajo.
16. Ley 27408 Ley de Atención Preferencial.
17. Escalafón del INAP.
II. ALCANCE
El cumplimiento de la presente directiva es de carácter
obligatorio para todos los Órganos de Administración de
Archivos (Archivo Central) que conforman la Estructura
Orgánica de las Municipalidades y Centros Poblados,
bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los
Jefes o encargados del Órgano de Administración de
Archivos.
TITULO II
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
I.
DEFINICIÓN : El Servicio Archivístico es un proceso que consiste en
poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad
con fines de información.
II.
REQUISITOS:
PARA EL USUARIO INTERNO :
a) CONSULTA, PRESTAMO, EXPEDICION DE COPIAS:
 Solicitud/ formato visada por el jefe inmediato responsable o por vía correo
electrónico institucional.
 Solicitud vía correo institucional
 Llenar el formato de consulta
PARA EL USUARIO EXTERNO
b) PARA CONSULTA, PRESTAMO, EXPEDICION DE COPIAS :
 Solicitud escrita con los requisitos según el art. 113 de la Ley
27444 Ley de Procedimientos Administrativo General.
 Nº de recibo de pago y fecha de emisión.
 Solicitud vía correo institucional
 Presentar recibo de pago
- Llenar el formato de consulta
ETAPAS PREVIAS
Cada Municipalidad deberá instituir el Sistema Institucional de
Archivos (reconocer al OAA como ente rector sistema institucional
de archivos de la Municipalidad y definir los niveles de archivo de
la entidad)
En los casos de transparencia : Específicamente en los casos de no
disponer con el registro de información secreta o reservada, la
entrega de información será facilitada a través de la oficina
responsable del procedimiento administrativo o de administración
Se debe tener en cuenta el artículo 160º de la Ley 27444 “Ley del
Procedimiento Administrativo General.
DISPOCIONES FINALES
El presente Manual servirá de base para los archivos de las Municipalidades
integrantes del Sistema Nacional de Archivos, en la elaboración de su respectivo
Manual de Procedimientos Archivísticos; el mismo que es obligatorio, debiendo
ser aprobado mediante Resolución de Alcaldía previa opinión favorable del
Archivo General de la Nación o Archivo Regional respectivo.
En cumplimiento de la Ley 27806
El responsable del archivo central coordinara con el responsable de atención del
acceso de la información la calificación de la información de acuerdo al artículo 21
del reglamento de la Ley 27806
Se debe normar internamente:
- La calificación de la información,
- La entrega de información
- La responsabilidades de funcionarios
Bajo este contexto y siendo que la accesibilidad a los
documentos es un derecho reconocido por diferentes
legislaciones (Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Nº 27806, Ley del Procedimiento Administrativo
General Nº 27444), es necesario contar con leyes que
establezcan claramente el acceso a los archivos públicos y
privados, buscando con ello ser claros en la protección de la
intimidad personal, la confidencialidad y seguridad nacional
según sea el caso, proponiendo se disponga a cada una de las
Entidades realizar la clasificación de la documentación
generada en el ejercicio de sus funciones. (RESERVADO,
CONFIDENCIAL, etc.)
La Ley 27806, de Transferencia y Acceso
a la Información Pública, establece
restricciones
en
la
entrega
de
información por tener carácter de
RESERVADA, como:
Protección a la Intimidad Personal:
legajos de personal; Historias Clínicas;
Procesos Disciplinarios de funcionarios y
servidores públicos en tanto no se
determine responsabilidad.
Con respecto a Seguridad del Estado; podemos
incluir los Planes de Seguridad Ciudadana,
elaborados o en proceso de ejecución (que incluyen
las intervenciones en puntos críticos de actos
delictivos).
En materia Tributaria:
•Declaraciones Juradas del Impuesto Predial
•Arbitrios
•Estados de cuenta
•Convenios de Fraccionamiento
•Resoluciones de Determinación de Deudas
•Procesos Coactivos; y
•Toda información sensible relacionada con este
tema.
CONCLUSIÓN
Se debe trabajar con las oficinas generadoras
de esta documentación para ver con mayor
precisión su calificación de reservada y
definir su propia terminología (nombre de la
serie documental).
Lic. Adm. ISABEL YARLEQUÉ PRIETO
Jefe Unidad de Archivo Central
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA