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INFORME DE SEGUIMENTO AL SISTEMA DE MONITOREO DE LA
GESTIÓN INTEGRAL (SMGI) ANTES SISTEDA
AUDITOR
Teresa Cecilia Rave Cárdenas
Período evaluado:
Primer Trimestre de 2016
Fecha de elaboración:
29 de Abril de 2016
1. INTRODUCCIÓN
La ley 489 de 1998, consagra el Sistema de Desarrollo Administrativo como un
conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de
carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo del talento
humano y de los demás recursos, orientados a fortalecer la capacidad
administrativa y el desempeño institucional; con el fin de aumentar la
efectividad del Estado para producir resultados que satisfagan los intereses
ciudadanos.
Mediante el Decreto 2482 del 3 de Diciembre de 2012, se establecen los
lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión,
constituyéndose la planeación en un mecanismo de articulación, a través de
sus tres modalidades: Plan Estratégico sectorial, Plan estratégico Institucional
y Plan de Acción Anual.
El artículo 3 del Decreto 2482 del 3 de Diciembre de 2012, adopta las
siguientes políticas de desarrollo administrativo, que trata el artículo 17 de la
ley 489 de 1998, como son:
-
Gestión Misional y de Gobierno (Orientada al logro de las metas
establecidas).
Transparencia, participación y servicio al ciudadano.(Orientada a cercar el
estado al ciudadano).
Gestión del Talento Humano. (Orientada al desarrollo cualificación de los
servidores públicos).
Eficiencia Administrativa. (Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trámites, Procesos, procedimientos y servicios.
Gestión financiera. (Orientada a programar, controlar y registrar las
operaciones financieras).
“Cuentas Claras, Estado Transparente”
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2.
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento a lo establecido en la Directiva Presidencial Nº 21 del
1 de septiembre de 2011 y la Metodología para la implementación del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión
3. DESARROLLO
En cumplimiento del Plan de Acción del año 2016 y las normas vigentes, la
Oficina de Control Interno efectúo seguimiento al Sistema de Monitoreo de la
Gestión Integral (SMGI) antes SISTEDA; como parte de los procedimientos de
auditoría aplicados, se verificó la observancia a lo establecido en el artículo 8
del Decreto 2482 del 3 de Diciembre de 2012, el cual dispone:
“El Modelo Integrado de Planeación y Gestión de qué trata el presente Decreto,
que incluye el Plan de Acción del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, deberá
ser publicada en las páginas Web de cada una de las entidades y se constituye
en el único mecanismo de consulta de otras entidades que requieran la
información”;
Subrayado fuera de texto
De igual manera; se ratificó el cumplimiento por parte de la CGN a la
normatividad vigente, en lo relacionado con la información reportada por el
GIT de Planeación Integral en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral
(SMGI), en su tablero de control sector 2015 -2018, al cual se le efectuó
análisis de las tareas planteadas con corte al 13 de abril de la presente
vigencia establecidas.
En concordancia con lo anterior, el día 18 de Abril del presente año se solicitó
vía correo electrónico, a cada uno de los responsables de las tareas
programadas en el Plan Estratégico Sectorial Hacienda Actividades 2016, el
grado de avance con la(s) respectiva(s) evidencias de las tareas; como
resultado de estas prueba, en el siguiente cuadro se relacionan el grado de
avance en el SMGI – en su Tablero de Control Sector 2015 – 2018 para él
primer trimestre de 2016, y las cuales fueron alimentadas en el sistema,
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Nº
Política
1
Tarea
Fecha Inicial
Planificada
Fecha Final
Planificada
1.2. Revisar, actualizar
y/o promover los
servicios en línea que
ofrece la CGN.
16/02/2016
15/06/2016
1.4 Diseñar e
implementar Política
anticorrupción y de
atención al ciudadano
20/01/2016
15/05/2016
Transparencia,
Participación y Servicio
al Ciudadano
2
Tiem po para el
cum plim iento de
m etas según
registro en el
SMGI
Observaciones
La tarea se
En el Tablero de Control
encuentra dentro
del Sector del SMGI, no
del termino de
se observó evidencia
tiempo establecido
alguna del avance a que
para su
hace referencia la tarea
cumplimiento según
desarrollada.
lo programado
La tarea se
encuentra dentro Se observó avance a la
tarea, como también se
del termino de
pudo verificar la
tiempo establecido
evidencia en el sistema
para su
de la misma.
cumplimiento según
lo programado
Fuente de Información: Tablero de Control Sector SMGI - Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Como también se puede observar en el siguiente cuadro, tareas que no han
reportado ningún grado de avance, es importante aclarar que estas
encuentran dentro del término de tiempo establecido para su cumplimiento
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Nº
Política
Fecha
Inicial
Planificada
Tarea
Fecha Final
Planificada
1
1.1 Sensibilizar y socializar permanentemente la
estrategia de eficiencia administrativa y del SIGI al 16/02/2016
interior de la CGN.
15/12/2016
2
1.2 Racionalizar procedimientos a través de la
16/02/2016
implementación, actualización y evaluación del SIGI.
15/12/2016
1.3 Actualizar y automatizar los servicios que ofrece la
15/04/2016
entidad.
14/08/2016
4
1.4 Mejorar la capacidad tecnológica del Sistema de
08/02/2016
Gestión Documental (I)
15/12/2016
5
1.4 Mejorar la capacidad tecnológica del Sistema de
08/02/2016
Gestión Documental (II)
15/12/2016
08/02/2016
15/12/2016
08/02/2016
15/12/2016
3
EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
1.1 Adoptar SECOP II
6
7
EFICIENCIA
FINANCIERA
1.2 Gestionar
presupuestal
la
Programación
y
ejecución
8
1.1 Realizar diagnóstico ético de la CGN.
15/05/2016
15/07/2015
9
1.2 Diseñar y ejecutar un programa de sensibilización
02/02/2016
ética en la CGN.
15/12/2016
1.3 Implementar la sensibilización ética al interior de
02/02/2016
la CGN.
GESTIÒN DEL
TALENTO HUMANO 1.4 Incluir en el Plan Institucional de Capacitación
11
15/03/2016
acciones para desarrollar las competencias laborales.
10
15/12/2016
30/10/2016
12
1.5 Revisar política institucional de incentivos para los
15/03/2016
funcionarios
30/10/2016
13
1.5 Elaborar el Plan Anual de vacantes
15/03/2016
30/10/2016
14
1.1 Evaluar, fortalecer y/o actualizar los mecanismos
16/02/2016
de participación y atención ciudadana
15/12/2016
15
1.3. Sensibilizar y socializar la estrategia de servicio
al ciudadano al interior de la CGN.
15/12/2016
16/02/2016
1.5 Poner en marcha el Service Desk total para la
02/01/2016
atención de las PQRD.
15/12/2016
1.6 Fortalecer los mecanismos de acceso a la
15/04/2016
información pública
15/12/2016
18
1.7 Fortalecer los mecanismos de Rendición de
15/04/2016
cuentas
15/12/2016
19
1.8 Establecer y monitorear los riesgos de corrupción
29/01/2016
de la CGN
15/12/2016
16
17
TRANSPARENCIA,
PARTICIPACION Y
SERVICIO AL
CIUDADANO
Fuente información: Tablero de Control Sector SMGI - Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Correos electrónicos recibidos
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4. CONCLUSIÓN

La Metodología adoptada por el DAFP y lo expresado en la Directiva
Presidencial 21 del 1 de septiembre de 2011, cuyo asunto es Sistema de
Seguimiento a Metas del Gobierno (SISMEG), en su cuarto párrafo expresa:
" Toda la información se deberá actualizar mensualmente, así no presente
avances, y la fecha límite para el cierre del proceso de actualización es el
día 10 del mes siguiente Los jefes de Planeación de los Ministerios y
Departamentos Administrativos son los responsables últimos de que la
información quede cargada en el sistema..”
De igual manera, en el artículo 5 del Decreto 2482 del 3 de Diciembre de
2012, por el cual se dan los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión, en el cual establece: " Los reportes de avance de gestión
de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, deberán registrarse en los
plazos que señale la metodología que adopte el Departamento Administrativo de la
Función Pública"
Teniendo en cuenta lo anterior y como resultado del seguimiento; así como,
las evidencias, se concluye que el registro de las tareas de la CGN en el
sistema se hizo en forma extemporánea; al consultar con el asesor de
planeación del Ministerio, se establece que el sistema tenia inconvenientes en
el aplicativo y por tal razón dieron cuatro días más para el registro del avance
de las tareas: la entidad registro los avances correspondientes el 19 de abril
del año 2016.
De igual manera, no se refleja cargada las evidencias de lo expresado en la
tarea 1.2. Revisar, Actualizar y/o promover los servicios en línea, perteneciente a la
Política de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, en el Tablero
de Control Sector del SMGI.

En el Comité de Gobierno en línea en la sesión del 18 de abril del año
2016, cuyo objetivo era la integración de trámites transaccionales en el Sí Virtual,
se evidencia en la acta de este comité efectuada por Mintic, la presentación de
los cinco servicios presentados por la CGN en el respectivo portal; sin
embargo, al ratificar la existencia de estos en el portal, se observa que el
servicio "Certificaciones Categoría Contable" no está cargado; es de aclarar
que se solicitó el acta al secretario del respectivo Comité de la CGN, la cual
expreso que a la fecha del seguimiento, no estaba todavía elaborada.
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5. RECOMENDACIÓN
 Tener cuenta las directrices dadas por la normatividad vigente frente a la
periodicidad de actualizar la información en el SMGI, así no presente
avances.
 Cargar las evidencias de las respectivas tareas.
ORIGINAL FIRMADO
_____________________________
MARITZA VELANDIA CARDOZO
Coordinadora GIT de Control Interno
Elaboró: Teresa Cecilia Rave Cárdenas
Reviso y Aprobó: Maritza Velandia Cardozo
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