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COOPERATIVA MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA U.P.B SECCIONAL
BUCARAMANGA
TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA PRIVADA ABIERTA AL PÚBLICO PARA
CONTRATAR
OBJETO: CONTRATACIÓN DE CONCESIÓN SERVICIO DE RESTAURANTE CAMPESTRE
UNIVERSITARIO
Bucaramanga, 28 de abril de 2016
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONCESIÓN DEL SERVICIO DE RESTAURANTE
CAPÍTULO I
CONVOCATORIA
1.1 OBJETO DE CONTRATO
LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA U.P.B. SECCIONAL BUCARAMANGACOOMEB LTDA está interesada en recibir propuestas para contratar a una persona jurídica
interesada en prestar el servicio de restaurante, cafetería y atención de eventos especiales para la
comunidad universitaria en las instalaciones que para tal fin tiene ubicada la institución en el km 7
vía Piedecuesta, sede de la Universidad Pontificia Bolivariana, seccional Bucaramanga. Dicha
persona jurídica deberá encargarse de la administración, manejo, adecuación y mantenimiento de
las instalaciones, con el fin de comercializar alimentos comestibles para los funcionarios, contratistas,
estudiantes, usuarios y visitantes que concurren a la Universidad Pontificia Bolivariana o a las
necesidades del CONCEDENTE.
La vigencia del contrato será del 7 de junio de 2016 al 16 de diciembre de 2016, prorrogable de
mutuo acuerdo.
Las partes del contrato de CONCESION DE ESPACIO serán la COOPERATIVA MULTIACTIVA DE
EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA SECCIONAL BUCARAMANGA
como CONCEDENTE y como CONCESIONARIO el proponente seleccionado.
La UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA no es parte de este contrato no es solidaria en la
ejecución del mismo ni le son oponibles obligaciones de las partes.
1.2 PLAZO
Fecha de apertura:
Fecha de cierre:
Publicación de resultados:
02 de mayo de 2016
18 de mayo de 2016
31 de mayo de 2016
Hora 8:00 a.m.
Hora 6:00 p.m.
1.3 RESPUESTA A OBSERVACIONES
Para aclarar dudas sobre cualquier aspecto de esta licitación, favor dirigirse a las siguientes
direcciones de correo electrónico [email protected] y/o [email protected]
1.4 VISITA
Los PROPONENTES deberán visitar la sede el día 13 de mayo de 2016 a las 3:00 p.m., previa
inscripción en el teléfono 6796220 ext. 164- 539, celular 3182853581.
1.5 FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Las propuestas de la presente invitación se recibirán desde la fecha de apertura hasta la fecha y
hora en que se efectué el cierre.
La propuesta debe enviarse al correo electrónico
[email protected] antes de la fecha de cierre.
[email protected]
ó
1.6 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El régimen aplicado es privado (Código De Comercio) y según el proponente se obliga a incluir los
permisos de las autoridades sanitarias competentes, tales como: carnet de manipulación de
alimentos, certificados médicos de su personal, y certificaciones de cumplimiento de todas las
disposiciones laborales vigentes tales como salario mínimo vigente, pagos de aportes parafiscales
y demás que exija la ley. Por aportes parafiscales se entiende los aportes o giros a cargos de un
empleador a sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y las cajas de compensación
familiar, instituto colombiano de bienestar familiar y servicio nacional de aprendizaje SENA.
La comprobación de tales aportes será exigida por COOMEB LTDA.
1.7 ADJUDICACIÓN
LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA U.P.B SECCIONAL BUCARAMANGA,
se reserva el derecho de adjudicación, la forma de calificación y evaluación de las propuestas.
Igualmente se reservará el derecho de informar a los demás participantes los criterios de evaluación
y selección que llevaron a la escogencia del proponente seleccionado.
1.8 SUSCRIPCION DEL CONTRATO
Una vez comunicado la adjudicación, el PROPONENTE suscribirá el contrato dentro de los 15 días
hábiles siguientes y se perfeccionará con la aprobación y suscripción de pólizas de cumplimiento, de
pago de Salarios y prestaciones Sociales, y de responsabilidad civil extracontractual.
El contrato que se celebrará será de CONCESION MERCANTIL por un periodo de seis (06) meses
calendario.
CAPITULO II
FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
2.1 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Cada PROPONENTE incluirá una carta de presentación de la propuesta de acuerdo con el modelo
de anexo 1. En la carta de presentación manifestará expresamente que autoriza a la COOPERATIVA
MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA U.P.B SECCIONAL BUCARAMANGA a verificar toda la
información incluida en su propuesta y certifica que toda la información consignada en ella es cierta
bajo gravedad de juramento.
2.2. CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Para facilitar el estudio y evaluación de las propuestas por parte de la Cooperativa Multiactiva de
Empleados de la U.P.B seccional Bucaramanga, el proponente presentará los siguientes
documentos de la propuesta, en el mismo orden en que se relacionan:
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Certificado de existencias y representación legal expedido por el organismo correspondiente
(no mayor a 30 días).
Fotocopia del RUT.
Hoja de vida del PROPONENTE con experiencia específica: Para efecto del presente
concurso se entiende experiencia específica la adquirida laboralmente, cuyo objeto sea igual
o similar al de la presente invitación. Para tal efecto, EL PROPONENTE relacionará como
mínimo 2 referencias escritas (por tres o más años de experiencia), incluyendo direcciones,
teléfonos y nombre de la persona de contacto de las entidades a las que prestó el servicio.
Información financiera: Toda la información financiera será presentada en pesos
colombianos y se anexará los siguientes documentos correspondientes al último año:
1. Balance General
2. Estado de resultados
3. Notas a los estados financieros.
4. Declaración de renta y complementarios, en caso de tener dicha obligación.
Certificado aportes parafiscales: En cumplimiento del artículo 50 (control de la evasión de
los recursos parafiscales de la ley 789 de 2002) EL PROPONENTE debe encontrarse a paz
y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de la presentación
de esta propuesta. Para acreditar el cumplimiento de este requisito, las personas jurídicas
PROPONENTES aportarán certificación expedida por su revisor Fiscal o Representante
Legal.
Menús a ofrecer: La propuesta deberá establecer menús para desayuno y almuerzo
teniendo en cuenta las necesidades nutricionales de la comunidad universitaria y la
posibilidad de ofrecer diariamente opciones diferentes a los usuarios, estableciendo gramaje
y precio. También se requiere relacionar precio y medida de los siguientes comestibles:
bebidas calientes, bebidas frías, pasabocas, flautas, pasteles, frutas, arepas, sándwiches,
etc.
CAPITULO III
VERIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA U.P.B SECCIONAL BUCARAMANGA
se encargará de estudiar las propuestas desde los parámetros jurídicos, económicos, experiencia y
calidad de servicio, por cuanto podrá solicitar a EL PROPONENTE las aclaraciones y explicaciones
que estime pertinentes e indispensables.
Para la verificación se realizará el siguiente procedimiento:
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Se practicará un examen preliminar a las propuestas recibidas para determinar si son
admisibles.
Las propuestas admitidas serán verificadas de acuerdo al contenido de estos términos de
referencia.
COOMEB LTDA. comunicará oportunamente a todos los proponentes la decisión final de
adjudicación o no.
COOMEB LTDA., se abstendrá de estudiar propuestas incompletas o que no llenen los requisitos
mínimos solicitados en el presente contrato.
COOMEB LTDA. Podrá solicitar documentación adicional para acreditar idoneidad o experiencia
acorde a las necesidades que surjan dentro del proceso de selección.
CAPITULO IV
CONDICIONES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
4.1 INFRAESTRUCTURA
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COOMEB LTDA. suministrará al concesionario elegido el espacio destinado a servicio de
restaurante y cafetería para la comunidad universitaria de la U.P.B., localizado en Km 7 vía
Piedecuesta sede de la Universidad Pontificia Bolivariana, Seccional Bucaramanga.
La zona que se entrega en concesión tiene un área aproximada de 250 metros cuadrados
dispone de instalaciones eléctricas, acueducto, alcantarillado, teléfono y gas. Se entregará
el área asignada en el estado en que se encuentra y de acuerdo con la visita programada
en esta invitación.
COOMEB LTDA. entregará la cafetería con la siguiente dotación: Una nevera mixta de 8
puertas, módulo de cocina con 2 planchas, mesón galvanizado con dos lavaplatos, mesón
galvanizado para preparación de alimentos, mesa en acero inoxidable con dos entrepaños,
campana extractora, un correbandejas, carro mise plase acero inoxidable, modulo caliente
con 5 fuentes y modulo frio con 15 fuentes, espacio para registradora, menaje y otros
utensilios para el funcionamiento del restaurante.
COOMEB LTDA. y el concesionario elaborarán conjuntamente un acta de entrega con la
descripción de las condiciones actuales del inmueble y el inventario del mobiliario general,
que serán mantenidos adecuadamente por el Concesionario.
Todo elemento publicitario o decorativo que requiera el concesionario será consultado con
la Gerencia de COOMEB LTDA.
Las decisiones y comunicaciones de la Universidad serán notificadas a través de la Gerencia
de COOMEB LTDA.
El concesionario será responsable por el aseo permanente en el área de la concesión.
El no cumplimiento de las condiciones de infraestructura que deba cumplir el proponente
seleccionado será causal de terminación anticipada el contrato.
4.2. ECONÓMICAS
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EL PROPONENTE se obliga a cancelar una comisión del ocho por ciento (8%) sobre las
ventas brutas mensuales de la cafetería más los impuestos a que haya lugar, pagaderos
mes vencido, los primeros diez días del mes siguiente en la Tesorería de COOMEB LTDA.
El costo del servicio de gas será asumido por la concesión.
COOMEB LTDA. se reserva el derecho de negociar de manera exclusiva el suministro de
bebidas con la empresa que considere conveniente.
El no cumplimiento de las condiciones económicas que deba cumplir el proponente
seleccionado será causal de terminación anticipada el contrato.
4.3 SERVICIO
El concesionario se obliga a aportar los elementos necesarios para prestar el servicio
adecuadamente y se compromete a mantener un estricto control de calidad de sus productos y
excelente cumplimiento dentro de los horarios que se desprenden del calendario académico
institucional de la Universidad Pontificia Bolivariana, Seccional Bucaramanga.
El concesionario está obligado a:
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No distribuir ni permitir el consumo de tabaco, bebidas alcohólicas, ni sustancias psicoactivas
en el área de la cafetería
Evitar todo ruido de radio, TV, música u otros que afecte el normal desarrollo de las
actividades académicas en la Universidad Pontificia Bolivariana, Seccional Bucaramanga.
Prestar el servicio de manera ágil, cordial y eficiente.
Contar con el personal necesario y presentar estrategias encaminadas a garantizar la
prestación del servicio y atención a los usuarios, cumpliendo parámetros de calidad y
eficiencia, que satisfaga la expectativa de los funcionarios, contratistas, estudiantes,
usuarios y visitantes que concurren a la universidad.
Exhibir en todo momento una buena presentación del personal, portando el respectivo
uniforme.
Ofrecer servicio durante el periodo del ejercicio académico en el horario de 6:00 a.m. a 6:00
p.m. de lunes a viernes y sábados de 7:00 a.m. a 2:00 p.m.
Mantener debidamente capacitado al personal que labore en la concesión.
Mantener el buen nombre de la COOPERATIVA MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA
U.P.B. SECCIONAL BUCARAMANGA y de la UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA.
No ceder parcial o totalmente el área de entrega en concesión por COOMEB LTDA., ni ceder
el contrato a terceras personas
Incurrir en todos los gastos de instalación y dotación de su negocio. Para cualquier ejecución
de obras de mantenimiento debe pedir permiso a COOMEB LTDA.
Mantener afiliado a su personal al sistema de seguridad social integral lo cual incluye salud,
pensiones y riesgos profesionales. No se aceptarán empleados que actúen como
beneficiarios ni personal con SISBEN.
El no cumplimiento de las condiciones de servicio que deba cumplir el proponente
seleccionado será causal de terminación anticipada el contrato.
4.4 LABORALES
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Entre el personal del contratista y COOMEB LTDA. no existirá ninguna vinculación,
dependencia o relación laboral contractual; por lo tanto el concesionario quien está obligado
al pago de sus salarios, prestaciones, afiliaciones, indemnizaciones y demás obligaciones
que se generan como consecuencia de esta contrato.
El concesionario debe acreditar la experiencia e idoneidad de las personas responsables de
la elaboración y manipulación de los alimentos y del servicio de atención a los usuarios de
la cafetería.
COOMEB LTDA., podrá solicitar la remoción o cambio de algún empleado del
CONCESIONARIO cuando se hayan realizado conductas graves que afecten el buen
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nombre, la reputación y el cumplimiento de las obligaciones a favor de COOMEB LTDA.,
haya quejas de la comunidad universitaria o no cumplan con los requisitos de contratación
laboral exigidos en el presente contrato.
El no cumplimiento de las condiciones laborales que deba cumplir el proponente
seleccionado será causal de terminación anticipada el contrato.
4.5 CONDICIONES HIGIENICO SANITARIAS
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El debido manejo de los residuos generados por la preparación, almacenamiento,
distribución y consumo será responsabilidad de la concesión teniendo en cuenta la
normatividad vigente, así como las medidas de prevención de roedores y vectores con
entidades que se encuentren certificadas.
Los productos a comercializar deben ser de óptima calidad, cumpliendo con los requisitos
estipulados por el fabricante para su correcta conservación, manipulación y distribución. Se
ofrecerán y venderán productos, alimentos y bebidas de marca registrada y con registro
sanitario vigente, con fechas de vencimiento no alteradas ni con vencimiento ya causados.
Los auxiliares operativos serán encargados de la manipulación física de los alimentos y de
la atención al cliente, los auxiliares que manejen alimentos no podrán manejar dinero, el cual
debe cumplir con las condiciones necesarias de higiene, para el servicio de alimentos y
deben estar capacitados para desempeñar esta función así como presentar el certificado de
manipulación de alimentos expedido por la autoridad competente.
El no cumplimiento de las condiciones higiénicas y sanitarias que deba cumplir el proponente
seleccionado será causal de terminación anticipada el contrato.
ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
(Ciudad y fecha)
Señores
COOPERATIVA MULTIACTIVA DE EMPLEDOS DE LA U.P.B SECCIONAL BUCARAMANGA
Km 7 Vía Piedecuesta Oficina D-002
Sede U.P.B
Floridablanca
Nosotros los suscritos (o el suscrito), en nombre de _________ de acuerdo con lo establecido en los
términos de referencia, hacemos la siguientes propuesta para contratar el SERVICIO DE
RESTAURANTE Y CAFETERIA y en caso que nos sea aceptada y adjudicada por la COOPERATIVA
MULTIACTIVA DE EMPLEADOS DE LA U.P.B SECCIONAL BUCARAMANGA, nos
comprometemos a firmar el contrato correspondiente y a cumplir con todas las obligaciones
señaladas en los presentes términos de referencia.
Declaramos igualmente:
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Que esta propuesta y el contrato si llegare a celebrarse solo compromete a los firmantes de
esta carta y/o a quien representamos.
Que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tiene interés comercial en esta
propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive.
Que conocemos la información general, especificaciones y demás documentos de la
invitación y aceptamos los requisitos en ellos contenidos.
Que el original de la propuesta consta de ___________( ) folios debidamente numerados
Que toda la información contenida en la propuesta es real y veraz.
Atentamente,
Nombre completo de la empresa:
Nombre del representante Legal:
Nombre de quien presenta la propuesta:
NIT o C.C:
Dirección:
Email:
Ciudad:
Teléfono:
Fax:
____________________________________________
FIRMA Y SELLO REPRESENTANTE LEGAL