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Certificación de Sistemas de Gestión
/ Reporte Resumido de Auditoría
Management Syste
em Certific
catio
on /
Audit Summary
y Report
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.
Organization/
Organización:
Calle 43 No. 57 - 31 Piso 3 CAN, Calle 50 # 26-20. Archivo Central del
Ministerio de Minas y Energía. Bogotá, D.C.
Accreditation Body(s)/
ONAC
Standard(s)/ Norma(s): ISO 9001:2008 y NTC GP
Acreditación(es):
1000:2009.
Representative/
Dr. German Eduardo Quintero Rojas. Secretario General – Representante
Representante:
por la alta dirección.
Calle 43 No. 57 - 31 Piso 3Date(s) of audit(s)/ Fecha(s) 15, 16 y 17 de Marzo del
Site(s) audited/ Sitio(s)
auditados:
CAN, Calle 50 # 26-20.de Auditoría(s) :
2016.
Archivo
Central
del
Ministerio de Minas y
Energía. Bogotá, D.C.
75; 75.1; 75.11; Technical Area
NACE Code/
36
36.1
EAC Code/ Código EAC:
Address/ Dirección:
Código NACE: 75.12;
75.13; code / Area Técnica
75.14; 75.2;
75.21;
75.22;
75.23;
75.24;
75.25; 75.3;
75.30
Effective No.of Personnel/
214
Lead auditor/ Auditor
Líder:
01
No.of Shifts/ Número de
Número efectivo de
Empleados:
Turnos:
Ing. Esp. Julian Ignacio
Candelo Arias.
Additional Attendees and Roles / Asistentes
No aplica.
Additional team member(s)/
Miembro(s) adicional(es)
del equipo auditor:
adicionales y roles: No aplica.
This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative and the SGS office / Este reporte es
confidencial y su distribución se limita al equipo auditor, al representante del cliente y a la oficina
de SGS.
1.
Audit objectives/
Objetivos de Auditoría:
The objectives of this audit were/ Los objetivos de la auditoría fueron:
To determine conformity of the management system, or parts of it with audit criteria and its:

ability to ensure applicable statutory, regulatory and contractual requirements are met,

effectiveness to ensure the client can reasonably expect to achieve specified objectives and to identify as
applicable areas for potential improvement
Determinar la conformidad del sistema de Gestión, o partes de esta con los criterios de auditoría y su:

Capacidad para asegurar el cumplimiento de los de los requisitos legales, reglamentarios y
contractuales aplicables

Eficacia para asegurar al cliente que los objetivos específicos son razonablemente logrados y para
identificar cuando aplique áreas de mejora potenciales.
Job n°/ Certificado CO/BOG-2000009429
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17-03-2016
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Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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2.
Scope of certification/
Alcance de la certificación:
Formulación y adopción de políticas, planes, programas, reglamentos y lineamientos sectoriales;
Ejecución de políticas, proyectos y reglamentación sectorial; Seguimiento, vigilancia y control a
políticas, planes, programas, proyectos y reglamentación sectorial en hidrocarburos, minas y
energía.
Has this scope been amended as a result of this audit?/ Ha sido modificado este alcance como
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
resultado de esta auditoría?
This is a multi-site audit and an Appendix listing all relevant sites and/or remote locations has been
established (attached) and agreed with the client/ Esta es una auditoria multisitio y con el
cliente se ha establecido y acordado una lista con todos los sitios y/o instalaciones
remotas relevantes (anexo).
For integrated audits, confirm the current level of the client’s IMS integration / Para
N/A
auditorías integradas, confirmar el nivel actual de integración del
Sistema de Gestión Integrado del cliente.
3.
Current audit findings and conclusions/
Basic /
Básico
High /
Alto
Hallazgos y conclusiones de la actual auditoría
The audit team conducted a process-based audit focusing on significant aspects/risks/objectives required by the standard(s). The audit
methods used were interviews, observation of activities and review of documentation and records . El equipo auditor condujo un
proceso de auditoría basado y enfocado en aspectos/riesgos/objetivos significativos como lo requiere la(s)
norma(s). Los métodos utilizados durante la auditoría fueron entrevistas, observación de actividades y
revisión de documentación y registros.
The structure of the audit was in accordance with the audit plan and audit planning matrix included as annexes to this summary report.
La estructura de la auditoría estuvo de acuerdo con el plan de auditoría y la Matriz de Planeación de
Auditoría incluidos como anexos a este reporte de auditoría.
The audit team concludes that the organization/ El
has/
equipo auditor concluye que la organización
ha
has not /
no ha
established and maintained its/
Establecido y mantenido su
Management system in line with the requirements of the standard and demonstrated the ability of the system to systematically achieve
agreed requirements for products or services within the scope and the organization’s policy and objectives. Sistema de Gestión de
acuerdo con los requisitos de la norma y demostrado la capacidad del sistema para alcanzar
sistemáticamente los requisitos establecidos para los productos o los servicios dentro del alcance y los
objetivos de la política de la organización.
00
Number of nonconformities identified/
Número de no conformidades
identificadas:
Major/
02
Minor/
Mayor
Menor
Therefore the audit team recommends that, based on the results of this audit and the system’s demonstrated state of development and
maturity, management system certification be/ Por lo tanto el equipo auditor, basado en los resultados de esta
auditoría y el estado de desarrollo y madurez demostrado del sistema, recomienda que la certificación del
sistema de gestión sea:
Granted/
Otorgada
Continued /
Mantenida
Job n°/ Certificado CO/BOG-2000009429
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CONFIDENTIAL/
CONFIDENCIAL
Withheld /
Retenida
Suspended until satisfactory corrective action is completed/
Sujeta a que la acción correctiva sea completada satisfactoriamente.
Fecha
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17-03-2016
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Revision No.: 17
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Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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4.
Previous Audit Results/
Resultados de Auditorías Anteriores
The results of the last audit of this system have been reviewed, in particular to assure appropriate correction and corrective action has
been implemented to address any nonconformity identified. This review has concluded that:/ Los resultados de la auditoría
anterior a este sistema se han repasado en detalle, para asegurar que la apropiada corrección y acción
correctiva ha sido implementada para atender la no conformidad identificada. Esta revisión concluye que:
Any nonconformity identified during previous audits has been corrected and the corrective action continues to be effective.
(Refer to section 6 for details) / Cualquier no conformidad identificada durante auditorias anteriores ha sido
corregida y la acción correctiva sigue siendo efectiva: (Consulte la sección 6 para más detalles)
The management system has not adequately addressed nonconformity identified during previous audit activities and the specific
issue has been re-defined in the nonconformity section of this report./ El sistema de gestión no ha tratado
N.A. adecuadamente la no conformidad identificada durante las actividades de auditoria anteriores y
puntos específicos han sido redefinidos en la sección de no conformidades del informe.
5.
Audit Findings/
Hallazgos de auditoria
The audit team conducted a process-based audit focusing on significant aspects/risks/objectives. The audit methods used were
interviews, observation of activities and review of documentation and records./ El equipo auditor condujo la auditoría
basado en procesos y enfocado en aspectos/riesgos/objetivos significativos. Los métodos utilizados durante
la auditoría fueron entrevista, observación de actividades y revisión de la documentación y de los registros.
The management system documentation demonstrated conformity with the requirements of the audit
standard and provided sufficient structure to support implementation and maintenance of the
management system./ La documentación del sistema de gestión demostró
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
Yes/Sí
No/No
conformidad con los requisitos de la norma de auditoria y provee la estructura
suficiente para apoyar la implantación y mantenimiento del sistema de gestión.
The organization has demonstrated effective implementation and maintenance / improvement of its
management system and is capable of achieving its policy objectives./ La organización ha
demostrado la efectiva implementación y mantenimiento/ mejora de su sistema
de gestión y es capaz de alcanzar sus objetivos de política.
The organization has demonstrated the establishment and tracking of appropriate key performance
objectives and targets and monitored progress towards their achievement./ La organización ha
demostrado el establecimiento y seguimiento apropiado de los objetivos y metas,
así como el monitoreo del progreso de los mismos dirigido a lograrlos.
The internal audit program has been fully implemented and demonstrates effectiveness as a tool for
maintaining and improving the management system./ El programa de auditorías internas se
lleva a cabo y demuestra su eficacia como herramienta para mantener y mejorar
el sistema de gestión.
The management review process demonstrated capability to ensure the continuing suitability,
adequacy, effectiveness of the management system./ El proceso de la revisión por la
gerencia demostró su capacidad para asegurar la continua conveniencia,
adecuación y efectividad del sistema de gestión
Throughout the audit process, the management system demonstrated overall conformance with the
requirements of the audit standard./ A través del proceso de auditoría, el sistema de
gestión demostró conformidad general con los requisitos de la norma de auditoría
Certification claims are accurate and in accordance with SGS guidance and the
organization is effectively controlling the use of certification documents and marks./ Las
N/A
demandas de la certificación son exactas y de acuerdo con las guías
de SGS y la organización controla eficazmente el uso de los
documentos de certificación y marcas.
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Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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6.
Significant Audit Trails Followed/
Líneas de investigación significativas durante la auditoría
The specific processes, activities and functions reviewed are detailed in the Audit Planning Matrix and the Audit Plan. In performing the
audit, various audit trails and linkages were developed, including the following primary audit trails, followed throughout / Los
procesos, las actividades y las funciones específicas revisadas se detallan en la matriz de planeación de
auditoria y el plan de auditoría. En el desarrollo de la auditoría se siguieron varias líneas de investigación e
interacciones, incluyendo las siguientes líneas de investigación primaria de auditoría:
Relating to Previous Audit Results/ En relación con los resultados de la auditoria anterior:
Se evidencia por parte del Ministerio de Minas y Energía eficacia en la definición, implementación y
cierre de las no conformidades menores del 2015.
No conformidad 01 de 02. Se realiza revisión y actualización del procedimiento de recepción y
atención de PQRS, se evidencia realización de inducción al personal responsable de este
procedimiento. Acción cerrada y eficaz acorde con plan de acción establecido.
No conformidad 02 de 02. Se tiene implementación de lista de chequeo de documentación de
proveedores a nivel de personal natural y persona jurídica, como es con el proveedor Incolmotos
Yamaha S.A.; Acción cerrada y eficaz acorde con plan de acción establecido.
Relating to this Audit including any significant changes (eg: to key personnel, client activities, management system, level of
integration, etc.):/ En relación con esta auditoria/ incluyendo cualquier cambio significativo( ej: personal
clave, actividades de los clientes, sistema de gestión, nivel de integración, etc):
Administración del sistema integrado de gestión / Estratégico. Auditoria y evaluación / Evaluación y
control. Verificación al tratamiento de hallazgos de SGS. Doris Mahecha Barrios. Coordinadora del
Grupo de Gestión y Seguimiento Sectorial de la Oficina de Planeación. Se verificaron los numerales de
la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009 como son: 4.1, 4.2.3 – 4.2.4 – 7.1 - 8.1 -8.2-8.2.3- 8.4 -8.5.
Se evidencia estructuración del SGC mediante:
Mapa de procesos en los niveles estratégicos, misionales, apoyo, evaluación y control y especiales. Vigente en
Diciembre del 2012. Cada proceso tiene establecido su propia caracterización de procesos, como es en el
proceso de Ejecución de políticas, proyectos y reglamentación sectorial, código EP-C-01, versión 8 del 09-072013; este proceso evidencia establecimiento de sus respectivos procedimientos como son: Procedimiento de
administración de convenios / contratos financiados con recursos de los fondos de apoyo del sector eléctrico
(FAER, PRONE y FAZNI), código EP-P-20, versión 2 del 03 de Septiembre del 2015. Se evidencia
conformidad en su control documental acorde con lo establecido en el listado maestro de documentos.
En el proceso de servicio al ciudadano se evidencia caracterización del proceso, código SC-C-01, versión 01
del 18 de Febrero del 2015. Lo cual corresponde con lo establecido en la resolución número 40216 del 18 de
Febrero del 2015, por la cual se adoptan mecanismos para la implementación de los módulos que conforman
el sistema integrado de gestión del Ministerio de Minas y Energía – SIGME en la plataforma con acceso web.
Se evidencia identificación y evaluación de los riesgos aplicables al proceso, como son:
Proceso
Riesgo
Nivel de Riesgo
Acción a seguir
posterior a controles
Desconocimiento por parte de Moderado.
Realizar
los funcionarios en el aplicativo
acompañamiento a los
SIGME.
funcionarios
en
el
aplicativo SIGME.
Administración
No contar con la informacion Bajo
Realizar seguimiento y
del SIGME.
actualizada de cara a los
monitoreo trimestral a la
ciudadanos y funcionarios del
informacion del plan de
Ministerio, lo cual genera
mejora, mapa de riesgos
desinformación diferente a la
y Normograma.
documentación.
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Audit (2)
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Hidrocarburos.
Validación, reconocimiento y
pago de subsidios a usuarios de
estratos 1 y 2 por el consumo
de gas domiciliario por Red.
Bajo.
Oficiar a las E.S.P. las
acciones a seguir.
Los riesgos evidenciados se tienen con su respectivo control y administración, como son la lista de asistentes,
código AG-C-01-F-01, versión 05 con vigencia del 24-11-2014. Efectuado en fechas de Julio 30 del 2015 para
planeación, Septiembre 18 del 2015 en Asuntos Regulatorios – Prensa e Hidrocarburos; Noviembre 13 del
2015 para Secretaria General y OPGI; Octubre 22 del 2015 en TIC – OPGI y Sertisoft. Se tiene memorando
del 13-10-2015 con radicado 2015071681 a todo el Ministerio respecto a actualización en documentación
SIGME, firmado por el Jefe Oficina de Planeación y Gestión Internacional el Dr. Jorge Antonio Cuenca Osorio.
Obs. Fortalecer el aplicativo del SGC con la inclusión de las evidencias ante la administración del riesgo.
Respecto a auditorías internas, se evidencia.
Informe de auditorías internas de calidad 2015 realizadas del 13 de Julio al 11 de Septiembre del 2015 en
todos los procesos del Ministerio, se incluye el programa de auditorías, se reportan 45 no conformidades, 33
observaciones. Los numerales con hallazgos de no conformidad son: 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1,
6.3, 7.2.1, 7.2.3, 7.3.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.5.1, 8.5.2.
No se evidencia determinación de las causas y plan de acción para no conformidad evidenciada en auditoría
realizada entre Julio a Septiembre del 2015 al proceso de Asuntos Regulatorios y Empresariales, en el
hallazgo de ¨el Normograma de la oficina de asuntos regulatorios y empresariales, no contiene la ley 1753 de
2014, de conformidad con el literal b) del numeral 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo de la
NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008¨ , lo cual incumple con la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009 en su
numeral 8.2.2 Auditoria Interna, donde el líder del proceso es responsable de determinar de forma oportuna las
causas y plan de acción requerido para tratar las no conformidades evidenciadas.
Se evidencia uso de marca de SGS en la papelería membretada de la entidad de forma correcta a lo
establecido en el manual de uso de marca de SGS.
Talento Humano. Katy Minerva Toledo Mena. Subdirectora de Talento Humano. Se verificaron los
numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2, 5.3 - 5.4.1- 5.5.1- 5.5.3 – 5.6.26.1- -6.2- 6.3 – 6.4 - 7.4- 8.1., 8.2- 8.4 – 8.5
El Objetivo del proceso se enmarca en el fortalecimiento y desarrollo de las competencias del personal de la
entidad y contribuir al cumplimiento en la misión de la entidad. Se realizan las actividades de cumplimiento al
perfil, plan de capacitación mediante resolución anual, plan de bienestar, programa de riesgo laboral,
evaluación del desempeño. La información dada es acorde con lo establecido en la caracterización del
proceso, código TH-C-01, versión 2 del 2015-12-22.
Obs. Diferenciar los numerales aplicables por cada norma en las caracterizaciones de los procesos.
Proceso
Riesgo
Posesión de un servidor público
que no cumpla requisitos.
Talento humano
Incumplimiento en la aplicación
de la evaluación de desempeño
laboral.
Nivel de Riesgo
posterior a controles
Moderado.
Acción a seguir
Llevar el registro y
control del formato lista
de
chequeo
para
posesión y vinculación.
Expedir comunicados y
requerimientos escritos
dirigidos a evaluados y
evaluadores respecto al
cumplimiento
del
proceso de evaluación
de desempeño laboral.
Bajo.
Riesgos con su respectivo control y mitigación.
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Audit (2)
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Se verifica el procedimiento de vinculación del personal, código TH-P-05, versión 3 del 2015-11-20, de lo cual
se evidencia los siguientes soportes, para la funcionaria Diana Fernanda Moreno Vivas, con fecha de posesión
del 07 de Marzo del 2016 según acta de posesión 000006 del 11 de Marzo del 2016, por la cual se nombra en
provisionalidad mediante resolución número 40244 del 07 de Marzo del 2016 por termino de 06 meses.
Resolución 40332 del 16 de Marzo del 2015, por la cual se modifica y adopta el manual especifico de
funciones y de competencias laborales establecido para los empleos de la planta de personal del Ministerio de
Minas y Energía. Área funcional Subdirección administrativa y financiera, con los siguientes requisitos.
Educación, título profesional en disciplina académica del núcleo básico del conocimiento en economía o
administración. Tarjeta o matricula profesional en los casos reglamentados por la ley.
Experiencia, treinta meses de experiencia profesional relacionada. Se tienen soportes de contratos realizados
en el Ministerio de Relaciones Exteriores, con orden de servicio 017 del 29 de Enero de 2010 al 31 de
Diciembre del 2010; en el Grupo de Gestión de Restitución de tierras Despojadas, en con contrato 80 del 2014
del 20 de Enero al 30 de Septiembre del 2014, contrato 1142 de 2013 del 24 de Octubre del 2013 al 31 de
Diciembre del 2013 y contrato 68 de 2013 del 18 de Enero de 2013 al 15 de Octubre de 2013.
Conocimientos básicos o esenciales, manejo del sistema de informacion financiera SIIF – Nación y demás
sistemas diseñados por el Gobierno Nacional para tal fin; manejo básico en normas tributarias vigentes. Se
tiene los soportes de asistencia a curso Gestión Financiera Básica SIIF Nación I del 25 de Febrero de 2010
con intensidad de 28 horas, capacitación básica egresos SIIF Nación I del 30 de Abril del 2010 con intensidad
de 12 horas, capacitación básica de ingresos SIIF Nación I del 25 de Junio del 2010 con intensidad de 8 horas.
Dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Especialista en Gerencia Internacional por la Pontificia
Universidad Javeriana a los 05 días de Marzo del 2016 en acta de grado número 201603050505.
Se verifica el plan de formación del 2015 y 2016, de lo cual se evidencia.
Resolución número 40339 de 17 de Marzo del 2015, por la cual se adopta el plan institucional de capacitación
año 2015 para los funcionarios del Ministerio de Minas y Energía, se relacionan temas de formación como son:
Sistema de gestión de la calidad al grupo de auditores internos, organización y manejo de archivos según
parámetros del AGN para el grupo de gestión documental, gestores documentales de las dependencias, MECI
para la oficina de control interno, todos los funcionarios del Ministerio y Derechos humanos – participación
ciudadana – atención a comunidades – solución de conflictos para funcionarios cuyas funciones tienen estos
temas. Se incluyen actividades de inducción – re inducción. Se evidencia informe del plan institucional de
capacitación PIC 2016, se tienen registros de asistencia al AGN con registro de asistencia al taller sobre
valoración documental del Noviembre 05 al 06 de 2015 dado por el Archivo General de la Nación.
Se evidencia resolución número 40253 del 10 de Marzo del 2016, por la cual se adopta el plan institucional de
capacitación 2016 para los funcionarios del Ministerio de Minas y Energía. En proceso de implementación.
Obs. Fortalecer la identificación y clasificación de los riesgos aplicables al proceso.
Formulación y adopción de políticas, planes, programas, reglamentos y lineamientos sectoriales/
Misional / Ejecución de políticas, proyectos y reglamentación sectorial / Misional / Direccion de
Hidrocarburos. Carlos David Beltran Quintero – director, Claudia Garzon – Coordinadora Grupo Gas,
Juan Pablo Piñeros Coordinador Grupo Proyectos Especiales, Manual Montealegre – Asesor del
Viceministro, Hector Emilio Moreno – Coordinador de Combustibles, Carlos Barrera – Líder MECI
Calidad de la Direccion de Hidrocarburos y Alejandra Rodriguez – Asesor Viceministro; Diego Lozano –
Asesor del Viceministro. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009,
como son: 4.1, 4.2, 5.4.1- 5.5.3 – 6.1- 7.1 -7.2- 7.5- 8.2., 8.3- 8.4 – 8.5
El objetivo del proceso, se enmarca en el desarrollo de políticas y planes para el sector de hidrocarburos,
formulación – aplicación y seguimiento, vigilancia y control. Acorde con lo establecido en el proceso, según
caracterización FP-C-01, versión 06 del 18-02-2013.
Se tiene aprobación para autorización en uso del GLP, artículo 210 en el parágrafo 1 de la ley 1753 de Junio
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Audit (2)
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09 del 2015. Se tienen las implicaciones de formulación de políticas, con la realización de un estudio técnico
para asegurar el uso del GLP en los automotores, para ello se contrató una consultoría número 401 de 2015,
celebrado entre el Ministerio de Minas y Energía y Delvasto y Echeverría Asociados Consultores y Consejeros
en Gas y Energía Ltda., celebrado en fecha del 13 de Noviembre del 2015, se tiene anexo el acta de inicio
contrato GGC Numero 401 de 2015; se evidencian los registros de seguimiento y control al contrato de
consultoría GGC Numero 401 de 2015 ¨Consultoría para establecer los parámetros de calidad del GLP para su
uso como carburante en motores de combustión interna, carburante en transporte automotor y demás usos
alternativos¨. Del desarrollo de esta consultoría, se tienen las actas de reunión D&E-OP-F-01, en fechas de 15
de Diciembre de 2015 para acta de reunión 01, y acta 03 del 24 de Febrero del 2016. Se evidencia
documentación y firma del memorando de entendimiento del proyecto de Cooperación Técnica entre la
Autoridad de Calidad y Distribución de Petróleo de Corea (K-Petro) y el Ministerio de Minas y Energía
(MINMINAS) de Colombia, con fecha de modificación el 03 de Marzo del 2016.
Debido al desarrollo de este proyecto se detectó la necesidad de generar la resolución por la cual se autoriza
el uso del Gas Licuado de Petróleo GLP como carburante en motores de combustión interna, carburante en
transporte automotor (Auto Gas) y demás usos del GLP, para la realización de pruebas piloto en el territorio
Colombiano. Esta resolución se encuentra en estado de revisión para aprobación final. También se tiene el
instructivo para la elaboración de reglamentos técnicos, este se tiene en etapa de revisión para aprobación
final.
En cuanto a riesgos, se evidencia. Riesgo de ¨No identificar las necesidades acorde con el Plan Nacional de
Desarrollo para la formulación de políticas, proyectos y reglamentación sectoriales¨, con nivel de riesgo bajo
posterior a controles, de ello se tienen correos electrónicos entre los grupos de la Direccion de Hidrocarburos
respecto a cómo identificar y cumplir con el plan nacional de desarrollo, correos con Información del 14 de
Julio del 2015 y 21 de Diciembre del 2015 y del 14 de Enero del 2016.
Obs. Fortalecer el detalle de la naturaleza y alcance de los riesgos aplicables al proceso.
Gestión internacional. Liliana Corredor. Profesional especializado. Oscar Mauricio Rojas. Profesional
especializado. Eliana Muñoz. Contratista. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP
1000:2009, como son: 4.2.3, 4.2.4, 8.1, 8.2, 8.4, 8.
Se establece como objetivo del proceso lo referente a definir políticas y estrategias de cooperación
internacional, lo cual se tiene en la caracterización del proceso, código GI-C-01, versión 02 del 2015-07-22. De
ello se tiene la participación para la cooperación internación con K-Petro para la realización del mandato de
entendimiento con vigencia desde el 03 de Marzo del 2016.
Como soportes en la planeación y realización de la visita de la delegación de Corea, se tiene.
Correo del 28 12 2015, correo del 19 de Enero del 2016 para envío de propuesta de plan de acción para la
realización de la visita, correo electrónico del 02 de Febrero del 2016 con borrador del memorando de
entendimiento para su revisión y aprobación y se responde el mismo día al personal de K-Petro. Se tiene
correo del 22 de Febrero del 2016 respecto a revisión del Memorando de Entendimiento en sus modificaciones
dadas, para posterior aprobación y firma; por parte del área técnica de hidrocarburos el mismo 22 de Febrero
del 2016 se remiten las observaciones y ajustes en el contenido del memorando de entendimiento. Las
evidencias dadas con acordes con el procedimiento para consolidar la información de cooperación técnica
internacional del ministerio, código GI-P-01, versión 02 del 2015-08-04.
Obs. Verificar la vigencia del procedimiento para consolidar la información de cooperación técnica
internacional del ministerio.
Proceso
Riesgo
Nivel de Riesgo
Acción a seguir
posterior a controles
Desactualización de la informacion de Bajo.
Generar oficios y correos
los tratados internacionales, suscritos
de actualización.
Gestión
por Sector Minero Energético de
internacional. acuerdo a la Ley 947 de 2005, en la
plataforma
del
Ministerio
de
Relaciones Exteriores.
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Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
7 of 6
Incumplimiento al seguimiento de los Bajo.
compromisos
pactados
en
los
acuerdos
o
memorandos
de
entendimiento internacionales.
Respecto a indicadores de gestión se tiene.
Objetivo
Indicador
Meta
Realización
de 2 comités.
comités
de
Fortalecer la
gestión
integración de la
internacional.
Cooperación
Consolidación de 1 Agenda con
Internacional del
la Agenda de temas prioritarios.
Sector.
Cooperación
Internacional.
Generar oficios a las
direcciones solicitando el
respectivo seguimiento.
Frecuencia
Semestral.
Resultado
2 – 100%.
Anual.
1 – 100%.
Obs. Fortalecer el análisis al resultado de los indicadores de gestión.
Seguimiento, vigilancia y control de políticas, proyectos y reglamentación sectoriales. Ligia Esperanza
Pérez Fernández – Coordinadora Grupo de Gestión Mediana Minería; Juan Carlos Alcalá Ramirez –
Coordinador del Grupo de Gestión Gran Minería; Plinio Enrique Bustamante – Coordinador Grupo de
Política y Pedro Perico – Director de Minería Empresarial. Se verificaron los numerales de la norma ISO
9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2, 5.4.1- 5.5.3 – 6.1- 7.1 -7.2- 7.5- 8.2., 8.3- 8.4 – 8.5
Se evidencia caracterización del proceso, código SP-C-01, versión 08 del 24-07-2013. Se realiza seguimiento
a la función de conocimiento y cartografía geográfica y en la formulación y ejecución del plan nacional de
desarrollo en el sector minero.
La formulación se da por función propia de la comisión energética, con los insumos de política minera y el plan
nacional de desarrollo, una vez aprobado se adopta este plan y se verifica su cumplimiento. Cada tres meses
se realiza requerimiento formal para verificar los avances respectivos, al interior del MME se realiza
retroalimentación a la dirección del sector, de estos seguimientos se evidencia:
Comunicado por parte de la Viceministra de Minas de Febrero de 2016, con radicado 2016010898 del 17-022016, con el asunto respuesta a comentarios al documento de política minera de Colombia.
Cuarto informe de seguimiento plan nacional de desarrollo minero – plan operativo dirección minería
empresarial 2015, con radicado 2015090002 del 21-12-2015, donde se incluye correo con la relación de los
avances del PNDM.
Tercer informe de seguimiento plan nacional de desarrollo minero – plan operativo dirección minería
empresarial 2015, con radicado 2015068085 del 30-09-2015, donde se incluye correo con el requerimiento de
presentar los avances en el PNDM.
Reporte de seguimiento al avance del PNDM del 01 de Julio del 2015.
Se evidencia informe semestral de seguimiento a la función de fiscalización delegada, con radicado
2016006908 del 02-02-2016, para el periodo Julio – Diciembre 2015, el cual contiene una evaluación de la
gestión realizada, teniendo en cuanta los informes bimensuales presentados y las visitas de inspección
efectuadas a la sede Bogota y sus Puntos de Atención Regional PAR.
Se evidencia informe semestral de seguimiento a la función de fiscalización delegada, con radicado
2015052453 del 03-08-2015, para el periodo Enero - Junio 2015, el cual contiene una evaluación de la gestión
realizada, teniendo en cuanta los informes bimensuales presentados y las visitas de inspección efectuadas a la
sede Bogota y sus Puntos de Atención Regional PAR.
Los soportes verificados permiten evidenciar como el MME aporta al desarrollo de los pilares al sector minero
como son: Seguridad jurídica, competitividad, infraestructura, confianza legítima, formación geológica minera,
fortalecimiento institucional.
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Audit (2)
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Obs. Fortalecer la clasificación de los riesgos aplicables a la corrupción.
En cuanto a indicadores de gestión se evidencia.
Objetivo
Seguimiento,
vigilancia y
control a
políticas,
planes,
programas,
proyectos y
reglamentación
sectorial.
Indicador
Elaboración de informes
de seguimiento a la
función delegada de
fiscalización minera.
Elaboración de informes
de seguimiento a la
función delegada de
conocimiento geológico.
Caracterización
y
priorización
de
proyectos de mediana
minería
para
acompañamiento
diferencial.
Capacitación
a
la
comunidad, empresas
mineras,
autoridades
regionales y locales.
Meta
6
Frecuencia
Bimensual.
Resultado
6
4
Trimestral.
4
1
documento
con
la
caracterización.
Anual.
1 generado al
término de 2015.
500 personas.
Anual.
405 al término del
2015. Divulgación
de
la
política
minera
y
el
protocolo
de
comunicaciones.
Informe
con
radicado
2015090446 del
22-12-2015.
En cuanto a acciones de mejora, se evidencia.
Plan de mejora PM-16-00002 del 2016-01-01. Acción en proceso de implementación. Acción correctiva.
Obs. Fortalecer la identificación y documentación de acciones de mejora por resultados diferentes de auditoria
interna.
Gestión tecnológica, de información y comunicación. Grupo TIC. Juan Carlos Arce. Coordinador Grupo
TIC. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2,-5.3 6.1- -6.2- 6.3 – 6.4 – 7.4 -8.1 , 8.2- 8.4 – 8.5
El objetivo del proceso, se enmarca en administrar y resguardar la información del MME, por medio de:
seguridad de la información, gestión del servicio TIC, y gestión de plan de recuperación de desastres.
Los controles para la seguridad de la informacion, se enmarcan en la política de backups, publicada en el
portal del MME, estos son de tipo periódico (semanales, diarios, mensuales), los cuales se tienen disponibles
en cintas y la otra en disco duro. Mensualmente se envía una copia al archivo central. Se realizan pruebas
muéstrales de restauración de backups. Se tiene como respaldo el DRP (procesamiento alterno) que se realiza
fuera del MME, el cual se tiene contratado con UNE donde se tienen las aplicaciones de mayor criticidad de la
entidad para un tiempo de recuperación de máximo 02 horas con los puestos de trabajo respectivos.
Como eficacia en la implementación de estos controles se tiene.
Registro para solicitud de recuperación de informacion, código GT-P02-F-02, versión 01 del 28-04-2011; para
los siguientes casos.
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Audit (2)
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Fecha de solicitud
09-03-2016
17-09-2015
Solicitante
Omar Camacho – Grupo de tesorería.
Luz Mireya Raymond – Hidrocarburos.
Estado de restauración
Restaurado
Restaurado
Como respaldo al traslado de las copias de seguridad de los servidores del centro de cómputo del Ministerio
de Minas y Energía al Grupo de Administracion Documental, se tiene:
Mes
Numero de cintas
Radicado
Diciembre 2015
12
2016001640 12-01-2016
Octubre 2015
15
2015079514 10-11-2015
Noviembre 2015
11
2015087520 11-12-2015
Se evidencia reporte de disponibilidad por parte de UNE del mes de Diciembre del 2015, para la infraestructura
que se tiene, con asunto ¨informe de disponibilidad plataforma datacenter alterno, Ministerio de Minas –
CREG¨ en fecha del 07-01-2016, versión del documento 1.0.
Se informa sobre los tiempos de conexión y de los servidores, se informe el estado Active que se indica para la
réplica y sincronizado; se detalla el ALL Consistency Groups, con cero alertas generadas y en estado Active.
Se reporta el RPO, para 06 días – 02 horas y 23 minutos, para capacidad de recuperación en el tiempo de la
informacion requerida. Se genera reporte del RFC para el porcentaje de disponibilidad reportada por la
herramienta para el periodo de Diciembre del 2015.
Se reporta la no generación de ataques que se consideren como amenazas.
Se verifica los riesgos evaluados, como son:
Proceso
Riesgo
Infraestructura no operativa.
Tecnología.
Pérdida o alteración de la
informacion producto de un
ataque y/o virus informático.
Desarrollo de sistemas de
informacion sin cumplimiento
de la calidad necesaria para
puesta en producción.
Nivel de Riesgo
posterior a controles
Moderado.
Baja.
Alta.
Acción a seguir
Programación y seguimiento a los
mantenimientos.
Mantenimientos
correctivos,
migración
de
plataformas
y
afinamientos.
Plataforma de antivirus actualizada
con Contrato de Soporte Vigente.
Seguimiento de las metodologías
establecidas para el desarrollo del
software.
Gestión Jurídica, asesoría jurídica. Oscar Omar Gómez Calderon – coordinador grupo de defensa
judicial y extrajudicial, Adriana cubillos Sierra – Profesional Especializado, Yolanda Patiño Chacón –
profesional especializado (Coordinadora grupo de hidrocarburos y gas), BelFredy Prieto Osorno –
Coordinador Grupo de Energía, Jorge Sierra Sanabria – Profesional Especializado – Coordinador de
Grupo de Minas, Juan Jose Parada Holguín – Jefe Oficina Asesora Jurídica. Se verificaron los
numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2, - 5.3 – 5.4.1- 6.1- 6.2 -6.4 -7.4 8.1, 8.2- 8.4 – 8.5.
Proceso de apoyo para el direccionamiento y decisión jurídica a nivel interno para la toma de decisiones en el
desarrollo de las políticas minero energéticas para el país en lo aplicable a proyectos y actos administrativos,
por medio de la generación de conceptos, observaciones, ajustes y definición de actos administrativos.
También se genera la defensa judicial para el Ministerio. Lo cual es acorde con lo establecido en la
caracterización del proceso.
Se verifica el expediente para notificación judicial con radicado 2016003712 del 21-01-2016, para comparecer
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Audit (2)
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el día 18 de Febrero de 2016 a las 9:00 a.m., citación enviada el día 19 de Enero del 2016 vía correo
electrónico por parte de la procuraduría para el expediente con número 412/448743 de 2015 Electricaribe S.A.
E.S.P. vs Nación – Rama Judicial, Nación – Ministerio de Minas y Energía – Comisión de Regulación de
Energía y Gas (CREG), Nación – Ministerio de Minas y Energía, Departamento de Atlántico y Municipio de
Soledad (Atlántico). Ante este requerimiento se evidencia la solicitud de conciliación extrajudicial –
Convocante: Electrificadora del Caribe SA ESP Electricaribe y convocado Ministerio de Minas y Energía y
otros (ID EKOGUI 757461), donde se pretende el pago de $445´126.863.357= por los presuntos perjuicios
ocasionados a la empresa por razón de la decisión que impiden la suspensión del servicio domiciliario a la
parte convocante.
De este expediente se evidencia registro de conciliación extrajudicial, en la procuraduría 12 judicial II para
asuntos administrativos, con radicación número 412/448743 de 14 de Diciembre del 2015, para medio de
control Reparación Directa, donde se concluye fallido la no posible realización de la conciliación. La decisión
ante la procuraduría se sustenta en el acta de comité de conciliación número 01 del 10 de Febrero del 2016;
donde los miembros del Comité acogen la recomendación de No Conciliar. Lo cual es acorde con lo
establecido en el procedimiento asesoría y defensa judicial, código GJ-P-02, versión 01 y vigencia del 07-052013.
Respecto al tratamiento de riesgos, se evidencia.
Proceso
Riesgo
Nivel de Riesgo
Acción a seguir
posterior a controles
Las actuaciones procesales Baja.
Base de datos de chequeos para
no se presentan dentro de
confirmar la respuesta oportuna.
los términos legales.
Gestión
Jurídica.
No
consultar
con
las Baja.
Cooperación entre las direcciones
direcciones
técnicas,
y oficina asesora jurídica.
aspectos técnicos.
Se tiene una tasa del 87% en conceptos favorables ante las demandas presentadas.
Control interno disciplinario. Juan Carlos Barragán Méndez. Profesional Especializado – Grado 23. Se
verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2, 5.3 - 5.4.1- 6.2
- 6.3 - 6. 4- 8.2. 8.4, 8.5.
Grupo de trabajo de secretaria general, del cual se establece que su coordinador es el secretario general del
Ministerio de Minas y Energía, en el grupo se recopilan las pruebas y presentar las notificaciones
correspondientes para posterior aplicación de las acciones disciplinarias a seguir, según lo establecido en la
caracterización del proceso, código CD-C-01, versión 02 del 2015-08-14.
Se verifica el expediente número 379 del 11 de Diciembre del 2015, con el asunto ¨ auto mediante el cual se
declara la terminación del proceso disciplinario y se ordena el archivo definitivo de la actuación disciplinaria
expediente número 379. En su artículo primero resuelve Declarar la terminación del presente proceso
disciplinario y como consecuencia de ello, ordenar el archivo definitivo de la indagación preliminar número 379
adelantada en averiguación, de conformidad con la parte considerativa de este acto administrativo.
Artículo segundo, Comunicar esta decisión al centro de atención al público – CAP -, de la Procuraduría
General de la Nación, en la forma señalada en los artículos 100 y subsiguientes de la Ley 734 de 2002 y en la
resolución número 346 de 2002 expedida por la Procuraduría General de la Nación. El cierre de este
expediente es acorde con el auto apertura indagación preliminar en averiguación (artículo 150 de la ley 734 de
2002), en el asunto expediente 379, en su artículo primero se cita ¨ordenar la apertura de indagación
preliminar en averiguación, por las razones expuestas en este proveído, en los términos del artículo 150 de la
Ley 734 de 2002. La evidencia dada es acorde con lo establecido en el procedimiento disciplinario, código CDP-01, versión 2 del 2015-08-19.
Proceso
Riesgo
Control
interno
disciplinario
No cumplir con las etapas
procesales.
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Nivel de Riesgo
posterior a controles
Moderado.
Fecha
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Acción a seguir
Cumplimiento en los requisitos en
el proceso de selección y
calificación en el proceso de
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Audit (2)
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Influencia de funcionarios
hacia otros funcionarios con
el fin de tener beneficios
propios o hacia terceros.
Aceptar o exigir dadivas para
obtener
un
beneficio
posterior o inmediato.
evaluación en la firma y autos y
procedencias.
Cuadro registro y estado de
procesos disciplinarios.
Se indica ¨estudiar posibles
mecanismos de control¨.
Alta.
Alta.
Se indica ¨estudiar posibles
mecanismos de control¨. Se tiene
memorando
de
radicado
2016011428
del
19-02-2016,
respecto al asunto ¨Normatividad
aplicable a los derechos de
petición – términos de respuesta
para los diferentes tipos de
derechos
de
petición
–
informativo¨. Dirigido a Jefe Oficina
de
Asuntos
Regulatorios
y
Empresariales.
Obs. Fortalecer el detalle específico de los planes de acción para mitigar el riesgo.
Gestión Documental. Margarita Lucy Garcia bonilla – Coordinadora Grupo Administracion Documental,
Sandra Yovanna Sierra Cuervo – Contratista Grupo de Administración Documental y Yohanna Sosa
Torres - Contratista Grupo de Administración Documental. Se verificaron los numerales de la norma
ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2,-6.1- -6.2- 6.3 – 6.4 - , 8.2- 8.4 – 8.5.
Se evidencia determinación del proceso mediante caracterización del mismo, GD-C-01, versión 07 del 20-022014. Gestionar las actividades administrativas tendientes hacia la conservación y administración documental,
se desarrolla con la actualización de las tablas de retención y tablas de valoración documental, se realizan
capacitaciones de ser necesario.
Se coordina la correspondencia interna, externa, seguimiento a la entrega de la documentación de cada área
al archivo. De esto se evidencia cronograma visitas de verificación a la aplicación de las tablas de retención
documental y ajuste de TRD, este cronograma aplica para todas las áreas del ministerio, se tiene visitas de las
siguientes áreas.
Área o proceso
Fecha
Estado
Oficina de asuntos ambientales y 08 de Marzo del 2016.
Se tiene encuesta de estado de
sociales.
archivos de gestión y verificación
aplicación tablas de retención
documental.
Fecha de visita del 08-03-2016.
Oficina de Asuntos Ambientales y
Sociales. Grupo de gestión
interinstitucional y social (Hector
Perez Cardona); se evidencia
tabla de retención documental en
revisión con las anotaciones
respectivas para su actualización.
Grupo de regalías.
04 de Marzo del 2016.
Se tiene encuesta de estado de
archivos de gestión y verificación
aplicación tablas de retención
documental.
Fecha de visita del 04-03-2016.
Oficina de Asuntos Ambientales y
Sociales. Grupo de Regalías; se
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Audit (2)
12 of 6
evidencia tabla de retención
documental en revisión con las
anotaciones respectivas para su
actualización.
Proceso
Gestión
Documental
Riesgo
Perdida
o
extravío
de
documentos.
Realizar
el
proceso
incompleto de digitalización
de documentos.
Inadecuado
uso
de
información legal o pública,
para beneficios de terceros o
propios.
Nivel de Riesgo
posterior a controles
Moderado.
Sin definir.
Sin definir.
Acción a seguir
Documentos
relacionados
planillas de recorrido.
Seguimiento aleatorio de
radicados.
en
los
Concertar el procedimiento de
activación y desactivación de
perfiles y roles de los usuarios del
sistema.
No se evidencia determinación de la evaluación del riesgo después de controles para los riesgos de: Realizar
el proceso incompleto de digitalización de documentos y al riesgo de corrupción Inadecuado uso de
información legal o pública, para beneficios de terceros o propios, ante este último riesgo no se evidencia
eficacia en la determinación del plan de acción a seguir para mitigar el riesgo, solo se enfoca en concertar el
procedimiento de activación y desactivación de perfiles y roles de los usuarios del sistema.
Gestión de recursos físicos. Grupo de Servicios Administrativos. Nuri Dolores Debía Criollo –
Profesional especializado. Rafael Antonio Caro Quito – Coordinador del grupo de servicios
administrativos. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son:
4.1, 4.2,- 6.1- -8.1 , 8.2- 8.4 – 8.5
El objetivo del proceso, se enmarca en asegurar la administración y mantenimiento del edificio, mantenimiento
y administración del parque automotor y demás equipos e infraestructura del MME, Código RF-C-01, versión 6
del 02-09-2013.
De ello se evidencia, el contrato para el mantenimiento de los elevadores, celebrado en fecha del 26 de Marzo
del 2015 con vigencia al 31 de Diciembre del 2016, con el proveedor Ascensores Schindler de Colombia
S.A.S.
Se evidencia e-Timesheet confirmación electrónica de servicio, número 450957 del 06 de Febrero del 2016,
para el numero de cliente 2274764 con referencia de pedido 03-01143. Numero de contrato 135 del 2015.
Aplica el mantenimiento para el ascensor 01 y 02 del MME. Ambos mantenimientos a conformidad.
Se evidencia memorando al Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos, con el asunto comunicación
de designación de supervisión del contrato número GGC-135-2015.
Proceso
Riesgo
Gestión de
recursos físicos.
Grupo de
Servicios
Administrativos
Inconsistencia
en
los
inventarios.
Incumplimiento
en
la
ejecución de los planes
de mantenimiento.
Nivel de Riesgo
posterior a controles
Moderado.
Baja.
Acción a seguir
Realizar conciliación de inventario
trimestralmente.
Solicitar el mantenimiento a la
infraestructura de acuerdo a las
prioridades.
Se verifica los soportes al mantenimiento del vehículo Automóvil NISSAN TIIDA, con placa OBH 297 modelo
2009.
Se evidencia control del mantenimiento para el vehículo con placas OBH 297 con los siguientes soportes.
SOAT del 14 de Octubre del 2016.
Póliza todo riesgo del 2016.
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Audit (2)
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Revisión tecno mecánica del 2015-Abril-10 y próxima para el 2016-Abril-10, ultima efectuada con el Centro de
Diagnóstico Automotor MEGASERVICE SOFT LTDA., con acreditación ONAC 09-OIN-015. Numero de control
22563298.
Se evidencia realización de mantenimientos, como:
15 de Agosto del 2015 aceite filtros puntillas frenos campanas bandas, por valor de $851.440=
16 de Septiembre del 2015 suministro aceite ¼ 20 w50, por valor de 17.400=
10 de Diciembre del 2015 filtro de aire y aceite de motor llantas frenos exhostos, por valor de $1´484.494=
Respecto a indicadores de gestión, se evidencia.
El reporte de indicador de novedades y/o siniestro de activos (bienes devolutivos), frecuencia de medición
trimestral, donde consta el reporte al siniestro de robo del vehículo de placas OBH – 298 para el asunto de
reclamación PSH 689091570 dirigido a La Previsora S.A. Compañía de Seguros.
Ejecución del programa de mantenimiento, frecuencia trimestral, meta del 95%. En el 2015, 1T con el 18,8% en el 2T con el 25,2% - en el 3T con el 26,9% y en el 4T con el 23,1%; para un acumulado al cierre del 2015
con el 93,9%=.
Respecto a no conformidad 02 de 02 generada por auditoria de otorgamiento con SGS en Marzo del 2015, se
tiene.
Gestión Financiera. Miguel Darío Beltran Beltran – Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y
Contable. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2,6.1- -6.2- 6.3 – 6.4 - , 8.2- 8.4 – 8.5
Se resolución 40001 del 04 de enero del 2016 mediante la cual se incorporan los recursos al ministerio de
minas y energía, por monto de gastos de personal $23.600 millones y gastos generales por $3.700 millones de
pesos.
El seguimiento es por medio de comunicados internos para alertar los saldos por ejecutar, se remiten cada dos
meses dirigido de forma específica a cada jefe de dependencia, de ello se evidencia:
Memorando con radicado 2016005620 del 28-01-2016, con el asunto Reservas Presupuestales Definitivas
2015.
Memorando con radicado 2016000385 del 05-01-2916, con el asunto Saldos Registros Presupuestales con
corte a 31 de Diciembre de 2015.
Memorando con radicado 2015077411 del 04-11-2015, con el asunto Actividades de seguimiento y control de
la ejecución presupuestal a 31 de Octubre de 2015, con el 78,5% de ejecución al 31-10-2015.
Como soporte a la implementación de las NIIF en el sector público, se está trabajando en:
Instructivo número 002 del 08 de Octubre del 2015.
Resolución 087 del 16 de Marzo del 2016.
Resolución 533 del 08 de Octubre del 2015.
Obs. Fortalecer la planificación de los cambios a implementar con las NIFF en el Ministerio.
Servicio al ciudadano. Aida marcela nieto Penagos – Coordinadora del Grupo de Participación y
Servicio al Ciudadano. Martha Ayala – Profesional universitario. Se verificaron los numerales de la
norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009, como son: 4.1, 4.2, 5.2 - 5. 5. 3 – 7.2.3 - 8.2.1 - 8.2.3. - 8.2. 8.4 8.5
El objetivo del proceso se enmarca en un proceso especial, que interactúa con la ciudadanía y grupos de
interés por diferentes medios. Las actividades que se realizan para el cumplimiento del proceso son:
PQRD´S, por los canales virtual, presencial, acceso móvil con APP y en la participación de los documentos en
discusión para opinar las sugerencias u opiniones, también se utiliza el medio telefónico y un call center, se
tiene el asesor virtual con acceso en la página web del Ministerio de Minas y Energía.
Se evidencia la recepción de la denuncia al derroche de energía, el caso se reporta vía correo electrónico.
Fecha del 16 de Marzo del 2016 por parte de Prensa del MME con listado de los derrochadores de energía, en
el se relaciona la Universidad Uniagustiniana, a la cual se remite correo desde [email protected]
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Audit (2)
14 of 6
a la Universidad el mismo día 16 de Marzo del 2016 en hora de las 15:14.
El nivel de satisfacción de la ciudadanía y grupos de interés es:
Encuesta de medición del producto a 2015. 40% Buena y 30% Excelente. 247 encuestas.
Encuesta de medición sobre la atención al usuario a 2015. 81% de Satisfacción. 445 encuestas.
Como aspecto a fortalecer el tener mayor presencia en otras regiones del país.
Se evidencia seguimiento al estado de respuesta de las PQRS´D, por cada mes en el 2016.
Se evidencia el tratamiento a la queja con radicado número 2015085463 del 03-12-2015, con respuesta al
reclamante con radicado 2015089301 y remisión del caso a Compañías Asociadas de Gas S.A. E.S.P. con
radicado 2015089286.
Proceso
Riesgo
Vencimiento de PQRD´S
de acuerdo con los
términos legales.
Nivel de Riesgo
posterior a controles
Moderado.
Acción a seguir
Generar control mediante
seguimiento y envío de alertas.
el
Direccionamiento estratégico y control institucional / Estratégico. Jorge Antonio Cuenca Osorio. Jefe
Oficina de Planeación y Gestión Internacional. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008
y GP 1000:2009, como son: 4.2.3, 4.2.4, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5
Se evidencia generación de informe y realización de revisión por la dirección en fecha del 10 de Marzo del
2016, informe con radicado número AI-16-00026.
Obs. Fortalecer el análisis en la informacion de entrada respecto a la conformidad del producto.
Obs. Fortalecer el registro a los resultados obtenidos respecto a la adecuación, conveniencia, eficacia,
eficiencia y efectividad.
Comunicación institucional. Marcela Rodriguez Otálora. Profesional universitario. Cristhian Mateo
Londoño – Comunicador Interno. Se verificaron los numerales de la norma ISO 9001:2008 y GP
1000:2009, como son: 4.1, 8.2.3, 4.2.4. 5.3 - 5.4.1- 5.5.3- 6.1 – 6.2. – 6.3. – 6.4.—6.2.1 – 8.2.1- 8.2.2 - 8.5
Se evidencia caracterización del proceso, CI-C-01, versión 2 del 2015-04-24.
El objetivo del proceso es divulgar y socializar la temática institucional y sectorial de la informacion –
interlocución y la ampliación de los canales de comunicación con los públicos internos y externos, para
garantizar el correcto flujo y acceso de esta información.
Se realiza elaboración de boletines de prensa, infominasexpress con emisión cada 15 días por los correos
electrónicos institucionales, manejo de plataformas de redes sociales, y también acompañamiento en el uso de
la imagen institucional.
Se realizó campaña Apagar – Paga, con la activación de un modelo para ahorrar energía, se utilizan los
medios de carteleras digitales, infominasexpress, disminución en el uso del ascensor, como logro se ha
logrado un ahorro en el 25% en el consumo de energía.
A nivel externo, se han realizado contenidos para la sinergia de Presidencia con Apagar – Paga, con
generación de piezas para el ahorro, las cuales son de medio visual, se está en realización de campañas con
las empresas privadas, se tiene cuñas de radio, piezas en medio digitales y videos. Acorde con el desarrollo
de esta campaña, se tiene informe diario como es de fechas 7-14-13 de Marzo del 2016 de empresas
adheridas a la campaña.
Se evidencia generación de correo electrónico del 17 de Marzo del 2016, dirigido a periodistas, funcionarios
públicos y contratistas, respecto a recomendaciones para ahorrar energía en Semana Santa. Se evidencia su
publicación en el Diario Del Otún en la edición digital www.eldiario.com.co en la sección económica. Se
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Página No.:
Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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evidencia seguimiento y verificación en el impacto de las campañas en la dirección mailchimp para el
monitoreo de medios.
7.
Nonconformities/
No conformidades
NonConformity / No conformidad:
No.
Department/Function/Departmento/Función:
Document Ref./ Document Ref.:
01 of/de
02.
Major/ Mayor
Administracion del
SIG.
Standard Ref/ Cláusula
ISO 9001:2008 y
GP1000:2009.
Issue / Rev.
Status/Edición/Revisión
Minor/Menor
8.2.2
norma:
ISO 9001:2008 y
GP1000:2009.
Details of Nonconformity/ Detalles de No conformidad:
No se evidencia determinación de las causas y plan de acción para no conformidad evidenciada en auditoría
realizada entre Julio a Septiembre del 2015 al proceso de Asuntos Regulatorios y Empresariales, en el
hallazgo de ¨el Normograma de la oficina de asuntos regulatorios y empresariales, no contiene la ley 1753 de
2014, de conformidad con el literal b) del numeral 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo de la
NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008¨ , lo cual incumple con la norma ISO 9001:2008 y GP 1000:2009 en su
numeral 8.2.2 Auditoria Interna, donde el líder del proceso es responsable de determinar de forma oportuna las
causas y plan de acción requerido para tratar las no conformidades evidenciadas.
NonConformity / No conformidad:
No.
Department/Function/Departmento/Función:
Document Ref./ Document Ref.:
02
of/de
02.
Standard Ref/ Cláusula
Gestión
Documental.
NTC
1000:2009.
Major/ Mayor
Minor/Menor
4.1
norma:
GP
Issue / Rev.
Status/Edición/Revisión
NTC
GP
1000:2009.
Details of Nonconformity/ Detalles de No conformidad:
No se evidencia determinación de la evaluación del riesgo después de controles para los riesgos de: Realizar
el proceso incompleto de digitalización de documentos y al riesgo de corrupción Inadecuado uso de
información legal o pública, para beneficios de terceros o propios, ante este último riesgo no se evidencia
eficacia en la determinación del plan de acción a seguir para mitigar el riesgo, solo se enfoca en concertar el
procedimiento de activación y desactivación de perfiles y roles de los usuarios del sistema. Lo cual incumple
con la Norma GP 1000:2009 en su numeral 4.1 Requisitos Generales, donde se debe establecer controles
sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los
objetivos de la entidad.
Client Proposed Action to Address Minor Non-Conformances Raised at this Audit / acción propuesta por
el cliente para atender las no conformidades emitidas en esta auditoria:

No se ha presentado el análisis de causas y plan de acción, al momento de entrega del
informe.
Nonconformities detailed here shall be addressed through the organization’s corrective action process, in accordance with the relevant
corrective action requirements of the audit standard, including actions to analyse the cause of the nonconformity and prevent recurrence,
and complete records maintained. /Las No Conformidades detalladas aquí deberán ser tratadas según el proceso
de acción correctiva de la organización, siguiendo los requisitos relevantes de la acción correctiva de la
norma de auditoría, incluyendo las acciones tomadas para analizar las causas de la no conformidad y
prevenir su recurrencia, y manteniendo los registros completos.
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Visita No.:
Page n°/
Página No.:
Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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N.A.
Corrective actions to address identified major nonconformities shall be carried out immediately including a cause analysis, and
SGS notified of the actions taken within 30 days. An SGS auditor will perform a follow up visit within 90 days to confirm the actions
taken, evaluate their effectiveness, and determine whether certification can be granted or continued./ Las acciones
correctivas para tratar las no conformidades Mayores identificadas deberán ser atendidas
inmediatamente incluyendo el análisis de causa y se notificará a SGS de las acciones tomadas en el
plazo de 30 días. Un auditor de SGS realizará una visita de seguimiento en el plazo de 90 días para
confirmar las acciones tomadas, para evaluar su efectividad, y para determinar si la certificación puede
ser concedida o continuar. La carpeta será evaluada cuando se reciban los planes de acción.
Corrective actions to address identified major nonconformities shall be carried out immediately including a cause analysis, and
records with supporting evidence sent to the SGS auditor for close-out within 90 days/ Las acciones correctivas para
N.A. tratar no conformidades mayores identificadas, deberán ser realizadas inmediatamente incluyendo el
análisis de causa, y los registros con la evidencia de soporte enviados al auditor de SGS en un
plazo de 90 días. La carpeta será evaluada cuando se reciban los planes de acción.
Corrective Actions to address identified minor non conformities including a cause analysis, shall be documented on a action plan
and sent by the client to the auditor within 90 days for review. If the actions are deemed to be satisfactory they will be followed up
at the next scheduled visit/ Las acciones correctivas para tratar las no conformidades menores identificadas
incluyendo el análisis de causa, deberán ser documentadas es un plan de acción y ser enviados al
auditor de SGS en un plazo de 90 días para su revisión. Si las acciones son consideradas
satisfactorias su seguimiento se realizará en la siguiente visita programada. La carpeta será evaluada
cuando se reciban los planes de acción.
Corrective Actions to address identified minor non-conformities including a cause analysis, have been detailed on an action plan
and the intended action reviewed by the Auditor, deemed to be satisfactory and will be followed up at the next scheduled visit./
N.A. Las acciones correctivas para tratar las no conformidades menores identificadas incluyendo el análisis
de causa, han sido detalladas en un plan de acción y las acciones propuestas revisadas por el auditor,
son consideradas satisfactorias y su seguimiento se hará en la siguiente visita programada.
Appropriate cause analysis and immediate corrective and preventative action taken in response to each non-conformance as
required/ Es adecuado el análisis de causas de acciones correctivas y preventivas inmediatas, en
N.A. respuesta a cada no conformidad según corresponda.
Note:- Initial, Re-certification and Extension audits – recommendation for certification cannot be made unless check box 4 is completed.
For re-certification audits the time scales indicated may need to be reduced in order to ensure re-certification prior to expiry of current
certification.
Nota: - Auditorias Inicial, Re certificación y de Extensión – las recomendaciones para certificación no pueden
ser hechas a menos que la lista de chequeo del numeral 4 haya sido completada. Para auditorias de re
certificación las tablas de tiempo podrán necesitar ser reducidas para asegurar la re certificación antes de
que el certificado vigente expire.
Note: At the next scheduled audit visit, the SGS audit team will follow up on all identified nonconformities to confirm the effectiveness of
the corrective actions taken
Nota: - Para la siguiente visita programada, el equipo auditor de SGS hará el seguimiento a las no
conformidades identificadas para confirmar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
8.
General Observations & Opportunities for Improvement/ Observaciones Generales y Oportunidades para Mejora
Administración del sistema integrado de gestión / Estratégico. Auditoria y evaluación / Evaluación y
control.
Obs. Fortalecer el aplicativo del SGC con la inclusión de las evidencias ante la administración del riesgo.
Talento Humano.
Obs. Diferenciar los numerales aplicables por cada norma en las caracterizaciones de los procesos.
Obs. Fortalecer la identificación y clasificación de los riesgos aplicables al proceso.
Formulación y adopción de políticas, planes, programas, reglamentos y lineamientos sectoriales/
Misional / Ejecución de políticas, proyectos y reglamentación sectorial / Misional / Direccion de
Hidrocarburos.
Obs. Fortalecer el detalle de la naturaleza y alcance de los riesgos aplicables al proceso.
Gestión internacional.
Obs. Verificar la vigencia del procedimiento para consolidar la información de cooperación técnica internacional
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Página No.:
Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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del ministerio.
Obs. Fortalecer el análisis al resultado de los indicadores de gestión.
Seguimiento, vigilancia y control de políticas, proyectos y reglamentación sectoriales.
Obs. Fortalecer la clasificación de los riesgos aplicables a la corrupción.
Obs. Fortalecer la identificación y documentación de acciones de mejora por resultados diferentes de auditoria
interna.
Control interno disciplinario.
Obs. Fortalecer el detalle específico de los planes de acción para mitigar el riesgo.
Gestión Financiera.
Obs. Fortalecer la planificación de los cambios a implementar con las NIFF en el Ministerio.
Direccionamiento estratégico y control institucional.
Obs. Fortalecer el análisis en la informacion de entrada respecto a la conformidad del producto.
Obs. Fortalecer el registro a los resultados obtenidos respecto a la adecuación, conveniencia, eficacia,
eficiencia y efectividad.
9. Opening and Closing Meeting Attendance Record/
Registro de Asistencia de Reuniones de Apertura y
Cierre.
Name/Nombre
Position/Puesto
Andrea Paula Villalba.
Jefe Oficina de Planeación y Gestión
Internacional.
Coordinadora del Grupo de Gestión y
Seguimiento Sectorial de la Oficina de
Planeación.
Asesora de Secretaria General.
Patricia Rocha.
Coordinadora de Planeación.
Jorge Antonio Cuenca Osorio.
Doris Mahecha Barrios.
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CONFIDENCIAL
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Documento:
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Tipo de
Opening/
Closing/
Apertura
Cierre
X
X
X
X
X
X
----
x
SUR
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Página No.:
Cycle: 1,
Surveillance
Audit (2)
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