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INSTRUCCIONES PARA EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA REGIONAL
Índice
Responsabilidad principal ........................................................................ Párr. 2
Material ............................................................................................... Párrs. 3-6
Lista de oradores ................................................................................ Párrs. 7, 8
Ensayos ............................................................................................. Párrs. 9-11
Orientaciones en la plataforma .............................................................. Párr. 12
Tiempo ................................................................................................... Párr. 13
Oficina del Presidente .................................................................... Párrs. 14, 15
Presidentes de sesión ...................................................................... Párrs. 16-18
Series de discursos ................................................................................. Párr. 19
Evaluación de discursos ................................................................. Párrs. 20, 21
Cancelaciones ........................................................................................ Párr. 22
Registro .................................................................................................. Párr. 23
Nuevas publicaciones ............................................................................ Párr. 24
Reuniones especiales ............................................................................. Párr. 25
Bautismo ................................................................................................ Párr. 26
Canciones y oraciones ................................................................... Párrs. 27, 28
Anuncios ................................................................................................ Párr. 29
Informes de problemas .......................................................................... Párr. 30
Informes de la asamblea ........................................................................ Párr. 31
Confidencialidad .................................................................................... Párr. 32
1. Lee y cumple cuidadosamente las siguientes instrucciones, en las que se detallan tus responsabilidades en la asamblea regional. Colabora estrechamente con el superintendente del programa y los
demás miembros del Comité de Asamblea Regional a fin de promover la paz y la unidad. Así demostrarás que te dejas guiar por “la sabiduría de arriba” (Sant. 3:17, 18).
2. Responsabilidad principal. Como presidente de la asamblea, tienes la responsabilidad
principal de velar por la calidad del programa, por lo que debes estar atento a la manera como se
presenten los discursos, su duración y la apariencia ejemplar de los participantes. En pocas palabras,
te corresponde supervisar el programa propiamente dicho. Hallarás información sobre las responsabilidades de cada uno de los miembros del Comité de Asamblea en Pautas para organizar asambleas regionales (CO-1).
3. Material. Las cartas, formularios, bosquejos, guiones de representaciones dramáticas y archivos de audio se colocarán en jw.org. Solo podrás acceder a ellos entrando en el dominio de la
asamblea. Los bosquejos vienen en juego completo. No llames a la sucursal para preguntar sobre el
particular si faltan más de dos meses para la asamblea. Puedes proporcionar a los oradores las secciones pertinentes del Diagrama de la plataforma para la asamblea regional (CO-13).
4. Familiarízate cuanto antes con todas las partes del programa, en particular con las escenificaciones, las entrevistas y los videos; de este modo podrás darte cuenta durante los ensayos de si se
destacan los puntos principales. Lee también todas las instrucciones que se den en los bosquejos y
en las notas para que sepas cómo va cada parte. Una vez se hayan puesto los bosquejos en jw.org,
comprueba frecuentemente si han llegado modificaciones o si la sucursal ha emitido anuncios de
última hora. En tal caso, cerciórate de que los oradores estén informados. Si el lugar donde se celebrará la asamblea no está preparado para proyectar videos, consulta con la Sección de Programa del
Departamento de Servicio, y luego informa a los oradores a quienes concierna.
5. La sucursal le facilitará los bosquejos al superintendente del programa para uso del Departamento de Audio y Video. Puedes dar a los presidentes de sesión las copias que precisen. Asegúrate,
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sin embargo, de que no se hagan ni se entreguen copias de este material para uso o lectura personal
de nadie.
6. Al acabar la asamblea, recoge todos los bosquejos que tú y los presidentes de sesión hayan
utilizado y entrégaselos al superintendente del programa. Él se encargará de destruirlos junto con el
material que le hayan entregado otros hermanos y departamentos, según lo dispuesto en Pautas para
organizar asambleas regionales (CO-1). Los oradores podrán quedarse con el bosquejo de su discurso.
7. Lista de oradores. En jw.org verás una lista de los oradores y sus respectivos discursos. Para
acceder a ella, entra en el dominio de la asamblea y haz clic en el vínculo Oradores de la asamblea
regional, bajo la pestaña Búsquedas. Habrá veces en que aparecerá el título del discurso pero no el
nombre del orador, lo que quiere decir que todavía no se le ha asignado a nadie; y habrá otras en que
el nombre del orador cambie o desaparezca, lo que significa que este ha cancelado su participación y
que se está buscando un sustituto (si no hay nombre) o ya se ha encontrado (si el nombre ha cambiado). Para ver los cambios en la lista de discursantes, elige Fecha asignada en el menú desplegable
Ordenar por. Los cambios más recientes aparecerán al principio. También puedes ordenar la lista por
Orador, lo que te permitirá ver quiénes tienen más de un discurso en el programa.
8. Le daremos a cada orador tus datos de contacto y un formulario de confirmación para que te
remitan directamente el acuse de recibo y la aceptación de la asignación. Si los datos que el orador
proporciona en el formulario son distintos de los que aparecen en jw.org, pídele que los actualice en el
enlace Mi perfil de usuario, en la pestaña Administración. Te corresponde a ti verificar que todos los
oradores hayan recibido y aceptado sus asignaciones. (Los nombres de los oradores que sirven en
Betel aparecerán en la lista marcados con un asterisco). En la carta de asignación de discurso se les
pide a los oradores que si no pueden aceptar, llamen a la Sección de Programa del Departamento de
Servicio. Si un orador te llama para cancelar su asignación, puedes pedirle que llame él mismo a dicha
sección, o tú puedes llamar por él. Si tras un plazo razonable no recibes la confirmación de un orador,
debes comunicarte con él. En caso de que no haya recibido la asignación, pregúntale si tiene cuenta
en jw.org y si ha revisado la bandeja de entrada. Si no tiene cuenta, la asignación se le envió por otros
medios, como la bandeja de entrada de la congregación o por correo postal. Si el hermano no ha recibido su asignación en el plazo de dos semanas a partir la fecha de envío que aparece en la lista de oradores, llama inmediatamente a la Sección de Programa. Un anciano que se mude a otra congregación
después de recibir una asignación podrá presentarla, siempre y cuando el anterior cuerpo de ancianos
haya enviado una carta de recomendación favorable y el actual piense recomendarlo como anciano.
9. Ensayos. Como presidente de la asamblea, es tu deber asegurarte de que lo que se diga y haga
en el programa realce el valor del alimento espiritual que ha preparado “el esclavo fiel y discreto”
(Mat. 24:45). Con ese fin, debes organizar sesiones de ensayo. No es necesario que se ensayen todos
los discursos, pero sí todas las entrevistas, escenificaciones y monólogos. Los ensayos se deben efectuar con bastante anticipación para que haya tiempo de realizar los cambios que se estimen necesarios;
por ejemplo, si no se ha seleccionado bien a los participantes o si falta hacer una aplicación práctica
de la información.
10. Durante los ensayos, escucha con atención y sé generoso en tus elogios. Haz sugerencias si
es necesario, pero no seas demasiado crítico. No sugieras cambios por simple gusto personal. Las
entrevistas y escenificaciones deben ser significativas y destacar una idea específica de utilidad para
el auditorio. Haz hincapié en la importancia de que todos los participantes vayan bien arreglados y
vistan con recato. Comprueba que los oradores se hayan puesto en contacto con los respectivos comités de servicio para asegurarse de que cada uno de sus participantes es un cristiano ejemplar.
11. Un superintendente de circuito que sirva como presidente de asamblea puede dedicar, si lo
necesita, una noche entre semana o el sábado por la tarde para los ensayos. Estos no deben estorbar
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su horario de servicio a las congregaciones. Puedes pedir la colaboración de superintendentes de
circuito y ancianos capacitados de las congregaciones asignadas a la asamblea. Por ejemplo, puede
ser que para ti o para un orador sea una carga viajar largas distancias para ensayar una parte, mientras que los otros hermanos pudieran estar más cerca y encargarse del ensayo. Recuerda, sin embargo, que es tu responsabilidad como presidente de la asamblea asegurarte de que todo está en orden y
de que todos estén bien preparados.
12. Orientaciones en la plataforma. Trabaja en estrecha colaboración con el Departamento de
Audio y Video cuando se realicen las orientaciones en la plataforma. Los encargados de los micrófonos y los operarios del equipo de sonido, por ejemplo, deben saber por qué lado de la plataforma
entrarán y saldrán los participantes, en qué momento lo harán y dónde se colocarán o se sentarán
para que el auditorio pueda verlos bien. Aunque se debe enseñar a los participantes cómo usar bien
los micrófonos, no es necesario realizar pruebas de sonido. No se debe pedir a miembros del Cuerpo
Gobernante, ayudantes de uno de sus comités o miembros del Comité de Sucursal que asistan a estos ensayos generales si en su intervención no hay participantes.
13. Tiempo. A fin de que las sesiones empiecen y terminen según el horario estipulado, es tu
responsabilidad recordarle a cada uno de los oradores la importancia de no pasarse de tiempo. Si un
orador se pasa solo un minuto, no es necesario aconsejarlo ni darle demasiada importancia al asunto. Si es preciso hacerle señas a un orador a quien se le ha agotado el tiempo, encárgate de que se
haga de manera discreta.
14. Oficina del Presidente. Designa a algunos hermanos para que colaboren contigo en la Oficina del Presidente registrando a los participantes, ayudando en los ensayos, sirviendo de presidentes de sesión, revisando los anuncios, aclarando dudas, acompañando hasta la plataforma a quienes
lo necesiten, etc. Se debe asignar a un hermano para que siga el bosquejo de todos los discursos que
se presenten; así, si el orador debe interrumpir su discurso porque se siente mal o por otra razón,
podrá subir y terminarlo. Si le proporcionan una mesa a dicho hermano, se pondrá fuera de la vista
de la mayoría de los asistentes.
15. Los seleccionados para servir en la Oficina del Presidente deben ser superintendentes de circuito o ancianos ejemplares de las congregaciones asignadas a la asamblea. Debe reinar un ambiente tranquilo y se deben evitar conversaciones y actividades innecesarias durante las sesiones. Para
que en la oficina no haya más personal del necesario, no debe haber más de seis hermanos (tú incluido) trabajando a la vez. Si no encuentras suficientes hermanos capacitados que colaboren contigo en la oficina, pide ayuda al Comité de Asamblea; a lo mejor pueden prescindir de algunos hermanos claves en otros departamentos.
16. Presidentes de sesión. Una de tus funciones como presidente de la asamblea es seleccionar
a los presidentes de sesión. Se puede utilizar un hermano diferente para cada día o para cada sesión.
Los designados serán superintendentes de circuito o ancianos competentes a los que se haya recomendado como oradores de asamblea regional. Si no estás seguro de si cierto hermano ha sido recomendado como tal, pregunta a la Sección de Programa del Departamento de Servicio. Tú puedes
presidir la sesión del domingo por la tarde si no tienes asignado un discurso en dicha sesión.
17. La sucursal redactará las palabras introductorias para cada sesión y tú proporcionarás los datos
que hagan falta, como, por ejemplo, los años que el orador lleve en el servicio de tiempo completo.
Se debe presentar siempre a los oradores que vienen de Betel y a los superintendentes de circuito
como tales. (Si el orador es miembro del Cuerpo Gobernante, ayudante de uno de sus comités o
miembro de un Comité de Sucursal, esto también se debe mencionar). También se puede decir a qué
congregación pertenece. No olvides, sin embargo, que los comentarios del presidente de sesión han de
ser breves y contribuir a la continuidad y fluidez del programa.
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18. Verifica que los presidentes de sesión reciban las palabras de presentación del programa con
suficiente tiempo para que puedan familiarizarse con su contenido y leerlo con fluidez, naturalidad
y entusiasmo.
19. Series de discursos. El presidente de la sesión presentará al primer orador de la serie, quien
a su vez presentará al siguiente, y así sucesivamente. El orador que presente a otro mencionará el
número de años que este lleva en el servicio de tiempo completo, si sirve en Betel o si es superintendente de circuito. Por lo tanto, debes cerciorarte de que cada orador conozca estos datos y sepa
cómo pronunciar el nombre del que le sigue.
20. Evaluación de discursos. No encargues a nadie la labor de supervisor. Por supuesto, como
ya dijimos, puedes pedir a un hermano capacitado —como el presidente de la sesión— que siga los
discursos con el único objetivo de que sirva de refuerzo en caso de necesidad.
21. Si un orador, aunque sea betelita, no ha hecho una buena presentación o no ha usado buen
criterio al elegir a los participantes, habla con el anciano encargado de seguir los discursos. Si ambos creen que es necesario aconsejarlo, háganlo en privado. Esa es la razón por la que se les dice a
los oradores que tal vez se les pida que vayan a la Oficina del Presidente después de su intervención. Si no es posible aconsejarlo en ese momento, traten de hacerlo antes de que termine la asamblea. El consejo debe darse con amor, pero sin rodeos. Menciónenle lo que podría haber hecho mejor. En el informe de asamblea, escribe el nombre de los hermanos a quienes hayas aconsejado y lo
que les dijiste. Si consideras que un hermano no es apto para pronunciar discursos en asambleas
regionales, explica claramente las razones (consulta el párrafo 31).
22. Cancelaciones. Si el día antes de la asamblea o en el transcurso de esta sucede que un orador no se presenta o por alguna razón no puede dar su discurso, tú y uno de los ancianos que colabore contigo en la Oficina del Presidente elegirán al sustituto. Ahora bien, si todavía faltan varios
días para la asamblea, llama de inmediato a la Sección de Programa del Departamento de Servicio.
23. Registro. Todos los oradores han recibido instrucciones en su carta de asignación para que
se registren 1) el primer día de la asamblea, 2) 30 minutos antes de que empiece el programa el día
de su asignación y 3) 30 minutos antes de que deba subir a la plataforma. Si un orador visitante tiene asignado un discurso el sábado o el domingo, bastará con que se registre el día de su asignación.
24. Nuevas publicaciones. Los términos que se emplearán para anunciar las nuevas publicaciones van en el bosquejo o se encuentran en las introducciones que se han preparado. El superintendente del programa se asegurará de que tengas todas las publicaciones que se van a presentar. Antes
de que el orador asignado suba a la plataforma, tú debes entregarle un ejemplar de la nueva publicación. Si en tu asamblea van a salir otras publicaciones aparte de las que se mencionan en el bosquejo del discurso de conclusión, recibirás un anuncio u otra información al respecto.
25. Reuniones especiales. Otra de tus funciones consiste en inspeccionar, junto con el superintendente del programa, el lugar donde se celebrarán las reuniones con los interesados en la Escuela
para Evangelizadores del Reino y en el servicio de Betel. Si es necesario, se solicitará la presencia
de hermanos de los departamentos de Acomodadores y de Audio y Video. Estas reuniones deben
llevarse a cabo en un lugar donde no haya distracciones producidas por el ruido o por el tránsito de
personas. En la lista de oradores se indica quién las dirigirá.
26. Bautismo. El sábado se reservará una sección especial de asientos para los candidatos al bautismo. Pídele al presidente de la sesión del viernes por la tarde que, en la sección de anuncios, dirija la
atención del auditorio a la información bajo el encabezado “BAUTISMO” del programa impreso.
Recuérdale al orador encargado del discurso de bautismo que después de que los candidatos respondan a las dos preguntas formuladas, hará la oración; luego, les pedirá que canten con el auditorio
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la canción final. Mientras suena la canción, le cederá el atril al presidente de la sesión, y cuando aquella
termine, los acomodadores dirigirán a los candidatos a la zona de bautismo. El presidente de la sesión
rogará a los presentes que permanezcan en sus asientos hasta que hayan salido todos los candidatos.
27. Canciones y oraciones. Cada sesión comienza con un preludio musical, antes de la canción
de apertura. (Solo se debe poner la música proporcionada por la sucursal para la asamblea).
El presidente de la sesión permanecerá sentado en la plataforma durante el preludio musical.
Su presencia animará también a los asistentes a tomar sus asientos. Ni tú, como presidente de la
asamblea, ni el Comité de Asamblea están autorizados para añadir nada al programa, ni siquiera
música.
28. Es tu deber elegir a los ancianos que harán las oraciones de apertura y conclusión cada día.
Para este privilegio debes seleccionar a un miembro del Cuerpo Gobernante, un ayudante de uno de
sus comités o un miembro del Comité de Sucursal, si estuvieran presentes. De lo contrario, debes
seleccionar a un superintendente de circuito o a un anciano bien capacitado que sea ejemplar.
El hermano asignado a presentar el discurso de conclusión el domingo hará la oración final.
29. Anuncios. Todos los anuncios locales son preparados por la Oficina del Comité de Asamblea Regional, la Oficina del Presidente o los superintendentes de los departamentos, y deben contar
con la aprobación de por lo menos un miembro del Comité de Asamblea. A menos que la sucursal
indique lo contrario, el único anuncio que se hará después del último discurso de cada sesión será el
de las cifras de asistencia. En caso de extrema urgencia, se te puede pedir que hagas un anuncio en
un momento distinto al reservado con estos fines.
30. Informe de problemas. Si surge un problema relacionado con el funcionamiento de la
asamblea, habla con el miembro correspondiente del Comité de Asamblea, quien se encargará de
atenderlo junto con el superintendente del departamento indicado.
31. Informes de la asamblea. Cuando acabe la asamblea, se debe enviar el Informe del Comité
de Asamblea Regional (CO-78) a la Sección de Programa del Departamento de Servicio. Este debe
ir redactado en español, sea cual sea el idioma en que se haya presentado el programa.
32. Confidencialidad. Tanto tú como tus colaboradores deben recordar siempre que el programa, las nuevas publicaciones, etc., son de carácter confidencial hasta que la información se presente
en la plataforma.
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