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PREMIO
NACIONAL 5S
PERU - 2016
INDICE
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Introducción
Premio Nacional 5S – Objetivos - Conceptos
Seiri
Seiton
Seiso
Seiketsu
Shitsuke
Pasos para la implementación de un programa 5S
Fase de Preparación
Paso 1: La Alta Dirección anuncia su decisión de
Introducir el Programa de 5S
Tabla Los diez pasos para la implementación
Paso 2: Crear una organización de promoción de las 5S
Los facilitadores, grupo de difusión, grupo de auditores
Paso 3: Establecer Políticas y Objetivos del Programa 5S
Paso 4: Diseñar un Plan Maestro de Implementación de 5S
Paso 5: Sectorizar instalaciones y asignar responsabilidades
Paso 6: Lanzamiento del programa 5S
Paso 7: Capacitación a Líderes de la Implementación de 5S
Paso 8: Auditoría inicial del programa 5S
Paso 9: Campaña de cada S (1°S, 2°S, 3°S, 4°S, 5°S)
Paso 10: Consolidación del Programa 5S
Criterios para la evaluación del Premio Nacional 5S
Compromiso de la Alta Dirección
Organización
Implementación
Integración y resultados
Puntajes por criterios
Rúbrica de Evaluación
ANEXO 1. Guía para presentación de informe de postulación
ANEXO 2 Ficha de Inscripción
ANEXO 3 Condiciones de Aceptación
ANEXO 4 Compromiso de Reserva de Información
ANEXO 5 Cronograma 2016
Categorías de postulación
Convocatoria y postulación – Fase previa
Evaluación del Relatorio. Fase I
Visita de Evaluación. Fase II
Reunión del Comité Autónomo Premio 5S. Fase III.
Ceremonia de entrega del Premio Nacional 5S - 2016
Miembros del Comité Organizador
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INTRODUCCION
A menudo nos encontramos con la necesidad de implementar mejoras en nuestra
organización, por lo que somos cada vez más conscientes de que en ella se generan un
gran número de desperdicios que no generan valor. En algunos casos hemos intentado
aplicar diferentes sistemas de calidad e inclusive hemos conseguido que nuestras
organizaciones obtengan costosas certificaciones internacionales de calidad pero nos
hemos dado con la ingrata sorpresa de que estas certificaciones de calidad no son
suficientes para convertir a nuestra organización en una organización de clase mundial,
al nivel de las organizaciones japonesas, europeas o americanas que ostentan similares
certificaciones. La explicación radica simplemente en que las organizaciones peruanas y
latinas en general no construyen su calidad sobre una base sólida que permita
sostenerla con el tiempo y ello se suma a la gran diferencia cultural existente entre los
colaboradores latinos y los colaboradores japoneses, europeos o americanos. Esa base
sólida y cambio cultural que permite sostener cualquier sistema o certificación de
calidad que conduzca a nuestras organizaciones a ser competitivas a nivel mundial la
encontramos en una metodología muy sencilla creada por los japoneses llamada 5S.
El Comité Autónomo Premio Nacional 5S integrado por representantes de prestigiosas
organizaciones como La Embajada de Japón, La Asociación Peruano Japonesa, La
Cámara de Comercio e Industria Peruano Japonesa, la Japan International Cooperation
Agency (JICA), la Japan External Trade Organization (JETRO) y la Asociación Kenshu
Kiokay del Perú, HIDA – AOTS Perú, tiene como objetivo organizar anualmente el
Premio Nacional 5S, el cual permitirá que las organizaciones peruanas que implementen
el programa 5S puedan promover con éxito todos los programas de mejora continua y
sostenerlas con el tiempo, considerando que las 5S constituyen la base sólida para crear
y sostener organizaciones de calidad de clase mundial. En tal sentido, el concurso
Premio Nacional 5S busca reconocer cada año a las organizaciones participantes que
estén comprometidas con este propósito e implementen adecuadamente el programa
5S.
La manera de cómo poner en práctica este programa y las bases del concurso son parte
del presente documento.
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PREMIO NACIONAL 5S
1. Objetivos
Promover una cultura organizacional donde sea propicia la práctica de herramientas de
mejora continua y sistemas de gestión de calidad de clase mundial, logrando además un
armonioso ambiente de trabajo, donde el personal esté motivado a trabajar en equipo y
ganar conocimiento de la actividad en la que participan.
Los objetivos específicos relacionados son:
 Incentivar a las organizaciones peruanas a la práctica intensiva de las 5S.
 Difundir conocimientos sobre la aplicación de las 5S y herramientas
complementarias de mejora continua a todas las organizaciones interesadas.
 Estandarizar la práctica de las 5S.
 Fomentar el trabajo en equipo a través de los equipos de 5S.
 Reconocer públicamente los logros de las organizaciones peruanas que demuestran
haber implementado exitosamente el Programa 5S.
 Promover el intercambio de experiencias en la aplicación del programa 5S.
2. Conceptos Fundamentales de las 5S
Seiri = Seleccionar (Primera S)
Optimizar el uso de los recursos, identificar, seleccionar, separar o eliminar del lugar
de trabajo todos los materiales innecesarios, conservando solo los materiales
necesarios que se van a utilizar. Eliminar desperdicios que no generan valor.
Ampliando más el concepto,
Seleccionar es:
• Separar todo lo que es útil de lo inútil, lo que sirve de lo que no sirve. Todos
tenemos en nuestro lugar de trabajo un cajón, un estante o un lugar donde
guardamos cosas que no necesitamos porque creemos que en algún momento
las utilizaremos, sin embargo permanece en ese lugar por mucho tiempo sin
utilizarlo ocupando espacio que podemos necesitar para otros objetos.
• No acumular cosas. Muchas personas tienen el hábito de juntar objetos inútiles,
con la idea de que algún día los necesitarán, pero ello generalmente nunca
sucede.
• No solicitar cosas en exceso. En algunas organizaciones, los responsables de cada
área a veces solicitan útiles de oficina, repuestos, herramientas, etc. en exceso,
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los cuales terminan siendo mal utilizados, se deterioran o terminan en otros
destinos lo cual genera pérdidas para la organización.
• No confundir lo bueno con lo malo. A menudo los trabajadores, en especial el
personal de mantenimiento, suelen guardar repuestos, partes y piezas
malogradas, con la idea de que en algún momento van a necesitarlas y ello
generalmente nunca sucede.
• No guardar información desactualizada o sin importancia como por ejemplo
catálogos o información de organizaciones con las que ya no se trabaja o archivos
electrónicos inútiles en la computadoras. No mantener periódicos murales con
información desactualizada, manuales y planos técnicos, procedimientos e
instructivos en versiones antiguas que ya han sufrido modificaciones, o lo que es
peor, no se cumplen.
• Optimizar el uso de los recursos, implica utilizar, gastar o comprar solamente lo
que se necesita en la cantidad que se necesita y solo cuando se necesita.
En general, los malos hábitos que nos condicionan a actuar así nos perjudican no
solo a nivel laboral, sino principalmente en el nivel personal.
Seiton = Ordenar (Segunda S)
Establecer la manera en que deben ubicarse los materiales, herramientas, utensilios
y demás recursos necesarios para el trabajo, incluyendo su identificación, con el
objetivo de que cualquier persona que los necesite pueda ubicarlos, utilizarlos y
reponerlos de forma fácil y rápida.
Este concepto, que es bastante general y conocido por todos los que practican las
5S, se puede estructurar en base a tres puntos, para que su aplicación sea más
objetiva:



Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Una etiqueta para cada cosa/lugar y cada cosa/lugar con su etiqueta.
Las cosas deben ser dispuestas según su frecuencia de uso, de manera que se
ahorre tiempo y esfuerzo.
El “orden” de las 5S no tiene mucho que ver con el orden cosmético con el que
generalmente se asocia esta palabra. El “orden” de las 5S está orientado a eliminar
desperdicios de tiempo, espacios, esfuerzos, etc., generar ahorros y mejorar la
eficiencia, mejorar la productividad. Si la disposición de las cosas permite ahorrar,
tiempo, energía, recursos o dinero, entonces cumple con esta segunda “S”. Por
ejemplo, las cosas guardadas en un estante o archivador no deben estar
amontonadas sino deberán cumplir con los tres conceptos mencionados.
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Seiso = Limpiar (Tercera S)
Se trata de identificar y eliminar las fuentes que generan suciedad, asegurando que
todos los equipos, materiales o cosas se encuentren siempre en perfecto estado de
uso, a fin de evitar riesgos o desperdicios por mala operatividad.
Se trata de identificar y eliminar las fuentes que generan suciedad, asegurando que
todo se encuentre siempre en perfecto estado de uso.
Se puede estructurar de la siguiente forma:
-
Hacer una inspección detallada.
Realizar acciones de conservación.
Eliminar fuentes que generan suciedad.
Estas acciones permitirían:
-
Eliminar o reducir accidentes.
Reducir fallas, ya que generalmente la causa raíz de las fallas en los equipos se
debe a la falta de limpieza.
Seiketsu = Estandarización (Cuarta S)
La cuarta S quizá sea la más incomprendida, sin embargo se considera como una de las
más importantes porque asegura el sostenimiento del sistema y propicia la mejora
continua.
Mucha gente utiliza las palabra estandarización o estándar en sus conversaciones,
pero ante la pregunta: ¿Qué significa estandarizar?, La mayoría responde:
• «Es implantar procedimientos o normas».
• «Es uniformizar».
• «Es usar piezas iguales», etcétera.
Estas respuestas corresponden a formas de estandarización y no a la definición
misma.
Estandarizar significa, tomar acciones o medidas que permitan evitar errores y
mantener un nivel alcanzado.
Los estándares más comunes son, los procedimientos e instructivos, pero los más
eficaces son los menos conocidos, en ese sentido se pueden mencionar a los PokaYoke (A prueba de errores) técnica japonesa que permite desarrollar los procesos o
actividades sin cometer errores. El empoderamiento también puede considerarse
en algunos casos como un buen estándar. Igualmente las señales o controles
visuales o auditivos sirven muchas veces como estándares. Un estándar dejará de
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serlo cuando permite un error para lo cual será necesario crear un nuevo estándar o
mejorarlo.
Shitsuke = Disciplina (Quinta S)
La disciplina es el apego a una serie de leyes o reglas que norman la vida de una
comunidad, de una organización o de nuestra propia vida; la disciplina es orden y
control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades
mentales, físicas o morales.
Al igual que la estandarización, la disciplina se constituye en una de las actividades
más importantes de las 5S ya que en ella radica la clave del éxito para sostener el
sistema con el tiempo.
Para lograr la implantación total del sistema es fundamental la creación o formación de
hábitos, así como el cambio de actitud y la adopción de una nueva cultura de vida y de
trabajo, en la que se practiquen y difundan los valores de la organización.
Para lograr la implantación de la quinta “S” es importantísimo el compromiso y la
participación activa de la Alta Dirección quien se constituye como el líder principal
de la implantación del sistema y debe predicar con el ejemplo, por ello será
importantísimo también que sea él la primera persona en implementar las 5S en su
área de acción.
Igualmente deberá liderar y trabajar en equipo con todo su personal utilizando las
herramientas disponibles como son la comunicación permanente, auditorías,
publicaciones en el periódico mural, revistas, etc. La utilización de la cuarta S y de
sencillas herramientas y técnicas japonesas servirán en muchos casos de apoyo para
lograr la implantación exitosa de la quinta S. Igualmente la práctica constante
(repetir, repetir, repetir) permitirá la creación de buenos hábitos.
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PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA 5S
El programa de 5S, se implementa normalmente en cuatro fases: Preparación,
Introducción, Implantación y Consolidación, los cuales se descomponen en diez pasos
(ver tabla).
Fase de preparación
Es vital elaborar cuidadosa y esmeradamente los fundamentos para un programa 5S. Si
la planificación es descuidada, se necesitarán repetidas modificaciones y correcciones
durante la ejecución del programa 5S.
La fase de preparación empieza con el anuncio de la Alta Dirección de su decisión de
introducir el Programa.
Paso 1: La Alta Dirección anuncia su decisión de introducir el programa 5S
Todos
los empleados deben comprender el porqué de la introducción del
programa en su organización y estar convencidos de su necesidad. La elevación de los
costos de las materias primas, errores en los procesos, reclamos de calidad, la caída de
los precios de los productos, y otros factores negativos del entorno, fuerzan a las
organizaciones a ser más eficientes. Muchas organizaciones están adoptando el
programa como un medio para resolver complejos problemas internos y luchar contra
las turbulencias económicas. No es necesario explicar que la Alta Dirección debe
considerar cuidadosamente estos puntos antes de anunciar su decisión de introducir el
programa 5S.
Sin embargo, cuando la Alta Dirección formule este compromiso, debe dejar clara su
intención de seguir el programa 5S hasta su finalización. Esto se informa a todos los
empleados y órganos funcionales explicándoles que la dirección comprende el valor
estratégico de las 5S y que facilitará el apoyo físico y organizacional necesario para
resolver los diversos problemas que inevitablemente surgirán durante la implantación. La
etapa de preparación para el programa 5S comienza con este anuncio.
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Tabla - Los diez pasos para la implementación de las 5S
Implementación de 5S
Puntos clave
P1
La alta dirección anuncia su decisión de introducir el Programa 5S
. Anuncio de introducción del programa 5S por la alta Dirección a través de una
reunión plenaria interna y/o elaborando un video.
. Debe existir el compromiso de la alta dirección y de todos los integrantes de la
organización de continuar con el programa 5S hasta su implantación total.
. Crear mecanismo de comunicación masiva (revista, periódico mural etc.)
P2
Crear una organización de promoción de las 5S
. Crear comité de dirección integrado por superintendencia/ gerentes de planta
. Oficina de promoción de las 5S (Opcional)
P3
Establecer Políticas y Objetivos del Programa 5S
P4
Diseñar un Plan Maestro de Implementación de 5S
P5
Sectorizar las instalaciones y asignar responsabilidades en cada sector.
. Todas las zonas de las áreas de implementación deben tener un responsable
P6
P7
Lanzamiento del Programa 5S
Capacitación a Líderes de la Implementación de 5S
P8
Auditoría Inicial del programa 5S - Elaboración de línea base
P9
Campañas de cada S - Implementación de 5S
. Organizar un evento invitando a trabajadores, clientes, filiales y contratistas
. Iniciar con los miembros del comité 5S
. Realizar auditoría inicial de 5S en todos los ambientes de la organización con
registros fotográficos o videos que evidencien el estado inicial antes de la
ejecución del programa 5S.
. Entiéndase que la implementacion de las 5S, es la estructura organizativa que
incluye las auditorías que soportará las campañas de las 4S restantes.
Las campañas deben propiciar la participación masiva del personal en el
lanzamiento del área seleccionada.
Las auditorías estarán presentes al final de cada campaña para medir su
resultado.
. Fijar un día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
el lanzamiento de la 1° S
. Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 1° S
. Fijar un día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
el lanzamiento de la 2° S
. Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 2° S
. Fijar un día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
el lanzamiento de la 3° S
. Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 3° S
. Fijar un día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
el lanzamiento de la 4° S
. Auditar luego del resultado del lanzamiernto de la 4° S
. La alta dirección liderará la implantación de la 5° S con apoyo de los
facilitadores.
. Postular al premio Nacional 5S
. Contemplar objetivos mas elevados
P9.1
. Establecer líneas de actuación estratégica y objetivos
. Diseñar para los empleados cursos talleres que serán dictados por los
facilitadores
. Planificar el dictado del curso a toda la organización
. Desde la fase de preparación hasta la postulación al Premio nacional 5S
. Definir el plan piloto
Campaña de 1° S
Auditoría de 1° S
P9.2
Campaña de 2° S
Auditoría de 1° y 2° S
P9.3
Campaña de 3° S
Auditoría de 1°, 2° y 3° S
P9.4
Campaña de 4° S
Auditoria de 1°, 2° , 3° y 4° S
P9.5
Campaña de la 5° S
P10
Consolidación del Programa 5S
Px
Capacitación de todo el personal involucrado en herramientas y técnicas
de soporte o sostenimiento de las 5S:
. Kaizen, Ciclo PDCA, Poka Yokes, Control Visual
. 7 Herramientas, Herramientas de Solución de problemas,
Implementación de los Proyectos de Mejora, TPS, TPM, SMED, etc.
. Preparar al grupo de facilitadores para que desplieguen el entrenamiento
necesario para el personal. Poner en práctica lo aprendido por los grupos
multifuncionales resolviendo los problemas más críticos que afectan al sector
de responsabilidad.
Paso 2: Crear una organización de promoción de las 5S
Un factor crítico de éxito para la implementación de las 5S es contar con una estructura
organizacional que sustente las actividades de implementación, la falta de esta estructura
expone al programa a caer en una rutina poco motivadora que a la larga terminará
deteniendo toda actividad relacionada al tema.
Por lo tanto es necesaria la conformación de un comité de amplia participación, en el
cual puedan participar las diferentes áreas estratégicas de la organización, a través de
sus funcionarios más representativos.
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También es sabido que los funcionarios más representativos tienen muy poco tiempo
libre para dedicarlo a estos quehaceres, la presente metodología prevé para esto una
labor ejecutiva de este comité que vele solo por el cumplimiento de lo establecido, para
todo lo demás existirá un equipo de apoyo que tendrá la misión de hacer el trabajo de
coordinación y supervisión del programa.
Las 5S se promueven a través de una estructura de pequeños grupos multifuncionales
que se solapan en toda la organización. Como muestra la figura 1, en este sistema, los
líderes de pequeños grupos de cada nivel de la organización son miembros de pequeños
grupos del siguiente nivel más elevado. También la alta dirección constituye en sí misma
un pequeño grupo. Este sistema es extremadamente eficaz para desplegar las políticas y
objetivos de la Alta Dirección por toda la organización.
Para brindar los espacios y comodidades del caso no solo para el comité ejecutivo sino
principalmente para los grupos de apoyo, es deseable que se cuente con una oficina de
promoción de las 5S donde:
- Los miembros del comité puedan sesionar.
- Se implemente una biblioteca que estará al servicio del comité y los interesados.
- Pueda también servir para reuniones de proyectos de mejoras que los grupos de 5S
puedan requerir, etc.
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Es necesario proveer al comité ejecutivo de un grupo de apoyo, que se encargue de realizar el
trabajo técnico para la implementación del programa, esto incluye:
- Definición de planes.
- Programación y ejecución de actividades.
- Supervisión.
- Generación de informes y reportes al comité ejecutivo.
Para el grupo de apoyo del comité se sugiere la creación de 3 subgrupos:
- Facilitadores.
- Grupo de Difusión y
- Auditores.
Los facilitadores
De los tres grupos de apoyo, el más importante es el de los facilitadores, ya que es el grupo
que se convertirá en el motor del sistema, motivando y capacitando a todo el personal, pero
fundamentalmente repartiendo la responsabilidad de implementación a un grupo mayor de
personas.
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Si bien es cierto la capacitación inicial en 5S puede ser realizada por un consultor externo, se
recomienda que el consultor solo se encargue de la preparación del grupo de facilitadores, la
capacitación del resto de la planta e inclusive la de los otros miembros del comité , debe ser
llevada a cabo por los facilitadores. Esto levanta el nivel de este grupo y los compromete
seriamente con la implementación.
Los facilitadores deben ser en un 80% miembros de base de la organización, se debe invitar a
participar de este grupo principalmente a:
-
Líderes natos de la organización.
Los llamados “males necesarios”, en general todos los que estando fuera del
programa puedan representar un factor crítico de éxito.
El grupo de difusión
Este grupo tiene el encargo de mantener a la organización permanentemente comunicada
acerca de todos los pasos dados en el programa y juega un doble papel. Por un lado, ejerce
cierta presión sobre los responsables de las áreas auditadas en la medida en que los
resultados son mostrados y difundidos a través de los canales de comunicación de este grupo,
que son fundamentalmente:
-
Periódicos murales para los empleados de a pie, es decir, los que no trabajan en
oficina ni poseen una computadora.
Revistas virtuales para empleados que trabajan con computadoras.
Revistas impresas para todo el personal.
Este grupo, con el tiempo ayudará a crear una cultura dentro de la organización que permitirá
la identificación de todo el personal con su organización.
Grupo de auditores
El rol de este grupo es la acción correctora, que finalmente se constituirá en el sistema
«rígido» que no dejará flaquear a los equipos responsables de cada área y en general, a todo
trabajador.
Este grupo tiene el importante encargo de ser constante en el propósito. Será el que permitirá
que cada uno de los principios de las 5S se convierta finalmente en hábitos.
Las auditorías deben tener un valor agregado. Es decir, el auditor debe aprovechar la auditoría
para educar a la gente sobre la conveniencia de tener buenas prácticas, y no solo ser el ente
represor que genere división e incomodidad.
Los auditores del programa 5S podrán ser elegidos cuidando su perfil, de preferencia se debe
dar prioridad a los auditores internos de ISO, si la organización los tiene. De lo contrario,
deberá seleccionarse revisando la planilla de jefes y supervisores.
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El programa 5S es difundido a los miembros del comité y los grupos de apoyo por un consultor
o capacitador externo. Se recomienda que los facilitadores se encarguen del resto del
personal de la planta.
Paso 3: Establecer políticas y objetivos del programa 5S
La política base debe ser parte integral de la política global de la empresa y debe indicar
los objetivos y directrices de las actividades a realizar. Los objetivos de las 5S deben
relacionarse con la planificación estratégica de la organización, es decir, con los objetivos
del negocio a mediano y largo plazo y deben decidirse solamente después de consultas
prolongadas con todos los interesados, incluida la alta dirección. El programa 5S debe
ser de carácter permanente solo así se podrán obtener los objetivos fijados.
En este paso también debemos diseñar los talleres a ser desplegados por el grupo de
facilitadores, así como planear todo el despliegue al resto de la organización.
Paso 4: Diseñar un plan maestro de Implementación de 5S
Decidir las actividades a poner en práctica para lograr los objetivos de 5S.
Para formular un plan maestro de implementación de las 5S, primeramente se tienen
que decidir las actividades a poner en práctica para lograr los objetivos de las 5S. Este es
un paso importante. Cada organización debe reflexionar y decidir sobre los modos más
eficientes de cubrir los desfases entre la situación de partida y los objetivos.
Es importante en este paso decidir la aplicación masiva del programa o la implantación
gradual comenzando con un plan piloto.
Salvo el caso de organizaciones muy pequeñas siempre es recomendable comenzar con
un plan piloto.
En el plan maestro se debe llegar tan lejos como se pueda, en ese sentido será muy
estimulante proyectarse a participar en el Premio Nacional 5S y perseverar hasta ganar
el premio mayor.
Paso 5: Sectorizar las instalaciones y asignar responsabilidades en cada sector.
Cada sector de las instalaciones de la organización deberá tener un equipo responsable
de la ejecución del programa 5S bajo la conducción de un líder.
Las responsabilidades de cada uno de los integrantes deberán estar claramente
definidas.
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Paso 6: Lanzamiento del programa 5S
Una vez que se ha aprobado el plan maestro, puede tener lugar el «Lanzamiento inicial»
del programa. Este comienzo debe perfilarse para cultivar una atmósfera que eleve la
moral del personal e inspire dedicación. Por ejemplo, en Japón el lanzamiento consiste a
menudo en una reunión de todo el personal con clientes, filiales y subcontratistas. En la
reunión, la alta dirección confirma su compromiso de implantar el programa e informa
de los planes desarrollados y el trabajo realizado durante la fase de preparación.
Dependiendo de las facilidades y características de la organización este lanzamiento
puede ser manejado con diversas estrategias que a su vez sean respaldadas con diversos
elementos de apoyo como:
-
Videos institucionales.
Revistas institucionales.
Trípticos.
Gigantografías.
Reuniones plenarias, etc.
Paso 7 Capacitación a líderes de la implementación de 5S
En el paso 7 se planifican los seminarios externos y planes de formación internos adecuados
para cada nivel a fin de comprender claramente el programa 5S.
Los seminarios externos están principalmente orientados al comité y grupos de apoyo, la
capacitación interna debe ser liderado por el grupo de facilitadores.
Paso 8: Auditoría inicial del programa 5S
Se realiza una auditoría inicial de 5S en todos los ambientes de la organización con
registros fotográficos o videos que evidencien el estado inicial antes de la ejecución del
programa 5S. Deberán registrar en detalle todo lo que consideren que no está bien.
Paso 9: Campañas de cada S
Durante la fase de ejecución del programa 5S, se realizan actividades seleccionadas para
lograr los objetivos del plan maestro. Debe ajustarse el orden y plazo de las actividades
de cada uno de los pasos de la implementación, para adaptarlos a las características
particulares de la organización. Algunas actividades pueden realizarse simultáneamente.
Se recomienda que la implantación se realice por cada “S”, y no se avance a la siguiente
“S” si no se valida a través de una auditoría interna.
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Campaña de la 1° S. Fijar un día para el Lanzamiento de la 1°S en la que todo el personal
hará
el
descarte
o
selección
y
luego
auditar
el
resultado.
Campaña de la 2°S. Se fijará un día para el lanzamiento de la 2° S y luego se auditará esta
campaña.
Campaña de la 3°S. Fijar un día para el lanzamiento de la 3°S y luego se auditará la 1°, 2°
y 3°S.
Campaña de la 4°S. Se fijará un día para el lanzamiento de la 4°S y luego se realizará la
auditoría.
Campaña de la 5°S. Será constante desde el inicio del programa con el liderazgo de la
Alta Dirección y apoyo de los facilitadores quienes deberán promover la práctica de los
valores y enseñar con el ejemplo.
Las auditoría internas a todos los sectores de la organización deberán ser permanentes en
frecuencias que determine el comité y alternadamente de manera cruzada, vale decir que los
auditores de un sector deberán auditar alternadamente otro sector y viceversa.
Paso 10: Consolidación del programa 5S
Perseguir continuamente objetivos cada vez más elevados que reflejen una visión a lo que
aspira la organización.
La participación de la organización en el Premio Nacional 5S motivará permanentemente a sus
integrantes a continuar con las actividades de 5S y a sostenerla con el tiempo.
Las 5S se constituyen en la base para construir la calidad utilizando herramientas de gestión
de calidad japonesas. Ello garantizará la supervivencia y rentabilidad de la organización.
Px: Plan del Día Siguiente:
Luego de implementar las 5S o luego de la participación de la organización en el Premio
Nacional 5S es importante que todo el personal involucrado continúe con un plan de
capacitación en herramientas y técnicas japonesas de soporte o sostenimiento de las 5S como
por ejemplo:
Kaizen (Mejora continua), ciclo PDCA, técnica de Poka Yoke, control visual, 7 herramientas,
herramientas de solución de problemas, implementación de los proyectos de mejora, TPS,
TPM, SMED, etc. La utilización apropiada de estas técnicas y herramientas garantizará el éxito
permanente para convertirse en organización de clase mundial.
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CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL PREMIO NACIONAL 5S
1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ( 250 puntos)
Este criterio examina el compromiso, participación y responsabilidad de la Alta Dirección,
además de la forma como apoya y respalda al programa 5S y a todos los involucrados en el
proyecto de implementación.
1.1. Planeación
El sub-criterio planeación, examina el proceso de desarrollo de las estrategias sobre las 5S.
La Alta Dirección debe incluir la manera como se conciben los objetivos 5S asociados a los
grandes objetivos estratégicos de la Organización, los planes de acción para alcanzar dichos
objetivos y los planes del personal responsable o dueños de sus procesos. También la Alta
Dirección examina la manera o forma en que se despliegan los planes y como se hará el
seguimiento al desempeño.
1.1.1.
¿Cómo evidencia la Alta Dirección su compromiso con la promoción de las 5S en
su organización?
- En la descripción del proceso de desarrollo de las estrategias de la Organización, se
incluyen las 5S como parte de los objetivos estratégicos para fortalecer el
desempeño y la posición competitiva de la Organización.
- Existe una alineación de los objetivos de las 5S, con los objetivos estratégicos de la
organización.
- Se evidencian en las matrices estratégicas de gestión por áreas, la formulación de
objetivos y metas para implementar las 5S. Incluyen planes de acción, indicadores
de medición, tiempos establecidos y responsables.
- Se tiene conformado el Comité de las 5S, responsable directo de la implementación
del Programa 5S en la organización.
- Existe un organigrama funcional de la organización, donde el Comité 5S o algún
equipo organizacional de 5S tenga representación con reporte directo a la Alta
Dirección o Gerencia General.
1.1.2.
¿Cómo verifica la Alta Dirección que lo dispuesto se está cumpliendo?
- Participando activamente en reuniones periódicas del comité lo cual se puede
comprobar mediante actas y/o directrices generadas a partir de su participación.
- Revisando los informes de auditoría y apoyando las conclusiones a las que llegue el
comité producto de su análisis.
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- Se pueden también revisar formatos, reportes o informes mensuales de avance de
los resultados de la implementación de las 5S. En cada caso se verifican los
cronogramas comparando las fechas establecidas entre el plan inicial y el plan
actual.
- En la manera cómo y en qué se está gastando el presupuesto asignado al proyecto
de implementación de las 5Ss. Las justificaciones de los gastos son evidenciadas con
documentos y responsables por cada área asignada.
- Se verifica con el despliegue de la información y comunicación para el lanzamiento
de las 5S en toda la organización: Afiches, letreros visuales, periódico mural, fotos,
videos institucionales, revistas, eventos, charlas y seminarios. El liderazgo
corresponde al Comité 5S y todos los miembros de su equipo de apoyo para la
difusión.
1.1.3. ¿La Alta dirección tiene dispuesto un plan de capacitaciones en 5S para los
miembros de la organización?
-La organización debe contar con un plan anual aprobado por la Alta Dirección de
capacitaciones en 5S ya sea con consultores externos o facilitadores internos para
todo el personal.
1.2. Ejecución
El sub-criterio ejecución, examina la amplitud y la profundidad con que los enfoques
estratégicos de la Alta Dirección son aplicados a las áreas relevantes de la organización, es
decir que tan bien se ejecuta y se despliega el enfoque en el programa 5S. La ejecución es
excepcional si la implementación se da en todas las áreas de lo contrario solo sería
limitado. La organización debe garantizar que el despliegue de las estrategias asociadas a
las 5S logre alcanzar las metas.
1.2.1. ¿Puede la Alta Dirección demostrar que brinda facilidades (recursos, materiales,
ambientes, etc.) para llevar a cabo la implementación de las 5S en su
organización?
- Asigna recursos en general para las actividades de 5S, etapa por etapa, y/o otros
recursos logísticos como: lugar para reuniones semanales, mesas de trabajo,
muebles, pizarras, materiales de capacitación, edición y publicación de revistas,
cámara fotográfica o filmadora, tableros de publicación, etc.
- Respaldando y fortaleciendo las decisiones del Comité 5S, para conformar los
equipos de auditores, facilitadores y/o líderes del programa, en las unidades de
negocio o divisiones de la organización. Se debe hacer evidente la conformación
17
voluntaria de sus miembros, mediante una reunión de trabajo y declaración del
porqué de su intención.
- Mediante el acompañamiento y soporte externo de un equipo de especialistas en 5S,
que apoyen el diseño, planeación, implementación, sostenibilidad y auditorías del
programa 5S, en todas sus etapas. Será importante hacer primero un diagnóstico
inicial para establecer una línea base del proyecto y luego la mejora continua.
- En algunos casos, la alta dirección y el Comité 5S, por cuestiones de múltiples
actividades, funciones, toma de decisiones y tiempo, deciden delegar el seguimiento
de la implementación a un coordinador de las 5S. Esta persona, con gran
conocimiento de los procesos y personas se encargará de coordinar la ejecución de
las actividades de 5S entre todos los involucrados.
1.2.2. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su participación (o el de su
representante) en las reuniones del equipo o comité de implementación de 5S en
la organización?
- Presentar registros, fotos o cualquier documento que demuestre que la Alta
Dirección o su representante están participando rutinariamente en las reuniones del
equipo o comité de implementación.
1.2.3 ¿Existen evidencias de que se han realizado el número de capacitaciones en 5S
según lo planificado?
- Deberá existir una relación firmada por cada uno de los participantes en los cursos o
charlas de capacitación de acuerdo a lo planificado.
1.2.4 ¿Qué canales de comunicación utiliza la Alta Dirección para el programa 5S?
- De manera programada y periódica es deseable que se inviten a los líderes del
programa y/o miembros de los grupos de apoyo del comité de 5S, a reuniones de
carácter informal (desayunos, almuerzos o cenas) con alguno de los integrantes de
la Alta Dirección y del Comité 5S, para tomar de primera fuente la información
acerca del avance de las 5S o aspectos con oportunidad de mejora. Esto no solo
mejora la comunicación al interior de la organización sino principalmente la
motivación del personal de apoyo, quienes participan en esta actividad ad honorem.
- Mediante los medios tecnológicos o las redes sociales, la alta dirección se apoya
para la comunicación fluida de manera indirecta, pero en tiempo real para difundir
estrategias, cambios, avances, nuevos miembros o resultados exitosos que merecen
ser compartidos por todos. Será importante archivar estos mensajes en una carpeta
de las 5S, o archivar copias impresas luego de su publicación en el tablero de las 5S
(periódicos murales), para conocimiento de todo el personal de la organización.
18
- Durante las reuniones mensuales del Comité 5S y los integrantes de su equipo de
auditores, facilitadores, el equipo de difusión y/o líderes del programa 5S, se
comunican los resultados obtenidos del avance en la implementación de las 5S. A su
vez se ejecuta el despliegue hacia abajo con los miembros de estos equipos y el
despliegue hacia arriba con el Comité 5S.
1.2.5. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento de esta actividad y
todos cuentan con la misma posibilidad de participación?
- Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada del programa 5S, la
alta dirección establece un día central previamente planificado, para que todos
estén presentes incluyendo supervisión y jefaturas. Ese día, algunas actividades son
paralizadas o delegadas al personal ya capacitados en las 5S. Se deberá elaborar
una relación de participantes con firma de asistencia, fotos y/o filmación del evento.
- En función de un diagnóstico inicial de capacidades se determina quienes necesitan
refuerzo en conocimientos básicos para implementar las 5S. La alta dirección de esta
manera brinda la oportunidad de participación y de nivelación a todo el personal de
línea.
- De igual manera con el apoyo del área de Recursos Humanos, todo personal nuevo
que ingresa a la organización, tendrá un proceso de inducción, y debe ser de
carácter obligatorio que dentro de esta inducción se incluya el tema de las 5S.
- Es compromiso de la Alta dirección, promover y dar facilidades de soporte a todos
los miembros de los círculos de calidad en sus proyectos de mejora continua y 5S, en
todos los niveles de la organización. Será importante que ellos mismos expongan
ante la alta dirección sus propios proyectos de mejora y sus conocimientos de las 5S.
1.3. Control
El sub-criterio control, examina el camino seguido para llevar a cabo la implementación del
programa 5S, verificando el uso de métodos y herramientas que la Alta Dirección ha
establecido como estándares de trabajo dentro de las políticas y normas de la
organización. Se explica la manera como se asegura el cumplimiento de los pasos previstos
en el proyecto, la manera en que la Alta Dirección induce a que los equipos y personas
gestionen las áreas claves de la organización. El manejo y control de la documentación
tendrá un enfoque sistémico desde su concepción inicial, y se elegirán responsables entre
los miembros del Comité 5S para su administración.
19
1.3.1. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de que realiza un seguimiento de las
actividades del Comité 5S o equipos de trabajo con respecto a la implementación de
5S en la organización?
- Aprobando, estableciendo y difundiendo las nuevas prácticas provenientes del
programa 5S, como parte de los nuevos estándares o principios de la organización.
Se elaboran manuales, procedimientos, formatos de control y auditorias, hojas de
chequeo y verificación según los criterios o parámetros emanados de la Alta
Dirección.
- Se debe evidenciar registros de auditorías cruzadas entre áreas de trabajo y/o en
algunos casos la Alta Dirección dispone la contratación de un Auditor externo para
uniformizar los criterios de evaluación y control.
1.4.
Revisión del Sistema
La revisión del sistema deberá ser realizada por la Alta Dirección al inicio de cada periodo
anual considerando una revisión de lo realizado en el periodo anterior de acuerdo al plan
maestro, identificando todo aquello que faltó realizar o que no se cumplió según lo
planificado, igualmente la revisión servirá para plantear los correctivos del caso, presentar
nuevos objetivos para el sistema, etc.
1.4.1. ¿Existen evidencias de revisión general del sistema de implementación de 5S con
participación de la Alta Dirección? Ejemplos: Qué falto realizar el año anterior,
nuevos objetivos, plan de mejoras, etc.
- Presentar evidencias (acta de reunión) en la que figure la participación de la Alta
Dirección en la revisión de lo acontecido con la implementación en el año anterior y
los nuevos objetivos para el siguiente periodo.
1.5.
Reconocimientos
El sub-criterio Reconocimientos, se refiere a las políticas existentes en la organización para
reconocer al personal que participa de manera destacada en el programa 5S y en los proyectos
de mejora continua. Dicho reconocimiento debe principalmente satisfacer necesidades
intrínsecas y trascendentes del personal, evitándose hasta donde sea posible premio
monetario individual. La Alta Dirección incorpora estas políticas de reconocimiento, dentro de
las políticas del área de Recursos Humanos.
1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o equipos que participan
en la implementación de 5S?
El reconocimiento no tiene que ser pecuniario el cual con el tiempo puede generar
un efecto contrario, en este caso se recomienda reconocimientos para los equipos
destacados en lugar de reconocimientos individuales, los cuales deben ser
20
generadores de motivación intrínseca y hasta trascendente. Presentar el o los tipos
de reconocimientos.
1.5.2. ¿Existe un sistema estructurado y planificado de reconocimientos relacionado con
las 5S para el personal?
Es importante que la organización tenga establecido un plan de reconocimientos
bien estructurado que incluya un cronograma de entrega de reconocimientos
relacionado con la implementación exitosa de las 5S.
1.5.3. ¿Existen evidencias de que este reconocimiento se están cumpliendo?
Cualquier forma de demostrar que este plan de reconocimientos se está cumpliendo
puede ser utilizado en este punto.
2. ORGANIZACIÓN ( 120 puntos)
Se deben contar con un proceso metódico especialmente diseñado para alcanzar los
objetivos propuestos por el programa 5S.
En este proceso se deben planificar la toma de decisiones al más alto nivel que permita a la
organización tener el control de las actividades del programa, para orientarlas al logro de
los objetivos.
2.1.
Planeación
2.1.1. ¿Cuenta la organización con comités o equipos de trabajo
actividad de manera sostenida y permanente?
que soporten esta
Es necesario que la organización cuente con un comité o equipo de trabajo equivalente
multidisciplinario y soportado por la Alta Dirección, que gestione el programa y sirva de
filtro y puente de comunicación con la alta dirección.
2.1.2 ¿El comité o equipo encargado del programa de implementación de 5S cuenta con
actas de creación, principios y funciones?
El comité o equipo de trabajo encargado del programa 5S debe tener un acta de
creación en la que se mencionen los principios para los que fue creado y las funciones
que desempeñan cada uno de sus integrantes dentro del comité.
2.1.3 ¿La organización cuenta con objetivos y políticas del programa 5S?
21
Los objetivos y políticas del programa 5S en la organización deben estar claramente
definidas y publicadas para conocimiento de todo el personal.
2.2
Ejecución
Tan importante como hacer una buena planificación, es ejecutar los trabajos de acuerdo a lo
planeado, en este punto verificaremos que el accionar del comité este alineado con lo
planificado.
2.2.1.
¿El comité o equipo de trabajo cuenta con actas de reuniones de trabajo realizados
en los últimos 6 meses y referidos a la implementación de las 5S en la
organización?
Las actas de las reuniones deben contener los nombres y firmas de los participantes
indicando fecha de la reunión, acuerdos tomados, etc., referidos al programa de
implementación de las 5S en la organización.
2.2.2.
¿Existen acuerdos de mejoras en la implementación de 5S en las actas de reunión
de los últimos 6 meses?
Las actas deben contener los acuerdos de mejoras respecto a la implementación de
las 5S firmado por los participantes de las reuniones.
2.2.3.
¿Existen evidencias de haber desarrollado o implementado los acuerdos de mejora?
Una evidencia fotográfica o un video servirán como evidencia de la implementación
de la mejora. Igualmente servirá un acta de implementación de la mejora firmada por
el jefe o gerente del área.
2.3.
2.3.1.
Control
¿Pueden mostrar evidencias de los controles que realiza el comité o equipo para
asegurar el éxito de las actividades de 5S?
No existe una buena gestión si no se tienen controles que retroalimenten el sistema,
en este caso el comité 5S de la organización debe demostrar tener mecanismos de
control que aseguren el éxito del programa. Estos controles pueden ser algunos de los
que a continuación se menciona:




% de cumplimiento del plan maestro.
Informes de seguimiento a auditorias.
Informes de seguimientos a acciones correctivas y preventivas, relacionadas
con las no-conformidades detectadas en las auditorias.
Revisión de indicadores relacionados con la práctica de las 5S.
22

Algún indicador que mida el % capacitación realizada relacionada con el
sistema vs. lo planeado, etc.
2.3.2. ¿Cómo demuestra la organización que a su vez ellos reciben también un control de
sus actividades?
Para asegurar el éxito del comité o equipo de trabajo encargado del programa de 5S,
se debe demostrar que ellos a su vez reciben algún control de sus actividades de parte
de la alta dirección, y para esto pueden servir:



Actas de reuniones periódicas entre el comité y la Alta Dirección
Verificación del cumplimiento de los estatutos del comité.
Informes y/o comunicados de alto nivel entre el comité y la alta dirección,
entre otros.
2.3.3. ¿Cuentan con registros fotográficos (Fotografía del punto fijo) o videos del “Antes
y después” del proceso de implementación de 5S?
Durante la implementación deberán elegir un punto fijo en cada área y tomar un
registro fotográfico antes de la implementación y luego otro registro después de la
implementación, lo cual servirá para demostrar o sustentar el avance en la
implementación de las 5S.
3. IMPLEMENTACIÓN ( 530 puntos)
La implementación es uno de los factores críticos de éxito en el programa de 5S, por lo
tanto se deberá tener mucho cuidado en planificar estas actividades, y en todo momento
deben ser vigiladas y apoyadas por la alta dirección.
3.1 Planeación
3.1.1 ¿La organización cuenta con un plan de implementación de 5S actualizado?
El plan maestro de implementación de 5S indica todas las actividades que se vienen
desarrollando para la implementación de 5S. Este plan debe ser de pleno
conocimiento y firmado por la Alta Dirección.
3.1.2 ¿Tienen planificado las campañas de 5S para los próximos 6 meses?
El comité 5S o equipo de trabajo deberá mostrar el cronograma de realización de las
campañas de 5S a desarrollarse en los próximos 6 meses.
23
3.1.3 ¿Cuentan con un esquema sectorizado de ambientes para la implementación de
5S en la organización?
La organización deberá presentar un esquema de los sectores en los que se viene
implementando las 5S.
3.1.4 ¿Todas las áreas o sectores de la organización cuentan con un responsable de
implementación de 5S?
Si la organización ha sectorizado los ambientes deberá indicar el nombre de cada
responsable por sector y en caso no exista un responsable en uno de los ambientes
sectorizados, la organización deberá indicar cómo se realizará la implementación de
5S en el mencionado sector, cómo se controlará, etc.
3.2
Ejecución
3.2.1 ¿Tienen evidencias de haber realizado el lanzamiento o reforzamiento del
programa 5S en la organización en el último año?
Cualquier evidencia fotográfica, video o acta de lanzamiento/reforzamiento será
válido para evidenciar que se ha realizado un lanzamiento o reforzamiento del
programa 5S en la organización.
3.2.2 ¿Existen evidencias (Registros fotográficos, videos, actas, etc.) de haber realizado
las campañas de 5S por lo menos una vez en los últimos 6 meses?
Cualquier registro fotográfico, acta o video será suficiente para evidenciar que en los
últimos 6 meses se ha realizado por lo menos una campaña de 5S.
3.2.3 ¿El personal puede demostrar conocimientos claros sobre los conceptos de 5S? (Se
preguntará indistintamente al personal)?
Cualquier personal de la organización podrá ser evaluado para determinar si tiene
pleno conocimiento de los conceptos de las 5S.
3.2.4 Seleccionar 3 ambientes como mínimo, pueden ser más ambientes dependiendo el
tamaño de la organización (Planta, oficinas, baños, almacenes, taller, etc.) y
realizar la auditoría de 5S utilizando su propia lista de chequeo. Esta auditoría
será verificada por los evaluadores.
La lista de chequeo será aplicado en 3 sectores como mínimo (pueden ser más
sectores) seleccionados al azar por el evaluador y el porcentaje obtenido en la lista
de chequeo será aplicado al puntaje total asignado a este punto.
24
3.3
Control
3.3.1 ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de 5S realizadas en las
áreas en los últimos 6 meses?
La organización deberá contar con los formatos llenos y debidamente firmados y
fechados de las auditorías internas de 5S realizadas por los auditores internos de la
organización.
3.3.2 ¿Pueden mostrar registros de por lo menos 3 indicadores de implementación de 5S
en los últimos 6 meses?
La organización deberá contar con los registros mensuales de los indicadores que
demuestren la efectividad o no del programa 5S.
3.3.3 ¿Pueden mostrar evidencias del levantamiento de los hallazgos en las auditorías de
5S en los últimos 6 meses?
Los hallazgos indicados en las auditorías internas deberán contar con evidencias del
levantamiento de los mismos. Una foto, video o acta de levantamiento será
suficiente.
4 INTEGRACION Y RESULTADOS ( 100 puntos)
El cuarto punto tiene como propósito ver el grado de implementación alcanzado por la
organización tanto en el aspecto cualitativo como cuantitativo así como el grado de
integración que ha logrado con los proveedores, clientes, vecinos etc.
4.1
¿Pueden evidenciar resultados obtenidos después de la implementación? (Aspectos
cualitativos)
La organización debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cualitativos que deberán
ser acreditados de alguna forma. Por ejemplo:







Encuestas de clima laboral.
Premios u distinciones alcanzadas.
Exhibición de fotos del antes y después.
Entrevistas y reportajes a involucrados.
Evidencia de progreso en los resultados de las auditorias.
Proyectos de mejora realizados por el personal.
Progreso de indicadores de desempeño, entre otras formas posibles.
25
4.2
¿Pueden evidenciar resultados obtenidos después de la implementación? (Aspectos
cuantitativos)
La organización debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cuantitativos que
deberán ser acreditados de alguna forma. Por ejemplo:





4.3
Progreso de indicadores de gestión claves del negocio.
Reducción de costos acreditados en proyectos realizados.
Aumento en los niveles de venta.
Incrementos en los niveles de facturación.
Indicadores de crecimiento de mercado, etc.
¿Tienen evidencias de integración de las actividades 5S con proveedores, clientes,
etc.?
La organización deberá demostrar que está integrando de alguna manera (compartiendo
conocimientos) las actividades de 5S con sus proveedores, clientes, etc. Como evidencias
será suficiente mostrar registros fotográficos, videos, actas, acuerdos, etc.
26
PUNTAJES POR CRITERIO
CRITERIO
Puntos
Puntuación total de la evaluación
1000
250
1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ( 250 puntos)
1.1. Planeación
1.1.1. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su compromiso con la promoción de las
5S en su Organización?
1.1.2. ¿Cómo verifica la Alta Dirección que lo dispuesto se está cumpliendo?
1.1.3. ¿La Alta Dirección tiene dispuesto un Plan de capacitaciones en 5S para los miembros
de la organización?
30
1.2. Ejecución
1.2.1. ¿Puede la Alta Dirección demostrar que brinda facilidades (recursos, materiales,
ambientes, etc.) para llevar a cabo la implementación de 5S en su organización?
1.2.2. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su participación (o su representante) en
las reuniones del equipo o comité de implementación de 5S en la organización?
1.2.3. ¿Existen evidencias de que se han realizado el # de capacitaciones en 5S según lo
planificado?
150
10
10
10
30
30
30
30
1.2.4. ¿Qué canales de comunicación utiliza la Alta Dirección para el programa 5S?
1.2.5. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento de las actividades de 5S
y que cuentan con la misma posibilidad de participación?
30
1.3. Control
1.3.1. ¿Puede la alta dirección mostrar evidencias de que realiza un seguimiento de las
actividades del comité 5S o equipos de trabajo con respecto a la implementación de las 5S en
la organización?
20
1.4. Revisión del Sistema
1.4.1. ¿Existen evidencias de revisión general del sistema de implementación de 5S con
participación de la Alta Dirección? Ejemplos: Qué falto realizar el año anterior, nuevos
objetivos, plan de mejoras, etc.
20
1.5. Reconocimientos
30
20
20
1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o equipos que participan en la
implementación de 5S?
1.5.2. ¿Existe un sistema estructurado y planificado de reconocimientos relacionado con las 5S
para el personal?
10
1.5.3. ¿Existen evidencias de que estos reconocimientos se están cumpliendo?
10
10
120
2. ORGANIZACIÓN ( 120 puntos)
2.1. Planeación
2.1.1. ¿Cuenta la organización con comités o equipos de trabajo que soporten esta actividad
de manera sostenida y permanente?
2.1.2. ¿El comité o equipo encargado del Programa de implementación de 5S cuenta con actas
de creación, principios y funciones?
50
30
10
10
2.1.3. ¿La organización cuenta con objetivos y políticas del programa 5S?
2.2. Ejecución
2.2.1. ¿El comité 5S o equipo de trabajo cuenta con actas de reuniones de trabajo realizados
en los últimos 6 meses y referidos a la implementación de las 5S en la organización?
2.2.2. ¿Existen acuerdos de mejoras en la implementación de 5S en las actas de reunión de los
últimos 6 meses?.
27
40
20
10
10%
20%
…..
90%
100% TOTAL
2.2.3. ¿Existen evidencias de haber desarrollado o implementado los acuerdos de mejora?
10
2.3. Control
2.3.1. ¿Pueden mostrar evidencias de los controles que realiza el comité o equipo para
asegurar el éxito de las actividades de 5S?
2.3.2. ¿Pueden mostrar evidencias de que a su vez ellos reciben también un control de sus
actividades por parte de la alta dirección?
2.3.3. ¿Cuentan con registros fotográficos (Fotografía del punto fijo) o videos del “Antes y
después” del proceso de implementación de 5S?
30
10
10
10
530
3. IMPLEMENTACIÓN ( 530 puntos)
40
3.1. Planeación
3.1.1. ¿La organización cuenta con un plan de implementación de 5S actualizado?
10
3.1.2. ¿Tienen planificado las campañas de 5S para los próximos 6 meses?
10
3.1.3. ¿Cuentan con un esquema sectorizado de ambientes para la implementación de 5S en la
organización?
10
3.1.4. ¿Todas las áreas o sectores cuentan con un responsable de implementación de 5S?
10
3.2. Ejecución
3.2.1. ¿Tienen evidencias de haber realizado el lanzamiento o reforzamiento del programa 5S
en la organización en el último año?
3.2.2. ¿Existen evidencias (Registros fotográficos, videos, actas, etc.) de haber realizado las
campañas de 5S por lo menos una vez en los últimos 6 meses?
3.2.3. ¿El personal puede demostrar conocimientos claros sobre los conceptos de 5S?
(Preguntar indistintamente al personal, mínimo 3 personas)
3.2.4. Auditoria en 3 ambientes como mínimo, pueden ser más ambientes dependiendo el
tamaño de la organización (Planta, oficinas, baños, almacenes, taller, etc.) y realizar la
auditoría de 5S utilizando su propia lista de chequeo 5S. Esta auditoría será verificada por los
evaluadores. El porcentaje promedio obtenido en la lista de chequeo será aplicado al puntaje
total asignado a este punto.
460
3.3. Control
3.3.1. ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de 5S realizadas en las áreas en
los últimos 6 meses?
3.3.2. ¿Pueden mostrar registros de por lo menos 3 indicadores de implementación de 5S en
los últimos 6 meses?
3.3.3. ¿Pueden mostrar evidencias del levantamiento de los hallazgos en las auditorías de 5S
en los últimos 6 meses?
30
10
10
30
410
10
10
10
100
4. INTEGRACION Y RESULTADOS (100 puntos)
4.1. ¿Pueden evidenciar resultados obtenidos después de la implementación? (Aspectos
cualitativos)
4.2. ¿Pueden evidenciar resultados obtenidos después de la implementación? (Aspectos
cuantitativos)
4.3. ¿Tienen evidencias de integración de las actividades 5S con proveedores, clientes y vecinos?
28
35
35
30
RUBRICA DE EVALUACION
NIVEL
BRONCE
PLATA
ORO
POCO DESARROLLO
(menos de 500 puntos)
DESARROLLO BASICO
(501 a 650 puntos)
BUEN DESARROLLO
(651 a 800 puntos)
MUY BUEN DESARROLLO
(801 a 1000 puntos)
COMPROMISO
DE LA ALTA
DIRECCIÓN
- No existe un involucramiento
probado de la Alta Dirección.
- No existe un plan definido de
implementación.
- Se invierten muy pocos
recursos en la implementación
de las 5S.
- Existe un relativo apoyo de la Alta
Dirección.
- No se hacen controles ni revisiones
comprobadas
del
sistema
- No existe un programa de
reconocimientos referidos a las 5S
- Se han destinado algunos recursos
para la implementación de las 5S.
- Existe el compromiso de la Alta Dirección.
- Se destinan algunos recursos al programa
de
5S
- La alta dirección controla y revisa las
actividades del comité de las 5S.
- Existen algunos avances en el manejo de
reconocimientos al personal que participa
con éxito en el programa
- Existe el compromiso comprobado de la
Alta
Dirección.
- Se han realizado presentaciones de la Alta
Dirección, específicas para el tema de las 5S
- Se ha conformado el Comité de las 5S,
donde participa por lo menos un gerente de
alto nivel dentro de la Organización.
- Existe un control probado de la alta
dirección sobre el comité o grupo
organizacional encargado del programa de
5S.
- Existe un gran compromiso probado de la Alta Dirección.
- Se han realizado presentaciones masivas (a toda la Organización) de
la Alta Dirección, específicas para el tema de las 5S (presenciales,
escritas y/o a través de videos a todo el personal de la Organización).
- Se ha conformado un Comité de las 5S, donde intervienen gerentes
del
más
alto
nivel
dentro
de
la
Organización.
- El presidente del Comité de las 5S, reporta directamente los avances
del sistema al Gerente General de la Organización.
- Existe un equipo organizacional en paralelo dentro de la Organización
que
dirige
y
controla
las
actividades
de
las
5S.
- Se ha incluido los principios de las 5S, como parte de las políticas, los
valores
o
principios
de
la
Organización.
- Existen un subgrupo y/o actividades en el Comité de las 5S, dedicados
a las acciones de capacitación permanente para el personal de la
Organización.
- Existe un subgrupo y/o actividades en el Comité de las 5S, dedicados a
reforzar y mantener una cultura propia en la Organización sinérgica a
las 5S (incluye edición de revistas institucionales, periódicos murales y
demás actividades formativas de las buenas prácticas
organizacionales).
- Existe un subgrupo y/o actividades en el Comité de las 5S, que
planifica y realiza auditorias cruzadas y permanentes en toda la
Organización.
ORGANIZACIÓN
- No se evidencia un real
conocimiento de la metodología
de
las
5S.
- No se ha conformado un
comité o equipo organizacional
que se responsabilice de la
implementación
y
el
mantenimiento de las 5S.
- No se evidencia planes de
acción para la implementación
de las 5S.
-Se ha conformado un Comité de las
5S.
- No existe ningún control que
asegure que la práctica de las 5S se
convertirá en una práctica sostenida
en el tiempo.
- Se ha conformado un Comité de las 5S.
- Existe un equipo organizacional que
controla y revisa las actividades de las 5S.
- Se evidencia apoyo a las actividades del
programa, de parte de alta dirección.
- Existe un Comité de las 5S integrado por
gerentes y/o miembros representativos de la
organización
El
Comité
controla
y
revisa
comprobadamente las actividades de las 5S.
- Se evidencia un buen apoyo a las
actividades del programa, de parte de alta
dirección.
- Se ha capacitado a todo el personal de la Organización (en todos los
niveles, empleados, jefes y gerentes) incluyendo a los contratistas y
demás personas involucradas en las diversas actividades de la
Organización.
IMPLEMENTACI
ON
- El nivel de implementación de
las 5S, todavía no está terminada
- La capacitación en la
metodología de las 5S, no ha
incluido a todo el personal del
área donde se realiza la
implementación de las 5S.
- La Auditoria de Evaluación de
las 5S, tiene un resultado menor
a
50/100
(<50%).
- Solo se está trabajando la
implementación de las 5S
dentro
del
área
piloto.
- El número de Auditorías
internas
realizadas para la
Evaluación de las 5S son muy
limitadas.
- No se ha implementado las 5S en
toda
la
organización.
- Se ha logrado alcanzar un puntaje
menor al 65/100 (65%) en la Auditoria
de
Evaluación
de
las
5S.
- Existen muchas personas que no han
sido incluidas en la capacitación de 5S
- Se ha implementado las 5S en toda la
Organización, incluye además a por lo menos
una de las empresas proveedoras o clientes
de
la
Organización.
- Se ha logrado alcanzar un puntaje menor al
80/100 (80%) en la Auditoria de Evaluación
de
las
5S.
- Se han capacitado al todo el personal
- Se ha implementado las 5S en toda la
Organización, además incluye a dos o más
empresas proveedoras o clientes de la
Organización.
- Se ha logrado alcanzar superar un puntaje
de 80/100 (80%) en la Auditoria de
Evaluación
de
las
5S.
- Existe un buen control de la capacitación y
reforzamiento de la misma liderado por el
área
de
Recursos
Humanos
- Existe un programa de inducción que
incluye la formación básica en 5S
- El equipo de facilitadores está muy bien
organizado y se encarga de las
capacitaciones de 5S entre otras de interés
general para los trabajadores
- Se ha implementado las 5S a toda la Organización, incluyendo a todas
las organizaciones externas relacionadas con las actividades de la
Organización.
- Se ha logrado alcanzar un
promedio de puntaje en los últimos 3 años de 93.33/100 (93.33%) en
la
Auditoria
de
Evaluación
de
las
5S.
- La Organización puede probar en forma documentaria, que tiene las
5S funcionando con más de 3 años de antigüedad.
- La capacitación es un tema institucional manejado por el comité y
constantemente se están actualizando los temas y analizando los
resultados
INTEGRACION
- La implementación de las
5S es solamente una
iniciativa
localizada.
- No se cuenta con el apoyo
de otras áreas de la
Organización.
- Las 5S, integran o involucran a por lo
menos el 65% de los participantes
relacionados con las gerencias de la
Organización.
- Las actividades de las 5S todavía no
están plenamente integradas a los
Sistemas de Gestión y de Calidad de la
Organización.
- Las 5S, integran o involucran a por lo
menos el 80% de los participantes
relacionados con las gerencias de la
Organización.
- Todas las actividades de las 5S están
integradas a los Sistemas de Gestión y de
Calidad de la Organización.
- Las 5S integran a toda la Organización (con
por lo menos un miembro en el Comité de
las 5S, que representa a cada gerencia) y
existen planes de extender su alcance a las
organizaciones externas más importantes
involucrados en la actividad de la
Organización.
- Todas las actividades de la 5S están
integradas a los Sistemas de Gestión y
Calidad de la Organización.
- Las 5S integran a toda la Organización (en términos de participantes
del Comité de las 5S, están representadas todas las gerencias de la
Organización) y además incluye la participación en el Comité de la 5S,
de algún representante de los contratistas mas importantes
involucrados
en
la
actividad
de
la
Organización.
- Todas las actividades de la 5S están integradas a los Sistemas de
Gestión y de Calidad de la Organización. Se realizan Auditorias
Integradas,
INTEGRACION Y
RESULTADOS
No
se
observan
resultados
medibles,
solamente un incipiente
desarrollo focalizado en
algún área de trabajo. La
implementación
del
programa de 5S solo está
en progreso en una fase de
plan piloto
- Los resultados de la
implementación de las 5S, no
son tan notorios, dan la
impresión que son esfuerzos
aislados de algunas áreas. No
hay Proyectos de Mejora o
Círculos de Calidad, derivados
de la práctica de las 5S.- La
implementación de 5S está en
fase piloto y ha pasado
desapercibida en gran parte de
la Organización. No es posible
medir el impacto positivo de las
5S en otros Sistemas y/o
actividades de la Organización.No
existe
un
manejo
sistemático de capacitación en
5S.
Los
resultados
de
la
implementación de las 5S, resaltan a
la vista y con impacto positivo solo en
el área donde se aplica con más
intensidad, pero todavía no se usan
indicadores que midan el avance o
los resultados de la implementación
de 5S.- Son pocos o ninguno los
Proyectos de Mejora Continua
derivados de la práctica de 5S.- La
implementación de las 5S, ha
mejorado el Clima Laboral de la
Organización.- No se comprueba
documentariamente
que
cada
trabajador de la Organización recibe
capacitación.- La implementación
está en la fase de generalización a
toda la empresa
Los
resultados
de
la
implementación de las 5S, resaltan a
la vista pero todavía está en proceso
generar indicadores que muestren el
resultado conseguido. - Existen
algunos Proyectos de Mejora en
marcha, derivados de la práctica de
las 5S.- La implementación de las 5S,
está mejorando el Clima Laboral de la
Organización.- Las 5S tienen un
impacto positivo en otros Sistemas
y/o actividades de la Organización. Se
puede comprobar con documentos,
que cada trabajador de la
Organización recibe capacitación en
5S.
- Los resultados de la implementación de las 5S, resaltan a
la vista y también se pueden comprobar con por lo menos
2 indicadores de medición.- Existen múltiples Proyectos de
Mejora Continua, derivados de la práctica de las 5S.- La
implementación de las 5S, ha mejorado el Clima Laboral de
la Organización.- Las 5S, tienen un impacto positivo y
medible en otros Sistemas y/o actividades de la
Organización. - Se puede comprobar con documentos que
cada trabajador de la Organización recibe capacitación en
las 5S, - La organización está en plena extensión del
programa de 5S entre sus proveedores, clientes y socios
estratégicos.
CRITERIOS DE
EVALUACION
1
2
3
4
5
- No se evidencia el apoyo de la alta
dirección a las actividades del
programa
29
DIAMANTE
GANADOR POR 3 AÑOS CONSECUTIVOS DEL NIVEL
ORO con un total de 2,800 puntos como mínimo
ANEXO 1
GUIA PARA LA PRESENTACION DE INFORME DE POSTULACIÓN
En este anexo la organización concursante encontrará las indicaciones para elaborar su
informe de postulación.
El informe de postulación es importante en el proceso de evaluación, debido a que será la
base que orientará a los evaluadores a determinar el grado de implementación de las 5S en la
organización.
La evaluación se realizará a la sede seleccionada por la organización (incluyendo todas las
áreas de la sede). Si la organización posee más de una sede en la localidad o en provincias,
deberá presentar la información de la sede que postula al concurso. En caso de tener
sistematizada la documentación para todas sus sedes, deberá indicar cuál es la sede que
somete a concurso. La organización podrá postular al concurso a todas las sedes que estime
conveniente para lo cual deberá cumplir con los requisitos y cubrir los costos de manera
independiente por cada sede. No se aceptarán postulaciones por áreas de una organización o
de una sede (Por ejemplo: solo planta, solo almacenes, solo administración, etc.).
Si los evaluadores verifican a través del documento de postulación un grado de
implementación que está comprendido dentro de los parámetros de evaluación del Premio
5S, se programará una visita a la empresa a fin de corroborar la información proporcionada
sobre su implementación.
Al elaborar este documento se deberá tomar en cuenta los siguientes puntos:
1. Carátula
- Colocar logotipo de la organización.
- Razón social de la organización.
- Nombre comercial.
- Marcas de productos (Opcional)
- RUC.
- Dirección.
- Teléfono.
- E-mail.
- Página web.
2. Ficha de inscripción (Anexo2).
3. Hoja de aceptación de condiciones (Anexo3).
4. Índice (usar los títulos propuestos y n° de página).
5. Información General de la organización:
- Principales productos.
- Volúmenes de producción.
- Principales Clientes.
- Principales proveedores.
30
6.
7.
8.
9.
- N° de trabajadores.
- Posición en el mercado (% participación en el mercado).
- Organigrama.
Organización propuesta para la implementación de las 5S
En este punto mostrar cómo está estructurada la organización para la implementación de
las 5s, tareas, roles, etc.
Vocabulario (Relación de términos, abreviaciones y/o acrónimos utilizados en el
documento).
Sustento de los 04 criterios de evaluación.
Para respaldar este sustento se puede presentar copias, fotos, registros de evaluaciones,
etc.
Utilizar los mismos puntos y sub puntos que plantea el formato de postulación.
Formato de presentación
- Formato A4.
- Letra Arial 11.
- Espacio 1.5
- Anillado con la primera tapa transparente que deje observar la carátula.
- 60 páginas como máximo para sustentar la implementación de 5S.
- Los sustentos pueden incluirse como anexos.
31
ANEXO 2
FICHA DE INSCRIPCIÓN
1. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN
a. Razón Social: _______________________________________________________
b. Representante Legal: _______________________________________________
c. Nombre comercial (como la conocen los clientes): _________________________
d. RUC: ______________________
e. Giro del negocio: __________________________________________
f. Domicilio legal: ____________________________
g. Distrito________________ Provincia ______________
h. Página web de la organización: ________________________________________
i.
Correo electrónico: _______________________________________________
j.
Teléfono fijo: _______________________ Celular: _____________________
k. Fecha de inicio de actividades de la organización: __________________________
l.
Fecha de inicio de la implementación de 5S __________________________
2. DATOS DE PERSONA DE CONTACTO
Apellido paterno: _________________ Apellido materno: _____________________
Nombres: _________________________________________
DNI: _____________________________
Cargo: ___________________________________________
Teléfono: ______________ Celular: ___________________
E-mail 1: ________________________________________________
Email 2: __________________________________________________
FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE LEGAL
_______________________________________________________
NOMBRE:
DNI:
32
ANEXO 3
CONDICIONES DE ACEPTACIÓN
Declaro haber leído detenida y detalladamente y tener pleno conocimiento de los términos y
condiciones expresados en las bases del concurso Premio Nacional 5S - 2016, en el cual
participamos de manera voluntaria y ACEPTAMOS de forma expresa los resultados del Comité
Evaluador del concurso, el cual reconocemos y nos sometemos al carácter de inapelable de
sus decisiones.
Aceptamos también:
-
-
En el supuesto de la obtención de un premio nacional, la difusión del premio única y
exclusivamente está determinada a la sede respecto a la cual participó en el concurso.
Brindar las facilidades pertinentes a 2 evaluadores como mínimo en el caso de que
nuestra empresa sea seleccionada para la segunda etapa del concurso Premio
Nacional 5S que comprende visitas a la empresa.
Cubrir los gastos que demanden la participación de nuestra empresa de acuerdo a las
siguiente estructura:
1. Cuota de Inscripción:
1.1. Empresas PYMES y Grandes Empresas,
Organizaciones públicas.
1.2. Colegios y Universidades privadas, Empresas
Inscritas en REMYPE
1.3. Colegios y Universidades Nacionales
S/. 1,500.00 + IGV
S/. 1,000.00 + IGV
S/. 500.00 + IGV
2. Evaluación Presencial:
2.1
Medianas y Grandes Empresas.
S/. 5,000.00 + IGV
2.2
Pequeñas Empresas, Organizaciones Públicas
S/. 3,000.00 + IGV
2.3
Micro empresas (inscritas en REMYPE), Colegios
y Universidades Privadas
S/. 2,000.00 + IGV
Colegios y Universidades Nacionales
S/. 1,000.00 + IGV
2.4
Importante:
- Para las organizaciones en general ubicadas fuera de Lima metropolitana, se deberán
adicionar los costos totales por pasajes, viáticos, estadías y seguros para los evaluadores.
(Dos evaluadores como mínimo)
- El pago de la evaluación presencial solo aplica para una sede de la organización
participante.
………………………………………….......
(Firma del Representante Legal)
33
ANEXO 4
COMPROMISO DE RESERVA DE INFORMACIÓN
El comité organizador del Premio Nacional 5S se compromete a mantener en absoluta reserva
toda la información respecto a la participación de la organización en el concurso Premio
Nacional 5S que incluye lo siguiente:
-
Mantener la reserva sobre los resultados de las organizaciones participantes en el
concurso.
-
Confidencialidad
sobre
organizaciones
participantes
que
reconocimiento.
-
Mantener la reserva de toda información recopilada en el proceso.
Presidente
Comité Autónomo Premio Nacional 5S
34
no
obtuvieron
ANEXO 5
CRONOGRAMA 2016
Proceso de postulacion, evaluación y selección de ganadores
PROCESO
CONVOCATORIA A ORGANIZACIONES
PRESENTACION DE EXPEDIENTE DE
POSTULACION
REVISION DE EXPEDIENTE DE POSTULACION
PRIMER INFORME DE REVISION DE EXPEDIENTE
REVISION DE INFORMES POR EL COMITÉ
EVALUADOR
INFORME DE RESULTADOS de PRIMERA
EVALUACION A EMPRESAS
VISITA A ORGANIZACIONES SELECCIONADAS
GESTOR O RESPONSABLE
COMITÉ AUTONOMO 5S
FECHA
01 Marzo - 16 Mayo
EMPRESA
17 Mayo – 15 Junio
COMITÉ AUTONOMO 5S
EVALUADOR CERTIFICADO
16 Junio – 08 Julio
11 Julio - 15 Julio
COMITE TECNICO PREMIO 5S
18 Julio – 22 Julio
COMITE TECNICO PREMIO 5S
25 Julio – 05 Agosto
EVALUADOR CERTIFICADO
REVISION DE RESULTADOS
COMITE TECNICO PREMIO 5S
08 Agosto - 19 Setiembre
20 Setiembre - 30
Setiembre
ENTREGA DE INFORMES FINALES A
ORGANIZACIONES
INFORME DE RESULTADOS A GANADORES
ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS - ceremonia
central
COMITE TECNICO PREMIO 5S
03 Octubre - 11 Octubre
COMITÉ AUTONOMO 5S
14 Octubre
1era Semana de
Noviembre
COMITÉ AUTONOMO 5S
35
CATEGORIAS DE POSTULACION
TIPO DE EMPRESA
VENTAS MAXIMAS ANUALES
Microempresa
hasta 150 UIT
Pequeña Empresa
+de 150 a 1700 UIT
Mediana Empresa
+de 1700 a 2,300 UIT
Gran Empresa
+ de 2,300 UIT
Colegios y Universidades
NO SE REQUIERE
Instituciones Públicas
NO SE REQUIERE
Sectores:
 Manufactura
 Minería
 Comercio
 Servicios
 Educación
 Público
36
CONVOCATORIA Y POSTULACIÓN
FASE PREVIA.
La fase previa comienza con la publicación de convocatoria del Premio Nacional 5S - 2016 y la
difusión de las bases correspondientes.
Desde el momento de difusión de las bases 2016, las organizaciones interesadas podrán
presentar su postulación mediante la “Ficha de inscripción” presentándola en la oficina de
AOTS PERU, (la que podrá encontrar en el Anexo 2 de las presentes bases) debidamente
llenada, junto al comprobante de abono por concepto de “Postulación al Premio Nacional 5
Perú – 2016”. www.aotsperu.com
Recibida la ficha de inscripción, AOTS PERU remitirá un acuse de recibo a la organización
postulante, analizará la documentación presentada y confirmará la aceptación de la
postulación.
La fecha límite de inscripción para postular al concurso Premio Nacional 5S - 2016 es el 15 de
Junio del 2016. Desde la convocatoria con las Bases del Premio se otorgará un tiempo
prudencial, como se indica en el cronograma, para la redacción del expediente, documento
fundamental para la postulación al Premio Nacional 5S Perú - 2016 , el cual debe reflejar la
realidad de la organización postulante de forma concisa y precisa, ya que en la siguiente Fase
II, Visita de Evaluación, se realizará la comprobación de la implementación.
Recibido el expediente de postulación, se analizará el cumplimiento de los requisitos
establecidos en relación al formato y contenido del mismo. Si el expediente cumple dichos
requisitos, se enviará la confirmación de aceptación de documentación a la organización. En
caso de que el expediente tenga algunas no conformidades menores, se permitirá a la
organización la subsanación y adecuación del expediente en el plazo de 5 días hábiles. En caso
de presentar no conformidades mayores o no adecuación a los requerimientos, el expediente
podrá no ser considerado.
EVALUACIÓN DEL RELATORIO. FASE I.
Los Evaluadores, seleccionados entre expertos profesionales de la Asociación AOTS PERU, e
integrados en equipos de evaluación, examinarán el expediente de las organizaciones
postulantes de forma individual, grupal e imparcial, manteniendo en todo momento la
imparcialidad y confidencialidad de la información recibida.
Finalizado el análisis por parte de los equipos de evaluación, la documentación resultante
(Informe de evaluación de la implementación) será remitida al Comité Técnico del Premio
Nacional 5S Perú - 2016.
El Comité Técnico del Premio Nacional 5S Perú – 2016 participará en la selección de
organizaciones que acceden a la fase de visita de evaluación, siendo informados del listado
37
completo de todas las organizaciones postulantes con la puntuación obtenida, y analizando la
documentación que sea necesaria para su evaluación y selección.
AOTS PERU informará a todas las organizaciones postulantes de su situación, de forma
personalizada y confidencial.
VISITA DE EVALUACIÓN. FASE II.
Todas las organizaciones seleccionadas recibirán una visita de evaluación (Fase II) para
continuar en el proceso, que contrastará la información contenida en el expediente de
postulación. Igualmente los miembros del Comité Organizador integrado por prestigiosas
organizaciones ligadas a Japón podrán visitar las instalaciones de la organización concursante
a manera de observadores para apreciar el nivel de implementación de 5S que ha alcanzado la
organización concursante (No emitirán ningún juicio ni calificación), para ello se solicitará el
permiso correspondiente con la debida anticipación.
En el caso en que se necesite clarificar determinados aspectos contenidos en el expediente, la
organización postulante puede presentar datos y evidencias adicionales, que podrían
modificar la valoración final de la evaluación, por lo que la información básica y principal debe
estar contenida en el expediente. Si se diera una variación en la puntuación entre las fases I y
II tendrá una justificación cualitativa elaborada por el equipo de evaluación.
El equipo responsable de esta visita estará formado por un coordinador Principal acompañado
por una representación del equipo evaluador.
La visita de evaluación se realizará en la semana del 08 de Agosto al 19 de Setiembre del 2016.
La duración de la visita será determinada en función del tamaño y características de la
organización postulante.
Como consecuencia de la visita, el equipo evaluador actualizará y complementará el Informe
de Retorno Final.
REUNIÓN DEL COMITÉ AUTONOMO DEL PREMIO 5S. FASE III.
El informe final, junto a la información y documentación recabada a lo largo del proceso, será
analizado por los miembros del Comité Autónomo del Premio Nacional 5S, integrado por
representantes de las organizaciones peruano japonesas, así como por personalidades e
Instituciones japonesas que por su prestigio y trayectoria realzan la trascendencia del proceso
de evaluación y enriquecen el fallo del Comité Autónomo del Premio Nacional 5S.
Tras el estudio de la documentación, el Jurado emitirá su Fallo para cada una de las categorías
del Premio Nacional 5S - 2016.
El Comité Autónomo podrá designar a más de un galardonado por categoría, y también podrá
declarar desierta una o varias categorías. La decisión del comité será inapelable.
Finalizado el proceso, todas las organizaciones participantes en el Premio Nacional 5S Perú 2016 recibirán, el informe final emitido por el equipo evaluador con el análisis y conclusiones
de la evaluación.
38
CEREMONIA DE ENTREGA DEL PREMIO NACIONAL 5S. FASE IV.
La entrega de trofeos a las organizaciones galardonadas con el Premio Nacional 5S Perú - 2016
tendrá lugar en una ceremonia central, en los primeros días del mes de Noviembre del 2016,
la cual se desarrollará dentro de las instalaciones de la Asociación Peruano Japonesa.
39
40