1. No category

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Clasificación y Archivo
INTRODUCCIÓN
El archivo es la memoria única de los documentos originales del accionar vital
de la empresa. Esa memoria se ha convertido en una de las principales
fuentes de antecedentes para la toma de decisiones empresariales.
El volumen de papeles con los cuales opera la empresa crea una cantidad de
documentos no controlables, siendo éstos de muy diversas características y
aplicaciones. A ello se suma la conservación de memorias magnéticas y las
micropelículas.
Los programas de toda empresa moderna incluyen estudios de los archivos
activos, inactivos, históricos, la prescripción legal y comercial, el planeamiento
de la entrada del material al archivo y la reducción de costos mediante un
correcto planeamiento de los archivos.
La organización de estos documentos debe hacerse con método, orden y
precisión, puesto que deben ser incorporados a esa “memoria colectiva” que es
el archivo de una empresa.
La función del archivo resulta así fundamental y requiere, para su
desenvolvimiento, el uso de material apropiado y de una técnica adecuada. Su
campo de responsabilidad se ha venido extendiendo hasta abarcar los más
valiosos órdenes del quehacer empresarial.
Los fines del Archivo
 Satisfacer, de la mejor y más económica manera, las exigencias de la
empresa con el objeto de conservar la información y la documentación que
interese a la misma.
 Constituirse en un centro activo de información y de documentación entre
las dependencias de la empresa.
 Crear un instrumento útil y de control funcional del movimiento de la
empresa.
 Instituir un centro de promoción del trabajo.
 Asegurar una perfecta conservación de los documentos
Técnicas de Organización
 Necesidad de crear un servicio de archivo idóneo.
 Disponer de personal competente.
 Asignar al archivo un local adecuado y de fácil acceso.
 Emplear un sistema racional para la clasificación del material.
Clasificación y
Archivo
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 Instalar el mobiliario de archivo adecuado
 Limpiar periódicamente el archivo de los documentos inútiles.
 Hacer funcionar un archivo de los documentos inútiles.
 Tener el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un
director calificado.
 Requerir la colaboración de toda la empresa para una buena gestión de los
servicios.
DEFINICIONES
Archivar
Es el arte de colocar y conservar en un mismo sitio, debidamente clasificados,
toda la correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con una
persona o firma, con cierta división geográfica o sobre determinada materia, en
forma tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción o pérdida y que, a
la vez, se facilite su localización y manejo en cualquier momento.
En otras palabras, archivar es el proceso de clasificar y colocar la
correspondencia y documentos de tal forma que estén protegidos y puedan
encontrarse inmediatamente en caso necesario.
Archivar no quiere decir simplemente guardar la correspondencia y
documentos para quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar
sistemáticamente dichos documentos y correspondencias de modo que
puedan ser localizados prontamente.
Documentos que se archivan
 La correspondencia que se recibe y las copias de las que se redactan en
toda oficina, las facturas, los recibos, los cheques cancelados y los estados
de cuenta.
 Escrituras, historias clínicas, planes en general, tanto de las oficinas de
profesionales como del gobierno.
 Catálogos, libros, recortes de periódicos y revistas.
 Tarjetas con distintas informaciones.
Sistemas de Clasificación de los Archivos
Existen básicamente dos sistemas y subdivisiones:
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Clasificación y Archivo
A. Sistema de clasificación directo (alfabético): el sistema directo de
clasificación es aquel en el que los documentos se clasifican por
nombres de personas e instituciones, alfabéticamente. En este sistema
los documentos se clasifican y se archivan bajo el apellido de las
personas o firmas comerciales, conforme a las “Reglas Alfabéticas de
Archivo”.
B. Sistemas de clasificación indirectos
Numéricos: los sistemas de clasificación indirectos numéricos son aquellos
en que los documentos se clasifican y archivan por números y necesitan de
un índice alfabético para localizar el documento.
Por materia o contenido: en este sistema los documentos se clasifican y
archivan bajo el tema de que trata dicho documento.
Por lugares geográficos: en este sistema los documentos se clasifican y
archivan por lugares geográficos, continentes, regiones, países, ciudades o
comunidades menores.
Importancia documental de la Conservación
En los archivos se conservan documentos únicos en su género. Por ejemplo
las notas de un departamento, cuyos únicos originales posee ese
departamento.
Técnica de Archivo
Consiste en una disciplina sistematizada y metódica, basada en normas y
reglas aptas para la organización científica del material, impreso o manuscrito,
que se acumula en las instituciones diariamente.
REGLAS ALFABÉTICAS DE ARCHIVO
Generalidades
Las reglas alfabéticas de archivo sirven para unificar la clasificación y el
ordenamiento de los documentos alfabéticamente. Dichas reglas están
adaptadas a las modalidades de las instituciones y empresas del país,
conservando su validez internacional.
Unidad de Archivo
Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de
una persona, sociedad, corporación o institución, salvo las excepciones que
más adelante se explican, constituyen una UNIDAD de archivo.
Inversión
Clasificación y
Archivo
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Consiste en poner en primer término el o los apellidos, luego el signo de la
coma, después el nombre de pila y por último, el intermedio.
Ejemplos:
1.
2.
3.
4.
El apellido o apellidos
La coma
El nombre de pila o primer nombre
El nombre intermedio
:
:
:
:
Alvarenga
,
Andrea
Lorena
Esto es: Alvarenga, Andrea Lorena
Principios fundamentales
Son inseparables del concepto de unidad de archivo; tres principios previos al
estudio de las reglas alfabéticas son:
A. Cuando la primera unidad de cada nombre de persona, sociedad o
institución es distinta, ésta decide el orden alfabético. Ejemplos:
Nombres de Personas
Inversión
Se archiva
Ricardo Ferreira
Noemí Marecos
Mario Alcaraz
Ferreira, Ricardo ............................
Marecos, Noemí ............................
Alcaraz, Mario
…………………
B. Cuando la primera, segunda, tercera o cuarta unidad de cada nombre
de persona, sociedad o institución es idéntica, la próxima, al ser distinta,
decide el orden alfabético. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Inversión
Se archiva
Juan José Mendoza
Mendoza, Juan José ............................
Juan Javier Mendoza
Mendoza, Juan Javier............................
Juan Joel Mendoza
Mendoza, Juan Joel …………………
C. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es idéntica a
aquella. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Inversión
Se archiva
Lucas Martini
José Martí
Elena Martín
Martini, Lucas ..........................
Martí, José
...........................
Martín, Elena ...........................
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Clasificación y Archivo
NOMBRES DE PERSONAS
1. Apellidos
Cuando los apellidos de dos o más personas son distintos, éstos deciden el
orden alfabético. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Rocío Melgarejo
Carolina Arias
Cristina Mercado
Cecilia Pane
....................................
....................................
....................................
....................................
2. Dos Apellidos
El apellido paterno y el materno forman una sola unidad de archivo, vayan o
no separados por un guión. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Laura Ocampos Velázquez
Diana Ortiz Rodríguez
Marta Gauto Báez
Romina Ocampos V.
………………………….
………………………….
………………………….
………………………….
3. Nombre de pila o primer nombre
Cuando los apellidos de dos o más personas son iguales, el orden alfabético
lo determinan los nombres de pila. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
César LLamosas
Carmen LLamosas
Cinthia LLamosas
Carolina LLamosas
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
4. Nombre intermedio o segundo nombre
Cuando los apellidos y los nombres de pila son iguales, el orden alfabético
lo determinan los nombres intermedios. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Nelson Daniel Verón
Nelson Ariel Verón
Nelson David Verón
Nelson Damián Verón
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
Clasificación y
Archivo
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5. Prefijos en nombres y en apellidos
Las partículas o prefijos en nombres y en apellidos se consideran como
parte del mismo.
Ambos constituyen una sola unidad de archivo
conservando su lugar. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
De la Paz D’Agostino
Ma. Del Carmen Da Silva
De las Nieves Da Costa
Gabriela Di Martino
Diana De los Ríos
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
6. Nombres raros
Cuando se hace difícil o imposible decidir qué parte del nombre es el
apellido, el nombre debe ordenarse tal como está escrito y se hace
referencias. Ejemplos:
Nombres
Florentín Alfonso
Su Lee Chang
Se clasifican
……………………………..
……………………………..
……………………………..
7. Iniciales
Una inicial se considera una unidad de archivo. En la comparación de las
unidades entre sí, preceden a todos los nombres que comiencen con esa
misma letra. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Miriam Paola Acosta
M. Paola Acosta
Miriam P. Acosta
…………………………….
…………………………….
…………………………….
8. Abreviaturas
Un nombre de pila o nombre intermedio escrito en forma abreviada se
considera como si estuviera todo escrito en la comparación, siempre que se
conozca el significado de dicha abreviatura.
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Fco. Emilio Gamarra
Fdco. Emilio Gamarra
Fndo. Emilio Gamarra
Fabio Emilio Gamarra
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
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Clasificación y Archivo
9. Nombres de mujeres casadas
El nombre de la mujer casada consta de: 1) primer nombre, 2) segundo
nombre, 3) el apellido de soltera, 4) la preposición “de” y 5) el apellido del
esposo. Estos nombres se clasificarán por el apellido de soltera y se
recomienda referencia por el apellido del esposo. La preposición “de” no
constituye unidad de archivo y se la pone entre paréntesis. El apellido de
soltera y el del esposo forman una sola unidad de archivo. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Se clasifican
……………………………………
……………………………………
……………………………………
En caso de firmar la mujer casada con la inicial de soltera u omisión de la
misma, se clasifica y archiva directamente por el apellido del esposo, hasta
que se logre aclarar su apellido. Ejemplos:
Ana Díaz de Arguello
Celeste Centurión de Ortega
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Sara M. de López
Claudia de Benítez
Celeste Vda. De Ortiz
…………………………………
…………………………………
…………………………………
10. Títulos
Un título profesional, grado académico, eclesiástico o militar no forman
unidad de archivo y se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Si se encuentran dos nombres exactamente iguales diferenciados
por el título, éste determina el orden alfabético.

Si hay dos o más nombres exactamente iguales y uno de ellos va
precedido por un título, se clasifica primero el que no lleva título.

Si a un título le sigue un nombre incompleto, se clasifica tal como
está escrito, considerando el título como una unidad de archivo.
Ejemplos
Nombres y Apellidos
Se clasifican
Arq. Daniel Barreto Cabañas
Lic. Julio César Jara
Dr. Bogado
Dr. Daniel Barreto Cabañas
Ing. Julio César Jara
General Martínez
Padre Claudio
Julio César Jara
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
.....................................
Clasificación y
Archivo
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11. Designaciones cronológicas
Una designación cronológica, tal como Hijo (h) en castellano, Junior (Jr.)
en inglés o “II” “IV” en números romanos se considera una unidad de
archivo. Ejemplos:
Designaciones
Se clasifican
Robert Ford Jr.
Federico II
Andrés Fanego Hijo
Federico IV
Federico III
………………………
……………………....
………………………
………………………
………………………
12. Direcciones
Cuando los nombres de dos o más personas son iguales, se determina el
orden por el nombre de la ciudad; si éstos son iguales se tiene en cuenta el
nombre de las calles y si ellos fuesen a su vez iguales se deben tener en
cuenta los números de las casas, hasta encontrar la diferencia. Ejemplos:
Nombres y Apellidos
Direcciones
David Martínez Ocampos
David Martínez Ocampos
David Martínez Ocampos
David Martínez Ocampos
David Martínez Ocampos
Concepción
Asunción, Yegros 130
Caacupé
Asunción, Yegros 114
Asunción, Palma 520
Se clasifican
Nombres y Apellidos
Direcciones
Martínez Ocampos, David
Martínez Ocampos, David
Martínez Ocampos, David
Martínez Ocampos, David
Martínez Ocampos, David
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
NOMBRES DE EMPRESAS E INSTITUCIONES
Regla General
1. En la regla general, los nombres de empresas e instituciones se
consideran tal cual como están escritos y cada una de sus partes es una
unidad de archivo
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Clasificación y Archivo
Cuando el nombre de la empresa o institución comienza con el nombre de una
persona, debe procederse a la inversión del mismo. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Importaciones Ángel Ovelar
Alcides González Comercial
Agencia Comercial Internacional
Nicolás Bo S.A.
…………………………………
…………………………………
…………………………………
…………………………………
2. Palabras que no se toman en cuenta al clasificar
Las preposiciones, conjunciones, artículos y contracciones no se consideran
unidades de archivo y las mismas se encierran entre paréntesis en el lugar en
que se encuentran.
Artículos El, La, Los y Las
Cuando un artículo es la primera palabra del nombre de una firma, se escribe
entre paréntesis al final del nombre.
Excepción
Cuando el nombre de una firma tiene un nombre geográfico que se escribe con
cualquiera de los artículos “el, la, los y las” se considera como parte integrante
de la unidad. Ejemplos:
Nombres
Se clasifica
Electrodomésticos El Altillo
El Rincón del Chocolate
Los Ángeles Turismo
La Preferida Confitería
La Encarnacena Viajes S.A.
…………………………………….
…………………………………….
…………………………………….
…………………………………….
…………………………………….
3. Abreviaturas
Una abreviatura en el nombre de una firma, aun cuando conste de una sola
letra, se considera como si estuviera escrita la palabra completa, a los efectos
de la comparación. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Cuevas Hnos.
Cuevas S.R.L
Cuevas S.A.
Cuevas y Cía.
Juan Cuevas S.A.
……………………………...
……………………………...
………………………………
………………………………
………………………………
Clasificación y
Archivo
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4. Letras solas
Una o más letras solas, separadas o no por coma, punto o guión, se
consideran cada una de ellas una unidad de archivo y precede a todos los
nombres, dentro de la misma unidad, que comiencen con esa letra. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
MR Organización
Hernán Aguilera
A.B. Arquitectura
Ricardo Martínez Auditor
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
5. Apellidos separados por coma o guión
Si no van precedidos de un nombre de pila, los apellidos separados por coma
o guión, en los nombres de empresas se consideran unidades de archivo
separadas y se hacen referencias. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Pérez, Ramírez y Cía.
Alcaraz-Barboza Asociados
Zaida Pérez Ramírez y Cía.
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
6. Números
Un número en el nombre de una firma se considera cuando sea necesario,
como si estuviera escrito en letras, a los efectos de la comparación, y
constituye una sola unidad de archivo. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Farmacia 1811
Artesanía 5ª. Avenida
Farmacia la Milagrosa
Artesanía Quintana
Artesanía 5 estrellas
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
7. Nombres Geográficos
Cada una de las partes de un nombre geográfico usado en la denominación de
una firma constituye una unidad de archivo, conservando siempre su lugar.
Ejemplos:
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Clasificación y Archivo
Nombres
Se clasifican
Santa Elena Confecciones
San Lorenzo Transporte
Santa María Farmacia
San Miguel Tejidos
San Antonio Joyas
……………………………….
……………………………….
……………………………….
……………………………….
……………………………….
8. Artículos y Prefijos en idioma extranjero
Los artículos y prefijos ajenos al español usados en el nombre de una firma
constituyen una unidad de archivo separada. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Le Galión Antiguedades
L’Etoile Boutique
Che Arasa Artesanía
Il Manggiare Pizzería
L’Amour Florería
............................................
............................................
............................................
............................................
............................................
9. Títulos
Un título en el nombre de una firma es una unidad de archivo. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
La Princesa Tienda
Duque Alberto Sastrería
Príncipe Andrés Corbatas
Reina Ana Bijouterie
…………………………
…………………………
…………………………
…………………………
10.Siglas
Cuando una firma o institución es más conocida por las siglas que por sus
nombres, se recomienda hacer referencia en las siglas (en caso de no conocer
el significado de las siglas) y los documentos se clasifican y archivan bajo el
nombre completo. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
ACISA – Automotores Com. E Indust. S.A.
SENASA- Servicio Nac. De Saneam. Amb.
APA- Autores Paraguayos Asociados
…………………………….
…………………………….
…………………………….
11. Direcciones
Cuando los nombres de dos o más negocios en diferentes ciudades son
idénticos, los nombres se arreglan alfabéticamente según los nombres de las
ciudades; si están dentro de una misma ciudad, los nombres de las calles
Clasificación y
Archivo
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deciden el orden alfabético y si también éstos son iguales, lo determinan los
números. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Farmacenter, Asunción, Palma 343
Farmacenter, Encarnación
Farmacenter, Villarrica
Farmacenter, Asunción, Palma 382
………………………………………
………………………………………
……………………………………...
……………………………………..
Los nombres de los países o estados no se consideran, a menos que se trate
de nombres idénticos de ciudades en diferentes países o estados. Ejemplos:
Naviera Intercontinental, Concepción, Chile
Naviera Intercontinental, Concepción, Paraguay
Naviera Intercontinental, Concepción, Uruguay
12. Bancos
Los nombres de los Bancos se ordenan de acuerdo con la regla general de los
nombres comerciales, es decir tal como aparecen escritos. Con el fin de
identificar el lugar geográfico donde los bancos estén localizados, se agrega al
final el nombre de la ciudad y país. Ejemplos:
Banco Nacional (de) Fomento - Asunción, Paraguay
Banco Exterior – Encarnación, Paraguay
Itaú – Villarrica, Paraguay
ABN Amro Bank – Asunción, Paraguay
Se Archiva
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
………………………………………………………..
13. Nombres de Municipalidades, Iglesias, Instituciones de
Enseñanza, Clubes, Asociaciones y otras Organizaciones
similares
Se aplica la regla general de los nombres comerciales que dice:
considera tal como están escritos”. Ejemplos:
Nombres
Se clasifican
Hospital de Clínicas
Municipalidad de Lambaré
Club de Leones del Barrio Sajonia
Escuela Nacional de Vocalización
Hospital de Barrio Obrero
…………………………
…………………………
…………………………
………………………..
………………………..
“se los
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Clasificación y Archivo
14. Oficinas de Gobierno
Los nombres de las instituciones oficiales se clasifican y archivan por los
países de donde provienen, si el archivo es internacional. Si es nacional, por
los nombres de las instituciones.
Por ser de uso común, en todas las oficinas de gobierno no se consideran
unidad de archivo las palabras: Ministerio, Dirección General, Dirección,
Departamento, División, Sección u Oficina y los mismos van encerrados entre
paréntesis. Ejemplos:
República del Paraguay, Ministerio de Hacienda.
Dpto. de Recursos Humanos.
República de Colombia, Ministerio de Relaciones Exteriores
Dirección de Tratados Internacionales.
República Argentina, Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Dirección General de Fauna y Flora.
República del Paraguay, Ministerio Hacienda.
Dirección General de Recaudaciones.
Se clasifican
…………………………………………..
………………………………………….
………………………………………….
…………………………………………..
………………………………………….
………………………………………….
…………………………………………..
………………………………………….
………………………………………….
…………………………………………..
………………………………………….
………………………………………….
15. Organismos Internacionales
Los organismos internacionales están dados en varios idiomas y son más
conocidos por sus siglas (formas breves) que por el nombre completo. En este
caso, se recomienda archivar por las siglas e irán acompañadas de sus
respectivas ciudades. No se hace referencia ni se tiene en cuenta el nombre
completo; cada letra es una unidad de archivo. Ejemplos:
Clasificación y
Archivo
15
Nombres
Se clasifican
OPS Lima
BID Medellín
FMI Washington
FAO Bs. As.
…………………
…………………
…………………
…………………
MATERIALES DE ARCHIVO
Muebles de Archivo
Es el mueble usado para guardar las carpetas que contienen los documentos
en forma ordenada detrás de cada guía. Los muebles más usados están
confeccionados de madera o acero y generalmente están compuestos por
cuatro a cinco cajones llamados gavetas.
Guías
Las guías son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. en
la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la
tarjeta, donde aparece el título.
Las guías tienen dos funciones principales y son las siguientes:
 Sirven como señales para guiar al ojo rápidamente a los sitios que se desea
dentro de la gaveta.
 Ayudan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta en
posición vertical.
Posiciones de las pestañas
Las pestañas superiores en las guías pueden tener distintas posiciones que
varían de acuerdo con el sistema y con la casa que las produce. Las
posiciones dependen del número de divisiones que se han hecho en el ancho
de las guías. Pueden ser de una, dos, tres, cuatro y cinco posiciones.
Rótulos de las pestañas
Lo que va impreso en la pestaña de las guías es lo que en archivo se
denomina rótulo o título de la pestaña.
De acuerdo con las características de los rótulos, éstos se clasifican en:
 Rótulos fijos sencillos: son los que van impresos en las pestañas de las
guías con una sola letra o una combinación de letras. Los nombres que se
han de archivar detrás de las guías con este tipo de rótulo son aquellos que
empiezan con la letra o título impreso en dicha pestaña.
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Clasificación y Archivo
 Rótulos fijos dobles o cerrados: son aquellos que además de
indicar donde comienza una sección del archivo indican donde termina
dicha sección. A veces estos rótulos dobles están escritos uno al lado
del otro, separados por un guión y otras veces se escriben uno debajo
del otro.
Estos tienen la ventaja de ofrecer todas las combinaciones de letras del
alfabeto. Hay un tipo especial de rótulo cerrado llamado múltiple, que además
de indicar el comienzo y final de la sección alfabética indica la parte o partes
de dicha sección que se usan más frecuentemente.
Carpetas
Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para
poner en ella el nombre o tema de acuerdo con la materia que se guarda en la
carpeta. Como en las guías, las pestañas de las carpetas pueden ocupar
distintas posiciones.
Al archivar la correspondencia, encontramos dos tipos de corresponsales y
materias:
 Activo: cuando reciben cinco o más papeles o documentos de una persona
o contenido, durante el periodo de archivo.
 Inactivo: cuando se reciben menos de cinco papeles o documentos
relacionados con un mismo corresponsal o material, durante el periodo de
archivo.
Generalmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran
carpetas para los dos tipos de corresponsales. Así se tienen carpetas
individuales para los corresponsales activos y carpetas misceláneas para los
inactivos.
Carpeta individual: al acumularse cinco o más papeles de un mismo
corresponsal o contenido se habilita una carpeta individual. En la pestaña de
la carpeta se escribe el nombre del corresponsal o contenido. En esta carpeta
se archivan las correspondencias de una sola persona o contenido. Esta
correspondencia incluye papeles o documentos originales recibidos y copias de
los que se envían.
Generalmente, cuando se desea un papel de los archivos se da la fecha y el
nombre. Por consiguiente, es imprescindible tener todos los papeles dentro de
una carpeta individual, ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre
arriba los de fechas más recientes. Se procede de esta manera porque son los
que más posibilidad tienen de ser solicitados.
Carpeta miscelánea o general: a menos que se pueda determinar desde el
principio que un corresponsal o materia será activo, el primer papel o documento
recibido o dirigido a dicho corresponsal se debe poner en la carpeta miscelánea o
general. Allí se colocan los documentos de varias personas, entidades o materias
Clasificación y
Archivo
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hasta considerarlos de bastante importancia para habilitarles una carpeta individual.
Esta carpeta se usa para corresponsales o materias inactivas.
Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordenan en primer término de
acuerdo con el orden alfabético de los nombres y luego, si existen dos o más
papeles de la misma procedencia, en orden de fechas, colocando arriba el
documento de fecha más reciente.
Periodo de archivo
El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos años, dependiendo de las
necesidades de la firma o institución.
Recomendaciones
El archivo debe hacerse diariamente, no dejar que se acumulen trabajos, pues
puede pasar que más tarde sea ineficiente. Solamente los empleados y encargados
de los archivos deben archivar y buscar documentos en los mismos. Cuando el
empleado está ausente en la oficina, puede permitirse que otras personas busquen
documentos en los archivos, pero no debe permitirse que los guarden, pues podrían
colocarlos fuera de sitio.
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
Al llegar la correspondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al
siguiente procedimiento que consta de cinco pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
Inspeccionar los documentos.
Determinar bajo qué nombre o contenido se archivará.
Marcar el nombre o contenido y la referencia si la hubiere.
Clasificar los documentos según el sistema adoptado.
Archivar la correspondencia.
Inspeccionar los documentos
Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o están autorizados para su
archivo, lo que equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de la persona
que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento que no está
autorizado debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorización.
Determinar el nombre o materia bajo el cual se va a archivar
Se trata de determinar el nombre o título bajo el cual se va a archivar el documento.
Hay cinco posibilidades:
1.
2.
3.
4.
Bajo el nombre del membrete.
Bajo el nombre de la persona o compañía a quien está dirigida la carta.
Bajo el nombre de la firma.
Bajo el nombre o materia mencionada en la carta.
18
Clasificación y Archivo
5. Bajo el nombre del lugar (pueblo, ciudad o país) de procedencia.
Al seleccionar el título bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la
persona encargada deberá determinar cuál será el título más probable bajo el
cual se puede pedir la correspondencia de los archivos. Si es que un papel o
documento puede ser requerido bajo distintos nombres, se debe archivar bajo
el título más lógico o importante y se debe hacer referencia al otro u otros
nombres o contenido.
SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO
El sistema de archivo alfabético es el que hace uso del alfabeto para ordenar
los nombres de personas, sociedades y contenido siguiendo las reglas para
ordenar alfabéticamente. Es un sistema de archivo directo porque se archiva
por el nombre de la persona, por el de la institución o empresa y bajo
determinada materia o contenido. Este sistema no necesita archivo de tarjetas
como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas.
El alfabeto y la secuencia correcta de las letras dentro del mismo se usan en
todos los sistemas de archivo, ya que son los nombres los que generalmente
constituyen los títulos bajo los cuales se archiva todo documento.
En los archivos alfabéticos, los títulos son nombres de personas, instituciones
o empresas.
En los sistemas geográficos, los títulos son los nombres de los lugares.
En los sistemas por materia o contenido, los títulos son los nombres de cosas
o categorías.
En los sistemas numéricos, los títulos son números que se han asignado a
nombres o materias los cuales son catalogados alfabéticamente en un índice.
Materiales
En este sistema se utilizan guías y carpetas que pueden ser del tamaño carta u
oficio.
Guías: hechas de cartón resistente, con pestañas en la parte superior donde
aparece escrito el título. Las pestañas pueden tener hasta cinco posiciones.
Carpetas: hechas de cartulina dobladas en dos con pestañas en la hoja de
atrás donde se pone el nombre o contenido de la misma.
Las carpetas pueden ser del tipo “individual” o del tipo “miscelánea”. En la
individual, que corresponde a una sola persona o contenido, se guardan
documentos de los corresponsales activos, colocando siempre arriba el
documento de fecha más reciente.
Clasificación y
Archivo
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En la miscelánea o general, que pertenece a corresponsales inactivos (los que
reúnen cinco papeles o documentos), se archivarán los documentos teniendo en
cuenta en primer término el orden alfabético de los nombres y luego el orden de
fecha, colocando el de fecha más reciente arriba. Los documentos permanecen en
esa carpeta hasta considerarlos de bastante importancia para habilitarles una
carpeta individual.
SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO
En este sistema se asigna mayor importancia a las divisiones geográficas ya que se
tienen en cuenta para la clasificación los nombres de países, estados,
departamentos, ciudades, pueblos, calles y zonas.
Es un archivo con base alfabética en el que se considera en primer lugar la posición
geográfica (lugar donde reside el corresponsal o cliente) y luego el nombre o
contenido del documento.
Ciertas instituciones o empresas, por la naturaleza de sus operaciones, encuentran
muy ventajosa la aplicación de este sistema. Por ejemplo: el Ministerio del Interior
en la supervisión de las Delegaciones de Gobierno o las Compañías de Seguros.
Carpetas:
Este sistema utiliza dos clases de carpetas: las individuales y las misceláneas. Se
preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal o cliente sea lo
suficientemente activo que lo justifique. Los títulos de estas carpetas llevan primero
el nombre de la ciudad o pueblo y luego el nombre del corresponsal.
En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de los corresponsales o
clientes inactivos. En principio hay tres clases de carpetas misceláneas: las
alfabéticas, las departamentales y las de capitales de departamentos. Puede
presentarse el caso de que en una carpeta miscelánea alfabética o departamental,
se acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo. Entonces se
debe habilitar una carpeta miscelánea con el nombre de dicha ciudad o pueblo. En
este caso tendríamos cuatro clases de carpetas misceláneas: las alfabéticas, las
departamentales, las de capitales de departamentos y las de ciudades o pueblos.
Orden de guías y carpetas en la gaveta de archivo:









Guía de la unidad principal (nombre del país).
Guía alfabética.
Guía departamental.
Guía de la capital del departamento.
Carpeta individual.
Carpeta miscelánea de la capital del departamento.
Carpeta miscelánea de la ciudad o pueblo.
Carpeta miscelánea departamental.
Carpeta miscelánea alfabética
20
Clasificación y Archivo
Tarjetero o guía auxiliar: En un archivo en el que se emplea el sistema
geográfico, debe usarse un tarjetero auxiliar para el control y registro del
contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la búsqueda de papeles. Se
debe habilitar una tarjeta por cada corresponsal o cliente y señalar en la misma
el lugar exacto en que se encuentran los documentos de dicho corresponsal o
cliente.
Las tarjetas se archivan por orden alfabético, teniendo en cuenta el nombre de
la persona, institución o razón social. Las referencias se hacen en el tarjetero.
SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO
En el sistema numérico se asigna a cada nombre de persona, institución, razón
social o contenido un número y todos los documentos correspondientes se
archivan en la carpeta con ese número.
El sistema numérico, se considera indirecto, porque necesita una fuente
auxiliar de información (índice alfabético) con el fin de averiguar el número
asignado, para luego poder buscar o archivar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, este sistema puede usarse ventajosamente en las
siguientes circunstancias:
 En negocios donde los papeles o documentos se agrupan alrededor de
casos determinados, contratos u operaciones que se mantienen activos por
periodos largos, pero indefinidos y que requieren referencia extensiva
permanente.
 En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un
nombre. Algunos departamentos dentro de una misma institución se
dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de
personas. Es, por lo tanto, más eficiente clasificar los documentos de
dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de seguros
usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados.
En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres
de personas mediante el uso de títulos numéricos.
SISTEMA DE ARCHIVO POR MATERIA O CONTENIDO
En este sistema la ordenación de documentos o correspondencias se hace de
acuerdo con el contenido o tema de que tratan los mismos. Del texto de la
carta o documento se determina el tema bajo el cual se ha de archivar. Los
nombres de personas, instituciones o firmas comerciales se consideran en
grado mínimo.
La Dirección de una empresa está más interesada en cuadros completos que
en detalles aislados, por consiguiente sus archivos se deben ordenar por
materia o contenido. Los archivos de un gerente de ventas, por ejemplo, se
ordenarán mejor de acuerdo con el contenido, sin embargo un departamento
Clasificación y
Archivo
21
de créditos estará más interesado en nombres de determinadas zonas y se
organizarán sus archivos de acuerdo con un sistema alfabético, numérico o
geográfico.
Como el archivo por materia se hace de acuerdo con cierta descripción del
contenido y no todas las personas describen un contenido de la misma forma,
este sistema no es tan fácil como los otros donde se usan nombres específicos
o números como títulos de las guías y carpetas. En un archivo alfabético, el
apellido Cáceres no podrá confundirse con Amarilla, así como en un archivo
geográfico no se podrá confundir Coronel Oviedo con Paraguarí; tampoco
podrá confundir en un archivo numérico el número 1467 con 4322. Sin
embargo, en un archivo por materia o contenido, los documentos archivados
bajo el título de máquinas de escribir podrían solicitarse también bajo el de
máquinas de oficina.
Combinaciones
El sistema de archivo por materia o contenido puede combinarse con arreglos
alfabéticos y numéricos. Los arreglos alfabéticos son: el diccionario y el
enciclopédico. Los arreglos numéricos son: el Dewey y el Dúplex.
Arreglos alfabéticos:
 Diccionario: en el cual no existe relación lógica entre los temas y sólo se
sigue el orden alfabético.
 Enciclopédico: en el cual las materias se agrupan siguiendo un orden lógico
y la secuencia alfabética.
Ejemplos:
 Arreglo alfabético. Diccionario
Actas-Reuniones
Administración
Balances
Clientes
Comprobantes-pagos
Control-pagos
Directorios
Existencia-útiles-oficina
 Arreglo Enciclopédico
Actas-Reuniones
Actas-Directorio
Administración
Administración-Balances
Administración-Clientes
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Clasificación y Archivo
Administración-comprobantes de pago
Administración-Control de gastos
Archivo por materia o contenido con arreglo numérico decimal: Cuando se
necesita hacer una agrupación permanente de material relacionado con
divisiones o subdivisiones de cada materia o contenido, se puede usar un
arreglo decimal, basado en el principio de la clasificación Decimal o
Dewey. De acuerdo con este principio los documentos se agrupan bajo
10 títulos muy amplios, numerados en secuencia de 100, desde el
número 000 al 900, inclusive.
Cada una de las divisiones o títulos principales se puede dividir en nueve
o menos grupos. Ejemplos: el título principal con el Nº 100 puede
dividirse en grupos numerados 110, 120, 130, 140, 150, 160, 170, 180 y
190. Si hace falta hacer una subdivisión más, cada uno de estos grupos
puede dividirse en otros a los cuales se les asigna un punto decimal
después de la última cifra. Ejemplo: el grupo 141 puede subdividirse en
141.1, 141.2, 141.3, 141.4, 141.5, 141.6, 141.7, 141.8, 141.9.
Para utilizar este arreglo se hace de la siguiente manera:
1. Preparar una lista de los títulos principales y asignar a cada uno un
número, empezando con 000 y siguiendo de 100 en 100 hasta 900.
2. Dividir los títulos, y a cada división se le asigna un número. Este
número conserva la raíz del título principal y su terminación aumenta
de 10 en 10.
3. Los números de las subdivisiones retienen la raíz de la división y van
aumentado de 1 en 1.
4. Si estas subdivisiones vuelven a dividirse, éstas retendrán el número
de la anterior, pero se le ira añadiendo un decimal y un número que
aumentará también de 1 en 1.
Ejemplo para el arreglo de la gaveta de archivo
000 GENERAL
100 ADMINISTRACIÓN
110
Presidente
120
Miembros
200 CONTABILIDAD
300 CRÉDITOS
310
Cuentas a cobrar
311
Capital
312
Interior
312.1
Región Occidental
312.2
Región Oriental
400 EMBARQUES
500 EXHIBICIONES
Clasificación y
Archivo
23
600 PRODUCCIÓN
610
Control
620
Estadísticas
621
Sección IBM
630
Órdenes
700 RECLAMACIONES
800 SUCURSALES
810
Capital
820
Interior
821
Región Occidental
822
Región Oriental
900 VENTAS
910
Clientes
911
Paraguay
911.1
Capital
911.2
Interior
912
Extranjero
912.1
Europa
912.2
Sud América
Archivo por materia con arreglo numérico Dúplex: al aplicar este arreglo
numérico, se debe asignar un número a cada materia o título principal. A las
divisiones se les debe asignar números precedidos por el número del tema o
título principal. Estos números asignados a las divisiones llevan en primer
lugar el número del tema principal y le sigue, separado por un guión, el número
de la división. A las subdivisiones se les asigna una letra que se añade a los
números anteriores. En el arreglo numérico Dúplex el número de los títulos
principales no tiene que ser limitado como sucede con el arreglo decimal, ya
que se asignan números aún no utilizados y esto puede hacerse en forma
indefinida.
Ejemplo para el arreglo de la gaveta de archivo:
1
1-1
1-2
1-2a
ASPECTOS GENERALES
Limpieza
Vigilancia-Portería
Mantenimiento Edificios
2
2-1
2-1a
CONTABILIDAD
Contador
Auxiliares
3
3-1
3-2
3-2a
3-2a1
3-2a2
ADMINISTRACIÓN-DIRECTORIO
Presidente
Miembros del Directorio
Personal Subalterno
Femenino
Masculino
4
VENTAS
24
Clasificación y Archivo
4-1
4-1a
4-1b
4-1c
4-1c1
4-1d
4-2
4-2a
4-2b
4-2b1
4-2b2
5
5-1
5-2
5-3
Publicidad
Revistas
Periódicos
Radiodifusión
Televisión
Afiches
Clientes
Capital
Interior
Efectivos
Potenciales
PRODUCCIÓN
Órdenes de Trabajo
Control de Producción
Control de Calidad
6
EXPOSICIONES-EXPOPAR
7
DESPACHOS
8
BIENES RAÍCES
9
SUCURSALES
9-1
Interior
9-1a
Región Occidental
9-1b
Región Oriental
9-1b1
Zona “A”
9-1b2
Zona “B”
Organización del Archivo bajo el Sistema Numérico
Se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales:
 El Archivo Principal o Sección Numérica
 El Archivo Misceláneo o Alfabético
 El Tarjetero Auxiliar o Índice
El Archivo Principal o Sección Numérica: esta sección corresponde
exclusivamente al archivo de los documentos de corresponsales o clientes
activos. Las carpetas numéricas utilizadas en esta sección se consideran
carpetas individuales, donde se archivan los documentos relacionados con una
sola persona. El orden de dichos documentos dentro de la carpeta debe ser de
acuerdo con la fecha, colocando siempre adelante el de fecha más reciente.
El Archivo Misceláneo o Sección Alfabética: como su nombre lo indica está
compuesto de guías y carpetas que siguen el orden alfabético y está destinado
Clasificación y
Archivo
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a los documentos de menor importancia. Estas carpetas son las llamadas
alfabéticas o misceláneas.
Tarjetero Auxiliar o Índice: este sistema no puede operar sin un tarjetero que
sirva para identificar el número o carpeta alfabética asignada a un corresponsal o
cliente determinado. Debe confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada
corresponsal o cliente, ya sea activo o inactivo, en la que se indicará en qué lugar
del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal
es activo, la tarjeta indicará el número de carpeta que le corresponde y si es
inactivo, la carpeta alfabética correspondiente.
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