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DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN
AUDITORÍA Y CONTROL
GUBERNAMENTAL
www.cepeg.pe
2015
1
Papeles de Trabajo en la Auditoría
Gubernamental
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Comparativo NAGU vs Normas Generales de Control
Gubernamental
Papeles de Trabajo-NAGU
Documentación auditoría - NGCG
• El auditor gubernamental debe • Se debe organizar, preparar y
organizar un registro completo y
conservar la documentación que
detallado de la labor efectuada y las
sustente el desarrollo de la
conclusiones alcanzadas en forma
auditoría.
de papeles de trabajo.
• La documentación de auditoría
debe estar
apropiadamente
organizada,
clasificada
y
• Constituyen el vínculo entre el
referenciada en los archivos de
trabajo
de
planeamiento
y
auditoría, constituidos por una o
ejecución, y el informe de
más carpetas u otros medios de
auditoría.
almacenamiento de datos, físicos
o digitales, según la normativa
específica que establezca la
En: NAGU 3.50
Contraloría.
• En: numeral 7.24
3
Comprende:
Plan
auditoría
sustento,
de
y
Evidencia
obtenida
¿cómo?
Análisis
conclusiones
respecto
evidencia
Informes
emitidos
y
a
*Evidencia
documental
del trabajo del
auditor
y
cumplimiento
de las NGCG.
*Conjunto de
cédulas
y
documentos
conteniendo
información.
*La Guía de Papeles
de Trabajo aprobada
con la RC N° 152-95CG, del 18.12.98,
norma
la
base
doctrinaria y técnica
para la elaboración,
organización
y
referenciación; así
como
la
confidencialidad,
propiedad y custodia
de la documentación
de auditoría.
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Objetivos de los Papeles de Trabajo
Requisitos
Formas
Objetivos
Papeles
de Trabajo
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Cédulas Auxiliares
Cédula Matriz
Cédula principal
Presenta en forma
global
montos
objeto del examen
o
áreas
(procesos)a
examinarse
Cédulas Sumarias
Cédulas Analíticas
Se originan de
cédulas matrices.
las
Presentan las diferentes
cuentas de un rubro o
secuencia
de
una
transacción
o
área
operativa o proceso.
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Encabezamiento de los P/T
(Entidad)
Universidad “La Esperanza”
(Tipo Examen)
Examen Especial al Área de Abastecimiento
(Período)
Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000
(Título)
Licitaciones Públicas
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• La eficiencia de un auditor se mide en sus P/T.
HÁBITOS DE
TRABAJO
DESORDENADOS
DESINTERÉS
DESCUIDO
PENSAMIENTOS
DESORDENADOS
DEFICIENTE
VERIFICACIÓN
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…información que debe ser consignada en
los papeles de trabajo.
…fallas comunes en la elaboración de los
papeles de trabajo.
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*Signos elaborados para identificar y
explicar procedimientos de auditoría
realizados.
*Indican la naturaleza y extensión de la
verificación aplicada en cualquier etapa.
*También se les conoce como símbolos,
claves, tildes.
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Con significado
uniforme
• Estandarizadas.
• Tienen el mismo
significado para todas
las auditorías.
Con leyenda a criterio
del auditor
• Significado
convencional.
no
• Significado adecuado a
cada caso e indicado en
c/u de las hojas de
trabajo.
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• Uso del lápiz o lapicero rojo.
• El supervisor empleará lápiz o lapicero de
color distinto.
• Su significado debe incluirse en la última hoja
de cada rubro o área examinada, utilizando
hojas de 14 columnas.
• No se deben registrar sin haberse efectuado el
procedimiento.
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Cotejado, comprobado, correcto.
Verificado y revisado con
documentación
sustentatoria.
Sustentatoria:Verificado
con
libros
oficiales y auxiliares de contabilidad y
registros presupuestales.
Suma correcta vertical.
Suma correcta horizontal.
Cálculo verificado.
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Circularizado.
Circularización confirmada.
Verificación física.
Operación autorizada.
Pago Posterior.
Cobro Posterior.
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Colocada bajo una cantidad en un registro, para
señalar la última partida del período actual que se
haya examinado.
S
S
En el balance de comprobación al lado de una
cuenta para indicar que será necesario elaborar
una cédula respecto a dicha cuenta.
Cuando la cédula de auditoría mencionada en el
inciso anterior ha sido concluida.
Cuando un comentario ha sido investigado y a
su vez aceptado, o bien que se haya ajustado y
aceptado.
Ejemplos tomados de Principios Básicos de Auditoría de Arthur W. Holmes CPA.
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...Ejemplo de Marcas de Auditoría
con leyenda a criterio del auditor
y
N/A
Efectuado recuento en forma
selectiva.
No Aplicable
A,B,C...
Observaciones
C/I 1, C/I 2 ...
Observaciones
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Archivos de auditoría
Archivo
Permanente
Se custodia la información
de la entidad que no es de
naturaleza variable y que
será importante en los
próximos ejercicios.
Archivo
Corriente
Custodia la información de
la auditoría en curso.
(También llamado archivo de la
auditoría en curso.)
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Clasificación de los Archivos
ARCHIVOS CORRIENTES
ARCHIVO PERMANENTE.
I .-PERMANENTE (P)
II .-
DE PLANIFICACIÓN (L)
III.CORRIENTE DE AUDITORÍA
FINANCIERA (F)
IV.-CORRIENTE DE AUDITORÍA DE
GESTIÓN (G)
V.- DE EXAMEN ESPECIAL
(E)
VI.- COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
(OC O DR)
VII .-
RESUMEN DE AUDITORÍA (R)
VIII.- DE CORRESPONDENCIA (C)
IX .X .-
OPCIONAL (O)
VARIOS (V)
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ENTIDAD AUDITADA: ENTIDAD NN
SIGLAS: NN
UBICACIÓN: LIMA UNIDAD: DEPART. MEDIO AMBIENTE Y CULTURA.
TIPO DE AUDITORÍA: EXAMEN ESPECIAL
ÁREA A EXAMINAR: ABASTECIMIENTO
PERÍODO EVALUADO: DEL 01 DE ENE.2011 AL 31 DIC.2012
FECHA INICIO: 15.05.2013 FECHA TÉRMINO: 15.07.2013
CATEGORÍA:
Gerente
Sub Gerente
Supervisor
Encargado
Auditor
NOMBRE
Juan Ramos Gálvez
Alicia Cárdenas Pinedo
Carlos Martínez Laos
Mirian Hernández Luján
José Luis Amador Alva
Auditor
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I. Archivo
Permanente
II. Archivo de
Planificación
• Incluye información general de la entidad que no es de naturaleza
variable y que será relevante en los siguientes ejercicios.
• Se le ha codificado con la letra “P”.
• Debe mantenerse actualizado de año en año.
• Su contenido se encuentra regulado desde el “P 1” hasta el código
“P 19”.
• Documentos que han perdido su vigencia, deben excluirse del
archivo permanente y formar parte del archivo corriente de la
última auditoría en que dejaron de ser aplicables.
• Su nueva ubicación debe referenciarse en el índice del archivo
permanente.
• Contiene la documentación relacionada con el proceso de la planificación
específica.
• Se le ha codificado con la letra “L”.
• Su contenido se encuentra regulado hasta el código “L 13”.
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Archivo
Corriente
• Contiene información relacionada con la auditoría en
curso.
• Al término de la auditoría, este archivo sirve para
demostrar el debido cumplimiento del programa, lo
que es ratificado con la firma de los auditores revisores.
Archivo de
Comunicación
de Hallazgo
•Incluye la información relacionada con la comunicación
de hallazgos, en cumplimiento de la NGCG.
•Para los hallazgos cursados se utiliza el código “OC”.
•Para las aclaraciones o comentarios recibidos se
utiliza el código “DR”.
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Archivo
Resumen
de
Auditoría
• Incluye el resumen general del trabajo de la auditoría
(Puntos pendientes superados, última versión del Informe,
Memorándum de Control Interno, Carta de Representación,
etc.).
• Se le ha codificado con la letra “R”.
• Su contenido se encuentra normado hasta el código “R 11”
Archivo de
Correspondencia
•Incluyen todos los memorandos y oficios
remitidos y recibidos por la Comisión de Auditoría
durante el proceso de la auditoría.
• Para la Correspondencia Remitida se utiliza el
código “C1”.
• Para la Correspondencia Recibida se utiliza el
código “C2”.
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Archivo
Opcional
Archivo
varios
• Incluye información relacionada con los objetivos del
examen, pero que por su naturaleza, cantidad y variedad
se separan, para un manejo práctico y eficiente.
• Listado de Inventario Físico, Listado de Cuentas por
Cobrar, Pagar, etc.
• Para su codificación se utiliza el código “O”.
•Se incluirán papeles de trabajo y documentos sustentatorios
relacionados con temas complementarios y ampliaciones
efectuadas por el auditor en el examen practicado.
• Para su codificación se utiliza el código “V”.
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El auditor debe conservar la información
que ha obtenido durante la actividad de
control. Debe agruparla y ordenarla en
archivos o legajos.
El Manual de Auditoría Gubernamental no
ha definido los tipos de archivos.
Archivos individuales muy gruesos, son
difíciles de manipular y se deterioran
rápidamente con el uso.
Cada archivo debe tener un índice.
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EXAMEN
ESPECIAL
ARCHIVO
CORRIENTE DE
AUDITORÍA DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CORRIENTE DE
AUDITORÍA
FINANCIERA
ARCHIVOS
CORRIENTES
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Criterios
uniformes de
referenciación
Referencia
cruzada
Índice de
papeles de
trabajo
Índice y
referencia
cruzada de los
papeles de
trabajo
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NGCG (7.27) De acuerdo al principio de
reserva, está prohibido que durante la
ejecución de la auditoría se revele
documentación de auditoría. En caso
que sean citados en hallazgos y no
obren en la entidad, deben ser
entregados a los auditados para
presentación de sus comentarios.
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¿A quiénes pertenecen
lo P/T?
¿Cómo cautelar su
integridad y reserva?
•A
los
órganos
conformante
del
Sistema Nacional de
Control y a las SOAS
designadas por la
Contraloría General.
• Asegurándose de que el
ambiente proporcionado
a la comisión de auditoría
cuente con la seguridad
necesaria.
• Evitando dejar los P/T en
lugares accesibles al
público.
¿Qué tiempo deben
pertenecer lo P/T en el
archivo?
• Guardándolos en las
noches en armarios o
credenzas bajo llave.
• Guardando bajo llave la
información
clasificada
como
«confidencial»
cuando no se utilice.
• En los viajes , cuando sea
necesario llevar los P/T a
un
hotel,
deben
guardarse en maletín
bajo llave.
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Los P/T deben retenerse hasta el fin
del año fiscal, después del período
de 10 años desde la emisión del
informe o informes sobre el
examen, a no ser que el tema siga
siendo contencioso o de interés
corriente después de ese tiempo.
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¿Cuál es el objetivo de una correcta supervisión y
revisión de los papeles de trabajo?
*Certeza razonable de que la auditoría se a ejecutado
adecuadamente y que se encuentra correctamente documentado.
*Eficiencia y economía al evitar regresar a la entidad por
información adicional.
*Oportuna depuración de los P/T para lograr un archivo integrado
y conciso.
*Seguridad de que los P/T están correctamente terminados.
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Revisión por
parte del
auditor
encargado
Revisión por
parte del
supervisor de la
comisión
Supervisión a
nivel gerencial
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"Aseguramiento de la calidad del proceso
de Examen Especial, en su etapa de
ejecución - organización de papeles de
trabajo"
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