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REVISION POR LA DIRECCION
2014
Vicerrectoría General
Abril 2015
Socialización de antecedentes y acervo documental que
respalda la creación de la Resolución de Rectoría 1602 de
2014
"Por la cual se otorga la denominación para el
Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de
Colombia, se crea su Comité y se dictan otras
disposiciones "
Administración de actos
administrativos de Rectoría y
Vicerrectoría
Desde el artículo 4 del
Acuerdo 11 de 2005, desde
el año 2006se han
expidiendo actos
administrativos para la
implementación del sistema
de gestión institucional.
Dentro de la legislación
actual se prevé la
conformación de Comités
que faciliten la
implementación de los
nuevos ordenamientos
jurídicos en las entidades
públicas
Necesidad de contar con un
Sistema Integrado de
Gestión Académica,
Administrativa y Ambiental,
cuyo esquema funcional
encamine y facilite la
realización de actividades de
gestión de acuerdo con la
regulación vigente.
Análisis de la Resolución de Rectoría No. 1602 de 2014
"Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad
Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones "
Conformación del Comité
El Vicerrector General, quien lo presidirá.
Participarán como invitados permanentes con voz pero sin voto:
El Vicerrector Académico, quien presidirá en
ausencia del Vicerrector General.
a. El Director Nacional de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
b. El Director Nacional de Bienestar.
c. El Director Nacional de la Unidad de Medios de Comunicación.
d. El Director Nacional de Personal Académico y Administrativo.
e. El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
f. El Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.
g. El Coordinador del Comité Nacional de Gestión Ambiental.
El Vicerrector de Investigación.
El Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
El Director Nacional de Planeación y
Estadística, quien ejercerá la Secretaría
Técnica.
Funciones del Comité
• Estudio de políticas en materia de gestión institucional
• Entregar lineamientos políticas de riesgo institucional,
estratégico y de procesos
• Conceptuar sobre los procesos y procedimiento
• Conocer y conceptuar sobre el ejercicio de auditorías
internas del SIGA
Comité
Directivo –SIGA-
• Asesorar sobre la definición de la información clasificada y
reservada de la Universidad,
Recomendación para los planes de desarrollo, políticas para
el desarrollo de la gestión – SIGA • Actividades unificadas de sensibilización a la comunidad
universitaria
• Entregar lineamientos y directrices unificadas sobre el SIGA
• Informar a la comunidad universitaria sobre los avances del
SIGA
• Evaluar los resultados de su gestión y recomendar acciones
de mejora.
• Dictar su propio reglamento
Resolución Vicerrectoría General
ARTÍCULO 4. La Vicerrectoría General, en el marco de lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de
Rectoría 464 de 2014, a través de acto administrativo, establecerá los criterios fundamentales que encaminen
y faciliten la realización de actividades del "Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y
Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA".
Finalidad: servir de instrumento para
procurar aplicar en forma continua las
políticas y normas existentes en materia de
gestión institucional.
Para dicho propósito, el Sistema Integrado
de Gestión Académica, Administrativa y
Ambiental de la Universidad Nacional de
Colombia – SIGA, articulará los elementos
comunes a todos los sistemas que lo
componen, minimizando la duplicidad de
información y la redundancia de
evaluaciones y acciones.
Ámbito de Aplicación. Todas las personas que,
de una u otra forma, participan con su quehacer
cotidiano en el ejercicio de la gestión
institucional de la Universidad Nacional de
Colombia.
Resolución Vicerrectoría General
ARTÍCULO 4. La Vicerrectoría General, en el marco de lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de
Rectoría 464 de 2014, a través de acto administrativo, establecerá los criterios fundamentales que encaminen
y faciliten la realización de actividades del "Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y
Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA".
Objetivos:
•
Dar cumplimiento a los objetivos misionales de la Universidad Nacional de Colombia, propendiendo
porque su actuar se desarrolle en el marco constitucional, legal y reglamentario inherente a la gestión
pública.
•
Satisfacer las necesidades de información y los requerimientos presentados por los miembros de la
comunidad universitaria y usuarios de los servicios prestados por la Universidad Nacional de Colombia.
•
Presentar de manera clara los procesos establecidos por la Universidad, incluyendo los aspectos que los
componen, como procedimientos, planes de mejoramiento, riesgos, etc.
•
Garantizar la disponibilidad de herramientas de registro, control, autocontrol, medición y evaluación de los
procesos institucionales.
•
Brindar herramientas y medios para la participación de la comunidad universitaria, usuarios de los
servicios e interesados en los procesos institucionales.
•
Armonizar las acciones institucionales en materia académica, administrativa y ambiental, así como su
articulación en los Planes de Desarrollo Institucional.
Avances del Sistema Integrado de Gestión, 2014
Optimización de la Gestión
por Procesos
Redireccionamiento del
Sistema de Gestión UN
• Fortalecimiento gestión
por procesos (NN, Sede y
Facultad)
• Simplificación de
procesos (63 procesos a
39 procesos)
• Avance en la
actualización de
documentación
(procedimientos,
formatos, guías,
instructivos)
• Priorización de procesos
• 19 buenas prácticas
• Conformación Sistema
Integrado de Gestión –
SIGA • Definición de
lineamientos y políticas
• Ejercicios técnicos de
coordinación y análisis de
componentes de calidad
– (Sedes y dependencias)
• Acompañamiento y
asesoría a procesos
• Avance actualización
normativa del SIGA
• Inclusión administración
Sistema PQR´s
• Armonización de normas
(Acreditación, GEL,
Planeación Gestión, MECI,
GP1000, Transparencia,
Anticorrupción, etc)
• Avance en la
actualización de la página
Web del SIGA
Apropiación del Sistema
Integrado de Gestión
• Actualización de las
metodologías y
componentes de Calidad
•Acciones
•Auditorias Internas
•Riesgos
•Revisión por la Dirección
•Control de Documentos
•Servicio no conforme
•Manual de Calidad
• Fortalecimiento de la
Gestión del Riesgo
• Reactivación del
tratamiento de fallas en
la prestación del servicio
• Sensibilización y
capacitaciones
NTCGP1000 - Sistemas
de Gestión – Auditoria
• Actualización,
mantenimiento y
capacitación del
SOFTEXPERT
Autoevaluación y
autocontrol
•Reactivación ejercicio
auditoria interna
• 34 procesos auditados
•97 auditorias internas
•Participaron 104 auditores
•69 auditores capacitados
•Auditoria Externa de
renovación de la
certificación – ICONTEC 9 No Conformidades
Objetivo de la Revisión por la Dirección
El Sistema de
Gestión facilita el
desarrollo de los
objetivos de la UN
La Dirección revisa el
Sistema de Gestión de la
Universidad, a intervalos
planificados,
para
asegurarse
de
su
conveniencia, adecuación,
eficacia,
eficiencia
y
efectividad continuas.
Se dispone de
actividades
planificadas y
cumplidas
Requisito 5.6 NTCGP 1000:2009
Se da
cumplimiento a
requisitos,
políticas y
objetivos
El Sistema de
Gestión se ajusta
a la realidad de
la UN
Contenido
1. Gestión por Procesos
2. Retroalimentación del Usuario – PQRS
3. Medición de la Satisfacción del Usuario
4. Fallas en la Prestación del Servicio
5. Gestión del Riesgo por Proceso
6. Gestión Riesgos de Corrupción
7. Auditorías Internas
8. Acciones Correctivas de No Conformidades Menores de Auditoría Icontec 2014
9. Articulación de Normas Sistemas de Gestión
GESTIÓN POR PROCESOS
PROPUESTA MAPA DE PROCESOS AJUSTADO
Procesos
Estratégicos
Agenciar las
relaciones
interinstitucionales
Planeación
Estratégica
Mejoramiento
de la Gestión
Gestión
Ambiental
Comunicación
Procesos
Misionales
GESTIÓN DE LA
INVESTIGACIÓN Y
CREACIÓN
ARTÍSTICA
Procesos
Especiales
Divulgación
de
Información
General
Divulgación
Producción
Académica*
Divulgación de
Información Oficial
Universitaria
Formación
GESTIÓN DE
PROGRAMAS
CURRICULARES
ADMISIONES
Seguridad Social en
Salud
REGISTRO Y
MATRICULA
GESTIÓN DE LA
ACTIVIDAD
ACADÉMICA
APOYO
VIRTUAL A LA
EDUCACIÓN
GESTIÓN DE LA
EXTENSIÓN
Seguridad Social en
Pensiones
Continúa….
GESTIÓN POR PROCESOS
(
…….
PROPUESTA MAPA DE PROCESOS AJUSTADO
Planeación,
Ejecucion,
Seguimiento Y
Evaluación
Acompañamien
to Integral
Gestión De
Recursos Y Servicios
Bibliotecarios
Gestión Y Atención Integral
Fomento
En Salud
Socioeconómico Estudiantil
Gestion De
Laboratorios
Cultura
Actividad Física
Y Deporte
Gestión
Documental
Gestión Tic
Gestion
Juridica
Egresados
Gestion Del
Talento Humano
Gestión Administrativa y Financiera
Presupuesto
Adquisición De
Bienes Y
Servicios
Procesos de
Evaluación y Control
Gestión De
Bienes
Tesorería
Evaluación
Independiente
Contable
Coordinación Y
Gestión De Procesos
Administrativos Y
Financieros
Control
Disciplinario
Gestión De
Espacios Físicos
Servicios
Generales y de
Apoyo
Administrativo
Procesos de Apoyo o Habilitadores
Bienestar
GESTION POR PROCESOS
CONTROL DE LA DOCUMENTACION DE PROCESOS REGISTRADA EN EL
MODULO DE DOCUMENTOS DEL SOFT EXPERT A DICIEMBRE DE 2014
Documentos Elaborados,
revisados y actualizados en
2014
Documentos en tramite en
2014
442, 19%
156, 7%
• Nivel de revisión y actualización del
35% del total de la documentación
registrada en Soft Expert, ya sea por
elaboración,
actualización
o
cancelación de los mismos.
• Del 35% de documentación de
procesos gestionada, una mayor
proporción corresponde al
Nivel
Nacional coherentemente con su rol
de líder institucional de procesos.
Fuente: Modulo de Documentos Soft
Expert, Fecha de corte: 31/12/2014
1516, 65%
207, 9%
Documentos Cancelados en
2014
Documentos Vigentes sin
revision en 2014
DOCUMENTOS
ELABORADOS,
REVISADOS Y
ACTUALIZADOS
2014
DOCUMENTOS
EN TRAMITE
2014
DOCUMENTOS
CANCELADOS
2014
TOTAL
DOCUMENTOS
GESTIONADOS
2014
NIVEL
NACIONAL
237
102
66
405
BOGOTA
71
19
82
172
MEDELLIN
102
18
37
157
MANIZALES
9
0
6
15
PALMIRA
22
15
15
52
SPN
1
2
1
4
442
156
207
805
SEDE
TOTAL
GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)
DESEMPEÑO
PROCESOS
LIDERAZGO
Facilitador
de trabajo
entre sedes
y facultades
Liderazgo
de
proyectos
Consolidación
Documentos
Estratégicos
Comités
por
proceso:
reuniones
periódicas
Espacios de
participación
y
capacitación
Promoción
toma de
conciencia
sistema
integrado
Actualización
Hoja vida
Indicadores
Matrices de
Riesgo –
Planes de
tratamiento
Actualizació
n de
Caracterizac
ión
Actualización
de
documentos
y planes
mejora
Simplificación
de Procesos
Medición
de la
satisfacción
GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)
Estandarización
de actividades
en todos los
niveles
BUENAS
PRÁCTICAS
Comités por
proceso:
reuniones
periódicas
Uso Workflow
para el control
de
correspondencia:
Admisiones –
Evaluación
Independiente
Trabajo
interdisciplinario
entre
macroprocesos y
procesos
Rediseños y
actualización de
páginas web
Implementación
herramientas de
planeación
Reestructuraci
ón de Procesos
Implementación
de metodologías
para el
desarrollo de
proyectos
GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)
MEJORA DE
PROCESOS
Cambios en el proceso de Rendición
de Cuentas por el diseño de página
web: comunidad universitaria y los
ciudadanos en general
Cambios y mejoras en el proceso
de Admisiones.
Elaboración
de
plantillas:
Elaboración de páginas web
institucionales.
Carteleras
digitales
con
información
general y específica
Diseños
de
Interfaces
entre
aplicativos que mejoran la eficiencia
y controles de los procesos.
GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)
AUTOMATIZACIÓN
Actualización y mejora del sistema de
información que apoya los procesos
misionales como Extensión, Investigación y
Gestión de los Laboratorios . (HERMES)
Mejora de los procedimientos de soporte y
seguimiento
tecnológico
con
la
implementación del proyecto de Gestión
basados en la metodología ITIL.
Mejora de módulos de los sistemas SARA y
QUIPU para prestar un mejor servicio a los
funcionarios y mejorar controles en los
procedimientos automatizados.
PROPUESTA DE SELECCIÓN DE
PROCESOS PRIORITARIOS
GESTIÓN POR PROCESOS
RETROALIMENTACION DEL USUARIO
INFORME CONSOLIDADO 2014 PQRS
% del Total
de Q y R
SEDES DE
MAYOR
IMPACTO
SIA (Sistema de Información Académica) y Registro y
Matrícula
41%
(Todas las sedes)
Infraestructura física tales como estado de
cafeterías, adecuación de espacios y servicio de
internet y WIFI
6.5%
Orinoquía,
Palmira y
Medellín
Trato de funcionarios y contratistas en la prestación
del servicio
5%
Medellín y
Manizales
Docente
Inconformidad con Docentes
1%
Manizales
Administrativo
TEMAS RECURRENTES 2014
Falta de cumplimiento en la publicación de las notas
dentro de los plazos programados
0.5%
Bogotá
Consumo de sustancias psicoactivas en los campus
universitarios
0.5%
Palmira y
Medellín
Solicitudes por Tipo de usuarios
TIPO DE
USUARIO
Estudiante
Particular
Admitido
Aspirante
Egresado
Anonimo
Contratista
Exalumno
Pensionado
%
50%
16%
7%
6%
5%
5%
4%
4%
2%
1%
0%
RETROALIMENTACION DEL USUARIO
INFORME COMPARATIVO 2013 - 2014 PQRS
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Definir
e
implementar
el
Sistema
de
Información
Institucional de PQRS
Disponer
de
un
procedimiento
estandarizado
institucionalmente
para la administración
de PQRS
Informes periódicos
consolidados
y
seguimiento
trimestral para la
toma de decisiones
RETROALIMENTACION DEL USUARIO
ANÁLISIS DIAGNÓSTICO SISTEMAS PQRS DE LA UN
Análisis realizado:
Aplicativo recomendado:
•
•
•
Informe elaborado por la
Dirección
Nacional
de
Planeación y Estadística
(DNPE-272) de Noviembre de
2014,
sobre
las
Características
técnicas
aplicativos PQRS en sedes
Informe
diagnóstico
elaborado
por
la
Vicerrectoría General acerca
del funcionamientos del
aplicativo sede Bogotá para la
administración de PQRS y del
Soft Expert para el mismo fin.
Aplicativo implementado en sede Bogotá:
Implementado en
Facultades y
Dependencias de sede
Desarrollado en software
libre y no requiere
licenciamiento
Debilidades en cuanto a la seguridad de la
información (uso Interno)
Porcentaje de Solicitudes por Sede
SEDE
Bogotá
Manizales
Medellín
Palmira
Caribe
Orinoquia
Amazonia
%
45%
26%
14%
12%
1%
1%
1%
MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO
Procesos con reporte de medición de la
satisfacción a nivel institucional 2014
En general durante 2014, los
procesos en las Sedes
definieron el mecanismo de
medición de la satisfacción
del usuario y la pertinencia de
su aplicación.
•
•
•
•
•
•
•
Los resultados reportados por
las Sedes dan cuenta de
niveles
de
satisfacción
superiores y no se generaron
planes de mejoramiento.
Gestión de Investigación y Creación Artística
Gestión de Laboratorios
Gestión de la Extensión
Divulgación de la Producción Académica
Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios
Admisiones
Seguridad Social en Salud
Fuente:
Resultados – Nivel de
Satisfacción Promedio 2014
VRI
80%
78%
Presentación Direccionamiento Estratégico Vicerrectoría de Investigación 2015
Informe General Encuesta de Percepción SINAB 2014
Reporte Medición de la Satisfacción del Usuario Proceso Admisiones 2014
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Medición de la Satisfacción
del Usuario de manera
institucional y por proceso.
66%
Estrategia de divulgación,
implementación y seguimiento
de la Medición de la
Satisfacción del Usuario
Tomar acciones a partir de
resultados de la Medición de
la Satisfacción del Usuario
Calificación
de los
servicios
del SIUN
FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO 2014
6%
TRATAMIENTO DE FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO 2014
MACROPROCESOS
FALLAS MAS REPRESENTATIVAS
INVESTIGACIÓN, CREACIÓN
ARTÍSTICA
Intermitencia en el servicio WEB. Mejorar la
capacidad de prestación de los servicios
capacitando a los profesionales y personal de la
BIB que frecuentemente atiende público.
FORMACIÓN
No disponibilidad del aplicativo para la
inscripción y consulta de resultados/ Errores en
la programación académica - inscripción de
asignaturas.
EXTENSIÓN
Incumplimiento en los tiempos de ejecución y
compromisos adquiridos del producto y/o
servicio.
BIENESTAR UNIVERSITARIO
No se iniciaron oportunamente los programas de
cursos libres y selecciones deportivas
establecidos en el area de actividad fisica y
deportes / Pocos cupos para algunos talleres del
programa de instrucción y promoción cultural
24%
58%
3%
7%
2%
INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
FORMACIÓN
EXTENSIÓN
BIENESTAR UNIVERSITARIO
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
GESTION DE LABORATORIOS
380 Fallas Reportadas en 2014 en todas las Sedes en
los procesos misionales y de apoyo de cara al
estudiante
Se presentaron dificultades en la busqueda y
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
recuperación de la informacion en la Biblioteca
BIBLIOTECARIOS
Digital
GESTION DE LABORATORIOS
Sede Bogotá: Los equipos para la práctica clínica
no funcionan adecuadamente (213 reportes)
FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
MEJORAS ALCANZADAS 2014
Reactivación de la participación de los
procesos Misionales y de Apoyo en la
identificación y reporte de fallas en la
prestación del servicio.
Actualización de la metodología y
del
procedimiento de Tratamiento de Fallas en la
Prestación del Servicio.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Aplicación sistemática del Tratamiento de Fallas en los
procesos MISIONALES y de APOYO DE CARA AL
USUARIO
Iniciar Tratamiento de Fallas en procesos como:
Adquisición de bienes y Servicios, Agenciar las
relaciones interinstitucionales y Gestión de las TICs.
GESTIÓN DEL RIESGO POR PROCESO
14 Procesos con Matriz de Riesgo Institucional Actualizada
•
•
•
•
•
•
•
Gestión de la Extensión
Admisiones
Gestión de Recursos y Servicios
Bibliotecarios
Gestión Editorial
MP Gestión Administrativa y
Financiera (6 procesos
•
•
ESTADO ACTUALIZACION MATRICES DE
RIESGOS POR PROCESO INSTITUCIONAL
2014-2015
Gestión Talento Humano
Divulgación de Información
General
Seguridad Social en Salud
Seguridad Social en
Pensiones
14
7
Matriz
Incompleta
18
Matriz por
Actualizar
Total
Matrices
El 50% (36) de los riesgos identificados en matrices
institucionales fueron calificados como significativos
(Incluyendo 2 riesgos de corrupción).
71
36
Riesgos en
Zona de Alta
25
10
Riesgos
Significativos
Riesgos No
Significativos
Riesgos No
Valorados
Total Riesgos
riesgos
están
39
Matriz
Completa
ESTADO CONSOLIDADO RIESGOS IDENTIFICADOS EN
MATRICES DE RIESGO ACTUALIZADAS POR PROCESO
INSTITUCIONAL 2014-2015 (Completas e Incompletas)
En general los
significativos
relacionados con:
Riesgos en
Zona
Extrema
Riesgos
Significativos
- Alta probabilidad de ocurrencia o Alto Impacto en
caso de ocurrencia.
- Controles no eficaces
• Incumplimiento
de
requisitos
académicos,
legales y contractuales
• Disponer de información
inoportuna e inexacta.
• Inestabilidad de Sistemas
de Información.
• Dificultades
para
aplicación de la normativa.
• Insuficiencia de Recursos
Financieros .
GESTIÓN DEL RIESGO POR PROCESO
MEJORAS ALCANZADAS 2014
Reactivación de la actualización de matrices de riesgos por
proceso para la vigencia 2014-2015 bajo los términos
definidos en la documentación actualizada: procedimiento y
guías.
Actualización del procedimiento de administración
del riesgo y sus formatos asociados, al igual que las
guías de administración y evaluación del riesgo.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Liderazgo de la Dirección
- Actualización y promoción de la política de riesgos
- Seguimiento a la administración del riesgo
Definir estrategias de apropiación de la administración del riesgo
Implementación de la administración del riesgo en todos los procesos, de
manera institucional.
Planes de tratamiento ajustados a las capacidades y recursos disponibles
GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Plan de Tratamiento
Riesgo 1
Riesgo 1
Incumplimiento de requisitos legales para
el desarrollo de procesos administrativos y
académicos favoreciendo intereses
particulares
Plan de Tratamiento
Riesgo 2
Formación: Mejoras en la transparencia de la
asignación de becas, distinciones y estímulos
académicos
Formación: Reducir vulnerabilidad en la
seguridad de la información de EDIFICANDO
Gestión de Investigación y Creación Artística
y Gestión de la Extensión: Estandarizar
procedimientos, protocolos y políticas
Gestión de TICs: Seguridad Informática
Planeación Estratégica: Mecanismos de
selección objetiva de proyectos de inversión
Tesorería: Mecanismos para el control de los
administradores bancarios
Planeación Estratégica: Mecanismos de
control y seguimiento de proyectos de
inversión
Divulgación de Información General: Promover
transparencia en la divulgación de la información
Riesgo 2
Uso indebido de la información para
favorecer intereses particulares.
Gestión de TICs: Seguridad Informática
Gestión Talento Humano: Seguimiento al
cumplimiento de políticas y lineamientos de
la DNPAA en las Sedes
Adquisición de Bienes y Servicios: Manual de
Supervisión e Interventoría Contractual
AUDITORIAS INTERNAS
OBJETIVO DEL PROGRAMA
DE AUDITORIAS INTERNAS
PROCESOS PROGRAMADOS
PARA AUDITORIA INTERNA
LOGROS ALCANZADOS
9 Macroprocesos auditados
Determinar
la
eficacia,
implementación
y
mantenimiento del
Sistema de Gestión e
identificar para éste
oportunidades
de
mejora
Comunicación/ Extensión/
Bienestar Universitario/
Gestión Talento Humano/
Gestión de recursos y
servicios bibliotecarios/
Gestión Administrativa y
Financiera/ Gestión Jurídica/
Evaluación, Medición,
Control y Seguimiento/
Desarrollo Organizacional
Reactivar
en
la
Universidad la experiencia
de la implementación y
mantenimiento
del
Sistema de Gestión con
base en la NTCGP 1000:
2009.
34 Procesos auditados
Nivel de cumplimiento del
98% de lo programado
87 Auditorias realizadas en
la UN
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Realizar programación unificada de
auditorias de calidad por proceso
institucional.
Realizar programación de auditorias internas de
calidad articulada con auditorias de Control
Interno, Entes de Control y Acreditación
Institucional
AUDITORIAS INTERNAS
OBJETIVO DE AUDITORIAS
INTERNAS
CÓMO SE EJECUTARON LAS
AUDITORIAS INTERNAS
TOTAL AUDITORES INTERNOS
CAPACITADOS POR VIGENCIA
Verificar
el
cumplimiento de los
requisitos
establecidos en la
NTCGP1000 en cada
proceso.
104 auditores internos
(Empleados y Contratistas)
participaron en el ejercicio
en toda la Universidad
265
300
247
250
200
136
150
69
100
50
69 funcionarios fueron
capacitados como
auditores internos en el
año 2014.
0
2010
2011
2012
2013
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Realizar auditorías internas
documentales solicitadas por medio
de oficios con el fin de verificar los
registros antes de la visita en campo.
Respaldo de la Dirección para la
participación de los funcionarios
como auditores internos
Institucionalizar la figura de
auditor interno y los incentivos
pertinentes.
2014
2015
AUDITORIAS INTERNAS
LOGROS ALCANZADOS CON LA
EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS
Evidenciar conformidad del 69% de los requisitos de la NTCGP
1000 en los procesos auditados (8.2.3 Seguimiento y medición de
los procesos; 8.4 Análisis de Datos ; 8.5.1 Mejora continua).
- 85 no conformidades y 159 observaciones del Sistema .
- El requisito con mayor número de no conformidades es el
CONTROL DE DOCUMENTOS (4.2.3).
Preparación para la recepción de la Auditoria Externa por parte del
Ente Certificador.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Generar informes de auditoría interna por
proceso institucional y no por sede.
Definir planes de mejoramiento
institucionales por proceso
ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS NO CONFORMIDADES MENORES
AUDITORIA ICONTEC 2014
RESPONSABLES
CONVENCIONES
< 50% Ejecución
Entre 50% y 99%
Ejecución
100% Ejecución
1. Evaluación Gestión del Riesgo
Todos los procesos
2. Desarrollo desigual del Sistema de Gestión en
todas las Sedes
Vicerrectoría General
Vicerrectorías de Sedes
3. Revisión por la Dirección no soportada en
hechos y datos
4. Toma de Conciencia del Sistema de Gestión
5. Condiciones no controladas en la prestación del
servicio de Extensión Sede Palmira
6. No calibración o verificación de equipos de
medición en Laboratorios
Líderes de Procesos
DNPAA - DNBU
Vicerrectoría General
Dir. Extensión Sede Palmira
Dir. Nal Laboratorios
Dir. Laboratorios Sedes
7. Control de fallas en la prestación del servicio
Procesos Misionales y de
Apoyo de Cara al Estudiante
8. Medición y análisis de indicadores de gestión
DNPE
Todos los Procesos
9. Gestión de acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Todos los procesos
ARTICULACIÓN DE NORMAS DE SISTEMAS DE GESTION
DECRETOS
LEYES
Ley de
Transparencia
Gobierno en Línea
Ley 1712 de 2014
MTIC
Decreto 2693 de 2012
Modelo Estándar de
Control Interno - MECI
Ley Antitrámites
Decreto 943 de 2014
Ley 962 de 2005
DAFP
Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
Decreto 2482 de 2012
NORMA TÉCNICA
Gestión de Calidad NTCGP
1000:2009
Decreto 2641 de 2012
Guía para la Creación e
Implementación de
Códigos de Buen
Gobierno
Gestión ambiental NTCISO 14001:2004
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PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL ARTICULACION DE NORMAS
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Armonizar y articular diferentes Leyes, Decretos, Normas
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