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Programa de Pós-Graduação
em Ciência da Informação
LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
PARADIGMA POS-CUSTODIAL.
PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN
PROF. DRA. MARIA JOSÉ VICENTINI JORENTE
MARILIA, SP,
AGOSTO , 2015
REVOLUCIÓN ELECTRÓNICA
MUDANZAS/CAMBIOS
Gestión de los Recursos de Archivos
Organizar
Representar
Recuperar
Conservar
Gestionar
Disponer
Reproducir
PARADIGMA
POS-CUSTODIAL
ESTADIOS PARADIGMÁTICOS EN LA ARCHIVÍSTICA
1898-1980
Paradigma:
Custodial,
Clásico,
Industrial,
Positivista
Historicista,
Tecnicista
(Thomassen, Cook,
Malheiro- Ribeiro)
1980 - Actualidad
Paradigma:
Pos-Custodial,
Social,
Pos-Moderno
De Acceso
Informacional
Nuevo Paradigma
Archivístico
(Thomassen, Cook,MennenHaritz, Malheiro- Ribeiro,Guilliland, Taylor)
LA ARCHIVÍSTICA POS-CUSTODIAL
1. Naturaleza del documento archivístico
2. Gestión del documento archivístico como evidencia.
3. El modelo de continuidad de los documentos. Record
Continuum.
4. El enfoque de la pos-custodia de los documentos:
5. Énfasis en el acceso.
6. Técnicas de tratamiento de los documentos:
Clasificación
Valoración
Acceso
REPRESENTACIÓN?
¿QUÉ ES LA REPRESENTACIÓN DE
LA INFORMACIÓN?
REPRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
PROPÓSITO
“identificar y explicar el contexto y el contenido
de las entidades archivísticas a fin de
promover su accesibilidad y uso”.
LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL
CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS
AÑOS DEL SIGLO XX
LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL
LA REPRESENTACIÓN Y LOS RECURSOS ELECTRÓNICOS
SURGEN NUEVOS CONCEPTOS
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
EVIDENCIA
DOCUMENTAL
METADADOS
REPRESENTACIÓN
Mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos
Captar el contexto de creación y contenidos
Preservar significado
LA REPRESRNTACIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS
CONTEXTOS ARCHIVÍSTICOS ACTUALES:
PRINCIPIOS TEÓRICOS Y MODELOS
DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE REPRESNETACION
ARCHIVÍSTICA
En 1992, da a conocer
el
primer
documento
oficial
publicado
sobre
este tema en el mundo
archivístico.
EE.UU
y
Canadá
comienzan a trabajar en
el proyecto CUSTARD.
Surgió la Declaración de
Principios del Proyecto.
La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios
fundamentales de la descripción archivística.
PRINCIPIO UNIDIMENSIONAL
(DESCRIPCIÓN MULTINIVEL)
NIVELES DE ORGANIZACIÓN DE UN FONDO
FONDO
Subfondo
Serie
Subserie
Unidad
Documental
Compuesta
Unidad
Documental
Simple
Unidad
Documental
Compuesta
Serie
Serie
Subserie
Unidad
Documental
Compuesta
Unidad
Documental
Compuesta
Unidad
Documental
Simple
ISAD(G), p. 48.
DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
PRINCIPIO PLURIDIMENSIONAL
(MODELOS CONCEPTUALES)
MODELO CONCEPTUAL DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
Representación de la realidad archivística en el que
quedan descritos los tipos de entidad archivística, sus
relaciones y atributos.
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.
Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos
de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.
ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
“clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como
categorías diferentes , que pueden estar reflejadas en los sistemas
de descripción de distinta forma, pudiendo, estar representadas
por descripciones independientes, aunque interrelacionadas”.
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.
Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos
de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
PRODUCTOR
LUGAR
TIEMPO
RELACIÓN
CICLO DE VIDA
FUNCIONES
NORMA
RECURSOS DE
INFORMACIÓN
CONCEPTO
Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia
TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO
NORMATIVO DEL CIA
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
PRODUCTOR
INSTITUCIONES
DE
CUSTODIA
FUNCIONES
SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
“una
categoría
de
un
subconjunto
de
entidades
pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y
relaciones…”.
COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.
Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos
de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.
Qué Subtipos de Entidad Existen?
DOCUMENTO
DE ARCHIVO
PRODUCTOR
FUNCIONES Y SUS
DIVISIONES
Grupo de Fondos
Institución
Función
Fondo
Familia
División de Función
Persona
Actividad/Proceso
División de Fondos
Serie
Acción
Subserie
Fracción de serie
Processo /Item
Colección
División de Colección
Componente
Documental
Tomado de:
CNEDA/NEDA-I/ModeloConceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012
MODELOS CONCEPTUALES PUBLICADOS
Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version
2.0. 2008.
Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos
Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y
Funciones. 2012.
Finnish Conceptual Model for Archival Description. 2013.
Formó el Grupo de Expertos en Descripción Archivística para la
creación de un Modelo Conceptual para la Descripción Archivística.
(2012-2016).
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
son creados, producidos, gestionados, por
/ crea, produce, gestiona,
AUTOR, DESTINATARIO, REMITENTE, PRODUCTOR,
COLECCIONISTA, GESTOR DOCUMENTAL.
PRODUCTOR
PRODUCTOR
realiza, / son realizadas por,
FUNCIONES Y
SUBDIVISIONES
DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO
testimonian / se testimonian en
FUNCIONES Y
SUBDIVISIONES
NORMALIZACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN DE LA
INFORMACIÓN:
PROCESOS INTERNACIONALES, NACIONALES Y
REGIONALES.
CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS
AÑOS DEL SIGLO XX
EN QUÉ CONSISTE LA NORMALIZACIÓN?
“Guía, modelo, pauta preestablecida y mutuamente
acordada que se usa para la realización de cualquier
trabajo o la creación de cualquier producto.”
Pedro González. La Normalización como punto de partida en la Archivística.
En Primeras jornadas sobre metodología para la identificación y valoración
de fondos documentales de las Administraciones Públicas.
Madrid: Dirección General de Archivos. pp. 21-37.
POR QUÉ NORMALIZAR EN LOS ARCHIVOS?
Los archiveros no pueden ser la excepción en la
actividad de la vida presente, que exige, en todas las
funciones, la racionalización de los procesos y la
normalización de las formas. Con ello se simplifican
los métodos, se ahorra trabajo y tiempo en la
ejecución y se obtienen mayores garantías en los
resultados.”
Matilla Tascón
QUÉ ES UNA NORMA DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA?
“Es una guía, un modelo, o un conjunto de pautas
preestablecidas,
normalizadas
y
mutuamente
acordadas que se usan para la elaboración de
descripciones de cualquier tipo de entidad
archivística o subtipo de entidad”.
TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO
NORMATIVO DEL CIA
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
PRODUCTOR
INSTITUCIONES
DE
CUSTODIA
FUNCIONES
SUBTIPOS DE ENTIDAD
DOCUMENTO
DE ARCHIVO
PRODUCTOR
FUNCIONES Y SUS
DIVISIONES
Grupo de Fondos
Institución
Función
Fondo
Familia
División de Función
Persona
Actividad/Proceso
División de Fondos
Serie
Acción
Subserie
Fracción de serie
Processo /Item
Colección
División de Colección
Componente
Documental
Tomado de:
CNEDA/NEDA-I/Modelo Conceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012
SISTEMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICO
Sistema de información orientado a la descripción por parte
de los archiveros y a la búsqueda y localización por parte del
usuario de la información que sean de su interés.
Un sistema de descripción archivística siempre incluye
representaciones de documentos de archivo y de agentes y,
opcionalmente, de funciones y otros tipos de entidades.
NORMAS INTERNACIONALES: PROCESOS DE
CREACIÓN
1988 – Reunión restringida de expertos.
1989 – Reunión de la Unesco.
1990 – Constitución de Comisión Ad Hoc.
1990 – Primera Seción Plenaria.
1992 – Declaración de Principios de la Descripción.
1993 – Publicación de primera Norma Internacional.
NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN
ISDIAH
ISAD
(G):
Norma
Internacional
de
Descripción
Archivística. (1993 – 2000) ISDF
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridades de Archivos Relativos a Instituciones, Personas
y Familias
Realiza:. (1995 – 2004)
Se plasman en:
ISDF: Norma Internacional para la Descripción de
Funciones. (2008)
Almacena:
ISDIAH : Norma Internacional para Describir
Genera:
Instituciones
(2008)
ISAAR(CPF) que Custodian Fondos de Archivo.
ISAD(G)
CONSEJO INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS
…“Estas normas constituye una guía general para la
elaboración de descripciones archivísticas” por lo que “deben
utilizarse
conjuntamente
con
las
normas
nacionales
existentes o como base para el desarrollo de otras normas
nacionales”.
Procesos nacionales y regionales de normalización (1990 – Actualidad)
RCPPCN (1997) y MAD3 (2000)
CUSTARD (1996-2003)
DACS (2004),
(2013)
RAD2 (2008)
ODA (2007)
NOBRADE (2007)
MDM + NODAC
(2000)
(2007)
+ NOGADA +
(2007)
IGAD (Resumen ISAD(G) - 2009)
NUDA (2014)
ARANOR + NEPAN +
(2008)
(2010)
NEDAI
(2001-)
Representación y recuperación
de contenidos archivísticos
ISAD(G), ISAAR(CPF)), ISDF, ISDIAH, MAD3, DACS, RAD2,
ODA, NOBRADE, NEDA, MDM, NODAC, NOGADA, NUDA,
NEPAN, RCPPCN, EAD, EAC,MARC, ARANOR, IGAD.
Preservación de recursos
digitales
ISO/TR 1791:2014, ISO 13008: 2012; ISO 19005-1; ISO
32001, ISO/TR 13028:2010. Especificaciones METS y
PREMIS. ISO 23081-1 a 3; MoReq; E-ARQ-Brasil.
Construcción y mantenimiento de
repositorios digitales.
ISO-14721:2012, ISO/TR 17068:2012, ISO/16363:2012,
ISO 16919: 2014. Aplicaciones: DRAMBORA, DAF-DataAudit, Proyecto Néstor.
Continuidad digital
ISO 22301:2010; ISO 22301:2014, UNE-EN-ISO 22301:
2015, ISO/TR 18128:2014, ISO 31000:2009, ISO
313010:2010; ISO 27001:2005, ISO 27002:2005,
27003:2010, ISO 27000: 2009, ISO 27004:2009, ISO
27007:2011. 2ª Ed, ISO 27005:2011, 2ª Ed.
Sistemas de gestión para los
documentos electrónicos
ISO 30300:2011, ISO 30301:2011, ISO 30302:2016; ISO
15489 Partes 1 y 2:2001, ISO 26122: 2007, ISO 16175
Partes.1 a 3, ISO 23081 Partes 1 a 3.
TIPOLOGÍAS DE NORMAS DE REPRESENTACIÓN Y
RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
QUÉ TIPOLOGÍAS DE NORMAS EXISTEN?
NORMAS SEGÚN
SU FUNCIÓN
ENTRADA DE
SALIDA DE
DATOS
DATOS
Estructura
Contenidos
Presentación
Codificación
Tomado de: SANTAMARIA GALLO, Abelardo.
La norma española de descripción archivística (neda):
análisis y propuesta de desarrollo.
Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales.2006. pp.12-13.
NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS
REGULAN:
Elementos y subelementos informativos
Nombre
Índice de frecuencia (único o repetible, obligatorio,
opcional o condicionado).
Qué Normas son Consideradas de Estructura de Datos?
NORMAS DE CONTENIDO DE DATOS
REGULAN:
La información que puede incluirse
Las fuentes de información
Reglas generales y específicas sobre su uso
Tipos de datos a consignar (datos numéricos, textuales)
Formalización de datos
Código de Referencia
Título
Qué Normas son Consideradas de Contenido de Datos?
NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS
REGULAN:
Cómo se debe presentar la información en pantalla o en
salida impresa, es decir:
Orden de presentación de la información consignada en
los distintos elementos.
Agrupación o no en áreas.
Uso de signos de puntuación.
Tipo y estilo de letra.
DATAS
EJEMPLOS
[ca.1658], 1600/1700 (aproximada)
1670/1788 (predomina 1699-1712)
El año se representa con cuatro cifras, el mes con dos y los
días del mes con dos (por ejemplo: 1953-11-03).
CÓDIGO DE REFERENCIA
Separación de los segmentos que integran el código de
referencia.: ES-AHPBU. España-Archivo Histórico Provincial
de Burgos
TÍTULO
Título formal entre comillas: (“”)
Título paralelo precedido del signo (=)
Qué Normas son Consideradas de Presentación de
Datos?
NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS, CONTENIDOS
Y PRESENTACIÓN
 Rigen el contenido intelectual y la estructura de las descripciones.
 Se centran en el texto de los instrumentos de descripción.
 Estructuran el diseño de las descripciones.
¿QUÉ ACCIONES SE DEBÍAN
REALIZAR?
.
QUÉ NORMAS DE CODIFICACIÓN
EXISTEN PARA EL MARCADO DE LAS
DESCRIPCIONES ARCHIVÍSTICAS
ELABORADOS A PARTIR DE LOS
METALENGUAJES?
NORMAS DE CODIFICACIÓN
NOMENCLATURA MARC
0XX Información de control, números de identificación
1XX Asientos principales
2XX Títulos y párrafo del título (título, edición..)
3XX Descripción física, etc.
4XX Menciones de serie
5XX Notas
6XX Campos de acceso temático
7XX Asientos secundarios diferentes a los de materias y
series; campos ligados
8XX Asientos secundarios de series, existencias,
9XX Reservados para implementación local
ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION
Es el primer estándar de estructura de datos para facilitar la
distribución en Internet de información detallada sobre fondos
archivísticos a través de los instrumento de descripción.
 EAD es una DTD XML que refleja la estructura lógica y
jerárquica de un instrumento de descripción de archivo, que es
compatible con la norma internacional para la descripción de
material de archivo (ISADG) y que posibilita la difusión, acceso y
navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de información
descriptiva de archivo.
http://www.loc.gov/ead/tglib/element_index.html
ENCODED ARCHIVAL CONTEXT - CORPORATE BODIES,
PERSONS AND FAMILIES (EAC-CPF)
 EAC es una norma para la gestión electrónica de la información
de autoridades archivísticas y su contexto. ISAAR(CPF) es la norma
de estructura de datos para la creación de registros de autoridades
y EAC sería su respectiva norma de codificación de datos.
 EAC-CPF se basa en XML y funciona independientemente del
software o del sistema informático y se vincula de forma sencilla a
otros protocolos basados en XML
http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/
Qué Normas son Consideradas de Codificación de
Datos?
CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO DE MARC21
(DACS, 2007)
CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO EAD
(DACS)
TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN
ESTRUCTURA
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
CODIFICACIÓN
ISAD(G)
X
-
-
-
ISAAR(CPF)
X
-
-
-
ISDF
X
-
-
-
ISDIAH
X
-
-
-
MAD3
X
X
X
X
DACS
X
X
-
X
RAD2
X
X
X
-
ODA
X
X
X
-
NOBRADE
X
X
-
-
NEDA-I
X
X
X
-
MDM
X
X
X
-
NODAC
X
X
-
-
NOGADA
X
X
-
-
ARANOR
X
X
-
-
IGAD
X
X
-
-
NUDA
X
X
X
-
ENTIDADES QUE DESCRIBEN LAS NORMAS
ISAD(G)
DOCUMENTOS
DACS
DOCUMENTOS
PRODUCTORES
MATERIAS
ODA
DOCUMENTOS
PRODUCTORES
MATERIAS
MDM
DOCUMENTOS
PRODUCTORES
MATERIAS
RAD2
DOCUMENTOS
MAD3
DOCUMENTOS
NOBRADE
DOCUMENTOS
NEDAI
DOCUMENTOS
NODAC
DOCUMENTOS
NOGADA
DOCUMENTOS
IGAD
DOCUMENTOS
NUDA
DOCUMENTOS
MATERIAS
ARANOR
PRODUCTORES
ISAAR(CPF)
PRODUCTORES
SUB-ETIDADES ARCHIVÍSTICAS PROPUESTAS EN LAS NORMAS NACIONALES Y REGIONALES
GRAN
BRETAÑA
(MAD3)
Acervo
EE.UU
CANADÁ
PORTUGAL
ESPAÑA
(DACS)
(RAD2)
(ODA)
(NEDA)
Grupo de fondos Fondos
Grupo de fondos Fondos
Fondos
Subfondo
Series
Documento
Compuesto
Documento
Simple
Series
Series
Documento
Compuesto
Documento
Documento
Compuesto
Simple
Documento
Simple
Colecciones
Colecciones
Grupo
Fondos
Fondos
Subfondos
de
LEÓN
(MDM)
Familia
Sección
Series
Serie
Familia
Grupo de Series Subserie
Divisiones
de
Fondos
Subserie
Instituciones
Personas
Familia
(NUDA)
Personas
Serie facticia
Colección
(NOBRADE)
Sección
Serie
Simple
(ARANOR)
Subfondos
Serie
Documento
(NOGADA)
Subfundos
Subserie
Compuesta
(NODAC)
Fondos
Subsección
Documento
URUGUAY
Instituciones
Subsección
Instalación
BRASIL
Fondos
Serie
Unidad
ARAGÓN
Fondos
de
Serie/Fracción de
Subserie
Personas
GALICIA
Fondos
Sección
Subserie
CATALUÑA
Grupo de Fundos
Fracción
Instituciones
CASTILLA Y
Unidad
localización
de Documento
Documento
Compuesta
Compuesta
Documento Simple
Colecciones
División
Colección
Componente
Documental
Documento
Simple
Instituciones
de
Personas
Familia
Unidad
de Fracción
localización
Serie
Documento
Documento
Compuesta
Compuesta
de Documento
Documento
Simple
Simple
Acervo
Acervo de la subunidad
de custodia
Fondos/Colección
Sección
de
Subsección
Serie
Subserie
Dossier/Proceso
Documento Simple
Fondos
Subfondos
Series
Documento
Compuesto
Documento
Simple
Colecciones
Programa de Pós-Graduação
em Ciência da Informação
LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL
PARADIGMA POST-CUSTODIAL.
PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN
PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE
MARILIA, SP,
AGOSTO , 2015