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LIBROS PRINCIPALES Y
AUXILIARES DE USO DEL
COMITÉ DE FINANZAS
GRUPO # 2
MARLENE HAYDÉ ARAGÓN FRANCO
ELVA LIZETH BARRIOS ARGUETA
WALTER ORLANDO BENÍTEZ JERÓNIMO
IRMA ANABELLA CASTELLANOS GONZÁLEZ
TRICIA DYAN CHÉ GARCÍA
LESBIA JANETH MIJANGOS MONTUFAR
MARÍA DEL CARMEN MOREIRA SICÁN
• PRINCIPALES Y LIBROS AUXILIARES.
• LOS LIBROS QUE UTILICE EL COMITÉ DE FINANZAS, DEBERÁN SER
AUTORIZADOS EN LAS DIRECCIONES DEPARTAMENTALES DE
EDUCACIÓN QUE CORRESPONDAN. (ARTÍCULO 1. DEL
ACUERDO GUBERNATIVO NO. 968-2000).
• LOS LIBROS PRINCIPALES
• PARA EL REGISTRO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES, PROPIAS
DEL COMITÉ DE FINANZAS, SE UTILIZAN VARIOS LIBROS
DENOMINADOS LIBROS PRINCIPALES, ENTRE LOS CUALES ESTÁN
LOS SIGUIENTES: CAJA, ACTAS, CUENTA BANCARIA.
LIBRO CAJA
• ESTE ES UN LIBRO CONTABLE
QUE SE UTILIZA PARA DIFERENTES FINES, EN FINANZAS, PARA SABER
CUÁNTO TENEMOS DE DISPONIBLE PARA REALIZAR LAS TRANSACCIONES;
EN TRIBUTACIÓN PARA
DAR FE DEL PAGO DE LOS TRIBUTOS O IMPUESTOS Y EN CONTABILIDAD PARA LLEVAR
UN REGISTRO ORDENADO DE LOS COBROS Y PAGOS DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE
EFECTIVO, ES UN LIBRO DE MUCHA IMPORTANCIA PORQUE LLEVA EL MANEJO DEL DINERO.
• FOLIACIÓN
• LA FOLIACIÓN DE ESTE
FRENTE AL HABER.
LIBRO AL IGUAL QUE LA FOLIACIÓN DEL LIBRO MAYOR ES
DOBLE; EL DEBE SE ANOTA
• EL DEBE, OCUPA LA PARTE IZQUIERDA DEL LIBRO;
• EL HABER; OCUPA LA PARTE DERECHA DEL LIBRO;
• EN LA PARTE SUPERIOR SE ANOTAN EL MES Y EL AÑO A QUE CORRESPONDE AL CUADRO QUE SE ESTÁ
ELABORANDO.
•
• FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO.
• EN EL DEBE; SE ANOTA CUANDO EL DINERO INGRESA.
• EN EL HABER, SE ANOTA CUANDO EL DINERO SALE YA SEA PARA COMPRAR; PAGAR DEUDAS O ENVIAR
DINERO AL BANCO COMO DEPÓSITO EN CUENTA CORRIENTE.
• EN AMBOS CASOS SE REGISTRA CON EL NOMBRE DE LA CUENTA, QUE HA DADO ORIGEN EL INGRESO O LA
SALIDA DE DINERO.
• SALDO DEL LIBRO CAJA
• ESTE LIBRO, GENERALMENTE; PRESENTA SALDO DEUDOR, ES DECIR QUE LOS INGRESOS SON MAYORES QUE LOS EGRESOS Y AL
DECIR INGRESOS LO ESTAMOS CONSIDERANDO SUMADO CON EL SALDO INICIAL.
• EN ALGUNOS CASOS CAJA NO TENDRÁ SALDO, PERO JAMÁS TENDRÁ SALDO ACREEDOR YA QUE NO PUEDE SALIR MÁS
DINERO DEL QUE HAY.
• SALDO INICIAL DE CAJA
• ES EL IMPORTE DE DINERO CON EL QUE SE INICIA EL MES; O EL EJERCICIO ECONÓMICO; SI ES AL INICIO DEL EJERCICIO FISCAL.
• ESTE SALDO DEBE SER EL INDICADO EN EL INVENTARIO INICIAL EN LA CUENTA CAJA, SI ES AL INICIO DEL NUEVO MES; ESTE DEBE SER
IGUAL AL SALDO DE CIERRE DEL MES ANTERIOR.
• EL SALDO INICIAL SE ANOTA EN EL DEBE Y AL INICIO DE LAS OPERACIONES.
• SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA
• VIENE A SER EL IMPORTE DE DINERO CON EL QUE FINALIZA EL MES O EL EJERCICIO FISCAL, SI SE TRATA DE LA TERMINACIÓN DEL
MES, ESTE DEBE SER IGUAL AL SALDO INICIAL DEL MES SIGUIENTE; I SE TRATA DE LA TERMINACIÓN DEL EJERCICIO FISCAL; ESTE DEBE
SER IGUAL AL QUE INDICA EL BALANCE GENERAL Y QUE TAMBIÉN SE ENCUENTRA EN EL INVENTARIO FINAL O DE CIERRE.
• OBTENCIÓN DEL SALDO
• EL SALDO DEL LIBRO CAJA SE OBTIENE SUMANDO EL DEBE (ENTRADAS MÁS SALDO INICIAL) Y A ESE RESULTADO SE LE RESTA LAS
SALIDAS, LA DIFERENCIA SERÁ EL SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA
RAYADO DEL LIBRO CAJA
DEBE 1
MES DE............................DEL 20........
FECHA
CUENTA DETALLE
SUBTOTAL
HABER 1
TOTAL
FECHA
CUENTA DETALLE
SUBTOTAL
TOTAL
• USO DEL RAYADO
• LADO DEL DEBE
• 1. FECHA DEL SALDO INICIAL CORRESPONDIENTE
ORDEN CRONOLÓGICO.
• 2. NOMBRE DE LAS CUENTAS
• 3. COLUMNA
PARA
QUE APLICAN INGRESOS Y DETALLE DE LAS MISMAS.
NO. DE COMPROBANTE.
• 4. VALOR PARCIAL O SUB TOTAL.
• 5. VALOR TOTAL.
AL EJERCICIO FISCAL Y FECHAS DE LOS INGRESOS EN
•
LADO DEL HABER
•
1. FECHA DE LAS OPERACIONES DE EGRESO EN ORDEN CRONOLÓGICO.
•
2. NOMBRE DE LAS CUENTAS QUE APLICAN EGRESOS Y DETALLE DE LAS MISMAS.
•
3. COLUMNA PARA NO. DE COMPROBANTE.
•
4. VALOR PARCIAL O SUB TOTAL.
•
5. VALOR TOTAL.
•
•
PROCEDIMIENTO
•
1. RECORDAR EL MARCO TEÓRICO.
•
2. CONSIGNAR EL MES A OPERAR.
•
3. INGRESAR EN EL DEBE LOS VALORES RECIBIDOS CONFORME A FECHA Y COMPROBANTE, LO QUE IMPLICA EL MOTIVO DEL INGRESO.
•
4. INGRESAR EN EL HABER LOS VALORES RECIBIDOS CONFORME A FECHA Y COMPROBANTE, LO QUE IMPLICA EL MOTIVO DEL EGRESO.
•
5. SUMAR LOS INGRESOS EN EL DEBE.
•
6. SUMAR LOS EGRESOS EN EL HABER.
•
7. RESTARLOS Y FIJAR EL SALDO DEL SIGUIENTE MES O EJERCICIO FISCAL, ANOTANDO EL MISMO DEL LADO DEL HABER.
•
8. CUADRAR AMBAS COLUMNAS CON VALORES IGUALES (INGRESOS Y EGRESOS) A LA MISMA ALTURA DEL FOLIO.
•
9. ELABORAR EL RESUMEN QUE SERÁ EL PUNTO DE ORIGEN DE LA PARTIDA DE DIARIO, CORRESPONDIENTES A LOS INGRESOS Y LOS
EGRESOS.
•
10. FIRMAR AL CIERRE DE CADA MES.
LIBRO DE ACTAS
• FUNDAMENTO DE DERECHO
• ARTÍCULO 53. LIBROS DE ACTAS. LAS SOCIEDADES MERCANTILES LLEVARÁN UN LIBRO O REGISTRO DE ACTAS DE
JUNTAS GENERALES DE SOCIOS O ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS, SEGÚN EL CASO.
CUANDO SEAN VARIOS LOS ADMINISTRADORES, ES OBLIGATORIO LLEVAR UN LIBRO DE ACTAS EN EL QUE SE HARÁN
CONSTAR LAS DECISIONES QUE TOMEN CON REFERENCIA A LOS NEGOCIOS DE LA SOCIEDAD.
•
• CONCEPTO
• EL LIBRO QUE DE ACUERDO CON LA LEGISLACIÓN MERCANTIL DEBEN LLEVAR ALGUNAS SOCIEDADES, ESPECIALMENTE LAS
COMPAÑÍAS POR ACCIONES, PARA ASENTAR EN ÉL LAS ACTAS DE LAS SESIONES DE SU CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, Y
DE SUS ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS. CUALQUIER LIBRO DONDE SE ASIENTEN LAS ACTAS CORRESPONDIENTES A
DETERMINADOS HECHOS O JUNTAS.
•
• ALGUNAS COMPAÑÍAS ACOSTUMBRAN LLEVAR LIBRO DE ACTAS ESPECIALES PARA ASENTAR LAS RESOLUCIONES DE LAS
DIVERSAS "COMISIONES" DE SU CONSEJO, POR EJEMPLO: "LIBRO DE ACTAS DE LA COMISIÓN EJECUTIVA", "LIBRO DE
ACTAS DE LA COMISIÓN DE OPERACIONES", "LIBRO DE ACTAS DE LA COMISIÓN DE RÉGIMEN INTERIOR". OTRAS EMPRESAS
TAMBIÉN LLEVAN UN LIBRO DE ACTAS DE "INSPECCIÓN OFICIAL", DONDE SE LEVANTAN LAS CORRESPONDIENTES A LAS
VISITAS DE INSPECCIÓN QUE LES PRACTICAN DIVERSAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO
• USOS
• EL LIBRO DE ACTAS: LA SOCIEDAD LLEVARÁ UN LIBRO, DEBIDAMENTE
REGISTRADO, EN EL QUE SE ANOTARÁN
POR ORDEN CRONOLÓGICO LAS ACTAS DE LAS REUNIONES DE LA ASAMBLEA O DE LA JUNTA DE SOCIOS,
ESTAS SERÁN FIRMADAS POR EL PRESIDENTE O QUIEN HAGA SUS VECES Y EL SECRETARIO DE LA ASAMBLEA O
DE LA JUNTA DE SOCIOS.
• SIN PERJUICIO DE LO DISPUESTO
EN OTRAS NORMAS LEGALES, LOS ENTES ECONÓMICOS PUEDEN ASENTAR EN
UN SOLO LIBRO LAS ACTAS DE TODOS SUS ÓRGANOS COLEGIADOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL. EN TAL CASO DEBE DISTINGUIRSE CADA ACTA CON EL NOMBRE DEL ÓRGANO Y UNA NUMERACIÓN
SUCESIVA Y CONTINUA PARA CADA UNO DE ELLOS.
• CUANDO INADVERTIDAMENTE
EN LAS ACTAS SE OMITAN DATOS EXIGIDOS POR LA LEY O EL CONTRATO,
QUIENES HUBIEREN ACTUADO COMO PRESIDENTE Y SECRETARIO PUEDEN ASENTAR ACTAS ADICIONALES PARA
SUPLIR TALES OMISIONES. PERO CUANDO SE TRATE DE ACLARAR O HACER CONSTAR DECISIONES DE LOS
ÓRGANOS, EL ACTA ADICIONAL DEBE SER APROBADA POR EL RESPECTIVO ÓRGANO O POR LAS PERSONAS
QUE ÉSTE HUBIERE DESIGNADO PARA EL EFECTO.
• SE ABRIRÁ EL LIBRO DE ACTAS DESDE EL MOMENTO
DE LA CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD Y SE REGISTRARÁN
TODAS Y CADA UNA DE LAS QUE SE DILIGENCIEN POR LA ASAMBLEA ORDINARIA O EXTRAORDINARIA DE LA
SOCIEDAD O JUNTA DE SOCIOS, ASÍ COMO LAS ACTAS DE LAS JUNTA DIRECTIVA EN FORMA ORDINARIA O
EXTRAORDINARIA, DURANTE TODA SU VIDA ECONÓMICA. HAY QUIENES LLEVAN LIBROS SEPARADOS PARA LAS
ACTAS DE LA ASAMBLEA Y OTRO PARA LA JUNTA DIRECTIVA DEBIDAMENTE FIRMADAS.
• EL LIBRO DE ACTAS PUEDE SER DE DOS MANERAS
• EL TRADICIONAL QUE SE COMPRA EN PAPELERÍAS.
• EL QUE SE LLEVA POR MEDIOS INFORMÁTICOS, ESTE LIBRO CONSISTE EN HOJAS SUELTAS NUMERADAS
CORRELATIVAMENTE, QUE HAY QUE LEGALIZAR EN EL REGISTRO CORRESPONDIENTE O ANTE
NOTARIO.
• EL LIBRO DEBE ESTAR EN LA SEDE O LOCAL DE LA ASOCIACIÓN, EL RESPONSABLE DE
DICHO LIBRO ES EL SECRETARIO DE LA ASOCIACIÓN.
• LA CONSERVACIÓN DE DICHO LIBRO DEBE DE SER COMO MÁXIMO 4 AÑOS.
• DEBE DE ESTAR PUESTO AL DÍA EN TODO MOMENTO, YA QUE PUEDE SER CONSULTADO
POR CUALQUIER SOCIO DE LA ASOCIACIÓN.
• ORDENACIÓN CRONOLÓGICA.
• NO PUEDEN APARECER HOJAS EN BLANCO POR LA MITAD DEL LIBRO, EN EL CASO DE
ERROR LAS HOJAS DEBEN DE QUEDAR ANULADAS, PARA NO SER UTILIZADAS BAJO NINGÚN
CONCEPTO.
• TODAS LAS ACTAS QUE SE REALICEN TIENEN QUE ESTAR FIRMADAS POR EL PRESIDENTE Y POR EL SECRETARIO DE LA
ASOCIACIÓN.
• EL LIBRO DE ACTAS PUEDE SER CONSULTADO POR CUALQUIER SOCIO DE LA ASOCIACIÓN O DE ADMINISTRACIONES
COMPETENTES.
• LAS ACTAS QUE SE CONSIGNAN NO TIENEN UN MOTIVO OBLIGATORIO POR LA QUE SE SUSCRIBEN, DEPENDE DE LA NECESIDAD
ASÍ SE CONSIGNAN.
•
•
ACTA NÚMERO _____ EN EL MUNICIPIO DE ESCUINTLA, DEL DEPARTAMENTO DE ESCUINTLA, EL _____DE ____________DE DOS
MIL ___________, SIENDO LAS ________________HORAS CON ______________ MINUTOS, CONSTITUIDOS EN EL LUGAR QUE
OCUPA LA ______________________________, UBICADO EN EL
_________________________________________________________________________________________________________
__ANTE LOS OFICIOS DEL ABOGADO MEDIADOR _____________________, COMPARECEN LOS SEÑORES:
_______________________________________, DE ____________ AÑOS DE EDAD, ESTADO CIVIL__________________,
NACIONALIDAD ____________________, PROFESIÓN U OFICIO _______________________, DE ESTE DOMICILIO, QUIEN SE
IDENTIFICA CON DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN }NÚMERO
_________________________________________________________________________________________________________
___(_________________________), EXTENDIDA POR EL REGISTRO CIVIL DEL MUNICIPIO
DE_______________________________________, DEL DEPARTAMENTO DE ___________________; Y EL SEÑOR
____________________________, DE _____________AÑOS DE EDAD, ESTADO CIVIL_________________, PROFESIÓN U OFICIO,
DE NACIONALIDAD _________________________, DE ESTE DOMICILIO, QUIEN SE IDENTIFICA CON DOCUMENTO PERSONAL DE
IDENTIFICACIÓN }NÚMERO
_________________________________________________________________________________________________________
___(_________________________), EXTENDIDA POR EL REGISTRO CIVIL DEL MUNICIPIO
DE_______________________________________, DEL DEPARTAMENTO DE ___________________;CON EL OBJETO DE CELEBRAR
__________________________ESTABLECIDA PARA LA PRESENTE FECHA. PRIMERO: LA SEÑORA
_____________________________ MANIFIESTA QUE ES PROPIETARIA DEL INMUEBLE UBICADO EN
_______________________________ DEL MUNICIPIO DE ______________, DEPARTAMENTO DE ________________, MISMO QUE
ARRENDA AL SEÑOR __________________________, POR LA CANTIDAD DE ______________________________
(Q.___________) MENSUALES, Y A LA FECHA LE DEBE ____________ ( ) MESES, HACIENDO UN TOTAL DE LA DEUDA DE
________________ (Q. __________) POR LO QUE LE PIDO QUE ME CANCELE, YA QUE HE AGOTADO TODOS LOS MEDIOS POSIBLES
PARA QUE ME CANCELE LA DEUDA PERO NO HE LOGRADO NADA. SEGUNDO: EL __________________________________,
MANIFIESTA QUE ES CIERTO QUE ÉL LE ADEUDA LOS _______________ MESES DE RENTA, EQUIVALENTE A LA CANTIDAD ANTES
INDICADA, PERO DEBIDO A LA FALTA DE EMPLEO NO HA PODIDO CUMPLIR CON SUS PAGOS MENSUALES, PERO MANIFIESTA QUE POR
SER UN INQUILINO POR MÁS DE ____________ AÑOS Y ESTA ES LA PRIMERA VEZ QUE INCUMPLE, LE SOLICITA A LA PROPIETARIA DEL
INMUEBLE QUE LE DÉ LA OPORTUNIDAD DE ACEPTAR EL PAGO DE LA SIGUIENTE MANERA, LE PROMETE PAGARLE EN
_______________PAGOS MENSUALES; ACUMULADOS DE LA FORMA SIGUIENTE: _____________________________ QUETZALES
(Q_____) POR MES ATRASADO Y _________________________ QUETZALES (Q ___________) CORRESPONDIENTE AL MES, SIENDO
UN TOTAL DE _________________________ QUETZALES (Q. _____________), HASTA CUMPLIR CON EL ADEUDO, POR LO QUE
DICHOS PAGOS DEBERÁN REALIZARSE EL DÍA ________________ ( ) DE CADA MES, A PARTIR DEL MES DE
___________________DEL PRESENTE AÑO, EN EL DOMICILIO ANTES INDICADO. TERCERO: TRAS HABER ESCUCHADO LAS
PROPUESTAS, AMBAS PARTES ACEPTAN LOS TÉRMINOS INDICADOS Y ACUERDAN CONTINUAR CON EL ARRENDAMIENTO DEL INMUEBLE,
Y EN CASO DE INCUMPLIMIENTO, CUALQUIERA DE LAS PARTES PODRÁ DEMANDAR SU CUMPLIMIENTO ANTE EL ÓRGANO
JURISDICCIONAL COMPETENTE POR CONSTITUIR LA MISMA TÍTULO EJECUTIVO. CUARTA: SE DA POR TERMINADA LA PRESENTE, EN EL
MISMO LUGAR Y FECHA, TREINTA MINUTOS DESPUÉS DE SU INICIO, LA QUE LEÍDA POR LAS PARTES, QUIENES ENTERADOS DE SU
CONTENIDO, OBJETO, VALIDEZ Y DEMÁS EFECTOS LEGALES, LA ACEPTAN, RATIFICAN Y FIRMAN.---- ----------------------------------
LIBRO DE CUENTAS BANCARIAS
• DEFINICIÓN DE UN LIBRO DE CONTABILIDAD EN CUENTAS
BANCARIAS.
• UN LIBRO DE CONTABILIDAD ES UNA DE LAS HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES DE LA
CONTABILIDAD. PERMITE A CUALQUIER PERSONA, DESDE UN DIRECTOR FINANCIERO
CORPORATIVO A UN USUARIO DE UNA CUENTA BANCARIA
• PERSONAL, RASTREAR CRÉDITOS Y DÉBITOS EN EL
TIEMPO.
UN LIBRO DE CONTABILIDAD DE
UNA CUENTA BANCARIA PUEDE TENER VARIAS FORMAS, PERO SIEMPRE SIRVE AL MISMO
CONJUNTO DE EFECTOS CONTABLES GENERALES.
• FORMATO, UN LIBRO DE CONTABILIDAD DE UNA CUENTA
BANCARIA CONSISTE EN UNA SERIE DE LÍNEAS PARA
• LAS TRANSACCIONES DE LAS CUENTAS INDIVIDUALES. CADA TRANSACCIÓN INCLUYE LA FECHA, UNA BREVE
DESCRIPCIÓN Y LA CANTIDAD DE LA TRANSACCIÓN, CON UNA INDICACIÓN DE SI REPRESENTA UN CRÉDITO O
UN DÉBITO.
• LOS CRÉDITOS,
LOS CRÉDITOS INCLUYEN DEPÓSITOS, TRANSFERENCIAS DE OTRAS CUENTAS Y PAGO DE
INTERESES POR PARTE DEL BANCO, MIENTRAS QUE LOS DÉBITOS INCLUYEN LOS CHEQUES, LOS RETIROS DE
EFECTIVO, LAS TRANSFERENCIAS A OTRAS CUENTAS Y LAS COMPRAS CON TARJETAS DE DÉBITO.
• LA COLUMNA
DE LA DERECHA INCLUYE UN SALDO DE LA CUENTA CORRIENTE, QUE REPRESENTA LOS FONDOS
DE LA CUENTA SOBRE LA BASE DE TODAS LAS TRANSACCIONES PASADAS.
• TIPOS, LOS TIPOS DE CUENTAS BANCARIAS ESTÁN DISPONIBLES EN VARIAS FORMAS. UN REGISTRO
TRADICIONAL, QUE ES UN PEQUEÑO FOLLETO QUE ALGUNOS BANCOS EMITEN PARA LOS NUEVOS TITULARES DE
CUENTAS, ES UN LIBRO DE CONTABILIDAD BÁSICA. LOS ESTADOS DE CUENTAS BANCARIOS TAMBIÉN TOMAN LA
FORMA DE LIBROS, PROPORCIONANDO UNA LISTA DE LOS DÉBITOS Y LOS CRÉDITOS QUE UN TITULAR DE UNA
CUENTA PUEDE USAR PARA EQUILIBRAR UNA CUENTA MEDIANTE LA COMPARACIÓN DEL ESTADO CON EL
LIBRO DE CONTABILIDAD PERSONAL. LA BANCA EN LÍNEA OFRECE OTRO TIPO DE LIBRO DE CONTABILIDAD EN
LA FORMA DE UN RESUMEN DE CUENTA CORRIENTE. LOS CLIENTES DEL BANCO TAMBIÉN PUEDEN CREAR SUS
PROPIOS LIBROS EN PAPEL UTILIZANDO UNA PLANTILLA O UNA COMPUTADORA, COMO UN PROGRAMA DE
HOJA DE CÁLCULO.
• USOS, LOS TITULARES DE CUENTAS BANCARIAS PUEDEN USAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD PARA VARIOS
PROPÓSITOS. EL LIBRO DE CONTABILIDAD PROPORCIONA UN BALANCE DE LA CUENTA HASTA EL PRESENTE
DÍA, LO QUE PERMITE SABER CUÁNTO HAY PARA GASTAR O SI SE HA ALCANZADO EL OBJETIVO DE
AHORROS. UN LIBRO DE CONTABILIDAD TAMBIÉN ES ÚTIL EN EL CASO DE QUE EL BANCO COMETA UN
ERROR, YA QUE LA CONTABILIDAD REVELARÁ EL PROBLEMA Y DARÁ UNA FORMA DE IDENTIFICAR
TRANSACCIONES FRAUDULENTAS O ERRORES.
• CONSIDERACIONES,
EL SEGUIMIENTO DE UNA CUENTA BANCARIA A TRAVÉS DE UN LIBRO DE
CONTABILIDAD REQUIERE DILIGENCIA. SE DEBEN INTRODUCIR TODAS LAS TRANSACCIONES, INCLUIDOS
LOS PAGOS AUTOMÁTICOS DE FACTURAS Y LOS DEPÓSITOS DIRECTOS QUE SE HAGAN PARA TENER UN
SALDO EXACTO EN TODO MOMENTO.
LIBROS AUXILIARES
• LOS LIBROS NO SON OBLIGATORIOS; SIN EMBARGO, LA INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAN ES DE MUCHA
IMPORTANCIA TANTO PARA EL COMERCIANTE COMO PARA EL CONTADOR, PUESTO QUE EN LOS LIBROS
AUXILIARES SE LLEVA EL REGISTRO DETALLADO O ANALÍTICO DEL MOVIMIENTO DE ALGUNAS CUENTAS DE TIPO
GLOBAL, POR EJEMPLO, LA CUENTAS CLIENTES, SABEMOS QUE REGISTRAN LO QUE LE DEBEN A L EMPRESA POR
MERCADERÍAS VENDIDAS AL CRÉDITO, PERO NO SABEMOS QUIÉNES SON LOS CLIENTES Y CUANTO DEBEN
CADA UNO. EN EL LIBRO AUXILIAR DE CLIENTES ESTA ESE DETALLE. Y ASÍ EXISTEN OTRAS CUENTAS COMO
PROVEEDORES, GASTOS DE ADMINISTRACIÓN, GASTOS DE VENTA, ETC. AL FINAL DE CADA MES SE COTEJA EL
SALDO DEL LIBRO AUXILIAR CON EL SALDO DE LA CUENTA DE MAYOR, CON EL FIN DE ESTABLECER SI LOS
MISMOS COINCIDEN, YA QUE DE LO CONTRARIO HABRÍA ERROR.
• SE CONSIDERAN LIBROS AUXILIARES LOS SIGUIENTES: TIENDA ESCOLAR, REFACCIÓN, ALMACÉN, CUOTAS
ESPECIFICAS AUTORIZADAS, Y LIBRO DE CONCILIACIONES BANCARIAS. ESTOS LIBROS SE UTILIZAN CUANDO LAS
OPERACIONES QUE SE REGISTRAN SON MUY VOLUMINOSAS. AL FINAL DEL PERIODO EL COMITÉ DE FINANZAS
DEBERÁ ELABORAR RESUMEN FINANCIERO EN LOS CUALES SE REFLEJEN LOS MOVIMIENTOS CONTABLES
MENSUALES REALIZADOS DURANTE SU GESTIÓN A EFECTO DE ESTABLECER LOS SALDOS QUE SERÁN
TRASLADADOS AL COMITÉ ENTRANTE Y PARA REALIZAR ANTE EL CLAUSTRO DE MAESTROS LA RESPECTIVA
RENDICIÓN DE CUENTAS.
• RESGUARDO
DE LOS FONDOS, LOS FONDOS MONETARIOS DEL COMITÉ DE FINANZAS, DEBEN RESGUARDARSE DE
LA SIGUIENTE MANERA: BANCOS: MEDIANTE LA APERTURA DE UNA CUENTA BANCARIA DE PREFERENCIA DE TIPO
MONETARIO, EN CUALQUIER BANCO DEL SISTEMA, PARA LO CUAL DEBERÁN REGISTRARSE LAS FIRMAS DEL
PRESIDENTE Y TESORERO DEL COMITÉ EN FORMA MANCOMUNADA. (ARTÍCULO 8º. DEL ACUERDO PRESIDENCIAL
NO. 399).
• ARTÍCULO 21. LOS LIBROS AUXILIARES SERÁN LLEVADOS CUANDO SUS OPERACIONES SE CONSIDEREN
VOLUMINOSOS Y DEBEN REGISTRARSE POR SEPARADO LAS DIVERSAS CUENTAS, PARA SU MANEJO Y MEJOR
CONTROL DE LAS MISMAS, PUESTO QUE EN ESTO SE ASENTARÁ LA INFORMACIÓN COMPLETA, ESPECIALMENTE EN
LOS EGRESOS. ESTOS LIBROS PODRÁN, OPTATIVAMENTE, SER LOS SIGUIENTES: A) TIENDAS ESCOLARES: EN ESTE SE
REGISTRAN LAS VENTAS DIARIAS, COMISIONES SOBRE VENTAS Y ACTIVIDADES PREVIAMENTE AUTORIZADAS POR LA
SUPERVISIÓN (RIFAS, FUNCIONES VARIAS, KERMESES, ETCÉTERA). LOS EGRESOS LO CONSTITUYEN LAS FACTURAS DE
LOS PRODUCTOS Y GOLOSINAS QUE SE PONDRÁN A LA VENTA Y LOS RECIBOS QUE POR CONCEPTO DE GANANCIA
NETA EXTIENDE EL COMITÉ; B) REFACCIÓN ESCOLAR: EN ESTE SE OPERARÁN LOS INGRESOS Y EGRESOS
RELACIONADOS ÚNICAMENTE DE LA CUOTA Y GASTOS DE SU ELABORACIÓN (AZÚCAR, CARBÓN O GAS, OCOTE,
CANELA Y PAGO POR SERVICIO DE SU PREPARACIÓN); C) ALMACÉN: ESTE REGISTRARÁ LAS ENTRADAS Y SALIDAS
DE LOS MATERIALES GUARDADOS EN BODEGA, ADQUIRIDOS DE LOS FONDOS PRIVATIVOS O DONADOS, TALES
COMO: AZÚCAR, PAPELERÍA, MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN, PINTURA, PLOMERÍA, ETCÉTERA; D) CUOTAS
ESPECÍFICAS: ÉSTE OPERARÁ LOS INGRESOS Y EGRESOS DE CUALQUIER CUOTA EXTRAORDINARIA QUE FUERE
AUTORIZADA POR LA SUPERVISIÓN CORRESPONDIENTE, DEBIENDO COMPROBAR ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE GASTOS
AFINES PARA LO QUE FUERON CREADAS. ESTOS LIBROS SERÁN FIRMADOS POR EL COMITÉ EN PLENO Y VISTO
BUENO DE LA DIRECCIÓN.
LIBRO DE CAJA CHICA
•
EN LAS INSTITUCIONES, GENERALMENTE SE ACOSTUMBRA, SEPARAR UN FONDO DESTINADO PARA GASTOS
MENORES, INTEGRÁNDOSE DE ESTA MANERA UNA CAJA CHICA. LOS FONDOS DE CAJA CHICA DEBERÁN
SER ADMINISTRADOS POR UNA PERSONA, A QUIEN SE RESPONSABILIZA DEL USO Y MANEJO DEL EFECTIVO
DESTINADO A ESTE RUBRO. EL ENCARGADO DE CAJA CHICA DEBERÁ ENTREGAR UN INFORME DE LOS
GASTOS REGISTRADOS DURANTE EL PERÍODO, NORMALMENTE, CADA MES. AL RECIBIR EL CORRESPONDIENTE
INFORME DE CAJA CHICA, EL CONTADOR (TESORERO DEL COMITÉ DE FINANZAS), REINTEGRARÁ EL MONTO
DE LOS GASTOS INCURRIDOS, DE TAL MANERA QUE SE MANTENGA UN FONDO FIJO, QUE ES LO MÁS
RECOMENDABLE. EL COMITÉ DE FINANZAS PODRÁ DISPONER DE UN MONTO FIJO EN EFECTIVO PARA
GASTOS RUTINARIOS O MENORES. (ARTÍCULO 11º. DEL ACUERDO PRESIDENCIAL NO. 399).EL FONDO DE
CAJA CHICA SE REGIRÁ DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS: • EL MONTO DEL FONDO
DEPENDERÁ DEL VOLUMEN DE OPERACIONES QUE EL COMITÉ DE FINANZAS REALICE. • EL MONTO DEL
FONDO DEBERÁ APROBARSE EN JUNTA DE MAESTROS, SUSCRIBIÉNDOSE EL ACTA RESPECTIVA. • SE
LIQUIDARÁ, CUANDO SE HAYA AGOTADO UN 75 % DEL MISMO, CONTRA LA ENTREGA DE LAS FACTURAS O
COMPROBANTES QUE RESPALDEN LAS EROGACIONES REALIZADAS. EL TESORERO DEL COMITÉ EMITIRÁ UN
CHEQUE POR EL VALOR LIQUIDADO PARA MANTENER DISPONIBLE EL MONTO DEL FONDO DE CAJA CHICA
APROBADO. COMO MEDIDA DE CONTROL Y SEGURIDAD PARA LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE FINANZAS,
SE RECOMIENDA QUE PARA GASTOS QUE SOBREPASEN EL 50 % DEL FONDO DE CAJA CHICA, SE EMITA
CHEQUES A NOMBRE DE LOS PROVEEDORES.
LIBRO DE TIENDA ESCOLAR
• ARTÍCULO 15. LA TIENDA ESCOLAR SE MANEJARÁ Y GENERARÁ FONDOS CONFORME LAS SIGUIENTES ESTIPULACIONES: A)
ESTOS FONDOS SE MANEJAN IGUALMENTE A LO INDICADO EN LOS ARTÍCULOS 11 Y 9 ; B) QUEDA PROHIBIDO QUE
CUALQUIER MIEMBRO DOCENTE O ADMINISTRATIVO SEA PROPIETARIO O ARRENDATARIO DE LA TIENDA ESCOLAR; EN CASO
ESPECIAL, EL ALUMNADO PODRÁ ATENDERLA EN FORMA DE COOPERATIVA; C) LOS INGRESOS NORMALES DE LA TIENDA SON
POR CONCEPTO DE VENTAS DIARIAS, COMISIÓN SOBRE VENTAS POR PERSONAS PARTICULARES DENTRO DEL PLANTEL,
CUALQUIER FONDO POR ACTIVIDAD QUE SE REALICE EN EL ESTABLECIMIENTO, PREVIAMENTE AUTORIZADA POR LA SUPERVISIÓN
(FUNCIONES DE CINE, RIFAS, KERMESES, ETCÉTERA), SIEMPRE QUE LA MISMA DEJE BENEFICIO ECONÓMICO; D) SI LOS FONDOS
DE LA REFACCIÓN ESCOLAR RESULTAREN INSUFICIENTES, LA TIENDA ESCOLAR DEBERÁ COMO PRIORIDAD UNO, CUBRIRLOS; E)
EN VIRTUD DE LA NECESIDAD DEL COMITÉ DE FINANZAS DE ADQUIRIR, TALONARIOS DE RECIBOS CON IMPRESIÓN ESPECIAL O
CORRIENTES, SELLOS DE HULE LIBROS CONFORME SU NECESIDAD, PODRÁ TOMARSE DE LOS FONDOS QUE DE LA GANANCIA
NETA DE LA SE PERCIBAN DE LA TIENDA. F) LA GANANCIA NETA DEBERÁ SER ENTREGADA AL COMITÉ, EL QUE A SU VEZ EN UN
PERÍODO DIARIO, SEMANAL O COMO CONSIDERE CONVENIENTE, EXTENDERÁ EL RECIBO CORRESPONDIENTE DEBIDAMENTE
FIRMADO POR EL PRESIDENTE Y TESORERO, EL CUAL SERVIRÁ COMO DOCUMENTO DE ABONO EN LAS OPERACIONES DE
EGRESOS DEL LIBRO AUXILIAR RESPECTIVO; G) EN EL CASO DE TIENDA PARTICULAR, ÉSTA DEBERÁ ABSORBER SUS GASTOS E
INSTALARÁ SU PROPIO CONTADOR ELÉCTRICO, PARA EL FUNCIONAMIENTO DE SUS APARATOS ELÉCTRICOS.
• ESTE LIBRO ES DE GRAN UTILIDAD, PUES EN ÉL SE LLEVARÁ EL MOVIMIENTO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL EFECTIVO. EL
DESTINO QUE SE DÉ A LOS FONDOS DE LA TIENDA ESCOLAR, SERÁ DECIDIDO POR LA DIRECCIÓN DEL ESTABLECIMIENTO, DE
ACUERDO CON EL PERSONAL DOCENTE, DE CONFORMIDAD CON LAS NECESIDADES DE EQUIPO ESCOLAR, MATERIAL
DIDÁCTICO Y ENSERES VARIOS. ADEMÁS, LAS UTILIDADES DE LA TIENDA ESCOLAR PODRÁN EMPLEARSE, PARA EL DESARROLLO
DE ACTIVIDADES EN EL DÍA DE LAS MADRES, DÍA DE LA PATRIA Y OTRAS FESTIVIDADES DE LA ESCUELA.
LIBRO DE ALMACEN
• ESTE LIBRO SE UTILIZA PARA LLEVAR EL CONTROL DE LAS ENTRADAS, SALIDAS Y EXISTENCIAS DE
MERCADERÍAS DE MERCADERÍAS O DE MATERIAS PRIMAS EN EL ALMACÉN O BODEGA. CONSTA DE TRES
COLUMNAS, LA PRIMERA SE DENOMINA ENTRADAS, LA SEGUNDA SALIDAS Y LA TERCERA EXISTENCIA. EN
LA COLUMNA DE ENTRADAS SE REGISTRA EL NÚMERO DE UNIDADES QUE HAN ENTRADO ALMACÉN. EN
LAS COLUMNAS DE SALIDAS SE REGISTRAN EL NÚMERO DE UNIDADES QUE HAN SALIDO DEL ALMACÉN.
EN LA COLUMNA DE EXISTENCIAS SE REGISTRAN EL NÚMERO DE UNIDADES QUE HAN QUEDADO EN
EXISTENCIA. LAS ENTRADAS AUMENTAN LA EXISTENCIAS, LAS SALIDAS LA DISMINUYEN. SE UTILIZA UNA O
DOS HOJAS PARA CADA CLASE DE PRODUCTO. ESTE CONTROL TAMBIÉN PUEDE LLEVARSE EN TARJETAS
CON EL MISMO RAYADO DEL LIBRO, UTILIZADO UNA TARJETA PARA CADA CLASE DE ARTÍCULOS, Y
TAMBIÉN PUEDE LLEVARSE EN COMPUTADORA, LO CUAL PERMITE MÁS RAPIDEZ Y EXACTITUD. ALGUNOS
EMPRESARIOS SOLICITAN QUE ADEMÁS DEL NÚMERO DE UNIDADES, TAMBIÉN SE REGISTRE EL COSTO DE
CADA UNIDAD, LO CUAL IMPLICA EL USO DE MÁS COLUMNAS, MÁS TRABAJO Y MAYOR EL RIESGO DE
EQUIVOCARSE. EN ESTE LIBRO LO MÁS IMPORTANTE ES CONOCER EL NÚMERO DE UNIDADES QUE ENTRAN,
EL NÚMERO DE UNIDADES QUE SALEN Y LA EXISTENCIA.
• ORGANIZACIÓN
DE ALMACÉN DE MATERIALES
• EXISTEN VARIOS FACTORES QUE INFLUYEN SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN DE MATERIALES COMO
POR EJEMPLO, EL TAMAÑO FÍSICO DE LA EMPRESA, EL NÚMERO DE PERSONAS QUE TRABAJAN EN LA
EMPRESA, EL VOLUMEN DE LA PRODUCCIÓN, EL VOLUMEN DE LAS VENTAS, Y OTROS. EN UNA EMPRESA
PEQUEÑA, A NIVEL DE TALLER GENERALMENTE SE NECESITA SOLO A UNA PERSONA QUE ESTÉ A CARGO DEL
ALMACÉN. EN UNA EMPRESA MEDIANA PROBABLEMENTE YA SE REQUIERAN DOS O MÁS PERSONAS. EL
SIGUIENTE ORGANIGRAMA ES UN EJEMPLO DE LA ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN DE MATERIALES EN UNA
EMPRESA GRANDE.
• LOS DOCUMENTOS
DE COMÚNMENTE UTILIZA EL ALMACÉN DE MATERIALES SON:
• REQUISICIÓN DE COMPRA.
• COPIA DE ORDEN DE COMPRA(SIN VALORES MONETARIOS)
• INFORME DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.
• COPIA DE REQUISICIÓN DE MATERIALES.
• TARJETAS DE EXISTENCIAS DE MATERIALES (KARDEX)
• REQUISICIÓN DE COMPRA: PERIÓDICAMENTE EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN REVISA LAS TARJETAS DE MATERIALES
CON EL OBJETO DE DETERMINAR SI ES NECESARIO LA COMPRA DE MÁS MATERIALES. ASIMISMO MANTIENE UNA
COMUNICACIÓN ESTRECHA CON EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN PARA INFORMARSE SI DE LAS UNIDADES QUE
SE VAN A COMPRAR REALMENTE SE VAN A USAR EN EL CICLO PRODUCTIVO, EVITANDO ASÍ, COMPRAS EXCESIVAS Y
USO DE ESPACIO INNECESARIO EN LA BODEGA. UNA VEZ DETERMINADO LOS MATERIALES Y LAS CANTIDADES A
COMPRAR, SE EMITE LA “REQUISICIÓN DE COMPRAR” O “SOLICITUD DE COMPRA”, COMO TAMBIÉN SUELE
LLAMARSE.
• ESTE DOCUMENTO GENERALMENTE CONSTA DE:
• ORIGINAL: DEPTO. DE COMPRAS
• COPIA 1: DEPTO. ALMACÉN DE MATERIALES.
•
• EMITIDA LA REQUISICIÓN DE COMPRA SE ENVÍA EL ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS QUIEN LUEGO
PROCEDE A SOLICITAR COTIZACIONES A VARIOS POSIBLES PROVEEDORES.
• RECIBIDAS LAS COTIZACIONES SE SELECCIONA AQUELLA CUYO PROVEEDOR HAY OFRECIDO LA MEJOR CALIDAD, EL
MEJOR PRECIO Y EL MEJOR SERVICIO. LUEGO SE PROCEDE A EMITIR LA ORDEN DE COMPRA RESPECTIVA.
•
• EL MODELO DE LA REQUISICIÓN DE COMPRA LO ENCONTRAMOS EN EL CUADRO 4-7
• ORDEN DE COMPRA: DOCUMENTO MEDIANTE EL CUAL SE ORDENA AL PROVEEDOR QUE DESPACHE LOS
MATERIALES QUE EN ÉL SE INDICAN, A UNA FECHA DETERMINADA.
• ESTE DOCUMENTO
GENERALMENTE CONSTA DE:
• ORIGINAL: PROVEEDOR
• COPIA 1: CONTABILIDAD
• COPIA 2: DEPTO. DE COMPRAS
• COPIA 3: DEPTO. ALMACÉN DE MATERIALES
•
• ES REQUISITO DE CONTROL INTERNO QUE LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA QUE LE CORRESPONDE AL
ALMACÉN DE MATERIALES NO INCLUYA PRECIOS (A), (B).
•
• UN EJEMPLO DE ORDEN DE COMPRA SE ENCUENTRA
EN EL CUADRO
4-8
• INFORME DE RECEPCIÓN
DE
MATERIALES: CUANDO EL DEPARTAMENTO
DE
ALMACÉN RECIBE LOS MATERIALES
DEL PROVEEDOR LO PRIMERO QUE HACE ES REVISARLO Y LUEGO COMPARARLO CON LA COPIA DE LA ORDEN
DE COMPRA (SIN PRECIOS) CON EL OBJETIVO DE DETERMINAR SI ESTOS CUMPLEN CON LAS CONDICIONES DE
CALIDAD Y CANTIDAD REQUERIDAS.
UNA VEZ TERMINADO EL PROCESO FÍSICO DE RECEPCIÓN, SE PROCEDE A
EMITIR EL “INFORME DE RECEPCIÓN” RESPECTIVO PARA INFORMAR AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
QUE YA PUEDE REGISTRAR LA TRANSACCIÓN EN LOS LIBROS Y AL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN QUE YA
PUEDE DISPONER DE LOS MATERIALES PARA EL PROCESO PRODUCTIVO.
•
• ESTE DOCUMENTO
GENERALMENTE CONSTA DE:
• ORIGINAL: CONTABILIDAD
• COPIA 1: AL PROVEEDOR
• COPIA 2: DEPARTAMENTO
DE
PRODUCCIÓN
• COPIA 3: DEPTO. ALMACÉN DE MATERIALES
•
• UN EJEMPLO DE INFORME DE RECEPCIÓN LO ENCONTRAMOS
EN EL CUADRO
4-9
• REQUISICIÓN DE MATERIALES: DESPUÉS DE RECIBIR AVISO DEL ALMACÉN DE QUE Y SE ENCUENTRAN MATERIALES
DISPONIBLES, DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN, DE ACUERDO CON SU PLAN DE FABRICACIÓN, EMITE UNA
“REQUERIMIENTO DE MATERIALES”. ESTA REQUISICIÓN DEBE ESTAR ADECUADAMENTE EMITIDA Y APROBADO
POR EL GERENTE O POR EL SUPERVISOR DE LA PLANTA.
• EL ALMACÉN RECIBE LA REQUISICIÓN Y LUEGO PROCEDE A DESPACHAR LOS MATERIALES QUE EN ESTA SE
INDICAN. TERMINADA ESTA OPERACIÓN FIRMA DE “ENTREGADO” Y SOLICITA A LA PERSONA QUE RECIBIÓ LOS
MATERIALES QUE LE FIRME DE RECIBIDO.
•
• ESTE DOCUMENTO
GENERALMENTE CONSTA DE:
•
• ORIGINAL: DEPTO. DE CONTABILIDAD
• COPIA 1: DEPTO. ALMACÉN DE MATERIALES
• COPIA 2: DEPTO. DE PRODUCCIÓN
•
• UN EJEMPLO DE REQUISICIÓN DE MATERIALES LO ENCONTRAMOS
EN EL CUADRO
4-10
• TARJETA DE EXISTENCIAS
ALMACÉN (KARDEX): AL FINAL DE CADA DÍA EL ASISTENTE NO. 1 DEL JEFE
DE ALMACÉN TOMA TODAS LAS COPIAS DE LOS INFORMES DE RECEPCIÓN DE MATERIALES Y TODOS LAS
COPIAS DE LAS REQUISICIONES DE MATERIALES EMITIDAS Y LUEGO PROCEDE A REGISTRAR MEDIANTE
DÉBITOS Y CRÉDITOS, RESPETIVAMENTE, EN LA TARJETA DE EXISTENCIAS DE CADA MATERIAL.
• PARA
EN EL
ESTE DOCUMENTO TAMBIÉN ES REQUISITO DE CONTROL INTERNO QUE NO SE INCLUYAN LOS
PRECIOS.
•
• EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD HACE EL MISMO TRABAJO CON LOS ORIGINALES DEL INFORME DE
RECEPCIÓN Y LA REQUISICIÓN DE MATERIALES, PERO ASIGNÁNDOLE COSTOS, TAL COMO VIMOS
ANTERIORMENTE AL ESTUDIAR LOS MÉTODOS DE VALUACIÓN DE MATERIALES.
• VEAMOS UN EJEMPLO DE TARJETA KARDEX EN EL CUADRO 4-11
LIBRO DE CUOTAS ESPECÍFICAS
• CUANDO LA SUPERVISIÓN JURISDICCIONAL AUTORIZA EL COBRO DE UNA CUOTA
EXTRAORDINARIA, ÉSTA DEBE OPERARSE EN EL LIBRO DE CUOTAS ESPECÍFICAS, DEBIENDO
COMPROBAR ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE GASTOS AFINES PARA LO QUE FUERON CREADAS.
ESTOS LIBROS SERÁN FIRMADOS POR EL COMITÉ EN PLENO Y VISTO BUENO
DE LA
DIRECCIÓN.
CONCILIACIÓN BANCARIA
• UNA DE LAS HERRAMIENTAS MÁS IMPORTANTES
CONCILIACIÓN BANCARIA.
PARA EL CONTROL DEL EFECTIVO ES LA
• DEBIDO A QUE TODO EL EFECTIVO ES DEPOSITADO EN UNA CUENTA BANCARIA Y TODOS LOS
PAGOS SALEN DE ELLA, DICHA CUENTA PROPORCIONA UN REGISTRO PARALELO DEL EFECTIVO, LO
CUAL BRINDA LA OPORTUNIDAD DE COMPROBAR LA VERACIDAD DE LO ASENTADO EN LOS
REGISTROS DE LA EMPRESA MEDIANTE LA COMPROBACIÓN DE AMBOS. POR ELLO,
PERIÓDICAMENTE ES RECOMENDABLE REALIZAR LA CONCILIACIÓN PARA OBSERVAR, SI EXISTEN, LAS
DIFERENCIAS.
• POR LO GENERAL, EL SALDO DE EFECTIVO
QUE APARECE EN EL ESTADO DEL BANCO NO
CONCUERDA CON EL SALDO DE LA CUENTA BANCOS EN LOS REGISTROS CONTABLES.
• EXISTEN TRES RAZONES BÁSICAS POR LAS CUALES EL SALDO DEL BANCO NO CONCUERDA
QUE APARECE EN LOS LIBROS DE UNA COMPAÑÍA
CON EL
• DEPÓSITOS EN TRÁNSITO. LOS DEPÓSITOS QUE NO FUERON
REALIZADOS A TIEMPO POR LA EMPRESA PARA
SER INCLUIDOS EN EL ESTADO DEL BANCO SE CONOCEN COMO DEPÓSITOS EN TRÁNSITO.
• CHEQUE PENDIENTES. DURANTE EL MES SE EXTIENDEN CHEQUES A ACREEDORES, A EMPLEADOS Y A OTRAS
PERSONAS O INSTITUCIONES, PERO NO TODOS ELLOS SON PRESENTADOS AL BANCO DURANTE EL PERIODO
QUE CUBRE EL ESTADO. LOS CHEQUES QUE NO SE HAN PRESENTADO PARA SU COBRO SE CONOCEN COMO
CHEQUES PENDIENTES. EL SALDO DE LA COMPAÑÍA DEBE INCLUIR ESTOS CHEQUES COMO DEDUCCIONES,
PERO MIENTRAS NO SEAN PRESENTADOS AL BANCO PARA SU PAGO NO APARECERÁN DESCONECTADOS DEL
ESTADO DE CUENTA CORRESPONDIENTE AL MES EN CURSO.
• ERRORES DEL BANCO. EN ALGUNA
OCASIÓN EL BANCO PUEDE COMETER UN ERROR.
AUMENTAR O DISMINUIR UNA CUENTA
EL MÁS FRECUENTE
DE UN CLIENTE CON UN CHEQUE DE UNA COMPAÑÍA.
ES
•
COMO CONSECUENCIA DE ELLO SON CINCO LAS RAZONES FUNDAMENTALES POR LAS CUALES EL SALDO QUE APARECE EN LOS REGISTROS
CONTABLES DE LA COMPAÑÍA NO CONCUERDA CON EL SALDO QUE APARECE EN EL ESTADO DE CUENTA DEL BANCO.
•
CARGOS POR SERVICIOS BANCARIOS. EL BANCO COBRA SUS HONORARIOS, CONOCIDOS COMO CARGOS POR SERVICIOS POR EL
MANEJO DE CUENTA. EL MONTO DE LOS CARGOS POR SERVICIOS QUE DESCUENTA EL BANCO NO ES CONOCIDO HASTA QUE RECIBE EL
ESTADO DE CUENTA.
•
CHEQUES SIN FONDOS (SF). EL BANCO PUEDE DEVOLVER UN CHEQUE DEPOSITADO EN LA CUENTA DE UN CLIENTE DEBIDO A QUE MISMO
NO TENÍA SUFICIENTES FONDOS EN SU BANCO PARA CUBRIRLO.
•
ESTOS CHEQUES QUE NO HAN LOGRADO COBRAR EL BANCO SE DENOMINAN CHEQUES SF (SIN FONDOS).
•
CUANDO UNA EMPRESA DEPOSITA UN CHEQUE RECIBIDO DE UN CLIENTE, EL BANCO AÑADE SU IMPORTE A LA CUENTA DE LA COMPAÑÍA,
PERO CUANDO SE COMPRUEBA QUE NO TIENE FONDOS, LA INSTITUCIÓN FINANCIERA ELIMINA SU IMPORTE DE DICHA CUENTA. LUEGO, SI EL
DOCUMENTO ES INCOBRABLE, REMITE UNA NOTA DE CARGO Y EL CHEQUE SF AL DEPOSITANTE (LA COMPAÑÍA). POR LO GENERAL, LA
EMPRESA NO DESCUENTA ESTE IMPORTE EN SUS LIBROS HASTA FIN DE MES, CUANDO RECIBE EL ESTADO DE CUENTA DEL BANCO.
•
COBROS DE DOCUMENTOS. EL BANCO PUEDE OPERAR COMO UN COBRADOR DE LA COMPAÑÍA Y OBTENER EL PAGO DE UN
DOCUMENTO QUE RECIBIÓ LA EMPRESA DE UN CLIENTE, EN CUYO CASO COBRA HONORARIOS POR ESTE SERVICIO. CUANDO SE COBRA,
EL BANCO AÑADE A LA CUENTA DE LA COMPAÑÍA EL IMPORTE DEL DOCUMENTO MÁS LOS INTERESES, SI LOS HUBIERA, Y DESCUENTA DE
DICHA CUENTA LOS HONORARIOS POR GESTIONES DE COBRO. POR LO GENERAL, EL DEPOSITANTE (LA COMPAÑÍA) NO CONOCE SI SE
COBRÓ EL DOCUMENTO HASTA RECIBIR EL ESTADO DE CUENTA, AUNQUE ALGUNOS BANCOS ENVÍAN UN AVISO (UNA NOTA DE CRÉDITO)
CUANDO COBRA EL DOCUMENTO.
•
PAGO DE DOCUMENTOS. LA COMPAÑÍA PUEDE AUTORIZAR AL BANCO PARA QUE UN DOCUMENTO PENDIENTE DE PAGO SEA PAGADO A
SU VENCIMIENTO, JUNTO CON EL INTERÉS QUE PUDIERAN EXISTIR, DEDUCIENDO EL IMPORTE DE LA CUENTA DE LA EMPRESA EN EL BANCO.
CUANDO SE PAGA EL DOCUMENTO, EL BANCO ELABORA UNA NOTA DE CARGO A LA EMPRESA, QUE SIRVE DE AVISO DE QUE SE HA
EFECTUADO EL PAGO. LA MAYOR PARTE DE LAS COMPAÑÍAS NO HACE NINGÚN ASIENTO HASTA RECIBIR EL ESTADO DE CUENTA DEL
BANCO.
•
ERRORES EN LOS LIBROS. LA COMPAÑÍA PUEDE COMETER UN ERROR AL REGISTRAR UN PAGO O UNA RECEPCIÓN DE EFECTIVO. POR LO
GENERAL, NO SE DESCUBRE EL ERROR HASTA QUE SE RECIBE EL ESTADO DE CUENTA DEL BANCO Y SE CONCILIA CONTRA EL SALDO QUE
APARECE EN LOS LIBROS DE LA EMPRESA.
• ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN
BANCARIA
• TAN PRONTO COMO SE RECIBE EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO, SE PREPARA UN ESTADO DE
CONCILIACIÓN BANCARIA. LA CONCILIACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA SE HACE PARA DETERMINAR LA
RAZÓN DE CUALQUIER DIFERENCIA ENTRE EL SALDO QUE APARECE EN LOS LIBROS Y EL QUE MUESTRA EL
ESTADO DEL BANCO.
• EXISTEN DOS ETAPAS EN LA PREPARACIÓN DE
CORRECTO A FIN DE MES.
UNA CONCILIACIÓN BANCARIA PARA DETERMINAR EL SALDO
• DETERMINAR LAS DIFERENCIAS EN EL ESTADO DEL BANCO.
• DETERMINAR LAS DIFERENCIAS EN EL SALDO EN LIBROS.
• DETERMINACIÓN
DE LAS DIFERENCIAS EN EL ESTADO DE CUENTA DEL BANCO
• ANOTE EL SALDO QUE APARECE EN EL ESTADO DE CUENTA
• CON LOS COMPROBANTES
DEL BANCO.
DE DEPÓSITO SE VERIFICA SI LOS REALIZADOS POR LA COMPAÑÍA CONCUERDAN
CON LOS QUE APARECEN EN EL ESTADO DEL BANCO.
AQUELLOS
QUE NO APAREZCAN EN EL ESTADO DEL
BANCO SE DENOMINAN DEPÓSITOS DE TRÁNSITO. LOS ESTÁN EN TRÁNSITO SE AÑADEN AL SALDO FINAL Y SE
OBTIENE UN SUBTOTAL.
• IDENTIFIQUE EN ORDEN NUMÉRICO LOS CHEQUES GIRADOS QUE HAYAN SIDO PAGADOS POR EL BANCO, DE
ACUERDO CON EL ESTADO DE CUENTA. DESPUÉS TOME LOS TALONES DE LOS CHEQUES Y PONGA UNA
CONTRASEÑA EN TODOS AQUELLOS QUE HAYAN SIDO CANCELADOS (PAGADOS) . A LOS CHEQUES EMITIDOS
Y NO PAGADOS POR EL BANCO SE LE LLAMA CHEQUES PENDIENTES. SE ORDENA CADA CHEQUE PENDIENTE,
SE ANOTA SU NÚMERO E IMPORTE Y EL MONTO TOTAL DE CHEQUES PENDIENTES Y SE DEDUCE DEL SUBTOTAL
ANTERIOR. SIEMPRE DEBE CONSERVARSE UNA RELACIÓN COMPLETA DE LOS CHEQUES PENDIENTES CON FINES
DE REFERENCIA Y SEGUIMIENTO.
• DESPUÉS
2 Y 3, REVISE SI EXISTE ALGÚN ERROR. SI EL BANCO HA COMETIDO
ALGUNO. ANÓTELO EN EL ESTADO DE CONCILIACIÓN. SUME O RESTE EL IMPORTE NECESARIO PARA
CORREGIR EL SUBTOTAL ANTERIOR. A ESTE TOTAL SE LE CONOCE COMO SALDO DE BANCO CONCILIADO.
TRACE DOBLE LÍNEA DEBAJO DEL SALDO DEL BANCO CONCILIADO.
DE COMPLETAR LOS PUNTOS
•
DETERMINACIÓN DE LAS DIFERENCIAS EN EL SALDO EN LOS LIBROS
•
ANOTE EL SALDO, TAL COMO APARECE EN LOS LIBROS DE LA EMPRESA
•
REVISE SI EXISTEN ALGUNOS COBROS DE DOCUMENTOS E INTERESES HECHOS POR EL BANCO. AÑADA ESTOS IMPORTES AL SALDO DE
EFECTIVO EN LIBROS PARA OBTENER EL SUBTOTAL.
•
VERIFIQUE SI SE HAN HECHO DEDUCCIONES POR:
•
•
CARGOS POR SERVICIOS BANCARIOS
•
CARGOS POR COBRO DE DOCUMENTOS
•
PAGOS DE DOCUMENTOS E INTERESES
•
DEPÓSITO DE CHEQUES SIN FONDOS RECIBIDOS DE CLIENTES
•
ELABORE UNA RELACIÓN DE TODAS LAS DEDUCCIONES, CON SUS IMPORTES Y REBÁJELAS DE SUBTOTAL ANTERIOR.
•
COMPRUEBE SI EXISTE ERRORES COMETIDOS POR LA COMPAÑÍA AL REGISTRAR LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO. SI SE DESCUBRE
ALGÚN ERROR, ANÓTELO EN EL ESTADO DE CONCILIACIÓN. AÑADA O REBAJE EL IMPORTE NECESARIO PARA RECTIFICAR LOS REGISTROS.
•
OBTENGA UN TOTAL FINAL, TOMANDO EN CUENTA LAS ADICIONES O DEDUCCIONES HECHAS POR EL SALDO QUE APARECE EN LOS
LIBROS. ESTE TOTAL, QUE SE DENOMINA SALDO EN LIBROS CONCILIADO, DEBE SER IGUAL QUE EL SALDO BANCARIO CONCILIADO. TRACE
UNA DOBLE RAYA DEBAJO DEL SALDO EN LIBROS CONCILIADO.
•
PRIMERO ANOTE TODAS LAS ADICCIONES Y LUEGO LAS DEDUCCIONES EN LAS SECCIONES DE LOS ESTADOS EN QUE SE CONCILIA EL
SALDO DEL BANCO Y EL SALDO EN LOS LIBROS. PARA ELLO LE SERÁ NECESARIO REVISAR Y AGRUPAR LAS ADICIONES Y DEDUCCIONES AL
SALDO DEL BANCO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA. DESPUÉS DE TERMINAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA, EL SALDO BANCARIO Y EL
SALDO EN LOS LIBROS CONCILIADO, SI SE HAN SEGUIDO TODOS LOS PASOS EN FORMA CORRECTA, DEBEN SER IGUALES.
•
SI EN LA CONCILIACIÓN BANCARIA SE HICIERON ADICIONES O DEDUCCIONES AL SALDO, DEBEN ADJUNTARSE LAS CUENTAS CONTABLES
RESPECTIVAS.
REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIRSE CON LOS LIBROS
USADOS POR EL COMITÉ DE FINANZAS LOS LIBROS
PRINCIPALES Y AUXILIARES
• COMITÉ DE FINANZAS
•
• EL COMITÉ DE FINANZAS ES EL ÓRGANO REPRESENTATIVO DEL CUERPO DOCENTE DE UN ESTABLECIMIENTO
EDUCATIVO, ENCARGADO DE PERCIBIR Y REGISTRAR LOS INGRESOS DEL EFECTIVO, GENERADOS EN DIVERSAS
ACTIVIDADES, ASÍ COMO CONTROLAR Y SUPERVISAR LOS GASTOS QUE REDUNDEN EN BENEFICIO DEL ALUMNADO.
DESDE EL 7 DE DICIEMBRE DE 1968, SE ESTABLECE: “EN TODOS LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE PREPRIMARIA,
PRIMARIA Y MEDIA, DEBERÁ FUNCIONAR UN COMITÉ DE FINANZAS, ENCARGADO DE CUALQUIER RECAUDACIÓN DE
FONDOS QUE SE HAGAN EN EL PLANTEL...”
•
• BASES LEGALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE FINANZAS LA FORMA COMO HA
DE ORGANIZARSE Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE FINANZAS ESTÁ SUSTENTADO EN EL ACUERDO
PRESIDENCIAL NO. 399, REGLAMENTO DE RECAUDACIÓN DE FONDOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
OFICIALES DE LA REPÚBLICA Y EL ACUERDO MINISTERIAL NO.185, INSTRUCTIVO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS
COMITÉS DE FINANZAS. EN ESTOS INSTRUMENTOS LEGALES SE INDICA EL NÚMERO DE MIEMBROS DEL COMITÉ Y LAS
FUNCIONES ESPECÍFICAS DE CADA INTEGRANTE.
•
ORGANIZACIÓN DE LOS COMITÉS DE FINANZAS
•
•
LA ORGANIZACIÓN ES LA BASE FUNDAMENTAL
PARA CONSEGUIR UN BUEN DESARROLLO DE TODA CLASE DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES. POR ESTA
RAZÓN TODA PERSONA DEBE CONOCERLA Y SABER APLICARLA. ADEMÁS, PERMITE A CUALQUIER PERSONA DESENVOLVERSE CON MAYOR PRECISIÓN Y
EXACTITUD, LOGRANDO AL MISMO TIEMPO UN TRABAJO DE CALIDAD Y PERFECCIÓN.
•
EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES DEL NIVEL MEDIO, LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE FINANZAS DEBERÁN SER ELECTOS POR MAYORÍA DE
VOTOS EN ASAMBLEA GENERAL DEL PERSONAL DOCENTE Y TÉCNICO
•
-
•
ADMINISTRATIVO DEL ESTABLECIMIENTO, DEBIENDO ESTAR PRESENTES POR LO MENOS LAS DOS TERCERAS PARTES DEL NÚMERO TOTAL DEL PERSONAL.
•
EL NÚMERO MÍNIMO DE INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FINANZAS SERÁN DOS MIEMBROS DEL PERSONAL DOCENTE, UNO DE LOS CUALES FUNGIRÁ COMO
PRESIDENTE Y OTRO COMO TESORERO. EN CENTROS EDUCATIVOS DE MAYOR PERSONAL DEBERÁ SER INTEGRADO DE LA MANERA SIGUIENTE:
•
•
A)
PRESIDENTE;
•
B)
VICEPRESIDENTE;
•
C) TESORERO;
•
D)
•
E) SECRETARIO;
•
F)
•
G)
•
PROTESORERO;
PROSECRETARIO;
VOCALES
•
ATRIBUCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE FINANZAS
•
•
SON FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE FINANZAS
•
•
A)PRESIDENTE:
•
1) VELAR POR EL BUEN MANEJO DE LOS FONDOS RECIBIDOS, SIENDO RESPONSABLE MANCOMUNADAMENTE CON EL RESTO DEL COMITÉ, POR CUALQUIER
ANOMALÍA 2) COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL COMITÉ DURANTE EL CICLO QUE PERMANECIERE. 3) SUPERVISAR LAS OPERACIONES DE LOS LIBROS,
ACTIVIDADES Y COMPRAS PARA QUE SE APEGUEN A LAS LEYES CONTABLES VIGENTES.
•
•
B) TESORERO:
•
1) OPERAR EL LIBRO DE CAJA DEL COMITÉ.
•
2) EMITIR LOS RECIBOS DE LOS FONDOS PERCIBIDOS.
•
3) TRAMITAR LA AUTORIZACIÓN DE LOS TALONARIOS RESPECTIVOS ANTE LA SECCIÓN DE
•
INVENTARIOS DE LA OFICINA DE REGISTRO Y TRÁMITE PRESUPUESTAL DEL RAMO, DURANTE EL PERÍODO DE AGOSTO A OCTUBRE, CUYA SOLICITUD DEBERÁ SER
FIRMADA POR LA DIRECCIÓN DEL ESTABLECIMIENTO, RIGIÉNDOSE A LO ESTIPULADO EN LA CIRCULAR ESP. ORTP, QUE SE INDICA A FINAL DEL PRESENTE.
•
4) TRAMITAR LA AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS DEL COMITÉ.
•
5) ES EL PRINCIPAL RESPONSABLE
•
7) ABRIR UNA CUENTA BANCARIA, CORRIENTE O DE AHORRO, A NOMBRE DEL COMITÉ, PARA SEGURIDAD DE LOS FONDOS, REGISTRANDO LAS FIRMAS
MANCOMUNADAS CON EL PRESIDENTE, CUYO CAMBIO SE EFECTUARÁ ANTES DE SUSCRIBIR EL ACTA DE ENTREGA Y RECIBO EN EL CAMBIO DE LOS MIEMBROS.
•
8) MOSTRAR AL COMITÉ LAS OPERACIONES DE CAJA Y AUXILIARES MENSUALMENTE E INFORMAR DEL MOVIMIENTO BANCARIO REGISTRADO DENTRO DE ESE
PERÍODO.
•
9) ES EL ENCARADO DE LAS COMPRAS, SOLICITANDO LAS RESPECTIVAS FACTURAS,
EGRESOS.
•
DEL MANEJO DE LOS FONDOS.
6) OPERAR LOS LIBROS AUXILIARES QUE SE NECESITE.
RECIBOS U OTROS COMPROBANTES PARA RESPALDO DE LA OPERACIÓN DE
• C) SECRETARIO:
•
1) ES EL ENCARGADO DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA DEL Y PARA EL
• COMITÉ.
• 2) DEBERÁ VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DEL ACUERDO PRESIDENCIAL NO. 399 DEL 7 DE
• DICIEMBRE DE L968 Y LAS DISPOSICIONES QUE ESTABLECEN EL PRESENTE INSTRUCTIVO.
• 3) LEER Y DAR A CONOCER EL CONTENIDO DE LAS CIRCULARES PARA BENEFICIO EN EL BUEN FUNCIONAMIENTO
DEL COMITÉ.
•
• EN CASO DE AUSENCIA TEMPORAL DEL PRESIDENTE, LO SUSTITUIRÁ EL VICEPRESIDENTE; AL TESORERO, EL
PROTESORERO; AL SECRETARIO, EL
• PROSECRETARIO. POR AUSENCIA DEFINITIVA DE CUALQUIER MIEMBRO, DEBERÁ
• PROCEDERSE INMEDIATAMENTE A NUEVA ELECCIÓN, PARA LLENAR EL CARGO VACANTE.
•
• EL PERÍODO PARA EL CUAL ES NOMBRADO EL COMITÉ DE FINANZAS COMPRENDE UN PERÍODO LECTIVO, QUE
INICIA CON LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO DE LABORES Y FINALIZA CON LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE
CIERRE DE LABORES DOCENTES, EL 31 DE OCTUBRE DE CADA AÑO.
• REQUISITOS QUE DEBE DE CUMPLIR EL COMITÉ DE FINANZAS
•
• ENTRE LAS PRINCIPALES COMPETENCIAS DEL COMITÉ DE FINANZAS SE PUEDEN DESTACAR:
•
• FISCALIZAR LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL EFECTIVO EN EL ESTABLECIMIENTO;
• VELAR POR EL BUEN MANEJO DE LOS FONDOS RECIBIDOS;
• EMITIR INFORMES PERIÓDICOS AL PLENO DEL CLAUSTRO;
• OPERAR EN LOS LIBROS LOS DIVERSOS INGRESOS Y GASTOS OCASIONADOS, APEGADOS A LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS;
• CONOCER LAS DIFERENTES FORMAS PARA LA RECAUDACIÓN DE FONDOS Y PARA EL CONTROL DE MATERIALES;
• PARTICIPAR EN CAPACITACIONES DE ACTUALIZACIÓN RELACIONADAS CON SUS FUNCIONES;
• AUTORIZAR, JUNTAMENTE CON EL DIRECTOR DEL ESTABLECIMIENTO, LAS COMPRAS Y GASTOS NECESARIOS;
• SOLICITAR A LA ASAMBLEA GENERAL DE DOCENTES, LA AUTORIZACIÓN DE GASTOS MAYORES A LA CUOTA ESTABLECIDA;
• COLABORAR CON EL DIRECTOR PARA ESTABLECER LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA EL CONTROL DE LAS FINANZAS;
• INFORMAR A LA ASAMBLEA GENERAL DE DOCENTES DE LOS HALLAZGOS EN ACTIVIDADES DE REVISIONES PRACTICADAS;
• REALIZAR LAS COTIZACIONES CORRESPONDIENTES, PREVIO A LAS COMPRAS QUE SOBRE PASEN LA CUOTA MÍNIMA AUTORIZADA.
•
• REQUISITOS
QUE DEBEN CUMPLIRSE CON LOS LIBROS USADOS POR EL
COMITÉ DE FINANZAS
•
• LOS LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES DEBERÁN CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN
• CORRESPONDIENTE, ANTES DE EMPEZAR A OPERAR EN ELLOS. LOS LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES QUE
UTILIZA EL COMITÉ DE FINANZAS SON AUTORIZADOS POR LA OFICINA DE REGISTRO Y TRÁMITE
PRESUPUESTAL. (ARTÍCULO 17, ACUERDO MINISTERIAL NO. 185). LOS INGRESOS, CUALQUIERA SEA SU
ORIGEN, SERÁN ACEPTADOS ÚNICAMENTE CUYO RESPALDO SEA A TRAVÉS DE UN RECIBO AUTORIZADO
POR LA OFICINA DE REGISTRO Y TRÁMITE PRESUPUESTAL, SECCIÓN DE INVENTARIOS Y EXTENDIDO POR EL
COMITÉ, ESTA FUNCIÓN LA HA VENIDO DESEMPEÑANDO LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA
(UPAF) DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN.
•
CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS EGRESOS
•
•
LOS EGRESOS ESTARÁN AMPARADOS CON FACTURAS LEGALIZADAS, RECIBOS EN PAPEL SELLADO O CON EL COMPLEMENTO EN TIMBRES
DE CONFORMIDAD A LA LEY, EN LOS CUALES SE DETALLE EL SERVICIO Y EL PERÍODO DEL MISMO, LLEVANDO AL PIE DEL RECIBO LA FIRMA,
NOMBRE, DIRECCIÓN RESIDENCIAL Y NÚMERO DE DPI DEL QUE LO COBRA.
•
•
EN EL CASO DE EFECTUARSE COMPRAS EN LA PLAZA DEL LUGAR, SE HARÁ UN DETALLE DE LAS MISMAS EN UNA HOJA DE PAPEL SIMPLE,
CONTENIENDO EL VALOR POR UNIDAD Y TOTAL. LA HOJA LLEVARÁ UN ENCABEZADO CON LA NATURALEZA DEL GASTO Y EL PERÍODO AL
QUE CORRESPONDE Y AL PIE DEL MISMO SERÁ FIRMADO POR EL SECRETARIO, TESORERO Y PRESIDENTE DEL COMITÉ DE FINANZAS CON EL
VISTO BUENO DE LA DIRECCIÓN.
•
TODA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS EGRESOS DEBERÁ ESTAR FIRMADA Y SELLADA AL DORSO POR EL COMITÉ Y EL VISTO BUENO DE LA
DIRECCIÓN DEL PLANTEL.
•
•
INISTERIO DE EDUCACION
•
GUATEMALA
•
GASTOS NO AUTORIZADOS
•
•
LOS ESTABLECIMIENTOS DEBEN DE TOMAR EN CUENTA LA LISTA DE GASTOS QUE NO DEBEN DE EFECTUAR LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE
FINANZAS Y RECORDAR QUE LOS FONDOS SON EXCLUSIVAMENTE PARA BENEFICIO DEL ALUMNADO DE LO CONTRARIO
PUEDEN SER MOTIVO DE REPARO Y SANCIÓN SEGÚN
•
ACUERDO PRESIDENCIAL NO. 399-68, ACUERDO MINISTERIAL NO. 185-88 Y CIRCULAR NO. 10 DE FECHA 22 DE ABRIL DE 1977.
•
• POR LO INDICADO LOS FONDOS RECAUDADOS POR LOS COMITÉS DE FINANZAS NO PUEDEN SER UTILIZADOS
PARA:
•
• 1. PRÉSTAMOS AL PERSONAL
• 2. MANTENIMIENTO DE ORGANIZACIONES DOCENTES, LABORALES Y ESTUDIANTES.
• 3. COLABORACIÓN CON FIESTAS, AGASAJOS Y REFACCIONES.
• 4. VIÁTICOS
• 5. LICORES
• 6. COMBUSTIBLES PARA DOCENTES
• 7. PARQUEOS
• 8. AYUDAS MORTUORIAS
• 9. CELEBRACIONES DEL DÍA DEL MAESTRO, DÍA DE LA SECRETARIA
• 10. DÍA DE LA MADRE
•
• 11. COMPRA DE CAFÉ, AZÚCAR Y AGUA SALVAVIDAS PARA DOCENTES
• 12. PAGO DE SERVICIO TELEFÓNICO QUE NO EXCEDA DE Q 150.00
• 13. COMPRA DE ESTUCHES, PLUMAS FUENTE, PORTAMINAS Y MINAS PARA DOCENTES
• 14. AYUDA A SUPERVISORES PARA CUALQUIER USO
• 15 PLATOS O PLAQUETAS GRABADAS PARA DOCENTES
• 16. PAPEL HIGIÉNICO PARA DOCENTES
• 17. ARREGLOS FLORALES
• 18. VAJILLAS O BATERÍAS DE COCINA
• 19. SUELDOS
• ______________________
• EL COMITÉ DE FINANZAS, DIRECTOR Y PERSONAL DOCENTE DEL ESTABLECIMIENTO NO PODRÁN CONTRATAR A
NINGÚN TIPO DE PERSONAL (MAESTROS E INSTRUCTORES), EXCEPTUÁNDOSE LOS GASTOS POR SERVICIOS
PROFESIONALES, CUANDO EXISTA LA DISPONIBILIDAD DE LOS PADRES DE REALIZAR LOS APORTES RESPECTIVOS EN
LA CUOTA DE INSCRIPCIÓN. PARA AMPARAR LOS GASTOS POR DICHO CONCEPTO, LOS CONTRATADOS EMITIRÁN
FACTURAS CONTABLES. POR TRATARSE DE PAGO DE HONORARIOS, NO EXISTE RELACIÓN DE DEPENDENCIA, NI
EXISTIRÁ RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN, DIRECCIÓN Y COMITÉ DE FINANZAS DEL
ESTABLECIMIENTO PARA CANCELAR PRESTACIONES LABORALES.
•
BIBLIOGRAFÍA
•
•
DICCIONARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
•
OCÉANO GRUPO EDITORIAL
•
JERRY ROSENBERG
•
LA LLAGOSTA (BARCELONA) 1996
•
•
•
LIBRO DE PRÁCTICA DE CONTABILIDAD
•
ANTONIO GOXENS
•
MARÍA DE LOS ÁNGELES GOXENS
•
GRUPO EDITORIAL OCÉANO
•
VOLUMEN 1
•
•
LIBRO MANUAL DE CONTABILIDAD PARA NO CONTADORES
•
PEM VICTOR JIMÉNEZ GONZÁLEZ
•
EDITORIAL MULTIIMPRESIONES S.A.
•
GUATEMALA
•
EDICIÓN NO.8
•
2014
•
•
•
LIBRO DE CONTABILIDAD FABRIL Y AGRO-PECUARIA (CONTABILIDAD DE COSTOS)
•
J. ERNESTO R. MOLINA M.
•
XIII EDICIÓN REVISADA Y CORREGIDA
•
2,004
•
•
LIBRO DE CONTABILIDAD GENERAL
•
ALFREDO ENRIQUE RUIZ ORELLANA
•
TERCERA EDICIÓN
•
2,003
•
•
•
LIBRO DE CONTABILIDAD DE SOCIEDADES
•
ALFREDO ENRIQUE RUIZ ORELLANA
•
TERCERA EDICIÓN
•
2,003
•
•
E GRAFÍA
•
•
HTTP//:BIBLIOTECA.USAC.EDU.GT/TESIS/07/07_2053.PDF
•
HTTP://ES.SLIDESHARE.NET/HECTORIXCAYAU9/MANUAL-COMITS-DE-FINANZAS