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TEMA II
CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
CONCEPTO
 Es
el plan de organización que comprende
todos los métodos y procedimientos que en
forma coordinada se adoptan en un negocio
con la finalidad de proveer una adecuada
protección de sus activos, obtener información
financiera correcta, fiable, segura y promover la
eficiencia en las operaciones asi como la
adhesión del personal a las políticas trazadas
por la administración
El Instituto Americano de Contadores Públicos
Certificado ha realizado o patrocinado varios estudios
con el propósito de lograr una definición de control
interno y crear un nivel de conciencia en la comunidad
empresarial, de negocios y profesional.
Han sido 3 los estudios en los que han participado el
ICPAC: el primero se produjo cuando finalizo La
Segunda Guerra Mundial; el segundo cuando finalizo
la llamada Guerra Fría y el tercero cuando se iniciaba
la Guerra Comercial o del Mercado.
En 1949 se produjo el primer estudio con el cual se dio
una definición mas acabada que existía sobre el
control interno a la fecha.
.
Elementos de control interno
Organización: en esta fase se encuentra el esquema
organizacional, el organigrama de la entidad. Esta la
integran los elementos:
1- La Dirección: La entidad debe tener alguien de frente
que establezca las políticas y tome decisiones para
hacerla caminar hacia la meta prefijada.
2- Coordinación: implica que todas las funciones deben
ser dependientes de la empresa.
3- División de Deberes: las operaciones básicas de la
organización deben separarse de aquellas funciones
que se relacionaran con la custodia de los activos o con
el registro de las operaciones.
4- Asignación de responsabilidades: tiene su base en el
principio de control interno, que postula que no se
puede realizar una transacción sin la aprobación de
alguien autorizado.
Procedimientos: son los que aseguran que los
principios y normas se aplican adecuadamente. Los
procedimientos constan de tres sub-elementos que son:
1-Planeación y sistematización: incluye manuales de
organización, de operación, cartas de cuentas e
instructivos para el uso de las cuentas.
2- Registros y formas: incluye todos los mecanismos
necesarios para recoger y anotar información.
3- Informe: incluye estado y reporte los cuales
constituyen elementos base para la corrección y la toma
de decisiones.
Personal: actúa en la organización y ocupa los puestos
que la conforman. Es quien dirige, coordina, opera,
custodia, registra. En este se encuentra los siguientes
sub-elementos.
-Reclutamiento y selección adecuados.
-Entrenamiento.
-Eficiencia.
-Moralidad.
-Retribución.
-Evaluación.
Supervisión: es necesario que para que la empresa
funcione sin que se observe un deterioro progresivo en
cuanto a su organización, su sistematización y el
desempeño de su personal sea estrictamente
supervisada y bien dirigida.
Nuevos elementos de control interno
Un segundo estudio realizado por el AICPA fue en 1987,
en donde se le agregaron nuevos elementos al
concepto de control interno, este estudio se documento
en la norma sobre auditoria independiente No. 55 del
AICPA, la cual concibe el control interno como una
estructura de 3 elementos que son:
Ambiente de control: Este representa el colectivo de una
serie de factores en establecer; realizar o mitigar la
efectividad del procedimiento y políticas especificas.
Estos factores incluyen:
1-Filosofía y estilo de operación.
2-Estructura organizativa.
3-Funcionamiento del consejo de Administración y sus
comités.
4-Métodos de control administrativos para supervisar y
dar seguimiento al desempeño, incluyendo la auditoria
interna.
5-Políticas de personal.
6- Diferentes influencias externas que afectan las
operaciones y práctica de una entidad, tales como
exámenes de organismos reguladores y bancarios.
El ambiente de control según la norma 55 refleja actitud,
coincidencia y acciones en general de administración, la
gerencia, los dueños y otros en relación a la importancia
del control y su incidencia en la entidad.
Sistema Contable: Este incluye los métodos y registros
establecidos para identificar, reunir analizar, clasificar,
registrar e informar las transacciones de una entidad;
así como mantener la contabilización del activo y el
pasivo que le son relativo.
Los elementos de ese sistema incluyen métodos y
registros:
1-Identifican, revisan y registran todas las transacciones
validas.
2-Describe todas las transacciones con suficiente
detalle para permitir la clasificación adecuada de las
mismas e inclusive en la información financiera.
3-Cuantifican el valor de las operaciones, entre otras.
Procedimiento de control: Son los procedimientos y
políticas adicionales al ambiente de control y al sistema
contable, establecidos por la gerencia para proporcionar
una seguridad razonable de poder lograr los objetivos
específicos de la entidad. Estos procedimientos se
refieren a:
1-Autorización de transacciones.
2-Seguridad de funciones.
3-Diseño y uso de documentos y registros apropiados.
4-Arqueos,
conciliaciones,
comprobaciones,
Inspecciones y otras medidas de control independiente.
Marco integrado de control interno
El estudio mas reciente sobre control interno se inicia en
1985 pero no fue sino hasta el 1992 que se publico. En
1985 se creo en los EEUU una superación. The National
Commision of Fraudulent Financial Reporting, la cual
estuvo patrocinada por el instituto de contadores
públicos certificados, la asociación de profesores de
contabilidad de los EEUU el instituto de auditores
internos, el instituto de finanzas y el institutos de
contadores gerenciales, con el objetivo de identificar las
razones causales de los informes finánciales
fraudulentos y proponer medidas para su corrección.
En este surgió que los criterios estuvieran orientados
hacia las necesidades de la administración, ya que en
esta la que tiene la responsabilidad primaria de
establecer, dar seguimiento e informar sobre el control
interno.
Para el COSO, el control interno es un proceso,
ejecutado por el consejo de directores la administración
y otro personal de una entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la
concepción de objetivos en las siguientes categorías:
•Efectividad y eficiencia.
•Confiabilidad en la información financiera.
•Cumplimiento de las leyes y regulaciones especiales.
Si se compara esta definición con la producida por el
IACP en el 1949, encontraremos diferencias notables
entre conceptos y objetos Ej.:
Para COSO, el control interno es un proceso y es
ejecutado por personas. Para la IACP el control interno
comprende el plan de organización y todos los métodos
y sistemas.
Se puede observar que el primer concepto se
contrapone al segundo caso plantea en la definición
que el control interno puede ofrecer seguridad razonable
no absoluta a la administración o al consejo de
directores.
Del concepto que plantea COSO en 1992 sobre control
interno se puede reflexionar respecto a lo siguiente:
El control interno no es tan interno, cubre la parte
interna y el entorno de una organización.
No es la responsabilidad de una persona, sino de todo.
•No es un esquema sino un proceso integral e
integrado.
•Ofrece solo seguridad razonable respecto al logro de
los objetivos.
•No constituye un fin sino un medio para llegar a ese fin.
•Se trata de un concepto substancialmente nuevo que
los auditores deben entender.
Componentes del control interno
Los componentes del control interno tal como lo sugiere
COSO 1992, son cinco los cuales son:
•Ambiente de control: el ambiente de control establece
el tono de una organización para
influenciar la
conciencia del control de su gente. Es el fundamento de
todos los demás componentes de control interno,
proporcionando disciplina y estructura.
Los factores del ambiente del control incluyen la
integridad, los valores éticos y la competencia de la
gente de la entidad;
•Valoración de riesgo: conforme al informe COSO cada
entidad enfrenta una variedad de riesgos, derivados de
fuentes externas e internas, las cuales deben valorarse.
La valoración de riesgos es la identificación y análisis de
los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, formando una base para la determinación de
cómo deben administrarse los riesgos.
COSO plantea tres categorías de objetivos, los cuales
son los siguiente:
1-Objetivos de operación.
Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las
operaciones de la entidad. Varían dependiendo de la
selección de los administradores respecto de estructura
y desempeño.
2-Objetivos de información.
Hacen referencia a la presentación de estados
financieros publicados que sean confiables. Están
orientados principalmente por requerimientos externos.
3- Objetivos de cumplimiento.
Estos objetivos hacen referencia a la adhesión a las
leyes y las regulaciones a las cuales la entidad esta
sujeta.
•Actividad de control: Conforme a la COSO, las
actividades de control son políticas y los procedimientos
que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo los
directivos administrativos.
Esta incluye un rango de actividades tan diversas como
aprobaciones autorizadas, verificaciones, reconciliación,
revisión del desempeño de operaciones, seguridad de
activos y segregación de responsabilidad.
•Información y Comunicación: El sistema de información
produce documentos que contienen información
operacional, financiera y relacionada con el
cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el
negocio. También debe darse una comunicación
efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo
largo y hacia arriba de la organización.
•Monitoreo
Coso postula que Los sistemas de control interno
requieren que sean monitoreados, un proceso que
valora la calidad del desempeño del sistema, en el
tiempo. Ello es realizado mediante acciones de
monitoreo ongoing, evaluaciones separadas a una
combinación de las dos.
El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las
operaciones.
¿Quiénes desarrollan actividades de monitoreo
ongoing? Son realizadas por el consejo de
administración respecto a las actividades de la gerencia
general, la gerencia general respecto a las actividades
de las gerencias funcionales, los gerentes funcionales
respecto a las actividades de los encargados de áreas
operativas y estos encargados respecto a las
actividades desarrolladas por sus ayudantes.
Actividades de monitoreo ongoing
Estas incluyen los actos de administración y
supervisión, comparaciones, conciliaciones, práctica de
inventario, arqueos y otras.
El termino ongoing se puede traducir durante o en el
curso.
Actividades de monitoreo separadas
El monitoreo separado o después de la actuación, lo
realizan los auditores internos o externos mediante un
plan de auditoria que tiene uno de los siguientes
objetivos.
•Opinar sobre la razonabilidad de los estados
financieros como producto primario y como subproducto, emitir recomendaciones sobre deficiencias
detectadas en el control interno (Auditor independiente)
•Agregar valor para mejorar las operaciones de una
entidad (Auditor interno).
El control Interno y su alcance general global
El control interno representa esquemáticamente la
comunión de dos grandes medios: uno interno
sustancialmente controlable, y otro externo que aunque
con mas dificultad es controlable tanto por la
administración como por auditores externos y por
organismos reglamentarios.
Las Entidades Modernas
El Dr. Edward Deming, en el segundo de sus catorce
principios para transformar la gestión de las empresas
occidentales sugiere la adopción de una nueva filosofía
porque nos encontramos en una nueva era económica.
Esa nueva era económica se inicio a mediado de 1980,
cuando la humanidad observo llena de asombro como el
breve espacio de tiempo de aproximadamente cinco
años (1985-1990) se produjeron acontecimientos
espectaculares. Entre estos: La caída del muro de
Berlín y la unificación Alemana.
Esta nueva era económica, las naciones y las empresas
parecen firmemente decididas a emprender acciones
que propendan mejorar sus niveles de producción y de
productividad con tal de mejorar su posición competitiva.
Control Interno Y Gerencia Moderna
La definición de control interno emitida por el instituto
americano de contadores públicos certificados en 1949
incluye, dentro de los objetivos de control Mejorar la
eficiencia operacional
La eficiencia de la década de los años 1940 mejoraba la
productividad y esta se concebía como un crecimiento
de los capitales de los socios o accionistas. La actual es
una arma mercadológica, se produce sobre la base de
la calidad total y mejora la productividad para crear
beneficios económicos y desarrollo social para todos.