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CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN
FINANCIERA
P–PE–27
VERSIÓN: 01
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PLANEACIÓN FINANCIERA
REVISÓ
DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
DEPARTAMENTAL
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN
FINANCIERA
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1. OBJETIVO
Definir las directrices para establecer el procedimiento efectivo en el desarrollo del
proceso de planeación financiera del Departamento, con el fin de contar con un
instrumento de planeación y gestión Financiera a mediano plazo, para cumplir con
la ejecución del Plan de Desarrollo vigente.
2. ALCANCE
Este Procedimiento inicia con la revisión (Secretaria de Hacienda) del Plan
Financiero vigente contenido en el Marco Fiscal de Mediano Plazo y finaliza con la
modificación del Plan Plurianual de Inversiones (Departamento Administrativo de
Planeación).
3. DEFINICIONES
A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más
utilizados en el manual para facilitar la comprensión y lectura de este.
Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las
expectativas de los clientes.
Macroproceso: Es un conjunto de procesos
Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace en
el Departamento y atraviesa la institución de manera horizontal.
Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,
secuenciales, que nos indica el cómo se hace, es decir que las actividades son
realizadas por un área determinada.
Actividad o tarea: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una
persona o grupo. Es todo aquello que las personas realizan todos los días, a cada
hora o momento en la empresa. Las actividades se expresan en verbos
terminados en infinitivo ar, er, ir.
Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden
ser bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).
Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformación.
Físicas: Talento humano, suministros, maquinaria etc.
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Informativas: Documentos, formatos o informes.
Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño
de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado, para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan
un modelo operacional de seguridad razonable en el logro delos objetivos.
Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento
que permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y
lógica de la secuencia del trabajo.
Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos
y metas de la organización en un periodo de tiempo determinando.
Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o
servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores
recursos.
Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o
gasto de recursos.
Etapas o fases del proceso: Son las diferentes acciones que se deben realizaren
forma secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el
resultado final, servicio o producto objeto del proceso.
Factor crítico de éxito: Identificar lo que hace muy bien la organización que le
permite alcanzar objetivos y resultados positivos.
Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización
con el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso de
planeación se ha propuesto.
Gestión por Procesos: Gerenciar una organización bajo la perspectiva de que
toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan
y terminan en el cliente; teniendo en cuenta, que la gestión está relacionada con
los objetivos y resultados o logros, y no con el trabajo o las actividades
desarrolladas.
Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más
sustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión.
Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o manejo.
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Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de
una institución, en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas,
acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de
los procesos. El mejoramiento continuo, parte de la premisa de que nuestra vida
laboral, social y familiar merece ser mejorada continuamente.
Método: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas
prefijadas de antemano aptas para alcanzar el resultado propuesto.
Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan
conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograr
mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como
documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros.
Realimentación (feedback): La retroalimentación sirve para comparar la manera
como un sistema funciona en relación con el estándar que se le ha establecido.
Cuando ocurre alguna diferencia (desvío o discrepancia) entre su funcionamiento
y el estándar, la retroalimentación se encarga de regular la entrada (insumo) para
que la salida (el producto) se aproxime al patrón establecido”.
Sistémico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de
manera ordenada y coherente, considerando las diversas interacciones e
interrelaciones que se presentan.
Valor agregado: Aquellas acciones que son estrictamente necesarias para
generar el producto o servicio, que le interesan y representan valor tanto para el
usuario como para la entidad, orientadas a satisfacer una necesidad






Decreto Ley 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto”
Ubicación: http://www.secretariasenado.gov.co/compendio_legislativo.HTM
Decreto 568 de 1996 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989,
179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la
Nación”
Ubicación:http://www.dnp.gov.co/archivos/documentos/DIFP_Bpin/Decreto_
º568_1996.pdf
Artículo 10º de la Ordenanza 467 de 2001 de 1996 “Por el cual se expide el
Estatuto Orgánico de Presupuesto del Departamento”
Ubicación:http://www.dnp.gov.co/archivos/documentos/DIFP_Bpin/Decreto_
º568_1996.pdf
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4. POLÍTICAS PARA EL USO DEL MANUAL
Este manual estará a disposición de todas las áreas del Departamento, sin
embargo no podrá ser actualizado sin la debida autorización del o los
responsables del proceso.
Este Manual debe ser manipulado con las debidas precauciones para su
conservación, y se debe utilizar para consulta, inducción, reinducción del personal
del Departamento.
En cada área debe existir una copia de los procesos y procedimientos del área, y
en la oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
5. JUSTIFICACIÓN
El diseño y la implementación de los procesos y procedimientos del sistema de
gestión de la calidad en el Departamento se inician, generando los manuales
respectivos.
A partir de aquí se pueden hacer mejoras en los requerimientos de los perfiles de
los funcionarios, se identifican los aspectos que deben ser medidos a través de
indicadores de gestión comparados con niveles de referencia, se identifican y
priorizan riesgos, se determinan factores claves de resultado, y se establecen
puntos de control.
Los manuales de procedimientos están orientados a recoger sistemáticamente los
procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organización el
cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas.
Es por ello, que la Secretaria de Hacienda adopta el manual de procesos y
procedimientos del área Financiera, con el fin de ofrecer una descripción
actualizada, clara y concisa de las fases o etapas contenidas en cada proceso y
de las actividades que incluyen cada procedimiento.
La normalización de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la
Materialización de los principios rectores de la Administración pública, como son la
Economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad., pues permiten
determinar plenamente los niveles de responsabilidad en cada una de las
actividades ejecutadas y facilitan el seguimiento y control de los procesos.
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6. MARCO LEGAL
Constitución política de 1991(artículo 83, 84, 209 y 333): establece el principio de
la buena fe, el no poder exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un
derecho, los principios de la función administrativa de la actividad económica y la
iniciativa privada.
Código contencioso administrativo (artículo 3): establece que las actuaciones
administrativas se desarrollarán con base en los principios de economía,
celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad.
La ley 87 de noviembre de 1993 (artículo 1 y 4) establece el ejercicio del control
Interno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa, mediante
la elaboración, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales
de funciones y de procedimientos.
Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la política administrativa
para documentar y formalizar los procesos y procedimientos.
Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995 suprime y reforma regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios en la administración pública.
Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la función pública
orientada a resultados.
Ley 489 de 1998 (artículo 18) establece la supresión y simplificación de trámites
como política permanente de la administración pública.
Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999: Define los lineamientos para la
implementación de la política de lucha contra la corrupción.
Directiva presidencial 002 del 28 de agosto del 2000: Presenta la agenda de
conectividad como una política de estado para manifestar el uso de las
tecnologías de información.
Decreto 1537 del 2001 (artículo 1,2. y 5): racionaliza la gestión, y define los
manuales de procedimientos y las políticas de control Interno diseñadas por el
Departamento.
La ley 734 de 2002, Código Único disciplinario dispone en su artículo 34 como una
obligación para todo servidor público Adoptar el Sistema de Control Interno y la
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función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás
normas que la modifiquen o complementen.
7. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DEL DEPARTAMENTO
El subsistema de Control Estratégico del modelo MECI, contiene como elemento
el Modelo de Operación por Procesos, los cuales en su interacción,
interdependencia y relación causa- efecto permiten el logro de las competencias
constitucionales y legales de la entidad. Estos son:
Macro Proceso Estratégico: Son los que permiten la dirección del ente territorial
y la toma de decisiones de carácter estratégico, la determinación de políticas,
formulación de planes, manejo de las relaciones políticas con la comunidad,
entidades públicas y privadas con el fin de orientar el desempeño y la gestión del
Departamento para el logro de objetivos de interés general y mejoramiento de la
calidad de vida de los habitantes del Departamento.
Macro Proceso Misional: Son aquellos que permiten el desarrollo de la Misión
del Departamento, a través de la ejecución de los programas y proyectos, tanto
permanentes como temporales, definidos estratégicamente en el Plan de
Desarrollo, ordenados por sectores conforme los ejes estratégicos del mismo Plan.
Macro Proceso de apoyo a la gestión: son los que permiten la objetivación de
los procesos estratégicos y misionales.
Macro Proceso de evaluación y control: Son los que garantizan el efectivo
cumplimiento de la gestión Dirección y el logro de los objetivos y metas delas
demás dependencias, permiten desarrollar con efectividad los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo del Departamento.
A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo, se presenta la
clasificación de los procesos financieros.
3. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS
La Secretaria de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación
Departamental organizan su gestión a través de los Macroprocesos: Estratégico,
Misional, de Apoyo y de Evaluación y Control, los cuales están organizados por
procesos a cargo de una dependencia y/o área de trabajo, estos a su vez se
dividen en subprocesos que son ejecutados a través de procedimientos, los cuales
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constituyen un conjunto de actividades o tareas realizadas por un funcionarios
determinado.
A continuación se presenta el procedimiento que se deben desarrollar por cada
área a efectos de fortalecer el proceso de Planeación Financiera en el
Departamento. Este procedimiento obedece a la siguiente estructura:
Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominación del conjunto de
actividades
Objetivo: Se refiere al objetivo del procedimiento dentro del proceso que ejecuta
Alcance: Se refiere a la esfera de acción que cubre el procedimiento. Es el campo
de aplicación.
Responsable: En este campo se indica que funcionario es responsable del
procedimiento.
Términos y Definiciones: En este punto se deben incluir la terminología utilizada
al interior del procedimiento.
Políticas de Operación: Son los criterios que deben indicar como alcanzar el
objetivo del procedimiento. Son guías de acción en la operación de cada proceso.
Descripción: En este punto se describe cada actividad que hace parte del
proceso, indicando como, quien la realiza y que soporte físico queda como registro
o evidencia de la actividad.
Control de Registros: En este punto se esquematiza los registros de cada
actividad, indicando forma de almacenamiento, protección, recuperación, retención
y disposición
Documentos Externos: Se refiere a las normas que sirven de base en la
ejecución del procedimiento.
8. RESPONSABLE
La Secretaria de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación son
los responsables de verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este
documento.
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9. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Secretaria
Hacienda
Debe contarse con el Marco
Fiscal de Mediano Plazo
actualizado.
Cuando
Hacienda decide modificar
(adicionar o reducir) el
presupuesto vía ordenanza,
debe revisar y actualizar el
Plan Financiero, contenido
en el capítulo 1 del
documento Marco Fiscal de
Mediano Plazo.
2
Secretaria
Hacienda
Se
deben
actualizar
proyecciones de ingresos
del Plan Financiero.
3
N/A
4
Secretaria
Hacienda
5
Secretaria
Hacienda
6
Secretaria
Hacienda
En el momento en que la
secretaria
Haciendas,
decide o no modificar las
proyecciones de ingresos,
según
estimaciones
efectuadas, deben generar
un
documento
de
“Modificación
Plan
Financiero de Ingresos y
Gastos”.
La Secretaria Hacienda
propone la modificación de
nuevas metas de ingresos
para la vigencia actual.
Con
base
en
las
proyecciones de ingresos
se ajustan y clasifican las
cifras de gastos.
Documento actualizado del
Plan Financiero
Revisión y
actualización Plan
Financiero Marco
Fiscal Mediano Plazo
Actualizar Plan
Financiero
Vigente
NO
SI
Actualizar cifras
de Ingresos Plan
Actualizar metas
del gasto
Plan Financiero
Actualizado
6
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
7
Secretaria
Hacienda
Presentar el plan Financiero
ajustado a Confis para
aprobación
Presentar Plan
Financiero a
Confis
Plan financiero
8
9
10
11
12
N/A
Secretaria
Hacienda
Asamblea
Departamental
Secretaria
Hacienda
Departamento
Administrativo de
Planeación y
técnicos
sectoriales
Si el Plan Financiero es
aprobado, se termina el
procedimiento, si no se
vuelve al paso 3.
Hacienda debe presentar a
Asamblea
proyecto
de
ordenanza de modificación
del
presupuesto,
conjuntamente con Plan
Financiero actualizado
Si
asamblea
aprueba
ordenanza, se debe esperar
sanción y publicación, para
expedir
decreto
de
liquidación correspondiente.
Secretaria Hacienda expide
decreto de liquidación, a lo
cual
informara
a
Departamento
de
Planeación
(DAP)
los
recursos
de inversión
aprobados por fuentes de
financiación,
para
actualización o modificación
POAI de la vigencia.
Cuando los recursos que se
adicionan provienen de
cancelación de reservas de
años
anteriores,
estas
partidas no modifican el
POAI.
Conocidas las metas de
inversión aprobadas en la
Ordenanza
y
el
correspondiente detalle por
fuentes en el Decreto
respectivo, DAP informara a
los técnicos sectoriales las
cifras para ajuste de los
proyectos
y
la
correspondiente
NO
4
SI
Presentar
Proyecto
Ordenanza y Plan
Financiero
aprobado
Proyecto de
ordenanza y plan
financiero
NO
9
SI
Expedido
decreto
liquidación,
informar metas
inversión a DAP
El DAP y técnicos
sectoriales
conocidas las
metas de inversión,
actualizara POAI
aprobado
POAI aprobado
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
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FLUJOGRAMA
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REGISTRO
actualización del POAI por
parte dela oficina de
inversión pública.
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Departamento
Administrativo de
Planeación
Secretaria
Hacienda
Una vez la oficina de
inversión pública actualiza
POAI con las nuevas metas
de
inversión,
deberá
actualizar el Plan de
Inversiones contenido en el
Plan de Desarrollo.
Actualizado POAI
por parte de DAP,
este actualizara
Plan de
Inversiones
FIN
6. REGISTROS
Registro
Responsable
Como
conservarlo
Plan
financiero
Secretaría de
hacienda
Medio
magnético y/o
físico
Ordenanza
POAI
Departamento
Administrativo
de Planeación
Departamento
Administrativo
de Planeación
Medio
magnético y/o
físico
Medio
magnético y/o
físico
Donde
conservarlo
Archivo de
gestión
Departamento
Administrativo
de Planeación
Archivo de
gestión
Departamento
Administrativo
de Planeación
Archivo de
gestión
Departamento
Administrativo
de Planeación
Tiempo de
conservación
Disposición
final
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
Según tabla
de retención
documental
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7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
01
27/06/2014
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
Versión Inicial.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.