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II CONFERENCIA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
CHICLAYO, 8 DE MAYO DE 2015
ESTRATEGIAS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS A PRESERVAR
MERCEDES MARTÍN-PALOMINO Y BENITO
ESQUEMA
 CONTEXTO EN EL QUE SURGE LA VALORACIÓN EN
ESPAÑA
 CARACTERÍSTICAS, OBJETIVOS Y PRIORIDADES
 MARCO ARCHIVÍSTICO: FASES DEL TRATAMIENTO
 LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
REQUISITOS
NECESIDADES
OBJETIVOS
ESQUEMA
 ESPAÑA: MARCO LEGISLATIVO
 ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO: REAL DECRETO
1708/2011 por el que se establece el sistema Español de Archivos y se
regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y
de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
 ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA
ESQUEMA
 METODOLOGÍA
 LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS:
 VALORES PRIMARIOS
 VALORES SECUNDARIOS
 CRITERIOS DE CONSERVACIÓN
 CRITERIOS GENERALES DE LA COMISIÓN SUPERIOR
CALIFICADORA DE DOCUMENTOS
 SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
 RESULTADOS DE LA FASE DE VALORACIÓN
 TABLAS
 CALENDARIOS
ESQUEMA
EXPERIENCIAS:
 COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
 GRUPO DE TRABAJO DE SERIES COMUNES
 COMISIONES MINISTERIALES / GRUPOS DE
TRABAJO
 PETICIONES DE DICTAMEN
 ELIMINACIÓN: TOTAL / PARCIAL (MUESTREOS)
ESQUEMA
EXPERIENCIAS:
 EL ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN
 ESTUDIO DE CASOS
 PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
CONTEXTO EN QUE SURGE
• Desaparición del Archivo General Central
• Transformaciones administrativas
• Transferencias como resultado de la falta de espacio,
no frutos de estudios
• Nuevas tecnologías: facilidad técnica de producir y
reproducir documentos
• Eliminaciones indiscriminadas
• Archivo Central e Intermedio como almacén de papel
• La DEMOCRACIA garantiza el derecho a la información
y el control administrativo por parte de los ciudadanos
CONTEXTO EN QUE SURGE
Dificultades para una práctica normalizada:
 Complejidad orgánica de la Administración
 Falta de conexión de las administraciones
 Falta de control en la circulación de la documentación
Nuevos retos:
 Necesidad de control de las series documentales
desde su creación
 Control de los fondos acumulados en los archivos
 Interconexión de los organismos de la Administración
Central y Periférica
TERMINOLOGÍA
VALORACIÓN
R. D. 1708/2011: Es el estudio y análisis de las
características
administrativas,
jurídicas,
fiscales, informativas e históricas de los
documentos
u
otras
agrupaciones
documentales.
Concepto Valoración
Función básica de un archivo destinada
a analizar los documentos según
sus usos y sus valores
Concepto Valoración
USOS
Y
Administrativos
VALORES
Testimoniales
Informativos
Fiscales
Investigación
Jurídicos
presentes y futuros
TERMINOLOGÍA
SELECCIÓN
CIA proceso de tipo práctico, que sigue las directrices
de la fase anterior que diferencia las series a
conservar, de aquellas que deben ELIMINARSE.
Cuando se trata de selección parcial podemos utilizar
técnicas de muestreo
DICCIONARIO DAE: Operación intelectual y material
de localización de las fracciones de serie que han de
ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos
establecidos en el proceso de valoración
TERMINOLOGÍA
ELIMINACIÓN
R.D. 1708/2011 Destrucción física de unidades o series
documentales por el órgano responsable del archivo u
oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier
método que garantice la imposibilidad de reconstrucción
de los mismos y su posterior utilización
CARACTERÍSTICAS
Objetividad
Globalidad
Rentabilidad
OBJETIVOS Y PRIORIDADES
Racionalizar y simplificar la producción
documental para conseguir una gestión
administrativa más eficaz.
Configurar el patrimonio documental histórico
de un país eliminando lo superfluo
Funciones comunes – funciones específicas
Conservación de documentos recapitulativos
Técnicas de muestreo – eliminación total
MARCO ARCHIVÍSTICO
FASE
IDENTIFICACIÓN
VALORACIÓN
DESCRIPCIÓN
FINALIDAD
OPERACIONES
RESULTADOS
Conocimiento de la
evolución del
sujeto productor y
de sus
competencias
Estudio de: la estructura
orgánica, de las disposiciones
que regulan sus competencias,
de las normas de
procedimiento que regulan el
trámite y de las normas de
circulación en la fase de
producción
ORGANIZACIÓN DEL
FONDO
Análisis y estudio
de los valores
primarios y
secundarios
Delimitación del fondo, periodo
cronológico y nivel de
valoración. Análisis de la
información contenida en los
documentos. Localización de
docs. recapitulativos.
Elaboración de los
instrumentos
mediante la
manipulación de la
información
Estudio de los resultados
obtenidos en las dos fases
anteriores.
Diseño de los instrumentos
Normalización del lenguaje
Recogida de información
ESTABLECIMIENTO
PLAZOS
TRANSFEREN
CIA, ACCESO
Y CONSERVA.
SENTAR LAS
BASES DE LA
DIFUSIÓN Y
EL ACCESO
RESULTADO DE LA FASE DE IDENTIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN
RESULTADOS DE LA FASE DE VALORACIÓN
ESTABLECIMIENTO
DE
PLAZOS
TRANSFERENCIA
ACCESO
CONSERVACIÓN/ELIMINACIÓN
LA GESTION DOCUMENTAL
Las organizaciones deben definir políticas de gestión documental y
planes estratégicos en sus organizaciones para gestionar y explotar
la producción documental que generan .
La gestion documental es el “tratamiento” de la documentacion , en
cualquier tipo de soporte, generada como resultado de sus
actividades , desde el momento de su creacion hasta su eliminacion o
conservación a largo plazo.
¿QUÉ NOS PERMITE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN
UNA ORGANIZACIÓN ?
NORMALIZAR LOS
PROCESOS
DOCUMENTALES
ACCESO A LOS
DOCUMENTOS
MANTENER LA
MEMORIA DE LA
ORGANIZACIÓN
CUMPLIMIENTO
EN AUDITORIAS
SEGURIDAD EN EL
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
OPTIMIZACIÓN
DE RECURSOS
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Se entiende como sistema de gestión documental al
conjunto de políticas, normas, recursos tecnológicos y
humanos con los que se organizan, conservan y gestionan los
documentos de una entidad.
*
La
documentación
de
apoyo
(publicaciones,
monografías, normas etc. ) se gestiona en el Centro de
Documentación
OBJETIVOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN S.G.D
Control y gestión de los documentos que genera la organización en
cualquier tipo de soporte .
Distribución selectiva de la documentación a las personas que sean
los destinatarios o interesados.
Gestión corporativa del archivo de la organización.
Capacidades de búsqueda por metadatos y por contenido.
Control de la documentación confidencial.
Preservar la memoria institucional y corporativa de la entidad.
NECESIDADES:
 Acceder a la documentación de forma
organizada y
selectiva, garantizando la calidad operativa y el
funcionamiento de la organización.
 Garantizar el control de los documentos y su acceso así
como garantizar la seguridad de los
documentos
confidenciales.
 Normalizar los procesos documentales de la organización
describiendo los procesos necesarios que nos permitan
poner a disposición la documentación que se necesita en
cada momento.
OBJETIVOS
 Disponer de un sistema corporativo compartido por todos
los usuarios
 Implantación de un manual de procedimientos
 Optimizar los recursos definiendo los procesos y flujos
documentales
 Garantizar el cumplimiento en auditorías
 Preservar el patrimonio documental de la organización
RETOS
Conservación a largo plazo de la documentación
generada
Mantenimiento y actualización de los repositorios
documentales
Definición de planes de emergencia
Seguridad en el acceso a la información
Convivencia de los diferentes soportes y su
conservación
ESPAÑA - MARCO LEGISLATIVO
Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 58) (1985)
Real Decreto de composición y funcionamiento de la
Comisión Superior Calificadora (2000 y 2007)
Real Decreto por el que se regula la conservación del
patrimonio documental con valor histórico, el control de
la
eliminación
de
otros
documentos
de
la
Administración General del Estado y sus organismos
públicos
y
la
conservación
de
documentos
administrativos en soporte distinto al original (2002)
(http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/CSCDA/RD_8noviembre2002.pdf)
MARCO LEGISLATIVO
REAL DECRETO 1708/2011 por el que se establece el sistema Español
de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración
General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de
acceso.
Comisión de Archivos de la Administración General del
Estado
Órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia que tiene
encomendada la coordinación de la política archivística de los ministerios y
organismos públicos en tanto que integrantes del Sistema de Archivos de la
Administración General del Estado.
Elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para
garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar
la gestión coordinada de los mismos.
En particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para
homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen
en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su
competencia
Asumirá las funciones de la actual Junta Superior de Archivos y se constituirá
en seis meses
MARCO LEGISLATIVO
REAL DECRETO 1708/2011
Coordinación archivística.(art. 13)
En cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la
coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito
departamental y sus organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría.
Los grupos de trabajo ministeriales tendrán por finalidad:
Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y
recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración
General del Estado.
Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la
información obrante en los archivos de su competencia..
Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos
que deben cumplir sus archivos mediante los correspondientes proyectos y
actuaciones a desarrollar.
Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen
a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
MARCO LEGISLATIVO
REAL DECRETO 1708/2011
La Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007,
de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de
la Administración General del Estado como su órgano
consultivo superior.
MARCO LEGISLATIVO
REAL DECRETO 1708/2011
Las
Comisiones
Calificadoras
de
Documentos
Administrativos de los departamentos ministeriales que no
hayan sido suprimidas por el Real Decreto 776/2011, de 3 de
junio, por el que se suprimen determinados órganos
colegiados y se establecen criterios para la normalización en
la creación de órganos colegiados en la Administración
General del Estado y sus Organismos Públicos, se regirán por
su normativa específica.
Real Decreto 1708/2011
Clases de archivo
a) Archivos de oficina o de gestión
b) Archivos generales o centrales de los
Ministerios y de los organismos públicos
dependientes de los mismos
c) Archivo intermedio
d) Archivos históricos
Real Decreto 1708/2011
Funciones de valoración
Archivos de oficina o de gestión
Eliminar los documentos de apoyo informativo antes
de la transferencia al Archivo central
Real Decreto 1708/2011
Funciones de valoración
Archivos generales o centrales
• Llevar a cabo procesos de valoración documental,
a fin de elevar las correspondientes propuestas,
en aplicación del procedimiento establecido por la
normativa vigente
• Tramitar, en su caso, los expedientes de
eliminación de documentos, una vez cumplidos los
requisitos exigidos por la normativa vigente y de
acuerdo con los calendarios de conservación
aprobados
MARCO LEGISLATIVO
REAL DECRETO 1708/2011
Nuevas funciones para el Archivo Intermedio
 Institución responsable de la custodia de los documentos generados y
reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus
organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo
establecido en los calendarios de conservación. Conservar los
documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los
Ministerios.
 Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de
documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los
preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la
legislación vigente.
 Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación
permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
MARCO LEGISLATIVO
REAL DECRETO 1708/2011
Nuevas funciones para el Archivo Intermedio
 Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin
de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de
Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación
permanente de documentos, en aplicación del procedimiento
establecido por la normativa vigente para las agrupaciones
documentales acumuladas que no hayan recibido previamente
tratamiento archivístico.
 Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la
conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos
recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y
conversión de formatos.
 Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de
documentos
al
Archivo
histórico,
acompañadas
de
los
correspondientes instrumentos de descripción elaborados
MARCO LEGISLATIVO
Autonómica
Leyes de Archivos
Normativa sobre las Comisiones Autonómicas de
Calificación de Documentos
Decretos sobre valoración y selección de documentos
Órdenes de aprobación de tablas de valoración
Propia de la institución
Reglamentos de Archivos
Reglamentos de funcionamiento de Comisiones de
Calificación de Documentos
Tablas de valoración documental
ENLACES SECRETARÍA ESTADO CULTURA
(http://www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html)
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
VALORES PRIMARIOS. Los que poseen
los documentos para su productor y que
origina su aprobación
VALORES SECUNDARIOS. Utilidad de
los documentos diferente y posterior a la
que les dio origen
VALORES DE LOS DOCUMENTOS:
 Primarios
 Administrativo. Utilidad que los documentos poseen por ser
soporte de las actuaciones administrativas y las gestiones de
una organización, motivo por el que son producidos, y por su
capacidad para representarla
 Legal. Utilidad de los documentos que sirven de soporte para
los derechos e intereses de los individuos y de las
organizaciones,
para
su
defensa
jurídica
y
probar
el
cumplimiento de la ley.
 Contable. El que tienen los documentos que pueden servir de
explicación o justificación de operaciones destinadas al
control presupuestario
 Fiscal. Utilidad de los documentos que poseen información
sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, por
extensión, los que soportan la gestión financiera
VALORES DE LOS DOCUMENTOS:
 Valores primarios
- Interesan a la institución productora y al iniciador
- Existen durante los momentos de :
 Trámite
 Vigencia
 Plazo precaucional
- Se evalúan para dar plazo de retención en una tabla
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Mediatos o secundarios
- Interesan desde el punto de vista:
 Testimonial: aporta información esencial y probatoria
sobre organización, estructura, procedimientos, etc. De
un organismo
 Histórico. El que poseen los documentos como fuente
relevante para la historia
 Informativo. Utilidad del contenido de los documentos
relativos a personas, lugares, materias, etc.. en especial
sobre los orígenes, naturaleza, funciones y actividades
del productor
- Se juzgan para:
Destrucción
Conservación permanente
CRITERIOS A TENER EN CUENTA ANTES
DE LA VALORACIÓN
Junto con los valores de los documentos tenemos que tener en cuenta una
serie de criterios que nos ayudarán a reflexionar sobre la documentación que
estamos investigando.
 Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos
que proceden de una institución o sección de rango superior en la
jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de
rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad
irrepetible.
 Criterio de contenido: La misma información es mejor conservarla
comprimida que extendida.
 Criterio diplomático: es preferible conservar un original a una copia
 Criterio cronológico: Fecha determinada por cada país a partir de la cual
no se puede realizar ninguna eliminación. .
Criterios generales: Conservación
 Cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente
establece para su conservación.
 Los documentos con valor probatorio de derechos y obligaciones
de las personas físicas o jurídicas.
 Los documentos que reflejen el origen, la organización y la
evolución de las funciones y estructuras orgánicas de la
institución.
 Los documentos emanados de los órganos de gobierno.
 Los registros, actas y documentación recapitulativa única.
 Los documentos que contengan información significativa sobre
acontecimientos o hechos de importancia para la historia política,
económica o social de la institución.
 Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil
para el estudio de la historia.
 Toda la documentación anterior a 1940.
CRITERIOS GENERALES
SECRETARÍA DE ESTADO DE CULTURA
COMISIÓN SUPERIOR
http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf
SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
FICHA DE
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN
DE SERIES DOCUMENTALES
MODELO
SISTEMATIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
PETICIONES DE DICTAMEN
MODELOS.
Comisión Ministerial :
2009: AGA
2010: AGA
2011: AGA
2013: AGA
CSCDA: Series
Resultados de la valoración
Tablas de valoración documental
Tablas/calendarios de
conservación/ eliminación
Calendarios acceso
Calendarios de transferencias
Grupo de Trabajo de Valoración de
Series Comunes. CSCDA
En la reunión Plenaria de 16 de octubre de 2012, se creó en el seno de la
CSCDA un Grupo de Trabajo, siguiendo lo previsto en el art. 3 del Real
Decreto 1401/2007, en el que se dispone que “la CSCDA puede crear en su
seno grupos de trabajo o subcomisiones, de carácter interdepartamental o
interministerial, con la composición, funciones y objetivos que se
acuerden”.
Objetivo:
Realizar estudios de identificación y valoración de series comunes; así
como estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los
distintos organismos y su ubicación con el fin de elaborar propuestas de
conservación / eliminación y calendarios de conservación.
MIEMBROS
Grupo de trabajo de Series Comunes. CSCDA
EL PLENO DE GRUPO DE TRABAJO
Se han elaborado los siguientes modelos/formularios:
 Petición de Dictamen
 Propuesta de eliminación / sustitución del soporte en aplicación
de dictamen previo
 Estudio de Identificación y Valoración
 Modelo Acta de eliminación de documentos
Además, se trabaja en la elaboración de un informe sobre impacto
económico relativo a la eliminación de la documentación
Grupos de trabajo de Series Comunes.
CSCDA
SUBGRUPO DE SERIES COMUNES DE GESTIÓN
ECONÓMICA:
Se está llevando a cabo un estudio conjunto de toda la
producción de las series de cajas pagadoras y se han
realizado cuatro borradores de estudio de valoración
para las siguientes series:





Cuentas para la reposición de fondos de anticipos de caja fija
Cuentas de pagos a justificar
Libros de contabilidad de las cajas pagadoras
Estados de situación de tesorería
Expedientes de subvenciones de pública concurrencia
 Cuentas justificativas para reposición de fondos de anticipos de caja fija y
fondos de maniobra (Dictamen 9/2014)
Grupos de trabajo de Series Comunes.
CSCDA
SUBGRUPO DE SERIES COMUNES DE GESTIÓN DE PERSONAL
 Dentro de este subgrupo se está trabajando con expedientes de procesos selectivos,
tanto de personal funcionario interino o de cuerpos especiales, como de personal laboral
fijo. Asimismo, se están estudiando las series complementarias generadas por Función
Pública.
 Simultáneamente se está estudiando la manera de homogeneizar los plazos de
conservación de las series documentales ya dictaminadas por la CSCDA referentes a
expedientes de acción social y a procedimientos de control de efectivos.
• Expedientes de provisión de puestos de trabajo por libre designación
(Dictamen 47/2013)
• Expedientes de provisión de puestos de trabajo: Concursos (generales y
específicos). (Dictamen 48/2013)
• Expedientes de provisión de puestos de trabajo: Concursos unitarios.
(Dictamen 49/2013)
• Expediente de elaboración y aprobación de la Oferta de Público.
(Dictamen 50/2013)
• Expedientes de Planes de Acción Social. (Dictamen 11/2014)
• Expedientes de procesos selectivos de personal funcionario de Cuerpos
Generales y Especiales (acceso libre y promoción interna (Dictamen
46/2014)
Grupos de trabajo de Series Comunes. CSCDA
Subgrupo de Series Comunes de Gestión JurídicoAdministrativa, Asesoramiento Jurídico y Elaboración de
Disposiciones Generales
 Se está estudiando la serie de Expedientes de Consejo de Ministros,
para lo que se cuenta con el Ministerio de la Presidencia, que está
cotejando la documentación de distintas sesiones de Consejo de Ministros
para comprobar la documentación que se conserva en el Archivo Central
del Ministerio de la Presidencia con la documentación relativa a esas
mismas sesiones de Consejo de Ministros que se conserva en otros
ministerios.
 Se va a estudiar la serie de Expedientes de elaboración de
disposiciones normativas y la documentación generada por la Comisión
Delegada para Asuntos Económicos y Sociales.
Expedientes de sesiones del Consejo de Ministros (Dictamen 10/2014)
Grupos de trabajo de Series Comunes.
CSCDA
Subgrupo de Series Comunes de Contrataciones
Administrativas
 Se ha realizado de estudio de valoración de la serie de Expedientes de
contratación de suministros, que se ha presentado a diferentes oficinas
productoras de distintos ministerios, recabando observaciones.
 Se ha estudiado la documentación relativa a series de gestión de
inmuebles, tanto expedientes de contratación (adquisición, arrendamiento,
cesión gratuita y permuta de inmuebles) como expedientes de gestión
patrimonial (afectación, mutación demanial, desafectación, adscripción,
desadscripción e incorporación).
 Actualmente se está trabajando con la serie de Expedientes de
contratación de obras.
 Expedientes de contratación de suministros (Dictamen
12/2014)
 Expedientes de gestión de bienes inmuebles (Dictamen
13/2014)
Eliminación
Procedimiento de eliminación
Autorización del Archivo (para los archivos de
oficina)
Publicación Resoluciones Comisiones BOE
Oficio solicitando autorización para
elimianación
Acta de eliminación de la documentación.
Certificación de destrucción
Comunicación de la eliminación a la CSCDA
Eliminación
Cuestiones relativas a la eliminación
Control de los procesos de eliminación: Sección
Valoración
Criterios técnicos de destrucción
preestablecidos:
Criterios generales para la valoración de los
documentos de la AGE (CSCDA, 27 de noviembre
de 2003)
Eliminación
Almacenamiento
 protección hasta el momento de su destrucción física.
 lugar o contenedores de almacenamiento: medidas de seguridad
eficaces frente a posibles intromisiones exteriores
Transporte hasta el lugar de la destrucción
 garantizar que no haya sustracciones, pérdidas ni filtraciones
 recogida, carga y descarga de los documentos o sus contenedores;
y conducción de los vehículos que los transportan, realizada por
personal autorizado y fácilmente identificable
 directo, sin paradas ni interrupciones, en vehículos cerrados
Eliminación
Destrucción
 objetivo: hacer imposible la reconstrucción de los
documentos y la recuperación de cualquier información
contenida en ellos
 debe ser inmediata
 método más adecuado: trituración mediante corte en tiras
o cruzado
 tamaño de las partículas: en función del nivel de protección
requerido por la información contenida en los documentos
a destruir (DIN 32757)
Eliminación
Nivel
Tamaño
Tiras de un máximo de
1
Documentos generales que deben hacerse
ilegibles
12 mm de ancho
Tiras de un máximo de
2
Documentos internos que deben hacerse
ilegibles
6 mm de ancho
Tiras de máx. 2 mm. ancho
Documentos confidenciales
3
Partículas máx. 4x80 mm.
Partículas de un máximo
4
de 2 x 15 mm.
Partículas de un máximo
5
de 0,8 x 12 mm.
Documentos de importancia vital para la
organización que deben mantenerse en
secreto
Documentos clasificados, para los que rigen
exigencias de seguridad muy elevadas
Eliminaciones en
el AGA
MUCHAS GRACIAS
[email protected]