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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIÓN
1
OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad estarán en capacidad de:
•Describir las formas de departamentalización
•Diferenciar los conceptos de cadena de mando,
autoridad, responsabilidad y unidad de mando
•Definir que es organizar y su importancia en el
proceso administrativo
2
Organización
 Organización como una unidad o entidad
social.
 Organización como función administrativa y
parte del proceso administrativo.
3
ORGANIZACIÓN COMO UNIDAD SOCIAL

Organización Formal: Se plantea para
establecer un patrón de relaciones entre sus
componentes, el que conducirá al logro de
un objetivo.
 Implica una estructura formalizada
 Definición de papeles organizacionales a
desempeñar
 Patrones de relaciones formales
 Mecanismos de coordinación
 Redes de comunicación
 Se representa en un organigrama
GERENTE
Director 1
Director 2
Director 3
4
Organización Informal:
Se refiere aspectos del sistema que no han sido
planteados formalmente y que se trata de
agrupamientos de personas que establecen
patrones de relaciones para la consecución de un
fin común.
• grupo que juega balonmano
• Un grupo carismático
Tiene influencia positiva o negativa. Coexisten
junto con la organización formal.
5
ORGANIZAR ES:



Determinar las actividades específicas necesarias
para el alcance de los objetivos planeados.
Agrupar las actividades en una estructura lógica.
Asignar las actividades a posiciones y personas
especificas.
6
ORGANIZAR :
• Viene del griego “organon” que significa instrumento
• Partes y funciones: Ningún organismo tiene partes idénticas
ni de igual funcionamiento
• Unidad funcional: tiene un fin común
• Coordinación: Integran las acciones para lograr el fin común.
Actúan en conjunto
• Proceso que sirve para la creación de las estructuras de una organización
• Es la estructuración técnica de las relaciones que debe de existir entre
las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos,
financieros y materiales de un organismo social con la finalidad de ser
eficientes conforme los planes diseñados.
7
Propósitos de la organización
• Dividir el trabajo a realizar en tareas y departamentos
específicos
• Asignar tareas y responsabilidades relacionadas a
empleos individuales
•Coordinar diversas tareas organizacionales
•Agrupar los trabajos en unidades
•Establecer relaciones entre individuos, grupos y
departamentos
•Establecer líneas formales de autoridad
•Distribuir y utilizar los recursos organizacionales
8
Estructura organizacional
Distribución formal de los empleos dentro de una
organización
• Muestra las áreas funcionales es decir la
identificación y clasificación de las actividades de
acuerdo a la naturaleza de la organización
• Muestra el agrupamiento de las actividades
homogéneas en unidades organizativas que contienen
los cargos y tareas asignadas
• Designa un responsable para cada unidad con la
autoridad delegada y responsabilidad definida
• muestra los niveles jerárquicos con sus subordinados
• Evidencia la autoridad de línea y staff
9
Diseño organizacional: desarrollo o cambios
de una estructura organizacional y que involucra
decisiones sobre elementos claves:
• Especialización del trabajo
• Departamentalización
• Cadena de mando
• Amplitud de control
• Centralización y descentralización
• Formalización
10
Especialización del Trabajo

Es el grado por el cual el trabajo de la organización se
divide en tareas separadas, en componentes menores.
Se le conoce como división del trabajo.
 Cuando mas se divide el trabajo, dedicando a cada
empleado a un actividad mas especifica, más
limitada, se obtiene mayor eficiencia, precisión y
destreza.
11
Departamentalización



Es el fundamento mediante el cual se agrupan las
tareas.
Medio por el cual se asignan y se agrupan actividades
diferentes a través de la especialización de las
unidades con el fin de obtener mejores resultados.
Agrupamiento de un conjunto de actividades
homogéneas realizadas por miembros de la
organización en sus cargos, en un área delimitada
denominada departamento, supervisada y dirigida por
un nivel jerárquico para el desarrollo de los planes.
12
Departamentalización
• Funcional: agrupa trabajos según funciones desempeñadas
• De productos: agrupa los trabajos por línea de productos
• geográfica: agrupa los trabajos sobre la base del territorio o
la geografía.
• De procesos: agrupa los trabajos con base a los flujos de
productos o clientes
• De clientes: agrupa los trabajos con base en los clientes que
tienen necesidades y problemas comunes, los que se pueden
atender mejor al tener especialistas para cada uno de ellos.
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Departamentalización funcional
Gerente de planta
Gerente de ingeniería
Gerente contabilidad
Gerente de compras
Departamentalización geográfica
Gerente de Ventas
Director ventas
occidente
Directos de ventas
Región oriental
Directos de ventas
Región central
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Departamentalización de productos
El Vehículo S.A.,
Sector vehículos
de carga
Sector vehículos
livianos
Sector vehículos
familiares
Departamentalización de procesos
Director de planta
Gerente de fresado
Gerente de
ensamblaje
Gerente de
terminado
15
Departamentalización de clientes
Director de Ventas.,
Gerente ventas
Al detalle
Gerente de ventas
Al por mayor
Gerente ventas
gubernamentales
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Cadena de mando
• Línea continua de autoridad que se extiende de los
niveles organizacionales más altos a los más bajos, y
define quien informa a quién.
• Quien manda a quién
• Número de empleados subordinados a un directivo
Para una mejor comprensión de la cadena de mando
es necesario analizar los siguientes conceptos.
• Autoridad
• Poder
• Unidad de mando
17
Autoridad


El término autoridad se refiere al poder que es inherente a una
posición dentro de la organización.
Derechos inherentes a un puesto gerencial para decir al personal que
hacer y esperar que lo haga.

De línea: Es la que se detenta para dirigir las actividades de un
subalterno. Destaca a los administradores cuya función
organizacional contribuye directamente al logro de los objetivos

Staff: existe para apoyar, asesorar y ayudar a los departamentos
de línea hacia el logro de sus objetivos

Formal: es la establecida legalmente e inherente a la posición en
que se ubica.

Informal: autoridad natural de ciertas personas que influyen en
ciertas decisiones, pero que no tienen una posición legalmente
definida
18
PODER
El poder significa potencial para influir. Implica la
habilidad para influir en otros.
Los buenos administradores desean el poder para
estar en posibilidades de influir en el desempeño de
las organizaciones.
19

El poder no es una cualidad que puedan poseer
las personas sino que es una característica propia
de una relación entre personas
Características del Poder
•Proceso Social
•El objetivo es realizar los fines del poderoso
•El concepto de posibilidad
•El poder es desigual
•Resistencia
20
Tipos de Poder





De Recompensa: poder recompensar a una
persona por cumplir órdenes
Coercitivo : poder para sancionar
Legitimado: autoridad formal. Reconocimiento
de la capacidad para ejercer influencia
Referencial: poder basado en el deseo del
influido de ser como el influyente o identificarse
con él
Experto: poder basado en la regla de creer que
el influyente tiene experiencia o conocimientos
que el influido no tiene.
21
Centralización y descentralización
Centralización. Grado de concentración de las decisiones
en un solo punto de la organización
Descentralización: Grado en que los empleados de nivel
inferior proporcionan información o toman decisiones.
Consiste en delegar sistemáticamente el poder y la
autoridad hacia abajo en la organización.
22
Delegación

Es el proceso por el cual un administrador
asigna una parte de su carga de trabajo a
sus subordinados. La delegación permite al
ejecutivo aumentar su carga de trabajo.
23
Factores que influyen el grado de centralización y
descentralización
Mayor centralización
• Ambiente mas estable
• Gerentes de niveles inferiores con poca experiencia o
capacidad para la toma de decisiones
• Los gerentes de niveles inferiores no desean tener voz ni voto
en las decisiones
• Las decisiones son importantes
• La organización enfrenta una crisis o riesgo de quiebra
empresarial
• La empresa es grande
• La implementación eficaz de las estrategias está en
dependencia de que los gerentes eviten opinar sobre ellas
24
Factores que influyen el grado de centralización y
descentralización
Mayor descentralización
• Ambiente complejo e incierto
• Los gerentes de nivel inferior son capaces y experimentados
en la toma de decisiones
• Los gerentes de niveles inferiores desean tener voz y voto en
las decisiones
• Las decisiones son relativamente menos importantes
• La cultura organizacional abre una puerta para que los
gerentes de niveles inferiores opinar sobre lo que acontece
• La empresa está dispersa geográficamente
•La implementación eficaz de las estrategias depende de que
los gerentes tengan participación y flexibilidad para tomar
decisiones
25
Amplitud de control
Número de empleados que un gerente puede dirigir de
forma eficiente y eficaz.
También se le conoce como el tramo de control
administrativo
26
Factores determinantes de un tramo de control eficaz
• Definición clara de estrategia, objetivos y planes: saber que
hacer
• Objetivos o estándares cuantificables: que faciliten ver las
desviaciones y señalen los puntos de excepción
• semejanza de funciones a supervisar. Nivel de complejidad.
Mayor complejidad requiere mas contacto personal y mayor
coordinación
• Capacidad de los subordinados. A mayor capacidad menor
contacto con el jefe.
• Delegación adecuada de autoridad
• Ubicación de cargos a supervisar: minimiza tiempos y relaciones
de supervisión
27
Empowerment o empoderamiento
Aumento de poder a los empleados para la toma de
decisiones.
Es de reciente aplicación.
Proceso mediante el cual se concede mayor autonomía a los
empleados para decidir en sus puestos de trabajo
• Se logran mejores resultados
• Se evita que suban a niveles jerárquicos superiores
problemas que se pueden resolver en el puesto de
trabajo
• formulan presupuestos
• programan cargas de trabajo
• controlan inventarios
• resuelven problemas de calidad
28
Formalización
Grado en que los trabajos son estandarizados y en el
que las normas y procedimientos guían el
comportamiento de los empleados.
Es importante considerar:
• Muy formalizado= la persona tiene poca decisión en cuanto a lo
que se realizara, cuando será hecho y como lo hará,
• Existen descripciones precisas del trabajo, normas y
procedimientos claramente definido para los procesos laborales.
• Poca formalización = hay mucha libertad para realizar el trabajo.
29
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
LOS ORGANIGRAMAS
30
¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?
 Un organigrama es la representación grafica de la
estructura
organizacional
formal
de
una
organización, el agrupamiento de sus principales
funciones, los niveles jerárquicos y sus relaciones.
 Puede ser tan amplio y aplicable como se considere
necesario, o sólo demostrar de forma gráfica los
tres o cuatro niveles jerárquicos de mayor
importancia.
31
UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS
El organigrama muestra claramente:
 El tamaño de la organización
 División de funciones o acciones.
 Niveles jerárquicos.
 Líneas de autoridad y responsabilidad.
 Canales formales de comunicación.
 La naturaleza lineal o el staff del departamento.
 Los responsables de cada sección, comité u
subcomité.
 La relación que existe entre las diversas secciones,
puestos, etc.
32
Clasififcación
Por su ámbito:
• Generales
• Particulares
Por su contenido:
• Integrales
• Funcionales
• De puestos, plazas y unidades
Por su presentación:
•Verticales
•Horizontales
•Mixtos
•De bloque
33
ORGANIGRAMA GENERAL
DIR.
GENERAL
DIRECCIÓN
DEPTO.
DEPTO.
DIRECCIÓN
DEPTO.
DIRECCIÓN
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
34
ORGANIGRAMA ESPECÍFICO
GERENCIA
DEPTO.
OFICINA
OFICINA
DEPTO.
OFICINA
DEPTO.
OFICINA
OFICINA
OFICINA
35
ORGANIGRAMA INTEGRAL
DIR.
GENERAL
1.0
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
1.1
1.2
1.3
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
DEPTO.
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3.1
1.3.2
36
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
DIRECCIÓN GENERAL
1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA
JUNTA ADMINISTRATIVA
2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO
DE LOS PROBLEMAS
3. COORDINAR A LAS
DIRECCIONES
4. FORMULAR EL PROYECTO DEL
PROGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN TÉCNICA
1. EVALUAR Y CONTROLAR LA
APLICACIÓN Y DESARROLLO DE
LOS PROGRAMAS
2.FORMULAR EL PROGRAMA
ANUAL DE LABORES
3. DIRIGIR LAS LABORES
ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA
DIRECCIÓN FINANCIERA
1.OBTENER RESULTADOS
NECESARIOS
2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL
DE FINANCIAMIENTO
3. DIRIGIR LAS LABORES
ADMINISTRATIVAS DE SU AREA
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y
COORDINACIÓN
1. ESTABLECER RELACIONES DE
ASISTENCIA PROMOCIONAL
2. ESTABLECER RELACIONES DE
COOPERACIÓ Y APOYO
3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS
4. FORMULAR PROGRAMA DE
TRABAJO
5. ORGANIZAR Y COORDINAR
SEMINARIOS
37
ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS
Y UNIDADES
E
DIRECCIÓN GENERAL
4
4
DIRECTOR
1
1
1
1
2
2
*
AUXILIAR
*
SECRETARIAS
E
DIRECCIÓN “A”
R
*
R
E
5
5
DIRECCIÓN “B”
R
5
7
DIRECTOR
*
1
1
DIRECTOR
*
1
1
ANALISTAS
*
2
2
ANALISTAS
*
2
4
2
2
SECRETARIAS
2
2
SECRETARIAS
*
E
E = EXISTENTES
R = REQUERIDOS
* = NOMBRE DE LA PERSONA
DEPARTAMENTO
*
R
E
12
15
DEPARTAMENTO
R
11
11
JEFE
*
1
1
JEFE
*
1
1
ANALISTAS
*
6
8
ANALISTAS
*
7
7
DIBUJANTES
*
2
2
DIBUJANTES
*
1
1
SECRETARIAS
*
3
4
SECRETARIAS
*
2
2
38
ORGANIGRAMA VERTICAL
39
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
40
ORGANIGRAMA MIXTO
VERTICAL/HORIZONTAL
DIR.
GENERAL
DIRECCIÓN A
DIRECCIÓN B
DIRECCIÓN C
DIRECCIÓN D
DIRECCIÓN E
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. C
DEPTO. D
DEPTO. D
DEPTO. D
DEPTO. D
DEPTO. E
41
ORGANIGRAMA MIXTO
DISEÑO REPLEGADO
DIR. GENERAL
DIRECCIÓN A
DIRECCIÓN B
DIRECCIÓN C
DEPTO. A
DEPTO. A
DEPTO. A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA B
OFICINA B
OFICINA B
DEPTO. B
DEPTO. B
DEPTO. B
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
OFICINA A
SECCIÓN A
42
ORGANIGRAMA DE BLOQUE
SECRETARIO
SUBSECRETARIA “A”
SUBSECRETARIA “B”
OFICIALIA MAYOR
1. DIRECCIÓN
1.1. DEPARTAMENTO
1.1.1 OFICINA
1.1.2 OFICINA
1.1.3 OFICINA
1.2 DEPARTAMENTO
1.2.1 OFICINA
1.2.2 OFICINA
1.2.3 OFICINA
2. DIRECCIÓN
2.1 DEPARTAMENTO
2.1.1 OFICINA
2.1.2 OFICINA
2.1.3 OFICINA
2.2 DEPARTAMENTO
2.2.1 OFICINA
2.2.2 OFICINA
2.2.3 OFICINA
3. DIRECCIÓN
3.1. DEPARTAMENTO
3.1.1 OFICINA
3.1.2 OFICINA
3.1.3 OFICINA
3.2 DEPARTAMENTO
3.2.1 OFICINA
3.2.2 OFICINA
3.2.3 OFICINA
4. DIRECCIÓN
4.1 DEPARTAMENTO
4.1.1 OFICINA
4.1.2 OFICINA
4.1.3 OFICINA
4.2 DEPARTAMENTO
4.2.1 OFICINA
4.2.2 OFICINA
4.2.3 OFICINA
5. DIRECCIÓN
5.1. DEPARTAMENTO
5.1.1 OFICINA
5.1.2 OFICINA
5.1.3 OFICINA
5.2 DEPARTAMENTO
5.2.1 OFICINA
5.2.2 OFICINA
5.2.3 OFICINA
6. DIRECCIÓN
6.1 DEPARTAMENTO
6.1.1 OFICINA
6.1.2 OFICINA
6.1.3 OFICINA
6.2 DEPARTAMENTO
6.2.1 OFICINA
6.2.2 OFICINA
6.2.3 OFICINA
43
El diseño organizacional
• No todas las organizaciones tienen la misma estructura
• Lo que es correcto y funcional para una organización no
necesariamente lo es para otra
MECANICISTAS
Organización
ORGANICAS
44
MECANICISTAS
• Alo grado de especialización
• Departamentalización rígida
• cadena de mando definida
• Amplitudes de control reducidas
• Centralización
• Mucha formalización
ORGANICAS
• equipos interfuncionales
• equipos integrados por varios
niveles jerárquicos
• Libre flujo de información
• Amplitudes de control extensas
• descentralización
• Poca formalización
De que variables depende la estructura adecuada?
45
Las variables de contingencia
 Estrategia : la estructura facilita el logro de los objetivos
 Tamaño : El tamaño afecta la estructura
 Tecnología : cada empresa tiene su propia tecnología.
 producción de unidades: lotes pequeños
 producción masiva :grandes lotes
 producción de procesos: producción de artículos en procesos
continuos
Incertidumbre ambiental : ambientes estables y ambientes
dinámicos
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Características
estructurales
Estructura mas
eficaz
Producción de
unidades
Producción
masiva
Producción de
procesos
Diferenciación
vertical baja
Diferenciación
horizontal baja
Bajo grado de
formalización
Diferenciación
vertical moderada
Diferenciación
horizontal alta
Alto grado de
formalización
Diferenciación
vertical alta
Diferenciación
horizontal baja
Bajo grado de
formalización
Orgánica
Mecanicista
Organica
47