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MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL del SENATI
Actividades de mantenimiento, mejora y
seguimiento del desempeño ambiental
v3. Abril 2010
Mantenimiento del SGA
OBJETIVO
Definir las actividades necesarias para mantener un
sistema de gestión ambiental implementado de
acuerdo a la norma ISO 14001 versión 2004 en las
diversas áreas funcionales de la institución.
Mantenimiento del SGA
CONTENIDO
1. Identificación y actualización de aspectos ambientales.
2. Identificación y actualización de requisitos legales y otros requisitos.
3. Evaluación del cumplimiento legal.
4. Implementación y seguimiento a los objetivos y metas ambientales (Estándares).
5. Funciones y responsabilidades asignadas para el mantenimiento del SGA.
6. Capacitación en gestión ambiental.
7. Envío, recepción y archivo de comunicaciones internas y externas.
8. Control de documentos y registros.
9. Control operacional de las actividades desarrolladas (Ej. Residuos Sólidos).
10. Preparación y respuesta ante emergencias, ejecución de simulacros.
11. Seguimiento y medición (Monitoreos ambientales).
12. Auditorías internas y externas.
13. Tratamiento de las no conformidades (Acciones correctivas / preventivas)
Identificación y actualización de aspectos ambientales.
¿Por qué debemos identificar los aspectos ambientales?
Porque de esta manera sabemos en que actividades de las que
llevamos a cabo debemos establecer un Control Operacional que
permita que dicho aspecto ambiental no se salga de control.
Aspecto
ambiental Ruido
Ruido Ambiental:
Medido fuera del
perímetro del área.
Aspecto ambiental
Humos / Emisiones
Actividad
Aspecto ambiental: Elemento o parte de las actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el
medio ambiente (Puede generar un impacto ambiental)
Identificación y actualización de aspectos ambientales.
¿Cómo identificar los aspectos ambientales?
Realizando un recorrido por todos los ambientes del área (Sede zonal o
CFP), tanto en aquellos ambientes propios a las actividades de la
institución como en aquellos ambientes que de alguna manera prestan
servicios de soporte (Fotocopiados, comedor, vigilancia, zona de
almacenamiento de residuos, almacenes de productos de limpieza,
etc.)
Los servicios contratados como por ejemplo algún tipo de mantenimiento, instalación, obra civil o similar
generan aspectos ambientales temporales que DEBEN ser identificados, evaluados y controlados
oportunamente.
Identificación y actualización de aspectos ambientales.
¿Cuándo debemos actualizar los aspectos ambientales?
La actualización se debe realizar cuando aparezcan nuevos requisitos
legales o cuando las condiciones de operación en las actividades
puedan generar nuevos aspectos ambientales sin controles
operacionales definidos (Se incluyen las tareas o actividades
temporales). En la actualidad, se cuenta con un nuevo modelo de
matriz de identificación de aspectos ambientales (Acap. 16 SEN DIRS
01), el plazo para adecuarse a dicha matriz es septiembre de 2010.
En forma regular la actualización de los aspectos ambientales debe realizarse cada 2 años.
Identificación y actualización de requisitos legales y
otros requisitos.
¿Por qué debemos identificar los requisitos legales?
La identificación de los requisitos legales y otros requisitos asumidos
por la institución nos permite conocer cuales son los requerimientos en
materia ambiental y de seguridad y salud ocupacional están vigentes y
son aplicables a nuestras actividades.
La identificación de requisitos legales ambientales sirven de guía para
realizar nuestras actividades de acuerdo a los lineamientos que
establecen y permiten mejorar el desempeño ambiental de la
institución.
La medición de los niveles de ruido perimetral es el resultado del cumplimiento de una norma legal vigente
que establece limites permisibles en cuanto a la generación de ruido ambiental.
Identificación y actualización de requisitos legales y
otros requisitos.
¿Cómo identificar los requisitos legales u otros requisitos?
La identificación de requisitos legales se realiza mediante la consulta
directa a los municipios u otras instancias locales en donde se
encuentre ubicada la Sede zonal o CFP.
Algunos requisitos pueden tener un carácter no legal, como por
ejemplo aquellos que se decidan asumir de mutuo acuerdo con alguna
parte interesada (Comunidad, empresa, ONG, asociación civil, etc.).
El acápite 17 de la
SEN DIRS 01 ha
cambiado, verificar y
adecuar los cambios.
Es recomendable establecer contacto con las dependencias responsables de la emisión de estos requisitos y
establecer un canal de comunicación efectiva a través del correo electrónico.
Identificación y actualización de requisitos legales y
otros requisitos.
¿Por qué actualizar los requisitos legales u otros requisitos?
La actualización resulta importante porque nos permite no caer por
omisión o desconocimiento en algún incumplimiento legal, lo cual
podría traer consecuencias (multas o sanciones) para la imagen de la
institución.
La frecuencia del reporte de haber realizado las consultas a los
municipios es trimestral y este debe ser comunicado a los
responsables del sistema de gestión ambiental y de seguridad y salud
ocupacional.
El acápite 17 de la
SEN DIRS 01 ha
cambiado, verificar y
adecuar los cambios.
El reporte a los responsables del sistema de gestión puede realizarse a través de un correo electrónico, no es
necesario emitir un memorando y mucho menos su envío físico.
Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y
otros requisitos
¿Por qué evaluar el cumplimiento legal y otros requisitos?
Como ya se mencionó anteriormente, cumplir con las normativas
legales es importante porque permite mejorar el desempeño ambiental
institucional.
Es por eso que una evaluación periódica de los requisitos legales
identificados nos dará una lectura del nivel de cumplimiento de dichos
requisitos.
Para realizar esta evaluación es necesario que se conozca
anticipadamente cuales son los requisitos legales aplicables a las
actividades de la sede zonal o CFP.
La lista vigente de requisitos legales y otros requisitos está disponible en la intranet, en ella se encuentran
requisitos de aplicación tanto nacional como regional y municipal.
Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y
otros requisitos
¿Cómo evaluar el cumplimiento legal y otros requisitos?
A través de una matriz que resuma el detalle del cumplimiento que
cada requisito establezca. En esta matriz se debe responder si se
cumple o no con el punto específico que establece el requisito.
Un ejemplo es el tema de la disposición de residuos peligrosos a través
de empresas autorizadas, este es un requisito establecido en el
“reglamento de la ley general de residuos sólidos” que tiene un alcance
nacional.
La frecuencia establecida para reportar las evaluaciones es semestral y
debe ser enviada a los responsables del sistema de gestión
correspondiente.
La evaluación del cumplimiento legal y de otros requisitos debe ser lo mas verás posible a fin de tomar de
manera adecuada las acciones correctivas correspondientes.
Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y
otros requisitos
¿Qué hacer ante incumplimiento de requisitos?
Una vez realizada la evaluación se deben identificar las causas por las
cuales no se cumplió alguno de los requisitos establecidos. Luego,
establecer las acciones correspondientes que permitan llegar al nivel
de cumplimiento adecuado.
Un ejemplo de incumplimiento legal puede ser el obtenido al evaluar
los gases de combustión de vehículos y detectar que se encuentran por
encima de los límites establecidos. En estos casos se deben establecer
las acciones técnicas y/o de gestión que permitan alcanzar los niveles
adecuados.
El acápite 10 de la
SEN DIRS 01 ha
cambiado, verificar y
adecuar los cambios.
La evaluación del cumplimiento legal y los resultados obtenidos son permanentemente revisados durante las
auditorias externas.
Implementación y seguimiento a los objetivos y metas
ambientales
¿Por qué se establecen objetivos y metas ambientales?
El establecimiento de objetivos y metas permite la mejora continua
del desempeño ambiental de la institución ya que estos toman en
cuenta los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales, la
política de gestión y el principio de prevención de la contaminación.
El planteamiento de objetivos relacionados al uso racional de
recursos como el agua, energía eléctrica y papel representan un claro
ejemplo de coherencia con lo anteriormente expuesto.
El uso no racional, léase desperdicios y
malos
usos
del
papel,
genera
indirectamente una mayor demanda en
cuanto a materias primas (celulosa),
energía,
uso
de
blanqueadores
y
vertimientos de grandes cantidades de
aguas residuales (Efluentes ácidos).
Los objetivos ambientales buscan mejorar nuestro desempeño ambiental y a la vez contribuir a una utilización
racional de los recursos que redunde en evitar desperdicios, prevenir la contaminación y reducir costos ($).
Implementación y seguimiento a los objetivos y metas
ambientales
¿Cómo y cuando se establecen los objetivos y metas?
Generalmente, los objetivos y metas ambientales se establecen a
finales de año para ser desarrollados durante el año siguiente.
Estos objetivos son propuestos y definidos a través del comité nacional
de gestión y obedecen a los lineamientos establecidos en la Misión,
Visión y en la Política Institucional del SENATI.
Para el año en curso y en base a la comunicación enviada por el
Director Nacional, los objetivos de uso racional de recursos (Agua,
energía eléctrica y papel) pasan a ser estándares que deben ser
mantenidos y reportados.
Resulta importante remitir al responsable del sistema de gestión ambiental la información relacionada a los
avances en el cumplimiento de objetivos, a fin de facilitar el seguimiento de los mismos.
Implementación y seguimiento a los objetivos y metas
ambientales
¿Qué acciones se debe realizar a nivel de Sede Zonal, CFP, UFP?
Los objetivos y metas son planteados a través de un cronograma
genérico (Programa de gestión) el cual contiene acciones concretas
que permitan lograr el objetivo planteado.
En resumen, cada área debe definir actividades y programar su
ejecución, teniendo en cuenta que el objetivo y la meta deben ser
cumplidos en los plazos y con los recursos asignados.
Cada meta tiene un indicador específico (Ejm. Kw-h / participante) el cual debe ser conocido por los miembros
de los comités de gestión de cada zonal o UO, ya que de esta manera podrán saber efectivamente si están
cumpliendo o no con las metas propuestas.
Implementación y seguimiento a los objetivos y metas
ambientales
¿Cómo hacer seguimiento y reportar los avances?
El seguimiento se debe realizar en dos aspectos:
Al objetivo: Siguiendo las actividades de los cronogramas y asegurar
su cumplimiento oportuno.
A la meta: Teniendo los datos actualizados y relacionándolos a fin de
obtener el indicador definido para esa meta específica (Ej. Millares de
papel utilizado / N° de trabajadores).
El reporte de los avances se refiere básicamente al envío de los
indicadores al responsable del sistema de gestión ambiental. La
frecuencia de envío es semestral.
Esto es aplicable a
todos los objetivos en
general.
El orden y sistematización de los datos que se manejen para el reporte de avances es muy importante ya que
de lo contrario, el envío de reportes se tornará complejo y tedioso.
Funciones y responsabilidades asignadas para el
mantenimiento del SGA.
¿Quiénes son responsables del mantenimiento del SGA?
La responsabilidad directa del mantenimiento del SGA es del Director
Zonal y/o Jefe de CFP, quien deberá formar un equipo de
colaboradores (Comité de gestión) con los cuales se apoyará a través
de la asignación de tareas concretas relacionadas al SGA.
Deberá haber una persona responsable de la actualización de las
matrices de aspectos ambientales, evaluación de requisitos legales,
inspecciones de seguridad, programación de simulacros, objetivos y
metas, planes de capacitación, etc. que directamente le reporta al
Director Zonal o Jefe de CFP.
Estas funciones asignadas abarcan el seguimiento y verificación de las acciones correctivas planteadas a raíz
de las No Conformidades y hallazgos encontrados en las auditorias tanto internas como externas.
Capacitación
¿Quiénes deben ser capacitados y sobre qué temas?
Todas aquellas personas cuyas actividades puedan generar o generen
aspectos ambientales deberán recibir la información necesaria para
mantener y aplicar los controles necesarios a fin de prevenir la
ocurrencia de impactos ambientales.
Los temas ambientales contemplan aquellos relacionados a temas
genéricos (Ej. Calentamiento global, capa de ozono, contaminación del
aire, etc.) y específicos (Ej. Manejo de residuos, compostaje, uso
racional de recursos, simulacros, etc.)
Se debe capacitar al equipo de colaboradores en temas relacionados a la gestión ambiental. Asimismo, en caso
hubiera algún cambio en los miembros de los equipos formados, considerar la adecuada inducción en el tema
ambiental.
Comunicaciones internas y externas
¿A qué tipo de comunicaciones se hace referencia?
Aquellas comunicaciones recibidas de las partes interesadas deben
ser analizadas, respondidas y archivadas oportunamente.
Las comunicaciones de relevancia en este punto, son aquellas que de
una manera directa o indirecta tienen que ver con el desempeño
ambiental de la institución, sus aspectos ambientales, los requisitos
legales u otros requisitos, los objetivos y metas, el manejo de
residuos, etc.
Partes interesadas: Vecinos,
Alumnos, Trabajadores,
Municipios, Ministerios, etc.
En lo posible, las comunicaciones deben realizarse utilizando los medios electrónicos (e-mail). Erradiquemos la
cultura del uso innecesario del papel. Usemos la impresión solo cuando sea estrictamente necesario.
Control de documentos y registros
¿Por qué un sistema de gestión debe estar bien documentado?
Los sistemas de gestión utilizan los documentos y registros como
medio de evidenciar que se “hace” lo que se “dice” que se hace. Es por
eso que parte importante de un sistema de gestión es el mantener una
sistematización del control documentario y de los registros.
Es muy importante saber que las versiones vigentes de los
documentos del sistema integrado de gestión son los que se
encuentran en la intranet del SENATI.
El control documentario y de registros no implica imprimirlos todos y mantenerlos archivados. Es
perfectamente válido tener documentos y registros en medio magnéticos o electrónicos y presentarlos de esa
manera a quienes lo soliciten.
Control de documentos y registros
¿Qué hacer para controlar adecuadamente los documentos y
registros?
Algunas de las acciones que podemos realizar para llevar un control
adecuado de los documentos son:
- Utilizar los documentos vigentes (Intranet del SENATI).
- Contar con las listas maestras del control documentario.
- Establecer responsabilidades directas sobre la gestión documentaria.
- Evitar utilizar los documentos de otros CFP.
- No llenar registros solo por cumplir con los procedimientos.
- No imprimir sin justificación aparente.
Los registros y la forma como se llevan, son indicadores de cómo se tiene implementado un sistema de
gestión. Si los registros se llevan adecuadamente los auditores tienen una idea de la manera en que se
mantiene el sistema en la sede zonal o CFP auditada.
Control operacional
¿Qué se entiende por control operacional en un sistema de
gestión ambiental?
Cómo vimos anteriormente cuando hablamos de la importancia de
identificar los aspectos ambientales, decíamos que esta identificación
permite implementar los controles operacionales en aquellas
actividades que impactan al ambiente.
Estos controles tienen un carácter preventivo, es decir no son
correctivos ni correctores sino netamente preventivos.
Algunos ejemplos son:
- Uso de silenciadores en motores.
- Instrucción de manejo de residuos (SEN IO 05).
- Instrucción para el uso racional del agua y la energía (SEN IO 03).
- Realización de simulacros (SEN IO 04).
Los controles operacionales se deben garantizar tanto para personal propio del SENATI como para aquellos
contratistas o servicios que realicen actividades para el SENATI, ya sean temporales o permanentes.
Control operacional
¿Cómo y cuando aplicamos los controles operacionales?
Antes de su aplicación se deben difundir / comunicar a todo aquel que
realice actividades que generen aspectos ambientales, sobretodo
aquellos que resultan significativos en la sede zonal, CFP, UFP o área.
Estos controles se deben aplicar antes, durante y después de realizar
las actividades diarias.
Todos, sin darnos cuenta, aplicamos diariamente controles
operacionales. Ej. Al colocar correctamente y donde corresponde un
residuo generado en nuestra oficina, vía publica o taller.
Si apareciera una actividad nueva dentro de nuestra rutina, esta debe evaluarse a fin de establecer un control
operacional adecuado a las características de dicha actividad. Puede darse el caso, de que una actividad ya
conocida se replique en un nuevo ambiente, si esto fuera así se debe proceder de la misma manera.
Respuesta ante emergencias
¿Cómo se plantea la respuesta ante emergencias?
El sistema de gestión ambiental, plantea que se debe estar preparado
ante eventuales situaciones de emergencias que provoquen
impactos ambientales. Para esto, lo primero que debe hacerse es la
identificación de estas situaciones de emergencias.
Estas situaciones de emergencia tendrán un correspondiente “plan” en
el cual se detallan las actividades necesarias para minimizar y
controlar la situación de emergencia presentada.
Durante las inspecciones de seguridad se debe realizar la identificación de las situaciones de emergencias que
serán consideradas para la elaboración de los PLANES DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS (PRE)
Respuesta ante emergencias
¿Quiénes actúan frente a una situación de emergencia?
Para ordenar la actuación frente a una situación de emergencia, se
deben establecer brigadas las cuales son las llamadas a organizarse
en caso ocurra una emergencia real.
Las brigadas se conforman para cumplir diferentes funciones: Evacuar,
atender heridos, apagar incendios, controlar derrames, etc.
Estas brigadas efectúan ensayos periódicos de los respectivos planes a
través de los simulacros.
Se debe proveer de formación y entrenamiento adecuado a los miembros de las brigadas a fin de que su
desempeño como tal sea óptimo y se logre reducir al máximo las perdidas producidas en una emergencia real.
Seguimiento y medición
¿A qué debe hacerse seguimiento y medición?
Básicamente, las acciones de seguimiento y medición se realizan a la
generación de ruido perimetral, emisión de gases de los vehículos,
generación de residuos sólidos y generación de aguas residuales o
desagües (Donde sea aplicable).
Para realizar estas actividades es importante que los equipos de
seguimiento y medición se encuentren debidamente calibrados, tanto
si son instrumentos propios como de terceros.
Es importante, mantener los registros tanto de las mediciones como de
los certificados de calibración de equipos y de los informes que se
tuvieran (En caso sean realizados por terceros).
La frecuencia de seguimiento y medición será semestral, a excepción de la medición de ruido perimetral que se
realizará anualmente.
Auditorías internas y externas
¿Qué es una auditoría (a un sistema de gestión)?
Una auditoría es un proceso ordenado de inspección de los elementos
de un sistema de gestión (calidad, ambiental y/o seguridad y salud).
En palabras sencillas los auditores verifican que lo establecido en el
sistema se haga tal como se ha definido que se va a hacer.
Para ello y en el transcurso de la auditoría, los auditores van
recopilando evidencias e información que les ayude a cumplir con el
objetivo principal de una auditoría.
Las auditorías evalúan el grado de conformidad con el cual se cumple lo establecido en las normas ISO 9001,
14001 y OHSAS 18001. Los documentos propios del SENATI responden a dichas normas.
Auditorías internas y externas
¿Qué rol cumplen los auditores?
Lejos de la imagen que muchas veces la palabra auditor representa, el
auditor debe ejercer un rol de facilitador para la identificación de
oportunidades de mejora en nuestro sistema de gestión.
Si bien es cierto el auditor recopila evidencia de las desviaciones
encontradas, también debe registrar elementos positivos que permitan
la mejora continua.
No se debe calificar como bueno o malo a un auditor por la cantidad de
desviaciones o no conformidades detectadas. En temas de auditorías,
la parte cuantitativa no es mas relevante que la parte cualitativa.
Los auditores deben centrar sus esfuerzos en detectar tanto las desviaciones a los requisitos del sistema como
los aspectos positivos de la gestión del área. Asimismo, la calidad de sus observaciones es mucho mas
importante que la cantidad de las mismas.
Auditorías internas y externas
¿Para qué sirven las auditorías?
Como se ha mencionado, las auditorías deben servirnos como un
indicador de cual es el grado de control que tenemos sobre nuestro
sistema de gestión, es decir, es un termómetro que nos da una idea
del nivel de cumplimiento de lo establecido.
Depende de nuestra actitud y receptividad ante las auditorías para
poder aprovecharlas en su real dimensión y sacarle el mejor provecho
al conocimiento y experiencia de los auditores.
Es importante prepararse para una
auditoría, en el sentido de que se
tengan ubicados y ordenados los
documentos de soporte, esto
facilita el desarrollo de la auditoría
y proyecta una buena imagen de
nuestra gestión.
Durante la auditoría, el auditor no debe reparar en detalles que no sean relevantes y no aporten valor al
desempeño global del sistema de gestión, ni tampoco perder el horizonte del objetivo de la auditoría o querer
examinar todos los documentos y registros, la auditoría se realiza por muestreos diversos del sistema.
Tratamiento de no conformidades
¿Cómo manejar las desviaciones detectadas?
Como auditor, las desviaciones detectadas deben ser agrupadas a fin
de facilitar el manejo por parte del auditado. Estas deben ser
conversadas con el auditado a fin de que la esencia de las mismas
sean
comprendidas
claramente.
Recordemos
que
una
No
conformidad malinterpretada es probable que provoque que la acción
correctiva definida no sea la correcta y no corrija la causa raíz.
Como auditado, las desviaciones detectadas por el auditor deben ser
tomadas como oportunidades de mejora y deben ser analizadas con
detenimiento para facilitar la detección de la causa raíz y la
correspondiente acción correctiva / preventiva.
Las acciones correctivas deben obedecer
a un análisis completo de la causas raíz,
es mucho mas provechoso si se definen
en equipo ya que esto permite el
involucramiento de todos.
Es importante registrar y completar el reporte de acciones correctivas y enviarlo a los responsables del sistema
de gestión.
Tratamiento de no conformidades
¿Cómo evitamos incurrir en las mismas fallas?
Es común que algunas desviaciones detectadas en una auditoría se
corrijan rápidamente, pero que la efectividad de dichas acciones no
perdura en el tiempo lo cual hace muy probable que la misma
desviación sea detectada en auditorías sucesivas, incluso por los
mismos auditores.
Es recomendable que las acciones correctivas que se implementen
involucren y sean de conocimiento de las personas afectadas.
Adicionalmente, estas acciones deben ser comprendidas y aceptadas
de común acuerdo, de lo contrario, se asumirán compromisos por
obligación y no por convicción.
Resulta igualmente importante realizar seguimientos continuos a las acciones implementadas a fin de
garantizar su efectividad. Recordemos que todo a nuestro alrededor está en constante cambio y la realidad de
hoy puede ser diferente a la de mañana.
Comentarios finales
Esta presentación ha recopilado aquellos requisitos de la norma ISO
14001 y los ha detallado teniendo en cuenta su aplicación dentro del
marco del sistema integrado de gestión del SENATI.
Es importante que los elementos explicados a lo largo de la
presentación estén claros tanto desde el punto de vista conceptual
como aplicativo.
Se han colocado al pie de cada diapositiva notas que intentan subrayar
o reforzar las ideas expuestas en cada titulo, por lo cual es importante
leerlas cuantas veces sea necesario.
Autor: Ing. Christian Torres, Responsable del Sistema de Gestión Ambiental – e-mail: [email protected]
Hemos terminado y estamos seguros que esta información
contribuirá a comprender mejor los elementos del SGA....