Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP Instructivo para Empresas Micro sitio INGENIO – Portal WEB Solicitud de Convenios Comerciales FEPEP Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 1 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP TABLA DE CONTENIDO Tabla de contenido ...................................................................................................................... 2 1 Propósito ................................................................................................................................ 3 2 Información General ............................................................................................................... 3 3 Ruta de Acceso ....................................................................................................................... 4 4 Requisitos ............................................................................................................................. 12 Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 2 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 1 PROPÓSITO Con el fin de garantizar el ingreso efectivo de la información de las empresas interesadas en establecer un convenio comercial con el Fondo de Empleados EPM, se procede al desarrollo de un instructivo que permita guiar los pasos para el proceso de inscripción y aclarar las dudas o inquietudes que las empresas puedan presentar al momento de la navegación. 2 INFORMACIÓN GENERAL Convocatoria para nuevos convenios comerciales INGENIO INGENIO es un programa de privilegios, para los asociados y beneficiarios al Fondo de Empleados de EPM. Este programa comercial busca facilitar a todos los asociados al FEPEP, el acceso a descuentos preferenciales en diferentes instituciones comerciales, mejorando así su calidad de vida y la de sus familiares. Las empresas que forman parte del programa INGENIO, pueden acceder de manera directa a todos los asociados y beneficiarios (más de 8.700 empleados y jubilados de las empresas del Grupo Empresarial EPM ubicados en todo el territorio nacional y sus respectivos beneficiarios) participando en las actividades comerciales el FEPEP desarrolladas durante todo el año, posibilitando la comercialización de sus productos y servicios, además de la entrega de información oportuna y de interés para todos. Este año la convocatoria se realizará de manera exclusiva a través de la página web del FEPEP en el micrositio INGENIO www.fepep.com.co/site/INGENIO, por lo tanto no será requerida la entrega de documentación física en las instalaciones del FEPEP y tan sólo podrán participar la entidades que diligencien la totalidad de información requerida en el formulario. Tendrán relevancia en el proceso de selección, todos aspectos de tipo comercial que garanticen la calidad de los productos de las empresas aspirantes, así como la oferta en descuento exclusivo para los asociados del FEPEP. Nota: las categorías Estética, Agencias de viajes y Aerolíneas no hace parte del portafolio de convenios comerciales del FEPEP. Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 3 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 3 RUTA DE ACCESO Para ingresar al portal WEB se debe ingresar con la siguiente URL: https://www.fepep.com.co En el menú superior dar clic en el Micrositio INGENIO - Este será el espacio de navegación para la convocatoria de convenios comerciales INGENIO. En el menú superior dar clic en la opción “Solicitud convenio” Al ingresar en esta opción, se brinda una breve descripción sobre el proceso para establecer convenios comerciales con el FEPEP. Se da comienzo al formulario de inscripción, el cual deberá diligenciar en su totalidad. Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 4 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP El formulario está compuesto por 5 módulos los cuales contienen información importante para el proceso de selección; todos los campos son requeridos, por lo tanto al omitir cualquiera de ellos el sistema no le permitirá continuar con el proceso de ingreso de la información. Una vez termine con cada módulo, deberá dar clic en “Continuar” (El sistema guardará la solicitud de inscripción una vez termine los 5 módulos, si por algún circunstancia usted sale del navegador, la información ingresada se perderá). En cualquier caso usted también podrá cancelar el proceso de inscripción dando clic en “Cancelar” Al diligenciar esta información, se declara que los datos proporcionados son reales y verificables en el momento que el FEPEP exija las certificaciones correspondientes y que en caso de ser probada la falsedad, la empresa quedara excluida para el establecimiento de convenios futuros por un periodo de 5 años. (*Ver Información General y Requisitos) Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 5 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 1 MÓDULO: Datos Principales - Los campos númericos deberán ir relacionados sólo con números (sin puntos, comas o cualquier signo que altere la información) La dirección WEB siempre deberá anteponerse con el direccionamiento https:// Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 6 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 2 MÓDULO: Documentos - El tamaño máximo los archivos no puede exceder las 8Mb Los formatos validos de archivos son: pdf, png, jpg, bmp, gif, doc, docx, txt, zip, rar El envío de los demás requisitos (Estados financieros, declaración de renta, propuesta comercial específica) deberán ser remitidos a la dirección: [email protected] Si la empresa corresponde al sector salud o educación deberá complementar con los documentos adicionales requeridos. (*Ver Información General y Requisitos) Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 7 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 3 MÓDULO: Datos Empleado - Se deben relacionar tanto los datos del Representante Legal / Gerente como del Contacto Comercial Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 8 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 4 MÓDULO: Referencias Comerciales - Inicialmente el sistema le permite ingresar la información de 2 referencias comerciales; recuerde que usted podrá ingresar cuantas referencias desee (siempre y cuando sean respaldadas con la documentación). Para esto, deberá dar clic en el “+” y el sistema le permite ingresar una nueva referencia comercial. Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 9 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 5 MÓDULO: Datos Convenio - Es importante seleccionar todas las ciudades en las cuales tendrá cobertura y vigencia el convenio comercial. Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 10 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP Para finalizar el proceso de inscripción a la convocatoria deberá dar clic en la opción “Guardar”. Al terminar de realizar el proceso, el sistema le abrirá una ventana en la cual le confirma que su información ha sido enviada exitosamente; automaticamente usted estará habilitado para participar en el proceso de selección de nuevas empresas para el programa de privilegios comerciales INGENIO” (*Ver Información General y Requisitos) Si después de leer este instructivo sigue presentando inconsistencias para el ingreso de la información, o requiere ampliar la misma, puede comunicarse al teléfono (4) 380.74.51 o también a través de nuestro correo [email protected] Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 11 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP 4 REQUISITOS REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA 1. Rut (Registro único tributario) 2. Certificado de Cámara de Comercio vigente (No superior a 3 meses) 3. Fotocopia de la cédula del representante legal 4. Certificación de calidad (En caso de estar en proceso de certificación, adjuntar documento equivalente) 5. Referencias comerciales de CLIENTES o CONVENIOS ACTUALES (Más de dos) 6. Referencias comerciales de PROVEEDORES (Más de dos) 7. Estados financieros y balance general de resultados (Año anterior) 8. Fotocopia declaración de renta (Año anterior) 9. Portafolio de productos o servicios 10. Listado de ciudades a nivel nacional donde operaría el convenio 11. Descripción de cómo la empresa tramita reclamos y garantías, y cómo tiene estructurado su proceso de servicio al cliente. 12. Propuesta comercial específica y de descuentos exclusivos para asociados del FEPEP Las entidades de salud, educación y alimentos requieren la siguiente información adicional: Entidades de Salud Formulario de Inscripción en el Registro especial de prestadores de servicios en salud (Ministerio de protección social) Hoja de Vida de Profesionales en Salud (Incluyendo actas de grados y certificaciones) Distintivo de Habilitación de la Dirección Seccional de Salud Acreditación por la Dirección Seccional de Salud para cada uno de los profesionales adscritos Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 12 Instructivo para Empresas Solicitud de Convenios Comerciales Micro sitio - INGENIO PORTAL WEB - FEPEP Instituciones educativas Certificación de la Institución emitida por el Ministerio de Educación Nacional Resolución de Secretaría de educación certificando los programas aprobados para la institución (Formales) Registro de los programas ante la secretaría de educación del ente territorial respectivo (No formal) Industrias de alimentos y bebidas Curso de Manipulación de alimentos INVIMA (Fabricación/comercialización de alimentos, Medicamentos, Productos de Aseo o Cosméticos) Registro Sanitario Certificado de Calidad de Alimentos y Bebidas Alcohólicas Abril 2015 USO EXTERNO Fondo de Empleados EPM 13
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