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SELECCIÓN Y CONTROL PARA
LA CONTRATACIÓN DE
FLOTA TERCERIZADA EN
EMPRESAS DE TRANSPORTE
Bogotá, septiembre 2 de 2015
SERVICIO DE TRANSPORTE
Servicio
Publico
esencial
Acto
Mercantil
SERVICIO DE TRANSPORTE
Condiciones de organización, capacidad
Financiera y origen de recursos, técnica,
de seguridad:
Servicio
Publico
esencial
Condiciones sobre seguridad:
implantación de programas de
reposición, revisión y mantenimiento
de los equipos, los sistemas de
abastecimiento de combustibles y
los mecanismos de protección a los
pasajeros y a la carga (Ley 336 de
1996, Artículo 12, inciso 3).
Prelación
interés General
sobre el
particular
Garantizar la
prestación del
servicio
Protección a
los usuarios
(Ley 105 de 1993, Artículo 3, numeral 6;
Ley 336 de 1996, Artículo 11, inciso
segundo y tercero; Decreto 1079 de 2015,
Artículo 2.2.1.7.2.1.):
SERVICIO DE TRANSPORTE
la libertad de empresa y la libre iniciativa privada
(Constitución Política de Colombia, Artículos 333
y 334):
Acto
Mercantil
EUnipersonales, Sociedades Limitadas,
Anónimas, en Comandita, Sociedades
Colectivas, Sociedades por Acciones
Simplificadas, Cooperativas, Uniones
Temporales, Consorcios, entre otros. Ley 222
de 1995. Artículo 71.
artículo 981 Código de Comercio: contratos
regulados por la ley mercantil
Sociedad
Garantizar la
prestación del
servicio
PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN Y CONTROL
ALIADOS ESTRATEGICOS
PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN Y CONTROL
•
Necesidad de fijar un estándar o referente para el desempeño del
transporte terrestre de carga en Colombia
•
Promover la confianza y conformidad de sus servicios, garantizándole
una permanencia en el mercado
•
Condiciones para generar programas de mejoramiento continuo que
incrementen la competitividad de las empresas y la seguridad en la
prestación del servicio
•
Crear esquemas de certificación a través de una entidad tercera para
demostrar la conformidad en la prestación del servicio: Sistemas de
Gestión.
Convenio institucional: CAF (Corporación Andina de
Fomento), ICONTEC (Instituto Colombiano de
Normas Técnicas y Certificación) y COLFECAR
(Federación Colombiana de Transportadores de
Carga por Carretera)
NTC – 5500
NTC – 5500
INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO DEL
CLIENTE
•
Información de la empresa
•
Información de vehículos
•
Información de personas
•
Información de productos por transportar
•
Información de rutas y vías
•
Reporte de información
NTC – 5500
GESTIÓN DE
PERSONAL
NTC – 5500 2
•
Selección personal
•
Vinculación personal
•
Formación personal
•
Entrenamiento
•
Capacitación
•
Evaluación desempeño
BENEFICIOS DE PROCESO SELECCIÓN Y
CONTROL
Permite a la empresa probar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
Sistemas de gestión contemplados por los entes de control para el transporte.
Fortalecer y facilitar las relaciones contractuales entre los proveedores del servicio
de transporte y los generadores de carga, al garantizarse niveles calidad y
eficiencia requeridos para la prestación de los servicios
Mejorar posición en el mercado al demostrar el cumplimiento de altos estándares
de calidad
Contar con mejores argumentos de negociación con las compañías aseguradoras
en la toma de pólizas, gracias a la demostración del cumplimiento de los
requisitos técnicos y de seguridad
Poseer el esquema prepara a las empresas y facilita las labores de inspección,
control y vigilancia de las autoridades competentes
Empresa de
Transporte
Propietario
Poseedor
Tenedor
SELECCIÓN DE TERCEROS
INFORMACIÓN EMPRESA - TERCERO
La información mínima requerida para cualquier empresa es la siguiente:
1.
2.
3.
1.
2.
3.
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NIT
Nombre y/o Razón Social completo de la empresa
Nombre y cédula del representante legal, Gerente, Socios:
Principal, Suplente
Actividad económica
Dirección sede central : agencias, sucursales (si las posee): RUT
Contactos: identificación del contacto, referencias
Ciudad domicilio principal
Número telefónico Fijo
Estados Financieros
Dirección de correo electrónico
Certificaciones de sistemas de gestión (organismo de certificación, norma de referencia,
número del certificado y vigencia)
Permisos o habilitaciones legales requeridas.
La información mínima de la empresa de transporte debe ser la siguiente:
1.
2.
3.
4.
Modalidad del transporte
Cobertura (nacional/internacional)
Número y fecha de la resolución de habilitación por el Ministerio de Transporte
Permisos para movilizar cierto tipos de mercancías: extradimensionadas y/o extrapesadas,
mercancías peligrosas.
INFORMACIÓN DE VEHÍCULOS TERCEROS
La información mínima requerida para cualquier vehículo de carga es la
siguiente, tanto para la unidad tractora como para el remolque, si es
aplicable:
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Datos RUNT: placa del vehículo,
Marca
Modelo
Repontenciación, si es aplicable
Línea
Color
Configuración
Peso del vehículo vacío
Número motor
Número de chasis
Tipo de carrocería: furgón, tanque, volquete, plataforma, estacas y con equipo
especial
Antecedentes del vehículo
Empresa a la cual está vinculado y su vigencia
Seguros y su vigencia (SOAT y de responsabilidad civil)
Documentos legales: propiedad, servicio publico, certificado de tradicion
INFORMACIÓN DE PERSONAS
Información del Propietario y/o Poseedor y/o Tenedor:
•
•
•
•
•
•
•
Autorización Datos personales
Nombre completo,
Número de cédula
Domicilio (dirección y ciudad)
Número teléfono fijo, móvil
RUT: Actividad de Transporte
Seguridad Social
Propietario
licencia de propiedad
Certificado de Tradición y Libertad
Sucesión Notaría: certificación tramite sucesoral facultad en
recibir valor viaje.
Sucesión Juzgado: certificación facultad recibir valor viaje
Contrato de Compra Venta: acto privado
Contrato de Arrendamiento-Administración
RUNT
efecto a
terceros
INFORMACIÓN DE PERSONAS
Información del Poseedor y/o Tenedor (conductores):
•
•
•
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•
•
Autorización Datos Personales: Estudios de Seguridad
Nombre completo
Número de cédula
Número de licencia de conducción, vigencia y categoría
Domicilio, Residencia
Número teléfono fijo, móvil
Permisos y habilitaciones legales, si se requieren:
Mercancías peligrosas, Trabajo en Alturas, manipulación de alimentos.
Número y vigencia del documento de afiliación a la seguridad social
Fotografías
Referencias laborales y personales
Certificado competencias, formación
Recibir valor del viaje:
•
•
Autorización EXPRESA del propietario, con vigencia (referente C.Co no mayor a
30 días)
Contrato de administración, arrendamiento, Comodato con esta condición.
Vigencia: no mayor a un año.
SELECCIÓN PERSONAL
Personal de contratación externa:
1. Seleccionar el personal de contratación externa teniendo en cuenta las
competencias laborales que se manejan en el sector o las definidas por la
empresa
2. Verificar la información del personal de contratación externa en las centrales de
riesgo y entidades relacionadas
3. Conservar registros de los documentos vigentes y de los datos personales y
comerciales del personal de contratación externa
4. Implementar disposiciones para verificar los datos suministrados por el personal
de contratación externa
GESTIÓN DEL SISTEMA
La empresa de transporte debe tener un enfoque sistémico que maneje
procesos controlados que interactúan entre sí, enfocados al
cumplimiento de los requisitos necesarios para generar la logística que
garantice la prestación del servicio bajo los lineamientos de la mejora
continua:
Documentación:
1. Documentos que establezcan las directrices necesarias para
garantizar la prestación del servicio en forma planificada, eficaz,
segura y controlada, soportada con los registros que permitan hacer
la trazabilidad de la operación
2. Los documentos externos e internos que afecten la prestación del
servicio deben ser controlados en cuanto a su aprobación,
actualización, vigencia, archivo adecuado y seguro, disponibilidad al
personal involucrado y disposición. La disponibilidad documental debe
incluir control y manejo de confidencialidad para información física y
magnética
WENDY ANDREA MONTENEGRO TAMAYO
Jefe Unidad Colfecar
Av. Calle 24 No. 95 A 80 Oficina 406
Edificio Colfecar Business Center Dorado
Pbx (57-1) 3 59 55 20 – (313) 8744751
Bogotá D.C.
[email protected]
www.colfecar.org.co