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Fecha de Elaboración:
21/10/2015
PROCEDIMIENTO
AUDITORÍAS INTERNAS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
Código: P-MC-003
Versión 10
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1. OBJETIVO
Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías,
establecer los registros e informar resultados, con el fin de determinar si el sistema
de Gestión Integral es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos
de las Normas NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 e ISO 9001:2008, y con los
requisitos establecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una
manera eficaz para el logro de los Objetivos institucionales.
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento abarca desde la planeación y la ejecución de las Auditorías
Internas del Sistema de Gestión Integral a los procesos de la Entidad, hasta el
seguimiento de las Acciones definidas.
Este procedimiento aplica a todos los procesos de INFIPEREIRA.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable, con el fin de prevenir su reaparición.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el fin de prevenir que algo
suceda.
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Alcance de la Auditoría: Extensión o límites de una auditoría, incluye generalmente
una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y
los procesos, así como el período de tiempo cubierto.
Auditado: Organización o proceso que es auditado.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditoría y evaluarla de manera objetiva, con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría Interna: Denominadas en algunos casos como auditorías de primera
parte. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del
Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha
implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva; así mismo,
permite emitir juicios basados en evidencias sobre aspectos más importantes de la
gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés
convirtiéndose en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control
Interno.
Auditoría Externa: Se denomina generalmente auditoría de segunda y tercera parte.
La Auditoría de Segunda Parte se lleva a cabo por partes que tienen un interés en la
organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las
auditorías de Tercera Parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras
independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la
certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001.
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Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la
misma.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una conformidad detectada.
Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.
Criterios de la Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo,
si es necesario, de expertos técnicos.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Hallazgo de la Auditoría: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría,
contra los criterios de la misma.
Mejora Continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de
una auditoría
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.
4. DESCRIPCIÓN
4.1 SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS
El Representante de la Alta Dirección junto con el Profesional Universitario (Grado 2)
verifican que los Auditores Internos cumplan con el perfil del cargo definido para
contar con la competencia del auditor (Ver Perfil para Auditores R-MC-020), el cual
debe estar en capacidad de desarrollar Auditorías Internas al Sistema de Gestión
Integral, y los seleccionan de acuerdo al perfil establecido conformando así el Equipo
Auditor de INFIPEREIRA. Se elige como Auditor Líder el Profesional Universitario
(Grado 2) para que asegure la independencia del proceso de Auditorías Internas y
coordine todas las actividades pertinentes al mismo.
4.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA GESTIÓN
INTEGRAL
El Representante de la Alta Dirección y el Profesional Universitario (Grado 2)
programan anualmente la Auditoría Interna del Sistema de Gestión Integral, ésta se
hace tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos, así como
los resultados de las auditorías previas, lineamientos del cliente interno de la
auditoría, análisis del desempeño de los procesos, solicitud de los clientes externos e
internos, así como el resultado de la evaluación al Sistema de Control Interno y los
informes de auditoría emitidos por Entidades externas.
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La Auditoría Interna del Sistema de Gestión Integral se debe realizar como mínima
una al año. El Representante de la Alta Dirección y el Profesional Universitario
(Grado 2) oficializan al Equipo Auditor la ejecución de la programación de la Auditoría
Interna.
El Equipo Auditor después de recibir la notificación de la Auditoría Interna prepara en
conjunto con el Auditor Líder los documentos de trabajo necesarios para identificar:
el objetivo de la auditoría, el alcance, los criterios, los documentos de referencia, el
tiempo cubierto para cada auditoría, la fecha y hora de programación de la misma y
la fecha y hora de apertura y cierre de ésta, y proceden a realizar el Plan de
Auditorías Internas (R-MC-008). Los Auditores Internos elaboran las Listas de
Verificación (R-MC-009) correspondientes a la auditoría del Sistema de Gestión de la
Calidad de los procesos a auditar, las cuales deben enviar al Auditor Líder, por lo
menos con un día de antelación a la auditoría interna para su respectiva revisión.
Adicionalmente la Asesora (Control Interno) elabora las Listas de Verificación para la
evaluación de MECI de cada dependencia.
Control: Las Listas de Verificación de la Auditoría Interna de Calidad deben ser
revisadas antes de realizar las mismas por parte del Auditor Líder.
4.3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
Una vez notificada la auditoría, el Auditor Líder realiza la reunión de apertura con los
Líderes de los Procesos, los participantes del proceso y el Equipo Auditor para
ilustrar al Auditado de manera clara y detallada el Plan de Auditoría confirmando
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objetivo, alcance, la metodología de trabajo, la disponibilidad de recursos, horario y
resolver cualquier inquietud que tengan los auditados y los auditores.
El Equipo Auditor ejecuta la Auditoría Interna de acuerdo al Plan de Auditorías
Internas del Sistema de Gestión Integral (R-MC-008), recolectando evidencias acerca
del funcionamiento del Sistema de Gestión Integral del proceso auditado, entrevista
al Líder del Proceso y a los participantes de ésta, con la Lista de Verificación (R-MC009), y confronta la entrevista con la ejecución de la actividad, hace muestreos de
acuerdo a lo planteado en el Plan de Auditorías de la respectiva Auditoría Interna del
Sistema de Gestión Integral programada, y hace seguimientos.
Cuando se termina la Auditoría Interna el Auditor informa al Auditado el resultado de
dicha auditoría, de presentarse una no conformidad, el Auditor la registra en el
formato “Acción Correctiva o Acción Preventiva (R-MC-012)”, donde se reportan las
mismas; de igual manera, se procede a la firma de la Lista de Verificación por parte
del Auditado y el Auditor, la cual debe estar diligenciada en su totalidad.
Posteriormente los Auditores hacen entrega de dichas Listas de Verificación con sus
respectivas acciones correctivas y/o acciones preventivas que se hayan generado en
la Auditoría al Auditor Líder quien debe verificar que la mencionada documentación
este bien diligenciada. Las acciones correctivas y/o acciones preventivas el
Profesional Universitario (Grado 2) las numera y las registra en los formatos “Control
de Acciones Correctivas y Preventivas (R-MC-027)”. Una vez registradas en dicho
formato se envían al Líder del Proceso responsable de las mismas, para que este
diligencie las partes que le correspondan del registro de dichas acciones y realice el
seguimiento respectivo.
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Terminada la ejecución de la auditoría interna, el Auditor Líder coordina una reunión
de cierre de la auditoría con las mismas personas que participaron en la reunión de
apertura donde:
1. Informa los hallazgos encontrados en la auditoría interna realizada a los procesos
del Sistema de Gestión Integral.
2. Solicita a los participantes de la reunión los aspectos positivos y negativos, que
se evidenciaron en la auditoría interna del Sistema de Gestión Integral.
3. Informa a los Líderes de los Procesos que las acciones correctivas y/o
preventivas evidenciadas durante la ejecución de la auditoría las deben
implementar de acuerdo al “Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas”
4. Si por alguno motivo de fuerza mayor justificada por parte del Auditado o el
Auditor no se puede realizar la auditoría interna en la fecha programada, se debe
solicitar aplazamiento de la misma por escrito mínimo con un (1) día hábil de
antelación a la auditoría a los Coordinadores de las Auditorías Internas del
Sistema de Gestión Integral de la Entidad.
Control: Verificar la formulación de las acciones correctivas y las acciones
preventivas que se hayan encontrado en la auditoría (Auditor Líder).
4.4 EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Terminada la Auditoría Interna del Sistema de Gestión Integral, el Representante de
la Alta Dirección y el Profesional Universitario (Grado 2) envían el formato
“Evaluación de Auditores Internos de Calidad (R-MC-024)”
a los Líderes de los
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Procesos Auditados, para que evalúen a los Auditores de acuerdo a la competencia,
en términos de las habilidades descritas en el documento “Perfil para Auditores (RMC-020)”; una vez evaluados los Auditores se les envía fotocopia de la misma a
cada uno de ellos. Según los resultados de las evaluaciones, si es el caso, se
procede a realizar el Plan de Mejoramiento correspondiente.
4.5 ELABORAR INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
El Auditor Líder prepara el informe general del resultado de la Auditoría Interna del
Sistema de Gestión Integral en el formato “Informe de Auditorías Internas del
Sistema de Gestión Integral (R-MC-021)”.
PREPARÓ
APROBÓ
Profesional Universitario (Grado 2)
Director Técnico (Planeación)
Firma
Cargo