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¡INFORMÁTICA FÁCIL!
¿Informática fácil?
¡¡¡ Una m… !!!
INFORMÁTICA BÁSICA EN EL
ENTORNO WINDOWS 95/98
Granada, 2000
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1. WINDOWS
Introducción
1.1. La Interfaz de usuario
Ejecutar aplicaciones
Operaciones con ventanas
Trabajar con iconos
Abandonar Windows
1.2. Configuración de Windows
El menú inicio
El escritorio
El panel de control
1.3. Cómo obtener ayuda
Buscar un tema
1.4. Trabajar con archivos
Operaciones básicas
Operaciones avanzadas
1.5. Accesorios
El bloc de notas
2. PROCESADOR DE TEXTOS WORD 97
2.1. Interfaz y modos de trabajo
Descripción del área de trabajo
Barras de herramientas
Reglas
Barra de estado
Desplazamientos
Modos de trabajo
2.2. Creación y edición de documentos
Crear, abrir y guardar un documento
Introducir texto
Establecer el formato del documento
Selección de texto
Formato de fuentes
2
Comandos de edición
2.3. Formatos de párrafo
Aplicar interlineados y alineaciones
Fijar sangrías
Asignación de tabulaciones
Numeración de viñetas y números
Estilos
2.4. Impresión de documentos
Seleccionar una impresora
Presentación preliminar
Impresión y opciones
2.5. Edición e inserción de elementos
Buscar y reemplazar texto
Paginado, encabezado y pies de pagina
Notas al pie
2.6. Formatos especiales
Formatos de caracteres y fuentes
Bordes y sombreados
2.7. Creación y edición de documentos avanzados
Imágenes y gráficos
Columnas
Marcos
2.8. Herramientas
Ortografía
Diccionario de sinónimos
2.9. Tablas
Tablas
3. EXCEL PARA WINDOWS 95
3.1. Conceptos básicos
Introducir datos
Libro de trabajo
3
Mas operaciones con celdas
Filas y columnas
Pantallas de Excel
Operaciones con celdas
3.2. Operaciones con rangos
Utilización de rangos
Copiar rangos
Mover rangos
Borrar y nombrar rangos
Referencias relativas
Referencias absolutas
3.3. Mejorar el aspecto de las hojas
Formatos numéricos
Copiar formatos
Alineación de datos
Tipo de letra
Tamaño de la letra
Atributos
Añadir bordes
3.4. Imprimir los datos de un libro
Visualización previa
Imprimir la hoja
Imprimir áreas de la hoja
Definir los márgenes
Imprimir títulos y etiquetas
Encabezados y pies de pagina
3.5. Creación de gráficos
Elementos de un gráfico
Asistente de gráficos
Selección de gráficos
Cambios en el gráfico
Operaciones con gráficos
Actualizar un gráfico
Cambiar el tipo de gráfico
Mejorar el aspecto del gráfico
Series de datos
Imprimir gráficos
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3.6. Funciones
Autocalcular
Funciones
El asistente para funciones
Las funciones principales
3.7. Bases de datos: Listas
Crear listas
Operaciones con registros
Subtotales
Filtrar registros
3.8. Gestión de hojas
4. INTEGRACIÓN DE DATOS
Cartas tipo, sobres y etiquetas
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1. WINDOWS
Introducción
Windows es un sistema operativo desarrollado por Microsoft. La aparición a
principios de septiembre de 1995 de la versión Windows 95, representó una
verdadera revolución tecnológica para el mundo de la informática.
Una de las principales ventajas a tener en cuenta a la hora de utilizar el sistema
operativo Windows, es que representa la plataforma sobre la que se desarrollan la
mayoría de las aplicaciones actuales del mercado. Tampoco hay que olvidar que el
programa mantiene la compatibilidad con las aplicaciones disponibles para
MS-DOS, consiguiendo además incrementar su rendimiento, gracias a una mejor
gestión de los recursos del ordenador.
La interfaz de Windows 95/98 gira alrededor de un Escritorio o mesa de trabajo que
simula las condiciones de nuestro entorno habitual. Sobre dicho Escritorio podemos
situar las herramientas que utilizamos con mayor frecuencia (representadas
mediante iconos o dibujos que ilustran su contenido) y manejarlas con simples
movimientos del ratón. Además, un sencillo sistema de menús desplegables nos
permite acceder rápidamente a cualquiera de las aplicaciones instaladas en nuestro
ordenador.
Windows ofrece una gran flexibilidad a la hora de personalizar su interfaz. Esto
significa que podemos hacer más agradable el aspecto de nuestro ordenador
utilizando combinaciones de colores más relajantes para la vista, incluyendo
elementos decorativos y, sobre todo, adaptando su funcionamiento a nuestras
capacidades físicas. Esto ultimo se consigue gracias a características tales como el
intercambio de la función de los botones del ratón para zurdos, la mejora del
contraste y el tamaño de los elementos de pantalla para personas con problemas de
visión, o la emisión de señales visuales que sustituyen a los avisos acústicos para
personas con deficiencias auditivas.
Windows 95/98 también proporciona todas las herramientas indispensables para las
operaciones de gestión y mantenimiento de nuestro ordenador, tales como copia y
formateo de disquetes, creación, movimiento y copia de carpetas y archivos,
configuración de redes, control de dispositivos periféricos (como impresoras) y
dispositivos multimedia, etc.
Una de las principales características que diferencia a Windows de otros sistemas
operativos es su condición de entorno multitarea. Esto significa que el programa es
capaz de ejecutar varias aplicaciones al mismo tiempo, o lo que es lo mismo, no es
necesario cerrar una aplicación para comenzar a trabajar con otra diferente, como
ocurría en sistemas operativos anteriores tales como MS-DOS. Esta habilidad se
encuentra además relacionada con otra de las posibilidades más interesantes que
ofrece Windows: el intercambio de información entre aplicaciones. Para utilizar los
resultados que proporciona un programa, ya no es necesario memorizarlos o
apuntarlos en un papel para incluirlos posteriormente en otro programa distinto.
Windows dispone de un dispositivo interno conocido con el nombre de Portapapeles
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que permite almacenar información en un gran número de formatos diferentes.
Dicha información podrá ser utilizada posteriormente en cualquier aplicación que se
esté ejecutando en el sistema. Esto significa, por ejemplo, que en un documento
Word podríamos insertar la información disponible en una hoja de cálculo, los
diseños realizados mediante una aplicación de dibujo como Paint y combinar
finalmente el resultado con las direcciones de una base de datos Microsoft Access
para crear una lista de correo. Además, esta operación se realiza de forma casi
transparente para el usuario, siendo el propio sistema el que se encarga de
gestionar la representación más adecuada de los datos y la actualización de los
vínculos entre los distintos fragmentos de información.
El aspecto y la sensación de Windows han sido perfeccionados para que resulte
más rápido y sencillo ponerse manos a la obra. Dentro de los cambios que aporta
Windows, los más interesantes son:
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1.1. La Interfaz de usuario
Ejecutar aplicaciones
Desde el menú Inicio
1. Situar el puntero del ratón sobre el botón Inicio
de la Barra de tareas
y hacer clic con el botón izquierdo para abrir el menú Inicio.
2. En el menú Inicio, podemos distinguir dos tipos de elementos diferentes: iconos
de programa e iconos de carpeta. Estos últimos presentan un pequeño símbolo
en forma de triángulo situado a la derecha de su nombre y nos permiten acceder
a un nuevo subnivel de opciones mediante el submenú correspondiente. Para
abrir el submenú de una carpeta del menú Inicio, basta situar el puntero del ratón
sobre ella.
3. Una vez localizado el programa que deseamos ejecutar, situar el puntero del
ratón sobre su nombre y hacer clic con el botón izquierdo del ratón.
Con el comando Ejecutar
1. Situar el puntero del ratón sobre el botón Inicio de la Barra de tareas y hacer clic
con el botón izquierdo para abrir el menú.
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2. Hacer clic sobre el comando Ejecutar para abrir el cuadro de diálogo de mismo
nombre.
3. En el cuadro de texto Abrir, escribir el nombre de archivo y camino de acceso
completo del programa que deseamos ejecutar.
O bien:
3. Hacer clic sobre el botón Examinar para abrir el cuadro de diálogo de mismo
nombre.
4. En el cuadro de lista Buscar en, seleccionar la carpeta donde se encuentra
situado el archivo que deseamos ejecutar.
5. Seleccionar el programa a ejecutar haciendo clic sobre su nombre.
6. Hacer clic sobre el botón Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
7. Finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Ejecutar y ejecutar el programa.
Operaciones con ventanas
Cambiar el tamaño con el ratón
1. Situar el puntero del ratón sobre el lateral de la ventana cuyo tamaño queramos
modificar. El puntero tomará el aspecto de una flecha de doble punta. Para
modificar el tamaño de dos laterales al mismo tiempo situamos el puntero sobre
el vértice correspondiente de la ventana.
La forma del puntero dependerá del lateral que hayamos seleccionado. La doble
flecha nos indica las direcciones en las que podemos deformar la ventana.
2. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón y mantenerlo presionado mientras
arrastramos el puntero en la dirección deseada.
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3. Soltar el botón del ratón para validar los cambios o pulsar la tecla <Esc> para
cancelarlos.
Cambiar el tamaño con el teclado
1. Abrir el menú de control de la ventana pulsando la combinación de teclas
<Alt-Barra espaciadora>.
2. Ejecutar el comando Tamaño pulsando la combinación de teclas <Alt-T>.
3. El puntero del ratón tomara el aspecto de una flecha de cuatro puntas. Pulsar a
continuación la tecla de dirección correspondiente al lateral cuyo tamaño
queramos modificar (<Flecha dcha.>, <Flecha izda.>, <Flecha arriba> o
<Flecha abajo>). El puntero presentara entonces el aspecto de una flecha de
doble punta correspondiente al lateral seleccionado.
4. Utilizar las teclas de dirección para cambiar el tamaño del lateral seleccionado en
el sentido deseado.
5. Pulsar la tecla <Intro> para validar los cambios o <Esc> para cancelarlos.
Mover una ventana
1. Situar el puntero del ratón sobre la barra de título de la ventana.
2. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar la
ventana hacia su nueva posición.
3. Soltar el botón del ratón para validar los cambios o pulsar la tecla <Esc> para
cancelarlos.
O bien:
1. Abrir el menú de control de la ventana pulsando la combinación de teclas
<Alt-Barra espaciadora>.
2. Ejecutar el comando Mover pulsando la combinación de teclas <Alt-M>.
3. Utilizar las teclas de dirección (<Flecha dcha.>, <Flecha izda.>, <Flecha arriba>
y <Flecha abajo>) para desplazar la ventana hasta la posición deseada.
4. Pulsar la tecla <Intro> para validar los cambios o <Esc> para cancelarlos.
Maximizar una ventana
1. Hacer clic sobre el botón Maximizar situado en la esquina superior derecha de la
ventana.
Cuando maximizamos una ventana, el botón Maximizar se transforma
automáticamente en el botón Restaurar
O bien:
1. Hacer doble clic en la barra de titulo de la ventana.
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O bien:
1. Situar el puntero del ratón sobre el botón correspondiente de la Barra de
herramientas y hacer clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2. Ejecutar el comando Maximizar haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<X>
O bien:
1. Abrir el menú de control de la ventana pulsando la combinación de teclas
<Alt-Barra espaciadora>.
2. Ejecutar el comando Maximizar pulsando la combinación de teclas <Alt-X>.
Restaurar el tamaño
1. Hacer clic sobre el botón Restaurar situado en la esquina superior derecha de la
ventana.
O bien:
1. Hacer doble clic en la barra de titulo de la ventana.
O bien:
1. Situar el puntero del ratón sobre el botón correspondiente de la Barra de
herramientas y hacer clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
Cuando restauramos el tamaño de una ventana, el botón
Restaurar vuelve a convertirse en el botón Maximizar.
2. Ejecutar el comando Restaurar haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<R>
O bien:
1. Abrir el menú de control de la ventana pulsando la combinación de teclas
<Alt-Barra espaciadora>.
2. Ejecutar el comando Restaurar pulsando la combinación de teclas <Alt-R>.
Minimizar una ventana
1. Hacer clic sobre el botón Minimizar situado en la esquina superior derecha de la
ventana.
O bien:
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1. Situar el puntero del ratón sobre el botón correspondiente de la Barra de
herramientas y hacer clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2. Ejecutar el comando Minimizar haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<N>.
Cuando minimizamos una ventana. desaparece de la superficie del
Escritorio quedando solo visible su botón en la Barra de tareas
O bien:
1. Abrir el menú de control de la ventana pulsando la combinación de teclas
<Alt-Barra espaciadora>.
2. Ejecutar el comando Minimizar pulsando la combinación de teclas <Alt-N>.
Cerrar una ventana
1. Hacer clic sobre el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la
ventana.
O bien:
1. Situar el puntero del ratón sobre el botón correspondiente de la Barra de
herramientas y hacer clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2. Ejecutar el comando Cerrar haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<C>.
O bien:
1. Abrir el menú de control de la ventana pulsando la combinación de teclas
<Alt-Barra espaciadora>.
2. Ejecutar el comando Cerrar pulsando la combinación de teclas <Alt-C>.
O bien:
1. Pulsar la combinación de teclas <Alt-F4>.
Organizar ventanas
1. Situar el puntero del ratón sobre cualquier espacio vacío de la Barra de tareas y
hacer clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2. Ejecutar los comandos Cascada. Mosaico horizontal o Mosaico vertical haciendo
clic sobre su nombre o pulsando respectivamente las teclas <C>, <H> o <V>,
para organizar las ventanas en cascada o mosaico sobre el Escritorio.
Trabajar con iconos
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Seleccionar un grupo de iconos
Para seleccionar un grupo de iconos contiguos:
1. Situar el puntero del ratón sobre el primero de los iconos del grupo y hacer clic
con el botón izquierdo del ratón para seleccionarlo.
2. Mantener pulsada la tecla <Mayus> y hacer clic sobre el último de los iconos del
grupo.
O bien:
1. Situar el puntero del ratón sobre cualquiera de las esquinas de un marco
imaginario que encierre todos los iconos que se desean seleccionar.
2. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta abarcar todos los
iconos.
Para seleccionar un grupo de iconos no contiguos:
1. Situar el puntero del ratón sobre el primero de los iconos del grupo y hacer clic
con el botón izquierdo del ratón.
2. Mantener pulsada la tecla <Control> mientras se hace clic sobre cada uno de los
iconos que se desean seleccionar.
Mover y copiar iconos
1.Seleccionar el icono o grupo de iconos que se desea mover o copiar.
2.Mantener presionado el botón izquierdo del ratón y arrastrar los iconos hacia su
nueva posición.
3.Para crear una copia de los iconos (en lugar de moverlos). mantener presionada
la tecla <Control>.
4.Para crear un acceso directo de los iconos, mantener presionada la combinación
de teclas
Control-Mayus>.
Las teclas <Control>, y <Mayus> permiten modificar el comportamiento de la
mayoría de las operaciones del ratón
5. Finalmente soltar el botón del ratón para validar la operación o pulsar la tecla
<Esc> para canceIarla.
Crear iconos de acceso directo
1. Hacer clic sobre cualquier espacio vacío del Escritorio para abrir el menú
contextual.
2. Colocar el puntero del ratón sobre el comando Nuevo o pulsar la tecla <N> para
abrir el submenú del menú contextual.
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3. Ejecutar el comando Acceso directo del submenú haciendo clic sobre su nombre
o pulsando la tecla <A> para abrir el cuadro de diálogo Crear acceso directo.
4. En el cuadro de texto Línea de comandos, escribir el nombre y camino de acceso
del elemento para el que se desea crear el icono de acceso directo.
O bien:
4. Hacer clic sobre el botón Examinar para abrir el cuadro de diálogo de mismo
nombre.
5. En el cuadro de lista desplegable Archivos de tipo, escoger el tipo de archivo que
pretendemos seleccionar: Programas para mostrar solamente los archivos
ejecutables o Todos los archivos para acceder a cualquier tipo de archivo.
6. En el cuadro de lista Buscar en, seleccionar la carpeta donde se encuentra
situado el archivo para el que deseamos crear el acceso directo.
7. Seleccionar el archivo haciendo clic sobre su nombre.
8. Hacer clic sobre el botón Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
9. Hacer clic sobre el botón Siguiente para acceder al cuadro de diálogo Seleccione
un título para el programa.
10.En el cuadro de texto Seleccione un nombre para el acceso directo, escribir la
descripción del contenido del icono de acceso directo.
11.Hacer clic sobre el botón Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccione
un título para el programa y proceder a la creación del icono de acceso directo.
Eliminar iconos
1. Seleccionar el icono o grupo de iconos que se desean eliminar.
2. Pulsar la tecla <Supr>
3. Hacer clic sobre el botón Si del cuadro de diálogo Confirmar la eliminación
de…para eliminar el icono o sobre No para cancelar la operación.
O bien:
1. Seleccionar el icono o grupo de iconos que se desean eliminar y hacer clic sobre
ellos con el botón derecho del ratón para abrir el menú contextual.
2. Ejecutar el comando Eliminar haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<L>.
3. Hacer clic sobre el botón Si del cuadro de diálogo Confirmar la eliminación de...
para eliminar el icono o sobre No para cancelar la operación.
O bien:
1. Seleccionar el icono o grupo de iconos que se desean eliminar y, manteniendo
presionado el botón izquierdo del ratón, arrastrarlos hacia el icono de la Papelera
de reciclaje.
2. Soltar el botón del ratón.
Organizar y alinear iconos
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1. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier espacio vacío del
Escritorio para abrir el menú contextual.
2. Situar el puntero del ratón sobre el comando Organizar iconos para abrir el
submenú correspondiente.
3. Ejecutar los comandos por nombre, por tipo, por tamaño o por fecha haciendo clic
sobre su nombre o pulsando la tecla correspondiente para seleccionar el tipo de
ordenación que deseamos aplicar.
Cuando se encuentra desactivada la opción Organización automática, podemos
ejecutar el comando Alinear iconos para alinear horizontal y verticalmente los
iconos del Escritorio.
O bien:
3. Activar la opción Organización automática haciendo clic sobre su nombre o
pulsando la tecla <Z> para permitir que los iconos se reorganicen de forma
automática cada vez que se produzca cualquier cambio en el Escritorio.
Abandonar Windows
Apagar y reiniciar el equipo
1. Abrir el menú Inicio haciendo clic sobre el botón de mismo nombre de la Barra de
tareas.
2. Ejecutar el comando Apagar el sistema haciendo clic sobre su nombre o pulsando
la tecla <M> para abrir el cuadro de diálogo Salir de Windows.
3. En el cuadro de diálogo, seleccionar cualquiera de las opciones, haciendo clic
sobre el radiobotón correspondiente.
4. Hacer clic sobre el botón Si para ejecutar la opción deseada o sobre No para
regresar a Windows.
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1.2. Configuración de Windows
El menú Inicio
Agregar un nuevo programa al menú Inicio
1. Abrir el menú Inicio haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Configuración para abrir el submenú
correspondiente.
3. Ejecutar el comando Barra de tareas haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <B> para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de Barra de tareas.
4. Hacer clic sobre la ficha Programas del menú Inicio del cuadro de diálogo.
5. Hacer clic sobre el botón Agregar.
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6. En el cuadro de texto Línea de comandos, escribir el nombre y camino de acceso
completo del documento o aplicación que deseamos agregar al menú Inicio.
7. Hacer clic sobre el botón Siguiente para acceder al cuadro de diálogo
Seleccionar carpeta de programas.
8. Seleccionar la carpeta en la que deseamos incluir el nuevo programa haciendo
clic sobre su nombre.
9. Hacer clic sobre el botón Siguiente.
10.En el cuadro de diálogo Seleccione un titulo para el programa, escribir el nombre
que deseamos asignar al nuevo programa.
11.Hacer clic sobre Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo.
12.Hacer clic sobre el botón Aceptar del cuadro de diálogo Propiedades de Barra de
tareas.
Eliminar un programa del menú Inicio
1. Abrir el menú Inicio haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Configuración para abrir el submenú
correspondiente.
3. Ejecutar el comando Barra de tareas haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <B> para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de Barra de tareas.
4. Hacer clic sobre la ficha Programas del menú Inicio del cuadro de diálogo.
5. Hacer clic sobre el botón Quitar.
6. En el cuadro de diálogo Quitar accesos directos o carpetas seleccionar la carpeta
donde se encuentra situado el elemento que deseamos eliminar haciendo clic
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sobre su nombre. Para desplegar el contenido de una carpeta, basta con hacer
clic sobre el icono situado a la izquierda de su nombre.
7. Hacer clic sobre el botón Quitar.
8. Hacer clic sobre el botón Cerrar para regresar al cuadro de diálogo Propiedades
de Barra de tareas.
9. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Agregar una impresora
1. Abrir el menú Inicio haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Configuración para abrir el submenú
correspondiente.
3. Ejecutar el comando Impresoras haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <I> para abrir la ventana Impresoras.
4. Hacer doble clic sobre el icono Agregar impresora para abrir el primer cuadro de
diálogo del Asistente para agregar impresora.
5. Hacer clic en el botón Siguiente.
6. Seleccionar impresora local (conectada directamente a nuestro equipo) o
Impresora de red (conectada a cualquier otro equipo en nuestra red de
ordenadores) según el tipo de impresora que deseemos instalar y hacer clic
sobre el botón Siguiente.
7. En los cuadros de lista Fabricantes e Impresoras, seleccionar la marca y modelo
de la impresora que queremos instalar y hacer clic en Siguiente.
8. En la lista Puertos disponibles, seleccionar el puerto al que deseamos conectar
nuestra impresora y hacer clic en Siguiente.
9. En el cuadro de texto Nombre de impresora, escribir un nombre por el que
deseemos reconocer la impresora o aceptar el valor por defecto proporcionado
por el asistente. Para configurar dicha impresora como predeterminada, activar el
botón de opción Si. A continuación, hacer clic sobre el botón Siguiente.
10.Para imprimir una pagina de prueba que nos permita comprobar el
funcionamiento de la impresora, activar el botón de opción Si (recomendado) y
hacer clic sobre el botón Terminar.
11.Si es necesario, introduzca el disquete o CD-ROM de instalación de Windows 95
y espere a que el programa termine de copiar los archivos necesarios para el
correcto funcionamiento de la impresora.
Configuración de la impresora
1. Abrir el menú Inicio haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Configuración para abrir el submenú
correspondiente.
3. Ejecutar el comando Impresoras haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <I> para abrir la ventana Impresoras.
4. Hacer doble clic sobre el icono de la impresora que deseemos configurar como
predeterminada para abrir su ventana de control.
5. Abrir el menú Impresora haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
combinación de teclas <Alt-l>.
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6. Ejecutar el comando Configurar como predeterminada haciendo clic sobre su
nombre o pulsando la tecla <F>.
7. Cerrar la ventana de control de la impresora haciendo clic sobre el botón Cerrar,
pulsando la combinación de teclas <Alt-F4> o ejecutando el comando Cerrar del
menú Impresora.
El escritorio
El protector de pantalla
1. Hacer clic sobre cualquier espacio vacío del Escritorio para abrir el menú
contextual.
2. Ejecutar el comando Propiedades haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <R>.
3. En el cuadro de diálogo Propiedades de Pantalla, hacer clic sobre la ficha
Protector de pantalla.
4. En el cuadro de lista desplegable de la sección Protector de pantalla, seleccionar
el protector que deseamos aplicar.
5. Para definir una contraseña, activar la casilla de verificación Protegido por
contraseña y hacer clic sobre el botón Cambiar.
6. Una vez abierto el cuadro de diálogo Cambiar contraseña, escribir la nueva
contraseña en el cuadro de texto Nueva contraseña.
7. Volver a escribir la contraseña en el cuadro de texto Confirmar nueva contraseña.
8. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar
contraseña.
9. Para variar el tiempo de espera que necesita estar inactivo el ordenador antes de
que el protector de pantalla entre en funcionamiento, escribir el valor deseado (en
minutos) en el cuadro de texto Esperar.
10.Hacer clic sobre el botón Aceptar del cuadro de diálogo Propiedades de Pantalla
para validar los cambios.
Resolución y colores
1. Hacer clic sobre cualquier espacio vacío del Escritorio para abrir el menú
contextual.
2. Ejecutar el comando Propiedades haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <R>.
3. En el cuadro de diálogo Propiedades de Pantalla, hacer clic sobre la ficha
Configuración.
4. En el cuadro de lista desplegable Paleta de colores, seleccionar el número de
colores que deseamos mostrar en el Escritorio.
5. Desplazar la barra deslizante Área del escritorio a izquierda o derecha para
disminuir o aumentar respectivamente la resolución de la pantalla.
6. En el cuadro de lista desplegable Tamaño de fuente, seleccionar el tamaño
predefinido para el texto de los distintos elementos del Escritorio, o bien hacer
clic sobre el botón Personalizado para elegir un tamaño personalizado.
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7. En el cuadro de lista combinado Escalar fuentes a del cuadro de diálogo Tamaño
de fuente personalizado, escribir el porcentaje de aumento o reducción del
tamaño de fuente respecto al tamaño normal.
8. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
9. Hacer clic sobre el botón Aceptar para validar los cambios.
El panel de control
Instalar un programa
1. Abrir el menú Inicio haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Configuración para abrir el submenú
correspondiente.
3. Ejecutar el comando Panel de control haciendo clic sobre su nombre o pulsando
la tecla <P> para abrir la ventana Panel de control.
4. Hacer doble clic sobre el icono Agregar o quitar programas para abrir el cuadro
de diálogo Propiedades de Agregar o quitar programas.
5. Hacer clic sobre Instalar para abrir el primer cuadro de diálogo del asistente para
instalación de programas.
6. Insertar el disco o CD-ROM que contiene la aplicación a instalar y hacer clic
sobre el botón Siguiente para que el asistente detecte de forma automática el
programa de instalación.
7. Hacer clic sobre el botón Finalizar y seguir las instrucciones del programa de
instalación.
8. Una vez instalado el programa, hacer clic sobre Aceptar para cerrar el cuadro de
diálogo Propiedades de Agregar o quitar programas.
21
1.3. Cómo obtener ayuda
Buscar un tema
Buscar un tema en el índice de contenidos
1. Abrir el menú Inicio, haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Ejecutar el comando Ayuda, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<U>.
3. Seleccionar la ficha Contenido, haciendo clic sobre su nombre.
4. Los temas de ayuda están agrupados en categorías. Cada categoría se
representa mediante un pequeño icono en forma de libro. Para mostrar el
contenido de una categoría, hacer doble clic sobre su icono.
5. Al abrir una categoría, podemos encontrarnos con nuevas subcategorías o con
los propios temas de ayuda, representados por un icono en forma de hoja de
papel. Para acceder al contenido de un tema de ayuda, hacer doble clic sobre su
icono.
Buscar un tema en el índice alfabético
1. Abrir el menú Inicio, haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Ejecutar el comando Ayuda, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<U>.
3. Seleccionar la ficha Índice, haciendo clic sobre su nombre.
4. En el cuadro de texto Escriba las primeras letras de la palabra que esta
buscando, teclear las primeras letras del tema de ayuda que se desee buscar. En
el cuadro de lista de la mitad inferior del cuadro de diálogo, aparecerán
automáticamente las entradas del índice que correspondan con el texto
introducido.
5. Una vez localizado el tema de ayuda que se desea examinar, hacer doble clic
sobre su nombre o seleccionarlo y hacer clic sobre el botón Mostrar.
6. Si es necesario, seleccionar cualquiera de los temas de ayuda disponibles en el
cuadro de diálogo Temas encontrados y hacer clic nuevamente sobre el botón
Mostrar.
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1.4. Trabajar con archivos
Operaciones básicas
Crear una nueva carpeta
1. Seleccionar la carpeta o unidad de disco sobre la que se desee colocar la nueva
carpeta.
2. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>
3. Situar el puntero del ratón sobre el comando Nuevo o pulsar la tecla <N> para
abrir el submenú correspondiente.
4. Ejecutar el comando Carpeta, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<C>.
5. Escribir el nombre de la nueva carpeta en el cuadro de texto situado junto al
nuevo icono creado en la ventana Contenido de 'nombre de carpeta'.
6. Pulsar la tecla <Intro> para validar los cambios.
Crear un acceso directo
1. Seleccionar la carpeta o unidad de disco sobre la que se desee colocar el acceso
directo.
2. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
3. Situar el puntero del ratón sobre el comando Nuevo o pulsar la tecla <N> para
abrir el submenú correspondiente.
4. Ejecutar el comando Acceso directo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <A>.
5. En el cuadro de texto Línea de comandos del cuadro de diálogo Crear acceso
directo, escribir el nombre y camino de acceso completo del archivo del que se
pretenda crear el nuevo acceso directo.
6. Hacer clic sobre el botón Siguiente.
7. En el cuadro de texto Seleccione un nombre para el acceso directo, escribir el
nombre que se desea asignar al nuevo acceso directo.
8. Hacer clic sobre Finalizar para crear el acceso directo.
Cambiar de nombre un archivo o una carpeta
1. Seleccionar el archivo o carpeta cuyo nombre se desea cambiar, haciendo clic
sobre su nombre.
2. Hacer nuevamente clic sobre el nombre de la carpeta o archivo.
3. Escribir el nuevo nombre para la carpeta o archivo.
4. Pulsar la tecla <Intro> para validar los cambios o <Esc> para cancelarlos.
O bien:
1. Seleccionar el archivo o carpeta cuyo nombre se desea cambiar.
23
2. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
3. Ejecutar el comando Cambiar nombre, haciendo clic sobre su nombre o pulsando
la tecla <B>.
4. Escribir el nuevo nombre para la carpeta o archivo.
5. Pulsar la tecla <Intro> para validar los cambios o <Esc> para cancelarlos.
Copiar archivos y carpetas
1. Seleccionar el archivo o carpeta a copiar.
2. Mantener presionada la tecla <Control> mientras se arrastra el icono del archivo
o carpeta hasta la carpeta de destino.
3. Soltar el botón izquierdo del ratón y la tecla <Control>.
O bien:
1. Seleccionar el archivo o carpeta a copiar.
2. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
3. Ejecutar el comando Copiar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<C>.
4. Seleccionar la carpeta de destino, haciendo clic sobre su nombre.
5. Abrir nuevamente el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
combinación de teclas <Alt-E>.
6. Ejecutar el comando Pegar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<P>.
Mover archivos o carpetas
1. Seleccionar el archivo o carpeta a mover.
2. Arrastrar el icono del archivo o carpeta hasta la carpeta de destino.
3. Soltar el botón izquierdo del ratón.
O bien:
1. Seleccionar el archivo o carpeta a mover.
2. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
3. Ejecutar el comando Cortar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<O>.
4. Seleccionar la carpeta de destino, haciendo clic sobre su nombre.
5. Abrir nuevamente el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
combinación de teclas <Alt-E>.
6. Ejecutar el comando Pegar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<P>.
24
Eliminar archivos o carpetas
1. Seleccionar el archivo o carpeta a eliminar.
2. Pulsar la tecla <Supr>.
3. En el cuadro de diálogo Confirmar la eliminación de archivos o Confirmar la
eliminación de carpetas, hacer clic sobre Si para eliminar el archivo o carpeta o
sobre No para anular la operación.
O bien:
1. Seleccionar el archivo o carpeta a eliminar.
2. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>
3. Ejecutar el comando Eliminar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<E>.
4. En el cuadro de diálogo Confirmar la eliminación de archivos o Confirmar la
eliminación de carpetas, hacer clic sobre Si para eliminar el archivo o carpeta o
sobre No para anular la operación.
O bien:
1. Seleccionar el archivo o carpeta a eliminar.
2. Arrastrar el icono del archivo o carpeta hacia el icono de la Papelera de reciclaje
situado en la ventana Todas las carpetas.
3. Soltar el botón izquierdo del ratón.
Operaciones avanzadas
Buscar archivos o carpetas
1. Abrir el menú Herramientas, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
combinación de teclas <Alt-H>.
2. Situar el puntero del ratón sobre el comando Buscar o pulsar la tecla <B> para
abrir el submenú correspondiente.
3. Ejecutar el comando Archivos o carpetas, haciendo clic sobre su nombre o
pulsando la tecla <R>.
4. En el cuadro de texto Nombre del cuadro de diálogo Buscar, escribir el nombre
del archivo que se desea localizar. Es posible utilizar los caracteres comodín *
(cualquier combinación de caracteres) y ? (cualquier carácter) para ampliar los
criterios de búsqueda.
5. En el cuadro combinado Buscar en, seleccionar o escribir el camino de acceso de
la carpeta donde se desea iniciar la búsqueda.
6. Para extender la búsqueda por las subcarpetas de la carpeta especificada en el
cuadro combinado Buscar en, activar la casilla de verificación Incluir subcarpetas.
7. Hacer clic sobre el botón Buscar ahora. Las carpetas o archivos que coincidan
con los criterios especificados, se mostrarán en una lista situada en el borde
inferior del cuadro de diálogo.
25
Copiar un disquete
1 . En la ventana Todas las carpetas Explorador de Windows hacer clic con el
botón derecho del ratón sobre el
icono de la unidad de disco que se desee
copiar.
2 En el menú contextual, ejecutar el comando Copiar disco haciendo clic sobre su
nombre o pulsando la tecla <C>.
3 Seleccionar la unidad de disco de origen y de destino en los cuadros de diálogo
Copiar disco.
4 Introducir el disco de origen en la unidad correspondiente y hacer clic sobre el
botón Iniciar para comenzar la copia.
5 Una vez leído el disco de origen, sustituirlo por el disco de destino y hacer clic
sobre el botón Aceptar del cuadro de mensaje Copiar disco.
6 Hacer clic sobre Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Copiar disco.
Vaciar la papelera de reciclaje
1. En la ventana Todas las carpetas del Explorador de Windows, seleccionar el
icono de la Papelera de reciclaje haciendo clic sobre su nombre.
2. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
3. Ejecutar el comando Vaciar Papelera de reciclaje, haciendo clic sobre su nombre
o pulsando la tecla <V>.
4. En el cuadro de mensaje Confirmar la eliminación de archivos, hacer clic sobre Si
para vaciar la Papelera de reciclaje o sobre No para cancelar la operación.
O bien:
1. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de la Papelera de
reciclaje de la ventana Todas las carpetas del Explorador de Windows.
2. En el menú contextual, ejecutar el comando Vaciar Papelera de reciclaje
haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla <V>.
3. En el cuadro de mensaje Confirmar la eliminación de archivos, hacer clic sobre Si
para vaciar la Papelera de reciclaje o sobre No para cancelar la operación.
26
1.5. Accesorios
El Bloc de notas
Abrir el bloc de notas
1. Abrir el menú Inicio, haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Programas del menú Inicio o pulsar la
tecla <P> para abrir el submenú correspondiente.
3. Situar el puntero del ratón sobre la carpeta Accesorios para abrir el submenú
correspondiente.
4. Ejecutar el comando Bloc de notas, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <B> para abrir la ventana de la aplicación Bloc de notas.
O bien:
1. Abrir el menú Inicio, haciendo clic sobre el botón Inicio de la Barra de tareas.
2. Ejecutar el comando Ejecutar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<E>.
3. En el cuadro de texto Abrir del cuadro de diálogo Ejecutar, escribir el nombre del
archivo ejecutable del Bloc de notas: NOTEPAD.
4. Hacer clic sobre Aceptar para ejecutar el programa.
Abrir un documento
1. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
2. Ejecutar el comando Abrir, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<A>.
3. En el cuadro de texto Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir, escribir el
nombre y camino de acceso completo del archivo de texto que se desea abrir.
4. Hacer clic sobre el botón Abrir para abrir el documento.
27
O bien:
1. En el cuadro de lista desplegable Buscar en del cuadro de diálogo Abrir,
seleccionar la carpeta donde se encuentra situado el archivo de texto que se
desea abrir.
2. En el cuadro de lista que ocupa la zona central del cuadro de diálogo, localizar el
archivo que contiene el documento que se desea abrir y hacer doble clic sobre su
nombre, o bien, seleccionarlo y hacer clic sobre el botón Abrir.
Crear un documento nuevo
1. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
2. Ejecutar el comando Nuevo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<N>. En la ventana del Bloc de notas aparecerá un nuevo documento en blanco
con el nombre Sin título.
3. Dado que el Bloc de notas no permite abrir más de un documento a la vez, si al
ejecutar el comando Nuevo existe en la aplicación algún documento abierto
cuyos cambios no hayan sido guardados, aparecerá en pantalla un cuadro de
mensaje que nos permite escoger entre tres opciones:
28
• Si, para guardar los cambios realizados en el documento actual y abrir un
documento nuevo.
• No, para abandonar los cambios del documento actual y abrir el nuevo
documento.
• Cancelar, para abortar la creación del nuevo documento y regresar al
documento actual.
Guardar un documento
Para guardar un documento con el mismo nombre:
1. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
2. Ejecutar el comando Guardar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<G>.
Para guardar un documento con un nombre distinto o
todavía no haya sido almacenado con ningún nombre:
un
documento
que
1. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
2. Ejecutar el comando Guardar como, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
tecla <U>.
3. En el cuadro de lista desplegable Guardar en del cuadro de diálogo Guardar
como, seleccionar la carpeta o unidad de disco donde se desea almacenar el
documento.
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, especificar el nombre que se desea
asignar al documento.
5. Hacer clic en Aceptar para guardar el documento.
Imprimir un documento
29
1. Abrir el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-A>.
2. Ejecutar el comando Preparar página, haciendo clic sobre su nombre o pulsando
la tecla <P>.
3. En la sección Papel del cuadro de diálogo Preparar página, seleccionar el tipo de
papel y la fuente de alimentación que se desea utilizar para la impresión.
4. En la sección Orientación, especificar el tipo de orientación que se desea dar al
texto Vertical u Horizontal (apaisada).
5. En la sección Márgenes, fijar los márgenes del documento mediante los cuadros
de texto Izquierda, Derecha, Arriba y Abajo.
6. Hacer clic sobre Aceptar para regresar al documento Bloc de notas.
7. Abrir nuevamente el menú Archivo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la
combinación de teclas <Alt-A>.
8. Ejecutar el comando Imprimir, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<I>.
Seleccionar texto
Para seleccionar un bloque de texto en un documento Bloc de notas:
1. Situar el puntero del ratón al principio del bloque de texto que se desea
seleccionar.
2. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón y mantenerlo pulsado, arrastrar hasta
alcanzar la posición del último carácter que se desea seleccionar y soltar el botón
del ratón. El texto seleccionado, aparecerá en pantalla en vídeo inverso.
O bien:
30
1. Situar el cursor de edición al principio del bloque de texto que se desea
seleccionar.
2. Mantener presionada la tecla <Mayus> mientras se utilizan las teclas de dirección
<Flecha dcha.> y <Flecha abajo> hasta alcanzar la posición del último carácter
que se desea seleccionar.
Para seleccionar una palabra en un documento Bloc de notas:
1. Situar el puntero del ratón sobre la palabra que se desea seleccionar.
2. Hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón.
Para seleccionar todo un documento del Bloc de notas:
1. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
2. Ejecutar el comando Seleccionar todo, haciendo clic sobre su nombre o pulsando
la tecla <S>.
Para cortar un bloque de texto de un documento Bloc de notas:
1. Seleccionar el bloque de texto que se desea cortar.
2. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
3. Ejecutar el comando Cortar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<T>.
O bien:
2. Pulsar la combinación de teclas <Control-X>.
Para copiar un bloque de texto de un documento Bloc de notas:
1. Seleccionar el bloque de texto que se desea copiar.
2. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
3. Ejecutar el comando Copiar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<C>
O bien:
Pulsar la combinación de teclas <Control-C>.
Pegar y eliminar texto
Para pegar un bloque de texto en un documento Bloc de notas:
31
1. Situar el cursor de edición en el punto donde se desea pegar el bloque de texto.
2. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
3. Ejecutar el comando Pegar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<P>.
O bien:
2. Pulsar la combinación de teclas <Control-V>.
Para borrar un bloque de texto de un documento Bloc de notas:
1. Seleccionar el bloque de texto que se desea eliminar.
2. Abrir el menú Edición, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la combinación
de teclas <Alt-E>.
4. Ejecutar el comando Eliminar, haciendo clic sobre su nombre o pulsando la tecla
<E>.
O bien:
32
2. Pulsar la tecla <Supr>.
33
2. PROCESADOR DE TEXTOS WORD PARA WINDOWS 95
Introducción
¿Hasta donde puede llegar el desarrollo y la técnica de los procesadores de texto?
Pues bien, Word para Windows 95 ha puesto el listón a una altura muy considerable aportando tecnologías que permiten obtener al usuario mejores resultados en
la realización de documentos, adaptándose a la manera en que éste realiza sus
trabajos. Por ello, Word para Windows 95 es hoy por hoy uno de los programas
ofimáticos que más ha evolucionado en el campo de los procesadores de texto,
gracias a las tecnologías Intellisence y OfficeLinks, que permiten mejorar la
productividad de la forma más sencilla y cómoda. Estas tecnologías han sido
avaladas por exhaustivas investigaciones, así como por las diferentes solicitudes
recogidas por usuarios y profesionales del sector. Se trata por tanto de un
procesador de texto con características y funciones dirigidas a todo tipo de usuarios
que deseen obtener un rendimiento óptimo del programa.
El apartado 2.1. "Interfaz y modos de trabajo”, trata los aspectos mas importantes
para proporcionar la información necesaria de los elementos y funciones que Word
posee para empezar a trabajar. Este apartado es importante si se desea conocer el
interfaz de Word para Windows 95.
En el apartado 2.2."Creación y edición de documentos", se explican los procesos
fundamentales para crear y editar documentos, así como métodos de organización
para abrir o guardar un documento, formatos, etc.
El apartado 2.3. "Formatos de párrafo", trata los fundamentos de formato, así como
los elementos que pueden asignarse a los párrafos: sangrías, estilos, tabuladores,
etc.
En el apartado 2.4. "Impresión de documentos", se exponen los procedimientos y
tareas mas útiles para imprimir cualquier tipo de documento así como, los modos de
impresión y sus posibilidades.
El apartado 2.5."Edición e inserción de elementos'', presenta los elementos mas
importantes para modificar, editar y asignar elementos, a aquellos documentos que
necesitan tener un aspecto profesional.
El apartado 2.6."Formatos especiales”, describe los formatos especiales que
permiten que los documentos adquieran un aspecto diferente en su presentación. El
usuario solo tiene que imaginar y Word traducirá en órdenes sus deseos.
En el apartado 2.7. "Creación y edición de documentos avanzados", se tratan los
procesos mas importantes para crear documentos de gran riqueza gráfica y estilo,
destacando la inserción de imágenes, gráficos y columnas periodísticas.
En el apartado 2.8."Herramientas", son los instrumentos que ayudan considerablemente en la realización de documentos. Esta ayuda se traduce en mejora de la
calidad de escritura y redacción.
Por ultimo, el apartado 2.9. "Tablas", describe las diversas operaciones que hay que
realizar para disponer la información en formato de tabla.
34
2.1. Interfaz y modos de trabajo
Elementos de la pantalla
1. Barra de títulos: contiene el nombre de la aplicación y el nombre del documento
activo.
2. Barra de menús: comprende todos los comandos del programa.
3. Barras de herramientas: incorporan los comandos y funciones mas importantes
en diversas barras definidas.
4. Barra asistente para ideas: muestra diversas sugerencias para hacer más
sencillas las tareas.
5. Reglas: existen dos y su función es esencial para visualizar márgenes, sangrías y
tabuladores.
6. Barras de desplazamiento: permiten el desplazamiento vertical y horizontal en el
documento.
1. Barra de estado: muestra la información sobre el documento activo.
2. Área de edición: es la zona de escritura propiamente dicha.
3. Área de estilos: muestra los nombres de los estilos de cada párrafo en el modo
de trabajo Normal.
4. Cuadro de diálogo: ventana en la que se reflejan todas las opciones de las que
dispone un comando.
5. Menú contextual: menús que se activan con el botón derecho del ratón con las
opciones correspondientes a una zona de la pantalla u objeto.
Visualizar y ocultar
1. Las barras de herramientas son aquéllas que incorporan las funciones y
comandos más importantes en formato de botón. Para visualizar cualquier barra
de herramientas debe abrir el menú Ver de la barra de menús.
2. Seleccionar la opción Barras de herramientas...
3. Activar el nombre de la barra de herramientas que desee visualizar. También,
puede activar varias barras de herramientas para visualizar múltiples barras.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Barras de
herramientas y mostrar las barras seleccionadas.
1. Para ocultar cualquier barra de herramientas vuelva a abrir el menú Ver.
2. Seleccionar la opción Barras de herramientas... y desactivar las barras de
herramientas que desee.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y observar
cómo se han ocultado las barras de herramientas.
Mostrar y ocultar reglas
1. Abrir el menú Ver de la barra de menús.
35
2. Seleccionar la opción Regla. Esta acción muestra la regla horizontal solamente
en los modos de trabajo Diseño de página y Normal.
3. Abrir el menú Herramientas y seleccionar la opción Opciones...
4. Mostrar la solapa Ver y activar Regla vertical del apartado Ventana.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.
1. Para ocultar cualquier regla vuelva a abrir el menú Ver.
2. Seleccionar la opción Regla para desactivar y ocultar cualquiera de las reglas
que estén activas en pantalla. Para los modos de trabajo Esquema y Documento
maestro no existe la posibilidad de mostrar reglas.
Información al instante
1. Un área de la pantalla que debe tener en cuenta, dado que muestra al instante la
información sobre el documento activo o el comando seleccionado. Se encuentra
en la parte inferior de la pantalla e informa sobre los siguientes aspectos:
2. El número de páginas, la sección en la que el usuario esta posicionado, el
número total de páginas, la distancia entre el cursor y el margen definido y
número de línea o columna.
3. También muestra el estado en que se encuentra Word para Windows 95, por
ejemplo, si esta grabando una macro, si se encuentra en modo de sobreescritura
o si se encuentra corrigiendo la ortografía de un documento.
1. Además en diversas ocasiones puede visualizar en la barra de mensajes que
Word para Windows 95 muestra cuando está realizando una función o cuando
informa sobre el cometido de cada comando.
2. Para mostrar u ocultar la barra de estado en cualquier modo de trabajo, abrir el
menú Herramientas y seleccionar la opción Opciones.
3. Mostrar la solapa Ver y activar Barra de estado del apartado Ventana.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.
Mediante ratón
1. Para desplazarse hacia el principio o final de la página de un documento hacer
clic sucesivamente sobre el botón flecha hacia arriba o hacia abajo situado en la
barra de desplazamiento vertical.
2. Hacer clic en los botones doble flecha hacia arriba o doble flecha hacia abajo
para desplazarse a la misma zona de la pantalla de páginas posteriores o
anteriores. Son muy útiles para la visualización de encabezados y pies de
página.
3. Situar el puntero del ratón sobre el botón de desplazamiento vertical y arrastrar
dicho botón hacia arriba o hacia abajo para situarse en una página determinada.
Un indicador le proporciona la página actual donde esté situado en cada instante
del desplazamiento del mismo por el documento.
1. Para visualizar la parte izquierda o derecha de una página, hacer clic en los
respectivos botones de flecha hacia la izquierda o flecha hacia la derecha
36
sucesivamente de la barra de desplazamiento horizontal. Esta acción es muy útil
en documentos con orientación horizontal.
2. Hacer clic en los botones Normal, Diseño de página y Documento maestro de la
barra de desplazamiento horizontal para cambiar el modo de trabajo.
Mediante teclado
Desplazarse
Una palabra a la izquierda
Una palabra a la derecha
Al final de la línea
Al principio de una línea
Párrafo superior
Párrafo inferior
Al final del documento
Al principio del documento
Siguiente ventana de documento
Combinación de teclas
<Control-Flecha izda.>
<Control-Flecha dcha.>
<Fin>
<Inicio>
<Control-Flecha arriba>
<Control-Flecha abajo>
<Control-Fin>
<Control-lnicio>
<Mayus-Control-F6>
Dividir en ventanas
1. Abrir el menú Ventana, seleccionar la opción Dividir.
2. Automáticamente aparecerá una línea en el centro de la página acompañada del
puntero del ratón.
3. Situar el puntero del ratón sobre la zona de la página deseada y hacer clic.
4. Aparecerá el documento dividido en dos segmentos o ventanas incluyendo en
ambas la barra de desplazamiento vertical y las reglas verticales, si anteriormente estaban activas.
5. Para quitar la barra de división, abrir el menú Ventana y seleccione la opción
Quitar división.
También, es posible dividir un documento situando el puntero del ratón en la línea
ubicada sobre el botón de flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento
vertical y arrastrar la línea de división a la altura deseada o bien, hacer doble
clic sobre dicha línea.
Minimizar y maximizar
1. Hacer clic sobre el icono Minimizar situado en la parte superior de la ventana de
documento identificado con una línea horizontal. Automáticamente, el documento
queda situado en la parte inferior de la pantalla de forma minimizada.
2. Hacer clic sobre el botón Maximizar situado en la barra de títulos del documento
minimizado identificado por una ventana.
Diferentes presentaciones
37
1. La presentación Normal se utiliza para escribir y editar documentos de texto
básicos. Para trabajar en este modo abrir el menú Ver de la barra de menús.
2. Seleccionar la opción Normal. Este modo de presentación es el modo que tiene
por defecto Word para Windows 95 cuando se instala el programa.
3. Para presentar el área de estilos en este modo, abrir el menú Herramientas y
seleccionar la opción Opciones..
4. Mostrar la solapa Ver y establecer 2 cm en el Ancho del área de estilo del
apartado Ventana. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de
diálogo Opciones.
1. La presentación Esquema, se emplea para trabajar con diferentes niveles y
contraer o expandir documentos. Para trabajar en este modo abrir el menú Ver de
la barra de menús.
2. Seleccionar la opción Esquema. Automáticamente presenta una nueva barra de
herramientas para facilitar las funciones de expandir, contraer y establecer
niveles de esquema.
1. La presentación Diseño de página es tal vez el modo más importante debido a
que los documentos se muestran tal y como aparecen impresos. Para trabajar en
este modo abrir el menú Ver de la barra de menús.
2. Seleccionar la opción Diseño de página. En este modo se visualizan los formatos
de texto, imágenes, encabezados y pies de página, notas al pie y presenta la
totalidad de códigos símbolos no imprimibles y otros elementos
3. Para presentar todos los símbolos que no se pueden imprimir y otros elementos.
abrir el menú Herramientas y seleccionar la opción Opciones.
4. Mostrar la solapa Ver y activar todos los símbolos y elementos de los apartados
Mostrar y Símbolos no imprimibles.
1. La presentación Documento maestro, ayuda a organizar y actualizar documentos
extensos en varios subdocumentos o apartados, haciendo más cómodo el
trabajo. Para trabajar en este modo abrir el menú Ver de la barra de menús.
2. Seleccionar la opción Documento maestro. Automáticamente, se presentan las
barras de herramientas Esquema y Documento maestro para facilitar todas las
tareas al respecto.
2.2. Creación y edición de documentos
Crear un documento nuevo
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Nuevo.
3. Hacer clic sobre la solapa identificada como General, en el cuadro de diálogo
Nuevo.
4. Hacer clic sobre el icono Documento vacío.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Un nuevo documento aparece en pantalla con
el nombre DocumentoX, donde X es el número de documentos creados en cada
sesión de Word para Windows 95.
38
Abrir un documento existente
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Abrir.
3. Seleccionar la carpeta en la que se encuentre ubicado el documento que desee
abrir, en la lista desplegable correspondiente a Buscar en: del cuadro de diálogo
Abrir.
4. Hacer clic en el nombre del documento que desee abrir.
5. Hacer clic en el botón Abrir.
Otro modo de crear un documento nuevo es hacer clic en el icono de la barra de
herramientas Estándar. Para abrir un documento existente, hacer clic en el icono
de dicha barra de herramientas. Estos métodos son mas sencillos y rápidos para
la creación y edición de documentos.
Guardar por primera vez
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Guardar como...
3. Escribir el nombre del documento con el que desee identificarlo posteriormente
en el apartado Nombre de archivo. Por ejemplo Ejercicio1.
4. Seleccionar la carpeta donde desee grabar el documento del apartado Guardar
en:
5. Hacer clic en el botón Guardar.
6. Si aparece un nuevo cuadro de diálogo denominado Propiedades de documento ,
especifique si desea la información que le solicita. Esta información es importante
que la especifique para poder buscar documentos posteriormente a través de
criterios de búsqueda.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Guardar siguientes veces
1. Abrir el menú Archivo
2. Seleccionar la opción Guardar o hacer clic en el icono.
3. Automáticamente Word para Windows 95 guarda el documento en el mismo lugar
donde estaba ubicado anteriormente con el mismo nombre y extensión.
Escribir un documento
1. Proceder a escribir el texto, cuando el texto llegue al final de una línea no pulse
la tecla <Intro>, ya que automáticamente pasa a una segunda línea.
2. Pulsar la tecla <Intro> para establecer párrafos y líneas en blanco.
3. Si desea escribir en algún otro lugar del documento debe situar el cursor
mediante el puntero del ratón en dicho lugar.
Fecha y hora
39
1. Abrir el menú Insertar
2. . Seleccionar la opción Fecha y hora...
3. En el cuadro de diálogo Fecha y hora seleccione el formato de fecha u hora de la
lista de Formatos disponibles. Utilice las teclas <Flecha abajo> <Flecha arriba>
para visualizar todos los formatos de la parte inferior de la relación.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar para insertar la fecha u hora seleccionada.
Fijar los márgenes
1. Por defecto, Word tiene establecido los márgenes en 2.5 cm en la parte superior
e inferior y 3 cm a la izquierda y derecha.
2. Abrir el menú Archivo.
3. Seleccionar la opción Preparar página...
4. Mostrar la solapa Márgenes.
5. Escribir en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho los valores
deseados para establecer los nuevos márgenes. Por ejemplo 5, 3 4.3 cm
respectivamente.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
También puede fijar los márgenes utilizando la regla en el modo de trabajo
Diseño de página.
Fijar márgenes con la regla
1. Para ello asegúrese de tener activado el modo de trabajo Diseño de página.
Situar el puntero del ratón sobre el limite del margen que desee cambiar. El
puntero se transforma en una flecha doble.
2. Arrastrar el límite del margen hacia la izquierda o derecha para ampliar o reducir
dicho margen.
3. Aparece una línea de puntos para mostrar el nuevo margen. Una vez establecido
el margen, dejar de arrastrar el puntero del ratón.
Si mantiene la tecla <Alt> a medida que arrastra el puntero del ratón le permitirá
visualizar en la regla las medidas del margen.
Tamaño y orientación
1. Por defecto Word para Windows 95 tiene establecido el tamaño A4 estándar de
21x29.7 cm de orientación vertical.
2. Abrir el menú Archivo.
3. Seleccionar la opción Preparar página...
4. Mostrar la solapa Tamaño del papel del cuadro de diálogo Preparar página.
5. Abrir la lista desplegable Tamaño del papel y seleccionar Tamaño personal.
6. Escribir en los cuadros Ancho y Alto las nuevas dimensiones. Por ejemplo. 42 y
29.7 cm (formato A3 soportado por algunas impresoras).
7. Seleccionar el botón de opción Horizontal. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
40
En ambos procedimientos recuerde que tiene que tener seleccionado en la lista
desplegable Aplicar a: la opción Todo el documento. Si desea establecer dichos
márgenes y tamaños en todos los documentos nuevos que quiera crear basados en
la plantilla Normal, recuerde hacer clic sobre el botón Predeterminar y aceptar
el cuadro de diálogo de información.
Crear márgenes simétricos
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Preparar página...
Mostrar la solapa Márgenes del cuadro de diálogo Preparar página.
Activar la opción Márgenes simétricos. Las opciones Izquierdo y Derecho se
transforman a Interior y Exterior. En el apartado Muestra puede visualizar como
queda el formato en el documento con el efecto de cuaderno.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Seleccionar con el ratón
Seleccionar
Texto
Una palabra
Una línea
Varias líneas continuas
Una frase
Un párrafo
Documento completo
Un bloque especifico
Un gráfico
Acción
Arrastrar el ratón pulsando el botón izquierdo sobre
el texto que desee seleccionar.
Hacer doble clic sobre la palabra.
Hacer un clic en el margen izquierdo de la línea.
Arrastrar el ratón sobre el margen izquierdo del
ratón.
Pulsando la tecla <Control> hacer un clic en
cualquier parte de la frase.
Triple clic en cualquier parte del párrafo o doble clic
en la parte izquierda del párrafo a seleccionar.
Triple clic en el margen izquierdo o pulsando la tecla
<Control> y clic en el margen izquierdo del
documento.
Pulsando la tecla <Alt> y el botón izquierdo del
ratón.
Hacer clic en el propio gráfico.
Seleccionar con el teclado
Selección
Caracteres
Acción
Pulsando las teclas <Mayus> + <Flechas de
dirección>.
Hasta el final de una palabra Pulsando las teclas <Control> + <Mayus> +
<Flecha
Hasta el principio de una derecha>.
palabra
Pulsando las teclas <Control> + <Mayus> +
41
Hasta el final de una línea
Hasta el principio de una
línea
Una línea hacia abajo
Una línea hacia arriba
Hasta el final del párrafo
<Flecha
izquierda>.
Pulsando las teclas <Mayus> + <Fin>.
Pulsando las teclas <Mayus> + <Inicio>.
Pulsando las teclas <Mayus> + <Flecha abajo>.
Pulsando las teclas <Mayus> + <Flecha arriba>.
Pulsando las teclas <Control> + <Mayus> +
Hasta el principio del párrafo <Flecha
abajo>.
Hasta el final del documento Pulsando las teclas <Control> + <Mayus> +
<Flecha
Hasta
el
principio
del arriba>.
documento
Pulsando las teclas <Control> + <Mayuscula> +
Todo el documento
<Fin>.
Pulsando las teclas <Control> + <Mayus> +
<Inicio>.
Pulsando la tecla <F8> tres veces o la combinación
de teclas <Control> +<E>.
Cambiar fuente y tamaño
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar el texto que desee cambiar de formato.
Abrir el menú Formato.
Mostrar la ficha Fuentes y seleccionar la opción Fuentes
Seleccionar una fuente de letra en la lista del apartado Fuente. Por ejemplo Arial
Seleccionar el estilo en la lista del apartado Estilo de fuente. Por ejemplo Negrita
Cursiva.
6. En el apartado Tamaño seleccionar el valor 18.
7. Abrir la lista desplegable correspondiente a Color y seleccionar el color Azul.
8. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Utilice la barra de herramientas Formato para agilizar las operaciones más
sencillas de formato de texto
Establecer efectos de formato
1.
2.
3.
4.
Seleccionar el texto que desee cambiar de formato.
Abrir el menú Formato.
Mostrar la ficha Fuentes y seleccionar la opción Fuentes
Abrir la lista desplegable correspondiente a Subrayado y seleccione un tipo de
subrayado. Por ejemplo Doble.
5. Activar las opciones que desee del apartado Efectos. Por ejemplo Tachado y
6. Mayúsculas.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
42
Copiar y cortar texto
1. Seleccionar el texto que desee Copiar o Cortar.
2. Hacer clic en el icono correspondiente, dependiendo si lo que desea es Copiar o
Cortar.
3. Copiar, inserta el texto seleccionado en el portapapeles de Windows 95 y permite
insertar una copia del texto a cualquier zona de cualquier documento. Su
utilización ahorrara mucho tiempo en la edición de documentos similares.
4. Cortar, inserta el texto seleccionado en el portapapeles de Windows 95 y permite
trasladar o insertar el texto a otra zona de cualquier documento.
1. Pegar, inserta el texto que haya sido cortado o copiado en el lugar que desee.
2. Situar el cursor en otra área del documento o en un documento cualquiera.
3. Hacer clic en el icono para pegar el contenido del portapapeles en el lugar
elegido.
4. Automáticamente, el texto copiado o cortado queda emplazado en una nueva
situación.
2.3. Formatos de párrafo
Fijar el espacio entre líneas
1. Situar el cursor en el párrafo, o seleccionar los párrafos en los que desee aplicar
el espacio.
2. Abrir el menú Formato
3. Seleccionar la opción Párrafo..
4. Desplegar el cuadro de lista Interlineado.
5. Seleccionar el tipo de interlineado (sencillo. 1,5 líneas o Doble).
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Fijar el espacio entre párrafos
1. Seleccionar aquellos párrafos que desee.
2. Pulsar el botón derecho del ratón sobre los párrafos seleccionados y seleccione
la opción Párrafo...
3. Especificar 24 ptos., en el cuadro correspondiente a Posterior.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Las especificaciones Anterior y Posterior en los espacios de párrafo. hacen
referencia al espacio anterior y posterior de cada párrafo seleccionado.
Alinear un párrafo
1. Seleccionar el párrafo que desee alinear.
43
2. Hacer clic sobre cualquiera de los iconos disponibles en la barra de herramientas
Formato. Estos iconos alinean el texto seleccionado a la izquierda, centrado, a la
derecha y justificado respectivamente.
Si desea alinear la totalidad del texto en un documento, realice las mismas
operaciones seleccionando todos los párrafos que contenga dicho documento. Las
alineaciones dependen directamente de los márgenes establecidos en un
documento.
Alinear un párrafo con el teclado
Tipo de alineación
Centrar un párrafo
Justificar un párrafo
Alinear un párrafo a la izquierda
Alinear un párrafo a la derecha
Eliminar el formato de párrafo
Sangrías izquierda y derecha
Acción
<Control>+<T>
<Control>+<J>
<Control>+<Q>
<Control>+< D>
<Control>+<W>
1. Seleccionar el párrafo que desee sangrar o situar el cursor en dicho párrafo.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar la opción Párrafo..
4. Mostrar la solapa Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo.
Los sangrados izquierda y derecha desplazan el párrafo a la distancia
especificada. desde los márgenes fijados. También es posible especificar
sangrías con valores negativos, desplazando el Párrafo hacia el exterior del
margen del documento.
5. Escribir en el cuadro Izquierda los centímetros que desee sangrar el párrafo con
relación al margen, por ejemplo 3 cm. Asimismo, puede especificar la opción
derecha o ambas inclusive.
6. Comprobar en el cuadro Muestra el tipo de sangrado especificado con respecto a
otros posibles párrafos.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Sangrías de primera línea
1.
2.
3.
4.
Seleccionar el párrafo que desee sangrar o situar el cursor en dicho párrafo.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Párrafo...
Abrir la lista desplegable Especial y seleccionar la opción Primera línea. Por
defecto se establece una medida de 1.25 cm desde el margen izquierdo.
5. Si desea especificar una distancia mayor o menor a la establecida por defecto,
escriba dicha medida en el cuadro correspondiente a En:.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
44
1. Si desea establecer una sangría de tipo francesa (sangrar las líneas de un
párrafo excepto la primera línea), realice los tres primeros pasos del apartado
anterior.
2. Abrir la lista desplegable Especial y seleccionar la opción Francesa.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Las sangrías de primera línea se utilizan considerablemente en la realización de
cartas sustituyendo la tecla <Tab> (tabulador), utilizada anteriormente en
maquinas de escribir.
Tipos de tabuladores
1. Tabulador izquierdo permite que el texto se extienda a la derecha del punto de
tabulación.
2. Tabulador derecho hace que el texto se extienda a la izquierda del punto de
tabulación. Muy útil para disponer de números enteros en columnas.
3. Tabulador central, centra el texto en el punto de tabulación.
4. Tabulador decimal hace coincidir la coma decimal de los números escritos con el
punto de tabulación.
5. Tabulador barra , inserta una línea vertical para separar o delimitar las
tabulaciones.
Insertar Tabuladores
1. Abrir el menú Formato.
2. Seleccionar la opción Tabulaciones...
3. Escribir en el apartado posición la distancia en centímetros de la marca de
tabulación respecto al margen izquierdo del documento.
4. Seleccionar el tipo de alineación de tabulador en el apartado Alineación.
5. Hacer clic sobre el botón Fijar.
6. Continuar escribiendo las sucesivas distancias con sus respectivas alineaciones,
haciendo clic sobre el botón Fijar por cada una de ellas hasta establecer las
tabulaciones deseadas.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
8. Pulsar la tecla <Tab> y escribir el texto deseado tantas veces como tabuladores
haya realizado.
9. Pulsar la tecla <Intro> para insertar un nuevo párrafo y continuar la entrada de
datos.
Párrafos con boliches
1. Seleccionar aquellos párrafos que desee.
2. Hacer clic sobre el icono disponible en la barra de herramientas Formato
45
3. Automáticamente los párrafos seleccionados tendrán un boliche al inicio de cada
uno con una sangría francesa desde el margen izquierdo de 0.5 cm.
4. Hacer clic sobre cualquier zona del documento para visualizar los párrafos.
Párrafos numerados
1. Seleccionar aquellos párrafos que desee.
2. Hacer clic sobre el icono disponible en la barra de herramientas Formato.
3. Automáticamente los párrafos seleccionados se enumeraran al inicio de cada uno
con una sangría francesa desde el margen izquierdo de 0.5 cm. 4. Hacer clic
sobre cualquier zona del documento para visualizar los párrafos numerados.
También es posible crear boliches (viñetas) y párrafos con listas numeradas en
tablas, cuadros de texto y columnas.
Crear viñetas personalizadas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Numeración y viñetas. . .
En la solapa Viñetas hacer clic sobre el botón Modificar...
Hacer clic en el botón Viñeta...
En el cuadro de diálogo Símbolos, seleccionar la fuente Wingdings u otra similar
en la lista desplegable correspondiente a Símbolos.
Hacer doble clic en el símbolo que desee como viñeta. Por ejemplo .
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Automáticamente tendrá un nuevo símbolo para utilizarlo como viñeta.
Seleccionar algún párrafo y hacer clic sobre el icono correspondiente a viñetas
de la barra de herramientas Formato.
Seleccionar un formato de numeración
1. Seleccionar los párrafos.
2. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Numeración y viñetas...
3. Activar la solapa identificada por Números y hacer clic en cualquiera de los tipos
de numeración que se presentan.
4. Por ultimo hacer clic sobre el botón Aceptar.
Especificar la numeración
1. Seleccionar aquellos párrafos en los que desee cambiar el orden de la
numeración.
2. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Numeración y viñetas...
3. En la solapa Números seleccionar el formato que desee y hacer clic sobre el
botón Modificar...
4. Desplegar el cuadro de lista Número y seleccionar el tipo de formato que se
desee.
46
5. Especificar en la opción Empezar en el primer número o carácter alfabético con el
que se quiera empezar la numeración.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar
Agregar un texto antes o después de la numeración
1. Seleccionar los párrafos que desee agregar el texto,
2. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Numeración y viñetas,..
3. En la solapa Números hacer clic en el apartado correspondiente a los números
romanos y hacer clic sobre el botón Modificar...
4. Especificar el texto deseado en las opciones Texto antes o Texto después del
apartado Formato de número. Por ejemplo, el texto Apéndice en la opción Texto
antes.
5. Observar la disposición del texto en el apartado Muestra. Si desea separar el
texto de la numeración especifique un espacio en blanco después o antes del
texto mediante la tecla <Barra espaciadora>.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Crear un estilo
1.
2.
3.
4.
5.
Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Estilo...
Hacer clic sobre el botón Nuevo..
Especificar el nombre del estilo en la opción Nombre, por ejemplo Portadilla.
Hacer clic sobre el botón Formato y seleccionar la opción Fuente...
Especificar el tipo de fuente, estilo. tamaño u otros atributos, con los que se
desee aplicar al formato de estilo. Por ejemplo: fuente Matura, estilo negrita y
cursiva, tamaño 48 ptos., y color azul marino.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
7. Volver a hacer clic sobre el botón Formato y seleccionar la opción Párrafo. .
8. Especificar las opciones de párrafo, por ejemplo: un interlineado de 1,5 líneas y
una alineación derecha.
9. Hacer clic sobre los botones Aceptar (dos veces) para cerrar los diferentes
cuadros de diálogo.
10.Observar en los apartados Muestra del párrafo, carácter y Descripción, las
diferentes opciones de formato de estilo fijados para el estilo Portadilla.
11.Por ultimo, hacer clic sobre el botón Aplicar.
Modificar un estilo
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Estilo.
Seleccionar el estilo que se desee modificar en el apartado Estilos.
Hacer clic sobre el botón Modificar...
Hacer clic sobre el botón Formato y seleccionar aquella opción de formato que se
desee modificar. Por ejemplo. Fuentes...
47
5. Especificar los nuevos atributos y fuentes para el estilo y hacer clic en los
botones Aceptar (dos veces) correspondientes a los cuadros de diálogo Fuentes
y Modificar estilos.
6. Por último hacer clic sobre el botón Aplicar para fijar los cambios realizados.
Cuando modifica un estilo. automáticamente quedan aplicados todos los cambios a
todos aquellos que anteriormente estaban identificados con el nombre del estilo.
Aplicar un estilo
1. Seleccionar el párrafo o aquellos párrafos que se desee aplicar un estilo definido.
2. Abrir la lista desplegable Estilos correspondiente a la barra de herramientas
Estándar.
3. Seleccionar en la lista el estilo deseado.
4. Automáticamente aplicará de forma inmediata el estilo seleccionado.
Eliminar estilos
1. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Estilo...
2. Seleccionar el estilo que se desee eliminar en la lista de estilos.
3. Hacer clic sobre el botón Eliminar.
4. Confirmar la eliminación del estilo y hacer clic sobre el botón Cerrar.
Copiar estilos
Es idóneo si desea utilizar un estilo que se encuentra en otro documento o plantilla,
de forma que no necesitará crear nuevamente el estilo.
1. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Estilo...
2. Hacer clic sobre el botón Organizador..
3. En el cuadro de diálogo Organizador se presentan dos cuadros: los estilos de la
plantilla adjuntos al documento actual a su izquierda. y los estilos de la plantilla
Normal.dot a su derecha.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar archivo, si desea abrir otro documento o plantilla
diferente. Automáticamente, el botón cambia de nombre por Abrir archivo.
5. Hacer clic en el botón Abrir archivo y seleccionar el archivo o plantilla que desee.
6. Seleccionar el estilo que desee copiar en su cuadro correspondiente.
7. Hacer clic sobre el botón Copiar.
8. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Para seleccionar varios estilos consecutivos, hacer clic en el primer estilo, pulsar
la tecla <Mayus> y hacer clic en el último estilo. Utilice la tecla <Control> para
seleccionar estilos no consecutivos.
2.4. Impresión de documentos
48
Cómo seleccionaría
1.
2.
3.
4.
5.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Imprimir...
Desplegar el cuadro de lista Nombre del apartado Impresora.
Seleccionar la impresora correspondiente.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
La instalación de impresoras se realiza desde Windows y puede tener más de una
impresora instalada o compartirlas a través. de una red local. Por ello, es
importante conocer como seleccionar una impresora según las necesidades de
cada documento.
Propiedades de la impresora
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Imprimir...
Hacer clic sobre el botón Propiedades...
Mostrar cada una de las solapas y observar las diferentes opciones que posee la
impresora..
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Dependiendo del tipo de impresora seleccionada se presentan distintos cuadros
de diálogo de propiedades.
Activar la presentación preliminar
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Presentación preliminar...
3. También puede hacer clic sobre el icono disponible en la barra de herramientas
Estándar.
4. Hacer clic sobre el icono de la barra de herramientas Presentación preliminar,
para volver a editar el documento.
1. En presentación preliminar el puntero del ratón se convierte en una lupa de
aumento.
2. Hacer clic con dicha lupa en el lugar que desee para aumentar o disminuir el
nivel de zoom.
3. Utilizar la lista desplegable Zoom de la barra de herramientas Presentación
preliminar, para establecer el nivel personal de Zoom.
Visualizar páginas
1. Hacer clic sobre el icono de la barra de herramientas Presentación preliminar
para visualizar una sola página.
49
2. Hacer clic sobre el icono y sin dejar de pulsar el botón del ratón desplazarse
hacia la derecha para seleccionar el número de páginas que desee visualizar en
pantalla.
El número de páginas que pueden visualizarse en pantalla, depende de la
resolución del monitor y su configuración (número de pixels).
Reducir el documento
1. Esta función es muy útil cuando la ultima página de un documento contiene unas
pocas líneas y desea ajustar el documento al máximo en la página anterior.
2. Hacer clic sobre el icono tantas veces como sea necesario para reducir el
documento hasta alcanzar el número de páginas que se deseen.
3. Si al realizar esta operación observa que se ha reducido enormemente la fuente y
el espacio entre líneas pulse la combinación de teclas <Control> + <Z>.
Ajustar los márgenes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Presentación preliminar..
Hacer clic en el icono si las reglas no están activadas.
Situar el puntero del ratón sobre cualquiera de las reglas en aquel punto donde
coincide la parte gris de la regla con la parte de color blanco.
El puntero del ratón se convertirá en una doble flecha.
Hacer clic sobre ese punto manteniendo pulsado el botón del ratón.
Desplazar el ratón hacia la izquierda, derecha o hacia arriba y abajo dependiendo
de la regla seleccionada.
Observar como la línea de puntos determine el nuevo margen establecido.
Pulsar la tecla <Alt> simultáneamente si desea visualizar las medidas de los
márgenes exactas en ambas reglas.
Imprimir un documento
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Imprimir...
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Automáticamente un cuadro de diálogo le informará sobre el estado de la
impresora e imprimirá el documento en su impresora seleccionada.
También puede imprimir un documento directamente haciendo clic sobre el icono
Número de copias a imprimir
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Imprimir...
50
3. Seleccionar el número de copias deseada en la opción Número de copias del
apartado Copias.
4. Si desea establecer el orden de juegos de impresión active o desactive la opción
Intercalar.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Número de páginas a imprimir.
1. Seleccionar la opción Todo en el cuadro de diálogo Imprimir, para determinar la
impresión total del documento.
2. Seleccionar la opción Página actual, si desea imprimir sólo la página en la que
está situada el cursor.
3. Seleccionar la opción Selección, si desea imprimir sólo el texto seleccionado del
documento.
4. Seleccionar la opción Páginas para establecer un número determinado de
páginas.
5. Escribir por ejemplo 12 si desea imprimir la página 12. Escribir 2,3 para imprimir
las páginas 2 y 3. Escribir 2-12 para imprimir desde la página 2 a la 12, ambas
inclusive.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar la tarea de impresión en
cualquiera de las opciones.
2.5. Edición e inserción de elementos
Buscar texto
1.
2.
3.
4.
Abrir un documento de Word.
Abrir el menú Edición y seleccionar la opción Buscar
Escribir en el cuadro Buscar: la palabra que desee buscar en el documento.
Activar la opción Palabra completa, si desea buscar la palabra que coincida
exactamente con la escrita.
5. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente.
Si no activa la opción Palabra completa, Word buscará cualquier palabra que
contenga la cadena de caracteres. Por ejemplo, si escribe mente, además buscará
palabras tales como realmente, naturalmente, anteriormente. etc.
6. Automáticamente Word buscará la primera palabra desde el punto de inicio que
coincida con la escrita en el cuadro Buscar: y la resaltara.
7. Hacer clic sucesivamente sobre el botón Buscar siguiente si desea buscar otras
palabras que coincidan con dicha palabra.
8. Hacer clic sobre el botón Aceptar y Cancelar respectivamente para finalizar la
búsqueda, Word presentará un cuadro de diálogo informándole sobre la
finalización de la búsqueda o para permitir terminar la búsqueda desde el
principio del documento.
51
Reemplazar un texto, formado o carácter
1. Abrir el menú Edición.
2. Seleccionar la opción Reemplazar...
3. Realizar una de las siguientes acciones según su exigencia: escribir en el cuadro
Buscar: el texto que desee reemplazar, especificar el formato o seleccionar el
carácter especial mediante los botones correspondientes.
4. Una vez especificada la búsqueda, situar el cursor sobre el cuadro Reemplazar
con:
5. Repetir el paso número 3 para la acción de reemplazar para el texto formato o
caracteres especiales utilizando los mismos botones de Formato y Especial.
6. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para localizar la primera entrada (texto
formato o carácter especial).
7. Hacer clic sobre el botón Reemplazar para sustituir la entrada localizada.
8. Volver a hacer clic sobre el botón Buscar Siguiente, para seguir localizando las
demás entradas y reemplazarlas según su criterio.
9. Si no desea reemplazar una de las entradas, hacer clic en el botón Buscar
siguiente.
10.Si su propósito es reemplazar todas las entradas hacer clic en el botón
Reemplazar todo.
11.Un cuadro de diálogo le informará sobre el número de reemplazos realizados.
Insertar números de páginas
1. Abrir el menú Insertar.
2. Seleccionar la opción Números de página...
3. Seleccionar la posición en el que desee insertar el número de página en la caja
de lista Posición.
4. Seleccionar la alineación en el que desee insertar el número de página en la caja
de lista Alineación.
5. Hacer clic sobre el botón Formato.... para especificar el tipo de numeración.
6. Seleccionar por ejemplo, el formato de número romano (1,11.111....).
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar en ambos cuadros de diálogo para insertar el
número de página.
Desactivar la opción Número en la primera página, para que no aparezca la
numeración en la primera página del documento.
Iniciar una numeración
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Insertar.
Seleccionar la opción Números de página...
Hacer clic sobre el botón Formato.... para especificar el tipo de numeración.
Activar la opción Empezar en: y escribir el número de página con el que desee
empezar la numeración del documento.
52
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar en ambos cuadros de diálogo para insertar el
número de página.
Editar el número de página
1. Abrir el menú Ver.
2. Seleccionar la opción Encabezado y pie de página.
3. Hacer clic sobre el icono Cambiar entre encabezado y pie, para situarse en la
zona donde se encuentre la numeración.
4. Seleccionar el número de página para editar su contenido y poder modificar sus
atributos.
5. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie.
Insertar un texto como encabezado
1.
2.
3.
4.
5.
Abrir el menú Ver.
Seleccionar la opción Encabezado y pie de página...
Automáticamente el cursor se presenta en la zona delimitada como Encabezado.
Escribir el texto que se desee en dicho lugar.
Establecer los atributos en el texto (tipo de fuente, bordes, tamaño, alineación,
etc.).
6. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Insertar un texto como pie de página
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Abrir el menú Ver.
Seleccionar la opción Encabezado y pie de página...
Hacer clic sobre el icono Cambiar entre encabezado y pie.
Escribir el texto que se desee en el pie de página.
Establecer los atributos en el texto.
Hacer clic sobre el botón Cerrar
Si aplica un encabezado o pie de página, éste se presentará en todas las páginas
de su documento si no se especifica lo contrario.
Insertar un logotipo como encabezado
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Abrir el menú Ver.
Seleccionar la opción Encabezado y pie de página.
Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Imagen...
Seleccionar la imagen escaneada (logotipo de su empresa) en el cuadro de
diálogo Insertar imagen.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Alinear la imagen a la derecha, izquierda o centro del encabezado.
Escribir un texto o eslogan de la empresa si lo desea.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Insertar números de página, hora y fecha
53
1. Abrir el menú Ver.
2. Seleccionar la opción Encabezado y pie de página...
3. Hacer clic sobre el icono Cambiar entre encabezado y pie.
4. Hacer clic sobre el icono para insertar la fecha.
5. Pulsar la tecla <Tab>.
6. Hacer clic sobre el icono para insertar el número de página.
7. Pulsar la tecla <Tab>.
8. Hacer clic sobre el icono para insertar la hora.
9. Por último puede insertar un borde superior del 1 1/2 pto.
10.Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Si desea insertar una fecha u hora personalizada, utilice la opción Fecha y hora...
disponible en el menú Insertar cuando se sitúe en el encabezado o pie de página.
Insertar una nota al pie
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Situar el cursor a continuación de la palabra que se desee hacer la referencia.
Abrir el menú Insertar.
Seleccionar la opción Nota al pie...
Activar la opción Nota al pie del apartado Insertar.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
El cursor se desplaza automáticamente a la parte inferior de la página e inserta
un número volado.
7. Escribir el comentario o referencia de la note al pie.
8. Observar los números volados en el texto y en la note al pie.
En el modo de trabajo Presentación normal, se muestra un panel de notas donde
es posible visualizar las notas y los separadores.
Insertar una nota al final del documento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Situar el cursor a continuación de la palabra que se desee hacer la referencia.
Abrir el menú Insertar.
Seleccionar la opción Nota al pie..
Activar la opción Nota al final del apartado Insertar.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
El cursor se desplaza automáticamente al final del documento e inserta un
número volado.
7. Escribir el comentario o referencia de la nota.
2.6. Formatos especiales
Cambiar el tamaño o tipo de fuente por defecto
54
1.
2.
3.
4.
5.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Fuentes...
Aplicar el tipo de fuente deseado y su tamaño. Por ejemplo, Arial 12 Ptos.
Hacer clic sobre el botón Predeterminar...
Hacer clic sobre el botón Si, para cambiar el tipo de fuente seleccionada en todos
los documentos nuevos basados en la plantilla NORMAL.
6. Crear un documento nuevo para observar los cambios realizados.
2.7. Creación y edición de documentos avanzados
Importar una imagen
Las imágenes y gráficos que pueden insertarse en los documentos pueden proceder
de muy diversas fuentes y formatos. Mediante imágenes previamente escaneadas,
imágenes y gráficos de Word (anteriormente instaladas en su proceso de
configuración e instalación) o a través, del comando copiar y pegar de aplicaciones
gráficas.
1. Crear o abrir un documento,
2. Situar el cursor en el lugar donde desee insertar la imagen, por ejemplo en un
párrafo centrado.
3. Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Imagen...
La carpeta Clipart se encuentra ubicada en la carpeta Office, siempre que el
usuario haya instalado Office para Windows 95.
4.
5.
6.
7.
Buscar y seleccionar la carpeta Clipart en el cuadro Buscar en:.
Seleccionar, por ejemplo el archivo gráfico Teatro.wmf en el apartado Nombre.
Hacer clic sobre el icono, para obtener una imagen preliminar.
Hacer clic sobre el botón Aceptar y agregar el texto que desee en el documento.
Escalar una imagen
1. Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Imagen.
2. Seleccionar el archivo gráfico 1erlugar.wmf de la carpeta Clipart.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
4. Hacer clic sobre la imagen. Aparecerán ocho puntos de control.
5. Hacer clic en cualquiera de los puntos de control situados en los vértices y
desplazar el cuadro de selección diagonalmente, hasta cambiar el tamaño
proporcionalmente a una escala de 160%.
Para establecer una medida exacta de escala, visualice en la operación de
desplazamiento la barra de estado para obtener el alto y ancho deseado.
Recortar una imagen
55
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Imagen
Seleccionar el archivo gráfico Bailarin.wmf de la carpeta Clipart.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Hacer clic sobre la imagen. Pulsar la tecla <Mayus> y hacer clic simultáneamente
en uno de los puntos de control lateral.
5. Desplazar el punto de control hacia la derecha o izquierda, para recortar el
extremo deseado sin dejar de pulsar la tecla <Mayus>. Por ejemplo, recortar 3,11
cm del extremo derecho.
Para recortar una imagen a medida, visualice en la operación la barra de estado.
Aplicar colores y estilos de líneas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar el objeto que desee. Por ejemplo un rectángulo.
Hacer doble clic en una de sus líneas.
Mostrar la solapa Líneas.
En la caja de lista desplegable Estilo, seleccionar aquella que desee.
En la caja Color seleccionar por ejemplo. el color Rojo.
A continuación, en la caja desplegable Grosor especificar los puntos que se
deseen, por ejemplo 2 Pto.
7. Mostrar la solapa Colores.
8. Seleccionar el color Amarillo en la paleta de colores.
9. Desplegar la caja de lista Modelo y seleccionar el modelo Horizontal/oscuro.
10.En la caja de lista Color del modelo, seleccionar el color Rojo.
11.Hacer clic sobre el botón Aceptar para aplicar los colores y estilos de las líneas.
Crear flechas
1.
2.
3.
4.
Hacer clic en el icono
Crear una línea.
Hacer doble clic sobre la línea y mostrar la solapa Líneas.
En la caja desplegable Estilo del apartado punta de flecha, seleccionar aquella
que más se ajuste a sus necesidades.
5. Seleccionar el ancho y largo de la punta de la flecha en las respectivas cajas
desplegables.
6. Aplicar otros atributos disponibles en el apartado Línea para fijar el estilo, color y
grosor de la línea.
7. Por último hacer clic sobre el botón Aceptar.
También es posible agregar puntas de flecha a las formas libres.
Crear columnas simples en un documento
Cuando se crea un documento nuevo, Word trata al documento completo como una
sola sección. Se crean varias secciones para poder establecer documentos con
diferentes tipos de columnas en sus páginas.
56
1. Abrir un documento que contenga al menos, una página de texto.
2. Situar el cursor en cualquier lugar del documento.
3. Hacer clic sobre el icono, disponible en la barra de herramientas Estándar.
El modo de presentación de Diseño de página, es el ideal para poder apreciar
realmente las columnas.
4. Arrastrar el puntero del ratón para seleccionar el número de columnas deseado,
por ejemplo las dos primeras columnas.
5. Automáticamente, el texto aparecerá situado en el documento en dos columnas.
Las columnas simples en un documento, son aquellas que solo tienen un tipo de
formato de columna para todo el documento. Es decir, una sola sección.
Crear columnas simples en un documento nuevo
1.
2.
3.
4.
5.
Hacer clic sobre el icono.
Hacer clic sobre el icono.
Especificar el número de columnas, arrastrando el puntero del ratón
Seleccionar, por ejemplo tres columnas.
Si no se visualizaran las líneas que delimitan las columnas abrir el menú
Herramientas.
6. Seleccionar la opción Opciones.
7. Mostrar la solapa Ver.
8. Activar la opción Límites de texto del apartado Mostrar.
9. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
10.Comenzar a escribir como si de un texto normal se tratase.
11.Los formatos de fuente y párrafo, se comportan de la misma forma para aplicarle
los diferentes formatos a las columnas.
Las columnas que realiza Word son de tipo "serpenteante", en el que el texto
fluye desde la parte inferior de la columna a la parte superior de la siguiente.
Crear columnas múltiples en un documento
1. Abrir un documento que posea varias páginas.
2. Situar el cursor precisamente en el lugar en el que se desee crear una nueva
sección (a partir de ese lugar se creara una sección).
3. Abrir el menú Insertar.
Para visualizar las secciones, observar la barra de estado (parte inferior de la
pantalla).
4. Seleccionar la opción Salto...
57
5. En el apartado Saltos de sección, activar la opción Continuo.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
7. A continuación, insertar otro salto de sección continuo para cerrar la sección
número dos.
8. De esta forma se creará una tercera sección.
Si se desea ver en pantalla los saltos de sección. hacer clic en el icono ~.
9. Situar el cursor en cualquier lugar de la segunda sección.
10.Hacer clic sobre el icono.
11.Especificar el número de columnas que desee. Por ejemplo dos.
12.Posteriormente, situar el cursor en la sección número tres.
13.Abrir el menú Formato.
14.Seleccionar la opción Columnas...
15.Seleccionar la opción Dos columnas.
16.Hacer clic sobre el botón Aceptar.
17.Visualizar el documento por completo para observar las secciones con diferentes
columnas.
Recuerde que el modo de presentación Diseño de página, es ideal para poder
visualizar las columnas.
Cambiar el ancho y el espacio de las columnas
1.
2.
3.
4.
5.
Situar el cursor sobre una de las secciones que contengan columnas
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Columnas...
Desactivar la opción Columnas de igual ancho si estuviera activa.
En el apartado Ancho y espacio, especificar en centímetros el ancho de cada una
de las columnas.
6. El apartado Muestra le ayudará a visualizar el formato de las columnas, antes de
aceptar los cambios.
7. Especificar, en centímetros el espacio que desee entre las columnas.
8. Este espacio delimita la separación entre las columnas contiguas.
9. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
10. Observar los cambios realizados en las columnas.
Añadir un marco
Los marcos son cuadros o rectángulos que se añaden a los documentos para
contener elementos, como imágenes, tablas textos u objetos, permitiéndolos situar
de forma sencilla en cualquier área del documento.
1. Cambiar al modo de trabajo Diseño de página.
2. Abrir el menú Insertar
3. Seleccionar la opción Marco.
4. Situar el puntero en forma de cruz donde desee añadir el marco.
5. Arrastrar el puntero del ratón hasta conseguir un rectángulo o un cuadrado.
58
6. Soltar el botón del ratón.
Al insertar un marco, se crea un borde de color gris para identificar su posición y
significado.
Insertar texto en un marco
1.
2.
3.
4.
Insertar un marco.
Por defecto el cursor queda establecido en el mismo marco.
Escribir el texto que desee.
Si la extensión del texto es superior al marco, este se redimensionará hacia la
parte inferior.
5. Seleccionar el texto, como si se tratase de un párrafo normal y aplicarle los
formatos de fuente o párrafo.
Si inserta un marco sobre un texto seleccionado, este se creara conteniendo el
texto seleccionado.
Insertar una imagen en un marco
1.
2.
3.
4.
5.
Insertar un marco.
Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Imagen...
Seleccionar la imagen que desee y hacer clic sobre el botón Aceptar.
La imagen se insertará automáticamente en el marco.
El tamaño de la imagen quedara establecido, con las mismas medidas que tenga
el marco
2.8. herramientas
Ortografía automática
Antes de imprimir un documento, es recomendable verificar su contenido,
especialmente la ortografía. Word posee dos formas de corregir el texto en un
documento: automáticamente o a través, de un comando especifico.
1. Abrir el menú Herramientas.
2. Seleccionar la opción Opciones...
3. Mostrar la solapa Ortografía.
4. Activar la opción Revisar la ortografía automáticamente.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
6. Observar como un nuevo icono se presenta en la barra de estado informando
sobre el estado de la corrección.
1. A continuación, escribir un párrafo cualquiera con un error ortográfico, por
ejemplo escribir la palabra recién sin tilde.
59
2.
3.
4.
5.
Automáticamente, Word subraya con una línea roja ondulada la palabra recién.
Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la palabra.
Rápidamente, aparecerá un menú contextual con las posibles correcciones.
Seleccionar aquella palabra correcta (recién), para subsanar el error.
Si no desea que se presente las marcas de corrección, active la opción Ocultar
los errores de ortografía, en la solapa Ortografía de la opción Opciones... del
menú Herramientas.
Revisión ortográfica
1.
2.
3.
4.
Abrir un documento de texto.
Abrir el menú Herramientas.
Seleccionar la opción Ortografía.
Automáticamente, un nuevo cuadro de diálogo presenta la primera palabra que
no ha encontrado en el diccionario y presumiblemente está incorrecta.
5. Si es así, existen tres posibilidades: ignorar la palabra, cambiarla por otra o
agregarla al diccionario principal
Si no existe ninguna falta de ortografía, Word presenta un cuadro de
información indicando que la revisión ortográfica ha finalizado.
6. Hacer clic sobre el botón Ignorar, si esta perfectamente seguro que la palabra
está bien escrita.
7. Word pasará a la siguiente palabra que encuentre incorrecta si existiera.
8. Para cambiar la palabra por otra correcta, Word ofrece en el apartado
Sugerencias un listado de posibles palabras correctas.
9. Seleccionar la palabra correcta y hacer clic sobre el botón Cambiar.
10.El botón Agregar ofrece la posibilidad de incorporar al diccionario principal
aquellas palabras que no se han encontrado y que se utilizan normalmente en
textos específicos.
11.Hacer clic sobre el botón Agregar, para añadir las palabras.
12.Automáticamente quedará insertada en el diccionario principal.
13.Hacer clic sobre el botón Cancelar. si se desea interrumpir el proceso.
14.Hacer clic sobre el botón Opciones.... para especificar las opciones del
diccionario ortográfico.
15.Un nuevo cuadro de diálogo se presentará en pantalla.
Buscar un sinónimo
Es una herramienta de gran valor para todos los usuarios de procesadores de texto.
Ayuda a la realización y redacción de documentos, permitiendo al usuario buscar
una palabra o expresiones con el mismo significado o alguna acepción equivalente
como término.
1. Seleccionar aquella palabra que desee.
60
2. Abrir el menú Herramientas.
3. Seleccionar la opción Sinónimos...
4. Automáticamente, Word presenta un listado con diferentes sinónimos de la
palabra seleccionada.
5. Seleccionar uno de los sinónimos.
6. Hacer clic sobre el botón Remplazar.
2.9. Tablas
Crear una tabla
Las tablas se utilizan para organizar la información en filas y columnas. La
intersección entre una fila y columna se denomina celda. Las tablas pueden
insertarse en cualquier zona de un documento.
1.
2.
3.
4.
Situar el cursor en el documento y abrir el menú Tabla.
Seleccionar la opción Insertar tabla...
Por defecto Word propone una tabla de dos columnas y dos filas.
Especificar el número de columnas y de filas. Por ejemplo cinco columnas y
cuatro filas.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar para insertar la tabla.
1. Mediante el icono Insertar tabla, puede crear tablas de una forma rápida.
2. Para ello, situar el cursor donde se desee insertar la tabla.
3. Hacer clic sobre el icono.
4. Arrastrar el puntero del ratón hasta delimitar el número de filas y columnas que
desee.
5. Si no puede visualizar la cuadricula de la tabla, seleccionar la opción Cuadricula
del menú Tabla.
Selección en tablas
Selección
Una fila
Una
columna
Una tabla
Una celda
Menús o teclado
Situar el cursor sobre la fila. Abrir
el comando Tabla y seleccionar la
opción Seleccionar fila.
Situar el cursor sobre la columna.
Abrir el comando Tabla y
seleccionar la opción Seleccionar
columna.
Situar el cursor sobre la tabla.
Abrir el menú Tabla y seleccionar
la opción Seleccionar tabla.
Situar el cursor en la celda
específica y pulsar las teclas
<Mayus> + <Fin>
Ratón
Hacer clic en el extremo izquierdo
del margen de la fila.
Hacer clic en la parte superior de
la columna, cuando el puntero del
ratón se convierta en una flecha.
Seleccionar todas las filas y
columnas de la tabla sin dejar de
pulsar el botón del ratón.
Situar el cursor en la celda y
hacer tres veces clic.
61
Crear una tabla con el asistente
1. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción insertar tabla.
2. Hacer clic sobre el botón Asistente...
3. En el cuadro de diálogo Asistente, activar uno de los estilos que desee. Por
ejemplo el Estilo 1.
4. Hacer clic sobre el botón Siguiente.
5. Especificar en cada cuadro de diálogo las oportunas opciones para confeccionar
la tabla.
6. Hacer clic sobre los botones Siguiente, para pasar de un cuadro a otro. Para
finalizar hacer clic sobre el botón Terminar.
7. En el cuadro de diálogo Autoformato, seleccionar el tipo Vistoso 2 en color y
hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para escribir datos en una tabla sitúe el cursor en una celda y escriba el texto.
Pulsando la tecla <Tab>, pasará automáticamente a la siguiente celda. Si pulsa la
tecla <Intro>, creara un segundo párrafo en la celda.
Formato de tablas
Las líneas de la cuadricula solo se visualizan en pantalla y sirven para ayudar al
usuario en su edición. Por ello, la aplicación de formatos es imprescindible para
poder imprimir tablas.
1. Para aplicar un formato a una tabla, seleccionarla previamente.
2. Mostrar la barra de herramientas bordes y aplicarles los bordes y sombras que se
deseen.
3. 0 bien, abrir el menú Formato y seleccionar la opción Bordes y sombreado...
4. Si desea aplicar el formato a toda una tabla.
5. Seleccionarla y aplicar los formatos que se deseen, como si de una celda se
tratase.
Autoformato de tablas
1. Situar el cursor sobre la tabla que se desee aplicar los formatos.
2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Autoformatos de tablas..
3. En el cuadro de diálogo se presentan un total de 37 formatos de tablas.
4. Seleccionar uno de ellos y hacer clic sobre el botón Aceptar
5. En el apartado Efectos a aplicar, se exponen las propiedades de los formatos.
Insertar filas o columnas
1. Seleccionar una o varias filas.
2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción insertar filas.
3. Automáticamente las filas se insertan por encima de la fila o filas seleccionadas.
Pulsando la tecla <Tab> en la ultima celda, creará una nueva fila automáticamente.
62
4. Seleccionar una o varias columnas.
5. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Insertar columnas.
6. Automáticamente las columnas se insertan a la izquierda de la columna o
columnas seleccionadas.
Unir y dividir celdas
1. Seleccionar las celdas que desee unir.
2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Unir celdas.
3. Automáticamente las celdas se unen, así como los textos que incluyan.
4. Seleccionar las celdas que desee dividir.
5. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Dividir celdas.
6. Especificar el número de columnas que en las que desee dividir la o las celdas y
hacer clic sobre el botón Aceptar.
También puede seleccionar filas o columnas para unir o dividir las celdas.
Eliminar celdas, filas y columnas
1. Seleccionar la celda. fila o columna a eliminar
2. Abrir el menú Tabla.
3. Seleccionar las opciones Eliminar celda, filas o columnas, dependiendo del
elemento seleccionado.
Para eliminar el contenido de una celda seleccionarla y pulsar la tecla <Supr>.
4. Si selecciona la opción Eliminar celda, un cuadro de diálogo le aparecerá para
que especifique el desplazamiento de las celdas o para eliminar la totalidad de la
fila o columna.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cambiar el ancho y el alto en las tablas
1. Para cambiar el ancho de una celda o columna.
2. Seleccionar la celda correspondiente o la columna.
3. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Ancho y alto de la celda..
4. Especificar en centímetros el ancho de la columna para la celda o columna
seleccionada en la solapa Columnas.
5. Si desea pasar a la columna anterior o posterior, hacer clic sobre los respectivos
botones y determinar las nuevas medidas.
6. Para ajustar las celdas o columnas al texto que contengan hacer clic sobre el
botón Autoajuste y hacer clic sobre el botón Aceptar.
1. Para cambiar el alto de una fila.
2. Seleccionar la celda o fila correspondiente.
63
3. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Ancho y alto de la celda...
4. Especificar en ptos la altura que desee en el apartado En:
5. Hacer clic sobre los botones Fila anterior y Fila siguiente, si desea establecer las
alturas de las correspondientes filas.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
La altura de una celda esta definida por la altura de la fila que la comprende.
Cambiar el ancho y el alto con el ratón
1. Para cambiar el ancho de una celda o columna con el ratón.
2 . Seleccionar la celda correspondiente o la columna.
3. Situar el puntero del ratón sobre el marcador de columna correspondiente.
4. Hacer clic cuando este tome el aspecto de una doble flecha.
5. Arrastrar el puntero del ratón hacia la derecha o izquierda, hasta obtener la
anchura deseada.
Si pulsa la tecla <Alt> cuando arrastra los marcadores, la regla le mostrará las
medidas exactas en centímetros.
1. Para cambiar la altura de una fila con el ratón.
2. Seleccionar la fila correspondiente.
3. Situar el puntero del ratón sobre el marcador de la fila correspondiente.
4. Hacer clic cuando este tome el aspecto de una doble flecha.
5. Arrastrar el puntero del ratón hacia arriba o abajo, hasta obtener la altura
deseada.
Ordenar tablas
1. Crear una tabla con los nombres, apellidos y estado civil de personas.
2. Situar el cursor en una de las celdas. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción
Ordenar. ..
3. En el apartado Lista, activar la opción Con encabezado. Seleccionar Apellidos en
la caja de lista desplegable Primer Criterio y seleccionar Nombre en el Segundo
criterio.
4. Activar el orden Ascendente o descendente.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
64
3. EXCEL PARA WINDOWS 95
Introducción
Excel es un programa de hoja de cálculo, es decir, un programa capaz de dar
respuesta a algunas de las principales necesidades que se tienen en el mundo
financiero, empresarial, educativo o doméstico: establecer previsiones sobre una
posible inversión, realizar análisis de cartera, efectuar un seguimiento de resultados
académicos, realizar análisis estadísticos o, simplemente, llevar la contabilidad del
hogar. En resumen, todo aquello que tenga que ver con números y fórmulas, sea
cual sea el grado de complejidad de las operaciones requeridas. Otra de sus
aplicaciones fundamentales es la creación de gráficos a partir de los datos de la
hoja, que permitan interpretar más clara y eficientemente la información contenida
en ella.
Excel es, actualmente, la hoja de cálculo más utilizada del mercado. La versión para
Windows 95 ofrece unas prestaciones difícilmente superables por sus programas
competidores. La unión de la ya tradicional potencia de este producto de Microsoft
con la que proporciona el manejo cómodo, intuitivo y simple del ordenador con el
sistema operativo Windows 95, permiten pronosticar su definitiva consolidación en
los próximos años.
El apartado 3.1. Conceptos básicos, describe los distintos elementos que
intervienen en un programa de estas características y algunas de las operaciones
habituales. En él vera cómo introducir datos en la hoja, cómo almacenar un libro,
cómo insertar filas y columnas y cómo salir del programa.
En el apartado 3. 2, Operaciones con rangos, se trata todo lo referente al manejo de
rangos, concepto este fundamental en los programas de este tipo. Se verá cómo
seleccionar rangos, cómo copiarlos, cómo moverlos o borrarlos. Se explicarán de
forma complementaria las referencias relativas y absolutas a celdas y su influencia
en la copia de rangos.
En el apartado 3.3. Mejorar el aspecto de las hojas, se explican todas las
posibilidades de Excel para hacer más atractiva y sugerente la información
mostrada en una hoja. Se mostrará en él cómo cambiar de tipo de letra, de tamaño,
de color; cómo añadir bordes y cómo aplicar formatos previamente definidos por los
creadores del programa.
El apartado 3.4. se dedica a la impresión de datos del libro. Cómo imprimir toda la
hoja o un área especifica, cómo cambiar los márgenes, cómo añadir encabezados y
pies de página; en suma, todas las posibilidades que ofrece Excel para obtener
copias impresas.
En el apartado 3.5. Creación de gráficos, se trata todo lo referente a la creación y
manejo de gráficos . La utilización del Asistente de gráficos , los tipos y formatos de
gráficos existentes y cómo cambiar de uno a otro, cómo añadir títulos, leyendas,
colores, bordes... y cómo dar formato a todos estos elementos. Una variada
información presentada con el texto justo para comprenderla y una abundante y
colorida colección de las pantallas resultantes.
En el apartado 3.6. Dibujos, imágenes y otros objetos gráficos, se describe cómo
crear y manipular diferentes objetos gráficos: rectángulos, flechas, elipses...
65
En el apartado 3.7. se explican con detalle las funciones de Excel. En él se verá el
concepto de función, su sintaxis, las categorías bajo las que se agrupan y algunos
ejemplos de las funciones más usadas.
El apartado 3.8 está dedicado a la gestión de datos en Excel. En particular se
enseñará cómo crear listas (bases de datos), cómo ordenar los registros que
contienen, cómo buscar registros concretos, cómo borrarlos y cómo realizar
resúmenes estadísticos.
En el apartado 3.9 se describen algunas de las operaciones que es posible realizar
con las hojas del libro. La inserción de hojas nuevas, la eliminación de otras.
3.1. Conceptos básicos
Descripción
Menú de control, Barra de menús, Botón minimizar, Botón restaurar, Botón Cerrar,
botón maximizar.
Ventana de la hoja en la que se trabaja, Ventana del programa .
Otros elementos
Barra de herramientas Estándar
Barra de herramientas de Formato
Asistente para ideas
Línea de entrada
Barra de selección de las hojas del libro
Barra de estado
Nombrar una celda
La hoja de cálculo de Excel está constituida por un entramado de 255 columnas y
16384 filas.
66
Etiqueta de columna, Etiqueta de fila, Dirección de la celda: T18
Dirección de la celda: Q21, Dirección de la celda: 032
Activar una celda
1. La celda activa en cada momento se puede reconocer porque aparece resaltada
con un marco más grueso, o porque su dirección aparece en la línea de entrada
2. Hacer clic sobre la celda que se desea activar.
Para activar cualquier celda. baste con hacer clic sobre ella, si se encuentra visible
en pantalla; si no fuera así utilizando las barras de desplazamiento vertical y
horizontal es posible visualizarla.
Activar una celda no visible
1. Abrir el menú Edición.
2. Seleccionar la opción Ir a....
3. Escribir la dirección de la celda, en el cuadro Referencia, del cuadro de diálogo Ir
a.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si se pulse la tecla <F5> aparecerá el cuadro de diálogo Ir a sin necesidad de utilizar
los menús.
Desplazarse con el teclado
<Flechas
desplazamiento>
<Tab>
<Mayus-Tab>
<Mayus-lntro>
<Inicio>
<Control-lnicio>
<Control-Fin>
<AvPag>
<RePag>
<Alt-AvPag>
<Alt-RePag>
de Activan la celda contigua en la dirección que indican.
Activa la celda situada a la derecha de la activa, en
ese momento.
Activa la celda situada a la izquierda de la active, en
ese momento.
Activa la celda situada encima de la actualmente
activa.
Activa la primera celda de la fila.
Activa la celda inicial de la hoja, A1.
Activa la última celda de la hoja, en la que hubiera
datos introducidos.
Avanza una ventana de visualización, hacia abajo.
Retrocede una ventana de visualización, hacia
arriba. Avanza una ventana de visualización hacia la
derecha.
Avanza una ventana de visualización hacia la
izquierda.
La tecla <intro> activa la celda inferior
67
Introducir texto
1. Hacer clic sobre la celda que se desea que contenga el texto.
2. Escribirlo, utilizando el teclado.
3. Pulsar <Intro>, para introducir el texto en la celda elegida. Este queda
automáticamente alineado a la izquierda.
Si se observa la línea de entrada, al mismo tiempo que se introducen los caracteres,
es posible identificar tres nuevos botones.
Una vez tecleado el dato, hacer clic sobre este botón produce el mismo efecto que
pulsar <Intro>. Recibe el nombre de Validar.
Haciendo clic sobre este botón cancelará la entrada. Recibe el nombre de Cancelar.
Este botón permite activar el asistente para funciones.
Introducir números
1. Hacer clic sobre la celda, que se desea que contenga el dato
2. Escribirlo. Utilizando el teclado.
3. Hacer clic sobre el botón. Los datos de tipo numérico quedarán alineados,
automáticamente, a la derecha
Introducir Fechas
1. Para que el programa almacene un dato cómo fecha se pueden usar los
siguientes formatos:
4/3
4/3/97
4-mar
4-mar-97
04-mar-97 mar-97
marzo-97
2. Hacer clic sobre la celda en la que desea introducir la fecha.
3. Escribir la fecha con el formato elegido
4. Hacer clic sobre el botón. Cuando se introduce un dato de tal forma que Excel lo
identifica cómo una fecha, lo muestra, en la celda, alineado a la derecha.
Introducir fórmulas
1. Activar la celda en la que se desea introducir la formula.
2. Teclear la formula comenzando siempre por el signo =, y teniendo en cuenta la
prioridad que establece Excel para las operaciones, para romper la cual, hay que
utilizar paréntesis:
1º
+
suma
2º
diferencia
3º
*
producto
4º
/
cociente
5º
^
potencia
Los términos que forman parte de una fórmula pueden ser números o el contenido
de otras celdas.
68
Almacenar un libro
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Guardar como.
3. Escribir el nombre en el cuadro Nombre de Archivo, del cuadro de diálogo que
aparece .
4. Hacer clic sobre el botón Guardar.
Si no se indica lo contrario, todos los documentos se almacenarán en la carpeta
seleccionada por defecto, Mis documentos. Si el libro que se desea almacenar ha
sido recuperado con anterioridad de un fichero, seleccionando la opción Guardar o
haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas. lo almacenará, tras haber
realizado las modificaciones oportunas, en el mismo fichero que lo contenía, sin
necesidad de indicar su nombre.
Cerrar un libro de trabajo
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Cerrar.
3. Si no hay ningún otro Libro abierto, aparecerá únicamente la ventana de Excel.
Abrir un libro existente
1.Abrir el menú Archivo.
l
2. Seleccionar la opción
3. Hacer clic sobre el nombre del fichero que se desea abrir, del cuadro de diálogo
que aparece.
4. Hacer clic sobre el botón Abrir.
Abrir un libro nuevo
1. Abrir el menú Archivo.
2. Seleccionar la opción Nuevo.
3. Hacer clic sobre la solapa General, del cuadro de diálogo Nuevo, si ésta no
estuviera activa.
En la barra de herramientas Estándar, se encuentra el botón, que abre un libro
nuevo, de modo rápido.
4. Hacer clic sobre el icono Libro.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Sustituir el contenido
Si al realizar una modificación sobre cualquier celda, antes de hacer clic sobre el
botón Validar o pulsar <Intro, se pulsa <Esc> o el botón Cancelar, la modificación no
se llevará a cabo y en la celda volverá a aparecer el dato que había anteriormente.
69
1. Hacer clic sobre la celda que se desea sustituir su contenido.
2. Escribir el nuevo dato. Al comenzar a escribir, el número que contenía la celda
desaparecerá y aparecerá el nuevo valor, al mismo tiempo, en la línea de entrada
y en la celda activa.
3. Hacer clic sobre el botón
Borrar el contenido
1. Hacer clic sobre la celda.
2. Abrir el menú Edición.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Borrar y Todo. El contenido de la celda
desaparecerá, quedando esta vacía.
Editar el contenido de la celda
1. Hacer doble clic sobre la celda.
2. Situar el cursor, que aparece en la misma celda, en la posición adecuada.
utilizando para ello las teclas de movimiento.
3. Pulsar las teclas <Supr> o <Retroceso> para eliminar los caracteres no válidos.
4. Teclear los nuevos caracteres.
5. Pulsar <Intro>.
Editar la línea de entrada
1. Activar la celda.
2. Hacer clic, en la 1'nea de entrada. en el carácter que se desea modificar.
Si se edita una celda que contiene una fórmula. ésta aparecerá, tanto en la línea de
entrada, como en la propia celda, hasta que se pulse <Intro> o el botón Validar.
3. Realizar la corrección.
4. Hacer clic sobre el botón
Insertar una columna
1. Activar una celda de la columna a la izquierda de la cual se desea insertar otra.
2. Abrir el menú Insertar.
3. Seleccionar la opción Columnas.
4. Las columnas existentes se desplazan hacia la derecha.
Para realizar esta operación utilizando el menú contextual, se debe pulsar el botón
derecho del ratón sobre la etiqueta de la columna a la izquierda de la cual se desea
insertar otra y seleccionar Insertar.
Eliminar una columna
1. Hacer clic sobre la etiqueta de la columna que se desea eliminar
2. Abrir el menú Edición.
70
3. Seleccionar la opción Eliminar.
Insertar una fila
1. Activar una celda de la fila por encima de la cual se desea insertar otra.
2. Abrir el menú Insertar.
3. Seleccionar la opción Filas.
4. Las filas existentes se desplazan hacia arriba.
Para realizar esta operación utilizando el menú contextual, se debe pulsar el botón
derecho del ratón sobre la etiqueta de la fila por encima de la cual se desea insertar
otra y seleccionar Insertar.
Eliminar una fila
1. Hacer clic sobre la etiqueta de la fila que se desea eliminar.
2. Abrir el menú Edición.
3. Seleccionar la opción Eliminar.
Cambiar ancho de columna
1. Activar una celda cualquiera de la columna que se desea modificar.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Columna y Ancho.
4. Escribir el ancho deseado en el cuadro Ancho de columna, del cuadro de diálogo
del mismo nombre.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cambiar ancho de columna con el ratón
1. Situar el puntero del ratón en el lado derecho de la etiqueta de la columna.
2. Hacer clic cuando este tome el aspecto de una doble flecha y arrastrarlo hasta
obtener la anchura deseada.
Cambiar el ancho estándar
1. Abrir el menú Formato.
2. Seleccionar las opciones Columna y Ancho estándar, sucesivamente.
3. Escribir el ancho deseado, en el cuadro Ancho estándar de columna, del cuadro
de diálogo Ancho estándar.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cambiar la altura de una fila
1. Activar una celda de la fila cuya altura se desea modificar.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Fila y Alto. Aparecerá el cuadro de
diálogo Alto de fila.
71
4. Escribir la medida adecuada, en el cuadro Alto de fila, del cuadro de diálogo del
mismo nombre.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
La altura de las filas se ajusta automáticamente al tamaño de la letra utilizada.
Cambiar la altura con el ratón
1. Situar el puntero del ratón en el límite inferior de la etiqueta de la fila.
2. Hacer clic cuando éste tome el aspecto de una doble flecha y arrastrarlo hasta
obtener la altura deseada.
Ocultar una fila o una columna
1. Hacer clic en la etiqueta de la fila o columna que se desea ocultar.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Fila o Columna y Ocultar.
Mostrar una fila o columna
1. Hacer clic y arrastrar el ratón sobre las etiquetas de las filas o columnas entre las
que se encuentra la oculta.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Fila o Columna y Mostrar.
3.2. Operaciones con rangos
Utilizando el ratón
1. Un rango es un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Se identifica por
las celdas que ocupan las esquinas superior izquierda e inferior derecha de dicho
rectángulo. Ejemplos de rangos podrían ser: A1:A12 D9:F16 F4:14.
2. Situar el puntero del ratón en un extremo del rango a seleccionar.
3. Hacer clic y sin soltar arrastrarlo hasta el extremo opuesto.
Para seleccionar rangos no contiguos. al mismo tiempo, se debe seleccionar el
primero, pulsar <Control> y, sin soltar, seleccionar el segundo.
Utilizando el teclado
1. Activar la celda situada en uno de los extremos del rango que se desea
seleccionar.
2. Pulsar <Mayus> y, sin soltar, desplazar el puntero con las teclas de movimiento,
hasta situarlo en el extremo opuesto.
72
Copiar un rango de celdas
1. Seleccionar el rango que se desea copiar.
2. Abrir el menú Edición.
3. Seleccionar la opción Copiar.
Ha ce r clic sobre los botones y de la barra de herramientas es equivalente a
seleccionar las opciones Copiar y Pegar del menú Edición, respectivamente.
4. Activar la celda a partir de la cual se desea copiar el contenido de las celdas que
forman parte del rango.
5. Abrir el menú Edición.
6. Seleccionar la opción Pegar.
Mover un rango de celdas
1. Seleccionar el rango que se desea mover.
2. Abrir el menú Edición.
3. Seleccionar la opción Cortar.
Hacer clic sobre los botones ~ y ~ de la barra de herramientas es equivalente a
seleccionar las opciones Cortar y Pegar del menú Edición. respectivamente.
4. Activar la celda a partir de la cual se desea situar el contenido de las celdas que
forman parte del rango.
5. Abrir el menú Edición.
6. Seleccionar la opción Pegar.
Borrar un rango
1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar.
2. Abrir el menú Edición.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Borrar y Contenido.
Si se desea borrar el contenido de una celda incluido su formato, es posible hacerlo
seleccionando Borrar y Todo, sucesivamente, del menú Edición. Si se desea borrar
únicamente el formato de la celda y no su contenido es posible hacerlo seleccionando Borrar y Formato, sucesivamente, del menú Edición.
Copiar fórmulas
1. Cuando se copia una fórmula que ha sido introducida en una celda, Excel no la
copia exactamente, sino que copia la posición relativa que ocupan las celdas que
forman parte de ella, con respecto a la celda que las contiene.
2. Introducir la fórmula en una celda.
73
Es posible realizar esta operación desde el menú contextual que aparece al pulsar el
botón derecho del ratón, sobre la celda que contiene la fórmula.
3. Abrir el menú Edición.
4. Seleccionar la opción Copiar.
5. Seleccionar el rango formado por las celdas en las que se desea copiar la
fórmula.
6. Abrir el menú Edición.
7. Seleccionar la opción Pegar.
1. Cuando una o varias de las celdas que entran a formar parte de una fórmula no
se desea que varíen cuando ésta se copie, es necesario utilizar referencias
absolutas.
2. Escribir la fórmula, teniendo en cuenta que para que las referencias a una celda
sean absolutas, ésta se debe escribir del siguiente modo $fila$columna.
3. Abrir el menú Edición.
4. Seleccionar la opción Copiar.
5. Seleccionar el rango donde se desea copiar la fórmula.
6. Abrir el menú Edición.
7. Seleccionar la opción Pegar.
3.3. Mejorar el aspecto de las hojas
Asignar un formato numérico
1. Para que los datos numéricos se muestren en pantalla de la mejor forma posible,
es conveniente seleccionar el tipo de formato numérico adecuado.
2. Seleccionar el rango al que se desea aplicar el nuevo formato.
3. Abrir el menú Formato.
4. Seleccionar la opción celdas.
5. Activar la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas, si ésta no
estuviera activa.
6. Seleccionar la categoría Número.
7. Activar la casilla de verificación Usar separador de miles (.).
8. Seleccionar el número de posiciones decimales, utilizando los botones de
incremento.
9. Elegir el tipo de formato con el que se mostrarán los números negativos.
10. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Asignar formato de moneda
1.
2.
3.
4.
Seguir los pasos 2 a 5cómo en el caso anterior.
Seleccionar la categoría moneda.
Activar la casilla de verificación Usar Pts.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Asignar formato de porcentaje
74
1. Seguir los mismos pasos 2 a 5 anteriores.
2. Seleccionar la categoría Porcentaje.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Asignar formato de texto
1. Cuando se asigna a una celda formato de texto, su contenido será tratado como
tal aunque sea de tipo numérico.
2. Seleccionar el rango al que se desea aplicar el formato texto.
3. Abrir el menú Formato.
4. Activar la ficha Número.
5. Seleccionar la categoría Texto.
6. hacer clic sobre el botón Aceptar.
Alinear a la derecha
1. Dependiendo del tipo de formato numérico asignado a la celda, los caracteres se
alinearán a la derecha o a la izquierda, pero es posible modificar esta situación.
2. Seleccionar el rango cuya posición, en sus respectivas celdas, se desea
modificar.
3. Abrir el menú Formato.
4. Seleccionar la opción Celdas.
5. Activar la ficha Alineación, haciendo clic sobre su solapa.
6. Seleccionar el botón de opción Derecha, en el cuadro Horizontal.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Centrar en la celda
1. Seleccionar el rango cuya posición, en sus respectivas celdas, se desea
modificar.
2. Abrir el menú Formato .
3. Seleccionar la opción Celdas.
4. Activar la ficha Alineación, haciendo clic sobre su solapa.
5. Seleccionar el botón de opción Central, en el cuadro Horizontal.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Centrar un título en un rango
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar el rango donde se desea centrar el título.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar el botón de opción Celdas.
Activar la ficha Alineación.
Seleccionar el botón de opción Centrar dentro de la selección, de cuadro
Horizontal.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Cambiar el tipo de letra
1. Seleccionar el rango de celdas que se desea modificar.
75
2.
3.
4.
5.
6.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Celdas.
Activar la ficha Fuentes, haciendo clic sobre su solapa.
Elegir la fuente que se desea aplicar, del cuadro Fuentes.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Modificar el tamaño
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar los datos cuyo tamaño se desea modificar.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Celdas.
Activar la ficha Fuentes.
Seleccionar el tamaño de la letra del cuadro Tamaño.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Resaltar un rango
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar los datos que se desean resaltar.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Celdas.
Activar la ficha Fuentes.
Seleccionar cursiva, negrita, o ambas del cuadro Estilo de Fuente.
Hacer clic en el botón Aceptar.
Subrayar un rango
1. Excel proporciona cuatro tipos diferentes de subrayado: Normal, Doble, Simple
informes, Doble informes.
2. Seleccionar los datos que se desean subrayar.
3. Abrir el menú Formato.
4. Seleccionar la opción Celdas.
5. Seleccionar el tipo de subrayado de la lista desplegable Subrayado.
Enmarcar un rango
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Seleccionar el rango de celdas que se desea enmarcar.
Abrir el menú Formato.
Seleccionar la opción Celdas.
Activar la ficha bordes.
Seleccionar el tipo de borde del cuadro Borde.
Seleccionar el estilo del cuadro del mismo nombre.
Seleccionar el color de la lista desplegable Color.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Pulse <Ctrl-Mayús> para eliminar un borde.
3.4. Imprimir los datos de un libro
76
Presentación preliminar
1. Para visualizar los datos de una hoja tal y como se imprimirán, antes de enviarlo
a la impresora, es necesario abrir la ventana Presentación preliminar.
2. Abrir el menú Archivo.
3. Seleccionar la opción Presentación preliminar.
Imprimir la hoja de cálculo
1.
2.
3.
4.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Imprimir.
Seleccionar la impresora que se utilizará, en la lista desplegable Nombre.
Seleccionar el botón de opción Todas, si se desea toda la hoja, o el botón
Páginas, si únicamente se desea imprimir algunas páginas de la hoja.
5. Seleccionar el número de copias, utilizando los botones de incremento del cuadro
Número de copias.
6. Aceptar clic sobre el botón Aceptar.
Imprimir un rango de celdas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar el rango que se desea imprimir.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Imprimir.
Seleccionar la impresora que se utilizará, en la lista desplegable Nombre.
Seleccionar el botón de opción Selección del cuadro Imprimir.
Aceptar clic sobre el botón Aceptar.
El área de impresión
1. La ventaja de establecer el área de impresión frente a la operación consistente
en imprimir un rango es que el área se queda definida para el resto de las
impresiones que se realice, mientras que el rango ha de ser seleccionado cada
vez.
2. Seleccionar el rango que constituirá el área de impresión.
3. Abrir el menú Archivo.
4. Seleccionar, sucesivamente las opciones Área de impresión y Establecer área de
impresión.
Cambiar los márgenes
1.
2.
3.
4.
Abrir menú Archivo.
Seleccionar la opción Preparar página.
Activar la ficha Márgenes haciendo clic sobre su solapa.
Utilizando los botones de incremento seleccionar los márgenes superior, inferior,
derecho e izquierdo.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
77
Etiquetas de filas y columnas
1.
2.
3.
4.
5.
Abrir el menú Archivo.
Seleccionar la opción Preparar página.
Activar la ficha Hoja, haciendo clic sobre su solapa.
Activar la casilla de verificación Encabezados de filas y columnas.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
3.5. Creación de gráficos
Elementos de un gráfico
1. Excel dispone de distintos tipos de gráficos, uno de los cuales será el más
apropiado para los datos a representar. Todos ellos suelen incorporar elementos
comunes con un nombre característico: Título, Serie de datos, Rótulos de datos,
Leyendas, Título del eje Y, Rótulos del eje Y, Rótulos del eje X, Título del eje X.
Selección de los datos
1.
2.
3.
4.
Seleccionar los datos de la hoja que se desean representar.
Abrir el menú Insertar.
Seleccionar la opción Gráfico.
Seleccionar la opción En esta hoja para crear lo que se denomina un gráfico
incrustado (o Como hoja nueva para crearlo en una hoja nueva de nombre
Gráfico1).
5. Hacer clic en la hoja de cálculo, y sin soltar, arrastrarlo hasta el extremo opuesto
del rectángulo en el que se desea visualizarlo.
6. Hacer clic sobre el botón Siguiente si se está de acuerdo con el rango de datos
mostrado en la ventana.
Tipo y formato del gráfico
7. Hacer clic sobre el tipo deseado.
8. Hacer clic sobre el botón Siguiente.
9. En la ventana de Selección de formato hacer clic sobre el formato deseado.
10. Después hacer clic sobre el botón Siguiente.
11. Escribir el título del gráfico, el título del eje X y el título del eje Y.
12. Hacer clic sobre el botón Terminar.
13. Hacer clic sobre el cualquier punto exterior al gráfico para eliminar la selección
del mismo.
Imprimir un gráfico
1. Activar un gráfico.
2. Abrir el menú Archivo.
78
3. Seleccionar la opción Imprimir.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
3. 6. Funciones
Suma
1. Cuando se requiere realizar cálculos sencillos Excel proporciona una herramienta
que simplifica el proceso.
2. Hacer clic, con el botón derecho, del ratón en la parte inferior central de la barra
de estado.
3. Seleccionar, del menú contextual que aparece, la opción Suma.
4. Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos cuya suma se desea
conocer. El resultado se mostrará en la barra de estado.
Media
1. Si se desea conocer la media aritmética de ciertos valores, es suficiente con
seleccionar la opción correspondiente del menú contextual Autocálculo.
2. Hacer clic, con el botón derecho, del ratón en la parte central inferior de la
pantalla.
3. Seleccionar, del menú contextual que aparece, la opción Promedio.
4. Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos cuyo promedio se desea
conocer.
Sintaxis de las funciones
1. Una función es una fórmula incorporada en el programa cuyo fin es hacer más
cómodo el cálculo de ciertos valores que se usan frecuentemente.
2. Cada función se compone de un nombre y uno o varios argumentos, cuya sintaxis
debe seguir algunas normas:
• Toda fórmula y por tanto toda función debe ir precedida por el carácter =.
• Los argumentos pueden ser números, referencias relativas y absolutas a
celdas e incluso otra función.
• Los distintos argumentos deben ir separados por el carácter ;.
Las funciones de Excel vienen agrupadas en las siguientes categorías: financieras,
estadísticas, texto, fecha y hora, búsqueda, lógicas, matemáticas, base de datos,
información.
1. Para facilitar el uso de las funciones, Excel proporciona un asistente que permite
insertar funciones automáticamente.
2. Activar la celda en la que se desea insertar la función.
3. Abrir el menú Insertar.
4. Seleccionar la opción Función.
5. Seleccionar la categoría a la que pertenece la función que se desea utilizar.
6. Seleccionar la función del cuadro Nombre de la función.
7. Hacer clic sobre el botón Siguiente.
79
8. Escribir los argumentos necesario en cada caso.
9. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
3.7. Bases de datos: Listas
Crear un lista
1. Una lista debe almacenarse en un rango de celdas contiguas en la hoja.
2. Introducir los nombres de las columnas (campos) en una fila determinada.
3. Introducir en cada fila posterior a la de los nombres de campo, los datos
correspondientes (registros).
Visualizar los registros
1. Una ficha de datos es un cuadro de diálogo mediante el que se puede editar,
modificar y añadir registros.
2. Hacer clic sobre alguna celda de la lista.
3. Abrir el menú Datos.
4. Seleccionar la opción Ficha.
5. Hacer clic sobre los botones Buscar siguiente o buscar anterior, o arrastrar la
barra de desplazamiento vertical hasta visualizar el registro deseado.
6. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Añadir registros
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Hacer clic sobre alguna celda de la lista.
Abrir el menú Datos.
Seleccionar la opción Ficha.
Hacer clic sobre el botón Nuevo.
Escribir los datos del nuevo registro.
Hacer clic sobre el botón Cerrar. El registro se añadirá al final de la lista.
Ordenar registros
1.
2.
3.
4.
5.
Hacer clic sobre alguna celda de la lista.
Abrir el menú Datos.
Seleccionar la opción Ordenar.
Seleccionar el campo por el que se desea ordenar en el recuadro Primer criterio.
Seleccionar otros campos que actúen en el caso de que los contenidos del primer
criterio coincidieran.
6. Elegir el sentido de la ordenación.
7. Comprobar que está activo el botón Existe fila de títulos.
8. Hacer clic sobre el botón Aceptar. El registro se añadirá al final de la lista.
Buscar registros
80
1. Cuando el número de registros de la lista es muy grande, es conveniente realizar
la búsqueda de uno de ellos (o varios), automáticamente.
2. Hacer clic sobre alguna celda de la lista.
3. Abrir el menú Datos.
4. Seleccionar la opción Ficha.
5. Hacer clic sobre el botón Criterios.
6. Escribir el criterio de búsqueda en el campo adecuado.
7. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente o Buscar anterior hasta encontrar el
deseado.
8. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Eliminar registros
1. El mantenimiento de la lista requiere que, en ocasiones, haya que eliminar de ella
los registros que no interesen.
2. Hacer clic sobre alguna celda de la lista.
3. Abrir el menú Datos.
4. Seleccionar la opción Ficha.
5. Buscar el registro a borrar.
6. Hacer clic sobre el botón Eliminar.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
8. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Filtrar automáticamente
1. Cuando sólo se desea trabajar con un cierto número de registros, se puede crear
un filtro para seleccionarlos.
2. Hacer clic sobre alguna celda de la lista.
3. Abrir el menú Datos.
4. Seleccionar sucesivamente las opciones Filtros y Filtro automático. Aparecerán
símbolos de flecha en los campos de la lista.
5. Hacer clic sobre la flecha del campo que se desea que actúe en el filtro
(Servicio).
6. Hacer clic sobre la opción que corresponda de la lista desplegable.
Eliminar Filtro
1. Cuando se crea un filtro automático se ocultan los registros no seleccionados por
él, pero es posible visualizarlos de nuevo.
2. Abrir el menú Datos.
3. Seleccionar sucesivamente las opciones Filtros y Mostrar todo.
3.8 Gestión de hojas
Hojas de un libro
81
El libro de Excel consta de varias hojas que se almacenan en el mismo fichero.
Cada libro contiene 16 hojas por defecto.
Para seleccionar una hoja se hace clic sobre la etiqueta situada en la parte inferior
de la ventana.
Mover hojas a otro libro
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccionar la hoja que se desea mover.
Abrir el menú Edición.
Seleccionar la opción Mover o Copiar hoja.
Seleccionar el libro en el que se situará la hoja, en el cuadro Al libro.
Seleccionar la hoja delante de la cual se desea situar la seleccionada.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Insertar hojas en un libro
1.
2.
3.
4.
Activar la hoja delante de la cual se desea insertar otra.
Abrir el menú Insertar.
Seleccionar la opción Hoja de cálculo.
Aparecerá la hoja que ha insertado delante de la hoja activa.
Eliminar una hoja de un libro
1.
2.
3.
4.
Activar la que se desea eliminar.
Abrir el menú Edición.
Seleccionar la opción Eliminar hoja de cálculo.
Hacer clic sobre el botón Aceptar, del cuadro de advertencia que presenta el
programa.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar, para confirmar la eliminación de la hoja
seleccionada.
82
4. INTEGRACIÓN DE DATOS
Para crear cartas modelo, sobres o etiquetas postales, debe combinarse un
documento principal con una fuente u origen de datos. La fuente contiene la
información que varía en cada versión de un documento combinado como los
nombres y direcciones de los destinatarios de una carta modelo.
Crear una carta modelo
Cuando cree una carta modelo, el documento principal contendrá el texto, la
puntuación, los espacios, los gráficos y otra información que desee conservar en
cada carta modelo. Después insertará en el documento principal las instrucciones
especiales, denominadas campos de combinación que indicarán a Word en dónde
debe imprimir la información variable de la fuente u origen de datos. Cuando
combine el documento principal con la fuente de datos Word reemplazará los
campos de combinación con la información apropiada de la fuente de datos.
1. Para utilizar un carta existente como una carta modelo, abra la carta. Para crear
una nueva carta, haga clic en Nuevo del menú Archivo y, a continuación,
seleccione una plantilla para carta.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
3. Haga clic en "Crear", en "Cartas modelo" y, a continuación, en "Ventana activa".
El documento activo se convierte en el documento principal de combinar
correspondencia.
83
4. Haga clic en "Obtener datos". Para crear una nueva lista de nombres y
direcciones en Word, haga clic en "Crear fuente de datos" y, a continuación, defina
los registros de datos.
Para utilizar una lista de nombres y direcciones que tenga en un documento de
Word o en una hoja de cálculo, base de datos u otro tipo de lista, haga clic en "Abrir
fuente de datos".
Para utilizar direcciones de un libro electrónico de direcciones, haga clic en "Usar
libreta de direcciones".
5. Después de designar la fuente u origen de datos y de que Word muestre un
mensaje, haga clic en "Modificar documento principal".
6. En el documento principal, escriba el texto que desee que aparezca en todas las
cartas.
7. Haga clic donde desee insertar un nombre, dirección u otra información que
cambie en cada carta. En la barra de herramientas Combinar correspondencia,
haga clic en "Insertar campo de combinación" y, a continuación, haga clic en el
nombre del campo que corresponda con la información. Escriba los signos de
puntuación y los espacios entre los campos de combinación, fuera de los
caracteres de campo de combinación (« »). Para dar formato a la información de
combinación, por ejemplo, para que todos los nombres se muestren en negrita,
haga clic en el campo de combinación y, a continuación, aplique los formatos que
desee.
84
8. Después de completar el documento principal y de insertar todos los campos de
combinación, haga clic en de la barra de herramientas Combinar
correspondencia.
9. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en "Combinar".
10. En el cuadro "Combinar en", haga clic en "Impresora". Para enviar la carta
modelo sólo a direcciones seleccionadas, haga clic en "Consulta" y, a
continuación, especifique los criterios para seleccionar los registros de datos.
11. Haga clic en "Combinar". Sugerencia Puede ver las cartas modelo resultantes
antes de imprimirlas.
Imprimir sobres combinando una lista de direcciones
1. Haga clic en para iniciar un nuevo documento.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
3. Haga clic en "Crear", en "Sobres" y, a continuación, en "Ventana activa".
El documento activo se convierte en el documento principal de combinar
correspondencia.
4. Haga clic en "Obtener datos".
Para crear una nueva lista de nombres y direcciones en Word, haga clic en "Crear
fuente de datos" y, a continuación, defina los registros de datos.
Para utilizar una lista de nombres y direcciones que tenga en un documento de
Word o en una hoja de cálculo, base de datos u otro tipo de lista, haga clic en "Abrir
fuente de datos".
Para utilizar direcciones de un libro electrónico de direcciones, haga clic en "Usar
libreta de direcciones".
5. Después de designar la fuente u origen de datos y de que Word muestre un
mensaje, haga clic en "Definir documento principal".
6. En la ficha Opciones para sobres, seleccione el tamaño de sobre que desee y
ajuste el formato y la posición de la dirección en el sobre.
En la ficha Opciones de impresión, asegúrese de que las opciones de alimentación
de sobres son las correctas para la impresora que vaya a utilizar y, a continuación,
haga clic en "Aceptar".
7. En el cuadro de diálogo Dirección, inserte los campos de combinación para la
información de direcciones.
8. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en "Preparar", a
continuación de "Crear", y en el documento principal del sobre. Compruebe el
remite o bórrelo si los sobres ya lo tienen impreso. Para volver a mostrar el
cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en de la barra de
herramientas Combinar correspondencia.
9. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en "Combinar".
10. En el cuadro "Combinar en", haga clic en "Impresora".
85
Para imprimir sobres sólo para direcciones seleccionadas, haga clic en "Consulta" y,
a continuación, especifique los criterios para seleccionar los registros de datos.
11. Haga clic en "Combinar".
Imprimir etiquetas postales combinando una lista de direcciones
1. Haga clic en para iniciar un documento nuevo.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
3. Haga clic en "Crear", en "Etiquetas postales" y, a continuación, en "Ventana
activa".
El documento activo se convierte en el documento principal de combinar
correspondencia.
4. Haga clic en "Obtener datos".
Para crear una nueva lista de nombres y direcciones en Word, haga clic en "Crear
fuente de datos" y, a continuación, defina los registros de datos.
Para utilizar una lista de nombres y direcciones que tenga en un documento de
Word o en una hoja de cálculo, base de datos u otro tipo de lista, haga clic en "Abrir
fuente de datos".
Para utilizar direcciones de una libreta electrónica de direcciones, haga clic en
"Usar libreta de direcciones".
5. Después de designar la fuente u origen de datos y de que Word muestre un
mensaje, haga clic en "Definir documento principal".
6. En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, seleccione el tipo de impresora y
el tipo de etiquetas que desee utilizar.
Si el tipo de etiqueta que desea no aparece en la lista, puede especificar un tamaño
de etiqueta personalizado.
7. En el cuadro de diálogo Crear etiquetas, inserte los campos de combinación para
la información de direcciones.
8. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en "Combinar".
9. En el cuadro "Combinar en", haga clic en "Impresora".
Para imprimir etiquetas sólo para direcciones seleccionadas, haga clic en "Consulta"
y, a continuación, especifique los criterios para seleccionar los registros de datos.
10. Haga clic en "Combinar".
86
87