1. No category

PROCESO DE GRADOS
FECHA: 26 OCTUBRE DE 2015
VERSIÓN: 3
MACROPROCESO DE APOYO: REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
PÁGINAS: 1 DE 7
CÓDIGO: FUSM-SGPG - 01
PROCESO: GRADOS
OBJETIVO: Definir y estandarizar las actividades y procedimientos para los actores que intervienen en el proceso de grados, con el fin de dar cumplimiento al
Acuerdo 22 REGLAMENTO DE GRADOS del 17 de Octubre de 2015.
ALCANCE: Este proceso va dirigido a todos los actores que intervienen en las actividades académicas, administrativas y financieras que permiten
culminar el ciclo educativo de los estudiantes para la obtención del título profesional.
SIGLAS: CAT – Centro de Atención Tutorial, HVA – Hoja de Vida Académica, SWA – Software Académico, SGPG –Secretaria General Proceso Grados,
FT - Formato
NORMATIVIDAD:, Resolución 12387 del 18 de Agosto de 1.981, Ley 30 de 1992, Acuerdo 014 de 2008, Ley 1740 del 23 de diciembre de 2014, Acuerdo
18 del 13 de Agosto de 2015
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
Generar reporte del SWA de los estudiantes
matriculados en 9º semestre
1
Identificar la población
estudiantil próxima a
graduarse.
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
Revisar las HVA de los estudiantes de 9 semestre
presencial o 10 semestre Distancia, verificando el
cumplimiento de todos los requisitos exigidos
Decano
Archivo Formato
SGPG-2
Diligenciar (no remitir) listado de posibles graduandos
(Formato SGPG-2) Verificar escritura de nombres y
apellidos contra cédula de ciudadanía.
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
Secretaría Académica
Nacional CAT
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM
Proceso de Grados / Procedimientos
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
Requerir la Información y
Documentación a
Estudiantes.
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
3
Revisar la Hoja de Vida
Académica –HVA- con el
estudiante.
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
Tramitar paz y salvo de
cartera y contabilidad
4
5
Solicitar expedición
recibos derechos de
grado
Tramitar paz y salvo
Bienestar universitario y
Biblioteca.
Secretario
Académico de la
Facultad y/o CAT
Área Financiera
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
Soporte envío
Realizar, una vez revisada y validada la información
correo electrónico Decano
de la HVA, los requerimientos de información y
archivar en la HVA
documentación por correo electrónico al estudiante
del estudiante.
Citar por correo electrónico, en el último semestre,
al estudiante, después del segundo parcial o segundo
ciclo académico del semestre y revisar de manera
integral la documentación de los aspectos
académicos, personales y financieros
Lista de chequeo.
Decano
Formato SGPG-3
Firmar la lista de chequeo (Formato SGPG-3) el
Secretario Académico y el estudiante
Actualizar Listado de los estudiantes a graduar
(Formato SGPG-2)
Remitir por correo electrónico Listado de los
estudiantes a graduar (Formato SGPG-2) al área
financiera ([email protected]) para
verificación y firma de paz y salvo (Formato SGPG-4)
.
y solicitar expedición de recibos de derechos de grado.
Soporte envío
correo electrónico
Formato SGPG-2
El
área
financiera
debe
remitir
a
Formato SGPG-4
[email protected] el informe de
cartera y contabilidad de paz y salvos.
Los recibos deben expedirse máximo en cuatro (4)
días hábiles y tendrán una duración mínima de periodo
de pago de cinco (5) días hábiles.
Remitir listado (Formato SGPG-2) por correo
electrónico a las áreas de Bienestar Universitario y
Biblioteca de cada sede o CAT para verificación de
paz y salvo.
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
Dirección Administrativa y
Financiera
Auditoría General.
Archivo magnético
Decanos
Formato SGPG-2
con paz y salvo de
Auditoría General.
Bienestar y
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM
Proceso de Grados / Procedimientos
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
Bienestar
Universitario
6
Remitir información al
estudiante para pago de
derechos de grado
Biblioteca
Bienestar Universitario y Biblioteca de cada sedes o
CAT remiten informe de verificación Paz y Salvo
Biblioteca
(deben
imprimir,
firmar
y
escanear)
[email protected] con copia a
Secretarias Académicas por programa. El informe
original debe quedar en la sede o CAT.
Secretario
Informar por correo electrónico a los estudiantes
Académico de la para grado, la fecha límite de pago de los derechos de
Soporte envío
Facultad y/o CAT grado
correo electrónico
Estudiante
7
Remitir el listado de los
estudiantes para grados a
la Auditoría de Grados
con las HVA anexas
Secretario
Académico de la
Facultad
Secretario
Académico
Nacional FUAD.
Entregar el recibo pago en la facultad o CAT.
Remitir el Listado de posibles graduandos (Formato
SGPG-2) con base en la información de los pasos
anteriores
Enviar
por
correo
electrónico
[email protected]
[email protected],
según
calendario para grados establecido.
a
y
el
Foliar las HVA de los estudiantes para grado
Recibo cancelado
Soporte envío
correo electrónico
Oficio remisorio
8
Asignar un Auditor
Auditoría General
Secretaria General
Anexos HVA
Archivo Formato
SGPG-2.
Elaborar oficio remisorio de las HVA.
Asignar un auditor para comunicación con Secretario
Académico de la Facultad o CAT
Auditoría de
Grados
Auditoría General
Secretaría General
Secretario
Académico
Soporte envío
Informar vía correo electrónico a la Facultad o CAT
Nacional FUAD
correo electrónico
con copia al Secretario Académico Nacional de CAT:
 Auditor asignado
Secretario Académico de
la Facultad y/o CAT
 Resultado de la verificación del
número de HVA radicadas frente al
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM
Proceso de Grados / Procedimientos
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
archivo formato SGPG-2.
 Puesto de entrada (primeras en
llegar primeras en salir)
Verificar en las HVA cumplimiento de los requisitos
académicos, administrativos y financieros para grado.
Auditar las HVA
9
10
11
12
Remitir Informe de
Auditoría de Grados
Revisar Informe de
Auditoría de Grados y
corregir hallazgos (si
aplica)
Revisar Informe de
hallazgos corregidos
Remitir Informe Final de
Auditoría de Grados y
devolución de HVA a las
respectivas sedes
Auditor Asignado
Informe de
Auditoría de
Secretaria General
Grados (Formato
Elaborar, en un máximo de veinticinco (25) días
SGPG-5) remitido Secretario Académico de
hábiles el Informe de Auditoría de Grados y remitirlo
vía correo
la Facultad y/o CAT
vía correo electrónico a Secretaria Académica de
electrónico
Facultad o CAT
Revisar y corregir hallazgos del Informe de Auditoría
de Grados en el Formato SGPG-5
Auditoría de Grados
Secretario
Remitir
vía
correo
electrónico
a
Académico de la
[email protected] el Informe de
Facultad y/o CAT
hallazgos corregidos Formato SGPG-5, dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del
informe.
Auditor Asignado
Revisar informe de hallazgos corregidos remitido por
Secretaria Académica de la Facultad o CAT
Elaborar Informe Final
Auditor Asignado
Archivo Formato
SGPG-5.
Decano
Secretario Académico
Nacional FUAD
Archivo Formato Decano
SGPG-5 informe
Final Auditoría de Secretaria General
Grados.
Enviar vía correo electrónico a la Secretaria
Archivo Formato
Académica de la Facultad o CAT y a
SGPG-5 informe
[email protected] el informe final
Final Auditoría de
de los Aprobados y NO Aprobados para grado
Grados vía correo
(Formato SGPG-5).
electrónico.
Las HVA NO aprobadas por la Auditoría deberán ser
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
Secretaria General
Decano
Secretario Académico
Nacional FUAD
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM
Proceso de Grados / Procedimientos
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
incluidas en la siguiente programación de grados, no
son devueltas.
PUNTOS DE CONTROL
Secretario Académico de
la Facultad y/o CAT
Elaborar y remitir oficio devolviendo las HVA
aprobadas a la Facultad o CAT.
13
Elaborar Listado Oficial de
Graduandos
Decano/
Coordinador
Regional CAT
Secretario
Académico de la
Facultad y/o CAT
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
14
Programar fecha y Lugar
de Grado
Bienestar
Universitario
Coordinador
Compras y
Mantenimiento
15
16
Asignar número
consecutivo de acta de
grado.
Asignar número
consecutivo de registro
por estudiante.
Elaborar el Listado oficial de graduandos (Formato
SGPG-06) de acuerdo al informe final expedido por
Auditoría de Grados.
Relacionar en el Listado Oficial (Formato SGPG-06) Listado Oficial de
las distinciones de acuerdo con el reglamento de
Graduandos
Secretaría General
grados, grados póstumos o grados por ventanilla
escaneado
cuando aplique.
(Formato SGPG-6)
Remitir
vía
correo
electrónico
a
[email protected] el Listado Oficial
firmado y escaneado.
Proceder a fijar fecha de grado en el marco del
calendario de grados una vez conocido el Listado
Oficial de graduandos
Soporte envío
Decano
correo electrónico
Coordinar las actividades de ceremonias con bienestar
Director Administrativo y
y solicitar recursos para grados al área de Compras
Cotizaciones
Financiero
(salón, toga y birrete, invitaciones y músicos, flores)
([email protected])
Profesional
Asignar el número de acta de grado diligenciando en
Secretaría General los Formatos SGRC-2 y SGPG-2
Profesional
Asignar el número de registro asignado a cada
Secretaría General estudiante en el Formato SGPG-2.
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
Archivos Formato Secretaria General
SGRC-2 y SGPG-2
Archivo Formato
SGPG-2
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
Secretaria General
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM
Proceso de Grados / Procedimientos
No.
ACTIVIDAD
17
Asignación del número
consecutivo de diploma
por estudiante.
18
Elaborar Acta y asignar
folio.
19
Elaborar los Diplomas y
Actas de Grado
RESPONSABLE
Profesional
Diligenciar en el Formato SGPG-2, el número de
Secretaría General diploma asignado a cada estudiante.
PUNTOS DE CONTROL
Secretaria General
Archivo Formato
SGPG-2
Elaborar los diplomas en caligrafía
Elaborar las distinciones o menciones académicas y
culturales de acuerdo a la información del Listado
Oficial de Graduandos Estas menciones deben ser
firmadas únicamente por el Decano y el Secretario
Académico de la Facultad o CAT.
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
Secretaria General
Secretario Académico de
la Facultad o CAT
Secretaría General
Diplomas
Generar las Actas de grado
Bienestar
Universitario
20
REGISTROS
Archivo Formato
Asistente de
Elaborar el acta en el Libro de Actas y Registro, y
SGPG-2 y Libro de
Secretaría General asignar folio, diligenciando en el Formato SGPG-2
Actas y Registro.
Validar la información remitida por la Secretaria
Académica (actividad No. 13) contra el Informe Final
Comunicado para
de Auditoría de Grados
Profesional de
elaboración de
Secretaría General
Diplomas.
Remitir a Caligrafía, vía correo electrónico y oficio,
el listado de graduandos Formato SGPG-2 incluyendo
registro, libro, folio, número de diploma, y fecha de
Acta de Grado
grado.
Caligrafía
Organizar ceremonia de
grados
PROCEDIMIENTO
Organizar la logística de la ceremonia de graduación,
de acuerdo con el calendario y el protocolo establecido
Una vez aprobada fecha, hora y lugar, informar con
mínimo dos (2) semanas de anticipación a Secretaría
General los datos correspondientes a la ceremonia de
graduación.
Archivo Formato
SGPG-6 vía
correo
electrónico
Decano
Distinciones
elaboradas
Secretario Académico
Nacional
Secretaría General
Programación
Programar agenda de viaje del Plénum o el equipo
Secretaria General
asistencia a grados
directivo a los grados.
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM
Proceso de Grados / Procedimientos
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Radicar solicitud de grado por ventanilla explicando
motivos, ante Secretaria Académica de la Facultad o
CAT
Estudiante
21
Graduar por ventanilla
Secretario
Académico de la
Facultad o CAT
Asistente de
Secretaria General
22
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
Solicitud escrita
Remitir documentos con concepto a Secretaria
Programación de
General
Secretario Académico de
fecha envío correo
la Facultad y/o CAT
al estudiante
Programar fecha de grado por ventanilla
Entregar los diplomas y Actas de las solicitudes de
grado por ventanilla según programación.
Remitir los listados de graduados a los consejos
profesionalesi, en el término de 10 días hábiles
Remitir los listados de
posteriores a la fecha de graduación, según lo
graduados a los Consejos
Profesional de
establece la normatividad y con los formatos
profesionales para
Secretaría General establecidos para tal fin por dichas instituciones.
expedición de Tarjeta
Profesional.
Comunicar a las Secretarias Académicas de Facultad
y/o CAT
Diploma y Acta
entregados
Oficio remitido a
Consejos
Profesionales con
listados de
información de Secretario Académico de
graduados.
la Facultad y/o CAT
Envío vía correo
electrónico
constancia de
radicados.
Secretaría General
i
Registro Nacional de Abogados, Consejo de Profesional en Administración de Empresas, Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, Junta Central de Contadores, Colegio
Colombiano de Psicólogos, Colegio Médico Colombiano, Consejo Técnico Profesional Nacional de Optometría.
ELABORO: GRUPO AUDITORIA GENERAL –SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: JHON DIAZ, PATRICIA SANCHEZ, SANDRA ORTEGA, ALBERTO CASTAÑEDA,
CAROLINA CORREA Y ANGIE LESMES
CARGO: AUDITORES, PROFESIONAL Y ASISTENTE DE SECRETARIA GENERAL
REVISO: SECRETARIA GENERAL
NOMBRE: LUCIA BOHORQUEZ AVENDAÑO
CARGO: SECRETARIA GENERAL
APROBO: COMITÉ RECTORIA
FECHA:
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Fundación Universitaria San Martin - FUSM