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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO
FORMATO LIQUIDACION
IMPORTACION
Código: I-IMP-01
Versión 2
14 Agosto 2015
Elaboró:
JENNY PAOLA JIPIZ DAZA
Jefe de Importaciones.
Revisó:
EDNA RUTH MUÑOZ SANCHEZ
Director de Gestión de Calidad
Aprobó:
OSWALDO RUEDA ROBLES
Gerente General
Bogotá, D.C., 28 de Agosto de 2014
INSTRUCTIVO
FORMATO LIQUIDACION IMPORTACION
Código: I-IMP-01
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OBJETIVO:
Establecer parámetros para determinar el costo de las mercancías vs valor de
los gastos, con el fin de garantizar los gastos de cada una de las
Importaciones.
ALCANCE
Los pasos expresados en este Instructivo inician con el recibido vía físico o
digital de los documentos para cada operación de importación, y terminan con
el archivo de la documentación en legajador A-Z.
1. DEFINICIONES
CIF (Cost, Insurance & Freight - Costo, Seguro y Flete):
Abreviatura que va seguida del nombre del puerto de destino, que quiere decir
que el precio incluye la mercadería puesta en puerto de destino con flete
pagado y seguro cubierto.
FCA: (Free carrier - Franco Transportista - libre transportista) Abreviatura que
quiere decir que la factura incluye el valor del flete de la carga de la Bodega
del proveedor hasta el puerto o punto que indique el comprador en el exterior.
FOB: (Free on Board - Libre a bordo) Abreviatura que va seguida del puerto
de embarque. Significa que el valor de la mercancía es puesta a bordo del
barco con todos los gastos, derechos y riesgos a cargo del vendedor.
EXW: (Ex Works – En fabrica) Abreviatura que va seguida del lugar de origen
de entrega de la mercancía, significa que el valor de la mercancía es puesta
en la fábrica del proveedor, todos los riesgos van a cargo del comprador.
INVOICE: Factura
PACKING LIST: Lista de Empaque
SWIFT: Soporte de pago a un proveedor en el exterior, donde aparecen los
datos de quien hace el pago, y de a quien se le hace el pago. Es un
equivalente a un soporte de consignación en Colombia.
S.I.A.: Sociedad de Intermediación Aduanera.
O.T.M.: (Operación de transporte Multimodal) Abreviatura de una modalidad
de importación la cual permite le llegada de un cargamento a zona primaria
aduanera (puertos, Aeropuerto, Zonas Francas) y poder trasladar la unidad a
un Deposito publico aduanero dentro del territorio aduanero nacional en
modalidad de “mercancía sin nacionalizar” para luego ser nacionalizada.
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DIAN.: (Dirección de impuestos y aduanas nacionales) Ente gubernamental
encargado de todos los procesos aduaneros en el país.
D.O.: (Documento organizador) Es un numero utilizado y asignado por la S.I.A
para su control interno.
A.C.I.: (Agente de carga internacional) Abreviatura del termino
2. DILIGENCIAMIENTO FORMATO CONTROL IMPORTACIONES
A continuación se mencionan los pasos para el diligenciamiento del formato
F-IMP-01 “Liquidación Importación”.
2.1 IDENTIFICACION DE LA IMPORTACIÓN:

Número de Pedido: El número consecutivo generado en el momento de
hacer el pedido al exterior.

Fecha: causada el día de la realización del formato.

Proveedor: Nombre del proveedor internacional.

Número del D.O: Número de identificación de la Importación, establecido
por el Agente de Aduana para su consecutivo.

Factura Proveedor: Es la factura o facturas correspondientes al pedido
solicitado, dicho documento puede ser enviado por el proveedor
directamente al departamento de importaciones o también al ACI con el fin
de permitir la correcta nacionalización de las mercancías.

Valor Factura: Valor de la moneda en términos de negociación.

Fecha Factura: Documento expedido por el proveedor, con la fecha de
emisión en el momento de despacho de la mercancía.

Condiciones de pago: Corresponde al plazo de pago pactado y negociado
con cada uno de los proveedores. Puede variar dependiendo de cada una
de las importaciones.

Fecha de vencimiento: se genera a partir de la fecha de emisión de la
factura, más los días de plazo de pago pactado con el proveedor.

Términos de negociación: Es el término de negociación establecido por las
dos partes. Bajo unos parámetros y condiciones de despacho entre ellos:
(FCA, FOB, EXW, CIF etc.)
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
Transportador: Encargado del proceso de transporte desde origen hasta la
llegada a Colombia.

Documento de Transporte: Es el documento que acoge la mercancía; se
identifica como HAWB (carga aérea) o HBL (carga marítima). Este
documento es enviado vía digital y/o físico original, lo puede enviar el ACI
o directamente el proveedor.

Fecha del Documento de transporte: fecha que indica la salida de la carga
desde origen.

Factura SIA: el número de la factura que indica los gastos de
nacionalización.

Fecha factura SIA: Es la fecha emisión de la factura de los gastos de
nacionalización.

Tipo de embarque: Se debe identificar en la casilla Aéreo o Marítimo de
acuerdo a las instrucciones previamente establecidas por la negociación.
2.2 TASAS DE CAMBIO:
Con el fin de darle un mejor manejo a la liquidación de importación, y teniendo
en cuenta las normas NIFF, se discrimina cada una de las tasas de cambio
así:
 Tasa de cambio según el término de negociación(Normas NIFF)
 Tasa de cambio vigente Declaración de Importación.
 Tasa de cambio factura de flete.
2.3 TOTAL MERCANCIA EN PESOS:
Se ingresan los valores correspondientes al término de negociación, se liquida
en USD y pesos colombianos, El mismo formato nos genera el valor de los
pesos COP, solo debemos ingresar los valores en USD.
 Valor FOB de la importación.
 Flete interno
 Total de la negociacion.
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2.4 SEGURO DE IMPORTACIÓN:
Las Importaciones cuentan con un seguro de cobertura en el trayecto
internacional y nacional para operaciones marítimas y aéreas.
 Flete de la declaración de Importación.
 Liquidación seguro de importación: valor de la factura proveedor + valor
flete+ arancel en COP.
 Seguro de importación: se aplica a la liquidación seguro de importación
el 0.25% y obtenemos el valor pagado de seguro por la importación.
2.5 GASTOS DE NACIONALIZACION EN PESOS:
Identificar los gastos causados dentro de las operaciones de importación, con
el fin de determinar el costo de la operación puesto en Yamaki.
-
Arancel
-
IVA.
-
Flete Internacional:
-
Bodegajes:
-
Agente de aduana.
-
Transporte local
-
Gastos OTM
 Otros gastos.
Con estos valores identificamos el total en gastos de nacionalización, con el
fin de obtener el factor costo de importación: (cuánto cuesta poner el producto
en Yamaki).
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ACTIVIDADES DE VERIFICACION Y REGISTRO:
3.1 pedido a Sistema Administrativo: Una vez se haya verificado y
comparado Ingreso el pedido enviado por nosotros y la confirmación de
orden enviada por el proveedor, se procede a ingresar dicho pedido al
sistema Administrativo. Una vez ingresado se informa a Gerencia para
su confirmación en el sistema con el objetivo de que los modelos
solicitados se carguen a la información de tránsitos en el sistema.
3.2 Una vez confirmado el pedido se ingresa la información en el
consecutivo de Importaciones con el fin de realizar el respectivo
seguimiento de cada una de las órdenes hasta la entrega en Yamaki.
3.3 Registro transporte de Importaciones, una vez la mercancía Aérea llega
a las bodegas en Miami, se debe registrar los warehouses en el cuadro
en Excel “Transportes Importaciones”, esto con el fin de determinar los
consolidados de las mercancías por proveedor, Dicho archivo se
encuentra en la carpeta llamada Importaciones del DROPBOX.
3.4 Registro de los gastos generados por Importación. Una vez llega la
factura de nuestra Agencia de Aduana, se realiza la liquidación
teniendo en cuenta los parámetros del Formato liquidación Importación
I-IMP-01.
4
. DOCUMENTOS PARA DEPARTAMENTO FINANCIERO.
De los anteriores documentos se debe entregar al Departamento Financiero
lo siguiente:










Formato liquidación de Importación.
Original de Copia de factura de S.I.A.
Factura de Fletes y transporte OTM
Factura de bodegajes y gastos varios.
Recibo de Caja, si lo envía la S.I.A.
Original facturas bodegajes y demás soportes de pagos que envía la
S.I.A. (se debe verificar con la relación de documentos de entrega la
S.I.A)
Factura comercial proveedor Internacional.
Copia de Declaración Importación que tenga sello del Banco
(únicamente se debe sacar copia de la parte frontal de la declaración,
ya que hay algunas declaraciones que traen información por ambas
caras, pero a financiera únicamente le interesa la información de la
parte frontal)
Copia de Factura(s) Proveedor
Si la importación tiene varios proveedores, después de la copia de la
Factura del primero proveedor, se colocan las copias de la(s)
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Declaración(es) de Importación y Factura(s) del segundo proveedor, y
así sucesivamente si hay más proveedores.
Para verificar que todas las Declaraciones de Importación se entregan a
Financiera (esto es muy importante, ya que Financiera relaciona los
impuestos de las Declaraciones, y se debe tener la certeza de que se están
entregando todas las declaraciones de la importación), se suma el valor que
se encuentra en la Casilla 78 (Valor FOB USD) de las Declaraciones de
Importación, y el resultado de la suma debe ser el mismo de la Factura o el de
la suma de las Facturas (si son varias facturas en una misma importación de
un mismo proveedor) del proveedor; esto aplica cuando los términos de
negociación con el proveedor son FOB o FCA.
Si el valor de la suma de las Declaraciones está por encima del total de la
factura(s), puede ocurrir por lo siguiente:
4.1 Las condiciones de negociación con el proveedor fueron EXW (el valor
del flete de la bodega del proveedor a puerto no están incluidos en la
factura). En este caso la forma de verificar que las Declaraciones de
Importación son las correctas, se deben sumar los valores de las
Declaraciones Andinas del Valor (casilla 94) asociadas a cada una de
las Declaraciones, y el valor de esta suma debe ser el de las facturas.
4.2 Cuando se hacen correcciones de una o varias de las Declaraciones de
Importación; en este caso, se buscan las Declaraciones de Importación
que en la Casilla 32 digan “Legalización o corrección”. Las que tengan
escrito esto, deben tener en Casilla 34 relacionado en número del
Formulario de la Declaración que se está corrigiendo. Cuando este es
el caso, a Financiera se le entregan las Declaraciones de Importación
que estén Legalizando o Corrigiendo otra (las que dicen Inicial y que
tengan correcciones no se le entregan a Contabilidad en este caso).
NOTA:
Hay casos en los que un solo paquete que viene de Importaciones tiene
documentos de dos o más proveedores porque se hizo una consolidación de
varios proveedores en una misma importación. En este caso el procedimiento
es el siguiente:
 Se separan las Facturas, Declaraciones de Importación y los
documentos que tiene que ver con cada una, Registros de Importación,
Soportes de pagos, Pólizas, etc., por cada uno de los proveedores (sin
sacar copias).
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 Se sacan copias de los documentos comunes, como los documentos
que envía la S.I.A. documentos de transporte, etc.
Con lo anterior, se archivan los documentos en carpetas separadas por cada
proveedor, siguiendo el mismo orden mencionado anteriormente
5
ARCHIVO CARPETAS.
Una vez recibidos todos los documentos anteriormente mencionados y
entregado los respectivos al área de contabilidad, El asistente de
importaciones debe organizarlos bajo el siguiente orden.
-
Formato Liquidación Importación.
-
Factura Agente de Aduana y bodegajes.
-
Anticipo SIA.
-
Facturas transporte y OTM.
-
Documento de Transporte HAWB O BL.
-
Factura comercial y lista de empaque.
-
Declaraciones de Importación.
-
Demás soportes de la declaración de Importación.
-
Mandato.
Cuando se está haciendo el archivo en las carpetas AZ, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
 Se mantiene el mismo orden que el de las carpetas, excepto el de los
documentos bancarios que tienen relación con el pago al proveedor,
puesto que estos se archivan, después del formato liquidación
Importación.
 En el caso de los proveedores de los cuales se hacen varias
importaciones al año, se les asigna una sola AZ por año, separando
cada una con rótulos que tiene la fecha de la Importación. En este
caso se organizan en orden ascendente de fecha y con diferentes
colores que corresponde a cada una del grupo Yamaki así:
 Naranja Yamaki
Prosystems
- Verde-Importadora Gorr - Rosado- Importadora
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 Cuando hay proveedores a los que se les compra poco y no vale la
pena dejar una sola AZ por proveedor, se archivan las importaciones
de varios proveedores en una misma AZ, dividiéndolas con
separadores, y en cada pestaña se coloca con rotulo el nombre del
Proveedor y fecha de la Importación, organizándolas de forma
ascendente alfabéticamente.
 Todas las AZ se rotula, y se marca con los proveedores para por
identificar las importaciones de cada uno.
Todas las AZ se organizan por orden alfabético y año en el archivador que se
tenga designado para los documentos de las importaciones.
6
DOCUMENTOS SOPORTE:
Declaraciones Importación: Es el documento aduanero que certifica la
nacionalización de una o varias referencias, deben llegar dos copias de dicho
documento una con el Sticker del banco, dicho Sticker es puesto por el banco
al momento de pagar los impuestos de la declaración y la segunda copia es el
formulario de declaración de importación digital, dichas copias deben llegar
con el paquete de documentos de la importación enviado por la S.I.A.
Por cada Declaración de Importación1:
6.1 Copia de la página inicial de la Declaración, con el sello del banco por
ambas caras si la Declaración tiene información en la parte posterior de
la hoja.
6.2 Copia completa de la Declaración Digital por ambas caras si la
declaración trae información en la parte posterior.
Giro Internacional: Liquidación de divisas y documentos relacionados con
bancos, generados por los pagos a los proveedores. Estos deben tener el
siguiente orden:
-
1
Formulario(s) Declaración de Cambio.
Formulario(s) Declaración de cambio numerada.
Swift
Liquidación de divisas
Nota debito
Otros documentos relacionados con los pagos a los proveedores
del exterior.
Cuando una Declaración de Importación tenga Legalización o Corrección, se debe archivar
primero todo lo correspondiente a la de Legalización o Corrección, e inmediatamente después
todo lo relacionado con la Inicial. Más adelante en Documentos para Departamento
Financiero, se explica cómo identificar estas Declaraciones.
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Legalización Giro internacional: Cuando se hacen giros al proveedor
anticipados (numeral 2017) o cuando se hace el pago al proveedor y la carga
no se ha nacionalizado porque está en tránsito o en proceso de
nacionalización (Numeral 2015)2, Cuando se genera pago al proveedor y
supera los treinta días a partir de la fecha Documento de Transporte se debe
utilizar el (Numeral 2022). Debemos contar con los formularios el cual debe
tener el sello de recibido de la entidad bancaria, que debe ser la misma por la
que se realizó el pago.
NOTA: los formatos de este instructivo comenzaran su vigencia a partir de la
fecha de creación, antes de esta fecha se tendrán en cuenta los formatos
realizados por Gerencia.
2
Tener en cuenta que la forma de identificar si se debe tener la Legalización Giro
Internacional en un formulario No. 1 con numeral 2015, es si en las casillas 19 y 20 del
Formulario No. 1, no hay relacionadas declaraciones de importación (o están en blanco).