1. No category

INSTITUCION EDUCATIVA MUNICIPAL
CARLOS LOZANO Y LOZANO
FUSAGASUGA
Código DANE 125290000103
MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL
Ser Lozanista implica ser consecuente con la
realidad.
Dirección Tv 12 # 16Bis-56
Web: www.iecarloslozanoylozano-fusagasuga-cundinamarca.edu.co
Código:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL
CARLOS LOZANO Y LOZANO
E.02.p01.m01
Fecha:
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
04/09/2015
Versión:
3
Página:
2
COMITÉ DE CALIDAD
LUIS ANTONIO MORENO PINZÓN
DISNEYLA MORALES GAMEZ
MARIA AIDE VARGAS UMBA
HAZETH EDITH ACEVEDO SALAMANCA
ANA INÉS MARTÍNEZ CÓRDOBA
OLGA MARIELA CAICEDO
DIANA ALEXANDRA MARTINEZ RAMIREZ
EDGAR BENIGNO LANZA RODRÍGUEZ
LUIS EDUARDO HERNÁNDEZ VARÓN
JORGE LUIS BERNAL DEDERLE
EMILCE GARCÍA VACA
SONIA MARGOTH TOLOSA CÁRDENAS
Rector
Pagadora
Auxiliar administrativo
Coordinadora
Coordinadora
Coordinadora
Coordinadora
Coordinador
Jefe de Calidad
Coordinador
Orientador
Docente
Docente
DOC. DEISY HERNANDEZ
CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
DESCRIPCIÓN ELABORADO
APROBACIÓN DE CAMBIOS
POR
01
22/04/2015
Versión inicial
Sonia Tolosa
Emilce García
Edgar Lanza
Deisy
Hernández
02
22/04/2015
Modificación de Sonia Tolosa,
formatos escuela Emilce
deVida.
García, Edgar
Lanza.
Doc.
Deisy
Hernández
03
04/09/2015
Resignificación Sonia Tolosa,
del
horizonte Emilce
institucional.
García, Edgar
Correcciones al Lanza.
texto
del Doc.
Deisy
manual.
Hernández.
Modificaciones
en los procesos
y
procedimientos.
Asesora de Calidad
REVISADO
APROBADO
POR
POR
Comité
de Comité
de
calidad
calidad
Comité
calidad
de Comité
calidad
de
Comité
calidad
de Comité
calidad
de
“Ser Lozanista implica ser consecuente con la realidad”
Código:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL
CARLOS LOZANO Y LOZANO
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha:
E.02.p01.m01
04/09/2015
Versión:
3
Página:
3
HORIZONTE INSTITUCIONAL
MISIÓN:
La Institución Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano de Fusagasugá, es una entidad oficial
que ofrece el servicio público de educación formal en los niveles de: Preescolar, Básica y Media
Académica, con el propósito de formar seres humanos integrales, que evidencien en su actuar
cotidiano valores éticos, democráticos y sociales. Competentes para interpretar, argumentar,
proponer y comunicarse de manera asertiva, interactuando crítica y analíticamente con el
conocimiento, mejorando su cuidado personal y del medio ambiente, para transformar su entorno
socio-cultural y facilitar su ingreso a la educación superior.
VISIÓN:
La Institución Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano de Fusagasugá, en el año 2025 será
una entidad certificada, con alto nivel de calidad educativa, eficiencia administrativa, proyección
social y desarrollo del talento humano, que trabaja por la formación integral de estudiantes
consecuentes con la realidad.
POLÍTICA DE CALIDAD:
La Institución Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano de Fusagasugá, tiene el compromiso
de ofrecer una educación pertinente basada en estrategias que busquen: formar seres humanos
integrales; propiciar espacios de encuentro pedagógico y de participación democrática; el
desarrollo del talento humano, evaluando periódicamente los procesos para lograr la mejora
continua en la eficacia del SGC y satisfacer las necesidades de la comunidad educativa.
OBJETIVOS DE CALIDAD:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Formar seres humanos integrales.
Propiciar espacios de encuentro pedagógico.
Propiciar espacios de participación democrática.
Propiciar el desarrollo del talento humano.
Fortalecer el programa Lozano Saludable.
Diseñar e implementar el programa Lozano Lector.
Realizar seguimiento continuo al SGC.
“Ser Lozanista implica ser consecuente con la realidad”
CONTENIDO
1. GENERALIDADES ............................................................................................... 6
1.1 PRESENTACIÓN .................................................................................................. 6
1.2
OBJETIVOS ...................................................................................................... 6
1.2.1 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 6
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................. 6
1.3
ALCANCE Y APLICACIÓN ............................................................................... 7
1.4
CONTROL ......................................................................................................... 7
1.4.1 CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................... 7
1.4.2 CONTROL DE COPIAS ............................................................................................. 7
1.5 TERMINOS Y DEFINICIONES.............................................................................. 8
1.6 POLITICA .............................................................................................................. 9
2
LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................ 9
2.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 9
2.2
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES................... 10
2.3
ORDENACIÓN DOCUMENTAL ...................................................................... 10
2.4
FOLIACIÓN DOCUMENTAL ........................................................................... 11
2.5
ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES ............................................................... 13
2.6
ORGANIZACIÓN DE CARPETAS .................................................................. 13
2.7
TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES .......................................................... 13
2.8
COMUNICACIONES ....................................................................................... 13
2.8.1 COMUNICACIONES ESCRITAS .................................................................... 13
2.8.1.1
2.8.1.2
2.8.1.3
2.8.1.4
RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES DE LOS FUNCIONARIOS.............................. 13
ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES .............................................. 14
RECEPCIÓN ................................................................................................ 14
RADICACIÓN Y REGISTRO ............................................................................. 15
2.8.1.5 NORMAS PARA LA CORRESPONDENCIA ................................................ 15
2.8.1.6 FACTORES DE ATENCIÓN EN EL RECIBO, RADICACIÓN Y DESPACHO
DE COMUNICACIONES OFICIALES ....................................................................... 15
2.8.1.7 DISTRIBUCIÓN ........................................................................................... 16
2.8.1.8 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .............................................................. 16
2.8.1.9 DOCUMENTOS E-MAIL .............................................................................. 16
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2.8.1.10 APLICACIÓN DE TRD .............................................................................. 17
3. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................ 17
3.1
ORIENTACIONES ........................................................................................... 17
3.1.1 CLASIFICACIÓN .............................................................................................. 17
3.1.2 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTOS ................ 17
3.1.2.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ............................................... 17
3.1.2.1.1 CODIFICACIÓN ........................................................................................ 17
3.1.2.2 EXCEPCIÓN DE CODIFICACIÓN ............................................................... 18
3.1.2.3 RESPONSABLE DE LA CODIFICACIÓN .................................................... 18
3.1.2.4 PAUTAS GENERALES DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS .............. 18
3.1.2.5 ELABORACIÓN DE MANUALES ................................................................. 19
3.1.2.6 MODIFICACIÓN, IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
DOCUMENTO ........................................................................................................... 19
3.1.2.7 REVISIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................... 19
3.1.2.8 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................. 20
3.1.2.9 DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS DOCUMENTOS...................... 20
3.1.2.10 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS...................................................... 20
ANEXO 1. CARATULA INSTITUCIONAL ................................................................. 21
ANEXO 2 MODELO PARA ENCABEZADO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS,
MANUALES O FORMATOS...................................................................................... 22
ANEXO 3. FORMATO PARA CARACTERIZACION DE PROCESOS ...................... 23
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1. GENERALIDADES
1.1 PRESENTACIÓN
El manual de gestión documental es la recopilación de los lineamientos que se aplican
en la administración de las comunicaciones y los actos administrativos, en la
Institución Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano, para lograr agilidad y
eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan la toma de decisiones al
interior de la organización. Es una guía que recoge los pasos que deben seguirse para
el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los
procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y
orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como
en la implementación de procedimientos archivísticos.
Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto
cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha
reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento
de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la
supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la
creación de directrices internas que orienten este proceso.
Este manual está basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos,
del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo07 del 29 de junio de
1994, el acuerdo 060 de 2001 y el acuerdo 042 de2002 del Archivo General de la
Nación.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Establecer lineamientos al interior de la Institución Educativa Municipal Carlos Lozano
y Lozano, que permitan estandarizar las comunicaciones oficiales y los actos
administrativos ya sea en soporte físico o digital; contemplando todo el ciclo vital de
los documentos, en cumplimiento de la normatividad legal vigente y las políticas
institucionales, dando seguridad, confianza, calidad y facilitando la oportuna toma de
decisiones.
1.2.2 Objetivos específicos
1- Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la
documentación producida y recibida por la Institución Educativa Municipal Carlos
Lozano y Lozano en desarrollo de sus funciones.
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2- Normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos.
3- Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la
conservación y uso del patrimonio documental de la Institución Educativa
Municipal Carlos Lozano y Lozano
1.3 ALCANCE Y APLICACIÓN
El presente Manual es un instrumento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por
parte de quienes tienen la responsabilidad de la gestión documental en la Institución
Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano.
1.4 CONTROL
La aplicación de lo estipulado en el presente manual es responsabilidad de cada
funcionario y es de obligatorio cumplimiento.
Los cambios del presente manual deben ser producto de la revisión y evaluación
periódica, a través del cual se determina la necesidad de realizar ajustes al mismo. Es
de anotar que los cambios se registran de acuerdo a las modificaciones específicas
que van surgiendo.
1.4.1 Control de cambios
El control de cambios del Manual de Gestión Documental se realiza, de manera
independiente, acorde a las necesidades de adaptación de cada numeral.
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN
DE CAMBIOS
ELABORADO
POR
REVISADO
POR
APROBADO
POR
01
02
1.4.2 Control de copias
La información contenida en libros se facilita en copias que serán suministradas por
el funcionario responsable de la dependencia.
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1.5 TERMINOS Y DEFINICIONES
Aprobación: verificación de que lo que se encuentra documentado es adecuado y
corresponde con la política, objetivos o requisitos de calidad y constituye la
autorización para continuar o iniciar su aplicación.
Control: conjunto de actividades que comprende la revisión, aprobación, emisión,
distribución y cambios de cada uno de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, con la finalidad de estar en conformidad con los planes adoptados y localizar
puntos débiles o desviaciones para rectificarlos y evitar que se traduzcan en errores.
Documento: cualquier medio físico o electrónico donde se almacene información
relativa al Sistema de Gestión de Calidad, estos documentos pueden ser: manuales,
procesos, procedimientos, instructivos, registros, etc.
Documento controlado: se refiere a aquellos de uso interno de la Universidad con
incidencia en la calidad. Ej. Manual de calidad, procesos, procedimientos, instructivos,
registros y consignas. Para estos documentos aplica el presente procedimiento.
Documento no controlado: es aquel que no requiere un control estricto en cuanto a
sus modificaciones y se entrega al usuario, proveedores y/o entidades que requieran
alguna información de la Institución Educativa.
Documentos de referencia: documentos tales como manuales de equipos, normas
técnicas colombianas, normas internacionales, leyes, decretos, acuerdos y/o
resoluciones relacionadas con la actividad de la universidad y documentos
informativos de origen interno.
Documento obsoleto: es todo documento que ha sido remplazado por una nueva
revisión.
Distribución: procedimiento mediante el cual la documentación interna o externa es
entregada a los responsables de llevar a cabo su implementación.
Evidencia objetiva: información cuya veracidad se puede demostrar, con base en
hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios.
Instructivo: forma de describir una labor de manera específica para desarrollarla sin
necesidad de tener conocimiento previo.
Revisión: verificación de que lo que está escrito corresponde con la realidad o con
condiciones previstas o planificadas.
Modificación: cambios que se efectúan cuando el documento se encuentra vigente.
Se requiere previa aprobación para la modificación. Estos ajustes al documento
requieren de cambio de revisión.
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Sistema de Gestión de Calidad: la estructura organizacional, los procedimientos, los
procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.
Manual de calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de
una entidad. Un Manual de Calidad es el mapa de navegación del SGC de la
Institución.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman entradas en resultados.
Procedimiento: una manera especificada de efectuar una actividad. Define cómo se
conducen, controlan y registran las actividades.
Registro: un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
1.6 POLITICA
Todos los documentos de la Institución Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano,
deben elaborarse de acuerdo a lo estipulado en el presente manual de Gestión
Documental.
2
LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
2.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La clasificación documental es la labor intelectual y física que consiste en separar la
documentación de acuerdo con unos criterios. Para la institución serán:

La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de los
funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento de sus
funciones genere, maneje o tramite.

Para crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la
unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental,
definidas para cada una de las dependencias de la Institución educativa, con el
fin de identificar series, subseries y tipos documentales.

Cada funcionario debe tener las carpetas de su dependencia debidamente
rotuladas teniendo en cuenta el código que le corresponde según de la Tabla de
Retención Documental.

Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retención
Documental.
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2.2 CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES
El Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales
es:


Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó trazabilidad debe ser
almacenada en el mismo medio que se generó ó recibió. Posteriormente, se debe
clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de
Retención Documental
Los responsables de la información deben realizar sus respectivas copias de
seguridad a fin de garantizar la conservación documental.
2.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable de cada
dependencia.

La Ordenación se hace acorde con las TRD y en forma cronológica de los tipos
documentales que conforman cada serie o subserie, en sus respectivas unidades
de conservación (carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es
decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es
el último documento de la carpeta.
Grafico 1
Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene en
cuenta la fecha de radicación del documento.

Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de
ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la
fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.
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
Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados,
folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o
expedientes. Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del
mismo documento. Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como
ganchos de cosedora, ganchos de legajar y clip.

Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde
superior de cada folio. Por ningún motivo se deben perforar los documentos.
Gráfico 3 –

Agrupar los documentos dentro de la carpeta cuatro aletas cerciorándose que
los documentos correspondan a una serie o subserie.
2.4 FOLIACIÓN DOCUMENTAL
La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente
o carpeta.

La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como
tampoco adicionar subíndices.

La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los
documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada
la carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia,
quienes deben verificar la foliación.

Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB
o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del
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documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más
antigua.

Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio recto
(Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido del texto del
documento.
•
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó Bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la hoja, se
registrará el número correspondiente al folio recto (Primera cara de un folio, la
que se numera).
•
Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
•
No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los separadores.
•
Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, periódicos y revistas que se
encuentren en un expediente o carpeta tendrán el número de folio consecutivo
que les corresponde, aun cuando estén plegados. Cuando se deban separar de
las carpetas, se procederá a dejar un testigo documental (Ver Anexo 1) en el
lugar de origen y debe constar a qué serie, subserie y unidad de conservación
pertenece. Estos documentos se deben referenciar en el formato inventario de
carpeta (Ver Anexo 2) y en el campo de observaciones precisar número de
folios del documento impreso, cantidad de anexos cuando no sean folios, título,
año y número total de páginas, según el caso.
•
Si hay errores en la foliación, está se anulará mediante una línea diagonal (/) y
se procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la última
foliación realizada.
•
Las impresiones se realizaran utilizando ambas caras
independientemente si este escrito o no conforma un solo folio.
•
Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y
foliados, deben ubicarse en carpetas cuatro aletas blancas para garantizar su
conservación.
•
Los documentos no se deben conservar en AZ, en ninguna de sus fases (Archivo
de Gestión, Archivo central y Archivo Histórico).
•
Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga más de 220 folios y
requiera abrirse una nueva carpeta la foliación se hará en forma continua.
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del
folio;
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2.5 ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
El criterio básico de ordenación del expediente o carpeta es el cronológico. Para
todas las dependencias, se debe tener en cuenta su organización por series, ya que
las actividades propias del proceso tienen una secuencia lógica y coherente.
2.6 ORGANIZACIÓN DE CARPETAS
La apertura y organización de las carpetas o expedientes se hará de acuerdo con las
series y/o subseries definidas en la Tabla de Retención Documental para cada
dependencia de la Institución Educativa Municipal Carlos Lozano y Lozano.
La identificación de las carpetas de hará en el formato impreso o adherido en la
caratula de la misma.
2.7 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES
Las transferencias de expedientes se realizarán al iniciar el año escolar teniendo en
cuenta lo establecido en las TRD y en el formato definido por el AGN.
2.8 COMUNICACIONES
2.8.1 Comunicaciones escritas
La fuente a utilizar en todos las comunicaciones será ARIAL 12 y para los libros letra
imprenta legible.
2.8.1.1
Responsabilidad y limitaciones de los funcionarios
Los funcionarios y empleados de la Institución Educativa cumplirán las siguientes
normas sobre comunicaciones oficiales:



El recibo, radicación y direccionamiento de todas las comunicaciones escritas
estará centralizado en la Secretaría de rectoría, de acuerdo con la organización
de la institución. Por consiguiente, queda prohibido al resto de funcionarios o
empleados recibir y atender directamente documentos que no hayan sido
previamente radicados allí.
El despacho o entrega de la comunicación oficial estará centralizada en la rectoría
de la institución.
Queda prohibido a los funcionarios utilizar la dirección de la Institución para su
correspondencia particular. Esta medida busca mantener la mayor agilidad
posible en el trámite de la documentación oficial y evitar el riesgo de abrir
documentos personales.
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Elaboración de comunicaciones oficiales
Las comunicaciones oficiales son el conjunto de todas aquellas recibidas o producidas
por los funcionarios institucionales en desarrollo de las funciones asignadas, que bien
pueden ser tramitadas independientemente del medio utilizado y que forman parte de
la historia de la entidad y, como tal, se constituyen en prueba de sus actuaciones.
Las comunicaciones institucionales se relacionan principalmente con las necesidades
del funcionamiento de la misma y con el desarrollo de sus actividades internas y sus
relaciones con entidades externas.
Las comunicaciones oficiales en soporte papel producidas por la Institución, están
regidas por los siguientes requisitos:
Se utiliza la imagen corporativa diseñada para la institución y el documento debe
ajustarse a los componentes de diseño y estilo establecidos en la Guía Técnica
Colombiana GTC 185 DE 2012 vigente, así como, el gramaje deberá ser adecuado a
la tecnología de impresión utilizada y la producción de los documentos se realizará
siguiendo los modelos de las mismas normas.
Las tintas de impresión y de firma de los documentos son de color negro para
garantizar su perdurabilidad en el tiempo a causa del deterioro. En los documentos
no se usa resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, toda vez que afectan la
preservación y conservación de los mismos; Se utilizará la Nota Interna adjunta al
documento y sostenido con un protector institucional que se ubicará entre el
documento y el gancho grapador de ser necesario.
Las comunicaciones producidas en la Institución pueden ser elaboradas en una o en
doble cara, siempre en un original y copia. El original firmado será para el destinatario
y la copia firmada para la serie documental de la oficina productora con sus anexos
correspondientes.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador,
el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo
electrónico de la Institución Educativa.
2.8.1.3
Recepción
Las comunicaciones oficiales de la Institución se reciben a través de la Secretaría de
la Rectoría, encargada de gestionar de manera centralizada su recepción y
distribución.
Se constatan los requisitos de firma, anexos, número exacto de copias y se verifica
que el destinatario pertenezca a la Institución.
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Radicación y Registro
La Secretaria de la Rectoría es la única dependencia autorizada para abrir la
correspondencia oficial con destino a la Institución.
El sello de Radicado de las comunicaciones externas se colocará en la parte inferior
derecha junto a la firma del destinatario; se diligencia la fecha y hora de recibido, así
como el número de folios, el número consecutivo de registro (acorde a lo establecido
en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación) y la firma de quien
efectúa el proceso; ello indica que el documento ya es propiedad de la Institución y es
el momento en que inicia su trámite.
Cuando el remitente presente personalmente los documentos, se entrega
inmediatamente la copia registrada con la fecha y hora que se radique y los demás
datos del sello radicado.
Y se registran en los formatos E.02.p01.F06 Relación de Correspondencia enviada o
E.02.p01.f07 Relación de Correspondencia recibida.
2.8.1.5
Normas para la correspondencia

La numeración o radicación de recibo y despacho de comunicaciones oficiales
será única, independiente, inalterable y centralizada en la Secretaría de Rectoría
responsable de esta función.

La numeración se iniciará cada año hasta la última tramitada a 31 de diciembre
de cada vigencia

Se prohíbe alterar o saltar los números de registro o incluir otros paralelos para
dar cabida, en fechas anteriores, a documentos salidos o llegados posteriormente.
2.8.1.6 Factores de atención en el recibo, radicación y despacho de
comunicaciones oficiales
Al revisar las comunicaciones oficiales, el funcionario de Secretaría tendrá en cuenta
que:

El documento para salida externa de la Institución, haya sido elaborado en
papelería membreteada de la Institución Educativa.

Contenga las copias y anexos completos tal como se indique.

Lleve anotados debidamente los códigos internos de la dependencia origen,
según la Tabla de Retención Documental.
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
No lleve números de radicación.

Se incluya en sobre debidamente elaborado sin cerrar, excepto cuando se use el
modelo ventanilla.
2.8.1.7
Distribución
Las comunicaciones oficiales que se reciban, una vez registradas en el libro
“Radicación de Correspondencia” son entregadas por el funcionario designado por la
Rectoría.
2.8.1.8
Documentos electrónicos
Cada funcionario garantizará la trazabilidad y almacenamiento de los documentos
digitales recibidos o enviados a través de correo electrónico, chat y aplicaciones de
alojamiento virtual que sirven como soporte para dar testimonio de las actuaciones
de la Entidad y fines probatorios.
Los documentos del SGC que se manejaran electrónicamente son:
En Rectoría: PMI, PEI, SGC, Planta de personal docente, Plan operativo,
indicadores de gestión.
En Coordinación Académica: Planes de área y aula, Planillas de valoraciones,
proyectos pedagógicos, circulares internas, convocatorias, horarios, SIEPE,
Indicadores de gestión.
En Coordinación de Convivencia: Manual de convivencia, Control de asistencia de
estudiantes y docentes, Indicadores de gestión.
En pagaduría: Plan de adquisiciones, plan de inversión, plan de mantenimiento
preventivo, plan de mantenimiento correctivo, inventario general, reglamento interno
del uso de espacios, Indicadores de gestión.
En secretaria: SII, SIMAT.
2.8.1.9
Documentos e-mail
Las comunicaciones recibidas y despachadas vía e-mail se imprimen y se les da el
mismo tratamiento en el momento de la recepción, radicación, registro y distribución,
que los demás documentos.
“Ser Lozanista implica ser consecuente con la realidad”
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2.8.1.10 Aplicación de TRD
Es obligatorio la aplicación de las TRD para el tratamiento de los documentos en las
diferentes áreas de la institución.
3. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
3.1 ORIENTACIONES
3.1.1 Clasificación
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se clasifican de la siguiente
manera:
Manuales
Instructivos
Procesos
Procedimientos
Formatos
Anexos
3.1.2 Lineamientos para la elaboración del documentos
3.1.2.1
Identificación de los documentos
3.1.2.1.1 Codificación
La codificación está compuesta por cuatro (4) componentes:
1. Iniciales de la clase de proceso.
2. Número ordinal de dos dígitos para el proceso.
3. Letra p (en minúscula) seguido del número ordinal para el procedimiento.
4. Las letras seguidas del número ordinal según sea el documento, así:
m. Manual
i. Instructivo
f. Formato
a. Anexo
Ejemplo para codificar el Formato “Programación de área y plan de aula” del
procedimiento Diseño y planeación curricular, perteneciente al proceso Misional
Gestión Académica.
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M = Misional
01 = Gestión Académica
p01 = Diseño y planeación curricular
f02 = formato
M.01.p01.f02 programación de área y plan de aula.
Nota: Para el caso especial de las programaciones de área y plan de aula
correspondientes a los programas cobijados por el decreto 3011 de 1997 y que
funciona mediante CLEI el código será: M.01.p01.f02.1.
3.1.2.2 Excepción de codificación
Los formatos de origen externo, de obligatorio cumplimiento por la institución, no
serán codificados, pero sí estarán relacionados en el E.02.p01.f02 Listado maestro
de registros.
3.1.2.3 Responsable de la codificación
El Representante de la Dirección, es el responsable de llevar el control de la
codificación; para esta actividad debe mantener actualizados los formatos
E.02.p01.f01 Listado maestro de documentos y E.02.p01.f02 Listado maestro de
registros
3.1.2.4
Pautas generales de elaboración de documentos
Para la elaboración de los documentos, antes de su emisión e implementación se tiene
en cuenta los siguientes aspectos:







La elaboración o modificación de cualquier documento del Sistema de Gestión
de la Calidad debe ser realizado por el funcionario responsable del
procedimiento. El documento debe ser enviado, si es el caso, al igual que el
formato E.02.p01.f03 Solicitud de modificación, inclusión o retiro de documentos,
al Comité de calidad para su análisis y posterior aprobación.
Pueden estar en medio magnético, electrónico o en físico.
La fuente a utilizar en todos los documentos producidos electrónicamente será
ARIAL 12 y para los libros letra imprenta legible.
Para la elaboración de procesos (caracterización) se debe utilizar el formato
E.02.p01.f08. Anexo 3.
Para la elaboración de procedimientos se debe utilizar el formato E.02.p01.f09.
Anexo 4
Para la elaboración de formatos se debe utilizar el encabezado que se encuentra
descrito en el Anexo 2 del presente manual.
Todos los documentos institucionales se imprimirán en hojas tamaño carta a dos
caras. Directiva Presidencial 04 de 2012, política cero papel
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Las Actas de todos los Consejos y comités, se llevarán en libros. Además las actas
de Consejo directivo se publicarán en la página web institucional.
3.1.2.5
Elaboración de manuales
Todo manual debe contener los siguientes apartes:
1.
2.
3.
4.
PORTADA INSTITUCIONAL (Anexo 1)
Listado de responsables de la elaboración.
Control del documento e historia de cambios.
HORIZONTE INSTITUCIONAL (Misión, Visión, Política de Calidad y Objetivos
Institucionales)
5. TABLA DE CONTENIDO
6. GENERALIDADES
a. Presentación
b. Objetivos
c. Alcance
d. Aplicación
e. Términos y definiciones
7. CUERPO DEL DOCUMENTO, DESARROLLADO EN CAPÍTULOS
Son los temas, subtemas, aspectos tratados e incluidos en un documento.
3.1.2.6 Modificación, Identificación y actualización del documento
Si se requiere realizar un ajuste, cambio o modificación a los documentos existentes,
se debe aplicar lo establecido en el procedimiento control de documentos y de
registros E.02.p01.
Cuando se trate de una modificación a un documento se deben registrar los cambios
en el mismo documento, actualizar la versión y relacionarlos en el formato
E.02.p01.f07 Tabla control de Cambios del SGC.
3.1.2.7 Revisión de documentos
Los documentos elaborados deben ser enviados cumpliendo lo establecido en este
manual, al Comité de Calidad para realizar una revisión desde el punto de vista de
metodología y forma, teniendo en cuenta la política de calidad, los objetivos de la
calidad y las necesidades de la Institución.
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Aprobación de documentos
Una vez aprobado un documento, el Representante de la dirección, actualiza el listado
maestro de documentos E.02.p01.f01 y el listado maestro de registros E.02.p01.f02,
relacionando la fecha de emisión y el número de la revisión vigente
3.1.2.9
Distribución y divulgación de los documentos
El Jefe de Calidad (Representante de la Dirección), será quien publique en la página
WEB institucional, vía e-mail o impreso los documentos que hacen parte del Sistema
de Gestión de la Calidad. Se debe entender que a partir del momento que aparezca
un documento publicado es de estricto cumplimiento su aplicación y es
responsabilidad del funcionario encargado del proceso hacer uso de la versión
vigente.
Con el propósito de dejar la evidencia de la distribución de los documentos del Sistema
de Gestión de Calidad, se diligencia el formato E.01.p03.f02 Lista de distribución y
divulgación de documentos.
En caso de requerirse capacitación para socializar el documento, se debe dejar
evidencia de las capacitaciones realizadas según formato E.01.p03.f02 Lista de
distribución y divulgación de documentos.
3.1.2.10 Consulta de los documentos
El Representante de la Dirección administrará los documentos originales vigentes del
Sistema de Gestión de Calidad.
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ANEXO 1. CARATULA INSTITUCIONAL
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ANEXO 2 MODELO PARA ENCABEZADO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS,
MANUALES O FORMATOS
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(Nombre del proceso, procedimiento, manual o
formato)
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ANEXO 3. FORMATO PARA CARACTERIZACION DE PROCESOS
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ANEXO 4. FORMATO PARA PROCEDIMIENTOS
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