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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja ÁREA ADMINISTRATIVA TITULACIÓN DE MAGISTER EN AUDITORÍA INTEGRAL “Examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013” TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA AUTORA: Guamangate Sigcha, Alicia Guadalupe DIRECTOR: Tamayo Galarza, Grace Natalie, Dra CENTRO UNIVERSITARIO LATACUNGA 2015 APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA Doctora. Grace Natalie Tamayo Galarza. DOCENTE DE LA TITULACIÓN De mi consideración: El presente trabajo de fin de maestría, denominado: “Examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013” realizado por Guamangate Sigcha Alicia Guadalupe, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo. Loja, 25 febrero de 2015 f) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS “Yo, Alicia Guadalupe, Guamangate Sigcha, declaro ser autora del presente trabajo de fin de maestría: “Examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013”, de la Titulación de Auditoría Integral, siendo Grace Natalie Tamayo Galarza directora del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, concepto, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad. Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art.88 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”. f………………………….. Guamangate Sigcha, Alicia Guadalupe C.C. 050255531-1 iii DEDICATORIA A Dios y la Virgen de Guadalupe por haber derramado sus bondades en mi mente y guiar mis pasos dándome fortaleza para culminar con éxito mi carrera. Con cariño y gratitud para mis amados padres Carlos y María, por su confianza y apoyo incondicional en cada una de las etapas de mi vida….A mi padre, a pesar de nuestra distancia física, siento que estás conmigo siempre y aunque nos faltaron muchas cosas por vivir juntos, sé que este momento hubiera sido tan especial para ti como lo es para mí, a mi madre, quien estuvo siempre a mi lado brindándome su mano amiga, dándome a cada instante una palabra de aliento…. A ustedes que me dieron la vida y me infundieron los mejores valores. A mi esposo Ramiro, quien con sus expresiones de amor, comprensión y paciencia supo apoyarme sin escatimar esfuerzo alguno para llegar a culminar éste proyecto. A mis amados hijos Joseph y Romina, a quienes les debo todo el tiempo que necesite para lograr esta meta y que con su ternura supieron darme el valor y fortaleza para seguir…. Los amo con mi vida. A ellos especialmente les dedico ésta Tesis. A mi sobrina Natalia, por estar siempre dispuesta en cualquier momento, para cuidar a mis hijos en mi ausencia, te quiero mucho. A cada uno de mis familiares y amigos que me brindaron su ayuda y palabras de aliento. Guamangate Sigcha, Alicia Guadalupe iv AGRADECIMIENTO Mi eterna gratitud a Dios, dueño de mi vida y de mis sueños. A la Universidad Técnica Particular de Loja, por brindarme la oportunidad de realizar mis estudios profesionales de posgrado, a través de la Educación a Distancia. A los señores docentes de la Maestría de Auditoría Integral de la Universidad Técnica Particular de Loja, por impartir sus sabios conocimientos. De manera especial a mi directora de tesis, Magister Grace Tamayo por haberme encaminado en la elaboración del presente trabajo de fin de titulación. Al Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., y su personal administrativo, por brindarme las facilidades en la obtención de la información y colaborar en la consecución de la presente tesis. Mi gratitud para mi familia quienes compartieron conmigo este esfuerzo…gracias por su apoyo en todo momento. Guamangate Sigcha, Alicia Guadalupe v INDICE DE CONTENIDO CARÁTULA………………………………………………………………………………….…… i APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA.……..…............ ii DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS……………………................ iii DEDICATORÍA……………………….………………………………………………………..… iv AGRADECIMIENTO……………………….……………………………………………………. v ÍNDICE DE CONTENIDOS….…………………………………………………………………. vi INDICE DE TABLAS…………………………………………………………………………..… ix INDICE DE FIGURAS…………………………………………………………………………… x RESÚMEN.……………...…………………………………………………………………......... 1 ABSTACT……………………………………………………………………….……………….. 2 INTRODUCCIÓN……………………………………………………………….…………..….... 3 CAPITULO I INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 5 1.1. Antecedentes de la organización……………………………………………………..… 6 1.2. Objetivos y resultados esperados…………………………………………………….… 12 1.2.1. Objetivos……………………………………………………………………………… 12 1.2.2. Resultados esperados…………………………………………………………….… 13 1.3. Hipótesis de trabajo…………………………………………………………………….… 14 1.4. Presentación de la memoria…………………………………………………………….. 14 CAPITULO II MARCO REFERENCIAL……………………………………………………….. 16 2.1. Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento………. 17 2.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento……………………………… 19 2.2.1. Objetivo de un servicio de aseguramiento………………………………………... 19 2.2.2. Contenido del informe de aseguramiento………………………………………… 19 2.3. Descripción conceptual y los criterios principales de todas las auditorías que conforman la auditoría integral………………………………………………………….. 20 2.3.1. Auditoría financiera………………………………………………………………….. 20 2.3.1.1. Afirmaciones de los estados financieros…………………………………….. 21 2.3.1.2. Criterios aplicables a la auditoría financiera………………………………… 22 2.3.1.3. Normas internacionales de información financiera…………………………. 22 2.3.2. Auditoría de control interno…………………………………………………………. 25 2.3.2.1. Definición de control interno…………………………………………………... 25 vi 2.3.2.2. Definición de auditoría de control interno……………………………………. 26 2.3.2.3. Criterios aplicables para la auditoría de control interno……………………. 26 2.3.2.4. Componentes del sistema de control interno……………………………….. 26 2.3.3. Auditoría de cumplimiento………………………………………………………….. 30 2.3.3.1. Criterios aplicables para la auditoría de cumplimiento……………………... 31 2.3.3.2. Responsabilidad de la administración en el cumplimiento de leyes y regulaciones…………………………………………………………………….. 32 2.3.3.3. Responsabilidad del auditor…………………………………………………… 32 2.3.4. Auditoría de gestión…………………………………………………………………. 33 2.3.4.1. Objetivos de la auditoría de gestión………………………………………….. 34 2.3.4.2. Criterios aplicables para la auditoría de gestión……………………………. 34 2.3.4.3. Indicadores de gestión…………………………………………………………. 35 2.3.4.4. Cuadro de mando integral…………………………………………………….. 37 Proceso de la auditoría integral……………………………………………………….. 39 2.4.1. Planeación……………………………………………………………………………. 39 2.4.1.1. Planificación preliminar………………………………………………………….. 39 2.4.1.2. Plan de la auditoría integral……………………………………………………... 40 2.4.2. Ejecución……………………………………………………………………………... 44 2.4.2.1. Hallazgos de auditoría…………………………………………………………… 45 2.4.3. Comunicación………………………………………………………………………... 46 2.4.3.1. Estructura del informe…………………………………………………………… 47 2.4.3.2. Plan de implementación de recomendaciones……………………………….. 47 2.4.4. Seguimiento………………………………………………………………………….. 48 CAPITULO III ANÁLISIS DE LA EMPRESA………………………………………………….. 49 3.1. Introducción……………………………………………………………………………… 50 3.1.1. Antecedentes de la Cooperativa…………………………………………………… 50 3.1.2. Misión, visión, organigrama funcional……………………………………………... 51 3.2. Cadena de valor…………………………………………………………………………... 56 3.2.1. Procesos gobernantes………………………………………………………………. 56 3.2.2. Procesos básicos o agregadores de valor………………………………………... 56 3.2.3. Procesos habilitantes……………………………………………………………….. 57 2.4. 3.3. Importancia de realizar un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos………………………………………………………………………………. vii 59 3.3.1. Relevancia de la cartera de créditos………………………………………………. 59 3.3.2. Relevancia de la cartera de microcréditos………………………………………... 60 CAPÍTULO IV INFORME DE EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL A LA CARTERA DE MICROCRÉDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. AGENCIA LATACUNGA. PROVINCIA COTOPAXI. CANTÓN LATACUNGA. 62 AÑO 2013………………………………………………………………………………………… 4.1. Comunicación de Resultados…………………………………………..…………………. 63 4.1.1. Destinatario……………………………………………………………………………… 63 4.1.2. Tema o asunto determinado…………………………………………………………… 63 4.1.3. Parte responsable………………………………………………………………………. 63 4.1.4. Responsabilidad del auditor…………………………………………………………… 63 4.1.5. Limitaciones……………………………………………………………………………... 64 4.1.6. Estándares aplicables o criterios……………………………………………………… 64 4.1.7. Opinión sobre la razonabilidad de la cuenta cartera de crédito para la microempresa…………………………………………………………………………… 64 4.1.8. Otras conclusiones……………………………………………………………………… 65 4.2. Comentarios, conclusiones y recomendaciones…………………………………….. 66 4.2.1. Auditoría financiera……………………………………………………………………... 66 4.2.2. Auditoría de control interno……………………………………………………………. 70 4.2.3. Auditoría de cumplimiento……………………………………………………………... 72 4.2.4. Auditoría de gestión………….…………………………………………………………. 73 4.3. Plan de implementación de recomendaciones…………………………..………….. 76 4.4. Demostración de hipótesis…………………………………………………………….. 77 4.5. Conclusiones y recomendaciones…………………………………………………….. 78 4.5.1. Conclusiones……………………………………………………………………………. 78 4.5.2. Recomendaciones……………………………………………………………………… 79 4.6. Referencias Bibliográficas……………………………………………………………... 80 4.7. Anexos………………………………………………………………………………….... 81 viii ÍNDICE DE TABLAS N° 1 Crecimiento de la cartera de crédito…………………………………………………….. 10 N° 2 Representatividad del activo……………………………………………………………… 11 N° 3 Matriz de nivel de riesgo y confianza………………………………………...………….. 43 N° 4 Matriz de seguimiento de recomendaciones…………………………………………… 48 N° 5 Relevancia de la cartera de créditos…………………………………………………….. 59 N° 6 Relevancia de la cartera de microcréditos………………………………..…………….. 61 N° 7 Plazos para microcréditos…………..……………………………………………………. 72 N° 8 Plan de implementación de recomendaciones……………….…………..……………. 76 ix ÍNDICE DE FIGURAS N° 1 Estructura orgánica………………………………………………………………………... 9 N° 2 Auditoría integral…………………………………………………………………………… 18 N° 3 Elementos de un servicio de aseguramiento……………………………….................. 20 N° 4 Resumen de las NIIF……………………………………………………………………… 24 N° 5 Componentes de control interno…………………………………………………………. 27 N° 6 Criterios de la auditoría de gestión………………………………………………………. 35 N° 7 Perspectivas del cuadro de mando integral………………………..…………………… 38 N° 8 Proceso de la auditoría integral………………………………………………………….. 39 N° 9 Organigrama estructural………………………………………………….………………. 52 N° 10 FODA de la Cooperativa Ambato Ltda.……………………………….……………….. 55 N° 11 Mapa de procesos……………………………………………………………………….. 58 N° 12 Relevancia de la cartera de créditos…………………………………………………… 60 N° 13 Relevancia de la cartera de microcréditos………………………………..…………… 61 x RESUMEN El presente examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013, se enfocó en analizar la información financiera, el sistema de control interno, el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y la eficiente gestión empresarial relacionada a la cartera de microcréditos, considerando las diferentes fases del proceso de auditoría integral y la aplicación de procedimientos y técnicas específicas de auditoría, para emitir un informe profesional y las acciones correctivas necesarias que permitan fortalecer sus actividades de concesión de créditos. La importancia de efectuar un examen de auditoría con enfoque integral, es que permite a la Cooperativa mitigar los riesgos operativos y crediticios a los que está expuesta y promueve el desarrollo de las actividades de concesión de créditos de acuerdo con las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, así como la eficacia, eficiencia y efectividad en el manejo de sus recursos económicos, materiales y humanos, mediante una adecuada toma de decisiones que permita alcanzar los objetivos institucionales. PALABRAS CLAVES: Auditoría Integral, cumplimiento de leyes y gestión. 1 información financiera, control interno, ABSTRACT The present whole audit test to the Portfolio Micro-loans of the Ambato Savings and Loans Cooperative Ltda. Latacunga Agency, Cotopaxi Province during the year 2013, focuses on analyzing the financial information, the efficient system of internal control, the fulfillment of laws and applicable regulations and the efficient business management related to the microloans portfolio considering the different phases of the whole audit process and the application of procedures and specific audit techniques in order to issue a professional report and the needed corrective actions that allows to fortify its activities of granting credits. The importance of carrying out an audit review with a whole focus is that it allows the Cooperative to lessen operational and credit risks to which it is exposed and to promote the development of credit concession activities according to accounting, administrative and legal applicable standards such as effectiveness, efficiency and efficacy in the management of material, human and economic resources by means of a proper decision taking which allow to reach institutional objectives. KEY WORDS: whole audit financial information, internal control fulfillment of laws, management credit and collection, professional report, corrective actions, effectiveness, efficiency and efficacy resources and reaching objectives. 2 INTRODUCCIÓN El presente trabajo de investigación se relaciona con un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013, con el objetivo de conocer y evaluar el proceso de concesión de créditos para la microempresa, mediante procedimientos y técnicas de auditorías que permita obtener un informe profesional, sobre la razonabilidad de la información financiera relacionada al componente auditado; la efectividad del sistema de control interno implementado; el nivel de cumplimiento de la normativa interna y externa aplicable y la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión empresarial en el proceso para la concesión de créditos. El presente trabajo está estructurado en cuatro capítulos los mismos que a continuación se detallan: El capítulo I comprende la parte introductoria donde se describe los antecedentes de la Cooperativa, misión, visión, estructura orgánica, el volumen de operaciones efectuadas en el proceso de concesión de créditos y su impacto en el entorno, permitiendo justificar a la cartera de microcréditos como parte de los procesos agragadores de valor, ya que se relaciona directamente con la satisfacción de los socios y la misión de la Cooperativa; se establece los objetivos generales y específicos que guía el desarrollo del presente trabajo; los resultados esperados que se pretende alcanzar y finalmente la presentación de la memoria. El capítulo II describe el marco referencial, el mismo que contiene el análisis del marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento; la definición conceptual y los principales criterios de la auditoría financiera, de control interno, de cumplimiento y de gestión y la descripción del proceso de la auditoría integral. En el capítulo III se realiza el análisis de la Cooperativa, describiendo los antecedentes, la misión, visión, valores, objetivos estratégicos, organigrama estructural, los procesos gobernantes, agregadores de valor y habilitantes y finalmente se concluye con la importancia de realizar el examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos considerando su representatividad en la estructura financiera de la entidad. 3 El capítulo IV se expone el resultado del examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga, mediante el informe de auditoría integral con sus respectivos comentarios y recomendaciones, que permita contribuir de forma oportuna la detección y prevención de potenciales riesgos de créditos y mediante la propuesta de un plan de implementación de recomendaciones mejorar la gestión de concesión de créditos para la microempresa. Es importante que la Cooperativa cuente con informes integrales de auditoría, como una herramienta fundamental que contribuya al mejoramiento de la gestión en el proceso de concesión de créditos, con el fin de lograr los objetivos institucionales planteados y su permanencia a largo plazo en el mercado, precautelando los intereses de los socios y contribuyendo a su progreso. La respuesta al problema planteado, se dio gracias a las facilidades dadas por los directivos de la Cooperativa para la ejecución del examen de auditoría integral a la cartera de crédito para la microempresa. El objetivo principal de ésta investigación se enfocó en efectuar un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013, debido a que la cartera de crédito es el componente de mayor relevancia que se refleja en el balance general. El mismo que se logró cumplir mediante el desarrollo sistemático de cada una de las fases que conforman auditoría integral como: planificación, ejecución y comunicación. 4 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 5 1.1. Antecedentes de la organización La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., inicia sus operaciones el 10 de enero del 2003 bajo acuerdo Nº 001-SDRCC del Ministerio de Bienestar Social y con RUC N° 1891709591001, abriendo su primera oficina en la ciudad de Ambato. Se creó gracias a la visión de un grupo de indígenas pertenecientes a la Comunidad de Chibuleo San Alfonso, Parroquia Juan Benigno Vela, ubicada a 15 Km. al sur occidente de la ciudad de Ambato, Provincia del Tungurahua. Buscando el progreso de la comunidad y el pueblo en general por iniciativa del Ingeniero Santos Chango, la familia Yucailla inici un proceso organizativo social y económico con el objetivo de satisfacer las necesidades familiares, mediante aporte económico mensual y préstamos a miembros del mismo grupo. El 01 de diciembre del año 2003, abre una agencia en la ciudad de Latacunga, provincia de Cotopaxi, con la finalidad de apoyar a los socios con sus proyectos y potencializar el desarrollo socioeconómico de la población a quienes brinda su servicio, llegando a consolidar en el mercado financiero de la ciudad de Latacunga. La oficina matriz de la Cooperativa Ambato Ltda., se encuentra ubicada en la calle Lalama y juan Benigno Vela, a media cuadra del Parque Cevallos, en el centro de la ciudad de Ambato, Provincia de Tungurahua, además mantiene ocho oficinas operativas ubicadas en Ambato en la Ciudadela la Pradera; en Cevallos; Latacunga centro; Latacunga sector la estación; Pujilí; Saquisilí; Quito y Guaranda. Cuenta con cajeros automáticos ubicabas estratégicamente para dar un servicio adecuado a sus socios. Tiene como objeto social principal realizar operaciones de intermediación financiera y actos de responsabilidad con sus socios, desde el año 2013 según resolución SEPS-ROEPS2013-000660 está regulada por la Ley Orgánica de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario, su capital se limita al aporte de sus socios y su duración es ilimitada. Actualmente, la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., Agencia Latacunga presenta una posición beneficiosa en el mercado local, sus actividades de intermediación financiera las efectúa mediante la captación de recursos de sus socios a través de libretas de ahorro, 6 plazo fijo, y la prestación de servicios de crédito, así también la provisión de servicios no financieros como: pagos de servicios básicos, bono de desarrollo humano, soat, pago de matrícula, SRI, entre otros. Es una institución financiera muy reconocida en la ciudad, dispone de instalaciones propias ubicado en la calle Quito N° 16-70, a media cuadra del parque Vicente. La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., ha definido en su Plan Estratégico Institucional para el período 2011 – 2014 la misión y visión que se describe a continuación: 1.1.1. Misión. Somos una Cooperativa de Ahorro y Crédito que brinda servicios financieros con enfoque de calidad, eficiencia y rentabilidad mutua, con personal capacitado, calificado y con alto compromiso social, sustentados en tecnología actualizada promoviendo el desarrollo socio económico de la comunidad e impulsando la identidad cultural con equidad. 1.1.2. Visión. Al 2014 la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato consolidará su liderazgo en la sierra central, ampliando su cobertura, alcanzando indicadores financieros y sociales de calidad, reconocidos por la sociedad a nivel nacional e internacional, obteniendo una calificación de riesgo de BB. 1.1.3. Objetivos estratégicos. La Cooperativa se ha propuesto un plan estratégico para el período 2011 – 2014, como instrumento que oriente las actividades y estrategias necesarias para lograr su fortalecimiento y alcanzar los siguientes objetivos estratégicos: Objetivo Macro: RENTABILIDAD: Alcanzar al 2013 una Rentabilidad sobre Activos (ROA) no menor al 2.80%. 1. Objetivo Estratégico # 1: Alcanzar al 2013 una Cartera en riesgo no mayor al 3%. 2. Objetivo Estratégico # 2: Incrementar las captaciones del público en al menos el 30% cada año mejorando la estructura de fondeo de la institución. 7 3. Objetivo Estratégico # 3: Alcanzar una eficiencia administrativa (egresos operaciones / total activo) no mayor al 7%. 4. Objetivo Estratégico # 4: Alcanzar una estructura de cartera en donde el 90% sea microcrédito y hasta el 10% consumo. 5. Objetivo Estratégico # 5: Mejorar las condiciones de la presentación de los productos de crédito, mejorando el tiempo de respuesta. 6. Objetivo Estratégico # 6: Evaluar la efectividad, disponibilidad, conocimiento y el nivel de cumplimiento de la normativa interna vigente. 7. Objetivo Estratégico # 7: Ampliar la cobertura a través de la consolidación y apertura de agencias. 8. Objetivo Estratégico # 8: Alcanzar una satisfacción del socio de al menos el 85%. 9. Objetivo Estratégico # 9: Fortalecer y optimizar el uso del Sistema Transaccional y el área de desarrollo de sistemas. 10. Objetivo Estratégico # 10: Fortalecer y optimizar el sistema de Talento Humano en la Cooperativa, con un nivel de satisfacción laboral de al menos el 90% al 2014. 11. Objetivo Estratégico # 11: Fortalecer los esquemas de control internos y prudencia financiera para ingreso a la regulación de la Superintendencia de Bancos y Seguros u organismo correspondiente según Leyes vigentes. 12. Objetivo Estratégico # 12: Obtener una calificación de riesgo de al menos BB al 2014, otorgada por una calificadora de riesgo calificada por la SBS. 8 1.1.4. Estructura Orgánica ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE VIGILANCIA AUDITORÍA INTERNA COMITÉ DE CUMPLIMIENTO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO GERENCIA GENERAL COMITÉ DE RIESGO SECRETARIA DE GERENCIA COMITÉ EJECUTIVO OFICIAL DE RIESGO COMITÉ DE CRÉDITO ASESORÍA LEGAL COMITÉ DE NORMATIVA Y PROCESOS COMITÉ DE ACTIVOS Y PASIVOS COBRANZA LEGAL COMITE DE MORASIDAD GERENCIA DE NEGOCIOS GERENCIA FINANCIERA CONTABILIDAD TESORERÍA PROVEEDURÍA FABRICA DE CRÉDITOS JEFES DE OFICINAS GERENCIA DE OPERACIONES MARKETING JEFES DE CAJA Figura 1. Estructura orgánica Fuente: Plan estratégico 2011 – 2014 de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. 9 TÉCNOLOGÍA GERENCIA DE RR.HH CUSTODIO RESPONSABILIDAD SOCIAL TALENTO HUMANO 1.1.5. Volumen de operaciones e impacto en el entorno. La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., es una entidad que satisface las necesidades de ahorro, créditos para capitalizar oportunidades de negocios e inversiones productivas; provee servicios no financieros como: pagos de servicios básicos, bono de desarrollo humano, soat, pago de matrícula, SRI, entre otros. Brinda un servicio de calidad, ágil y oportuno, orientado hacia la población en general, principalmente de los sectores urbano (empleados públicos y privados, microempresarios, artesanos) y rural (comerciantes, agricultores, ganaderos), sectores no favorecidos por la banca. Compite en base a la certificación ISO 9001 – 2008, con calificación de riesgo “B-” considerada como crédito aceptable, cuenta con profesionales capacitados para atender a los clientes en base a una propuesta de servicio bilingüe (quechua - español), dispone de infraestructuras apropiadas, agencias en red, capacitan permanentemente a sus asociados (funcionarios y socios) lo que ha generado confianza y rentabilidad. El principal negocio de la Cooperativa Ambato Ltda., es la intermediación financiera mediante la captación y colocación de recursos económicos, por consiguiente la colocación de crédito es el componente más importante con el que cuenta la entidad; la misma que a diciembre del 2013 registra un monto de $6.198.432,04 frente a $4.891.029,29 alcanzado en el año 2012 registrando un incremento de $1.307.402,75 que representa el 26,73% de acuerdo a los balances generales de dichos años. Tabla 1. Crecimiento de la cartera de créditos AÑO CÓDIGO CUENTA VALOR $ % 2012 2013 CARTERA DE CREDITOS $4.891.029,29 $6.198.432,04 $1.307.402,75 CARTERA COMERCIAL NETA $ 89.049,98 $ 56.256,71 $ -32.793,27 -36,83 Cartera De Créditos Comercial Por Vencer $ 90.867,33 $ 57.404,81 $ -33.462,52 -36,83 (Cartera De Créditos Comercial) $ -1.817,35 $ -1.148,10 $ 669,25 -36,83 CARTERA CONSUMO NETA $ 506.349,14 $ 639.148,43 $ 132.799,29 26,23 1402 Cartera De Créditos De Consumo Por Vencer $ 513.314,09 $ 647.070,13 $ 133.756,04 26,06 1412 Cartera De Créditos De Consumo Que No Devenga Interés. $ 3.731,39 $ 15.926,23 $ 12.194,84 326,82 1422 Cartera De Créditos De Consumo Vencida $ 7.144,78 $ 1.852,80 $ 4.708,02 65,89 (Cartera De Créditos De Consumo) $ -17.841,12 $ -35.700,73 $ -17.859,61 100,10 CARTERA MICROEMPRESA NETA $4.295.630,17 $5.503.026,90 $1.207.396,73 28,11 $4.283.465,69 $5.471.162,80 $1.187.697,11 27,73 $ $ 287.628,56 $ 53,22 14 1401 149905 149910 1404 1414 Cartera De Créditos Para La Microempresa Por Vencer Cartera De Créditos Para La Microempresa Que No Devenga Interés. 10 187.727,6 99.900,96 26,73 1424 149920 Cartera De Créditos Para La Microempresa Vencida $ 113.428,34 $ 194.810,43 $ 81.382,09 71,75 (Cartera De Créditos Para La Microempresa) $ -288.991,46 $ -450.574,89 $ -161.583,43 55,91 Fuente: Balance General de la Cooperativa Ambato Ltda., año 2012-2013. 1.1.6. Justificación. Enfocar un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga, constituye un componen de vital importancia debido a que forma parte del proceso operativo o agregador de valor y se relaciona directamente con la misión de la Cooperativa, que es la de brindar servicios financieros con responsabilidad social enfocada en promover el desarrollo socioeconómico de la colectividad, satisfaciendo sus necesidades y requerimientos. La cartera de crédito para la microempresa presenta una importancia cuantitativa debido a que de ésta depende la solvencia y el patrimonio de la Cooperativa, ya que de acuerdo al balance general del año 2013, la cartera de créditos representa el 71.13% del activo total, de los cuales el 68,32% están representados por la cartera de microcréditos con $5.953.601,79, por consiguiente es el rubro de mayor relevancia dentro de la estructura financiera de la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Tabla 2. Representatividad del activo. CUENTA DESCRIPCIÓN VALOR $ % VALOR $ % 11 FONDOS DISPONIBLES $ 668.775,4 7,68 14 CARTERA DE CRÉDITOS $6.198.432,04 71,13 CARTERA DE CRÉDITO COMERCIAL 1401 Cartera de Crédito comercial por Vencer CARTERA DE CRÉDITO DE CONSUMO 57.404,81 $ 57.404,81 $ 674.849,16 1402 Cartera de Crédito de consumo por Vencer 1412 $ 0,66 7,74 $ 647.070,13 Cartera de Crédito de consumo que no devenga interés 1422 Cartera de Crédito de consumo vencida CARTERA DE MICROCRÉDITO $ 15.926,23 $ 11.852,80 $5.953.601,79 1404 Cartera de Microcrédito por Vencer $5.471.162,80 1414 Cartera de Microcrédito que no devenga interés $ 287.628,56 1424 Cartera de Microcrédito vencida $ 194.810,43 1499 (Provisión para Créditos Incobrables) $ -487.423,72 68,32 -5,59 16 CUENTAS POR COBRAR $ 70.676,92 0,81 17 BIENES REALIZABLES, $ 9.000,00 0,10 11 18 PROPIEDADES Y EQUIPO $ 684.296,93 7,85 19 OTROS ACTIVOS $ 1.082.860,84 12,43 $ 8.714.042,13 100,00 TOTAL Fuente: Balance General de la Cooperativa Ambato Ltda ., año 2013 En definitiva la cartera de crédito para la microempresa es el rubro más importante del activo que refleja el balance general del año 2013 de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga, motivo por el cual se justifica la ejecución de un examen de auditoría integral a dicho componente; por consiguiente con el desarrollo de ésta investigación se pretende mejorar los procesos de concesión de créditos con la finalidad de tener una adecuada recuperación de la cartera así como el retorno oportuno del capital invertido. 1.2. Objetivos y resultados esperados 1.2.1. Objetivos. General Realizar un Examen de Auditoría Integral a la Cartera de Microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia de Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013. Específicos Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría integral orientados a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia de Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013. Opinar sobre la razonabilidad de los saldos relacionados a la Cartera de Microcréditos, el sistema de control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales y la gestión empresarial de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia de Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013. Generar el informe de examen integral y las pertinentes acciones correctivas. 12 1.2.2. Resultados esperados. 1. Archivo de papeles de trabajo de todas las fases del examen integral, integrado por los documentos que sustentan el desarrollo del examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia de Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013, agrupados en los siguientes archivos. Archivo permanente con toda la información general de la Cooperativa para el conocimiento de la misma. Archivo de planificación que incluye la evaluación del control interno, matriz de riesgo y programas de auditorías. Archivo Corriente con todos los papeles de trabajos que son evidencias que sustentan el presente examen de auditoría integral y las matrices de todos los hallazgos encontrados en el componente evaluado. Archivo de supervisión que contiene los puntos de vista y requerimientos de la directora de tesis. 2. Informe de auditoría con el resultado obtenido del examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga, con sus respectivos comentarios y recomendaciones, que contendrá como mínimo los siguientes elementos: Tema. Destinatario Parte responsable Responsabilidad del auditor Limitaciones Estándares aplicables Criterios Opinión sobre los estados financieros Otras conclusiones Fecha y lugar de emisión del informe Nombre y firma del contador 3. Plan de implementación de recomendaciones, que incluye la recomendación, actividad a realizar, persona responsable del cumplimiento de la actividad, plazo asignado, medios de verificación y las firmas de responsabilidad. 13 1.3. Hipótesis de trabajo El examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorra y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga por el período enero a diciembre del 2013, permitirá obtener una evaluación completa de los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento y de gestión, la misma que generará un informe de aseguramiento que soporte de manera adecuada las decisiones gerenciales y proporcione acciones de mejoramiento para la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga. 1.4. Presentación de la memoria. El presente trabajo de tesis es para optar por el grado de Magister en Auditoría Integral en la Universidad Técnica Particular de Loja, es una investigación que consiste en realizar un EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL A LA CARTERA DE MICROCRÉDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. AGENCIA LATACUNGA. PROVINCIA DE COTOPAXI. CANTÓN LATACUNGA. AÑO 2013, para uso interno de la Cooperativa, en el que se pretende determinar la eficacia, eficiencia y la economía con que se manejan los recursos disponibles para el logro acertado de sus objetivos. La auditoría integral en la actualidad constituye una herramienta útil para los usuarios, especialmente para la alta gerencia, por cuanto éste tipo de auditoría no solo se encarga de revisar asuntos financieros, sino que amplía su análisis incluyendo el funcionamiento del sistema de control interno, el cumplimiento de las disposiciones legales y regulaciones internas y externas que le sean aplicadas y la gestión realizada por la administración para cumplir con los objetivos y metas propuestos, el cual permite tener un conocimiento global de lo que sucede en el componente para tomar decisiones que permitan mejorar la productividad de sus operaciones. La cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga, constituye el componente fundamental para la consecución de su misión y los objetivos institucionales, ya que la cartera de microcréditos refleja un rubro mayor del activo en el Balance general, motivo por el cual se eligió ésta cuenta para la aplicación de un examen de auditoría integral. La presente investigación se desarrolla en cuatro capítulos los cuales se detallan a continuación: 14 El primer capítulo contiene información general de la Cooperativa, la justificación, los objetivos general y específicos y los resultados que se esperan obtener con la ejecución del examen de auditoría integral. El segundo capítulo se fundamenta teóricamente la investigación; en donde primero se describe el marco conceptual de la auditoría integral y la importancia del contenido del informe de aseguramiento; segundo se realiza la descripción conceptual y los principales criterios de la auditoría financiera, de control interno, de cumplimiento y de gestión; y por último se describe el proceso de la auditoría integral. El tercer capítulo desarrolla el análisis de la empresa, partiendo de los antecedentes de la Cooperativa, su misión, visión, organigrama estructural, mapa de procesos y la importancia de realizar un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos. El cuarto capítulo inicia con la exposición del proceso del examen, los productos generados en cada una de las fases y concluye con el informe de auditoría integral. Finalmente se efectúa la demostración de hipótesis en base a los resultados obtenidos, las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación; la bibliografía utilizada y los anexos respectivos. 15 CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL 16 2.1. Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento. La auditoría integral es una herramienta moderna que incorpora diferentes enfoques con el propósito de garantizar la prevención y detección de desviaciones o falencias en el desarrollo de las actividades empresariales. Blanco, (2007) manifiesta que: La auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente en un período determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación. (p. 1) Según Franklin, (2007) establece que la auditoría integral es un “examen y evaluación de la planeación, organización, control interno contable y mejoramiento administrativo, así como el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas aplicable a un área o programa” (p. 828). Evaluando en forma integral las áreas identificadas de mayor riesgo. La investigación realizada por Díaz (2006) como un aporte al Colegio de Contadores Públicos de México sobre auditoría integral menciona que: La auditoría integral es la evaluación multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de la relación con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado de sus fines y/o el mejor aprovechamiento de sus recursos. (p. 2) De acuerdo con las definiciones expuestas anteriormente, se concluye que la auditoría integral evalúa en forma detallada las actividades efectuadas en toda la entidad o en un área o componente determinado, con la finalidad de emitir un informe integral sobre la razonabilidad de la información financiera, la efectividad del sistema de control interno implementado, el cumplimiento de la normativa interna y externa aplicable y el logro de los objetivos y metas propuestas; permitiendo de ésta forma a los altos ejecutivos detectar y 17 corregir las deficiencias encontradas y encuadrar en forma oportuna las actividades hacia la consecución de objetivos propuestos para lo cual fue creada la empresa. Servicio de aseguramiento AUDITORÍA INTEGRAL Informe de auditoría integral Figura 2. Auditoría Integral Fuente: Yanel Blanco Luna libro de Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral Cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral tienen sus objetivos que pretende alcanzar: Auditoría financiera. Evaluar los estados financieros presentados por la entidad y verificar que hayan sido preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en forma oportuna y confiable, el cual permitirá determinar su razonabilidad. Auditoría de Control Interno. Evaluar la existencia del sistema de control interno implementado por la entidad para determinar su adecuado funcionamiento en el desarrollo de las actividades. Auditoría de Cumplimiento. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes a fin de comprobar si la entidad cumple en el desarrollo de sus operaciones financieras, administrativas y económicas de acuerdo con la normativa interna y externa que le sean aplicables. Auditoría de gestión. Evaluar el grado de eficacia, eficiencia y calidad en el logro de los objetivos y metas previstos, mediante el adecuado manejo de sus recursos disponibles para determinar si la entidad desarrolla sus actividades en coordinación con sus objetivos y metas establecidas. 18 La auditoría integral constituye una herramienta útil para los directivos, permitiéndoles tomar decisiones para mejorar el desarrollo de las actividades de la entidad. Blanco (2007) encuadra “la auditoría integral en un servicio de aseguramiento, con todos los elementos señalados en la normativa internacional para ésta clase de servicio” (p. 2). Por lo tanto el informe de auditoría integral debe proveer un alto nivel de seguridad. 2.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento. 2.2.1. Objetivos de un servicio de aseguramiento. De acuerdo con la norma internacional sobre servicios de aseguramiento, emitido por el Consejo de Estándares Internacionales de Auditoría y Servicios de Aseguramiento – IAASB, de la Federación de Internacional de Contadores, (Citado por Blanco. 2007) establece que: El objetivo de un servicio de aseguramiento es el de permitir que un contador profesional evalúe un asunto determinado que es responsabilidad de otra parte, mediante la utilización de criterios adecuados e identificables, con el fin de expresar una conclusión que transmita al supuesto destinatario un cierto nivel de confiabilidad acerca del tema en cuestión. (p. 3) La norma citada anteriormente señala que la principal importancia de un informe de aseguramiento, es disminuir el riesgo a nivel bajo e incrementar la credibilidad de la información a un nivel alto o moderado, mediante la utilización de criterios aplicables en la evaluación de la auditoría integral, permitiendo expresar en forma positiva conclusiones y recomendaciones que satisfagan las necesidades y requerimientos del auditado. 2.2.2. Contenido del informe de aseguramiento. El informe de aseguramiento de la auditoría integral es el producto final del trabajo del auditor, en el cual expresa su opinión sobre las afirmaciones hechas por la administración, relacionada con la información financiera, el sistema de control interno implementado, el cumplimiento de leyes y regulaciones y la eficacia, eficiencia y calidad de la gestión empresarial. Blanco (2007) manifiesta que “de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría para que un contrato determinado constituya un servicio de aseguramiento se requiere que contenga todos y cada uno de los elementos siguientes:” (p. 4). 19 Contador profesional Relación tripartita Parte responsable Supuesto destinatario de la información Criterios confiables Tema o asunto determinado Proceso de contratación Una conclusión Figura 3. Elementos de un servicio de aseguramiento Fuente: Yanel Blanco Luna libro de Normas y procedimientos de la Auditoria Integral El auditor de acuerdo a su criterio puede extender el informe de aseguramiento para incluir otra información adicional si así lo requiere, siempre y cuando no afecte a la conclusión emitida, para lo cual debe estar visiblemente separado de dicha conclusión y reflejar su importancia. 2.3. Descripción conceptual y los criterios principales de todas las auditorías que conforman la auditoría integral. 2.3.1. Auditoría Financiera. Se encarga de analizar los estados financieros preparados por la entidad, verificando en forma minuciosa los registros y documentos que respaldan la información financiera, con la finalidad de que auditor exprese su opinión sobre la razonabilidad de dicha información y emita recomendaciones orientadas a mejorar y fortalecer la gestión financiera de la empresa. Sánchez, (2006) define a la auditoría financiera como: Examen de los estados financieros básicos preparados por la administración de una entidad económica, con objeto de opinar respecto a si la información que incluyen está estructurada de acuerdo con las normas de información financiera aplicables a las características de sus transacciones. (p. 2) 20 De acuerdo a Blanco, (2007) menciona: La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros por parte de un auditor distinto del que preparó la información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. (p. 151) Por su parte Sánchez (2005) la auditoría de estados financieros consiste: En el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico – financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico – financiera y el control interno. (párr. 33). Por lo tanto de acuerdo a las definiciones expuestas se concluye que la auditoría financiera examina los estados financieros en su conjunto, con la finalidad de que el auditor determine si las actividades y operaciones económicas desarrolladas por la empresa se ajustan a las normas y criterios establecidos en forma confiable y oportuna. Los estados financieros auditados son de mucha importancia tanto para los accionistas como para terceras personas interesadas en la empresa, ya que permiten conocer información confiable sobre el rendimiento y solvencia de la entidad. 2.3.1.1. Afirmaciones de los estados financieros. Las afirmaciones son aseveraciones hechas por la administración y que se encuentran incorporadas en los estados financieros. Subía (2012) manifiesta “el objetivo es dictaminar la razonabilidad de las cifras de los estados financieros. Se orienta a determinar la veracidad, integridad y correcta valuación de los saldos presentados a determinada fecha” (p. 53). Por consiguiente el auditor debe diseñar procedimientos apropiados para obtener suficiente evidencia sobre dichas afirmaciones, las mismas que respalden su opinión; entre las principales afirmaciones de la auditoría financiera tenemos: 21 1. Veracidad. Se refiere a que la información presentada en los estados financieros existen y que las transacciones registradas han sido resultado de las actividades reales de la entidad. 2. Integridad. Significa que todos los movimientos económicos, estén incluidos y reflejados en los estados financieros en forma íntegra, considerando sus respectivas cuentas y periodo contable. 3. Valuación. Expresa que las transacciones económicas estén correctamente valoradas y registradas por su monto real. 4. Exposición. Se relaciona a que las cuentas deben ser clasificadas y representadas conforme a los principios de contabilidad. 2.3.1.2. Criterios aplicables para la auditoría financiera. Los criterios constituyen normas indispensables para el desarrollo de la auditoría integral, en base a las cuales debe actuar el auditor. Subía (2012) afirma que “Los criterios aplicables para la auditoría financiera son las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información financiera (NIIFs)” (p. 25). Constituyéndose en elementos claves para la elaboración de los estados financieros, aplicables en su medida a la legislación y procesos ecuatorianos. Además, de acuerdo a la NIC 1 los principales estados financieros a ser analizados son: Estado de situación financiera al final del período. Estado de resultados y otro resultado integral del período. Estado de cambio en el patrimonio del período. Estado de flujo de efectivos del período. Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa. 2.3.1.3. Normas internaciones de información financiera. Vázquez & Díaz (2013) establecen: 22 Las NIIF entonces nos indican los elementos básicos y lindes para su aplicación. En consecuencia el marco conceptual contiene los términos básicos y criterios mínimos que se espera encontrar en la información financiera. Su propósito general es apoyar en diversas tareas como elaborar nuevas normas; suministrar una guía para la convergencia de principios contables nacionales con las NIIF; ayudar a elaborar y presentar estados apropiados; clarificar la forma de interpretar la información financiera tanto para auditores como el resto de usuarios de la misma. (p. 34) Por su parte Varón, (2012) define “las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de normas contables de carácter mundial de alta calidad, comprensibles y de obligatorio cumplimiento, que exijan información transparente y de alta calidad en la información financiera” (párr. 1). Por ende estas normas al ser de carácter mundial han sido acogidas por una gran cantidad de países con el fin de que sus balances sean estandarizados y de fácil interpretación. Cabe destacar en base a lo expuesto, que las NIIF constituyen estándares e interpretaciones internacionales de contabilidad, que regulan la forma de preparar y presentar estados financieros que generan las empresas, con el propósito de lograr que la información presentada sea de alta calidad, transparente y comparable, a la vez, que sirva de base para la toma de las mejores decisiones económicas por parte de sus usuarios. Dichas normas son emitidas por International Accounting Standards Board (IASB) que es el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. De acuerdo a los organismos de control del Ecuador, todas las empresas deben adoptar las NIIF, con la finalidad de apoyar a una sólida apertura a los mercados internacionales que requiere nuestro país; las empresas privadas tienen el carácter obligatorio de elaborar sus estados financieros bajo NIIF, no así las empresas públicas que básicamente dependen de la normativa jurídica que rige su funcionamiento. A continuación se presenta un resumen de las normas internacionales de información financiera vigentes en el año 2013 son: 23 N I I F NIIF 1 Adopción por primera Asegurar que los primeros estados financieros con arreglos a las NIIF sean de calidad. NIIF 2 pagos basados en acciones Reflejar en el resultado del periodo y en su posición financiera, los efectos de las transacciones con pagos basados en acciones. NIIF 3 Combinaciones de negocios Mejorar la relevancia, la fiabilidad y la comparabilidad de la información sobre las combinaciones de negocios y sus efectos. NIIF 4 Contratos de seguros Prescribir la información financiera para los contratos de seguro hasta que IASB complete la segunda fase de su proyecto sobre contratos de seguro. NIIF 5 activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones discontinuadas Especificar el tratamiento contable de los activos mantenidos para la venta, así como la presentación e información a revelar sobre las actividades discontinuadas. NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales Prescribir la información financiera para la exploración y evaluación de recursos naturales hasta que IASB complete un proyecto comprensivo en esta área. NIIF 7 Instrumentos financieras: Información a revelar Requerir a las empresas que en sus estados financieros, revelen información que permitan a los usuarios evaluar la relevancia de los instrumentos financieros y la naturaleza y alcance de los riesgos. NIIF 8 Segmentos de operación Revelar información que permita a los usuarios de sus estados financieros evalúe la naturaleza y los efectos financieros de las actividades de negocio en las cuales participa y de los entornos económicos en los que opera. NIIF 9 Instrumentos financieros Establecer requerimientos de reconocimiento y des-reconocimiento, clasificación y medición para los activos y pasivos financieros. NIIF 10 Estados Financieros consolidados Introducir un solo modelo de consolidación para todas las entidades basado en el control, independiente de la naturaleza de la entidad donde se invierte. NIIF 11 Acuerdos conjuntos Establecer los principios para la presentación de información financiera por entidades que tengan una participación en acuerdos que son controlados conjuntamente. NIIF 12 Desgloses de participaciones en otras entidadesNIIF 4 Contratos de seguros Requerir a la entidad revele información que permita a los usuarios evaluar la naturaleza de sus participaciones en otras entidades y los riesgos asociados con ésta. NIIF 13 Medición del valor razonable Remplazar, mediante un solo estándar, la orientación sobre la medición del valor razonable contenida en las NIIF. Figura 4. Resumen de las NIIF aplicables en el Ecuador Fuente: Las NIIF en su bolsillo 2012 publicado por Deloitte. 24 2.3.2. Auditoria de control interno. 2.3.2.1. Definición de control interno. Es preciso revisar una definición general de control interno para una mejor comprensión de éste tipo de auditoría. De acuerdo con el Internal Control – Elements of a Coordinated System and its Importance to Management and the Independent Public Accountant, publicado por la AICPA: (citado por Fonseca, 2011) manifiesta que: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que aseguren que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de su información financiera, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración. (p. 15) Por otro lado Mantilla (2012) define al control interno como: un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiablidad en la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (p. 14) Por consiguiente se concluye que el control interno es el conjunto de principios, normas y procedimientos adoptados por la empresa para enfrentar los riesgos y los cambios rápidos que se generan en un mundo globalizado en el que vivimos, permitiendo mejorar el desarrollo de las actividades en forma secuencial y ordenada, para así incrementar la probabilidad de que los objetivos y metas se cumplan. 25 2.3.2.2. Definición de auditoría de control interno. Blanco, (2007) menciona: La auditoría del Control Interno es la evaluación del control interno integrado, con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Esta evaluación tendrá el alcance necesario para dictaminar sobre el control interno y por lo tanto, no se limita a determinar el grado de confianza que pueda conferírsela para otros propósitos. (p. 105) Con lo mencionado en párrafos anteriores se determina que la auditoría de control interno consiste en una evaluación del sistema de control interno adoptado por la empresa, para determinar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, el adecuado registro de las operaciones, el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y salvaguardar los recursos. Si el control interno es efectivo se obtiene una seguridad razonable, ya que no se puede hablar de una seguridad absoluta por cuanto toda empresa está expuesta a riesgos inherentes. 2.3.2.3. Criterios aplicables para la auditoría de control interno. Es importante precisar que los controles adoptados por la empresa contribuyen a la consecución de los objetivos institucionales, como lo manifiesta Subía (2012) “la auditoría de control interno tiene como objetivo fundamental evaluar el sistema de control interno para determinar su funcionamiento y adecuación para el cumplimiento de objetivos empresariales” (p. 28). Por lo tanto para determinar si dichos controles son efectivos, la auditoría se ejecuta de acuerdo al informe COSO, que es un documento emitido por Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission que orienta a las empresas sobre control interno a través de la implantación de componentes; por consiguiente el informe COSO es el principal criterio aplicable para el desarrollo de la auditoría de control interno. 2.3.2.4. Componentes del sistema de control interno. Los componentes de control interno de acuerdo al modelo COSO, permite que la administración detecte y prevenga incumplimientos. Según Mantilla (2012) “el control interno 26 consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración” (p. 4, 5). Los mismos que a continuación se describen: OBJETIVOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN COMPONENTES Figura 5. Componentes de control interno COSO Fuente: Estructura de Control Interno COSO publicado por Deloitte 1. Ambiente de control. Este componente establece un entorno organizacional que favorece las buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para estimular y sensibilizar al personal de la entidad con respecto al control de sus actividades; ya que el corazón de cualquier negocio es su gente y el motor que impulsa a la empresa hacia la consecución de los objetivos. Éste componente constituye la base en la que se apoyan los demás componentes de control interno. Para que éste ambiente de control se genere, requiere de algunos factores a considerar como: Integridad y valores éticos. Los valores éticos se establecen como parte de la cultura organizacional, para fomentar la integridad y el compromiso del personal hacia la empresa, con el fin de contribuir al buen uso de los recursos y eliminar o reducir actos deshonestos; además, la dirección debe mostrar continuamente, con su ejemplo un compromiso con elevado nivel ético. Filosofía y estilo de operación de la administración. Comprende la forma de asumir y vigilar los riesgos de negociosos, así como las actitudes y acciones relacionadas a aspectos financieros y operativos. Estructura organizacional. Proporciona el marco general para planear, ejecutar, controlar y monitorear las operaciones de la entidad, por lo tanto la máxima autoridad 27 debe desarrollara, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya a la consecución de objetivos institucionales. Asignación de autoridad y responsabilidad. Es necesario asignar claramente al personal sus cargos, acciones y responsabilidades, así como establecer las diferentes relaciones de jerarquía y de funciones para cada uno de ellos. Políticas y prácticas sobre recursos humanos. Son necesarios para contar con personal competente que le permita lograr sus metas y objetivos; además, incluye los procedimientos y políticas para contratar, capacitar, evaluar, promover y compensar a los empleados, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio. 2. Evaluación de riesgos. Abarca el proceso de identificar, controlar, monitorear y analizar los riesgos potenciales tanto de origen interno como de origen externo a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos, frente a los cuales se hace necesario la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos, considerando la probabilidad y el impacto en relación al costo y beneficio que implica la administración de riesgos. Todo rendimiento de una empresa se ve amenazado por factores internos y externos, independientemente de la naturaleza particular de la empresa, para lo cual es fundamental que todos los riesgos sean identificados. A nivel empresarial, los riesgos pueden ser por factores externos o internos, por ejemplo: Factores externos: Avances tecnológicos. Cambios en las expectativas y gustos de los clientes. Competencia. Nuevas normativas regulatorias. Catástrofes naturales. Cambios económicos. Factores internos: Problemas con el sistema de información. Calidad profesional de los empleados. Aplicación errónea de recursos. Ineficiente comité de auditoría. 28 3. Actividades de control. Consiste en establecer y ejecutar políticas y procedimientos para asegurar que se estén llevando a cabo las acciones necesarias para una eficiente administración de los riesgos, de acuerdo con los planes establecidos a fin de evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos que pueden afectar a la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control son muy importantes ya que permite asegurar en mayor grado la consecución de los objetivos operativos, financieros y de cumplimiento de la entidad, entre las cuales se pueden mencionar los siguientes puntos: Autorizaciones. Aprobaciones. Verificaciones. Conciliaciones. Seguridad de activos. Segregación de funciones 4. Información y comunicación. Consiste en mantener un efectivo sistema de información y comunicación entre las diferentes áreas y procesos de la empresa, permitiendo al personal generar y obtener información relacionada con sus actividades en un sentido amplio, que asegure el flujo de la información en todas las direcciones con calidad y oportunidad para que el personal cumpla con sus responsabilidades individuales y grupales, de esta forma la calidad de la información debe incluir un contenido apropiado, oportuno, actual, exacto y accesible. Éste sistema de información no sólo se relaciona con los datos generados internamente, sino también con sucesos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones. Para lograr los objetivos, la empresa debe tener bien definidos los canales de información y comunicación. 5. Monitoreo. Son aquellos procedimientos de supervisión efectuado al sistema de control interno, para valorar la calidad y eficiencia del sistema, permitiendo reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran, con el propósito de determinar qué controles están operando de acuerdo con lo planeado y cuales requieren modificaciones de acuerdo con las condiciones cambiantes del entorno. 29 Actividades de monitoreo. Se refiere a las actividades de supervisión continua que se realiza con respecto a los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Evaluaciones separadas. Permite tener una valiosa información sobre la efectividad de los sistemas de control, el mismo que puede ser ejecutado por personal encargado de sus propios controles; para ello se requiere de una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. De la misma manera la administración puede usar el trabajo de auditores externos para garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y recomendaciones oportunas para su mejoramiento. Información de deficiencias. Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección. Todos los componentes son relevantes para cada categoría de objetivo, por lo tanto deben cumplirse, aunque esto no significa que cada componente funcione de forma idéntica, ni siquiera al mismo nivel. 2.3.3. Auditoria de cumplimiento. Blanco, (2007) expone: La auditoría de cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. (p. 189) 30 Según la definición descrita anteriormente se concluye que la auditoría de cumplimiento verifica que todas las actividades desarrolladas en los diferentes procesos de la empresa, se hayan efectuado de acuerdo con la normativa interna y externa bajo los cuales rige su funcionamiento. Cabe destacar que todas las empresas independientemente de su naturaleza, están sujetas a leyes y regulaciones que sustentan legalmente sus actividades y cuyo incumplimiento conlleva a generar pérdidas económicas, afecta la credibilidad de la empresa, pone en peligro su continuidad y dependiendo de su nivel de incumplimiento puede en ocasiones cerrar su negocio. 2.3.3.1. Criterios aplicables para la auditoría de cumplimiento. Los criterios de la auditoría de cumplimiento son las disposiciones legales, administrativas y normativa tanto interna como externa, que regulan todas las operaciones y actividades de la entidad, sin embargo, los criterios para éste tipo de auditoría no pueden ser iguales para todas las entidades, ya que depende de las actividades y el objeto social de cada una en particular. Es así que para las entidades públicas el marco jurídico básico a tener en cuenta son: Constitución de la República del Ecuador Los contratos y convenios internacionales Leyes orgánicas Leyes ordinarias Normas regionales y ordenanzas distritales Decretos y reglamentos. Ordenanzas. Acuerdos y resoluciones Demás actos y decisiones de los poderes públicos. Para las entidades privadas, en términos generales se deben considerar la siguiente normativa: Ley de Compañías y demás documentación societaria. Código civil y código de comercio. Código Tributario. 31 Ley de régimen tributario interno. Ley de equidad tributaria. Código de trabajo. Otras leyes propias del sector al que pertenece. Normativa interna. 2.3.3.2. Responsabilidad de la administración en el cumplimiento de leyes y regulaciones. Espinoza, (2012) considera: Una eficiente supervisión de la dirección, de la integridad de los sistemas de contabilidad y de información financiera, así como la implementación de sistemas de control dirigido al control de riesgo, al control financiero y al cumplimiento de leyes y regulaciones, constituye responsabilidad ineludible de los funcionarios en cargados de la administración. (p. 26) De acuerdo a lo descrito los altos directivos de la empresa, procesos o áreas son responsables de cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y estatutos, con la finalidad de asegurar la integridad en el desarrollo de sus actividades diarias. Además son responsables de prevenir y detectar incumplimientos, para lo cual pueden emplear políticas y procedimientos que garanticen los correctivos necesarios para asegurar el cumplimiento de dichas normas y superarlos. 2.3.3.3. Responsabilidad del Auditor. El auditor en primera instancia debe conocer y comprender el marco legal general y específico aplicable a la entidad, a fin de determinar el nivel de cumplimiento de dicho marco regulatorio en el desarrollo de las diferentes actividades empresariales, como lo considera Cardozo (2006) “El auditor o supervisor debe programar la auditoría de cumplimiento para proporcionar seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones internas y externas para el logro del objetivo social” (p. 57). Por lo tanto el auditor es responsable de obtener una seguridad razonable de que las operaciones financieras, administrativas, económicas y tecnológicas ejecutado por la empresa, estén libres de representaciones erróneas debidas a error o fraude y conducir la auditoría con escepticismo profesional. 32 2.3.4. Auditoria de gestión. La auditoría de gestión consiste en evaluar la forma en que opera la entidad para alcanzar los objetivos y metas establecidas. En esencia Franklin, (2007) establece que “una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (p. 11). Permitiendo de este modo dar fe de las operaciones pasadas y mejorar las operaciones futuras. Por su parte Sotomayor, (2008) expresa: Examen integral o específico, realizado por un profesional de las ciencias económico – administrativas o afines, sobre la actividad administrativa de una organización o entidad y los elementos que la integran, a efecto de evaluar su desempeño, excelencia y apego a la normatividad establecida. (p. 211) Así también Velásquez, (2013) manifiesta: Es la evaluación o examen sistemático de la información administrativa, operativa y financiera presentada por los administradores de una organización, realizada con posterioridad a su ejecución, para obtener evidencia suficiente del grado de eficiencia, eficacia y calidad en el logro de matas y objetivos propuestos. (p. 14) En base a las definiciones anteriores se concluye que la auditoría de gestión examina en forma detallada la gestión de los administradores con relación a los objetivos institucionales, con la finalidad de precisar su nivel de desempeño en relación con la eficiencia, eficacia y calidad con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la entidad. También la ejecución de éste tipo de auditoría pretende ayudar a la administración a aumentar su eficiencia mediante la presentación de recomendaciones constructivas que garantice la supervivencia y crecimiento de la empresa. 33 2.3.4.1. Objetivos de la auditoria de gestión. Blanco, (2007) destaca: Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como objetivos principales: Determinar lo adecuado de la organización de la entidad. Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos. Comprobar la utilización adecuada de los recursos. (p. 234) En relación a lo expuesto se destaca que el principal objetivo de la auditoría de gestión es determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidas por la entidad, a través de la utilización eficiente de los recursos económicos, humanos, materiales y tecnológicos, así como la adecuada organización y gestión realizada por parte de los administradores. 2.3.4.2. Criterios aplicables para la auditoría de gestión. Los criterios bajo los cuales evalúa la auditoría de gestión son la eficiencia, eficacia y calidad de los productos y servicios prestados por la empresa. A continuación se describe cada uno de ellas. Eficiencia.- Consiste en lograr la utilización correcta de los recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros disponibles, manteniendo presente los objetivos de la organización para producir bienes y servicios de calidad. Esto implica la maximización de los productos, con los recursos dados. o la reducción al mínimo de las entradas con los recursos dados. Eficacia.- Es la capacidad de saber determinar y alcanzar acertadamente los objetivos, y metas programadas con los recursos disponibles y en el tiempo previamente establecido. 34 Calidad.- Es el grado en que los productos o servicios prestados satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes. Eficiencia Eficacia Calidad • Hacer bien las cosas. • Lograr metas y objetivos. • Nivel satisfacción logrado. Figura 6. Criterios de la auditoria de gestión Fuente: Guía de auditoría de gestión 1 de Mauricio Torres 2.3.4.3. Indicadores de gestión. Los indicadores de gestión permiten observar la situación en la que se encuentra un proceso o proyecto y si se emplea en forma oportuna y actualizada éstos indicadores, permite tener un control adecuado sobre la situación presentada, su principal importancia se fundamenta en que es posible tener una visión a futuro en base a los resultados obtenidos ya sean éstos positivos o negativos de la gestión de los administradores, además contribuye a tomar acciones correctivas en forma oportuna, mediante el enfoque de estrategias hacia la consecución de los objetivos establecidos por la empresa. Franklin, (2007) conceptualiza: Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por sí solos no son relevantes, pues sólo adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza. (p. 147) En cambio Beltrán Jesús (citado por Velásquez 2013) establece, “como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de 35 cambio generadas en el objetivo o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas” (p. 17). Por lo tanto los indicadores de gestión constituyen instrumentos necesarios para evaluar el desempeño de toda la empresa o un área determinada, mediante la comparación con algún nivel de referencia, permitiendo determinar el logro alcanzado en cuanto a los objetivos y metas establecidas y de esta forma tomar decisiones oportunas a fin de lograr el mayor rendimiento en la gestión de la administración. Actualmente el uso de los indicadores se hace más necesario por parte de los administradores, debido a que éstos reportan información sintetizada, relevante, oportuna y en forma periódica, de tal forma que pueda decidir con mejor conocimiento y mayor capacidad para medir los riesgos posibles y aceptables y enfrentar a un entorno altamente cambiante. Los indicadores son muy útiles para las diferentes fases de la auditoría de gestión: En la fase diagnóstico organizacional permite que el auditor identifique las áreas relevantes del negocio mediante el conocimiento y análisis del tablero de indicadores aprobado formalmente por la administración, con la finalidad de determinar su veracidad y validez con respecto a los temas a evaluarse. En la fase de planificación específica sirve para determinar los componentes esenciales en que se divide la auditoría y los indicadores relacionados, con el fin de identificar áreas que presenten brechas significativas y orientar los procedimientos de auditoria en forma y cantidad, hacia aquellos aspectos que los requiera. En la fase de ejecución del trabajo permite obtener resultados de la aplicación de indicadores de gestión los que reflejan los aspectos evaluados y la determinación de las causas de incumplimiento con respecto a lo planificado, situaciones que serán reveladas en la fase de comunicación de resultados. En definitiva, la utilidad de los indicadores se evidencia en todo el proceso de la auditoría de gestión, así también, puede ser utilizado en la fase de seguimiento para determinar el nivel de avance en la aplicación de las sugerencias y recomendaciones, generadas en la auditoría. 36 2.3.4.4. Cuadro de mando integral. El Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (BSC), es una herramienta útil para monitorear la evolución de las actividades desde un enfoque general, permitiendo la vinculación del personal de la empresa con las estrategias, metas y objetivos propuestos. Valda, (2011) define: El Cuadro de Mando Integral es una herramienta muy útil para la dirección de empresas en el corto y en el largo plazo. Primero, porque al combinar los indicadores financieros y no financieros permite adelantar tendencias y realizar una política estratégica proactiva. Y segundo, porque ofrece un método estructurado para seleccionar los indicadores guía que implica a la dirección de la empresa. (párr. 1) El cuadro de mando integral a través de sus indicadores de control, financieros y no financieros, permite obtener información periódica sobre si se están cumpliendo con los objetivos previamente establecidos, facilitando de esta forma a la administración a tomar decisiones y corregir las desviaciones a tiempo. El cuadro de mando integral más utilizado es el que se basa en la metodología de Kaplan & Norton, en donde su principal característica es la utilización de indicadores financieros como no financieros y que los objetivos estratégicos se organizan desde cuatro perspectivas de integración relacionando claramente con la causa – efecto como son: la financiera, la del cliente, de aprendizaje y de procesos internos. 37 • Manejo de riesgos. • Rentabilidad del producto. • Segmento de mercado. • Rentabilidfad de cliente. • Cautivar clientes. Perspectiva de cliente Perspectivas financieras BALANCED SCORECARD Perspectiva de procesos internos • Rentabilidad. • Distribución. • Control de procesos. Perspectiva de aprendizaje • Tecnología. • Recursos Humanos. • Entrenamiento Figura 7. Perspectivas del cuadro de mando integral Fuente: César Montoya Articulo El Balanced Acorecard como Herramienta de Evaluación. Perspectiva Financiera. Tiene como finalidad responder a las expectativas de los accionistas, mide la capacidad de generar valor por parte de la empresa con altos índices de rentabilidad, por lo tanto maximizar los beneficios y minimizar los costes. Perspectiva de cliente. Los clientes son la parte primordial de la subsistencia de una empresa, por lo tanto es fundamental enfocarse en su satisfacción. El entendimiento del negocio a través de la percepción de los clientes repercute en el posicionamiento de la empresa en relación al de su competencia. Perspectiva de aprendizaje. Se refiere a la capacidad de adaptación a los cambios por parte de las empresas, mediante la contribución del personal competente, el uso y adquisición de tecnología, como elementos que impulsan el crecimiento y la mejora de las empresas a largo plazo. Perspectiva de procesos internos. Los procesos internos de la empresa afectan directamente en la satisfacción de los clientes como en el logro de los objetivos institucionales, por lo tanto ésta perspectiva facilita una valiosa información acerca del grado en que las diferentes áreas de negocio se desarrollan correctamente. 38 2.4. Proceso de la auditoría integral. El desarrollo de la auditoría integral establece un alcance amplio en el cual se requiere la participación de auditores de diversas especialidades dependiendo de la naturaleza de la empresa, siendo un elemento fundamental para iniciar con el proceso de la auditoría. Aceptación de trabajo SEGUIMIENTO DIAGNOSTICO Y PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Orden de trabajo Notificación de trabajo Matriz de implementación de recomendaciones AUDITORÍA INTEGRAL COMUNICACIÓN DE REUSLTADOS PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA. Borrador del informe Informe final EJECUCIÓN PRELIMINAR. Estructura de cuestionario de control interno Matriz de ponderación Programa de trabajo PAPELES DE TRABAJO. Archivo corriente Archivo permanente Figura 8. Proceso de la auditoría integral Fuente: Guía de marco conceptual de auditoría integral de Jaime Subía 2.4.1. Planeación. 2.4.1.1. Planificación Preliminar. Blanco, (2007) menciona: Nuestras actividades de planeación preliminar consisten entre otras cosas, en la comprensión del negocio del cliente, su proceso contable y la realización de procedimientos analíticos preliminares. La mayoría de estas actividades implican reunir información que nos permita 39 evaluar el riesgo de los temas de la auditoría integral y desarrollar un plan de auditoría adecuado. (p. 44) En cambio Subía, (2012) considera que “el objetivo de ésta indagación es determinar el objetivo y el alcance de la auditoría, así como las habilidades y experticia que requerirá el equipo de auditores, lo que incluso le permitirá presupuestar adecuadamente el trabajo a realizar” (p. 43). En ésta etapa el auditor adquiere una comprensión amplia del negocio del cliente, desde la revisión de informes de auditoría anteriores, tipo de empresa, normativa aplicable, información financiera, estructura legal, plan estratégico, el sistema de control interno, así como, apreciar los riesgos y oportunidades del entorno, con la finalidad de establecer el objetivo y alcance de la auditoría. El conocimiento se logra a través de la recopilación de información y de las observaciones físicas de la entidad, siendo un elemento fundamental para el auditor, dado que le proporciona una visión global de la forma en que opera la empresa, Así también, el auditor identifica las áreas potenciales a ser consideradas en la estrategia de auditoría integral, mediante la realización de pruebas orientadas al cumplimiento de los controles clave, relacionado con la auditoría financiera, de control interno, de cumplimiento y de gestión. 2.4.1.2. Plan de la auditoría integral. Según Díaz, (2006) manifiesta: Esta fase es el elemento fundamental para orientar una serie de etapas en las que se incluyen los procedimientos por aplicar y las actividades por realizar. La Planeación Específica de la Auditoría Integral debe contener la precisión de los objetivos detallados y el alcance del trabajo por desarrollar, considerando, entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la Organización. 40 La revisión debe estar fundamentada en la preparación de un programa detallado de trabajo que contemple la red de actividades, los procedimientos de auditoría, los responsables y las fechas de ejecución del mismo. (p. 4) Por otro lado Subía, (2012) indica que el plan de auditoría integral: Constituye la definición de la estrategia de la auditoría y varía dependiendo del tamaño y complejidad de la organización auditada. Los elementos principales que incluye son: Comprensión de la entidad, su entorno y el sistema de control interno. Evaluación de los riesgos de auditoría. Planes de auditorías específicos. Punto de interés con respecto al cumplimiento del supuesto de negocio en marcha. Programas de auditoría. (p. 45) En base a lo expuesto a continuación se describe los principales elementos a considerar en el plan de auditoría integral. 1. Comprensión de la entidad, su entorno y el sistema de control interno. Consiste en obtener una visión general de las actividades de la empresa a fin de comprender el funcionamiento de la misma. Para lo cual es necesario realizar las siguientes actividades. Visitar las instalaciones de la entidad para observar en forma directa el desarrollo de sus actividades. Conocer el ciclo productivo, como: proveedores, insumo, procesos, productos, metas, objetivos, misión, visión, clientes y su entorno. Analizar de la estructura orgánica funcional, planes estratégicos, corporativos y operativos con sus respectivos indicadores de gestión. Solicitar y analizar información enfocada para cada una de las auditorías que conforma la auditoría integral, así tenemos: Auditoría Financiera: Estados financieros y su análisis evolutivo, presupuesto, sistema contable aplicado y manuales referidos. Auditoría de Control Interno: Código de conducta y ética, definición y actualización de estructuras y procedimientos, experiencia y rotación del personal. 41 Auditoría de Cumplimiento: La legislación y regulaciones aplicables a la entidad y sus informes de cumplimiento. Auditoría de Gestión: Estructura orgánico funcional, planes estratégicos y tablero de indicadores. Analizar los factores próximos y remotos de la entidad. Efectuar entrevistas con la administración. Evaluar el sistema de control interno con la finalidad de verificar que las actividades desarrolladas por la empresa estén cumpliendo con los objetivos planteados. 2. Evaluación de los riesgos de auditoría. El conocimiento general de la empresa, permite identificar el área de mayor riesgo, el cual se complementa con la evaluación de los riesgos de auditoría siendo la base para determinar el enfoque de la auditoría a aplicar. Los riesgos que se analizan en una auditoría son: Riesgo inherente: Es la posibilidad de que existan errores significativos en el componente o proceso evaluado en una auditoría, al margen de la efectividad del sistema de control interno relacionado; son errores que no se pueden prever. Éste riesgo está completamente fuera de control por parte del auditor por lo que difícilmente se puede establecer acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación de la empresa. Riesgo de control: Aquí influye de manera significativa los sistemas de control interno implementados por la entidad y que en circunstancias lleguen a ser inadecuados para prevenir o detectar oportunamente irregularidades sustanciales. Los sistemas de control bien diseñados mediante la implementación de excelentes procedimientos para el buen desarrollo de los procesos de la entidad ayudan a tener bajos niveles de riesgo de control y mitigar el riesgo inherente. Riesgo de detección: Este tipo de riesgo está relacionado con los procedimientos de auditoría que no han detectado la existencia de erros en el proceso realizado, ya sea por falta de experiencia del auditor, la asignación de los recursos necesarios y la oportunidad y profundidad de las pruebas de auditoría aplicadas. Éste riesgo es completamente controlable por la labor del auditor por lo que, es su responsabilidad llevar a cabo una auditoria con procedimientos adecuados para mitigar los altos niveles de riesgo inherente y de control. 42 Tabla 3. Nivel riesgo y confianza RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO RANGO RIESGO CONFIANZA 15% - 50% Alto Baja 51% - 75% Medio Media 76% - 95% Bajo Alta Fuente: Guía Marco Conceptual de Auditoría Integral de Subía Jaime 3. Planes de auditoría específicos. Los planes de auditoría específicos se elaboran considerando el tipo de auditoría a efectuar. Plan de auditoría financiera: Se orienta a la identificación de los rubros significativos presentados los estados financieros, las variaciones importantes de un período a otro y materialidad de las operaciones. Plan de auditoría de control interno: Se enfoca a los controles existentes en la entidad que deben cumplir en forma adecuada. Plan de auditoría de cumplimiento: Es necesario conocer y comprender el marco legal y regulatorio que tenga un mayor impacto sobre las actividades de la entidad y que deben ser cumplidas con especial atención. Plan de auditoría de gestión: La planificación en éste tipo de auditoría se debe adaptar hacia el área de mayor relevancia de la entidad, orientada a verificar la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión empresarial. 4. Programa de auditoría específicos. De acuerdo a Subía, (2012) considera que el plan de auditoría: Es el producto final de la planeación y constituye la agrupación ordenada de procedimientos y pruebas de auditoría, diseñado a base de los sistemas de control o de cumplimiento; y pruebas sustantivas, las primeras orientadas a la verificación de los controles aplicados en la organización y las segundas a analizar con profundidad áreas de mayor riesgo. 43 Las técnicas que apoyan éstos procedimientos pueden ser la observación, conciliación, confirmación, rastreo y revisión selectiva. (p. 55) La planeación debe estar fundamentada en la elaboración de un programa de auditoría detallado que contemple las actividades, los procedimientos, pruebas de auditoría, los responsables y las fechas de ejecución del mismo. El llevar a cabo una planeación adecuada de la auditoría integral permitirá conducir el proceso a la obtención de los objetivos previstos, dando respuesta con ello a las expectativas despertadas en los directivos por obtener resultados concretos y tangibles que beneficien a la entidad auditada. Por consiguiente el plan de auditoría integral permite al auditor prever los procedimientos y estrategias a utilizar en la fase de ejecución, considerando, entre otros elementos, los componentes a ser auditados, el cronograma y los recursos humanos, financieros y materiales que se requieren. Además si el plan de auditoría integral se realiza en forma adecuada permitirá al auditor obtener evidencias suficientes y competentes. 2.4.2. Ejecución. Comprende el desarrollo de los procedimientos de auditoría definidos en los programas de trabajo, a través del cumplimiento de éstas pruebas se logra los objetivos planteados para cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral. Por lo tanto el auditor debe verificar si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; si funciona efectivamente el sistema global del control interno; si cumple estrictamente en el desarrollo de sus actividades con las disposiciones legales y regulaciones internas y externas que le sean aplicadas y si la entidad ha logrado los objetivos y metas previstas mediante el adecuado manejo de sus recursos disponibles. Dependiendo de los niveles de riesgo determinados en la fase anterior y en cumplimiento a los procedimientos incluidos, es necesario aplicar pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, según se requiera: 44 Pruebas de cumplimiento: Representan procedimientos de auditoría diseñados para verificar la efectividad del sistema de control interno del cliente y que se encuentran funcionando efectivamente durante el periodo auditado. Pruebas sustantivas: Son técnicas de auditoría que se aplican para profundizar en ciertos controles no aplicados, teniendo como objetivo comprobar la validez de las actividades realizadas. Proporcionan evidencia directa de los saldos e incluyen técnicas como: indagaciones, procedimientos analíticos, inspecciones, observación física y confirmaciones. Generalmente un riesgo alto de control interno implica realizar distintas pruebas sustantivas que permitan desvirtuar las incertidumbres generadas por el riesgo. Indudablemente, un riesgo alto de control, involucra mayor probabilidad de que existan errores no detectados por los controles internos implantados, que afectan significativamente a la información auditada. Mientras que un riesgo bajo de control interno, implica realizar menos pruebas sustantivas y la aplicación de pruebas de cumplimiento, porque su nivel de confianza es alto. 2.4.2.1. Hallazgos de auditoría. Como resultado de ésta fase se obtienen los hallazgos de auditoría, el mismo que debe ser respaldado con los respectivos papeles de trabajo que evidencie la situación encontrada. Por su parte Subía, (2012) manifiesta: Un hallazgo debe reflejar una condición adversa a un criterio. Los criterios dependen del tipo de auditoría en ejecución, para la financiera es la normativa contable aplicable, para la de control interno los componentes del método COSO, implementados en la organización por medio de procesos y procedimientos, en la de cumplimiento lo constituye la base legal y normativa relacionada con el negocio y para la de gestión los planes, objetivos y estándares definidos en la empresa. La auditoría constituirá la verificación del cumplimiento de estos requisitos o normas de desempeño. (p. 58) Un hallazgo debe ser de mucho interés para la empresa auditada y debe estar estructurado de acuerdo con determinados atributos que son: 45 Condición: Es el estado actual de un componente o proceso encontrado por el auditor y refleja el grado en que los criterios están siendo aplicados. Criterio: Es la normativa aplicable a la situación encontrada por el auditor. Causa: Comprende la razón o razones primordiales por las cuales se originó la condición o el motivo por el que no se cumplió la norma. Efecto: Es la consecuencia o impacto que se produce de la comparación entre la condición y el criterio respectivo. El auditor en esta fase deberá obtener evidencia suficiente que se refiere a la cantidad de evidencia obtenida y competente que se relaciona con la calidad de evidencia, para poder extraer conclusiones razonables sobre las que se basa la opinión de auditoria. 2.4.3. Comunicación. Díaz, (2006) señala que: Además de los informes parciales que se hayan elaborado durante la Auditoría Integral, al final, debe emitirse un informe escrito y firmado que contenga los resultados relevantes, debidamente soportados. Dicho informe debe presentarse cuantificado en forma objetiva, clara, concisa, precisa y constructiva. Su contenido debe incluir, por lo menos: Principales problemas de la operación y de la administración de sus recursos. Cumplimiento de la obligación de rendir cuentas, así como de las disposiciones legales y de normatividad interna. Oportunidades y amenazas del entorno y fuerzas y debilidades de la Organización. Propuestas de solución con definición de etapas, acciones, responsables, tiempos de ejecución, costos y beneficios. El contenido total del informe debe ser comentado con los ejecutivos responsables de las operaciones, previo a la presentación al Director General y Órgano Directivo, al que deberá entregarse adicionalmente un informe ejecutivo para toma de decisiones. (p. 5, 6) De acuerdo a la descripción anterior se concluye que la comunicación con las personas relacionadas al examen se establece durante todo el proceso de auditoría, mediante 46 informes intermedios y eventuales, con el propósito de impulsar las acciones correctivas de inmediato y de esta forma, mejorar el desempeño de sus actividades. El informe auditoría integral constituye el producto final del proceso de auditoría, a través del cual, el auditor comunica de manera formal y directa el dictamen correspondiente a la auditoría financiera, de control interno, de cumplimiento y de gestión; junto con las conclusiones y recomendaciones. No existe una estructura definida para la presentación de informes de auditoría, ya que ésta varía dependiendo de la empresa auditora, sin embargo, debe ser elaborado de forma sencilla, clara, concisa, objetiva, fluida, constructiva y de acuerdo con la norma internacional. 2.4.3.1. Estructura del informe. El informe de un servicio de aseguramiento debe incluir: Título. Un destinatario. Una descripción del contrato y la identificación de la materia sujeto. Una declaración para identificar la parte responsable y describir las responsabilidades del profesional en ejercicio. La identificación de las partes para quienes ésta restringido el informe y el propósito para el cual fue preparada. Identificación de los estándares bajo los cuales fue conducido el contrato Identificación del criterio. La conclusión del auditor, incluyendo cualesquiera reservas o negaciones de conclusión Fecha del informe. El nombre de la firma o del auditor y el lugar de emisión del informe. 2.4.3.2. Plan de implementación de recomendaciones. Para Franklin, (2007) “la implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría” (p. 119). Por lo tanto las sugerencias deben ser formuladas por el auditor en su informe final de forma clara, sencilla, positiva y constructiva. 47 El trabajo de auditoría integral no servirá de nada si no se logra concretar y materializar las recomendaciones en beneficio de la entidad auditada, por lo tanto las recomendaciones deben ser diseñadas e implantadas de forma que contribuya a mejorar la productividad, competitividad y eficiencia de la organización. 2.4.4. Seguimiento. Según Sotomayor, (2008) manifiesta: El seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la empresa. Es pertinente que el auditor no ejerza una presión excesiva para que esta etapa se agilice, ya que esto podría provocar incomodidad o molestia, y finalmente es la organización la interesada en mejorar. Por lo general, resulta más saludable que el seguimiento lo practique personal ajeno al que practicó en la auditoría, ya que esto permite que haya rotación del personal auditor y que quienes venían haciendo la evaluación tengan la oportunidad de iniciar una nueva, sin deslindarse por completo para atender la solicitud de cualquier aclaración. El auditor debe permitirse brindar apoyo administrativo, siempre y cuando no deje de cumplir con su misión. (p. 156) Por consiguientes la etapa de seguimiento es muy importante por cuanto permite determinar el grado de cumplimiento de las recomendaciones establecidas en el informe de auditoría, permitiendo comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos encontrados. A continuación se presenta un modelo de matriz de seguimiento de recomendaciones: Tabla 4. Matriz de seguimiento de recomendaciones COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO AMBATO LTDA. SEGUMIENTO DE RECOMENDACIONES PERIODO: N° Detalle de la recomendación Responsable del cumplimiento Plazos asignados Acciones realizadas Fuente: Guía de Auditoría de Gestión I Elaborado por Marcelo Velásquez 48 CUMPLIMIENTO SI PARCIAL NO Observaciones CAPITULO III ANÁLISIS DE LA EMPRESA 49 3.1. Introducción. 3.1.1. Antecedentes de la Cooperativa. La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., inicia sus operaciones el 10 de enero del 2003 bajo acuerdo Nº 001-SDRCC del Ministerio de Bienestar Social y con RUC N° 1891709591001, abriendo su primera oficina en la ciudad de Ambato. Se creó gracias a la visión de un grupo de indígenas pertenecientes a la Comunidad de Chibuleo San Alfonso, Parroquia Juan Benigno Vela, ubicada a 15 Km. al sur occidente de la ciudad de Ambato, Provincia del Tungurahua. Buscando el progreso de la comunidad y el pueblo en general por iniciativa del Ingeniero Santos Chango, la familia Yucailla inició un proceso organizativo social y económico con el objetivo de satisfacer las necesidades familiares, mediante aporte económico mensual y préstamos a miembros del mismo grupo. El 01 de diciembre del año 2003, abre una agencia en la ciudad de Latacunga, provincia de Cotopaxi, con la finalidad de apoyar las iniciativas de sus socios y contribuir con el desarrollo socio económico del país. Desde entonces su progreso es evidente en esta ciudad. La oficina matriz de la Cooperativa Ambato Ltda., se encuentra ubicada en la calle Lalama y Juan Benigno Vela, a media cuadra del Parque Cevallos, en el centro de la ciudad de Ambato, Provincia de Tungurahua, además mantiene ocho oficinas operativas ubicadas en Ambato en la Ciudadela la Pradera; en Cevallos; Latacunga centro; Latacunga sector la estación; Pujilí; Saquisilí; Quito y Guaranda. Cuenta con cajeros automáticos ubicabas estratégicamente para dar un servicio adecuado a sus socios. Tiene como objeto social principal realizar operaciones de intermediación financiera y actos de responsabilidad con sus socios, se rige por la Ley Orgánica de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario, su capital se limita al aporte de sus socios y su duración es ilimitada. Actualmente, la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., Agencia Latacunga presenta una posición beneficiosa en el mercado local, sus actividades de intermediación financiera 50 las efectúa mediante la captación de recursos de sus socios a través de libretas de ahorro, plazo fijo y la prestación de servicios de crédito, así también la provisión de servicios no financieros como: pagos de servicios básicos, bono de desarrollo humano, soat, pago de matrícula, SRI, entre otros. Es una institución financiera muy reconocida en la ciudad, dispone de instalaciones propias ubicado en la calle Quito N° 16-70, a media cuadra del parque Vicente. La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., ha definido en su Plan Estratégico Institucional para el período 2011 – 2014 la misión y la visión que se describe a continuación: 3.1.2. Misión, visión, organigrama funcional. 3.1.2.1. Misión. Somos una Cooperativa de Ahorro y Crédito que brinda servicios financieros con enfoque de calidad, eficiencia y rentabilidad mutua, con personal capacitado, calificado y con alto compromiso social, sustentados en tecnología actualizada promoviendo el desarrollo socio económico de la comunidad e impulsando la identidad cultural con equidad. 3.1.2.2. Visión. Al 2014 la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato consolidará su liderazgo en la sierra central, ampliando su cobertura, alcanzando indicadores financieros y sociales de calidad, reconocidos por la sociedad a nivel nacional e internacional, obteniendo una calificación de riesgo de BB. 51 3.1.2.3. Estructura Orgánica ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE VIGILANCIA AUDITORÍA INTERNA COMITÉ DE CUMPLIMIENTO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO GERENCIA GENERAL COMITÉ DE RIESGO SECRETARIA DE GERENCIA COMITÉ EJECUTIVO OFICIAL DE RIESGO COMITÉ DE CRÉDITO ASESORÍA LEGAL COMITÉ DE NORMATIVA Y PROCESOS COMITÉ DE ACTIVOS Y PASIVOS COBRANZA LEGAL COMITE DE MORASIDAD GERENCIA DE NEGOCIOS GERENCIA FINANCIERA CONTABILIDAD TESORERÍA PROVEEDURÍA FABRICA DE CRÉDITOS JEFES DE OFICINAS GERENCIA DE OPERACIONES MARKETING JEFES DE CAJA Figura 9. Estructura orgánica Fuente: Plan estratégico 2011 – 2014 de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. 52 TÉCNOLOGÍA GERENCIA DE RR.HH CUSTODIO RESPONSABILIDAD SOCIAL TALENTO HUMANO 3.1.2.4. Valores. Los principales Valores y Principios que rigen el accionar institucional son: Honestidad: La COAC Ambato, es una entidad que cumple con todas las Leyes y Reglamentos emitidos por los organismos de control, con los Estatutos, reglamentos, políticas y procedimientos internos siempre respetando los Principios del Cooperativismo. Trabajando honestamente sin desperdicio de tiempo, poniendo un esfuerzo personal adicional. Brindar trato personalizado amable, respetuoso, amigable a los socios. Seriedad y profesionalismo: Todo el personal que labora en la institución es permanentemente capacitado, respeta los procedimientos internos y somos entes de apoyo de los socios a través de la asesoría y seguimiento a nuestros socios, garantizando confidencialidad con la información de los socios y de la institución. Trabajamos con humildad demostrando paciencia ante las situaciones que se presenten y dotandode soluciones prácticas para solución de dificultades. Transparencia: La Cooperativa informa mensualmente a sus socios y semestralmente a los organismos de control sobre el crecimiento económico obtenido, y sus tasas de interés están parametrizadas por las establecidas por los organismos de control, trabajar demostrando transparencia en todas sus actividades. Trabajo en equipo: Aportar con ideas innovadoras y sugerencias, apoyando el desarrollo de los compañeros propendiendo la buena comunicación, el compañerismo, y las buenas costumbres. Innovación y mejoramiento continuo: Es un lema permanente de la cooperativa entregar servicios financieros a la brevedad que nuestros socios lo requieran con un valor agregado de sonrisa y amabilidad, e incorporando nuevos productos y servicios para satisfacer la necesidad de los socios. Reglas Claras: En Cooperativa Ambato Ltda. existen reglamentos, políticas, procedimientos, manuales, instructivos, entre otros. Para conocimiento del personal, y esta manera entregar información personalizada y veraz de los productos y servicios financieros que brinda la cooperativa, además de las reuniones periódicas en la cual se 53 comunica los logros alcanzados y las estrategias a tomar para expandir nuestros servicios. 3.1.2.5. Análisis FODA de la Cooperativa. FORTALEZA OPORTUNIDADES Cobertura Nuevos mercados no explorados: Trayectoria Instituciones educativas Tecnología ATM Gremios Personal joven, comprometido Pequeñas empresas Variedad en productos y servicios. Nuevos mercados (apertura de Imagen institucional Vehículos Procesos de autorregulación Auditoría externa Alianzas estratégicas: Plan estratégico Instituciones (Pago de nómina) Ranking de las oficinas Convenios institucionales (salud, Beneficios adicionales al personal Desarrollo de reportería FitCoop comisariatos, servicios básicos) Tasas de interés DPF´s competitivas. RFR (boletines financieros). Calificación ISO 9001 – 2008 Financiadores: Certificados por Fondeo del exterior transparencia de información financiera Fondeo de instituciones del sector oficinas). y Crecimiento de mercado de captaciones. reconocimientos odontología, y social. público (tasas interés bajas). Acuerdo con ONG de fortalecimiento. Fortalecimiento interno. Gobernabilidad Mejora imagen organizativa adecuada. Tecnología: Servicios sociales. Implementar Data Fats (POS) Confianza Uso de la tecnología acorde a los Idioma (Kichwa) Solvencia Pagina WEB Liderazgo del personal Seguridades físicas Dotación de materiales y equipos. y estructura avances. 54 DEBILIDADES AMENAZAS Falta de conocimientos y capacitación Situación económica de los procesos. Crisis financiera Incumplimiento de las políticas y Competitividad en el Mercado /# de procesos. IFIS) Falta de aplicación en plan de Ley de cooperativas marketing Desdolarización Falta de compromiso en aplicación de Inestabilidad política las políticas. Malos comentarios de la sociedad Implantación de un razonable plan de Desastres naturales rotación Control de tasas de interés Falta de aplicación de procesos para Vacíos jurídicos de la legislación selección, reclutamiento e inducción de Sobreendeudamiento personal. La delincuencia Inexistencia de estructura de RRHH Fraudes informáticos (Hackers) Falta de aplicación en control de metas Creación y objetivos. desmedida de cooperativas. Falta de especialización por segmentos de mercado a oficiales de crédito. Falta de liquidez (captación). Falta de difusión de código de ética. Falta de aplicación del código de ética. Falta de conocimientos y explotación de la zona (y productos) Falta de seguimiento y aplicación del procedimiento de cobranzas. Falta de imagen corporativa. Falta de control en gestión de trámites promedio al oficial de crédito. Falta de control en el abuso de los activos institucionales. Falta de difusión de la imagen lograda. Crédito sin seguro de desgravamen. Figura 10. FODA de la Cooperativa Ambato Ltda. Fuente: Plan estratégico de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.2011-2014 55 nuevas 3.2. Cadena de valor. La cadena de valor efectuada por la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., describe las actividades que desarrolla la Cooperativa generando valor al cliente, por lo tanto es una herramienta que permite analizar dichas actividades mediante la clasificación y organización de los procesos de la entidad con la finalidad de alcanzar estrategias para obtener ventajas competitivas. Los procesos que completan la cadena de valor de la Cooperativa Ambato Ltda., se encuentra clasificada de tres formas: 1. Procesos gobernantes o gerenciales. 2. Procesos agregadores de valor u operativos. 3. Procesos habilitantes o de apoyo. 3.2.1. Procesos gobernantes. Los procesos gobernantes en la Cooperativa han sido identificados como procesos gerenciales la misma que comprenden un conjunto de actividades relacionadas con el direccionamiento estratégico que orienta la gestión de la cooperativa, mediante el establecimiento de políticas, directrices y estrategias, para lograr la correcta conducción de las operaciones y lograr la consecución de la visión, misión y objetivos institucionales. Por consiguiente los procesos gobernantes identificados en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., son: Gestión Gerencial. Mejoro continua. 3.2.2. Procesos básicos o agregadores de valor. Identificados en la cooperativa como procesos operativos, que consiste en un conjunto de actividades que aseguran la entrega de los productos y servicios de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los socios. Son aquellas actividades que impactan directamente sobre la satisfacción de los socios, por ello la Cooperativa Ambato Ltda., establece los siguientes procesos agregadores de valor: 56 Servicios cooperativos. Servicio de ventanilla. Captaciones e inversiones. Colocación créditos. Recuperación y cobranza. Servicios electrónicos. 3.2.3. Procesos habilitantes. Denominados por la Cooperativa como procesos de apoyo, por cuanto se relaciona con actividades que dan apoyo a los demás procesos y contribuye a mejorar la eficacia de los mismos. Éstos procesos no están ligados directamente con la misión de la Cooperativa sin embargo son muy necesarios para asegurar la continuidad de la gestión y el cumplimiento de la misión, visión y objetivos establecidos por la Cooperativa proporcionando la asesoría y el apoyo necesarios. La Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda., cuenta con los siguientes procesos generadores de valor: S. G. C. Marketing. Contabilidad y tesorería. Compras. Auditoría interna financiera. Recursos humanos. Responsabilidad social. Riesgos. Seguridad y contingencia. El mapa de procesos que integra la cadena de valor de la Cooperativa de Ahorro y crédito Ambato Ltda., se puede visualizar en el siguiente esquema: 57 MAPA DE PROCESOS GESTIÓN GERENCIAL MEJORA CONTINUA 2.- PROCESOS OPERATIVOS INDICADORES SERVICIOS COOPERATIVOS CAPTACIONES E INVERSIONES SERVICIO DE VENTANILLA COLOCACIÓN CREDITOS RECUPERACIÓN Y COBRANZA SERVICIOS ELECTRÓNICOS 3.- PROCESOS APOYO S.G.C. CONTABILIDAD/ TESORERIA MARKETING AUDITORIA INTERNA FINANCIERA RECURSOS HUMANOS COMPRAS RESPONSABILIDAD SOCIAL SEGURIDAD Y CONTINGENCIA RIESGOS MACROPROCESOS PROCESOS QUE TIENEN QUE ESTAR EN MONITOREO Y ALERTA A LOS REQUERIMIENTOS PROCESOS QUE TRABAJAN CONSTANTE Figura 11. Mapa de procesos Fuente: Plan estratégico 2011 – 2014 de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. 58 SOCIOS SATISFECHOS SOCIOS CON NECESIDADES Y EXPECTATIVAS 1.- PROCESOS GERENCIALES 3.3. Importancia de realizar un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos. El proceso de concesión de créditos cumple un papel primordial en el giro del negocio de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Por cuanto de este depende la solvencia y el patrimonio de la Cooperativa, así como el progreso de sus socios mediante la concesión de créditos para apoyar sus iniciativas. La ejecución de un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga, constituye una herramienta útil para los accionistas, administradores y el personal involucrado en el componente a ser evaluado, quienes podrán conocer, a través del análisis del informe de auditoría integral, información relacionada con aspectos administrativos, financieros, legales y el sistema de control interno de la Cooperativa, permitiéndoles identificar problemas y deficiencias que se generan en el desarrollo de las actividades y de ésta forma tomar decisiones acertadas para el logro más adecuado de sus objetivos y el mejor aprovechamiento de sus recursos. Por los factores expuestos es importante realizar un examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato. Ltda. Agencia Latacunga para asegurar la confiabilidad y transparencia de las actividades efectuadas en el proceso de concesión de créditos, con la finalidad de preservar los recursos de la Cooperativa frente a cualquier error o irregularidad que se presente, así también contribuir al logro eficiente de su misión y objetivos institucionales. 3.3.1. Relevancia de la cartera de créditos. El activo de mayor relevancia de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Lda. Agencia Latacunga corresponde a la Cartera de Créditos con un saldo de $6.198.432,04 que representa el 71.13% frente al activo total, según el Balance General al 31 de diciembre del 2013 como se aprecia en la siguiente tabla. Tabla 5. Relevancia de la cartera de créditos CÓDIGO 11 14 16 17 CUENTA FONDOS DISPONIBLES CARTERA DE CREDITOS CUENTAS POR COBRAR BIENES REALIZABLES, ADJUDICADOS POR PAGO 59 VALOR $ $ 668.775,40 $6198.432,04 $ 70.676,92 $ 9.000,00 % 7,67 71,13 0,81 0,10 18 PROPIEDADES Y EQUIPO 19 OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVOS $ 684.296,93 $1.082.860,84 $8.714.042,13 7,85 12,43 100,00 Fuente: Balance General de la Cooperativa Ambato Ltda ., año 2013 REVELANCIA DE LA CARTERA DE CRÉDITO FONDOS DISPONIBLES CARTERA DE CREDITOS 12% 8% 0% CUENTAS POR COBRAR 8% 1% BIENES REALIZABLES, ADJUDICADOS POR PAGO PROPIEDADES Y EQUIPO 71% OTROS ACTIVOS Figura 12. Relevancia de la cartera de créditos Fuente: Balance General de la Cooperativa Ambato Ltda., año 2013 Es preciso señalar que la cartera de crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga está integrada por tres tipos de créditos los cuales son: Comercial: Son aquellos concedidos para financiar todas aquellas actividades que son propias, comunes y habituales en el giro de la actividad económica y social del socio. Consumo: son aquellos otorgados para satisfacer urgentes necesidades del socio como por ejemplo la compra de electrodomésticos, bienes muebles, gasto de salud, educación, y otros, a socios que tengan un sueldo fijo, cuya fuente de pago será el sueldo fijo. Microcrédito: son aquellos que se concede a los socios con la finalidad de financiar sus micro emprendimientos, sea comercio, de producción o prestación de servicio, y cuya fuente de pago será el capital de la actividad productiva realizada. 3.3.2. Relevancia de la cartera de microcréditos. Es importante destacar que la cartera de crédito para la microempresa es la que refleja mayor participación en la estructura de la cartera de crédito, al alcanzar un saldo de 60 $5.953.601,79 que representa el 89% del total de la cartera, de acuerdo al balance general del año 2013 de la Cooperativa. Tabla 6. Relevancia de la cartera de microcréditos CUENTA CARTERA COMERCIAL NETA CARTERA DE CONSUMO NETA CARTERA MICROEMPRESA NETA TOTAL CARTERA DE CREDITOS 2013 $ 56.256,71 $ 639.148,43 $5.503.026,90 $6.198.432,04 Fuente: Balance General de la Cooperativa Ambato Ltda ., año 2013 RELEVANCIA DE LA CARTERA DE MICROCRÉDITOS 1% 10% CARTERA COMERCIAL NETA CARTERA DE CONSUMO NETA CARTERA MICROEMPRESA NETA 89% Figura 13. Relevancia de la cartera de microcréditos Fuente: Balance General de la Cooperativa Ambato Ltda ., año 2013 61 % 1 10 89 100 CAPÍTULO IV INFORME DE EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL A LA CARTERA DE MICROCRÉDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. AGENCIA LATACUNGA. PROVINCIA COTOPAXI. CANTÓN LATACUNGA. AÑO 2013 62 4.1. Comunicación de resultados. 4.1.1. Destinatario. A la Asamblea General de Socios de COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. AGENCIA LATACUNGA. 4.1.2. Tema o asunto determinado. He practicado el examen auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga, por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2013, la cual cubre la siguiente temática: el examen financiero; la evaluación del sistema de control interno; la evaluación del cumplimiento de leyes y regulaciones que afectan a la cartera de crédito para la microempresa y el grado de eficacia y efectividad en el manejo de sus programas y actividades evaluado con los indicadores de desempeño. 4.1.3. Parte responsable. La administración de la Cooperativa es responsable de la preparación, integridad y presentación razonable de los estados financieros; de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la Cooperativa; del cumplimiento de las leyes y regulaciones que afectan a la entidad y del establecimiento de los objetivos, metas y programas así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente de la cartera de microcréditos de la entidad. 4.1.4. Responsabilidad del auditor. Es mi compromiso el de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoría integral con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientemente apropiada, con el propósito de obtener una seguridad razonable de las conclusiones sobre la temática de la auditoría. 63 4.1.5. Limitaciones. Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación del control interno para períodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en sus elementos. 4.1.6. Estándares aplicables o criterios. He realizado la auditoría integral de acuerdo con las normas internacionales de auditoría aplicables a la auditoría de estados financieros, a la auditoría de control interno, a la auditoría sobre cumplimiento de leyes y a la auditoría de gestión. Esas normas requieren que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están exentos de errores importantes en su contenido, si la estructura del control ha sido diseñado adecuadamente y opera de manera efectiva; si se han cumplido con las principales leyes y regulaciones que le son aplicables y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación de los resultados de la administración. La auditoría financiera incluyó el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respaldan las cifras y relevaciones en los estados financieros; la evaluación de las normas o principios de contabilidad y el catalogo único de cuentas emitidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, debido a que la Cooperativa aún no adopta las NIIF’s. La auditoría de control interno se orientó al informe COSO con la evaluación del ambiente de control interno, evaluación de riesgo, actividades de control, sistemas de información y comunicación y monitoreo. La auditoría de cumplimiento verificó el nivel de cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables al proceso de concesión de créditos para la microempresa, en especial al Manual y Reglamento de Crédito de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga y la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario. La auditoría de gestión evalúo el plan estratégico 2011 – 2014 y el presupuesto del 2013. 4.1.7. Opinión sobre la razonabilidad de la cuenta cartera de crédito para la microempresa. En mi opinión las cuentas de la cartera de créditos para la microempresa presentan razonablemente, con respecto a su veracidad, integridad, valuación y exposición en el 64 balance general de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga al 31 de diciembre del 2013, de conformidad con principios internacionales de contabilidad, aplicados uniformemente con el año anterior. 4.1.8. Otras conclusiones. Con base a los procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, debo concluir que la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura efectiva de control interno en relación con la conducción ordenada de sus operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones que la afectan. La información suplementaria que se presenta en las páginas siguientes contiene los indicadores esenciales que evalúan el desempeño de la administración en relación con los objetivos generales, metas y actividades de la Cooperativa; esta información fue objeto de nuestra auditoría integral y refleja razonablemente los resultados de la gestión en el alcance de los objetivos y metas de la entidad. Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios y recomendaciones que forman parte del presente informe. Latacunga, 13 de Enero de 2015 Atentamente, Ing. Alicia Guamangate AUDITORA 65 4.2. Comentarios, conclusiones y recomendaciones. 4.2.1. Auditoría financiera. CLASIFICACIÓN CONTABLE DE LA CARTERA DE CRÉDITOS PARA LA MICROEMPRESA SIN OBSERVAR EL CATÁLOGO ÚNICO DE CUENTAS. COMENTARIO La Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario en su artículo 13, sobre normas contables considera, “Las organizaciones sujetas a esta Ley se someterán en todo momento a las normas contables dictadas por la Superintendencia, independientemente de la aplicación de las disposiciones tributarias existentes” y en el Título VII “De las obligaciones, Infracciones y Sanciones”, de la misma Ley en su Artículo 167 sobre las obligaciones de las organizaciones de la economía popular y solidaria señala “g) llevar la contabilidad actualizada de conformidad con el Catalogo Único de Cuentas”, por consiguiente, mediante Resolución N° SEPS-IFPS-2012-0025, la Superintendencia de Economía Popular y Solidaría emite el primer catálogo único de cuentas el 05 de diciembre del 2012 la misma que aún no es de aplicación obligatoria y mediante resolución N° SEPS-IGPJ-IFSP-IEN-2014-107 la Superintendencia de Economía Popular y Solidaría resuelve que: “Hasta que la Junta Política y Regulación Monetaria y Financiera expida las regulaciones sobre contabilidad y estados financieros, las cooperativas de ahorro y crédito seguirán enviando la información de acuerdo al catálogo que han utilizado hasta la presente fecha”, es decir que la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., debe cumplir obligatoriamente con la clasificación contable de acuerdo con el catálogo único de cuentas emitidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros mediante resolución N° SBS-2011-1005 del 5 de diciembre del 2011y resolución SBS-2012-123, de 2 de marzo de 2012, vigente para el año 2013. De la verificación realizada al cumplimiento de estas disposiciones, en relación a la aplicación del catálogo reformado, se encontraron diferencias con la clasificación realizada por la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga, provocando que el balance general no se encuentre actualizado de conformidad a las disposiciones legales establecidas por los organismos de control, afectando la afirmación financiera de exposición la cual se relaciona a que las cuentas deben ser clasificadas y representadas conforme a los principios de contabilidad. 66 CONCLUSIÓN La inobservancia de los artículos 13 y 167 de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, por parte de la Jefa financiera y Contadora de la Cooperativa, originó el incumplimiento del Catálogo Único de Cuentas vigente para el año 2013, ocasionando que el balance general no se encuentre actualizado de conformidad a las disposiciones legales establecidas por los organismos de control, afectando la afirmación financiera exposición lo cual se relaciona a que las cuentas deben ser clasificadas y representadas conforme a los principios de contabilidad. RECOMENDACIÓN Jefa Financiera Comprobar periódicamente que el plan de cuentas utilizado en la Cooperativa, se encuentre de acuerdo al Catalogo Único de Cuentas emitido por los organismos de control, con la finalidad de dar cumplimiento a lo que dispone la resolución SEPS-IFPS-2012-025. Contadora Reclasificar la cuenta 1414 cartera de crédito para la microempresa que no devenga interés y 1424 cartera de crédito para la microempresa vencida con sus respectivas subcuentas y así tener actualizado los balances de acuerdo a las disposiciones de los organismos de control. ALTO INDICE DE MOROSIDAD DE LA CARTERA DE CRÉDITO PARA LA MICROEMPRESA COMENTARIO Luego de efectuar el respectivo análisis de la morosidad de la cartera de créditos para la microempresa correspondiente al año 2013, se obtuvo como resultado que de la cartera total de microcréditos el 8.10% se encuentran en cuotas con mora, siendo un porcentaje elevado debido a que se encuentra muy cerca al promedio del sector cooperativo es del 8.8% de acuerdo con la publicación efectuada por la Superintendencia de Economía Popular y Solidario en su boletín financiero SFPS al 31 de diciembre del 2013. 67 El elevado índice de morosidad se debe a que los clientes se retrasan en los pagos de las cuotas mensuales y también porque la Cooperativa no cuenta con un manual y reglamento para la cobranza de los mismos, ocasionando que la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga incurra en problemas con las obligaciones con terceros debido a la falta de liquidez. CONCLUSIÓN El índice de morosidad de la cartera de crédito para la microempresa es elevado, debido a que los socios no cancelan a tiempo sus obligaciones con la Cooperativa sobrepasando el parámetro óptimo de morosidad que es del 5% y acercándose al promedio del sector cooperativo que es del 8.8% según publicación de la Superintendencia de Economía Popular y Solidario en su boletín financiero SFPS al 31 de diciembre del 2013, afectando a la liquidez de la Cooperativa. RECOMENDACIÓN Gerente Disponer la conformación de un comité de morosidad integrado por un miembro del consejo de administración, uno del consejo de vigilancia, asesor jurídico y asesor de crédito con la finalidad de dar seguimiento a los créditos morosos. Jefa de Agencia Elaborar y promover un plan de incentivos a los socios para que paguen a tiempo sus obligaciones con la Cooperativa. LAS PROVISIONES NO ALCANZAN A CUBRIR EL TOTAL DE LA CARTERA DE CRÉDITO PARA LA MICROEMPRESA IMPRODUCTIVA COMENTARIO Luego de calcular el índice de cobertura de la cartera de crédito para la microempresa, se identificó que el saldo de provisiones que refleja el balance general al 31 de diciembre del 2013, no alcanzó a cubrir la totalidad de la cartera improductiva, contraviniendo de esta forma con la Ley general de Instituciones del Sistema Financiero. TÍTULO VII.- DE LOS ACTIVOS Y DE LOS LÍMITES DE CRÉDITO, establecido en su Artículo 68.- “Las 68 instituciones del sistema financiero, de conformidad con las normas que dicte la Superintendencia, a efecto de reflejar la verdadera calidad de los activos, realizarán una calificación periódica de los mismos y constituirán las provisiones que sean necesarias para cubrir los riesgos de incobrabilidad o pérdida del valor de los activos.” Esta situación se originó, porque no se ha considerado el estado de morosidad que mantiene en carteras vencidas para efectuar el cálculo de las provisiones, ocasionando que la Cooperativa mantenga carteras vencidas superiores a los valores que ha provisionado, además que el balance general del 2013 no refleja los saldos reales, afectando la afirmación financiera de valuación lo cual expresa que las transacciones económicas estén correctamente valoradas y registradas por su monto real. CONCLUCIÓN La provisión de la cartera de crédito para la microempresa no cubre al 100% la cartera improductiva, por cuanto no se ha considerado el estado de morosidad que mantiene en carteras vencidas para efectuar el cálculo de las provisiones, ocasionando que la Cooperativa mantenga carteras vencidas superiores a los valores que ha provisionado, cuando lo ideal es que las provisiones sean mayor al porcentaje de morosidad, además que el balance general del 2013 no refleja los saldos reales, afectando la afirmación financiera de valuación lo cual expresa que las transacciones económicas estén correctamente valoradas y registradas por su monto real. RECOMENDACIÓN Jefa Financiera Disponer y monitorear que se constituyan las provisiones para riesgos crediticios considerando el estado de morosidad a fin de que éstos cubran el 100% de la cartera improductiva, a pesar que no existe una norma expresa sobre provisiones se recomienda tomar como base las resoluciones RESOL_JB-2011-1897 del 15 de marzo del 20121 y RESOL_JB-2012-2217 PRO del 22 de junio del 2012. Comisión Calificadora de Activos de Riesgo Analizar el ajuste del saldo de la cuenta provisión de cuentas incobrables considerando el monto de los créditos otorgados y de acuerdo a la normativa vigente que rige al Sistema Financiero para la correcta provisión que cubra la cartera de microcréditos improductivos. 69 4.2.2. Auditoría de control interno INEXISTENCIA DE UN PROCESO DE SEGUIMIETNO AL DESTINO DE CRÉDITOS COMENTARIO Una vez aplicado la evaluación del control interno al proceso de concesión de crédito para la microempresa, se logró identificar debilidades de control interno relacionado con el componente evaluación de riesgo, debido a que no se realiza ningún tipo se seguimiento al crédito otorgado para verificar el destino del monto solicitado por el cliente, contraviniendo de esta manera con lo estipulado en el manual y reglamento de crédito. Capítulo IV numeral 4.1.1. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS CRÉDITOS. Literal d) Microcréditos. “Es todo crédito concedido a un prestatario, persona natural, o a un grupo de prestatarios con garantía solidaria, destinado a financiar actividades en pequeña escala, de producción, comercialización o servicios y cuya fuente principal de pago constituye el producto de las ventas o ingresos generados por dichas actividades y cuyo monto no excede los USD 20,000 (VEINTE MIL dólares de los Estados Unidos de América).” Situación que se presenta, porque no se encuentra establecido en el manual y reglamento de créditos un proceso de seguimiento al destino del crédito otorgado, que le permita comprobar la utilización del préstamo en actividades descritas en la solicitud de crédito, provocando de esta forma la utilización de los créditos otorgados por la Cooperativa en actividades diferentes al financiamiento para producción, comercialización y servicios a pequeña escala como lo establece el manual y reglamento de crédito. CONCLUSIÓN No existe ningún tipo de seguimiento a los créditos otorgados a los clientes, debido a que no se encuentra establecido en el manual y reglamento de créditos un proceso de seguimiento, provocando la utilización de los créditos concedidos por la Cooperativa a los clientes en actividades diferentes al financiamiento para producción, comercialización y servicios a pequeña escala como lo establece el manual y reglamento de crédito. 70 RECOMENDACIÓN Jefa de agencia Elaborar una propuesta de política de seguimiento para los créditos otorgados en el que se establezca el proceso a seguir, el personal responsable y la descripción de las funciones a desarrollar, con la finalidad de que el Consejo de Administración analice dicha propuesta y se logre normar el proceso de seguimiento al destino de los créditos otorgados por la Cooperativa. INFORMACIÓN DESACTUALIZADA DE LOS SOCIOS SUJETOS DE CRÉDITO COMENTARIO Luego de efectuar el respectivo análisis basado en el informe de control interno COSO al proceso de concesión de créditos para la microempresa y en base a la revisión de las carpetas de los socios de acuerdo a la muestra seleccionada, se identificó debilidades de control interno relacionado con el subcomponente riesgo crediticio, debido a que todas las carpetas revisadas cuentan con datos actualizados a la fecha de concesión de créditos, posterior a ello no se ha efectuado ningún tipo de actualización de datos de los socios. Incumpliendo con lo estipulado en el manual y reglamento de créditos. Capítulo 6.Tecnología de créditos en su numeral 6.2.3.6. Subproceso: Archivo de carpetas y documentos de crédito, literal b) “El Asistente de Crédito será el responsable de la administración y custodia de las carpetas de crédito de los socios, debiendo llevar un control permanente y actualizado de la documentación a su cargo.” Situación que se presenta debido a la inobservancia de la normativa interna sobre el archivo de carpetas y documentos de créditos por parte del personal responsable, el cual ha contribuido a que no se pueda localizar con oportunidad a los socios, especialmente de aquellos que caen en mora, haciendo difícil el proceso de cobro. CONCLUSIÓN La inobservancia del Capítulo 6.- Tecnología de créditos, numeral 6.2.3.6. Subproceso: Archivo de carpetas y documentos de crédito, literal b) del manual y reglamento de crédito por parte del Asistente de Crédito, ha generado que no exista información actualizada de los 71 socios de conformidad con la normativa interna, provocando dificultad al momento de localizar al socio especialmente cuando éste cae en mora. RECOMENDACIÓN Asesor de crédito Actualizar periódicamente la información de los expedientes de los socios deudores que mantienen obligaciones crediticias con la Cooperativa, especialmente datos relacionados con aspectos económicos y de dirección domiciliaria, tanto del cliente como del garante mediante formularios de actualización de datos, con el fin dar cumplimiento a lo que dispone la normativa interna en su manual y reglamento de crédito. 4.2.3. Auditoría de cumplimiento. ENTREGA DE CRÉDITOS A PLAZOS DIFERENTES A LOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL Y REGLAMENTO DE CRÉDITOS. COMENTARIO Se tomó una muestra representativa de créditos concedidos y se verificó que los mismos cumplan con los montos, requisitos, garantías, intereses, plazos, niveles de aprobación, actas y firmas que dispone la normativa tanto interna como externa para su aprobación y se pudo evidenciar que tres del total de los créditos superan los plazos que legalmente correspondía otorgar según lo establecido, en el manual y reglamento de créditos, actualizado el 11 de enero del 2013 en el Capítulo 4 SEGMENTOS DE MERCADO, DESTINO Y CONDICIONES GENERALES DE LOS CREDITOS, numeral 4.2.2. Plazos. “El plazo de los créditos se establecerá sobre la base del tipo de operación, destino del crédito, capacidad de pago, generación de flujos de caja del socio y principalmente deberá estar acorde con la administración de liquidez de la Cooperativa, la misma que buscará evitar un descalce entre sus activos y pasivos. A continuación los plazos máximos por tipo de crédito: Tabla 7. Plazos para microcréditos MICROCRÉDITOS Microcrédito capital de trabajo Hasta 24 meses Microcrédito para inversiones Hasta 36 meses Fuente: Reglamento de la Cooperativa Ambato Ltda., año 2013 72 En función de la estructura de plazos de las captaciones y colocaciones, la Gerencia General podrá establecer plazos máximos por productos y/o montos de crédito, pero siempre en el marco de los referentes del cuadro anterior.” Ésta situación se originó debido a la falta de una adecuada reforma al manual y reglamento de crédito ya que fue actualizado en enero del 2013, la misma que afecta a la legalidad de las operaciones de la Cooperativa ya que incumple con dicha normativa interna. CONCLUSIÓN La concesión de microcréditos a plazos diferentes a los establecidos en el manual y reglamento de créditos, se debe a la falta de una adecuada reforma al manual y reglamento de crédito actualizado en enero del 2013, la misma que afecta a la legalidad de las operaciones de la Cooperativa ya que incumple con dicha normativa interna. RECOMENDACIÓN Gerencia de negocios Analizar periódicamente las disposiciones del Manual y Reglamento de Crédito y demás normativa interna aplicable al proceso de concesión de créditos, a fin de elaborar y proponer al Consejo de Administración reformas en forma oportuna y evitar su incumplimiento. 4.2.4. Auditoría de gestión. RIESGO CREDITICIO ALTO COMENTARIO La Cooperativa establece en su Plan estratégico 2011 – 2014 alcanzar una cartera en riesgo no mayor al 3% en el año 2013. Para verificar dicho cumplimiento se aplicó el respectivo indicador de gestión de la cual se obtuvo como resultado un indicador del 8.10% existiendo una brecha desfavorable del 5.10% para la cartera en riesgo. Situación originada por falta de un análisis objetivo de la información presentada por el cliente, así como las decisiones para la aprobación y concesión de créditos son influenciadas por la presión de alcanzar metas, tomando de manera subjetiva, basadas en la confianza y experiencia del asesor de crédito 73 sin el debido análisis de crédito, lo cual genera menor recuperación de los montos otorgados a los socios y a su vez incrementa el riesgo de incobrabilidad afectando de este modo la eficiencia y eficacia institucional ya que no se cumple con los objetivos establecidos en el Plan Estratégico de la Cooperativa. CONCLUSIÓN Debido a la deficiente gestión institucional relacionada con el proceso de concesión de créditos para la microempresa, la cooperativa alcanzó una cartera en riesgo del 8.10% existiendo una brecha desfavorable del 5.10%, el mismo que supera el porcentaje establecido por la Cooperativa que fue del 3%, incumpliendo de ésta forma con el plan estratégico 2011 – 2014 que fue aprobada por la máxima autoridad. RECOMENDACIÓN Comité de crédito Evaluar la información presentada por el cliente mediante la aplicación correcta de la metodología de crédito considerando fundamentalmente la capacidad de pago, buenas referencias crediticias e inspección adecuada, a fin de verificar la consistencia de la información. SATISFACCIÓN DEL SOCIO NO ALCANZA LOS NIVELES ESPERADOS COMENTARIO El Plan Estratégico 2011 – 2014, la Cooperativa contempla el siguiente objetivo, alcanzar una satisfacción del socio de al menos el 85% en el año 2013. Para comprobar dicho cumplimiento se aplicó encuestas a una muestra seleccionada de socios de la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga, con el objetivo de conocer su nivel de satisfacción en cuanto a los productos y servicios que ofrece la Cooperativa, a través de diez factores considerados como claves para alcanzar el éxito deseado, obteniendo como resultado el 73.79% de satisfacción del socio frente al 85% planteado en su Plan Estratégico, generando una brecha desfavorable del 11.21%, debido a la inexistencia de acciones coordinadas entre los departamentos de negocios, recursos humanos y marketing para cumplir y fortalecer las estrategias enfocadas a la satisfacción del cliente, principalmente relacionada con la oportuna respuesta a la solicitud de crédito, el adecuado servicio al cliente, eficientes 74 respuestas a sus necesidades crediticias y agilidad en la atención al cliente, ocasionando insatisfacción en los socios, quienes pueden optar por otras instituciones crediticias, influyendo de esta forma en la captación de nuevos socios y a su vez la disminución del número de colocaciones, perjudicando de este modo su principal actividad que es la concesión de créditos y afectando la imagen de la Cooperativa. CONCLUSIÓN La inexistencia de acciones coordinadas entre los departamentos de negocios, recursos humanos y marketing para cumplir y fortalecer las estrategias enfocadas a satisfacer las necesidades y requerimientos de los socios ha provocado que alcance un índice de 73.79% de satisfacción, ocasionando el incumplimiento la meta establecida del 85% en el plan estratégico 2011 – 2014 que fue aprobada por la máxima autoridad. RECOMENDACIÓN Gerente de negocios Efectuar periódicamente evaluaciones sobre el nivel de satisfacción de los socios, considerando factores claves de éxito Gerencia de Marketing. Diseñar e implementar estrategias que permitan mejorar el nivel de calidad de servicio y crear un buzón de quejas a fin de conocer las inquietudes de los socios. 75 4.3. Plan de implementación de recomendaciones. Tabla 8. Plan de Implementación de Recomendaciones N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Detalle de la recomendación Comprobar periódicamente que el plan de cuentas utilizado en la Cooperativa, se encuentre de acuerdo al Catalogo Único de Cuentas emitido por los organismos de control, con la finalidad de dar cumplimiento a lo que dispone la resolución SEPS-IFPS-2012-025. Reclasificar la cuenta 1414 cartera de crédito para la microempresa que no devenga interés y 1424 cartera de crédito para la microempresa vencida con sus respectivas subcuentas y así tener actualizado los balances de acuerdo a las disposiciones de los organismos de control. Disponer la conformación de un comité de morosidad integrado por un miembro del consejo de administración, uno del consejo de vigilancia, asesor jurídico y asesor de crédito con la finalidad de dar seguimiento a los créditos morosos. Elaborar y promover un plan de incentivos a los socios para que paguen a tiempo sus obligaciones con la Cooperativa. Disponer y monitorear que se constituyan las provisiones para riesgos crediticios considerando el estado de morosidad a fin de que éstos cubran el 100% de la cartera improductiva, a pesar que no existe una norma expresa sobre provisiones se recomienda tomar como base las resoluciones RESOL_JB-20111897 del 15 de marzo del 20121 y RESOL_JB-2012-2217 PRO del 22 de junio del 2012. Realizar el ajuste del saldo de la cuenta provisión de cuentas incobrables considerando el monto de los créditos otorgados y de acuerdo a la normativa vigente que rige al Sistema Financiero para la correcta provisión que cubra la cartera de microcréditos improductivos. Elaborar una propuesta de política de seguimiento para los créditos otorgados en el que se establezca el proceso a seguir, el personal responsable y la descripción de las funciones a desarrollar, con la finalidad de que el Consejo de Administración analice dicha propuesta y se logre normar el proceso de seguimiento al destino de los créditos otorgados por la Cooperativa. Actualizar periódicamente la información del socio que mantienen obligaciones crediticias con la Cooperativa, especialmente datos relacionados con aspectos económicos y de dirección domiciliaria tanto del cliente como del garante mediante formularios de actualización de datos, con el fin dar cumplimiento a lo que dispone la normativa interna en su manual y reglamento de crédito. Analizar periódicamente las disposiciones del Manual y Reglamento de Crédito y demás normativa interna aplicable al proceso de concesión de créditos, a fin de elaborar y proponer al Consejo de Administración reformas en forma oportuna y evitar su incumplimiento. Evaluar la información presentada por el cliente mediante la aplicación correcta de la metodología de crédito considerando fundamentalmente la capacidad de pago, buenas referencias crediticias e inspección adecuada, a fin de verificar la consistencia de la información. 11 Efectuar periódicamente evaluaciones sobre el nivel de satisfacción de los socios, considerando factores claves de éxito 12 Diseñar e implementar estrategias que permitan mejorar el nivel de calidad de servicio y crear un buzón de quejas a fin de conocer las inquietudes de los socios. Fuente: Informe de auditoría 76 Responsable del cumplimiento Plazos asignados Medios de verificación Jefa Financiera Febrero 2015 Balance del mes de enero Contadora Febrero 2015 Balance del mes de enero Gerente Marzo 2015 Jefa de Agencia Marzo 2015 Jefa Financiera Abril 2015 Contadora Abril 2015 Balance del mes de abril Jefa de agencia Mayo 2015 Propuesta de política de seguimiento del crédito otorgado. Asesor de crédito Junio 2015 Formulario actualización de datos Gerencia de negocios Junio 2015 Manual y Reglamento de Crédito Junio 2015 Acta de comité Junio 2015 Resultado de la evaluación de los socios Junio 2015 Plan calidad de servicio. Comité de crédito Gerente de negocios y jefe recursos humanos Gerencia de Marketing Acta de Morosidad Comité de Acta de Comité de Morosidad Resumen de la calificación de cartera de créditos y contingentes y constitución de provisiones de 4.4. Demostración de hipótesis. Finalizado el procesos de examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Agencia Latacunga. Provincia Cotopaxi. Cantón Latacunga. Año 2013, ha permitido obtener una evaluación global con diferentes enfoques que involucra los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento legal y de gestión institucional, mediante la aplicación de todas las fases de auditoría integral y generando el informe final con sus respectivas acciones correctivas que proporciona a la gerencia el mejoramiento de la metodología de concesión de créditos a fin de brindar un adecuado servicio a los socios de la Cooperativa. Por lo tanto de acuerdo al examen que se ha realizado, se determina la contrastación de la hipótesis de la investigación, basada en datos concretos que se han recogido de la realidad de la entidad y en base a juicios de valor. 77 4.5. Conclusiones y Recomendaciones. 4.5.1. Conclusiones. El desarrollo del examen de auditoría integral a la cartera de microcréditos de la Cooperativa Ambato Ltda. Agencia Latacunga, logró cubrir las cuatro auditorías que integra la auditoría integral (auditoría financiera, auditoría de control interno, auditoría de cumplimiento y la auditoría de gestión), alcanzando de esta forma confirmar la vialidad y practicidad del examen de auditoría integral a un componente, área o actividad determinada de una entidad. De igual forma, permitió identificar su gran importancia y utilidad en las empresas al enfocarse en forma íntegra considerando no sólo el aspecto financiero, sino también otros aspectos muy importantes como es el control interno, el cumplimiento de la normativa legal tanto interna como externa y la gestión empresarial, los mismos que contribuyen al adecuado desarrollo de las actividades en cada uno de éstos enfoques garantizando a futuro la permanencia de la entidad en el mercado. La ejecución de una auditoría integral contribuye sin duda alguna al direccionamiento de la entidad por medio de recomendaciones que permiten a la administración efectuar acciones correctivas y preventivas en forma acertada, mejorando oportunamente los procesos o actividades, maximizando su eficacia y eficiencia y garantizando el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la entidad. 78 4.5.2. Recomendaciones Disponer de un equipo de auditoría multidisciplinarios siendo un reto para los profesionales ya que es necesario ampliar o adquirir nuevos conocimientos y habilidades de acuerdo a las necesidades y requerimientos de las empresas a ser examinadas, con la finalidad de emitir criterios profesionales que permitan la generación de informes de auditorías de calidad, por cuanto de éste depende en gran parte la orientación que se dé a los altos directivos para la acertada toma de decisiones que beneficien a la entidad y garantizar su permanencia en el mercado por años. Fomentar la aplicación de una auditoría con enfoque integral, teniendo en cuenta que en la actualidad las empresas apuntan a obtener la calidad total en el desarrollo de sus actividades o procesos a fin de satisfacer las necesidades y requerimientos de sus usuarios mediante la entrega de productos y servicios de calidad, motivo por el cual es indispensable contar con informes de servicios de aseguramientos que atiendan los requisitos que la actualidad demanda. Emprender un plan efectivo para la implementación de las recomendaciones efectuadas por el auditor en los plazos previstos, con la finalidad de que las empresas logren rectificar las desviaciones o falencias en forma oportuna, para cumplir con eficiencia, eficacia y calidad el logro de los objetivos y metas institucionales. 79 4.6. Referencias bibliográficas. 1. Blanco, Y. (2007). Normas y procedimientos de la Auditoría Integral, Bogotá, Colombia: Editorial Eco Ediciones. 2. Cardozo, H. (2006). Auditoría del sector solidario. 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