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Fecha: DICIEMBRE 2014
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Resolución 1421/13
Modificación: 4692/14
SENACSA-CSA
Preparó:BIOFARM-CSA
Aprobó:SENACSA
Hoja Nº 1
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
Introducción
Un S.O.P. consiste en una serie de instrucciones escritas que documentan
una rutina o actividad repetitiva que tiene lugar dentro de una organización
y representa una parte primordial dentro de la Cultura de Calidad ya que
brinda a las personas la información necesaria para desempeñar las tareas
de manera correcta facilitando la consistencia del resultado en calidad e
integridad. Los SOPs son documentos que describen de forma clara y
sencilla la manera de realizar una operación o un proceso y las
responsabilidades de las personas implicadas en el mismo.
Todos los registros, datos, nóminas y otra información perteneciente al SOP
deberá ser mantenida en archivo y estar disponible para el auditado del
SENCASA.
Marco normativa.
Este SOP esta encuadrado en las funciones asignadas al personal de las
Comisiones de Salud Animal –CSA- por la Resolución del SENACSA:
2031/12, e instituidas en El Manual Técnico Operativo para la Vacunación
Contra la Fiebre Aftosa 2012 para facilitar la realización de las actividades
de vacunación con eficiencia y cumplir satisfactoriamente con el objetivo
de la inmunización del ganado bovino nacional en un 100 %.
Descripción
La vacunación es un proceso secuencial que comienza con la elaboración de
la vacuna y finaliza cuando ésta es aplicada en el animal y se genera la
protección inmunitaria.
Por tratarse de una sucesión de acciones, cada uno de los eslabones que
conforman esta cadena debe ser individualmente preciso para alcanzar el
objetivo final buscado.
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CIENCIAS VETERINARIAS N° 265 CASI RUTA MCAL. ESTIGARRIBIA KM 10,5
Casilla de Correo: CAPY – 1101 – 1110 CAMPUS UNA - 2169
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Hoja Nº 2
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
Responsabilidades
Los Coordinadores, Subcoordinadores, Certificadores y Vacunadores
designados por la CSA, con la aprobación del SENACSA son los responsables
de la operatoria de la vacunación.
Ámbito de aplicación
Este SOP está dirigido a los Coordinadores técnicos de vacunación,
responsables directos del control de la vacunación, última etapa de la
cadena sanitaria de control de la fiebre aftosa.
Las funciones y requisitos que deben reunir para participar en la vacunación
contra la fiebre aftosa se encuentran determinadas en este manual.
Coordinador de vacunación:
Cargo creado por el SENACSA
El Coordinador Técnico de Vacunación es nombrado directamente por la
Comisión de Salud Animal, previa capacitación y acreditación por el
SENACSA.
Funciones dentro del área de trabajo asignada:
a) Representar a la comisión de salud animal en lo referente a la
operatividad de los trabajos en su área operativa.
b) Utilizar el modulo de CSA del SIGOR III.
c) Participar activamente en la elaboración del Plan Operativo de
vacunación (POV) y el Informe de Evaluación de Resultados (IER) en
su área para cada periodo, en cumplimiento de la Resolución N°
2031/12.
d) Planificar la vacunación en su área de trabajo, teniendo en cuenta los
procedimientos técnicos.
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Hoja Nº 3
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
e) Es el responsable de la comunicación de las fechas previstas de
vacunación a los propietarios mayores de 100 cabezas en su área de
trabajo.
f) Determinar las áreas de trabajo/propietarios a cada uno de los
certificadores y vacunadores.
g) Coordinar la operatividad del sistema de vacunación.
h) Controlar las actividades de los certificadores y vacunadores.
i) Recepcionar, verificar y firmar las actas/OTs recibidas de los
vacunadores/certificadores.
j) Recepcionar, verificar y gestionar los frascos vacíos de vacuna
antiaftosa.
k) Comunicar los casos de omisos al Coordinador Técnico de
Vacunación.
l) Gestionar la expedición de Órdenes de Trabajo.
m) Informar las irregularidades al SENACSA.
n) Controlar el avance del registro de vacunación.
o) Entregar las Actas de Vacunación/OTs a la Oficina de Unidad Zonal
correspondiente para la confirmación del registro de vacunación.
p) Supervisar el correcto funcionamiento de los Centros de Distribución
de vacuna.
q) Mantener actualizado los datos de Identificación de ganado en la
ZONA 2, en caso de que la CSA cuente con ZONA 2, en cumplimiento
con la Resolución N° 051/2014.
1.- A fin de cumplir con las funciones previstas el Coordinador
técnico de vacunación deberá realizar las siguientes actividades:
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Hoja Nº 4
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
a) Participar de las reuniones de la CSA d/z y de las reuniones
convocadas por el SENACSA.
b) Para obtener el acceso al SIGOR III, deberá presentar la solicitud
nota mediante, al SENACSA, vía Coordinación de Región o a nivel
central, en la DIGESIT o DIGESETEC, acompañadas por el
formulario de solicitud, debidamente autorizada por la CSA,
firmada junto con la hoja de compromiso personal y 1 (una)
fotocopia de cedula de identidad.
c) Elaborar el POV según el formato de presentación aprobado en
la Resolución N° 2248/12. Teniendo en cuenta las tres partes, el
plan operativo de vacunación, el plan administrativo de ingresos y
egresos, y el plan de contratación de recursos humanos y
logísticos.
a. En el Plan operativo de vacunación: a fin de elaborar los
datos técnicos en lo que se refiere a la cantidad de
propietarios/bovinos a vacunar, utilizar el modulo CSA del
SIGOR en los siguientes reportes.
i. Para los puntos 2, 3 y 4, utilizar el reporte POV 01 de
propietarios activos, si la CSA tiene zona 2, presentar
la datos de zona 2 del mismo reporte.
ii. Para el punto 6, utilizar el listado de localidades del
reporte CSA.
d) Para la planificación de las fechas previstas de vacunación, hay
que tener en cuenta criterios técnicos, empezando por aquellos
establecimientos prioritarios, los mismos serán comunicados por
el JUZ del SENACSA nota mediante teniendo en cuenta la
Resolución 4619/13, y deberá ser incluido en el POV; en caso de
que las acciones técnicas y la cantidad de predios y/o zona
sobrepasen la capacidad operativa de la CSA, el sub coordinador
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Hoja Nº 5
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
técnico junto con el jefe de unidad zonal, consensuaran las
opciones más convenientes técnicamente.
Para planificar las Fechas previstas de vacunación en el SIGOR,
tener en cuenta lo siguiente:
 Primero cargar las fechas de establecimientos mayores de 100,
utilizando la planifición por ESTABLECIMIENTO.
 Una vez cargadas todas las fechas previstas de vacunación de
los establecimientos mayores, cargar las fechas previstas por
LOCALIDADES, teniendo en cuenta siempre marcar el ícono
¨sólo establecimientos sin fecha prevista¨; de esta manera,
una vez calendarizados todos los establecimientos mayores de
100 cabezas y todas las localidades, la planificación va a ser del
100 de los propietarios, y el uso de los reportes del modulo
SIGOR, tendrán la información completa a fin de poder
gerenciar la vacunación.
 Para el cambio de fecha prevista de vacunación, según la
marcha de los trabajos requiera, se realiza de la misma
manera, teniendo en cuenta siempre la importancia de la
documentación del motivo del cambio.
 El operador básico del SIGOR, de la CSA, sólo podrá cambiar
hasta dos veces la fecha prevista de vacunación, a partir de la
tercera solo podrá hacer un acceso del nivel de Coordinador.
e) Para la comunicación a los propietarios de las fechas previstas
asignadas, utilizar los métodos de comunicación previstos y
aprobados en el POV, teniendo en cuenta que los mismos siempre
deberán ser verificables y auditables.
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Hoja Nº 6
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
f) Para la determinación de las aéreas de trabajo de los
certificadores/vacunadores tener en cuenta:
a. Para los propietarios mayores: la asignación de los
certificadores se prefiere la rotación de los mismos, es
decir, no repetir la asignación de los certificadores en los
mismos establecimientos período tras período.
b. Para los propietarios menores: tener en cuenta el
conocimiento del área de trabajo por parte del V.A, así
como la extensión geográfica, la cantidad de
propietarios/bovinos a vacunar, sea acorde a la posibilidad
de cumplir con el objetivo.
c. Se prefiere para la vacunación por localidades, la utilización
de un grupo de VA, trabajando en conjunto en BRIGADAS,
bajo la supervisión de un líder de brigadas.
g) La comunicación constante con los certificadores /vacunadores
es fundamental para la coordinación de la vacunación.
h) Realizar visitas de control del cumplimiento de las actividades a
los subcoordinadores, certificadores/vacunadores, debidamente
documentadas en un acta de control de procedimientos (ver
ANEXO- Acta de Supervisión del Coordinador).
i) Para la recepción, verificación y firma de las Actas/ OTs, tener en
cuenta lo siguiente:
a. Los documentos deberán estar completos, sin tachas ni
borraduras, en caso de aclaración, la misma deberá estar
descripta en el espacio de Observación, debidamente
firmados por los certificadores/vacunadores, y por el
propietario.
b. Que esté acompañada por el Certificado oficial de vacuna,
con los datos correctamente consignados, y que la cantidad
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Hoja Nº 7
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
de animales vacunados no sobrepase a las dosis del
certificado.
c. Entregar para la carga los documentos controlados.
j) Recepcionar los frascos vacíos por parte de los
certificadores/vacunadores y gestionar el destino teniendo en
cuenta el cumplimiento de normas ambientales.
k) Comunicar al SENACSA/ JUZ por nota en forma inmediata los
casos de Omisos de vacunación, propietarios que no quieran
realizar la vacunación durante el período, o propietarios que una
vez concluido el período, no hayan cumplido con ella, a fin de que
se inicien los procedimientos establecidos para tal efecto.
l) Mantener actualizado en el SIGOR , la fecha prevista de
vacunación y la de inicio, a fin de que el Servicio pueda
monitorear el desarrollo del mismo a través del SIGOR.
m) Las OTs deben ser entregadas a los certificadores/vacunadores
según la distribución de los trabajos.
n) Las irregularidades comunicadas por los certificadores/
vacunadores, deberán ser informadas al JUZ del SENACSA en
forma inmediata, a fin de que pueda realizarse una intervención
oficial.
o) En los establecimientos habilitados para exportar a Republica de
Chile, el subcoordinador deberá instruir al Certificador, que el
mismo deberá dejar consignado en el Libro de Registro los
siguientes datos:
a. Fecha y hora de inicio y cierre de la Vacunación.
b. Cantidad de animales vacunados.
c. Marca y Serie de la vacuna utilizada.
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Hoja Nº 8
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d. Observaciones: describir cualquier circunstancias o
eventualidad considerado de importancia de dejar
constancias.
e. Firma y aclaración del Certificador Actuante.
p)
q)
r)
s)
t)
En caso de que el Coordinador, realice control de
vacunación en estos establecimientos, deberá dejar
constancia en el Libro de Registro.
Realizar reuniones periódicas con los certificadores/vacunadores.
Para monitorear el avance de los trabajos, el Coordinador técnico
utilizará los reportes del modulo CSA del SIGOR.
Las actas/OTs, una vez registradas en el Modulo CSA del SIGOR,
deberán ser remitidas a la UZ respectiva para su confirmación, las
mismas serán entregadas en planillas elaboradas para tal efecto
donde conste, el/los N° de acta, la fecha y hora de recepción y la
persona que recibe; la copia de dicha planilla deberá estar
archivada en la CSA para cualquier necesidad.
En caso de que el propietario no tenga más ganado, el acta
deberá ser cargada con stock 0, debidamente firmados, y deberá
ser remitido a la Unidad zonal.
Mantener una planilla de entrega de Caravanas a Certificadores y
vacunadores, que pueda servir para llevar un registro de cantidad
de animales identificados por periodo, según la siguiente planilla.
CERT / VACUANADOR
Nombre y Apellido
Caravanas
entregadas.
Cantidad
Caravanas Aplicadas
Cantidad
Caravanas
devueltas.
Cantidad.
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Hoja Nº 9
PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE VACUNACIONCOORDINADORES.
u) En la etapa post vacunación: la CSA presentará por nota a la UZ, el
listado de morosos, los cuales serán intimados en conjunto con el
SENACSA.
a. Para la vacunación de estos propietarios, el coordinador de
región del SENACSA, imprimirá las Órdenes de trabajo de
regularización.
b. La CSA con sus vacunadores/certificadores participarán de
la vacunación de estos propietarios, esta actividad deberá
ser acompañada por el SENACSA y el orden publico si el
caso lo requiere.
c. Las Actas deberán ser cargadas por la CSA y remitidas al
Coordinador de Región del SENACSA para su confirmación.
v) Para la elaboración del Informe de Evaluación de resultados, tener
en cuenta los tiempos establecidos en la Resolución N° 2031/12, y
el formato establecido en la resolución 069/2013.
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