MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESUEntidad: Empresa para la Seguridad Urbana. Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad ciudadana. IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS SEGUIMIENTO Riesgo Proceso Objetivo Causas No. Descripción Probabilidad de materialización. Valoración Tipo de Control Preventivo Correctivo Administración del Riesgo Evitar Direccionamiento Estratégico No definición de los roles y responsabilidades en los procesos estratégicos Poca claridad en el diseño de los perfiles y las funciones en los procesos estratégicos Garantizar el direccionamiento y mejoramiento de la entidad en función de su objeto social y normatividad aplicable, asegurando la calidad de sus servicios y la sostenibilidad económica. Acciones de Control Responsable Reducir Si No En proceso Manual de funciones y responsabilidades Lider de Gestión Humana Auditorías internas y externas de calidad Profesional de Planeación Falta de seguimiento en el cumplimiento de la planeación estratégica Evaluación de la gestión por medio de la Junta Directiva Gerente 15/12/2015 Deficiente actualización en los lineamientos normativos Control jurídico (Normograma) Secretario General 15/12/2015 Deficiente institucionalización de un plan de comunicaciones Definición de Políticas de Cominicación Comunicadora x Auditorías internas y externas de calidad Profesional de Planeación x Manual de estándares y políticas en seguridad de la información Profesional de Tecnología de la información x Deficiente armonización del sistema integrado de calidad para la toma de decisiones Ausencia de canales de comunicación 1 2 Extralimitación de funciones y decisiones institucionales Uso indebido de la información Posible Posible x x x x Falta de políticas en la seguridad de la información Establecer requisitos que beneficien a algún proponente en la elaboración de los pliegos de condiciones Proporcionar información privilegiada a algún proponente Alteración de las propuestas económicas presentadas Todas las líneas de negocio Cumplimiento Beneficiar a un proveedor durante la 3 selección de aliados proveedores o solicitud pública de ofertas Procedimiento de solicitud pública de oferta - revisión jurídica de los procesos de contratación Posible x Entrega física de propuestas foliadas y radicadas Falta de verificación de requisitos Intereses económicos y manejo de influencias por el supervisor Manual de Supervisión Omisión de las faltas o mala prestación del servicio por parte de los proveedores Beneficiar a un proveedor en la etapa de 4 evaluación de aliados proveedores Posible x x x x Procedimiento de solicitud pública de oferta - evaluación de propuestas Establecer criterios de evaluación que favorezcan a algún proveedor y que no permitan justificar el resultado Dirección de Servicios LogísticosSecretario General 15/09/2015 Comité de Contratación Dirección de Servicios Logísticos Secretario General Dirección de Servicios Logísticos Profesional de Planeación Secretario General x x 15/09/2015 Formato de evaluación de proveedores Comité de Contratación x Diligenciamiento del formato producto no conforme Todos los líderes de línea x x MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESUTodas las líneas de negocio Entidad: Empresa para la Seguridad Urbana. Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad ciudadana. Proceso IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS Riesgo Objetivo Causas Beneficiar a un proveedor en la etapa de Probabilidad de 4 Posible materialización. de aliados No. evaluación Descripción proveedores Valoración Tipo de Control x Preventivo Correctivo Administración del Riesgo x Evitar Omisión en la verificación por parte del personal supervisor sobre el cumplimiento del clausulado de los contratos No realización o realización inadecuada del referenciamiento de precios Alteración de las propuestas económicas Adquirir bienes o servicios con precios 5 superiores a los precios del mercado Posible x Combustibles Mto. del Parque Automotor Falta de trazabilidad de los consumos reales por vehículo Acciones de Control Responsable Reducir Si Procedimiento de supervisión Dirección de Servicios Logísticos Profesional de Planeación Comité de contratación Gerente x Portal de contratación Comité de Contratación x Alterar la información relativa al consumo de 6 combustible para beneficiar a una parte Posible x x x Correo electrónico por parte del cliente con la solicitud de mantenimiento formato firmado de reparación Lider de Línea Parque Automotor x Formato diagnóstico de taller - Formato de control de reparaciones - acta de entrega de vehículo reparado Lider de Línea Parque Automotor x Falsificación de documentación de ingreso de los vehículos a los talleres Correo electrónico por parte del cliente con la solicitud de mantenimiento formato firmado de reparación Lider de Línea Parque Automotor x Omisión en la verificación de la facturación Aplicativo línea de seguridad física Lider de Línea Seguridad Física x Ausencia de registros auxiliares que permitan verificar los consumos cobrados Suplantación de autorizaciones para ingreso de vehículos a talleres en proveedores aliados Perdida total o parcial de documentación soporte Alterar la información de 7 los vehículos reparados y sus costos Posible X X Falsificación o duplicidad en la facturación Prestación de servicios de vigilancia que no se 8 encuentren soportados por los interventores del convenio Posible x En proceso 15/09/2015 Procedimiento de supervisión al contrato Lider de Línea de de suministro de combustible - Informes Combustible semanales de consumo por estación Ausencia de verificación de la facturación No 15/09/2015 Procedimiento de supervisión al contrato Lider de Línea de de suministro de combustible Combustible No utilizar los canales y medios oficiales de comunicación para la modificación de topes de consumo Garantizar la adecuada ejecución física y financiera de los contratos interadministrativos gestionados por las diferentes líneas de servicios, que permita obtener los niveles de ingresos y rentabilidad esperados y contribuir con la satisfacción del cliente, a través de la gestión oportuna de los requerimientos solicitados por las entidades usuarias dentro del marco de los requisitos contractuales pactados, el manual de contratación de la entidad y la normatividad legal aplicable. Cumplimiento x Modificar la información relacionada con los topes de consumos autorizados por los clientes Seguridad Física SEGUIMIENTO x gestionados por las diferentes líneas de servicios, que permita obtener los niveles de ingresos y rentabilidad esperados y contribuir con la satisfacción del cliente, a través de la gestión oportuna de los requerimientos solicitados por las entidades usuarias Entidad: Empresa para la Seguridad Urbana. dentro del marco de los Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad requisitos contractuales ciudadana. pactados, el manual de contratación de la entidad y IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO ANÁLISIS la normatividad legal aplicable. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESU- Riesgo Proceso Objetivo Causas No. Descripción Probabilidad de materialización. Valoración Tipo de Control Seguridad Física Preventivo Correctivo Omisiones en la supervisión SIS Reporte erróneo de las cantidades de obra reales en las actas de avance de obra Implementación de equipos y elementos de baja calidad y/o remanofacturados Prestación de servicios de vigilancia que no se 8 encuentren soportados por los interventores del convenio Posible Alterar la información relativa a la ejecución 9 real de cantidades de obra y calidad Posible x Administración del Riesgo Evitar Contratación de Personal y Arrendamiento Direccionameinto del cliente del personal a proveer Posible x x Acta de avance de obra Líderde Línea SIS x Lider de la Línea de Contratación y Arrendamiento x x Cumplimiento estricto del objeto contractual con los soportes de requerimiento Falta de oportunidad en la realización de los requerimientos Genarar alertas oportunas hacia el cliente x Contratar personal no idóneo a los cargos requeridos Verificación del cumplimiento de la legalidad del perfil y de la experiencia laboral x Ejecución indebida en la modalidad de contratación Incurrir en hechos 11 generadores de demandas Casi seguro x x Lider de la Línea de Reporte al cliente de alertas oportunas Contratación y explicando la modalidad de contratación Arrendamiento y implicaciones que se derivan de una mala aplicación del mismo No En proceso x Daños a los inmuebles arrendandos Verificación de las condiciones del inmueble para efectos contractuales 31/12/2015 Falta de oportunidad en el pago de los servicios públicos de los bienes inmuebles Control de pago de servicios públicos de los bienes arrendados 31/12/2015 Ausencia de garantías que se deriven de la ocupación del inmueble Polizas de riesgos 31/12/2015 Incumplimiento de los principios del sistema presupuestal en beneficio de terceros Políticas presupuestales Expedición de vigencias futuras sin autorización resupuesto Si x Falta de análisis en los tipos de contratación por parte del cliente Planear y coordinar la operación financiera con base en el presupuesto anual de la entidad, teniendo en cuenta loa planes, programas y proyectos con el objetivo de controlar y direccionar Responsable Evaluación de proveedores mediante un equipo interdisciplinario (control interno y secretaría general) - Evaluación de Lider de Línea proveedores por parte de terceros Seguridad Física (ICONTEC) - reuniones de seguimiento periódicas No verificación o validación de las características del personal requerido Contratar personal no 10 idóneo a los cargos requeridos Acciones de Control Reducir x x Cumplimiento Inadecuada 12 administración del presupuesto Posible x x Líder de Presupuesto x MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESUEntidad: Empresa para la Seguridad Urbana. Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad ciudadana. IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS SEGUIMIENTO Riesgo Proceso Objetivo Causas No. Descripción Probabilidad de materialización. Valoración Tipo de Control Tesorería Contabilidad Presupuesto Preventivo Correctivo Planear y coordinar la operación financiera con base en el presupuesto anual de la entidad, teniendo en cuenta loa planes, programas y proyectos con el objetivo de controlar y direccionar correctamente los recursos económicos necesarios para el logro de los objetivos institucionales. Garantizar la adecuada administración y control de los recursos económicos generando información financiera razonable, oportuna y confiable que permita la toma de decisiones. Planear y coordinar la operación financiera con base en el presupuesto anual de la entidad, teniendo en cuenta loa planes, programas y proyectos con el objetivo de controlar y direccionar correctamente los recursos económicos necesarios para el logro de los objetivos institucionales Administración del Riesgo Evitar Cumplimiento Acciones de Control Responsable Reducir Si Aprobación del director administrativo y financiero y acto administrativo por Líder de Presupuesto medio de traslado firmado por el gerente x Revisión jurídica del proceso contractual Líder de Presupuesto Procedimiento ejecución, seguimiento, Secretario General cierre y apertura del presupuesto x Afectación de rubros que no corresponden al objeto del gasto Procedimiento ejecución, seguimiento, cierre y apertura del presupuesto Líder de Presupuesto x Exceder las apropiaciones presupuestales Parametrización del Software Financiero Líder de Presupuesto x Desviación de recursos entre convenios o entre rubros Proceso financiero Líder de Presupuesto x Registro de saldos no razonables o no conciliados provenientes de otros procesos Control Interno Contable - Políticas contables - procedimiento contable Líder Contable x Registro de movimiento sin los debidos soportes documentales o a terceros improcedentes Políticas contables - procedimiento contable Líder Contable x Estacionalidad de fondos provenientes de los contratos interadministrativos, en beneficio de determinadas entidades bancarias Jineteo de fondos en beneficio propio Modelo de selección bancario Líder de Tesorería x Inversiones en entidades que no ofrecen seguridad favoreciendo los intereses de terceros Comité de inversiones - Políticas de tesorería Líder de Tesorería x Visto bueno del supervisor - Políticas de tesorería Líder de Tesorería x Políticas de tesorería - Proceso de supervisión de los contratos Líder de Tesorería x Revisión mensual de cuentas por cobrar por parte de la directora administrativa y Líder de Tesorería financiera - Informe de cartera morosa al comité de gerencia x Inclusión de gastos no presupuestados Inadecuada Expedición de certificados de disponibilidad o compromiso sin cumplimiento de los requisitos 12 administración del Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales y retardar el pago de obligaciones legalmente contraídas Inadecuada gestión de cartera para favorecer a terceros x x presupuesto 13 Cobro de dádivas por trámite de cuentas Posible 14 Inadecuada gestión contable Inadecuada gestión de tesorería Posible Posible x x x x No En proceso MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESUEntidad: Empresa para la Seguridad Urbana. Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad ciudadana. Gestión de Recursos Físicos Gestión de Recursos Tecnológicos Liquidación de convenios Planear y coordinar la operación financiera con base en el presupuesto anual de la entidad, teniendo en cuenta loa planes, programas y proyectos con el objetivo y direccionar Proceso de controlar Objetivo correctamente los recursos económicos necesarios para el logro de los objetivos institucionales IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS Riesgo Causas No. Descripción Probabilidad de materialización. Valoración Tipo de Control Preventivo Correctivo Inadecuada solicitud de ajustes en los diferentes módulos financieros Plasmar cifras incorrectas en la conciliación financiera que beneficien a terceros Generación de 15 conciliaciones financieras con errores Administración del Riesgo Evitar Posible x x Establecer requisitos que beneficien a algún proponente en la elaboración de los pliegos de condiciones Proporcionar información privilegiada a algún proponente Beneficiar a un 16 proveedor durante la Posible x Alteración de las propuestas económicas presentadas Establecer requisitos que beneficien a un proponente en la elaboración de los términos de referencia Inadecuada 17 administración de Activos Fijos Posible x x Adjudicación de contrato a un proveedor sin aprobación del comité de contratación Inadecuado pago de la 18 nomina y seguridad Garantizar el cumplimiento Incluir dentro del pago de la seguridad social personas no social de los objetivos estratégicos vinculadas a la entidad de la organización dentro del marco institucional y legal, promoviendo el desarrollo y mejoramiento de las competencias del talento humano al servicio de la entidad. Acciones de Control Posible x Responsable Reducir Si Profesional de Liquidación x Proceso de liquidación financiera Profesional de Formato de conciliación financiera Liquidación Formato de revisión de saldos conciliados x Acuerdo 055 de 2014 Manual de Contratacióny revisión jurídica de los procesos de contratación Profesional de TI Secretario General x Pliego de condiciones revisado y aprobadao Profesional Infraestructura fisica x Revisión jurídica de los procesos contractuales Secretario General x Sistema del ERP - SAFIX modulo bienes muebles Profesional Infraestructura fisica x Plan de compras Profesional Infraestructura fisica x Procedimiento compra y contratación de Profesional bienes y servicios - revisión jurídica de los Infraestructura fisica procesos contractuales Secretario General x Dirección de Servicios Procedimiento compra y contratación de Logísticos bienes y servicios Profesional de x Revisión y aprobación de la nómina por parte del líder de gestión humana Procedimiento liquidación de nomina y prestaciones sociales Lider de Gestión Humana x Revisión de la Lider Contable Lider de Contabilidad x x selección de proveedores Garantizar la disponibilidad y la optima administración de Falta de verificación de requisitos los recursos físicos, tecnológicos y de infraestructura necesarios Falta de trazabilidad de los bienes para la operación de los procesos de la entidad. Compra de activos innecesarios Cumplimiento Revisión y aprobación de ajustes por parte del responsable de cada módulo Incluir dentro de la liquidación de la nomina personas no vinculadas a la entidad Gestión Humana SEGUIMIENTO x No En proceso MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESUEntidad: Empresa para la Seguridad Urbana. Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad ciudadana. IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS SEGUIMIENTO Riesgo Gestión Humana Proceso Causas Objetivo Garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización dentro del marco institucional y legal, promoviendo el desarrollo y mejoramiento de las competencias del talento humano al servicio de la Omisión en la verificación de competencias y requisitos para el personal que se contrata entidad. No. Descripción Probabilidad de materialización. Valoración Tipo de Control Preventivo Correctivo Seleccionar y vincular personal que no cumpla con lo establecido en los 19 perfiles de cargo, reglamento interno de trabajo y procedimientos de selección Posible x Administración del Riesgo Evitar x Falta de seguimiento a las modificaciones realizadas sobre los documentos registrados Gestión Documental Falta de políticas de seguridad de la información Cumplir el programa de gestión documental garantizando la distribución, Perfiles de acceso al sistema de administración documental inadecuados organización, consulta, conservación y disposición de la documentación, de Falta de políticas de gestión documental acuerdo a las políticas de la entidad conforme a lo establecido en la ley Falta de políticas de confidencialidad o manejo de información Acción u omisión frente al debido proceso disciplinario Omisión de informar a los entes de control situaciones que deben ser de su conocimiento 20 Alteración o pérdida de documentos físicos y electrónicos Posible x x Recepcionar e indexar 21 indebidamente los Secretaria General Omisión por parte del secretario técnico de llevar al comité de conciliación los casos de su competencia Reducir Si Procedimiento reclutamiento, selección y Lider de Gestión vinculación de personal Humana x Reporte de auditoría en el sistema de administración documental Mercurio Técnico de Archivo x Política de Seguridad Informática Profesional de TI x Restricción del programa para la creación Técnico de Archivo de usuarios con perfil de administrador Profesional de TI x x Procedimiento Recepción, Organización y distribución de la documentación Técnico de Archivo Políticas de Gestión Documental x Posible x x Política de Seguridad de la Información x Posible x x Informe PQRSD Técnico de Archivo No En proceso Parcializar las 23 investigaciones x disciplinarias Interventoría al contrato para la defensa jurídica 15/12/2015 Incumplir la normativa 24 que regula el comité de conciliación Someter a conocimiento del comité de conciliación de manera tardía los aspectos que son de su conocimiento Responsable x Presentar informes técnicos incompletos o imprecisos Garantizar el direccionamiento y mejoramiento de la entidad en función de su objeto social y normatividad aplicable, asegurando la calidad de sus servicios y la sostenibilidad económica. Acciones de Control Posible documentos Entregar información de carácter confidencial a 22 un funcionario de la empresa o tercero no autorizado Cumplimiento Posible x x Decreto 1716 de 2009 x Secretario General MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESUEntidad: Empresa para la Seguridad Urbana. Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad ciudadana. IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN ANÁLISIS SEGUIMIENTO Secretaria General Riesgo Proceso Garantizar el direccionamiento y Causas Objetivo mejoramiento de la entidad en función de su objeto social y normatividad aplicable, asegurando la calidad de sus servicios y la sostenibilidad económica. Modificar los términos y condiciones para contratar Falta de revisión jurídica de los documentos soporte de los contratos No. Descripción Probabilidad de materialización. Valoración Tipo de Control Preventivo Correctivo Incumplimiento de los 25 principios de la contratación Posible x Administración del Riesgo Evitar x Cumplimiento Acciones de Control Responsable Secretario General Reducir Si Proceso de gestión jurídica - reglamento de contratación - comité de contratación x Aprobación del programa de auditorias por parte del comité de Control Interno y Calidad x No En proceso Justificar la incorrecta escogencia de la modalidad de selección Establecimiento de cláusulas para favorecer intereses propios o de terceros Control Interno Formulación del programa y planes de auditoría en la cabeza de una sola persona Realizar una verificación sistemática, objetiva e independiente de los procesos, asesorar a la dirección en el desarrollo del sistema de control interno, la reevaluación de los planes, el fomento de la cultura del autocontrol de tal manera que contribuya al mejoramiento continuo, además de participar en la implementación en la implementación de instrumentos adecuados de gestión y gerencia. Además de interactuar con la organización en la identificación y análisis de riesgos que puedan llegar a presentar amenaza para la consecucción de los objetivos y resultados empresariales. Ofrecimiento y/o recibimiento de beneficios para no auditar procesos Direccionar el programa y planes de auditoría en 26 beneficio propio o de un tercero Posible x x Evaluación del programa de auditorias por parte del comité de Control Interno y Calidad Alteración del programa de auditorías aprobado Ofrecimiento y/o recibimiento de beneficios para ocultar hallazgos de una auditoría Falta de independencia en la presentación de los informes 31/12/2015 Evaluación del programa de auditorias por parte del comité de Control Interno y Calidad Ofrecimiento y/o recibimiento de beneficios a los entes de control para ocultar información Asignación del equipo auditor sin competencias para auditar el proceso Director de Control Interno Ocultar hallazgos en 27 beneficio propio o de un tercero Posible x 31/12/2015 Director de Control Interno x Aprobación del programa de auditorias por parte del comité de Control Interno y Calidad x Realizar una verificación sistemática, objetiva e independiente de los procesos, asesorar a la dirección en el desarrollo del sistema de control interno, la reevaluación de los planes, el fomento de la cultura del autocontrol manera Urbana. Entidad: Empresa parade latal Seguridad que contribuya al Misión: Empresa industrial y comercial de estado dedicada a la logística para la seguridad y la convivencia ciudadana, así como el diseño, integración y comercialización de proyectos, soluciones tecnológicas y sistemas en seguridad, dirigidos a apoyar las políticas públicas de seguridad mejoramiento continuo, ciudadana. además de participar en la implementación en la IDENTIFICACIÓN MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO ANÁLISIS implementación de instrumentos adecuados de Riesgo gestión y gerencia. Además Valoración Tipo de Administración del de interactuar con la Cumplimiento Probabilidad de Control Riesgo organización en la Proceso Causas Acciones de Control Responsable Objetivo materialización. identificación y análisis de No. Descripción riesgos que puedan llegar a Preventivo Correctivo Evitar Reducir Si No En proceso presentar amenaza para la consecucción de los objetivos y resultados empresariales. No informar o informar Evaluación del programa de auditorias Ofrecimiento y/o recibimiento de beneficios para ocultar de manera parcial o Director de Control x x por parte del comité de Control Interno y 31/12/2015 28 Posible información errada a las autoridades Interno Calidad pertinentes Control Interno MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA -ESU-
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