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Última Actualización "Agosto 2015"
Versión 2.0.0 – Actualización # 7.9
Versat Sarasola 2.0.0 Actualización 7.9: Carga Inicial
Tabla de Contenidos
Versat Sarasola 2.0.0 Actualización 7.9: Carga Inicial .................................................................... 1
Configuración ......................................................................................................................................... 1
Unidades .............................................................................................................................................. 1
Áreas de responsabilidad ................................................................................................................. 2
Custodios ............................................................................................................................................. 3
Trabajadores ....................................................................................................................................... 3
Almacenes ........................................................................................................................................... 4
Entidades ............................................................................................................................................. 4
Contabilidad General ............................................................................................................................. 5
Clasificador de Cuentas ..................................................................................................................... 5
Comprobante de operaciones .......................................................................................................... 6
Costo y Procesos .................................................................................................................................... 8
Clasificador de Centros de Costo ..................................................................................................... 8
Clasificador de subelementos de gasto y partidas ....................................................................... 8
Finanzas, Caja y Banco ......................................................................................................................... 9
Obligaciones ........................................................................................................................................ 9
Cobros y Pagos ................................................................................................................................. 11
Activos Fijos .......................................................................................................................................... 12
Inventarios ............................................................................................................................................ 13
Almacenes ......................................................................................................................................... 13
Consignación ..................................................................................................................................... 15
Custodios ........................................................................................................................................... 16
Nómina .................................................................................................................................................. 16
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Versat Sarasola 2.0.0 Actualización 7.9: Carga Inicial
Versat Sarasola 2.0.0 Actualización 7.9: Carga
Inicial
Herramientas Excel para la carga inicial del VERSAT Sarasola (Multimoneda)
Para facilitar el proceso de la carga inicial de algunos de los Subsistemas del Sistema Contable VERSAT
Sarasola, se crearon varios libros Excel con este objetivo. En el presente documento se explica la
utilización y correcto llenado de los mismos.
Se diseñaron 16 libros para las operaciones de 6 Subsistemas. La distribución de los mismos es la
siguiente:
Configuración. Posee 6 libros, uno para cada una de las vistas principales.
Contabilidad General. Se crearon dos libros, uno para el Clasificador de cuentas y otro para el
Comprobante de apertura.
Costo y procesos. Se dispone de dos libros, uno para el Clasificador de centros de costo y otro para los
Elementos y partidas del gasto.
Finanzas, caja y banco. Se dispone de dos libros, uno para las obligaciones y otro para los documentos de
cobros y pagos.
Activos fijos. Posee un solo un libro.
Inventarios. Se han creado tres libros, uno para los inventarios en almacén, otro para los inventarios en
consignación y uno para los útiles y herramientas en poder de custodios.
A continuación se explican cada uno de los diferentes libros:
Configuración
Unidades
En este libro se introduce la información acerca de las unidades contables de la empresa. Cuenta con dos
hojas. En la primera hoja, llamada “Config”, en la celda C15 se introduce la ruta donde se generará el
fichero para importar por el subsistema de Configuración, el usuario debe tener permisos de escritura en
esa carpeta y la misma debe ser válida. En esta hoja además, están el botón que ejecuta las acciones
necesarias para generar el fichero.
En la hoja “CLASIFC” se introducen los datos de las unidades. Su estructura es:
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Áreas de responsabilidad
En el libro de las áreas se describen las diferentes áreas de responsabilidad de la entidad. Hoja Config.
Opción Chequear Clasificador de Áreas.
Al presionar esta opción se visualiza:
Al presionar eliminar emite el siguiente mensaje:
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En caso contrario escribe la palabra ERROR en la fila que tiene problema. En la hoja CLASIFC se
introducirá la información sobre las áreas de responsabilidad de las unidades contables. Su estructura es:
Custodios
En el libro sobre custodios se introducen los datos de las personas u otros entes encargados de la
custodia de los útiles y herramientas. Su estructura es:
Trabajadores
Este libro es el encargado de generar el fichero para que se importe el Clasificador de trabajadores, su
estructura es:
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Almacenes
Este libro es el encargado de generar el fichero para que se importe el Clasificador de Almacenes, su
estructura es:
En la columna A, el código del almacén, en la B la descripción del mismo y en la C el código de la unidad
contable a la que pertenece. En la columna D el nombre del jefe de almacén, debe estar en el
clasificador de trabajadores; en la E la dirección del almacén.
Entidades
Este libro es el encargado de generar el fichero para que se importe el Clasificador de Entidades, su
estructura es:
En la columna A el código de la entidad, luego el código REEUP, en la otra columna el nombre, en la
columna D la abreviatura con la que se puede identificar; la columna E recoge una dirección de correo
electrónico para contacto, la F un número telefónico, la G acepta el número de identificación tributaria
(NIT), la H la dirección postal de la entidad y en la I se introduce el IRCC de la entidad, J para la provincia
y K para el país.
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Contabilidad General
Clasificador de Cuentas
El libro del Clasificador de Cuentas está compuesto por dos hojas “Config” y “CLASIFC”. En la primera
hoja se establece la longitud de los diferentes niveles del formato de la cuenta y el camino donde se
guardará el fichero que se importará luego en el Versat. Aparecen además dos botones que ejecutarán
las acciones necesarias para crear el fichero.
En las celdas D8 a la D12 de la hoja “Config” se pondrá el tamaño de cada nivel según lo previsto en el
subsistema de Configuración. Es importante que estos datos estén correctamente homogéneos con los
de Configuración pues de lo contrario el fichero generado no podrá ser correctamente importado por
Contabilidad.
En la celda C15 de la misma hoja se especificará la ruta para la creación del fichero, dicha ruta debe ser
en un directorio donde el usuario tenga permisos de escritura. El camino debe existir, de lo contrario es
posible que el código no pueda ejecutarse satisfactoriamente. En esta hoja también se encuentran los
botones que serán pulsados luego de rellenar el libro, uno para comprobar si el clasificador no tiene
errores y el otro para generar el fichero a importar.
La hoja clasif tiene la siguiente estructura:
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En la hoja “CLASIFC” se introducirá a partir de la fila 2 los datos del clasificador de cuentas. En las cinco
primeras columnas se detallarán los códigos de los diferentes niveles, luego la descripción o nombre de
la cuenta, seguidamente la naturaleza (0 si es deudora, 1 si es acreedora) y por último las siglas de la
moneda a la que está asociada la cuenta, estas siglas deben coincidir con las del subsistema
Configuración.
Para crear las cuentas debe seguirse la siguiente regla: primero se pondrá el código del nivel superior
con la descripción, naturaleza y moneda, luego en la próxima línea se repetirá el código del nivel
superior añadiéndole el código del nivel en la columna siguiente.
Comprobante de operaciones
El libro para importar del comprobante de operaciones consta de dos hojas: “Config” y “Comprobante”.
En la primera hoja están los formatos de las cuentas y los centros de costo, además de otros datos
necesarios para la confección del comprobante.
En las celdas desde D8 hasta D12, de la hoja “Config”, se especificará la longitud de los diferentes
niveles según el formato de cuentas definido en el subsistema Configuración. Mientras, en las celdas
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desde D15 a la D18 se declarará el formato de los centro de costo, también de acuerdo con lo descrito en
el subsistema Configuración.
En la celda G7, de la misma hoja, se asigna el número del comprobante, en G8 una descripción de lo que
se contabilizará, en G9 la fecha del comprobante, en G10 el código de la unidad contable y en G11 la
ruta donde se generará el fichero para la carga inicial. Esta ruta debe existir y el usuario tener derechos
de escritura en la misma.
La segunda hoja contiene los datos de las cuentas y los importes de las operaciones efectuadas en el
comprobante.
En esta hoja se encuentra, además, el botón que ejecuta los pasos necesarios para crear el fichero que
luego se importará al sistema.
En la hoja “Comprobante” se comenzará a rellenar los datos del comprobante a partir de la fila 2,
utilizando las cinco primeras columnas para los códigos de la cuenta, en la sexta columna, si la operación
debita la cuenta, o la séptima, si la acredita, se plasmará el importe de la operación.
En el caso de las operaciones efectuadas sobre cuentas de gastos, que estarán analizadas por centros de
costo y subelementos del gasto, se utilizan las columnas desde H hasta K para los niveles del centro de
costo y la para el subelemento, en la M el importe de este análisis. Se aclara que las especificaciones por
centros de costo se harán en la próxima fila inferior a la de la operación con la cuenta de gasto (p.e. en la
fila 45 se plasmó una operación a la cuenta 822 al débito $500.00, en la fila 46 a partir de la columna M
se declara que en el centro 001, subelemento 5001, un importe de $250.00; en la fila 47, columna M al
centro 001, pero por el subelemento 6002, un importe de $250.00. La próxima operación, que será sobre
otra cuenta, digamos 900, se plasmará en la fila 48 a partir de la columna A). Es importante comprobar
que la suma de los importes por centro de costo/subelemento debe ser igual al importe de la cuenta de
gasto declarado en la fila superior al grupo.
Se recomienda que antes de generar el fichero para importar, se compruebe que la suma de los valores
de la columna F y G sean iguales.
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Costo y Procesos
Clasificador de Centros de Costo
El libro para confeccionar el Clasificador de centros de costo es idéntico al libro del Clasificador de
cuentas (Ver: Clasificador de Cuentas) salvo que la ruta para la creación del fichero a generar, se le
introduce en la celda C14 de la hoja “Config”.
La hoja CLASIFC tiene la siguiente estructura:
Clasificador de subelementos de gasto y partidas
Este libro cuenta con dos hojas: “partidas” y “clasif elementos”, ambas páginas tienen un botón que
ejecuta la generación del fichero. En la primera de las hojas se especifican las partidas de gasto mientras
en la otra se declaran los elementos y subelementos del gasto. En la hoja “partidas”, a partir de la fila 2,
se indicarán las partidas de gasto que utilizará la empresa, en la columna A, el código y en la B la
descripción.
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En la hoja “clasif elementos”, también a partir de la fila 2, se indicará en la columna A el código del
elemento de gasto, escribiendo en la columna C la descripción del mismo, en las filas siguientes se
indicarán los subelementos que le pertenecen; para ello, en la columna B se escribirá el código del
subelemento, en la C su descripción, en la D el código de la partida de gasto a la que pertenece, y en la E
la moneda que contabiliza (0 si es moneda alternativa, 1 si es moneda contable). En esta hoja también
se indica, en la celda H8, la ruta para generar el fichero de la carga inicial, el camino debe ser válido y el
usuario debe tener derechos de escritura en el mismo.
Finanzas, Caja y Banco
Obligaciones
El libro de obligaciones de finanzas permite introducir, en la carga inicial, las obligaciones vivas tanto de
los activos como de los pasivos. Existen diferentes tipos de obligaciones: para trabajadores, por facturas,
pendiente a documentar, entre otras; todas ellas son plasmadas en este tipo de libro.
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En la primera hoja se fijan algunas importantes informaciones como son: en la celda B8 aparecerá el
código de la unidad contable de acuerdo a lo codificado en el subsistema de Configuración; en la celda
C8 se introduce las siglas de la moneda contable o de la moneda en la que se esté trabajando; en la
celda D8 la cuenta de obligaciones en la moneda antes especificada, respetando el formato de la cuenta.
En la celda E8 se introduce las siglas de la otra moneda en caso de que la obligación sea en doble
moneda y en la F8 la cuenta para las obligaciones en esa moneda. En la celda G8 el camino para los
ficheros a generar, el camino debe ser válido y el usuario debe tener permisos de escritura en el mismo.
En la casilla B10 se introduce el código de la contrapartida para la obligación, en la D10 la cuenta de la
contrapartida para la moneda indicada en la C8; en la celda F10 la cuenta para la contrapartida de la
moneda expuesta en la E8. Por otra parte, en la columna H aparecen todos los tipos de obligaciones que
se pueden generar, creando una carpeta con el nombre oblx donde la x es el nro de la opción
seleccionada. Ej Oblig Emitida pend doc. Copia el fichero en la carpeta obl4.
Hoja Operaciones:
En la hoja “Operaciones” se rellenará a partir de la fila 2 los siguientes datos: en la columna “A” el código
de la entidad o trabajador (cliente o proveedor), según los códigos de las entidades y trabajadores en el
módulo de Configuración. En la columna B se pondrá un 0 si la entidad a la que nos referimos es una
empresa, 1 si es un trabajador de la empresa. En la columna C aparecerá el número de la factura o
documento que se está introduciendo. La columna D y E contendrán las fechas de emisión y recepción
respectivamente, la columna E no tiene sentido llenarla si las facturas son emitidas por la propia entidad.
En las columnas F y G se escribirán los importes a contabilizar en las cuentas de obligaciones
configuradas en la hoja anterior, en el mismo orden.
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Cobros y Pagos
Este libro se creó para importar al Sistema los documentos de cobros/pagos que estuviesen en tránsito
en el momento de la carga inicial. Cuenta con dos hojas, en la primera se configuran los datos generales
de los documentos a importar y en la segunda se pasan las operaciones contenidas en dichos
documentos.
La hoja “Configuración” contiene en la celda B8 el código de la unidad contable; en la C8 el código de la
cuenta bancaria o del fondo de caja donde se contabiliza el documento. En la D8 la sigla de la moneda de
dicho fondo de caja o cuenta bancaria, la E8 contiene el número del talonario si los documentos que se
generan son cheques emitidos o transferencias electrónicas emitidas, este código debe coincidir con los
declarados en finanzas. En F8 se introduce en código de la contrapartida y en G8 la cuenta para la
misma, en caso que la contrapartida sea de operaciones anticipadas, entonces se rellenará la casilla F11
y la G11 con el código y la cuenta de la contrapartida para la contabilización de la parte liquidada de la
operación anticipada. En la columna H8 se establece la ruta para la generación de los ficheros a importar
y en la I aparecen los tipos de documentos que pueden ser generados por el libro a partir de las
operaciones que se detallan en la próxima hoja, creando una carpeta con el nombre CyPx donde la x es
el nro de la opción seleccionada. Ej Otros Pagos copia el fichero en la carpeta CyP4.
Hoja Operaciones:
Mientras, en la hoja “Operaciones” se introducen las operaciones a partir de la fila 2, poniendo en la
columna A los datos del código de la entidad, de acuerdo a los códigos del subsistema de Configuración;
en la B el número del documento, es de especial importancia que si se trata de un cheque emitido o una
transferencia electrónica emitida, el número coincida con uno válido del talón antes configurado. En la
columna C y D las fechas de confección y recepción, esta última fecha sólo es válida para los
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documentos recibidos. En la columna E aparecerá el importe del documento. En caso que el documento
sea soporte de una operación anticipada, se rellenarán las dos columnas siguientes, poniendo en la F el
importe que ya se haya liquidado de la operación anticipada y en la G la referencia por la que se
reconoce a la operación anticipada.
Activos Fijos
El libro AFT 7 está compuesto por dos hojas “Carga Inicial ” y “Codf aft”. En la primera hoja aparece el
botón “Doc Carga Inicial activos y cnmb.aft” genera los ficheros necesarios para la carga inicial
(activos.aft y cnmb.aft) en la ruta que se le haya definido en la celda H1; en la F1 se declara el código de
la unidad contable. Los datos de los activos se introducirán a partir de la fila 3 y estos son:
En la columna A, el número de inventario; en la B la descripción; la C almacena el código del área de
responsabilidad a cargo del activo, este código debe ser válido en el clasificador del subsistema de
Configuración. Las columna D y E se utilizan para identificar las cuentas de gasto, en moneda contable y
alternativa, en caso que se contabilicen los activos en doble moneda, donde la depreciación de los
activos es registrada; las cuentas deben cumplir con el formato y ser válidas dentro del clasificador de
cuentas de la unidad contable. En la columna F se introduce el código del centro de costo, además de ser
válido y cumplir con el formato, el centro de costo debe estar asociado a las cuentas de gasto que se
describieron anteriormente. En la columna G se fija el código del grupo al que pertenece el activo, estos
grupos se configuran en el subsistema de AFT, y ellos describen las cuentas de AFT y Depreciación a las
que se contabilizan los movimientos de los activos. La próxima columna guarda el código CNMB de los
activos, estos códigos generan un fichero para importarlos luego en el subsistema AFT.
En caso que el inventario responda a un grupo de activos agrupados en módulos, en la columna I se
especifica la cantidad de medios individuales que conforman dicho módulo. Las columnas J y K guardan
los importes en moneda contable y moneda alternativa de los activos, si se contabilizan los activos en
doble moneda. La depreciación acumulada en ambas monedas se introduce en las columnas L y M, para
la moneda contable y alternativa respectivamente, se mantiene la aclaración de las dos columnas
anteriores. En la columna N se fija la tasa para la depreciación del activo. En la O, la tasa de reparación
en caso que la empresa cree un fondo para reparaciones. En la columna P se pondrá 1 si el activo es
tangible o 2 si es intangible. En la columna Q se indicará 1 si el activo está en uso o 2 si está
almacenado. En R se especifica el método de depreciación, 1 es en línea recta. Por último en la columna
S se plasma la fecha de alta del activo.
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Aclaración: El contenido del fichero cnmb.aft se toma de esta pagina que hemos descrito, pero si
queremos los que se especifiquen el la hoja “Codf aft” hay que ir allí y pulsar el botón Doc cnmb.aft y va
a generar el fichero cnmb.aft tomando los códigos descritos en esta hoja. El botón “Toma los cnmb
existentes” no genera ningún fichero, lo que hace es copiar los cnmb descritos en la primera hoja hacia
esta hoja
Nota: No puede haber líneas en blanco al principio o intermedias, en ninguna de las hojas Excel de estos
libros.
Inventarios
Almacenes
.El libro de Almacenes está previsto para crear el movimiento de inventarios de una carga inicial de los
almacenes (estos se clasifican en diferentes categorías, por ejemplo: insumo, mercancías para la venta,
producción terminada y consignación lo cual hará que existan tantos libros como productos en carga
inicial tengan los almacenes vinculados a cada categoría), debemos aclarar que en un libro de una
categoría en especifico, puede haber varios almacenes que estén en la misma categoría.
El libro Inventarios cuenta con dos hojas: “Configuración” e “Inventario”. La primera de las hojas está
diseñada para fijar los formatos de los productos, concepto, número del documento, fecha, ruta y los
botones de ejecución. Mientras, la segunda hoja, es la encargada de recoger los datos de los inventarios
por almacén.
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En la hoja “Configuración”, en las celdas desde la D4 a la D7 se establecen los tamaños de los distintos
niveles del formato del Clasificador de productos, según lo declarado en el subsistema de Configuración.
En la columna C10 se introduce el código del concepto de movimiento de inventario que se utilizará en el
documento de carga inicial (Carga inicial Inventarios Almacén será: 101 Insumo, 201 Mercancía para la
Venta, 301 Producción Terminada, 401 Consignación y 501 para los Custodios). En la columna C11 se
especifica el número del documento, la C12 está reservada para la fecha del documento. En la celda C14
se especificará la ruta para la creación del fichero de la carga inicial, la ruta debe ser válida y además el
usuario debe tener los privilegios de escritura en la misma.
Para generar los documentos de la carga inicial se debe ejecutar las acciones de los dos botones que
aparecen en esta hoja. El primer botón “Clasif Niv Prod, Porduc, Und…” es el encargado de generar los
ficheros con los clasificadores de productos, la jerarquía de niveles dentro de este clasificador y el
clasificador de unidades de medida (clasifprod.cla, productos.cla y um.cla).
Mientras el botón “Doc Carga Inicial” genera el fichero del movimiento de inventario (mov
<Almacén>.mvt
La segunda hoja del libro contiene los datos de los productos, todos a partir de la fila 2, del siguiente
modo: en la columna A se declara el código del almacén, debe ser un código válido de los declarados en
el subsistema de Configuración. La columna B contiene el código del producto, la C está reservada para
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el nombre o descripción del producto y la D la unidad de medida. La columna E porta la ubicación del
producto. En la F se declara la cantidad del producto. La columna G está reservada para la cuenta en
moneda contable del inventario, la cuenta debe ser declarada de forma válida según el Clasificador de
cuentas, respetando los espacios en blanco en caso que se saltaran niveles en las cuentas al declararlas.
La H contiene el importe a contabilizar en la cuenta. En la I se declarará la cuenta en moneda alternativa
en caso que los inventarios estuviesen valorados en doble moneda, debe cumplir con los requisitos
iguales que los de la columna G. La columna J contiene el importe en moneda alternativa que le será
contabilizado al inventario.
Consignación
El libro de Inventarios Consignación está previsto para crear el movimiento de inventarios de una carga
inicial de los productos en consignación, para ello cuenta con dos hojas: “Configuración” e “Inventario”.
La primera de las hojas está diseñada para fijar los formatos de los productos, concepto, número del
documento, fecha, entidad propietaria de los inventarios, ruta y los botones de ejecución. Mientras, la
segunda hoja, es la encargada de recoger los datos de los inventarios por almacén.
En la hoja “Configuración”, en las celdas desde D4 a D7 se establecen los tamaños de los distintos
niveles del formato del Clasificador de productos, según lo declarado en el subsistema de Configuración.
En la celda C10 se introduce el código del concepto de movimiento de inventario que se utilizará en el
documento de carga inicial. En la celda C11 se especifica el número del documento, la C12 está
reservada para la fecha del documento; en este tipo de inventario existe una entidad que es la dueña del
mismo, la información sobre el código de la misma es dada en la celda C13, el código de dicha entidad
debe coincidir con el de una entidad válida del Codificador de entidades del subsistema Configuración.
En la celda C15 se especificará la ruta para la creación del fichero de la carga inicial, la ruta debe ser
válida y además el usuario debe tener los privilegios de escritura en la misma. Por otra parte al generar
los documentos de la carga inicial se debe ejecutar las acciones de los dos botones que aparecen en esta
hoja. El primer botón “Clasif Niv Prod, Porduc, Und…” es el encargado de generar los ficheros con los
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clasificadores de productos, la jerarquía de niveles dentro de este clasificador y el clasificador de
unidades de medida. Mientras el botón “Doc Carga Inicial” genera el fichero del movimiento de
inventario.
La segunda hoja del libro de Consignación es idéntica a la del libro de Almacenes (Vea: Almacenes)
Custodios
El libro de Custodios está previsto para crear el movimiento de inventarios de una carga inicial de los
útiles y herramientas en poder de los custodios, para ello cuenta con dos hojas: “Configuración” e
“Inventario”. La primera de las hojas está diseñada para fijar los formatos de los productos, concepto,
número del documento, fecha, ruta y los botones de ejecución. Mientras, la segunda hoja, es la
encargada de recoger los datos de los inventarios por custodio.
En la hoja “Configuración” se introducen los datos generales tal cual en el libro de Almacenes (Ver:
Almacenes)
La segunda hoja de libro de Custodios es muy parecida a la de Almacenes (Ver: Almacenes) con la
característica que en la columna A se indicará el código del custodio en vez del código de almacén.
Aparecen dos nuevas columnas, la K y la L que contienen las cuentas, en moneda contable y alternativa
respectivamente, donde se contabiliza el desgaste del útil o herramienta, en caso que la empresa lleve la
contabilidad de los mismos descargando el 50% de su valor al ponerlo en uso.
Nómina
La opción importar cargos no funciona por lo que está siendo revisada por el programador para brindarle
próximamente esta posibilidad.
El libro trabajadores.xls se creó para importar los trabajadores así como la carga inicial de las vacaciones
de los mismos.
Cuenta con una hoja en la cual se recogen los siguientes datos:
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Código del trabajador
Carnet de identidad
Nombre
Primer apellido:
Segundo apellido
Dirección
Código del área
Nombre del contrato
Actividad
Tiempo de vacaciones
Importe de vacaciones
Código del cargo
Código de Tarjeta
A continuación mostramos el libro de trabajadores.xls
Sugerencias para lograr la importación correctamente:
Revisar que el código del área exista en el VERSAT,
Chequear que exista la ocupación
Definir en codificadores las actividades: Directo o Indirecto o cualquier otra.
La primera línea de este fichero no tiene encabezados, sólo se le pusieron comentarios porque si se deja
el encabezado da error y no importa.
El icono importar trabajadores de la barra de herramientas no funciona, por lo que tendrá que seguir
los siguientes pasos para lograrlo.
Seleccione la VISTA TRABAJADORES:
Ubicarse en el panel de la derecha, oprima el botón del Mouse clic derecho y escoja la opción Importar
trabajadores.
Debe tener en cuenta tener cerrado el libro de Excel, porque si en el momento de la importación lo deja
abierto le saldrá el mensaje “I/O ERROR 32”.
Una vez importado el fichero, puede revisar la carga inicial de las vacaciones, seleccionado el trabajador
y oprimiendo clic derecho, Caga inicial de Vacaciones…. Obteniendo una pantalla como la que a
continuación mostramos.
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