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INSTITUTO TECNOLÓGICO
SUPERIOR “DAVID AUSUBEL”
SEMIPRESENCIAL
VICERRECTORADO ACADÉMICO
GUÍA DE ESTUDIO MODULAR
OFIMATICA
Primer Nivel
TECNOLOGÍAS EN:
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
E
INFORMÁTICA MENCIÓN ANÁLISIS DE
SISTEMAS
AUTOR:
TLGO. GEOVANY PAUCAR
Corrección:
Comisión de Redacción
Aprobado:
Vicerrectorado Académico
Edición:
Instituto Superior Tecnológico” David Ausubel”
Fecha:
Octubre 2015 – abril 2016
QUITO - ECUADOR
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PARA USTED APRECIADO ESTUDIANTE
NO OLVIDE QUE EL ESFUERZO Y LA PERSEVERANCIA MÁS EL
ESTUDIAR Y TRABAJAR ENGRANDECE AL SER HUMANO. Y USTED
DEPENDE EL ENGRANDECERSE
El Instituto Tecnológico Superior “David Ausubel”, da la bienvenida a este
su módulo de Comunicación Oral y Escrita y espera que el desarrollo del
mismo aporte para su vida profesional.
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NOTA: EN ESTE TEXTO GUÍA SE ENCUENTRAN DESARROLLADOS
LOS TEMAS QUE CORRESPONDEN A ESTE MÓDULO, Y LAS TAREAS
QUE USTED DEBE DESARROLLAR; CON LA AYUDA DEL TUTOR
USTED LLEGARÁ A DOMINAR EL CONOCIMIENTO.
1. EL
ESTUDIANTE
NECESARIAS
TIENE
PARA
LAS
OPORTUNIDADES
ACLARAR
LOS
TEMAS
QUE
SEAN
QUE
NO
COMPRENDAN MEDIANTE LA EXPLICACIÓN DEL DOCENTE, YA
SEA DE MANERA PRESENCIAL O MEDIANTE EL CORREO
ELECTRÓNICO Y LA PLATAFORMA.
2. LAS TAREAS SERÁN ENVIADAS POR EL TUTOR, PREVIA SU
EXPLICACIÓN.
ES OBLIGACIÓN DEL ESTUDIANTE ASISTIR A
CADA UNA DE LAS TUTORIAS PRESENCIALES PROGRAMAS EN
EL CALENDARIO DE ACTIVIDADES.
3. TODO
TRABAJO
DEL
ESTUDIANTE
SERÁ
EVALUADO
CUANTITATIVAMENTE.
4. AL
FINAL
EL
DOCENTE EVALUARÁ EL
MÓDULO
EN SU
TOTALIDAD.
5. DE REQUERIR CUALQUIER INFORMACIÓN DIRIGIRSE AL CORREO
DEL DOCENTE O DEL VICERRECTORADO ACADÉMICO Y SERÁ
ATENDIDO INMEDIATAMENTE EN SU CONSULTA.
[email protected]
Docente Xavier Andrade (Semana)
[email protected] Docente Geovany Paucar (Sábados)
[email protected]
Gracias por su confianza.
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INDICE
1. Windows 7 .................................................................................................. 14
3. El escritorio y la barra de tareas .................................................................. 18
3.1. Conoce el Escritorio de Windows 7 ....................................................... 19
3.2. El Menú Inicio ....................................................................................... 20
3.3. La barra de tareas ................................................................................. 28
7. Aplicaciones incluidas en Windows 7 .......................................................... 33
1.
7.1. Introducción .................................................................................... 33
CAPITULO II ................................................................................................... 37
MICROSOFT WORD 2007 ............................................................................. 37
1.1 Arrancar Word 2007 ............................................................................... 37
5.3. Formato párrafo .................................................................................... 38
1.
La pantalla inicial ................................................................................... 50
2.3. Crear una Presentación con una Plantilla (cont) ................................... 52
5. Trabajar con diapositivas ........................................................................... 52
5.2. Copiar una diapositiva........................................................................... 54
10.3. Opciones de diseño ............................................................................ 58
12. Dibujar Formas ...................................................................................... 63
12.1. Dibujar una forma ............................................................................... 63
12.2. Modificar la forma ............................................................................... 65
12.3. Texto en una forma ............................................................................. 66
12.4. Estilos de forma .................................................................................. 66
13. Animaciones y transiciones ................................................................... 69
13.2. Ocultar diapositivas ............................................................................. 70
13.4. Ensayar intervalos .............................................................................. 71
CAPITULO IV.................................................................................................. 73
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MICROSOFT EXCEL 2007 ............................................................................. 73
2.
Las Barras ............................................................................................. 74
4.
Rellenos ...............................................................................................116
1. PERFIL DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MENCIÓN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA.
a) OBJETIVO DE FORMACION INTEGRAL DEL PROFESIONAL
Formar profesionales con personalidad definida, altos valores éticos, morales,
culturales y espíritu emprendedor; preparados científica y tecnológicamente
para iniciar y administrar pequeñas y medianas empresas, con aplicación del
Mercadeo, Finanzas, Producción y Administración; comprometido con el
desarrollo sostenido y sustentable del país.
b) PERFIL DEL TECNÓLOGO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Es un profesional emprendedor capaz de aplicar sistemas contables y
mecanismos de control contable y financiero, sobre bases científicometodológicas y legales, demostrando espíritu emprendedor y altos valores
éticos y morales.
c) COMPETENCIAS
DEL
TECNÓLOGO
EN
CONTABILIDAD
Y
AUDITORÍA
 Demostrar eficiencia en el manejo contable y financiero en el sector
empresarial y público
 Participar en auditorías de la actividad contable y financiera en
empresas y organizaciones
 Adoptar decisiones oportunas en el manejo contable y financiero, en
función de la eficiencia y eficacia empresarial
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 Desarrollar los mecanismos de control interno que promuevan la
eficiencia, reduzcan los riesgos de pérdida de activos, asegurar la
confiabilidad
de
los
estados
financieros
dentro
del
marco
de
cumplimiento de las leyes y regulaciones
 Administrar su propia microempresa de servicios contables y de
auditoría.
SISTEMATIZACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DEL TECNÓLOGO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
d) NIVEL COMPETENCIA PRINCIPAL
 Aplicar correctamente sus conocimientos micro y macro económicos en
una planificación estratégica
 Llevar a cabo proyectos de auditoría en su propia microempresa
F) ESCENARIOS DE ACTUACION
El tecnólogo en Contabilidad y Auditoría podrá desenvolverse en:
 Empresas del Sector público o privado
 Empresas nacionales o internacionales
 Pymes
 Industrias
 Bancos
 Financieras
 ONG
 Centros educativos
 Su propia microempresa de servicios administrativos
Tecnología en Administración de Empresas
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G) OCUPACIONES PROFESIONALES
El tecnólogo en Contabilidad y Auditoría podrá desempeñarse como:
 Administrador de pequeñas y medianas empresas
 Director departamental
 Jefe de oficina
 Asesor de pequeñas y medianas empresas
 Funcionario bancario
 Administrador de su propia microempresa
2. PERFIL DE INFORMÁTICA MENCIÓN ANÁLISIS DE SISTEMAS
a) OBJETIVO DE FORMACIÓN INTEGRAL DEL PROFESIONAL
Demostrar en el desempeño profesional de la informática un comportamiento
ético que se evidencie en el interés por la investigación e innovación
tecnológica, con responsabilidad social, espíritu empresarial y compromiso con
el desarrollo sostenido y sustentable del país.
b) PERFIL DEL TECNÓLOGO EN INFORMÁTICA
Es un profesional capaz de usar herramientas y técnicas para recolectar datos,
analizar, diseñar, desarrollar e implementar nuevos sistemas que permitan
automatizar los procedimientos de las empresas con fundamentos científicos,
tecnológicos, humanísticos y de gestión, demostrando sólidos valores éticomorales.
c) COMPETENCIAS PRINCIPALES POR DESARROLLAR
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 Conducir el ciclo de vida de un sistema de información que permita
automatizar el manejo de los datos mediante un sistema de
computadora,
utilizando
para
ello
las
diferentes
herramientas
informáticas existentes en el medio actual.
 Fundamentar cambios en la estructura organizacional, procedimientos,
políticas y funciones de una entidad que permitan optimizar el flujo de
datos
e
información,
aumentando
con
ello
la
productividad
y
competitividad y disminuyendo los costos operativos.
 Administrar las acciones para realizar un correcto análisis, diseño,
desarrollo y documentación de los sistemas informáticos de un centro de
cómputo, que cubran las expectativas de la institución y del medio en
que se desenvuelve.
 Evaluar y seleccionar hardware y software, fundamentado en cuadros
comparativos técnicos que permitan satisfacer los requerimientos de las
empresas y organizaciones en general.
 Analizar de manera independiente e imparcial las bondades o defectos
de un sistema de información, mediante la valoración de todos los
procesos que intervienen, tomando en cuenta las necesidades y el
presupuesto económico.
 Apoyar la toma de decisiones de la gerencia utilizando métodos
matemáticos, estadísticos, modelos de transporte y de investigación de
operaciones.
SISTEMATIZACIÓN DE LAS COMPETENCIAS POR NIVELES
d) NIVEL COMPETENCIA PRINCIPAL
 Instalar, operar y administrar programas utilitarios conociendo todos los
principios de la informática.
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 Programar en lenguajes de tercera generación aplicando técnicas
especializadas y con pleno conocimiento de sistemas matemáticos y
contables
 Conocer las acciones requeridas hacia la automatización de las
empresas mediante el análisis, diseño, desarrollo, documentación e
implementación de los sistemas.
 Diseñar y administrar Bases de datos, dominando la programación en
herramientas de cuarta generación y la programación orientada a
objetos.
 Participar en el diseño de sistemas informáticos interactuando con
plataformas de internet y con pleno conocimiento de la administración
de las redes y sus sistemas operativos.
 Administrar las actividades de un departamento de cómputo con la
aplicación de herramientas informáticas y gerenciales incluyendo la
creación de su propia microempresa.
e) ESCENARIOS DE ACTUACIÓN
El Tecnólogo en Informática podrá desempeñarse en todo tipo de empresa
pública o
Privada donde se requiera tratar de una manera especial a los datos y la
información que
Se generan dentro de la entidad, sea por procesos o por transacciones:
 ·Instituciones Bancarias
 Entidades Financieras
 Empresas Comerciales
 Empresas del estado
 Entes de servicio a la comunidad
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 Instituciones de capacitación a nivel profesional, universitario o
intermedio
 Empresas de Asesoría Informática
f) OCUPACIONES PROFESIONALES
El Tecnólogo en Informática podrá desempeñarse como:
 Gerente de Sistemas
 Programador de computadoras
 Director de grupos de trabajo
 Administrador de Centros de Cómputo
 Asistente de gerencia
 Administrador de Bases de Datos
 Instructor de personal en el área informática
 Asesor organizacional de las empresas
 Asesor en el área informática
3. PRESENTACIÓN
En mundo de los negocios se basa siempre en la comunicación, constituye una
herramienta eficaz para la toma de decisiones, la materia permitirá al
estudiante afianzarse en la forma de llevar relaciones con los clientes, en su
trabajo y en su vida personal. Si en el trabajo relacionarse de manera efectiva
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con sus compañeros, si en la vida personal a tomar decisiones importantes y
acertadas, si en el campo profesional ser un destacado en el cumplimiento de
sus funciones y las relaciones laborales.
Los diferentes contenidos permitirán desarrollar habilidades de la comunicación
como emisor y como receptor del pensamiento, mediante la ejecución de
diversos procesos, destrezas, conocimientos y actitudes que le permitirán
desenvolverse en el campo social y de los negocios.
El aspecto metodológico en el tratamiento de la asignatura, estará
directamente relacionado con la característica de formación integral de
profesionales con un de Competencia que permitirán que el estudiante
desarrolle destrezas de conocimiento, puesta en práctica y logre revisar
resultados,
permitiremos
profesionales
con
principios
de
liderazgo,
emprendedores, preparados para la investigación.
Todo el proceso se enfocará a considerar situaciones de aprendizaje conforme
a la temática a estudiar considerando un análisis bibliográfico, desarrollo de la
capacidad de pensar y reflexionar, aportes de experiencias previas, desarrollo
simultáneo de habilidades del pensamiento y contenidos conceptuales, trabajos
de interacción y comunicación con estudiantes, empresas, solución de casos,
relación teórico práctica.
4. OBJETIVOS DE LA MATERIA
GENERAL
Adiestrar al estudiante en herramientas y prácticas de informática, para
consolidar sus conocimientos en las áreas importantes de la ciencia de la
informática.
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ESPECIFICOS
 Validar la importancia de la correcta expresión en el laboratorio de
Informática
 Desarrollar la capacidad del estudiante, mediante la correcta utilización
de elementos y formas que intervienen en los procesos informáticos
 Identificar los instrumentos conceptuales y metodológicos en el estudio
de los elementos principales de la materia Ofimática.
5. COMPETENCIAS
COMPETENCIA
GENERAL DE LA ASIGNATURA O
DEL MÓDULO:
Conocer, aprender y aplicar los Sistemas Operativos en las diferentes
actividades que realiza el (la) estudiante formando e incentivando en el
estudiante la práctica diaria como recurso de superación
personal y
profesional, desenvolviéndose frente al público a través de una exposición
clara y precisa.
COMPETENCIAS DE UNIDADES:
 Conocer el origen de la ofimática, sus procesos para la aplicación y la
práctica de herramientas.
 El estudiante conocerá las reglas para la aplicación del Sistema
Operativo
 Conocer la aplicación del sistema informático en cada uno de los
procesos. Permitir que el estudiante tenga la amplia libertad de
pensamiento y expresión de cualquier tema a tratarse durante diversas
exposiciones
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6. PROPÓSITO
Los diferentes contenidos permitirán desarrollar habilidades de la importancia
de los Sistemas Informático, mediante la ejecución
de diversos procesos,
destrezas, conocimientos y actitudes que le permitirán desenvolverse en el
campo social y de negocios.
El aspecto metodológico en el tratamiento de la asignatura, estará directamente
relacionado con la característica de formación integral de profesionales con
Competencias que permitirán que el estudiante desarrolle destrezas de
conocimiento,
puesta
en
práctica
y
logrando
evidenciar
resultados,
permitiremos profesionales con principios de liderazgo, emprendedores,
preparados para la investigación y para la vida.
DESCRIPCIÓN DE LA ASIGNATURA
La materia está orientada en cuatro capítulos, los cuales están coordinados
para que el estudiante comprenda y relacione cada uno de sus contenidos en
pro de una mejor compresión y desarrollo del manejo y utilización del software
básico; utilizando las diferentes programas de Microsoft a través de su
sistema operativo Windows 7y su utilitario de oficina Office 2007, con el fin de
enriquecer su creatividad a la hora de realizar las tareas de oficina y
estudiantil.
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CAPITULO I
WINDOWS 7
1. Windows 7
2. El sistema operativo Windows 7
2.1. El Sistema Operativo
A continuación explicamos en líneas generales ¿Qué es? , ¿Para qué sirve el
Sistema Operativo? y algunas otras cosas.
En la actualidad existe gran variedad de Sistemas Operativos como pueden ser
Windows Vista, Linux, Macos, Solaris, etc.
El Sistema Operativo es una pieza imprescindible para nuestro ordenador ya
que sin él éste no puede funcionar.
La función principal que desempeña cualquier sistema operativo es la de
controlar los recursos del ordenador, tanto los recursos físicos (hardware) que
lo componen (la pantalla, el teclado, el disco duro, la impresora,...) como los
recursos lógicos (software) los programas. En resumen, el sistema operativo es
un programa que se encarga de facilitar el uso del ordenador.
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Por ejemplo, nosotros no tenemos porqué saber exactamente en qué parte del
disco duro tenemos guardado cada documento que hemos creado, ya que es el
Sistema operativo el que se encarga de hacerlo.
El sistema de archivos se encarga de gestionar todo lo referente a la
manipulación de archivos, por ejemplo, un archivo puede estar dividido
internamente en varios trozos para optimizar el espacio del disco duro.
Anteriormente se utilizaba el FAT, que daba problemas al intentar manejar
archivos grandes. Actualmente, el sistema de archivos más utilizado en
Windows es el NTFS. Windows desarrolló posteriormente un nuevo sistema de
archivos más optimizado, el WinFS, pero no vamos a entrar en él porque
finalmente no se ha incorporado al Windows 7.
Un sistema operativo debería tener siempre bajo control todas las tareas que
se están ejecutando en el ordenador de forma que el sistema no dejase de
funcionar, pero esto no siempre es así y a veces una tarea se descontrola y el
sistema se bloquea, es lo que se conoce como "cuelgue" o "quedarse colgado".
En estos casos hay que intentar eliminar la tarea descontrolada, para ello
debemos pulsar de forma simultánea las teclas Ctrl +Alt + Supr (o Del), y
aparecerá un menú en el que podremos elegir Iniciar el Administrador de
tareas. Desde el Administrador de tareas podremos finalizar los procesos que
no responden, como veremos a lo largo del curso. En otros casos ni siquiera
podremos abrir el Administrador del Tareas, y no quedará otro remedio que
reiniciar el ordenador mediante el botón de "reset" o reinicio. En última
instancia se puede desconectar de la red eléctrica, pero siempre es preferible
utilizar el botón de reinicio. En este último caso perderemos todo lo que
estábamos haciendo si no hemos guardado los cambios. De ahí la importancia
de ir guardando nuestro trabajo frecuentemente.
Algunos ordenadores portátiles no tienen botón de reinicio, y cómo funcionan
con baterías, tampoco sirve de nada desconectarlos de la red eléctrica para
apagarlos, la solución suele ser mantener pulsado el botón de
encendido/apagado durante 8 o 10 segundos.
Aparte de otras consideraciones, un elemento a tener en cuenta de un sistema
operativo es lo frecuentemente que se queda colgado. Desgraciadamente las
diferentes versiones de Windows que se han lanzado han tenido problemas de
estabilidad y se han colgado más de lo que nos gustaría. En la versión
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Windows 7 nos prometen que han mejorado la eficacia del sistema. Puesto que
es una versión bastante reciente, sólo el tiempo y vuestra experiencia personal
os darán la respuesta.
Al comprar un ordenador, el sistema operativo suele funcionar perfectamente,
pero según va pasando el tiempo y se instalan y desinstalan programas y
periféricos el sistema se va degradando y los cuelgues van aumentando en
frecuencia. Esto sucede porque muchas veces quedan "restos" de las
diferentes instalaciones que hemos ido efectuando. Si la situación se agrava
hay que actuar sobre el sistema operativo para repararlo o reinstalarlo. Se
recomienda formatear el sistema (devolverlo a su estado inicial) cada cierto
tiempo, sobre todo si tenemos mucha actividad en él. Para que este
mantenimiento no nos suponga un problema, es interesante ir guardando
copias de seguridad de los ficheros que más apreciemos, copiándolos en un
CD, disco externo o memoria USB.
Para retrasar esta puesta a punto conviene tratar con cierto cuidado a nuestro
sistema operativo. Una de las cosas que no benefician a un sistema operativo
como Windows es la instalación y desinstalación abusiva de programas. Por lo
tanto, no es recomendable instalar un programa sólo para ver qué aspecto
tiene y luego desinstalarlo a los cinco minutos. Es preferible leerse la
documentación y luego decidir si nos interesa instalarlo o no.
Hay que tener en cuenta que cada vez que se instala/desinstala un programa
se graba información en el registro de Windows que luego queda ahí. Aunque
existen programas para limpiar el registro su uso requiere ciertos
conocimientos
2.2. Las ventanas
El sistema operativo Windows 7, al igual que sus versiones anteriores, basa su
interfaz en el uso de ventanas. Es decir, cada aplicación se abre en un
recuadro llamado ventana, lo que nos permite tener varias aplicaciones
funcionando a la vez e ir cambiando de una a otra, mostrando u ocultando sus
ventanas.
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La mayor parte de las ventanas de Windows siguen la misma estructura y son
similares a la que puedes ver en esta imagen.
Esta ventana corresponde al Bloc de Notas de Windows y, en este caso
concreto, se abre al pulsar sobre el icono de Iniciar y luego en el recuadro de
buscar programas y archivos escribimos bloc de notas. Puedes ver algunos
tipos más de ventana en este básico.
Vamos a describir los conceptos más básicos de las ventanas:
La barra de título está situada en la parte superior de la ventana. Indica el
nombre del programa o documento.
Los botones de tamaños permiten variar el tamaño de las ventanas. Están
situados en la esquina superior derecha y permiten minimizar, maximizar,
restaurar y cerrar.
El botón minimizar
convierte la ventana en un botón situado en la barra de
tareas de Windows 7, escondiendo la ventana y mostrando lo que haya tras
ella.
El botón maximizar
amplia el tamaño de la ventana a todo el área de
trabajo, sin dejar de mostrar la barra de tareas.
El botón restaurar
da a la ventana un tamaño menor al de pantalla
completa, para permitirnos ajustar el tamaño y la posición que consideremos
oportuno. Por defecto adopta el tamaño y posición de la última vez que fue
restaurada. Sólo se muestra cuando la ventana está maximizada.
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El botón de cerrar
se encarga de cerrar la ventana. En el caso de haber
realizado cambios en algún documento te preguntará si deseas guardar los
cambios antes de cerrar.
Si quieres conocer distintas formas de cerrar una ventana visita este avanzado.
También tienes disponible un avanzado para conocer diferentes formas de
organizar las ventanas en el escritorio.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la
hoja de forma rápida y sencilla. Hay barras para desplazar horizontal y
verticalmente. La barra sólo se activará, es decir, podremos utilizarla, cuando
haya contenido que no cabe en la ventana. Además, el tamaño de la barra
dependerá de cuánto contenido existe fuera de nuestra área de visualización:
Si la barra es muy pequeña, es porque hay mucho contenido no visible, si es
grande todo lo contrario. Podemos desplazarnos de distintas formas:
Arrastrando la barra con el ratón, haciendo clic en las flechas que hay a los
extremos o, en el caso de la barra vertical, también podremos moviendo la
rueda central del ratón hacia arriba o hacia abajo, si el nuestro dispone de una.
Redimensionar una ventana. Podemos personalizar el tamaño de una
ventana colocando el cursor en el borde de la ventana. Cuando apreciemos
que su forma cambia a una flecha bidireccional
, estamos bien situados.
Haciendo clic y arrastrando podremos darle forma. En los bordes derecho e
izquierdo cambiaremos el ancho. En los bordes superior e inferior cambiaremos
la altura y en el caso de querer cambiar ambos, podemos posicionar el ratón
en cualquiera de las esquinas de la ventana . Esto es posible siempre que la
ventana no esté en estado maximizado. En caso de que esté maximizada, es
decir, ocupe toda la pantalla, puedes hacer un doble clic sobre la barra superior
de la ventana y se restaurará, permitiéndote ajustar el tamaño.
Ahora que entendemos mejor en qué consiste el sistema operativo, en el
siguiente tema vamos a ver lo primero que nos encontramos en Windows 7, el
escritorio.
3. El escritorio y la barra de tareas
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3.1. Conoce el Escritorio de Windows 7
El Escritorio es la primera pantalla que nos aparece una vez se haya
cargado el Sistema Operativo. La teclas rápidas o atajo para acceder a él
cuando lo tenemos cubierto de ventanas son Windows + D.
Este escritorio es muy similar al de versiones anteriores de Windows. La
estética es muy parecida a la versión Windows Vista, con la salvedad de que
las barras e iconos tienen un tamaño mayor para facilitar su uso en pantallas
táctiles.
A continuación explicaremos las partes que componen el escritorio y qué
función realiza cada una de ellas.
Una vez se ha cargado Windows 7, y tras introducir nuestra contraseña, si
es necesario, encontraremos un Escritorio similar al de la imagen. Y decimos
similar porque el Escritorio es muy personalizable y es posible que tu
ordenador tenga un fondo o unos iconos diferentes.
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En el escritorio tenemos iconos que permiten abrir el programa
correspondiente, normalmente con doble clic.
Por ejemplo haciendo doble clic en el icono
se abre Internet Explorer.
Más adelante veremos cómo crearlos y organizarlos en el escritorio, y a lo
largo del curso aprenderemos a cambiar el fondo o el estilo de color.
3.2. El Menú Inicio
El Botón Iniciar
es el botón a través del cual podemos acceder a
todas las opciones que nos ofrece Windows 7. Si lo seleccionamos se
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desplegará un menú similar al que te mostramos a continuación. Se trata del
menú Inicio. También podemos acceder a él mediante el teclado pulsando
la tecla Windows.
En la parte superior se muestra un pequeño recuadro con la imagen del
usuario, en este caso aula Clic. Si pasamos el ratón por algún programa
del menú Inicio, la imagen irá cambiando a su correspondiente icono.
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En el menú Inicio podemos distinguir diferentes zonas. Vamos a ir viendo cada
una de ellas.
La zona de la izquierda contiene a su vez tres áreas separadas por una línea
delgada.
1. En el área superior aparecen programas como Internet Explorer y Bloc de
notas que son aplicaciones de Windows 7. Esto no significa que sólo podamos
ver programas del propio Sistema Operativo en esta posición, con el tiempo y
el uso de diferentes programas, Windows 7 irá detectando los últimos
programas utilizados y los irá incluyendo. La forma de personalizar esta zona
es hacer clic con el botón derecho sobre un elemento que no nos interese y
pulsar sobre la opción de la lista Quitar de esta lista. En la imagen, por ejemplo,
quitamos la opción Conectarse a un proyector porque no vamos a utilizarla casi
nunca.
En algunos de los programas que vemos en esta zona veremos un triángulo
negro. Al situar el cursor encima o hacer clic en este triángulo aparecerán
propuestas de Frecuentes, Recientes o Tareas, según el programa.
Esta es la funcionalidad Jumplist que hemos comentado en el tema de
novedades de Windows 7. El sistema detecta automáticamente documentos o
acciones que cree que pueden sernos de utilidad y nos las ofrece. De esta
forma, no hace falta abrir el programa y luego buscar el documento que hemos
cerrado hace 5 minutos, sino que desde la lista que nos muestra la flecha
podemos seleccionar directamente este archivo y abrirlo inmediatamente.
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Los elementos de estas jumplist también son susceptibles de anclarse, es
decir, indicar que este documento permanezca siempre en la lista propuesta
para este programa. Podemos hacer esto de dos formas: mediante la chincheta
que aparece al situarse sobre el archivo
o con el
botón derecho sobre el nombre del documento Anclar a esta lista que
queremos.
Debemos tener en cuenta que anclar demasiados elementos crearía listas muy
extensas y perdería la funcionalidad de acceder rápidamente a un archivo de
uso frecuente, porque no lo encontraríamos de un simple golpe de vista.
2. Más abajo, vemos un pequeño triángulo y la opción Todos los programas.
Este elemento nos permite ver los programas que hemos instalado en nuestro
equipo. Para desplegar el menú y visualizarlos sólo tienes que dejar el ratón
unos segundos sobre esta opción, o hacer clic. Si tenemos muchos programas,
aparecerá una barra de desplazamiento para que podamos ver la lista
completa. Para volver al estado anterior, abajo veremos la misma pequeña
flecha o triángulo y la opción Atrás. Pulsamos en ella o dejamos el cursor unos
instantes sobre la opción y veremos el menú Inicio en su estado original.
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Un
detalle
a
apreciar
es
que
en
Todos
los
programas
podemos
encontrarcarpetas, además de programas.
Tendremos que pulsar una vez sobre la carpeta para ver su contenido. Si nos
fijamos, el contenido sale tabulado, es decir, con un pequeño desplazamiento a
la derecha, para que distingamos qué programas forman parte del contenido de
la carpeta y qué programas están al mismo nivel y por lo tanto, no dependen de
esta carpeta. En este caso Windows Update no formaría parte de Accesorios,
pero sí el resto de elementos.
3.
En
la
zona
inferior
encontramos
la
caja
de
búsqueda
. En ella podremos buscar ficheros y
programas, estén donde estén en nuestro ordenador. Es una herramienta muy
potente a la que dedicaremos un tema más adelante. De momento sólo vamos
a comentar una funcionalidad para que te resulte más sencillo hacer los
ejercicios. Si escribimos algo en ella nos presentará un listado de los resultados
que ha encontrado. En el caso de los programas y los archivos podremos
pulsar sobre el resultado con el botón derecho del ratón para desplegar un
menú contextual. En el menú, elegimos la opción Abrir la ubicación del archivo.
De esta forma abriremos la carpeta en que se encuentra el programa
rápidamente sin tener que buscarla por todo nuestro equipo.
A parte de estas tres áreas, que son las que nos encontraremos al instalar
Windows 7, podemos personalizar los programas que ver en la parte superior.
Es decir, crear un área personalizada. Para ello simplemente pulsamos con el
botón derecho sobre un programa del Menú Inicio que utilicemos mucho y
queramos tener más accesible y seleccionamos Anclar al menú Inicio. Si
anclamos, por ejemplo, Internet Explorer, aparecerá otra delgada línea en la
parte superior del menú. Ahora tendremos cuatro áreas, las tres que hemos
comentado antes y la de nuestros programas preferidos.
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También podemos anclar un programa del menú Inicio simplemente
arrastrándolo a la parte superior del menú. El sistema nos indicará que nos
disponemos a anclarlo con la imagen del icono y un pequeño mensaje. Si
estamos de acuerdo, soltaremos el botón izquierdo del ratón y si cambiamos de
opinión pulsaremos ESC antes de soltarlo.
La zona de la derecha contiene a su vez tres áreas separadas
también por una línea delgada.
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1. Un área personal, con las principales Bibliotecas del usuario:
Documentos, Imágenes y Música, así como acceso a su carpeta
personal, a la que se accede pulsando sobre el nombre del usuario, en
este caso aula Clic.
2. Otra enfocada al contenido del Equipo, desde la que podremos ver
los diferentes discos duros y las carpetas que contienen.
3. Y una tercera área dedicada a la gestión y administración del
equipo. En ella encontramos el Panel de control, Dispositivos e
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Impresoras, Programas predeterminados y Ayuda y Soporte técnico.
Vamos a comentar un poco qué función tiene cada una de estas
opciones:
1.
Desde el Panel de control podremos configurar y personalizar el
aspecto de Windows, los usuarios, el hardware...
2.
En Dispositivos e Impresoras podemos ver todos los elementos que
tenemos conectados: impresoras, fax, etc. y añadir nuevos
dispositivos.
3.
La opción Programas predeterminados permite elegir qué programa
se ejecuta para qué función o con qué archivo. También lo veremos
más adelante.
4.
Si tenemos alguna duda podremos recurrir a la Ayuda y soporte
técnico que Windows nos ofrece.
Por último, abajo de todo se encuentra el botón Apagar. Sirve para
apagar el equipo, como es lógico. Junto a él la flecha
menú las siguientes opciones:
nos abre un
1.
Cambiar de usuario: Para iniciar la sesión con otro usuario, si el
equipo tiene una cuenta para cada miembro diferente.
2.
Cerrar sesión: Para volver a la pantalla donde se inicia Windows y
nos solicita que elijamos un usuario. Si estábamos modificando algún
documento es importante guardar los cambios, porque Windows 7
cerrará los programas que estén abiertos. Lo habitual es que el
sistema nos pregunte si queremos guardar, pero es recomendable
hacerlo antes de tratar de cerrar sesión para evitarnos posibles
problemas.
3.
Bloquear: Muestra el inicio de sesión del usuario en curso, sin cerrar
nada. Esto es útil, por ejemplo, si nos vamos a apartar un momento
del ordenador y tenemos cosas abiertas que no queremos que
terceras personas toquen o vean, por ejemplo, si tenemos niños en
casa. Lo interesante es que nuestro usuario tenga contraseña y así,
al volver, únicamente tendremos que introducirla para volver a
visualizarlo todo, tal cual estaba.
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4.
Reiniciar: Apaga todos los programas que estén abiertos en el
momento, cierra el sistema y lo enciende de nuevo inmediatamente,
sin que tengamos que pulsar nada más. El reinicio será necesario en
ocasiones, durante la instalación de alguna aplicación o para
solucionar problemas de funcionamiento.
5.
Suspender: Apaga muchos de los componentes o periféricos, como
los altavoces o la pantalla, pero mantiene encendido lo imprescindible
para que no se pierda el trabajo que estábamos haciendo.
Esta es la estructura básica del Menú Inicio, pero, como hemos dicho,
es posible que nuestro menú sea diferente al tuyo. La apariencia y
comportamiento del se puede adaptar a nuestro gusto.
3.3. La barra de tareas
La Barra de Tareas es la que aparece en la parte inferior de la
pantalla. Se compone del botón Iniciar, a la izquierda, una zona de
programas abiertos y anclados, y por último el área de notificación. Ya
hemos aprendido para qué sirve el botón Iniciar en el punto anterior,
ahora nos centraremos en el resto de la barra.
La zona de programas contiene, normalmente, los botones de las
ventanas que tenemos abiertas. Windows 7 agrupa por programas. Es
decir, que si tenemos cinco ventanas de Internet Explorer abiertas, sólo
veremos un botón.
Si nos fijamos en la imagen de la barra de tareas vemos que hay tres
botones: el que corresponde al Reproductor Windows Media, el de
Internet Explorer y el del Explorador de Windows. Cada uno de estos
tres botones está en un estado diferente, vamos a comentarlos uno a uno
para aprender a identificar estos estados. De izquierda a derecha,
encontramos:
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1.
El Reproductor Windows Media se encuentra anclado.
Distinguimos este estado porque alrededor del botón no hay ningún
borde que envuelva el icono en forma de botón.
2.
Internet Explorer tiene varias ventanas abiertas, en este caso tres.
Sabemos que hay más de una página Web abierta porque el borde
derecho del botón tiene como varias solapas, simulando que hay una
sobre otra.
3.
El Explorador de Windows está abierto, pero sólo hay una ventana
de este tipo, por eso tiene un borde de botón simple.
Observando estos tres estados nos podrían surgir varias preguntas,
por ejemplo:
¿Qué significa tener un programa anclado a la barra de tareas? Lo
mismo que hemos explicado en el Menú Inicio. Cuando tenemos una
ventana abierta y vemos su correspondiente botón en la barra de tareas,
podemos decidir anclarlo (también con botón derecho y clic en Anclar
este
programa
a
la
barra
de
tareas).
Esto implicará que cada vez
que arranquemos el sistema, tendremos ahí un acceso directo al
programa. Para quienes hayan trabajado con versiones anteriores de
Windows, esta función substituye a la barra de Inicio Rápido o Quick
Lunch, que ya no existe en Windows 7.
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¿Cómo sabremos si un programa está anclado o no, si está
abierto? No lo sabremos a simple vista, porque tendrá el aspecto del
segundo o el tercer botón, según el número de ventanas que hayamos
abierto. Pero si cerramos todas las ventanas del programa, se mantendrá
en la barra y adquirirá el aspecto del primero.
Ahora que ya sabemos qué son estos botones y qué aspecto tienen en
función de su estado, vamos a aprender cómo usarlos:
1.
En estado anclado, haciendo clic ejecutamos el programa.
2.
En el caso de un botón que agrupa varias ventanas abiertas, al hacer
clic o situarnos sobre él nos muestra una vista previa de cada una de
las ventanas. Si identificamos a primera vista cuál nos interesa,
hacemos clic sobre su imagen. Si no estamos seguros de cuál es la
que buscamos, al pasar el ratón por encima de cada una de las
imágenes, veremos la ventana en primer plano. Que lo veamos en
primer plano no implica que se haya abierto definitivamente.
Debemos pulsar en su imagen para confirmar que queremos abrir esa
ventana.
En esta vista previa de las ventanas en miniatura también
observamos el título y un botón para cerrarlas, sin necesidad de
restaurarla, que puede resultar cómodo.
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3.
En el botón que representa una única ventana abierta, al hacer clic
visualizaremos la ventana si está minimizada, o la minimizaremos si
ya la estábamos viendo.
Si abrimos más ventanas de las que caben en la barra de tareas (que
rara vez nos sucederá) aparecen unas flechas hacia arriba y hacia abajo
en la parte derecha, que nos permiten ver todas las ventanas de la
barra. Es como si hubiese una barra debajo de la otra y apareciera una
barra de desplazamiento.
Nos puede venir bien saber que los iconos de esta zona son flexibles
en cuanto a su posición. Podemos arrastrarlos para situarlos en el orden
que mejor nos venga.
El área de notificación.
Esta área contiene iconos que representan los
programas residentes (programas que se cargan automáticamente al
encender el ordenador), como los programas antivirus; programas que se
están ejecutando, pero permiten minimizarse y quitar su botón de la barra
de tareas para ganar espacio, como los programas de mensajería
(Windows Messenger o Skype); y otras informaciones adicionales, como
la fecha y hora, el idioma o el estado de la conexión a Internet o del
sonido.
Los iconos menos usados se ocultan automáticamente, y para verlos,
debemos pulsar el botón con forma de triángulo, como siempre.
A la derecha del todo de esta zona además,
encontramos un elemento que ya hemos comentado anteriormente en el
tema de novedades de Windows 7, el botón Mostrar Escritorio con la
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capacidad Aero Peek. Se trata de una zona en forma de barra vertical
situado justo a la derecha de la fecha y hora. Si pasamos el cursor sobre
esta zona, las ventanas se vuelven transparentes y se muestra el
escritorio. Cuando quitamos el cursor de esta zona, las ventanas vuelven
a hacerse visibles.
Imaginemos ahora que lo que queremos es ver el escritorio y hacer
algo en él, por ejemplo, pulsar con el botón derecho para organizar los
iconos. Si mostramos el escritorio utilizando la modalidad Aero Peek (que
en definitiva significa realizar alguna acción sin necesidad de hacer clic),
nos sería imposible, porque al poner el cursor en el escritorio volverían a
aparecer las ventanas. En este caso deberíamos hacer clic en Mostrar
Escritorio para que se quede así, con todas las ventanas ocultas. Para
volver a mostrarlas debemos volver a hacer clic sobre la misma zona.
Esta forma de utilizar el botón sería idéntica a la del antiguo botón de
Mostrar Escritorio de anteriores versiones de Windows, simplemente se
ha colocado en la zona de notificación, porque ya no existe la barra de
inicio rápido en que se solía situar.
Modificar la barra de tareas.
Por defecto, la barra de tareas está bloqueada. Pero podemos
modificar el tamaño dedicado a los programas y el dedicado al área de
notificación.
Para
hacerlo,
primero
desbloqueamos la barra, haciendo clic derecho sobre un lugar de la barra
donde no haya botones, y desmarcando la opción Bloquear la barra de
tareas en el menú contextual.
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Al desbloquearse, las distintas secciones de la barra,
aparecen separadas por una franja punteada. Arrastrando con el cursor a
la izquierda o derecha esta barra, aumentamos o disminuimos su tamaño.
Del mismo modo, podemos añadir una línea más a la barra de tareas,
arrastrando hacia arriba su lado superior, y volverla a disminuir haciendo
lo mismo hacia abajo. Hemos de tener en cuenta, que cuanto más grande
sea la barra de tareas, menos espacio de trabajo tendremos disponible.
Una vez tengamos la barra a nuestro gusto, podemos volver a
bloquearla para evitar modificarla sin querer.
Más adelante, veremos cómo añadir más barras a la barra de tareas.
La apariencia y comportamiento de la barra de tareas se puede
adaptar a nuestro gusto,
7. Aplicaciones incluidas en Windows 7
1.
7.1. Introducción
2.
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3.
4.
Una vez instalado Windows 7, tendremos que instalar los programas
que nos permitan sacar el máximo partido al equipo, dependiendo de
para qué lo queramos utilizar, como veremos en los próximos temas.
5.
Pero además de los programas que podamos instalar, el propio
Windows incluye algunas aplicaciones con el sistema, que nos
servirán para los usos básicos del ordenador, como usar la
calculadora, editar texto, ver imágenes, reproducir vídeos y música,
grabar CD's y DVD's, etc.
6.
Vamos a recorrer las principales aplicaciones que incluye Windows 7
sin profundizar demasiado en ellas. No obstante, en su mayoría son
bastante sencillas e intuitivas de manejar.
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7.
Estas aplicaciones aparecen en Todos los programas, del menú de
Inicio, a veces incluidas en la carpeta Accesorios. Pero recuerda
que una vez conozcas sus nombres, la forma más simple de abrirlas
es escribiendo su nombre en la caja de búsqueda del menú Inicio.
8.
Es recomendable que abras las aplicaciones a la vez que sigues la
explicación. Esto te permitirá probar opciones que no lleguemos a
explicar en el temario.
6. Paint
Paint es un sencillo editor de imágenes.
Se trata de una aplicación muy útil para realizar dibujos y retoques sencillos.
Usando el Paint, por ejemplo, podemos crear nuestros propios iconos para
personalizar el Escritorio. Para ello creamos la imagen o la recortamos, y la
guardamos con la extensión .png.
Al igual que el WordPad, el Paint ha renovado su estética. La organización y
disposición de sus barras de herramientas es muy similar, pero sus funciones
están enfocadas al dibujo. Nos permite: Rotar la imágen, rellenar su fondo,
utilizar diferentes pinceles personalizables en grosor y color, etc.
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CAPITULO II
MICROSOFT WORD 2007
1. Mi primer documento
Este tema está pensado para las personas que no conocen nada de Word
2007, si ya has usado Word 2007 puedes pasar a la Unidad 2. Aquí
aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te darás cuenta de
lo fácil que es Word 2007 y espero que te animes a seguir el resto del curso.
1.1 Arrancar Word 2007
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007es, obviamente,
arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas, como verás en la
Unidad 2, ahora sólo vamos a ver una de ellas: Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla y desde ahí se pueden arrancar prácticamente
todos los programas que están instalados en el ordenador.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú parecido
al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los
programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador.
En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el
elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre él para que se arranque.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes
posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso
y otra con Word 2007. Así cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesión
de Word 2007 para practicar lo que acabas de leer.
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Estilo
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los
tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y
hacer clic en el botón correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado
(se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado
previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, negritos y cursivos.
Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.
Mediante las opciones de la pestaña Inicio, Fuente se pueden manejar las
opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres,
subrayado, subíndices, etc.
Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a
paso Utilizar fuente, tamaño y estilo
5.3. Formato párrafo
En Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo,
normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic
en el icono marca de párrafo de la pestaña Inicio.
Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o
INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea
automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta
marca de párrafo.
Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del
párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de un párrafo,
basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las características que
queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras
unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante.
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Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo
en el que se encuentran. Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias
sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer
visibles las marcas de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo
accidentalmente. Si queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar
su marca de párrafo.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y
la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la
derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno
de estos botones
de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas
Párrafo, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón,
pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo
se hace, junto con otras opciones de la pestaña Inicio, como la forma de variar
el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o
interlineado.
Relación entre Saltos de página y párrafos.
Word2007 inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final
de la página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde
la pestaña Insertar, haciendo clic en el botón, como veremos en el punto
correspondiente.
Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo
quede dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún
problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo
no sea partido por un salto de página.
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Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se
encuentra en el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, pestaña Líneas y saltos
de página.
Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a
paso Alineación, sangría y saltos de página.
7.2. Encabezados y pies de página
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio
de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título
del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
página, y suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de
los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción
Editar.
Se mostrará una nueva pestaña:
Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo
Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la
pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los
iconos con todas las opciones disponibles.
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Ahora podemos teclear el encabezado arriba del
cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar
números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la
barra de herramientas, como vamos a ver a continuación.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie
de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y
pie de página, a la derecha de la ventana.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y
viceversa.
Veamos más botones de esta barra.
Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego
en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos
disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta
opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic
el autor, la página y la fecha.
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Insertar una imagen guardada en el disco (foto).
Insertar imágenes prediseñadas.
Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.
En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de
opciones:
Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir
un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está
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pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del
documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el
número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla
podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e
impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la
izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la
derecha.
7.3. Números de página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las
páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no
aparece en el documento
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento
cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar,
desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos
que aparezca el número.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos
prediseñados para que elijamos el que más nos guste.
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También podemos insertar el número de página editando el encabezado o
pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la
opción Número de página de la pestaña Diseño:
Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y
formato del número de página.
Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada
ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la
localización del formato que buscamos.
En la sección Simple tenemos números simples con diferentes
alineaciones.
En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma,
por ejemplo con cinta:
.
En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a
los cuales se les aplica algún tipo de formato
.
En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la
palabra Página o Pago, por ejemplo
.
En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de
páginas del documento, por ejemplo
.
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Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la
ubicación Final de página dispone de más formatos.
Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro
ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde
se ven en un tono más claro que el texto normal.
Una vez insertado el número de página
podemos variar su formato con la
opción Formato del número de
página.
Al seleccionarla, se abre
una ventana como la que se
encuentra a continuación.
Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se
despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que
seleccionemos el formato que más nos guste.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la
numeración de las páginas:
1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si
ésta es la primera sección).
2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:
8. Tablas
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Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma
que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y
columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una
columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los
documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos
contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la
construcción de páginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más
potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y
columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.
9. Imágenes y gráficos
9.1. Introducción
Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen
documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes,
sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word2007 no podía dejar de
tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto.
Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto
como vamos a ir viendo.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a
enumerar estos diferentes tipos para saber a qué nos referimos con cada
término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los
elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas
subdivisiones, imágenes y gráficos:
9.2. IMÁGENES.
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Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas
procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas
imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas
más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden
desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y
volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes
como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las
herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.
Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas
procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como
Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF.
Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como
cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen
cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con
otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si
las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos
estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.
9.3. GRÁFICOS.
Dibujos creados
rectángulos, elipses, etc.
con
Word.
Mediante
autoformas,
líneas,
WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden
personalizar con diversas opciones.
SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el
sonido y los vídeos digitales, aunque esto lo trataremos en la próxima
ampliación de este curso.
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Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de
operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad,
etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a
continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y
las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos
Word con una componente gráfica atractiva.
9.4. Tipos de archivos gráficos
Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las
características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el
tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo
un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
9.6. Insertar Formas y dibujar
Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las
Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te
permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas,
curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se
ponga a trabajar.
Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas
disponibles en el programa.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás
volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.
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Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo
hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
9.9. Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra
hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que
queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará
un objeto gráfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y
pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también
que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña
Insertar.
A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para
ser modificado.
Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya
que aparecerá ya escrito.
También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las
pestañas Inicio y Formato.
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CAPITULO III
MICROSOFT POWER POINT
1. Introducción. Conceptos Básicos
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya
que permiten comunicar información e ideas de forma visual y
atractiva.
1.
La pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a
continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los
diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el
resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.
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La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las
diapositivas que formarán la presentación.
Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman
parte de una presentación, es como una página de un libro.
2.2. Crear una Presentación con una Plantilla
Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:
- Despliega el Botón Office.
- Selecciona la opción Nuevo.
- En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la
categoría Plantillas instaladas y te aparecerá un cuadro de diálogo
similar al que te mostramos a continuación.
Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la
derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado
para que puedas elegir mejor.
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Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos
pulsa el botón Crear
2.3. Crear una Presentación con una Plantilla (cont.)
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos moderno y así es lo
que nos ha generado:
Esto es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aquí
deberemos ir añadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos
nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla.
5. Trabajar con diapositivas
Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando,
eliminando, copiando diapositivas, etc.
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A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de
estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.
5.1. Insertar una nueva diapositiva
Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la
vista normal selecciones la pestaña diapositiva
del área de
esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva
diapositiva a la presentación.
Puedes añadir una diapositiva
de dos formas:
Pulsa en el botón Nueva
diapositiva que se encuentra
en la pestaña Inicio.
O bien utiliza las teclas Ctrl +
M para duplicar la diapositiva
seleccionada.
Una vez realizado esto podrás
apreciar que en el área de
esquema aparece al final una
nueva diapositiva. Si tienes
una diapositiva seleccionada
inserta la nueva después de
esta.
Como puedes ver en la
imagen de la derecha, si
hacemos clic en la flecha que
se encuentra bajo el botón
Nueva diapositiva, podremos
elegir su diseño o tema.
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Puedes escoger entre diferentes diseños, o incluso cargar una en blanco.
Aunque no estés seguro de cómo quieres crear tu diapositiva, no te preocupes,
más adelante veremos cómo añadir y quitar elementos.
5.2. Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de
diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar
dónde quieres copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de
varias formas:
Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón
se encuentra en la pestaña Inicio.
que
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a
copiar y pulsa el botón
.
10. Trabajar con Gráficos
Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de
esquematizar gran cantidad de información.
PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante podrás ver.
10.1. Insertar un gráfico
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Para insertar un gráfico en una
diapositiva únicamente tienes
que pulsar en el botón Gráfico
de la pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo
para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa
Aceptar.
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta,
inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la
derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has
elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres
que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la
información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos
de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.
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Ten en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que
puedes utilizar todas sus características para su creación.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la
leyenda, la primera fila (1er tren., 2do trim....) representa el eje X (horizontal) y
las cantidades serán representadas en el eje Y.
Este dibujo es la representación de la hoja de datos que te hemos mostrado
anteriormente.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de
datos, únicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el
nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.
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10.2. Modificar el tipo de gráfico
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de
herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que
te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Haciendo clic en el botón Editar datos se abrirá la ventana de Excel de nuevo
para que puedas modificar los datos introducidos.
Utiliza las opciones de Diseño rápido para decidir con unos pocos clics
aspectos relativos a tu gráfico. También puedes cambiar sus colores desde el
desplegable Estilos de diseño.
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo
de gráfico de la pestaña Diseño, se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de
selección de Gráfico y podrás cambiar su apariencia.
A continuación te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que
anteriormente te habíamos mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.
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10.3. Opciones de diseño
Puede utilizar los botones de la sección Etiquetas de la pestaña Presentación
para ocultar o mostrar etiquetas del gráfico, como por ejemplo la leyenda, el
título, los rótulos de los ejes, etc...
Incluso puedes mostrar la Tabla de datos para que quede algo así:
Cuando tenemos la ventana de Excel abierta se nos activa una opción muy útil,
Cambiar entre filas y columnas:
Al utilizar esta opción permutamos las columnas por las filas dando como
resultado lo que puedes ver en las siguientes imágenes:
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Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas
horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores
representados, pulsa en los botones de la sección Ejes de la
pestaña Presentación.
Este es el resultado:
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Si quieres modificar el color o estilo de
alguna de las series que componen el
gráfico (una de las barras que se
representan en el gráfico, el área del
gráfico, etc.) primero selecciónala en la
sección Selección actual o haciendo clic directamente sobre ella en el gráfico.
Luego aplica los cambios de color o de estilo que prefieras utilizando las
opciones correspondientes.
Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.
11. Trabajar con Organigramas
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se
pueden insertar diagramas, su utilización es muy sencilla y a continuación lo
descubrirás.
11.1. Crear un Organigrama
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Para crear un organigrama
tienes que seleccionar de la
pestaña Insertar la opción
SmartArt.
Aparecerá una ventana como
la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint.
Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarquía.
Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa
Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de
organigramas Diseño y Formato:
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A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes
realizar con el organigrama.
Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el
organigrama.
En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los
niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo
de diagrama que utilicemos.
Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno
de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas
pertenecientes a la categoría Jerarquía.
En el desplegable Estilos encontrarás diferentes estilos para aplicar a tu
diagrama.
Al pasar el ratón por encima de uno de ellos verás una pre visualización en el
organigrama de la diapositiva.
11.2. Añadir texto en los cuadros de un diagrama
Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora
PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente tienes que hacer clic
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con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras
insertar texto y verás como aparece el cursor para que insertes el texto.
Puedes aplicar al texto de los elementos del diagrama las mismas opciones de
formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar
su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...
12. Dibujar Formas
PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o
trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les
denomina Formas.
12.1. Dibujar una forma
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Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos elegir el tipo de
forma, desplegando el botón Formas
pestaña Insertar:
en la pestaña Inicio o en la
La sección Líneas, nos permite dibujar
líneas rectas, curvas, flechas.
Estas líneas también pueden ser
conectores. Si acercamos un conector a
otra forma, aparecen unos puntos rojos.
Uniendo ahí el conector, este permanece
unido aunque desplacemos la forma.
En Líneas también disponemos de las
herramientas de dibujo forma libre y
mano alzada.
La última sección corresponde a los
Botones de acción. Al insertar una de
estas formas, podremos elegir, por
ejemplo, que al pulsar sobre el botón
vaya a una determinada diapositiva, o
ejecute un programa.
El resto de formas son formas
prediseñadas, que aunque en un
principio se insertan del mismo modo, al
modificarlas veremos que algunas
pueden tener propiedades diferentes.
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Una vez seleccionada una forma, hacemos clic sobre ella. Después, hacemos
clic sobre la parte del documento donde queremos que comience, y
arrastramos sin soltar el botón hasta donde queremos que acabe.
No todas las formas se comportan así. Algunas, como las líneas, pueden crear
una curva a cada clic, o que cada clic cree un vértice. Para finalizar el dibujo,
habrá que hacer doble clic.
12.2. Modificar la forma
Una forma es un objeto, así que para modificarlo nos sirve todo lo aprendido en
la Unidad 8.
Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de
puntos, que nos permitirán modificar su forma:
Los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la forma desde
la esquina, mientras que los cuadraditos en el centro del marco permiten
alargar o ensanchar la figura.
Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro, rotaremos la
figura.
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Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma
independiente para cada tipo de forma. Por ejemplo, se puede agudizar la
punta en alguna flecha o modificar la curvatura de la boca si incluimos una
forma de cara.
Si la forma seleccionada está compuesta por varias
formas, podemos modificarlas independientemente
pulsando el icono Modificar puntos, en la pestaña
Formato.
Esta opción no está disponible en formas que no
sean libres (las que tienen el rombo amarillo), y para poder hacerlo, primero
debemos pulsar en Convertir a forma libre.
Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se rodeará
de unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla.
12.3. Texto en una forma
Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma
seleccionada. Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal.
12.4. Estilos de forma
Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado,
relieve...).
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El estilo por defecto cambia en función del diseño de la diapositiva.
Los iconos que nos permitirán hacerlo, se encuentran en la pestaña Formato,
Y también en la sección Dibujo, de la pestaña Inicio.
Pulsando en Relleno de forma, accedemos a un
desplegable que permite modificar el fondo de la
forma.
Podremos darle un color liso, eligiéndolo de la
paleta, o un color con degradado, pulsando en
Degradado. Si preferimos que el fondo sea una
imagen, podemos elegir una textura en el
desplegable Texturas, o un archivo de imagen
pulsando en Imagen...
Pulsando en Sin relleno, dejaremos sólo el
contorno de la forma.
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El desplegable Contorno de forma, nos permite
modificar el trazo que define la forma, su
contorno.
Podremos elegir el color, quitar el contorno de la
forma (pulsando en sin contorno), el Grosor, si
queremos que sea punteado o una línea
discontinua, podemos elegirlo pulsando en
Guiones, o modificar la forma de una flecha en el
desplegable Flechas.
El desplegable Efectos de forma, nos permite aplicar
ciertos efectos visuales, como sombras, iluminación,
reflejos o efectos en 3D a nuestras formas.
PowerPoint incluye unos estilos prediseñados, (Estilos rápidos), que aplicarán
una combinación de colores y efectos sobre las formas seleccionadas, que
podremos modificar.
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Para aplicar uno de estos estilos, seleccionaremos la forma creada y
elegiremos uno de los estilos, pulsando en Estilos rápidos, o eligiéndolo en
Estilos de forma.
13. Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte
de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas,
además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.
13.1. Animar Textos y objetos
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que
hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña
Animaciones y Personalizar animación.
Después aparecerá en el panel de
Personalizar animación.
En este panel aparece el botón desplegable
Agregar efecto en la cual seleccionaremos el
tipo de efecto que queramos aplicar, incluso
podremos elegir la trayectoria exacta del
movimiento seleccionándola del menú
Trayectorias de desplazamiento.
Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar
alguna animación que hayamos aplicado a
algún texto.
En la lista desplegable Inicio podemos
seleccionar cuándo queremos que se aplique
la animación (al hacer clic sobre el ratón,
después de la anterior diapositiva, etc.).
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Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y
el inicio del mismo.
La Velocidad suele ser una característica común por lo que podemos
controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones
que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar
aparecen en orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las
animaciones que hemos aplicado.
13.2. Ocultar diapositivas
La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación
por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos
creado. Para generar una presentación más corta pero sin perder las
diapositivas que no visualizamos.
Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva
que quieres ocultar y después desplegar la pestaña Presentación con
diapositivas y elegir Ocultar diapositiva.
13.3. Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el
paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más
estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y
selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.
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Los diferentes diseños te permiten seleccionar el movimiento de transición
entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.
En la lista Velocidad
podemos indicarle la velocidad de la
transición entre una y otra diapositiva.
Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido
.
En la sección Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de
una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un
tiempo de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc...)
Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el
botón Aplicar a todo.
13.4. Ensayar intervalos
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada
diapositiva sin prisas.
Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación
con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la
presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte
superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo
que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.
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En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el
recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de
intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.
La flecha
sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón
para pausar
el ensayo de intervalos y
para repetir la diapositiva (para poner a cero el
cronómetro de la diapositiva.
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos
intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas
que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las
diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada
una de ellas.
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CAPITULO IV
MICROSOFT EXCEL 2007
1. Introducción. Elementos de Excel.
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para
realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
1.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver
sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este
curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos más adelante.
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2.
Las Barras
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de
Excel como Guardar
, Deshacer
o Rehacer
.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que
quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y
selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones
que iremos viendo a lo largo del curso:
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La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa
agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos
las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel.
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Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero
las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como
hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las
reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el
momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada
para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada
pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado.
De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y
opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se
minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones
quedarán ocultas.
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Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña.
El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde
podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
La barra de fórmulas
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Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la
celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
2.1. Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser
Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna...
2.2. Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que
las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
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Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
activa
FIN
FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna
activa
FIN
FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa
FIN FLECHA
IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa
FIN
FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
texto a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y
pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.
2.4. Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,
como puedes observar en el dibujo siguiente:
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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
métodos que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón
de la barra de fórmulas, al
hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no
se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente
para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro
en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el
error.
2.6. Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:
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VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.
4. Fórmulas y Funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso,
pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja
de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de
fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos.
Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena
utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por
Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la
sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones,
herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones
existentes o la sintaxis de éstas.
4.1. Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el
usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado
que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
Nombre función (argumento1; argumento2;...; argumento)
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Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe
empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada
paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número
o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y
coma;
Ejemplo: =SUMA (A1:C8)
Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de
sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así
A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6
+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
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4.2. Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en
la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda
o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
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Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos
escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el
recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de lista
Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la
descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una
categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las
funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la
función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior
nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para
obtener una descripción más completa de dicha función.
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A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo
Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la
función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello,
hacer clic sobre el botón
para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango
de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón
sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de
diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo
argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el
tercero, y así sucesivamente.
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Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre
el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el
valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la
función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se
expandirá automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5).
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón
Autosuma
forma más rápida.
que nos permite realizar la función SUMA de
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista
desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la
Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx. (Obtiene
el valor máximo) o Mín. (obtiene el valor mínimo).
Además de poder accesar al diálogo de funciones a
través de Más Funciones...
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos
expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después
ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma ((A1+A3) ;(A2-A4))
donde:
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A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que
obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma
obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de
otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente
complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX (SUMA (A1:A4); B3),
esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor
máximo. Excel realizará primero la suma SUMA (A1:A4) y después
calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
4.3. Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos
las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor
que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama
número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de
1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema
como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones
que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o
bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Función
Descripción
AHORA()
Devuelve la
fecha y la hora
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actual
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año
en formato año
DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día
del mes
Calcula el
número de días
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
entre las dos
fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un
número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la
fecha en formato
fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la
fecha en formato
de fecha
HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora
como un número
del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una
hora de texto en
un número
HOY()
Devuelve la
fecha actual
MES(núm_de_serie)
Devuelve el
número del mes
en el rango del 1
(enero) al 12
(diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el
minuto en el
rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas,
minutos y
segundos dados
como números
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el
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segundo en el
rango de 0 a 59
4.4.Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de
los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones
específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función
Descripción
CARACTER(número)
Devuelve el
carácter
especificado por
el número
CODIGO(texto)
Devuelve el
código ASCII del
primer carácter
del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una
cadena de
caracteres con la
unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
Redondea un
número pasado
como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el
número de
caracteres
especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Devuelve la
posición inicial del
texto buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve el
mismo texto pero
sin espacios
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EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
Devuelve los
caracteres
indicados de una
cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Encuentra una
cadena dentro de
un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor
lógico
(verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el
número de
caracteres
especificados
LARGO(texto)
Devuelve la
longitud del texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de
caracteres no
imprimibles
MAYUSC(texto)
Convierte a
mayúsculas
MINUSC(texto)
Convierte a
minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales)
Convierte a
moneda
NOMPROPIO(texto)
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
Convierte a
mayúscula la
primera letra del
texto
Reemplaza parte
de una cadena de
texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)
Reemplaza el
texto con texto
nuevo
T(valor)
Comprueba que
el valor es texto
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TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor
a texto
TEXTOBAHT(número)
Convierte un
número a texto
tailandés (Baht)
Convierte un texto
a número
VALOR(texto)
4.5. Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para
trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de
funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos
encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo
que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que
buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su
aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos
en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el
dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por
otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función
Descripción
AREAS(ref)
Devuelve el número de
rangos de celdas
contiguas
BUSCAR(...)
Busca valores de un
rango de una columna
o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indica
Busca en la primera
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dor_filas;ordenado)
fila de la tabla o matriz
de valores
Busca un valor en la
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indica
primera columna de la
dor_columnas;ordenado)
izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_ Devuelve la posición
de_coincidencia)
relativa de un elemento
COLUMNA(ref)
Devuelve el número de
columna de una
referencia
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el número de
columnas que
componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Devuelve una
referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia de
celda en forma de
texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
Elige un valor o una
accion de una lista de
valores
FILA(ref)
Devuelve el número de
fila
FILAS(matriz)
Devuelve el número de
filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_desc Crea un acceso directo
riptivo)
a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_
dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...
)
Extrae datos
almacenados en una
tabla dinámica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
Devuelve el valor de
una celda en la
intersección de una fila
y una columna
INDIRECTO(ref;a1)
Devuelve una
referencia especificada
TRANSPONER(matriz)
Intercambia las filas
por las columnas en
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una matriz
4.7. Otras funciones.
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran
abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran
utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por
categorías.
Función
Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número)
Devuelve el valor
absoluto de un
número
ALEATORIO()
Devuelve un número
entre 0 y 1
COMBINAT(número;tamaño)
Devuelve el número
de combinaciones
para un número
determinado de
elementos
COS(número)
Devuelve el coseno
de un ángulo
ENTERO(número)
Redondea un
número hasta el
entero inferior más
próximo
EXP(número)
Realiza el cálculo de
elevar "e" a la
potencia de un
número determinado
FACT(número)
Devuelve el factorial
de un número
NUMERO.ROMANO(número,forma)
Devuelve el número
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pasado en formato
decimal a número
Romano
PI()
Devuelve el valor de
la constante pi
POTENCIA(número;potencia)
Realiza el cálculo de
elevar un número a
la potencia indicada
PRODUCTO(número1;número2;...)
Devuelve el
resultado de realizar
el producto de todos
los números
pasados como
argumentos
RAIZ(número)
RESIDUO(número;núm_divisor)
Devuelve la raíz
cuadrada del
número indicado
Devuelve el resto de
la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO (número1; número2;...)
Devuelve la media
armónica de un
conjunto de
números positivos
MAX (número1; número2;...)
Devuelve el valor
máximo de la lista
de valores
MIN (número1; número2;...)
Devuelve el valor
mínimo de la lista de
valores
MEDIANA (número1; número2;...)
Devuelve la
mediana de la lista
de valores
MODA (número1; número2;...)
Devuelve el valor
que más se repite
en la lista de valores
PROMEDIO (número1; número2;...)
Devuelve la media
aritmética de la lista
de valores
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VAR (número1; número2;...)
Devuelve la varianza
de una lista de
valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz)
Devuelve el valor késimo mayor de un
conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor késimo menor de un
conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO()
Devuelve el valor
lógico Falso
VERDADERO
Devuelve el valor
lógico Verdadero
Devuelve un valor u
otro, según se
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
cumpla o no una
condición
NO(valor_lógico)
Invierte el valor
lógico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos
los valores son
verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algún
valor lógico es
verdadero y
devuelve
VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor)
Comprueba si se
refiere a una celda
vacía
ESERR(valor)
Comprueba si un
valor es un error
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un
valor es lógico
ESNOTEXTO(valor)
Comprueba si un
valor no es de tipo
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texto
ESTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
Comprueba si un
valor es de tipo texto
Comprueba si un
valor es de tipo
numérico
Devuelve un número
que representa el
tipo de datos del
valor
TIPO(valor)
5. Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para
poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno
de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a
realizar.
5.1. Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango
de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas
sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación
encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo
que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma
del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas
o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
.
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Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la
celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.
Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes,
pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a
seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón
mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas aparecen con un
marco alrededor y cambian de color.
Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el
identificativo superior de la columna a seleccionar
clic sobre éste.
y hacer
Selección de una
fila
Para
seleccionar
una fila hay que situar
el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y
hacer clic sobre éste.
Selección de una hoja entera
Situarse sobre el botón superior
izquierdo de la hoja situado entre el
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indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar
una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya
que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
5.2. Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar
la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas.
Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la
selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.
5.3. Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre
que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos,
manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que
termine la selección.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar
celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada
según la operación a realizar.
5.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra
posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2
operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información
del portapapeles a donde nos encontramos situados.
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Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo
en dos tiempos:
En un primer tiempo
portapapeles las celdas a copiar:
copiamos
al
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic en el botón Copiar.
O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas
copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del
portapapeles a la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres
copiar las primeras.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Haz clic en el botón Pegar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se
borrará el contenido de éstas últimas.
En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el
que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel 2007
extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
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copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área
pegada.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla
ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar
el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar
hasta 24 objetos almacenados en él con
sucesivas copias.
Puedes
acceder
al
Portapapeles
haciendo clic en la pequeña flecha que
aparece en la parte superior derecha de la
sección Portapapeles de la pestaña Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura de
la derecha.
En nuestro caso puedes observar que
hay 3 elementos que se pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón
.
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el
botón
.
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su
botón cerrar del panel.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente
esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:
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Hacer clic sobre el botón
.
Seleccionar la
opción
Mostrar
automáticament
e
el
Portapapeles de
Office,
para
activar en caso de
querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de
las siguientes opciones descritas a continuación:
Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de
Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office
en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al
reloj del sistema) el icono del portapapeles
.
Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al
copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje
informándote del número de elementos copiados
.
5.5. Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma
hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
Observa como el puntero del ratón se transforma en
.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo
pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
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Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango en caso de soltar el botón del ratón.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.
5.6. Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas
adyacentes. Dicho método utiliza el autor relleno, a continuación te
explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos
contienen fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta
última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene
un cuadrado negro, es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se
convertirá en una cruz negra.
Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo
hasta dónde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior
derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autor relleno
.
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Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de
copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo
entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar
activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a
otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo
de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias
contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3
a la celda B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede
resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello
Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las
ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que
poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda,
por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará
la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del
nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar,
por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos
repases el básico correspondiente del Tema 4.
Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes
como fechas o series de números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas
continuando la serie.
5.7. Pegado Especial
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En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una
celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato
o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar.
Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca
alrededor
de
las
celdas
copiadas
indicándonos la información situada en el
portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres
copiarlas.
Haz clic en la flecha del botón Pegar que
se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona
Pegado especial.
Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que
activar
las
opciones que se
adapten
al
pegado
que
quieras realizar:
Todo:
Para
copiar tanto la
fórmula como el
formato de la
celda.
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Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el
formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como
tampoco el formato.
Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el
contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no
estudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas
(no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los
formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas
y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y
todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Como hemos visto, al hacer clic sobre la
flecha del botón aparece una lista
desplegable en la que, a parte de la opción
Pegado especial, aparecen las opciones
más importantes de las vistas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de
pegado.
Vamos a ver las diferentes técnicas
disponibles a la hora de mover o desplazar
celdas dentro de una hoja de cálculo para
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utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
5.8. Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra
posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos
operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las
celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición,
sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas
cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las
celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que
se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el
área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La
celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se
borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado
especial visto en el tema anterior.
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Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la
fórmula asociada a la celda que movemos.
5.9. Mover celdas utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la
misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia
la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:
.
Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta
dónde quieres mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango en caso de soltar el botón del ratón.
Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a dónde quieres dejar
las celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos
los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia
la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:
.
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Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después
pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras
mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja
pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde
quieres dejar las celdas.
Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda
como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como
puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc.) o el
contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.
5.10. Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a
continuación decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a
continuación...
Ir a la pestaña Inicio.
Escoger la opción Borrar, entonces
aparecerá otro submenú.
Seleccionar una
disponibles entre:
de
las
opciones
Borrar Todo: Elimina el
contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios
ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la
anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente
valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si
ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo
acabamos de escribir sin formato.
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Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas
seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar,
pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando
hablamos de formato nos referimos a todas las opciones
disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas
estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente
valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Formato.
Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente
hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas
seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente
valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Contenido.
Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el
formato anterior, es decir 23.000 €.
Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario
ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva
sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios
no es objeto de este curso.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda
6.2. Alineación
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Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que
los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la
alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
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Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el
botón Aceptar.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una
de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2007 por defecto, alinea
las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato
introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a
la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente
del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez
que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carácter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la
celda.
CENTRAR: Centra el contenido
seleccionadas dentro de éstas.
de
las
celdas
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente
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del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la
celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la
celda.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación
sino que que repite el dato de la celda para rellenar la
anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos
escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá
************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas
seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la
izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de
una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.
Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado
respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de
seleccionadas en la parte superior de éstas.
las
celdas
CENTRAR: Centra el contenido de las
seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
celdas
INFERIOR: Alinea el contenido de
seleccionadas en la parte inferior de éstas.
celdas
las
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
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Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas
para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o
en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj
a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta
automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical,
a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste
no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se
tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la
altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la
fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en
la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se
unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido
de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura
diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos
permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma
más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas
seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas
seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas
seleccionadas.
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Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que
formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.
3.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Par
a
ca
mbi
ar
la
apa
rien
cia
de
los
dat
os
de
nue
stra
hoj
a
de
cálc
ulo
aña
diendo bordes, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
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Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y
color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero
habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a
colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá
modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene
representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la
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flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde
el recuadro del menú.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de
Bordes.
4.
Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Sel
ecci
ona
r el
ran
go
de
celd
as
al
cual
que
rem
os
mo
dific
ar
el
asp
ect
o.
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Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar
el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un
estilo de trama, así como el color de la trama.
En la Banda de opciones disponemos de un botón
que nos permitirá modificar el relleno de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la
celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado,
elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la
celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
8. Insertar y eliminar elementos
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Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas,
columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un
libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una
hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.
8.1. Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos
daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya
introducidos.
Para añadir
siguientes pasos:
una
fila,
seguir
los
Seleccionar la fila sobre la que quieres
añadir la nueva, ya que las filas siempre se
añaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde
está situado el cursor como fila seleccionada.
Si quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer
paso, tantas filas como filas a añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas
varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan
las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no
te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.
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Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por
defecto, nos aparecerá el botón
para poder elegir el formato que
debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic
sobre el botón y aparecerá el cuadro de la
derecha desde el cual podremos elegir si el
formato de la nueva fila será el mismo que
la fila de arriba, que la de abajo o que no
tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya
que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.
8.2. Insertar columnas en una hoja
Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los
siguientes pasos:
Seleccionar la columna delante de la cual
quieres añadir otra, ya que las columnas
siempre se añaden a la izquierda de la
seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar de la
pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una
posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma
la columna donde estamos situados como columna seleccionada.
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Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas
columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.
Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número
de columnas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo que pasa es
que se eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas
añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas
contienen algún dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por
defecto, nos aparecerá el botón
para poder elegir el formato que debe
tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer
clic sobre el botón y apareceré el cuadro
de la derecha desde el cual podremos
elegir si el formato de la nueva columna
será el mismo que la columna de la
izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya
que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.
10.2. Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite
modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas,
como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del
papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista
preliminar, deberemos hacer clic en el botón Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a
continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar
características como la orientación del papel, el tamaño del papel que
utilizamos y otros parámetros.
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Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la
impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida
a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%,
200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de
páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en
una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botón para ir a
opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de
las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
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En esta ficha podrás modificar los márgenes superior: inferior:
derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de página: también nos permite
indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las
casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha
Encabezado y pie de página.
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En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están
vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página
asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una
muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en
nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha
aparecerán posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar
encabezado...
En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido,
en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha
aparecerán posibles pies de página a utilizar.
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Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón
Personalizar pie de página...
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja
que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos
contenidos en la hoja.
En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres
imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes
opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada
página que se imprima aparezca como título de columnas
aquella fila que está indicada en ese recuadro.
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Repetir columnas a la izquierda para que en cada
página que se imprima aparezca como título de la fila aquella
columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes
opciones:
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan
cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en
nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y
negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida
pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la
impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas para imprimir los
encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y
columnas (las letras de los nombres de las columnas
superiores) de la hoja.
11. Gráficos
11.1. Introducción
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo y facilita su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos
datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos
hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un
gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
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- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja
normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja
exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen
celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear de un gráfico.
11.2. Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado
el rango de celdas que quieres que participen en
el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente. En caso contrario, el gráfico se
mostrará en blanco o no se creará debido a un
tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de
gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en
el tipo que nos interese para que se despliegue el
listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos
podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra
Todos los tipos de gráfico...
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Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo
de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte
inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno
y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico
inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características
predeterminadas del gráfico escogido.
11.3. Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.
Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo
también podrás establecer su ubicación.
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Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la
pestaña Diseño
.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como
una hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de
cálculo, pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en
una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a
una hoja ya existente.
Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás
situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas.
12. Esquemas y vistas
12.1. Introducción
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Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja
los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento
esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro,
donde vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver
como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los
puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado
por niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos
desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta
algunos aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados
para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un
esquema debe tener una jerarquía o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre
las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en toda
España con las precipitaciones mensuales de todas las
provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un
esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los
gastos efectuados en una compra, con una estructura
compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles
suficientes para hacer un esquema.
- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para
tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos
copiar los datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automáticamente debemos
preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos
más adelante.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y
Automática.
12.2. Creación automática de esquemas
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La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel
automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo
manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear
automáticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo
de los datos, nunca entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la
izquierda de los datos, nunca entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas
características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
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Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11,
C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales
correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21,
D21 y E21 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de
columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad
autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre
(columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la
opción Auto esquema del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña
Datos.
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Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como
podemos ver a continuación:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en
la zona izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.
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Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos
indican cuántos niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente
- Por autonomías
- y solo por España.
Para comprimir y expandir el
esquema sólo tenemos que
hacer clic en los símbolos - y +
de cada nivel.
12.3. Dividir una hoja en paneles
Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.
Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla,
podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 o 4 paneles.
Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir
en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen dos
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barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para
ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.
Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es
utilizando las barras de división:
Tenemos dos disponibles:
- La barra de división horizontal que aparece en la barra de
desplazamiento vertical arriba del todo.
Al situar el puntero del
ratón sobre la línea gris que está encima de la flecha de
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desplazamiento el puntero del ratón toma el aspecto
desplazamiento hacia arriba y hacia abajo...
, indicando el
- La barra de división vertical que aparece en la barra de
desplazamiento horizontal a la derecha del todo.
Al
situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical que está
a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del
ratón adopta la forma , indicando el desplazamiento de la
barra hacia la derecha y hacia la izquierda.
Inmovilizar paneles
Podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.
Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y
así desplazarnos únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible
la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los
paneles.
Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles
que se encuentra en la pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera
fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma
función) selecciona la opción correspondiente
En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en
esas posiciones selecciona el rango de celdas y pulsa la opción
Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podrá desplazarse, el resto
permanecerá inmovilizado.
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Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar
esta opción y haz clic sobre Movilizar paneles.
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