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Indice
1
CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DE
TIWARE CEFI.......................................................................................3
INSTALACIÓN DE TIWARE CEFI.......................................................5
COMENZAR A UTILIZAR TIWARE CEFI ..........................................6
INICIO DE SESIÓN .....................................................................................9
CAMBIO DE USUARIO........................................................................10
CONFIRMACIÓN DE FECHA .............................................................10
CORREGIR FECHA DE LA APLICACIÓN ........................................12
SEGURIDAD ..........................................................................................15
CONFIGURACION....................................................................................16
DISEÑO DE FACTURAS Y REMISIONES.......................................17
MOVER LA POSICION DE LAS ETIQUETAS ...................18
AGREGAR NUEVAS ETIQUETAS...........................................18
BORRAR ETIQUETAS .................................................................18
CAMBIAR EL TAMAÑO DEL LARGO Y ALTO DE LAS
ETIQUETAS .....................................................................................19
CAMBIAR TIPO DE FUENTE Y TAMAÑO ..........................19
GUARDAR CAMBIOS EN EL DISEÑO .................................19
SALTO DE NUMERACIÓN O FOLIO ...........................................................19
GUIA RAPIDA DE USO ............................................................................21
CATALOGOS .............................................................................................24
CATÁLOGO DE USUARIOS ...............................................................26
ALTA DE UN USUARIO AL SISTEMA..............................................27
BORRAR UN USUARIO DEL SISTEMA...........................................28
CAMBIAR DATOS DE LOS USUARIOS ..........................................28
BÚSQUEDA DE UN USUARIO ..........................................................28
CATÁLOGO DE CATEGORIAS ..........................................................30
CATALOGO DE SUBCATEGORIAS. ....................................................32
CATÁLOGO DE PRODUCTOS ...........................................................32
ALTA DE UN PRODUCTO ...................................................................34
BORRAR UN PRODUCTO DEL SISTEMA .......................................34
CAMBIAR DATOS DE UN PRODUCTO ...........................................35
BUSCAR UN PRODUCTO ..................................................................35
MÓDULO CORTE DE CAJA ..................................................................37
CORTE DE CAJA ...................................................................................38
IMPRIMIR CORTES DE CAJA DE OTROS DIAS...........................40
GASTOS ...................................................................................................41
RETIRO DE EFECTIVO .................................................................................42
2
Indice
PEDIDOS Y ENTRADA DE PRODUCTOS ............................................43
FACTURACION Y REMISION................................................................50
GENERAR UNA FACTURA ..................................................................51
APLICAR UN DESCUENTO .........................................................................54
CANCELAR O CONSULTAR UNA FACTURA..................................54
CANCELAR UNA FACTURA................................................................55
REPORTES .................................................................................................58
¿QUÉ SON LOS REPORTES? .....................................................................59
IMPRIMIR UN REPORTE ....................................................................59
VISUALIZAR UN REPORTE ...............................................................60
GUARDAR EL REPORTE EN DISCO DURO ...................................60
RESPALDAR LA BASE DE DATOS .......................................................64
GLOSARIO .................................................................................................67
Contrato
3
CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO
FINAL DE TIWARE CEFI
.
1- Usted puede instalar el software
en una
computadora por cada licencia que posea.
2.- El software y los manuales están protegidos
por leyes y tratados de derechos de propiedad
intelectual, por lo cuál no se podrán copias de
estos para distribuirlos a personas o instituciones
ajenas que no cuenten con una licencia legal.
3- La empresa Tiware Systems no se hace
responsable de perdida de información o
interrupción de actividad comercial que se derive
del mal uso del software o de algún fallo de
hardware.
4. Si usted necesita formatear su Computadora, es
necesario que haga respaldo de toda su carpeta
CEFI, ya que alli se encuentran los archivos
necesarios para poder volverse a registrar con la
licencia que se le fue asignada.
NOTA :
Los datos de compañías, nombres o productos que se
manejen en los ejemplos de este manual son ficticios.
Ninguna parte
de este documento puede ser
reproducida sin permiso explícito de Tiware Systems.
Algunas figuras pueden cambiar debido a la versión del
sistema.
4
Instalación e introducción
CAPÍTULO 1
INSTALACIÓN E
INTRODUCCION
Instalación e Introducción 5
INSTALACIÓN DE TIWARE CEFI
1- Inserte el disco compacto en la unidad de CDROM,
o
bien
ejecute
el
programa
“Instalador.exe”. Siga las instrucciones que le
de las pantallas.
2. Elija Instalar
pantalla.
y
siga
las
instrucciones
de
En unos de los pasos debe elegir si la instalación
será de servidor o cliente, la diferencia entre ellos,
es que la primera instala la base de datos y la
segunda solo se conecta a una existente. En el
caso de que usted solo posea una sola pc elija la
opción #1 de tipo “Servidor”.
6
Instalación e introducción
Si usted elije la opción 2 le aparecerá la siguiente
pantalla
En ella tendrá que colocar el Numero IP o nombre de la
maquina en donde este alojada la base de datos y
elegir la “Base de Datos”.
Si no esta seguro que parámetros colocar en esta
forma,
ayudese
generando
el
archivo
en
“Configuración”/”Crear archivo para licencia cliente”,
este archivo puede abrirlo con el bloc de notas de
windows, y en el vera los tres parámetros requeridos.
COMENZAR A UTILIZAR TIWARE CEFI
Asegúrese que la base de datos este siempre “Arriba”
o “Prendida”.
Cada vez que usted prende su
computadora esta se inicia automáticamente, en caso
de que no sea así, y a usted le aparezca el icono en
rojo en la parte inferior de la barra de Windows, haga
lo siguiente.
Instalación e Introducción 7
1. Colóquese arriba del icono y haga clic en el
botón izquierdo del Mouse, elija “Abrir el
administrador de Servicios de SQL Server”, le
aparecerá la siguiente pantalla.
2. Haga clic en “Iniciar o continuar” y en “Iniciar
automáticamente con el SO”.
La primera vez que ejecute la aplicación le aparecerá la
siguiente pantalla
8
Instalación e introducción
En esta pantalla existen dos formas para poder
registrarse. Estas se explican a continuación:
A). “Registrar utilizando Internet”. Si usted cuenta con
Internet en la computadora donde esta instalando la
aplicación entonces elija esta opción. Una vez elegida
esta opción proceda a introducir el usuario y
contraseña para registro, el cual se le envió al
momento de realizar su compra.
B) “Registrar utilizando un archivo”. Seleccione la
opción y le aparecerá la siguiente pantalla.
En esta forma haga clic en el botón “Generar” para
crear asi un archivo de registro, el cual debe enviarnos
para que posteriormente le devolvamos la llave que le
servirá para registrar la aplicación.
Una vez que halla recibido nuestro archivo de llaves,
haga clic en el botón “Archivo” y selecciónelo para que
se habiliten los tipos de licencias que usted adquirió.
Haga clic en cada una de ellas y seleccione el Botón
Registrar. Ya que le aparezcan los módulos registrados
Instalación e Introducción 9
de clic en el boton “Siguiente” para finalizar el registro
de la aplicación.
A continuación le aprecera la siguiente pantalla en la
cual debe de elegir si la instalacion sera como servidor
o cliente.
Inicio de Sesión
Al iniciar la aplicación aparecerá una ventana de inicio
de sesión. Cuando se inicia el sistema le pedirá un
nombre de Usuario y una Contraseña. La primera vez
de uso introduzca:
Usuario: administrador
Contraseña: admin
Los cuales deben de cambiarse en el catálogo de
usuarios, inmediatamente después de entrar, para
evitar usos malintencionados de personas que
conozcan la contraseña impresa en este manual. Una
vez elegida la nueva contraseña no deberá olvidarla,
pues será indispensable para volver a entrar a la
10
Instalación e introducción
aplicación y poder así dar a otros usuarios permisos de
acceso al sistema.
Cada usuario tendrá diferentes permisos dependiendo
del rango de confianza que tenga en la Empresa. (Para
más información vea “Catálogo de Usuarios” en el
Capítulo 2)
CAMBIO DE USUARIO
No es necesario salirse completamente de la
aplicación para que otro usuario accese con sus
permisos de uso otorgados. Para hacer el cambio
de usuario haga clic en la opción “Archivo” de la
ventana principal de la aplicación y elija “Cambiar
Usuario”
CONFIRMACIÓN DE FECHA
Es muy importante que el reloj de la computadora
tenga siempre la fecha correcta pues esto evitará que
tengamos inconsistencias en la base de datos al dar de
Instalación e Introducción 11
alta algún dato en el sistema o al facturar o remisionar
un pago con otra fecha que no sea la correcta. Por esta
razón en algunos módulos del programa se le
preguntara al usuario si la fecha es correcta, a través
del siguiente cuadro de dialogo:
si la fecha que indica el cuadro de dialogo es correcta,
entonces haga clic en “Sí”, si no es correcta, haga clic
en “No” y le aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:
Antes de hacer clic en “Aceptar” deberá cambiar la
fecha en la barra de tareas o en el panel de control del
sistema operativo que posea la pc. Una vez corregida la
fecha haga clic en el botón “Aceptar”, esta acción le
regresara al cuadro de dialogo anterior ya con la fecha
correcta y entonces haga clic en el botón “Sí”.
12
Instalación e introducción
CORREGIR FECHA DE LA APLICACIÓN
Si la aplicación detecta que la fecha que se tiene en el
reloj del sistema es anterior a la de la ultima vez que
se utilizo el programa le aparacerá un mensaje de error
como el siguiente.
Para corregir la fecha, un usuario con privilegios de
“Administrador” debe de ir a la forma que se encuentra
“Corregir Fecha” que se encuentra al hacer clic en el
menú “Configuración” en la pantalla principal de la
aplicación. Le aparecerá la siguiente forma:
Esta forma por default toma los valores del día,
mes y año del reloj del sistema de su PC, pues
recordemos que esta fecha es la que se ocupa al
remisionar o facturar los cobros. Si la fecha que
tiene su reloj no es la correcta, entonces cierre
esta pantalla y corrija el reloj de su PC. Haga clic
Instalación e Introducción 13
en el botón “Actualizar” solo cuando la fecha que
tiene la forma es la correcta e igual al reloj de su
sistema.
PANEL DE CONTROL
En el panel usted podrá tener acceso a cada una de las
funcionalidades que le brinda el sistema. Usted vera las
opciones según tenga permitido su usuario (Vea
Seguridad, Catalogo de usuarios), así como los
módulos que usted halla adquirido.
La versión 2.7, cuenta con dos tipos de Vista, la Clásica
y la Moderna. Así como varios módulos de vista rápida
integrados en el Panel de Control. Si usted quiere
cambiar de vista clásica a moderna o viceversa, o bien
quiere que no se despliegue alguna de los módulos en
el panel de control, vaya a “Ver” del menú principal y
habilite o deshabilite las opciones que requiera.
14
Instalación e introducción
CAMBIAR EL LOGO DE LA PANTALLA PRINCIPAL
Haga clic en “Configuración” y luego en “Seleccionar
Imagen”, le aparecerá la opción de “Borrar” o “Cambiar
Imagen”.
NOMBRE DE LOS CONTROLES DE LA
APLICACION
A través de toda la aplicación encontrara controles cuya
función y uso se explican a continuación:
Cuadros de Texto: En ellos
introducimos
caracteres.
Posesionese con un clic del mouse
en el y escriba el texto deseado
Combos:
Llamados
también
cuadros de texto con flecha.
Algunos de estos permiten escribir
un nuevo dato y otros solo
permiten seleccionar alguno de los
textos que se despliegan al hacer
clic en el botón de flecha.
Cuadro de Fecha: Acepta solo
fechas con el formato siguiente
DD/MMM/AAAA
•
•
•
DD es el día con dos dígitos (01 hasta el
31)
MMM. Es son las primeras 3 letras del
nombre del mes en español, ejemplo
ABRIL seria “ABR”. Al momento que
usted presione la primera letra del mes
automáticamente se llenaran las otras
dos, a diferencia de los meses que sean
similares en sus letras de inicio como es
el caso de “AGOSTO y ABRIL”, o “MAYO
y MARZO” o “JUNIO Y JULIO” los cuales
debe de introducir las primeras dos o
tres letras según corresponda para
hacer la diferencia entre ellos.
AAAA es el año compuesto por sus
cuatro dígitos.
Instalación e Introducción 15
Botones: Nos sirven para aceptar
alguna acción. Los botones pueden
tener iconos y/o etiquetas para que
usted los identifique.
SEGURIDAD
Tiware CEFI le proporciona seguridad a sus datos con
su característica de creación de cuentas de usuarios,
confirmando la identidad de los usuarios que intentan
tener acceso a la aplicación, protegiendo así de accesos
indebidos por parte de personas que no tengan los
permisos de uso suficientes.
Para utilizar la aplicación, debe tener una cuenta de
usuario, que consta de un nombre de usuario único y
una contraseña. Al intentar accesar a la aplicación
Tiware CEFI comprueba estos, si la cuenta de usuario
se ha desactivado o borrado, se impedirá que tenga
acceso al sistema, lo que asegura que sólo los usuarios
válidos tengan acceso a la aplicación.
16
CAPÍTULO 2
CONFIGURACION
17
La aplicación de Tiware CEFI posee la ventaja de ser
completamente configurable en todos sus módulos.
Para que la aplicación Tiware CEFI se adecue a la
manera de operar de la empresa se crearon formas de
configuración, las cuales se explicaran en este capitulo.
DISEÑO DE FACTURAS Y REMISIONES
1. Haga clic en el menú “Configuración”, de la
pantalla principal de la aplicación.
2. Elija la opción “Configurar impresión”, le
aparecerá la siguiente pantalla
En ella haga clic en el menú “Diseño” y elija
Facturas o Remisiones.
18
Recuerde salvar continuamente los cambios
realizados haciendo clic en el icono
.
MOVER LA POSICION DE LAS ETIQUETAS
En esta forma usted puede mover de posición las
etiquetas de dos formas distintas la primera, es
seleccionar el campo que desea mover y moverle a
los campos de ubicación que están en el lado
izquierdo de la forma, o bien haga clic en el icono
, luego seleccione con el Mouse la etiqueta y
arrástrela hasta la posición que desea. Una vez
terminada la acción, nuevamente pique el icono
para deshabilitar la función de movimiento.
AGREGAR NUEVAS ETIQUETAS
1. Haga clic en icono “AB” del menú, posicionese en
el area de trabajo y dibuje un cuadro del tamaño
que desee la etiqueta. Ya una vez creado el
campo usted puede agregarle texto o datos de la
Base de Datos. Si desea agregarle texto solo
escriba en el campo texto. Si desea agregarle un
campo seleccione la pestaña “Datos” y agregue
los datos deseados.
BORRAR ETIQUETAS
1. Mantenga el botón “Shift” de su teclado al mismo
tiempo que selecciona con un clic la etiqueta que desea
borrar, por ultimo presione el botón “Suprimir” de su
teclado.
19
CAMBIAR EL TAMAÑO DEL LARGO Y ALTO DE LAS
ETIQUETAS
1. Seleccione el campo al cual desea hacerle los
cambios, posteriormente cambie los datos de
Ancho y Alto ubicados en la parte izquierda de la
forma.
CAMBIAR TIPO DE FUENTE Y TAMAÑO
1.
Posicionese en la etiqueta, haga clic en ella con
el botón izquierdo del Mouse y seleccione el texto
deseado, diríjase al menú superior y cambie allí las
propiedades de la fuente.
GUARDAR CAMBIOS EN EL DISEÑO
Haga clic en el icono
luego “Guardar”.
, o bien en el menú “Archivo” y
OPCIONES DE CONFIGURACION DE FACTURAS Y
REMISIONES
Salto de Numeración o Folio
1. Haga clic en el menú “Configuración” y luego en
“Facturas”, le aparecerá la siguiente pantalla.
20
En ella coloque el nuevo número de folio.
En esta misma forma usted puede Cancelar
directamente una factura, sin que esta se haya emitido
en el modulo de facturación.
También puede habilitar la opción de que se facture
como “Venta de Mostrador” cuando el cliente no tenga
RFC, en este caso los productos que se agreguen en los
renglones de la factura no llevaran IVA desglosado,
marcando así un total de $0.00 de IVA.
21
CAPÍTULO
3
GUIA RAPIDA DE USO
23
GUIA RAPIDA DE USO
1. Instale el Programa
2. Registrar la aplicación, enviándonos el código de
instalación que le genera, y posteriormente le
retornamos las llaves correspondientes para
registrarse.
3. En una hoja de papel organice sus productos,
eligiendo las categorías, subcategorías y marcas
en las que se encuentra cada uno.
4. Una vez organizados sus productos, capture las
Categorías, Subcategorías y marcas en los
catálogos correspondientes.
5. Capture todos los productos de su negocio
(“Catalogo de Productos”), e introduzca las
existencias de cada uno de ellos.
6. Configure el formato de Facturas/Remisiones
(“Configuración”/”Configurar Impresión”)
7. Elija el Folio a partir del cual empezara a
Facturar y remisionar
(“Configuración”/”Facturas”) y
(“Configuración”/”Remisiones”)
8. De de alta a todos los usuarios que utilizan el
sistema (“Seguridad”/”Usuarios”)
9. Puede empezar a facturar.
10.Al final de la jornada Cierre el Corte de Caja
(“Cortes de Caja”/”Cerrar Caja”) e imprima su
reporte.
24
CAPÍTULO
4
CATALOGOS
25
Entiéndase por catálogos al conjunto de datos
pertenecientes a una misma persona u objeto
guardadas con el fin de realizar
con ellos alguna
consulta o acción.
La aplicación en su versión completa consta de los
nueve catálogos siguientes:
• Clientes
• Productos
• Marcas
• Categorías
• Subcategorias
• Proveedores
• Empleados
• Usuarios
• Multimoneda
El funcionamiento de cada uno de ellos es similar, sin
embargo en este capítulo se explicará a detalle el uso
de cada uno de ellos.
26
CATÁLOGO DE USUARIOS
Este catálogo sirve para agregar, cambiar o borrar los
datos de los usuarios del sistema. Aquí es donde se
establecen quienes podrán utilizar la aplicación y los
privilegios que tendrán al trabajar con ella.
Este catálogo solo es visible para los usuarios con
privilegios de Administrador, pues ellos son los únicos
que pueden crear mas usuarios del sistema, así como
cambiar los datos de los usuarios existentes.
Para comenzar a utilizarlo haga clic en
la opción
“Seguridad” de la ventana principal de la aplicación, y
elija “Usuarios”. Le aparecerá la siguiente ventana:
27
BOTONES PRINCIPALES DE LA FORMA DE
USUARIOS
•
•
•
NUEVO:
Al hacer clic en este botón se
habilitaran los cuadros de texto y podrá
comenzar a introducir los datos del nuevo
usuario.
GUARDAR: Una vez que los datos se hallan
introducido correctamente podrá pulsar este
botón
y automáticamente se guardaran los
datos del usuario en el sistema.
BORRAR: Este botón sirve para eliminar a un
usuario del sistema, para encontrar a dicho
usuario es necesario buscarlo con los controles
de recorrido de esta misma forma. Nota: Siempre
debe existir por lo menos un usuario de la aplicación
con permisos de administrador para asegurar así el
acceso a la aplicación y la creación de nuevos
usuarios.
•
•
CAMBIAR: Este botón sirve para hacer cambios
en uno o varios datos del usuario.
CANCELAR: Sirve para cancelar la inserción o
modificación de los datos del usuario antes de
guardar.
ALTA DE UN USUARIO AL SISTEMA
1. Haga clic en el botón “Nuevo”.
2. Introduzca los datos del usuario en cada uno de los
cuadros de texto correspondientes y elija con un clic
28
el grupo al que va a pertenecer el usuario
(administrador cajero, etc.). En el cuadro de texto
de “Comprobar” es necesario teclear nuevamente la
misma contraseña que escribió en el cuadro de
texto “Contraseña”, esto para asegurar que no haya
existido ningún error al escribir este.
3. Haga clic en “Guardar” y los datos del nuevo usuario
quedaran
almacenados
en el sistema.
BORRAR UN USUARIO DEL SISTEMA
1. Seleccione al usuario que desee borrar por medio de
los botones de recorrido de los datos de los
usuarios.
2. Haga clic en “Borrar” y los datos del usuario se
borraran siempre y cuando no sea el único usuario
que exista en el sistema con privilegios del
administrador, pues si se eliminara este, no se
podrían crear nuevos usuarios en el futuro.
CAMBIAR DATOS DE LOS USUARIOS
1.Seleccione a través de los botones de recorrido de los
datos de los usuarios a aquel al que desea modificar.
2. Haga clic en el botón “Cambiar”.
3. Cambie los datos deseados.
4. Haga clic en “Guardar” y los nuevos datos del
usuario quedaran almacenados en el sistema.
BÚSQUEDA DE UN USUARIO
Para buscar a un usuario es necesario hacer uso de los
controles de recorrido a los datos de los usuarios. Su
uso se explicara a continuación.
29
Botones de recorrido de los datos de los usuarios.
Estos botones recorren toda la lista de usuarios de la
aplicación para poder visualizarlos o modificarlos.
30
CATÁLOGO DE CATEGORIAS
Este catálogo sirve para agregar, cambiar o borrar los
datos de las categorías de productos. Entendemos por
categoría a los niveles de agrupación que tengan los
productos. Por ejemplo una categoría podría ser “Utiles
escolares” y sus productos: lápiz, cuaderno, borrador,
etc. Para comenzar a utilizarlo haga clic en la opción
“Catálogos” de la ventana principal del sistema, y elija
“Catálogos”. Le aparecerá la siguiente forma:
BOTONES PRINCIPALES DE LA FORMA DE
CATEGORIAS
•
NUEVO: Al hacer clic en este botón se
habilitaran los cuadros de texto y podrá
comenzar a introducir los datos de la categoría.
31
•
•
•
•
•
GUARDAR: Una vez que los datos se hallan
introducido correctamente podrá pulsar este
botón y automáticamente se guardaran los datos
en el sistema.
BORRAR: Este botón sirve para eliminar una
categoría del sistema, para encontrar dicha
categoría es necesario pulsar el botón “Buscar”
de esta misma forma. Para asegurar la
consistencia de la Base de Datos no se podrá
eliminar una categoría si tiene productos ligados
a él.
CAMBIAR: Este botón sirve para hacer cambios
en uno o varios datos de la categoría.
CANCELAR: Sirve para cancelar la inserción o
modificación de los datos de la categoría antes
de guardar.
REGRESAR: Cierra la pantalla actual y nos lleva
a la pantalla principal del sistema.
ALTA DE UNA CATEGORIA
1. Haga clic en el botón “Nuevo”.
2. Introduzca los datos de la categoría en cada uno de
los cuadros de texto correspondientes.
3. Haga clic en “Guardar” y los datos quedaran
almacenados
en el sistema.
BORRAR UNA CATEGORIA
1. Seleccione con un clic el renglón con los datos de la
categoría que desee eliminar.
2. Haga clic en “Borrar” y los datos de la categoría se
eliminara.
Nota: Para asegurar la consistencia de la Base de Datos no se podrá
eliminar una categoría si tiene productos ligados a el.
CAMBIAR DATOS DE UNA CATEGORIA
32
1. Seleccione con un clic el renglón con los datos de la
categoría que desee modificar.
2. Haga clic en el botón “Cambiar”.
3. Cambie los datos deseados.
4. Haga clic en “Guardar” y los nuevos datos quedaran
almacenados en el sistema.
CATALOGO DE SUBCATEGORIAS.
SUBCATEGORIAS.
Para acceder a ella, pique en la pestaña
“subcategorías”, de la forma de categorías. Se utiliza
de igual manera que el catalogo de categorías.
CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Esta forma sirve para agregar, cambiar o borrar los
datos de los productos. Para comenzar a utilizarlo haga
clic en la opción “Catálogos” de la ventana principal del
sistema, y elija “Catálogos”. Le aparecerá la siguiente
forma:
33
BOTONES PRINCIPALES DE LA FORMA DE
PRODUCTOS
•
•
•
NUEVO:
Al hacer clic en este botón se
habilitaran los cuadros de texto y podrá
comenzar a introducir los datos del producto.
GUARDAR: Una vez que los datos se hallan
introducido correctamente podrá pulsar este
botón y automáticamente se guardaran los datos
en el sistema.
BORRAR: Este botón sirve para eliminar un
producto del sistema, para encontrar a dicho
34
•
•
•
producto es necesario pulsar el botón “Buscar”
de esta misma forma.
CAMBIAR: Este botón sirve para hacer cambios
en uno o varios datos del producto.
CANCELAR: Sirve para cancelar la inserción o
modificación de los datos del producto antes de
guardar.
REGRESAR: Cierra la pantalla actual y nos lleva
a la pantalla principal del sistema.
ALTA DE UN PRODUCTO
1. Haga clic en el botón “Nuevo”.
2. Introduzca los datos del producto en cada uno de los
cuadros de texto correspondientes.
3. Para agregar una imagen del producto haga clic en el
recuadro correspondiente y elija la ruta en donde se
encuentra la imagen.
4. Si el producto cuenta con número de series, habilite
la opción “Manejar números de series”, captúrelas
después con la opción de modificar producto.
3. Haga clic en “Guardar” y los datos quedaran
almacenados
en el sistema.
Nota. Para hacer visible el Precio de Costo, es
necesario picar al botón de la parte inferior
derecha del sistema, con la intención de que no
este visible permanentemente y mantener
discreción.
BORRAR UN PRODUCTO DEL SISTEMA
1. Haga clic en el botón “Buscar” para seleccionar el
producto que desee borrar.
2. Haga clic en “Borrar” y el producto se eliminara.
35
Si existen ya relaciones en la Base de Datos no se
podra eliminar un producto, para evitar errores de
Integridad.
CAMBIAR DATOS DE UN PRODUCTO
1. Haga clic en el botón “Buscar” para seleccionar el
producto que desee modificar.
2. Haga clic en el botón “Cambiar”.
3. Cambie los datos deseados.
4. Haga clic en “Guardar” y los nuevos datos quedaran
almacenados en el sistema.
BUSCAR UN PRODUCTO
36
1. Escriba el nombre del producto o la clave o la
descripción en el cuadro de texto correspondiente.
2. Haga clic en el botón “Buscar”. Esto le desplegara los
datos de los productos que tengan estos datos.
3. Haga clic en el renglón que tiene los datos deseados
y pulse el botón “Aceptar”, esta acción le regresara a
la pantalla de “Productos”. Otra manera de
seleccionar es presionando dos veces seguidas el
botón del mouse el renglón que contenga los datos
correctos y automáticamente le regresara a la
pantalla de “Productos”.
37
CAPÍTULO
5
MÓDULO CORTE DE
CAJA
38
CORTE DE CAJA
Los cortes de cajas se pueden hacer cuantas veces sea
necesario en un mismo día.
Para Abrir y cerrar la caja realice los siguientes pasos.
1. Haga clic en el “Corte de Caja” en el menú de la
pantalla principal del sistema, y luego en “Iniciar
Caja”
Nota: Si no tiene habilitada la opción de abrir
automáticamente los cortes, es necesario ir a
“Administrar Cortes” para agregar a los vendedores
encargados de facturar o remisionar. Ese módulo se
explica mas adelante.
2. Para cerrar la caja haga clic en “Cerrar Caja”, le
aparecerá automáticamente un reporte de este.
3. Para imprimir este reporte solo haga clic en el icono
y utilizara la impresora predeterminada de
Windows,; si desea cambiar esta haga clic en el icono
.
39
AGREGAR VENDEDORES AL CORTE DE CAJA
1. Haga clic en el icono “Vendedores” , o bien en el
menú “Herramientas” y “Vendedores”, le aparecerá la
siguiente pantalla
40
En ella elija al vendedor y haga clic en el botón
“Agregar”. Repita la operación hasta que complete
los vendedores deseados.
Estos vendedores quedaran siempre dados de alta
automáticamente cada vez que usted abra la caja.
Si desea modificar, eliminar o agregar un usuario
debe
de
repetir
la
operación
explicada
anteriormente.
IMPRIMIR CORTES DE CAJA DE OTROS DIAS
1. En la forma de “Administrador de Cortes”, haga
clic en el icono “Buscar”, le aparecerá la
siguiente pantalla
41
En ella deshabilite la opción “Solo marcar Activos” y
elija el día del corte deseado, posteriormente haga
clic en “Llenar”, se desplegaran todos los cortes de
ese día. Elija con un clic el renglón deseado y luego
en “Aceptar”. Automáticamente se actualizaran los
datos de la forma de “Administrar cortes”.
GASTOS
Hay dos maneras de introducir
programa.
1. Ligados a un corte especifico
2. Sin liga a un corte especifico
los
gastos
al
Para agregar un gasto a un corte especifico realice los
siguientes pasos
1. Dentro de la pantalla de “Administración de
Corte de Caja”, haga clic en el menú
“Herramientas”/”Gastos”, le aparecerá la forma
de gastos.
2. Verifique que la fecha sea la correcta
42
3. Seleccione un concepto, o bien creelo haciendo
clic en el icono que se encuentra a su lado
izquierdo.
4. Escriba el detalle del gasto, en el espacio
especifico.
5. Escriba el monto del gasto en el espacio
especifico.
6. Haga Clic en el botón “Agregar”, le pedirá su
usuario y contraseña.
Para agregar un gasto no ligado a corte, haga clic en
“Administración” y luego a “Gastos”, de la pantalla
principal del sistema, y repita los mismos pasos
especificados arriba.
Retiro de Efectivo
Cada vez que necesite retirar efectivo en caja, sin
necesidad de hacer el corte de caja, haga lo siguiente.
Dentro del modulo de administración de corte de caja,
seleccione “Herramientas/Retirar Efectivo”, y allí
agregue el monto de este.
43
CAPÍTULO
6
PEDIDOS Y ENTRADA
DE PRODUCTOS
44
PEDIDOS
Este modulo nos sirve para realizar los pedidos de forma
automática, en base al inventario mínimo elegido, o bien
para seleccionar manualmente los productos requeridos.
Para utilizarlo de clic en “Administración” de la ventana
principal del sistema y luego en “Pedidos”, le aparecerá la
siguiente forma:
Para utilizarla realice los siguientes pasos:
PEDIDOS MANUALES
1. Haga clic en el botón “Nuevo”.
2. Seleccione al proveedor deseado (si es nuevo
píquele al icono con la hojita blanca, para dar de
alta al nuevo proveedor desde esta misma
forma)
3. Seleccione los productos requeridos, tecleando o
buscando el producto.
45
4. Agregue la cantidad deseada, seguido de un
“Enter” o haciendo clic al botón “Agregar”.
5. Edite los precios (no es obligatorio), en las
celdas correspondientes de sus partidas.
6. Haga clic en “Guardar” para que se almacene su
pedido
7. Haga clic en el botón “Imprimir” para generar su
reporte.
PEDIDOS AUTOMATICOS
Siga los mismos pasos que el pedido manual, solo que para
agregar los productos faltantes haga clic en el botón
“Automát.”, le aparecerá la siguiente pantalla:
En ella seleccione si desea cargar su pedido en base a
marca, categoría, subcategoría, o productos proveídos
anteriormente por ese proveedor.
Una vez seleccionado los filtros de clic en el botón “Aceptar”,
esto le regresara a la forma de pedidos con todos los
productos faltantes según el inventario mínimo de cada uno
de ellos.
46
ENTRADA DE PRODUCTOS
Antes de poder facturar o remisionar es necesario tener
dado de alta las existencias de los productos. Al llegar
la mercancía es necesario introducir los productos que
contiene dicha factura, así como el folio y proveedor,
para poder así tener un historial de cada producto.
Para comenzar la forma de entrada de productos haga
clic en
la opción “Administración” de la ventana
principal del sistema, y elija “Entradas”. Le aparecerá la
siguiente forma:
Para utilizarla realice los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón “Nuevo”.
2. Verifique si la fecha es correcta, sino lo es cámbiela.
3. Coloque el folio de la factura en el campo “Factura”
47
4. Agregue los productos. Si conoce la clave del
producto introdúzcala en el cuadro de texto “Clave”, si
no la conoce haga clic en el botón “Buscar” y seleccione
el producto deseado.
5. Teclee la cantidad de producto que desea anexar en
el cuadro de texto “Cantidad”, y posteriormente haga
clic en “Agregar”, repita el procedimiento hasta
terminar de capturar todos los productos.
6. Capture los precios de costo directamente al agregar
el producto, o bien edite ya una vez que están
agregados las filas de productos (las columnas que
estan de otro color son las que se pueden editar)
7. Por ultimo, haga clic en “Guardar”
APLICAR DESCUENTOS O AUMENTOS A LA
FACTURA DEL PROVEEDOR
Haga clic al boton “+-%”, le aparecerá una forma en
donde podrá hacer aumentos o descuentos antes o
después del IVA”.
1. Elija si es un aumento o un descuento.
2. Coloque el porcentaje, o bien el monto del
descuento o aumento.
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3. Si aun no tiene dado de alta un concepto
descriptivo para ese descuento o aumentó, solo
escriba un nombre en concepto.
4. Elija si va antes o después del IVA, habilitando la
opción “Después de IVA”
5. Haga clic en el Botón de “Agregar”
Repita estos pasos por tantos descuentos o
aumentos tenga la factura.
6. Por ultimo de clic al botón “Aceptar” y esto le
regresara a la forma de Entradas de productos,
con los descuentos/aumentos aplicados.
Le recomendamos que todos los gastos extras se hagan
en este modulo, para que así se tomen en cuenta para
calcular el precio de costo de cada unos de los
productos de esa entrada.
CARGAR UNA ENTRADA A PARTIR DE UN NUMERO
DE PEDIDO
Si quiere cargar la entrada directamente de un pedido,
solo haga clic en el botón pedido, le aparecerá la
siguiente pantalla
En ella iga los siguientes pasos
49
1. En el campo “Pedido”, teclee el numero del pedido
seguido de un “Enter”.
2. Haga clic en el botón “Agregar”
3. Cierre la forma, esto le regresara a la forma de
entradas con los datos específicos del pedido
seleccionado.
HACER CAMBIOS A UNA ENTRADA
1. Seleccione al proveedor, luego utlice los botones
de recorrido o bien teclee el numero de folio de
la entrada. Se desplegaran todos los datos
2. Haga clic en el botón “Cambiar”
3. Edite las celdas correspondientes (solo se
pueden editar las columnas de Cantidad, Precio y
Descuento)
4. Haga clic en el botón “Guardar”
50
CAPÍTULO
7
FACTURACION Y
REMISION
51
La forma “Generar Remisión” Y “Generar Factura” nos
sirve para remisionar/facturar la venta de uno o varios
productos de nuestra base de datos. Actualizando
automáticamente los datos de inventario del producto,
y el monto de las entradas diarias. Para que esta forma
se adecue a sus formatos de impresión de Facturas o
notas de mostrador, usted podrá configurar:
• El número de remisión que se imprime
• Si se desglosa o no el IVA
• El número de conceptos máximos (renglones) que
se imprimen en la remisión.
• El lugar específico en donde se imprimirán cada uno
de los parámetros generados en la remisión.
(Vease capitulo de configuración)
Por la similitud entre el modulo de facturación y remisión,
solo explicaremos uno de ellos,
GENERAR UNA FACTURA
Siga los siguientes pasos para poder generarla:
1.- Elija al cliente al que se le venderán los productos
(opcional), haciendo clic en el icono
siguiente pantalla
, le aparecerá la
52
En ella escriba el nombre del cliente (no es necesario
escribir el nombre completo, pues la aplicación tiene un
motor de búsqueda avanzado), y luego de clic en
“Buscar”, se le desplegaran los clientes que coincidan
con la búsqueda de doble clic en el renglón con el
cliente deseado o bien elija con un clic el renglón y de
clic a “Aceptar”.
Si no tiene dado de alta el cliente, lo puede dar de alta
desde la misma pantalla de facturación/remisión dando
clic al iconito con la hojita blanca y llenado los datos del
cliente.
3. Si son varios vendedores, seleccione cual es el
que realizara la venta.
4. Seleccione el precio al cual venderá los
productos. Le dejara seleccionar tantos tipos de
precios tenga asignado el cliente (Vease
Catalogo de Clientes)
5. Elija los productos que se venderán. Esto lo
puede hacer de dos formas
a) Tecleando o escaneando con lector de código de
barras la clave del producto en el cuadro de texto
correspondiente.
53
b) Haga clic en el botón “Buscar”, esta acción le llevara
a una forma de búsqueda de productos. (Vea la
explicación en el Capitulo de Catálogos).
Elija la cantidad de productos que se venderán. Esta no
debe ser mayor a la existencia del producto, la cual se
mostrara en el cuadro de texto “Existencia”.
Si el¡ producto tiene asignado números de series, es
necesario seleccionar el numero de serie tiene el
producto.
4.- Haga clic en “Agregar”, o bien solo presione “Enter”
después de haber colocado la cantidad.
5. Haga clic en el botón “Notas”, si desea agregarle
comentarios a la Factura o Remisión. Una vez que
termine de escribir los comentarios haga clic en el
botón “Tabla”
Repita esos pasos hasta llenar todos los productos que
desea facturar y haga clic en “Imprimir”.
Si desea que se agreguen automáticamente los productos a
la tabla, con el simple hecho de teclear o leer la clave con un
lector de código de barras, entonces habilite la opción
“Habilitar funciones TPV” que se encuentra en la parte
inferior de la forma.
Borrar un producto de la Factura
Elija el renglón que desee eliminar y oprima el botón
“Suprimir” de su teclado.
Borrar todos los productos de la remisión
Haga clic en el botón “Borrar” de la forma.
54
Aplicar un descuento
1.- Haga clic en el botón “Descuento”
2.- Introduzca la contraseña con privilegios,.
3.- Introduzca el porcentaje de descuento que desea
aplicar y automáticamente se generara el descuento.
CANCELAR O CONSULTAR UNA FACTURA
Esta forma nos muestra todas las remisiones hechas a
un cliente específico para simple consulta o para
cancelar alguna de ellas.
Para acceder a esta forma haga clic en la opción
“Facturación” de la ventana principal de la aplicación y
elija “Consultar/Cancelar Factura”. Le aparecerá la
siguiente forma:
55
CONSULTA DE UNA FACTURA
Para consultar una factura realice los siguientes pasos:
1. Elija el cliente del cual desee consultar todas sus
facturas
2. Haga clic en los botones de recorrido de las
remisiones, para irse a la anterior o siguiente
remisión.
Otra manera seria si usted conoce el número de
remisión solo teclee la en el cuadro de texto
correspondiente y los datos se le desplegaran
automáticamente en la forma.
CANCELAR UNA FACTURA
Para cancelar una factura realice los siguientes pasos:
1. Teclee el número de Remisión que desee cancelar.
2. Haga clic en el botón “Cancelar”, e introduzca una
contraseña con privilegios. Posteriormente escriba la
razón por la cuál cancelara la factura.
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CAPÍTULO
8
COTIZACIONES
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La forma de cotizaciones, nos sirve para imprimir un
reporte de cotización de uno o varios productos.
Para realizar una cotización siga los pasos siguientes:
1.- Elija al cliente al que se le cotizara los productos
(opcional), haciendo clic en el icono de búsqueda.
Si no tiene dado de alta el cliente, lo puede dar de alta
desde la misma pantalla de cotizaciones dando clic al
iconito con la hojita blanca y llenado los datos del
cliente.
2.- Elija el producto que se venderá. Esto lo puede
hacer de dos formas:
a)
Tecleando o escaneando con lector de código de
barras la clave del producto en el cuadro de texto
correspondiente.
b)
Haga clic en el botón “Buscar”, esta acción le
llevara a una forma de búsqueda de productos. (Vea la
explicación en el Capitulo de Catálogos).
3.- Elija la cantidad de productos que se cotizaran.
4.- Haga clic en “Agregar”, o bien solo presione “Enter”
después de haber colocado la cantidad.
5. Haga clic en el botón “Guardar”
6. Si desea imprimir el reporte haga clic en el botón
“Imprimir” (El formato de impresión es configurable:
Véase en Configurar formatos de impresión).
Las cotizaciones guardadas pueden ser convertidas a
facturas o a remisiones simplemente haciendo clic en el
botón “Facturar” o “Remisión”.
58
CAPÍTULO
9
REPORTES
59
¿Qué son los reportes?
Los reportes son listados con información específica de
uno o varios campos de los datos almacenados en el
sistema. Estos listados los puede visualizar en su
pantalla, imprimirlos o guardarlos en disco duro con
algún formato especial.
El objetivo de estos son proporcionarle información
relevante de manera fácil y rápida.
Los reportes se despliegan así:
IMPRIMIR UN REPORTE
Para imprimir el reporte solo tiene que hacer clic en el
botón que se encuentra marcado en la siguiente figura
que representa al menú que se despliega en los
reportes.
60
VISUALIZAR UN REPORTE
Si solo quiere observar el reporte sin mandarlo a
imprimir o guardarlo, tiene las herramientas de zoom
para ver el reporte de diferentes tamaños según
prefiera y los botones de navegación entre las hojas del
reporte en el caso que sea mas de una.
GUARDAR EL REPORTE EN DISCO DURO
Uno de los beneficios de guardar el reporte al disco
duro no es solo almacenarlos de manera digital, sino
exportarlos con un formato especifico como excel,
word, access, etc., y de esta manera ocupar los datos
que nos arroja el reporte en documentos que tengamos
ya hechos en algunos de estos programas comerciales.
Para guardarlos en disco es necesario que haga clic en
el botón que encerrado en el circulo de la imagen
siguiente que representa el menú que aparece en la
ventana de los reportes.
61
A continuación le aparecerá la siguiente ventana:
Aquí hay que elegir el tipo de archivo al que se desea
exportar en el combo de “Formato”, después presione
el botón “Aceptar” y nombre el archivo para que se
guarde en el disco duro.
62
REPORTES DE VENTAS
Haga clic en el menú “Reportes” y elija “Reportes de
Ventas Diarias e Inventarios”, le aparecerá la
siguiente ventana.
Para obtener algún reporte solo haga clic en el
botón “Imprimir”, si es requerido elija la fecha o
rango de fechas.
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REPORTES DE PRODUCTOS
Haga clic en el menú “Reportes” y elija “Reportes de
Productos”, le aparecerá la siguiente ventana.
Para obtener algún reporte solo haga clic en el
botón “Imprimir”, después de haber elegido la
opción deseada.
64
CAPÍTULO
10
RESPALDAR LA BASE
DE DATOS
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RESPALDAR LA BASE DE DATOS
En la Base de Datos es donde se encuentran almacenados
todos los datos que usted a capturado, así que es de suma
importancia hacer respaldos continuos, para contar con
copias en caso de fallo de su computadora.
La herramienta TSSERVER es la que le ayudara a realizar sus
respaldos.
Siga las instrucciones para utilizarlo.
Ejecute el programa TSSERVER. O bien si ya se esta
ejecutando (Aparece el icono en la parte inferior de su
barra de Windows) ábralo haciendo doble clic en el icono.
Le aparecerá la siguiente pantalla:
1. En ella de clic en “Respaldos” y luego en
“Establecer ruta de respaldo”
2. Seleccione una ruta y coloque el nombre del
respaldo, luego de clic en el botón “Agregar”
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En el botón de “Dias” puede seleccionar los días que
usted quiera que se hagan respaldos automáticos.
Para asegurarse que los respaldos se están haciendo
correctamente los respaldos, cheque regularmente
el tamaño de el archivo de respaldo para verificar
que este aumentando de tamaño.
Para hacer un respaldo manual haga
“Herramientas”/ “Respaldar”.
clic
en
67
GLOSARIO
Aplicación: Un grupo de instrucciones que la
computadora utiliza para realizar una tarea especifica.
Barra de Tareas: Es una herramienta que se encuentra
en muchas ocasiones en la parte inferior de las
ventanas para proporcionarle información o ligas para
ejecutar algún programa.
CD-ROM: Disco compacto de memoria de solo lectura.
Cliente: Un equipo que se conecta a otro equipo central
llamado servidor. El servidor le comparte recursos y
archivos.
Cuadro de Dialogo: Una ventana en la que se
proporciona información.
Haga clic: Indica que debe presionar el botón primario
del mouse.
Icono: Una imagen que representa a un programa,
archivo, carpeta, etc.
Iniciar Sesión: Identificarse con una contraseña y
nombre para tener acceso a un equipo o programa.
Menú: Lista de comandos que aparece en la parte
superior de algunas ventanas.
Servidor: Un equipo que almacena y controla los
recursos compartidos que pueden ser utilizados por
otros equipos llamados clientes.
Ventana: La parte rectangular de la pantalla en el que
se muestra la parte del sistema que se este ejecutando
en ese momento.
Ventana Principal: Es la ventana en donde se concentra
todo los accesos a los módulos de la aplicación.