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MANUAL DE USUARIO
SECRETARIA
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTARIA
SisGeDo v 2.0
Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas
MANUAL DE USUARIO DE SISGEDO V2.0
OPCIONES GENERALES
Los diversos módulos y pantallas del sistema se componen de objetos y páginas web cuyas
características de operación son las mismas, por tanto a continuación detallamos algunos
controles y formas de operación que se aplicarán para cualquier módulo donde estos se
presenten.
MENÚ PRINCIPAL
Pestaña o solapa principal.
Haga click en la pestaña o solapa
principal para ver el sub Menú.
Submenú
Web Inicio. Desde donde se
encuentre, haga click en este link
para ir a la página principal.
Identificación del usuario
en el sistema. Si es un visitante
se le identifica como ANONIMO.
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INGRESO DEL USUARIO AL SISTEMA
Ingresar al portal web del Gobierno Regional Huánuco, mediante la página:
http://www.regionhuanuco.gob.pe
Luego seleccionar el link “SISGEDO”
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Hacer un “Click” en la opción “Ingresar al Sistema”
Ingresar en la pantalla principal el “Nombre de Usuario”, “Contraseña” y “Código de Seguridad”,
asignado y lego hacer click en el link “.::Ingresar::.”
El escritorio de trabajo para usuarios registrados
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REGISTRO DE USUARIOS
Seleccionar la pestaña o solapa principal “Administración” y luego el Submenú “Usuarios”.
Seleccionar el Submenú “Nuevo Usuario”, para proceder a ingresar los datos personales y de
la cuenta del usuario, según corresponda.
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Tipo de usuario
Seleccionar la
opción OPERADOR
Vigente hasta
Seleccionar la fecha vigente hasta la
culminación de su contrato
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Estado
Seleccionar la
opción ACTIVADO
.::Registrar::.
Seleccionar la opción
“.::Registrar::.”
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Luego se muestra el cuadro de almacenamiento de datos donde se genera un nuevo código de Usuario.
Luego elegir la opción “Explorar
Usuarios y Asignar Permisos”
Asignación de permiso para el OPERADOR
1º. Seleccionar con “chek” el campo de
registro del usuario registrado
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2º. Seleccionar la barra de
botones “Permisos”
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Otorgar permisos para la opción “buscar”, “Reportes Documentos” y “Catálogos”, considerando la
opción “CONTROL TOTAL”.
1º. Registrar el código de usuario
2º. Permiso para que el operador tenga el
CONTROL TOTAL en el menú principal/sub menús
3º. Y como último paso hacer CLIK en
la opción “.::Grabar Permiso::.”
Cuadro de confirmación que “EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE”
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REGISTRO, CLASIFICACIÓN Y DERIVACIÓN DE DOCUMENTOS
Después de ingresar al sistema el escritorio de trabajo para el usuario registrado y las opciones más
usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo.
Para el REGISTRO DE UN DOCUMENTO GENERADO, se realiza el siguiente proceso:
Documentos > Documentos en Proceso
1º.Seleccionar la pestaña o solapa
principal “Documentos”
2º. Seleccionar el
ícono “Documentos en
Proceso”
Documentos > Documentos en Proceso > Explorar Documentos en Proceso
Esta opción es la misma del sub menú “En proceso” del menú “Documentos”.
En esta opción tendrá acceso y se mostrará todos los documentos en proceso que tiene el
usuario. Luego de hacer click en “Documentos en Proceso”, se mostrará el siguiente cuadro
de búsqueda de documentos:
2º. Elegir la opción “Nuevo Documento”
1º. Por defecto se muestra el
siguiente formulario
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Ventana de “Nuevo Documento”
Hacer CLIK en la opción
“.::Continuar::.”
Elegir la Prioridad de atención del Doc.: “URGENTE” o “NORMAL”
Por defecto el sistema registra los datos de la oficina
Elegir la fecha mediante el calendario
Elegir el tipo de documento generado
Según el tipo de documento el sistema asignara el Nº correlativo al Doc. y si es interno
Elegir el medio por el cual el documento será recepcionado
Adjuntar el archivo del Doc. generado
Plazo de días para su atención según el TUPA
En esta misma pantalla de ingreso del
documento,
existe
la
sección
“Destino(s)
-Derivación
del
documento” donde usted podrá, si lo
desea, derivar su documento en el
mismo momento que lo está
registrando. Por lo tanto al dar por
registrado su documento ya aparecerá
como derivado.
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Puede ingresar datos de la U.O. origen del Doc.
Click en la opción “Añadir” el documento
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Se añadió el documento original
Se muestra el cuadro con el documento
ORIGINAL registrado
Seleccionar con un check la opción “Copia” para enviar el
documento de conocimiento la U.O. interesada, de ser el caso
Llenar los datos con destino a la Unid. Org.
Que se derivara la copia
Click en la opción “Añadir” el
documento registrado en COPIA
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Click en la opción “.::Graba::.” el
documento registrado
Se muestra el cuadro con el
documento COPIA registrado
Cuadro de confirmación que “EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE”
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RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Documentos > Documentos por Recibir
Esta opción es la misma del sub menú “Por Recibir” del menú “Documentos”.
1º.Seleccionar
la pestaña o solapa
principal “Documentos”
2º
Abril con un Click en
“Documentos por Recibir”
Al hacer click en el ícono “Documentos por Recibir”, se presenta el siguiente formulario:
Documentos > Documentos en Proceso > Explorar Documentos Por Recibir > Buscar
1º. Digitar el Registro y seleccionar la opción
“----- Todos ----”
2º Abril con un Click en “Buscar”
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Cuadro de búsqueda
Documentos > Documentos por Recibir > Explorar Documentos por Recibir > Buscar >
Recepcionar
2º
Hacer Click en la barra de
botones “Recepcionar”
1º
Una vez que ha
seleccionado los registros que
desea recepcionar.
Aparece el siguiente cuadro de registro:
En esta pantalla debe verificar la lista de registros que serán recepcionados.
Click en “.::Grabar::.”
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Luego de presionar el botón “Grabar” la recepción, estos documentos pasarán a estar en
sus documentos en proceso.
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ARCHIVAMIENTO
Para realizar el proceso archivar un documento en primer lugar se debe
crear el Archivador.
Catálogo < Documento Archivados/Procesados
Crear Archivador
Catálogo < Documento Archivados/Procesad < Archivadores < Nuevo
Archivador
1º.
2º.
Registrar los datos
del archivador.
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Registrar los datos
del archivador.
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Cuadro de confirmación que “EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE” del
Nuevo Archivador
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Archivar documento
Documentos > Documentos en Proceso >
Esta opción es la misma del sub menú “Archivados” del menú “Documentos”.
Seleccionar el ícono
“Documentos en Proceso”
Documentos > Documentos en Proceso > Explorar Documentos en Proceso
1º. Seleccionar la opción
“------Todos------”
2º. Seleccionar la opción
“.::Buscar::.”
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Luego se muestra el siguiente formulario
2º. Hacer Click en la barra de
botones “Archivar”
1º. Seleccionar el registro
que se desea archivar
1º.
Registrar:
forma, Archivador
y Acciones, del
documento.
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2º. Hacer Click en la barra de
botones “.::Grabar::.”
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Cuadro de confirmación que “EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE” de
Grabación del Archivo
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