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Soluciones
LOPD
y enmascaramiento de datos
Data Sync Manager para SAP HCM
Los sistemas de gestión, y más concretamente los de HCM, están diseñados para albergar información
sensible sobre las personas y están obligados al cumplimiento de la LOPD. Además, el tratamiento de
dichos datos comúnmente se engloba en procesos de auditoría y de calidad marcados por estándares
reconocidos internacionalmente, haciendo que las empresas se sometan periódicamente a revisión para
verificar su cumplimiento.
En el mundo de SAP HCM, las pruebas
en los sistemas de calidad son una
constante. Después del go-live hay
numerosas razones para hacer pruebas,
desde la comprobación de nuevas
funcionalidades, instalación de nuevos
support packs, upgrades o cambios
de versión, hasta las mejoras de
negocio, cambios legales y problemas
David de Biase
Product Sales
en el entorno de producción. Todas
Executive Europe
estas razones aconsejan contar
con un entorno no productivo cuya
configuración y datos sea lo más
parecido posible al sistema de
producción.
Debido a la regulación vigente, es
importante gestionar de forma adecuada tanto la seguridad como
el control de los datos. Mientras que, en el entorno de producción,
el acceso puede estar limitado a los usuarios mediante perfiles
de autorización, normalmente esto no se lleva a cabo en los
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entornos de “calidad” y “desarrollo”, debido a que hay un mayor
número de usuarios con requerimientos más amplios de acceso a
la información. Por lo tanto, si se copian datos de producción a un
entorno no productivo, es necesario asegurar que la información de un
empleado, aquella susceptible de protección, no sea expuesta y que
existan los controles pertinentes en marcha.
Seguridad, Control y Coherencia de los datos
La finalidad última de la copia de esta información es poder hacer
las pruebas de manera adecuada. Pero para todos los escenarios
descritos en el cuadro adjunto es necesario enmascarar los datos
sensibles según la normativa vigente (LOPD) y que éstos sean
coherentes. Esto último es especialmente importante porque,
aunque las tecnologías actuales permiten cambiar prácticamente
cualquier dato, puede llegar el caso en que la información pueda
no ser útil para las pruebas debido a un excesivo enmascaramiento.
Por ejemplo, si se cambia el salario de un empleado es necesario,
o bien cambiar todos los resultados de nómina (y procesos
consecutivos), o bien borrar los resultados para que se vuelvan
a ejecutar. Pero cualquiera de estos cambios haría que los
resultados de la pruebas no fuesen correctos: no se podrían
hacer comparaciones de datos. De igual forma, si se hicieran
cambios significativos respecto del empleado, la asignación
organizativa o a las relaciones con la estructura organizativa, se
generarían problemas con las pruebas de seguridad (autorizaciones
estructurales) y de proceso.
Dependiendo de la naturaleza de los datos, y de las necesidades
específicas del departamento, será necesario, o no, cambiar o
enmascarar esa información.
Los datos relacionados con el empleado son los más susceptibles
de ser enmascarados. Se puede, y se debe, enmascarar la siguiente
información relacionada con el empleado:
• Nombre, dirección, teléfono, e-mail y otros datos de contacto.
• Nº Seguridad Social.
• Fecha de Nacimiento.
• Información Bancaria.
• NIF, grado de discapacidad....
Debido a la regulación vigente, es
importante gestionar de forma adecuada
tanto la seguridad como el control de
los datos
Algunos datos del sistema pueden enmascararse para proteger
en mayor medida el reconocimiento de los datos entre el sistema
productivo y el no productivo. Estos cambios no están regulados
por la LOPD, como por ejemplo el número de personal o la posición
en la empresa, que puede cambiarse a la de defecto si no se
acometen pruebas de autorización estructural o de workflow.
Solución de enmascaramiento
La mejor opción para trabajar con comodidad y seguridad –garantizando
el cumplimiento de la LOPD- dentro de este contexto es utilizar una
solución de copia de datos que permita enmascarar la información
tanto durante el proceso de copia como en el sistema final.
Data Sync Manager (DSM) es una solución certificada por SAP que
permite asegurar la consistencia de los datos copiados, ya que no
hace entradas directas en tablas sino que emula el proceso de
copia de datos pasando por la capa superior de SAP. Pero, además,
ofrece múltiples funcionalidades especialmente interesantes, como
el alcance de copias (extensible a todo el ERP y a objetos “Z”) o sus
múltiples opciones para clonar, remplazar o completar un objeto si
existe en destino definido mediante RFC o fichero externo.
Entre las características de Data Sync Manager podemos destacar:
• Copia en masa de la estructura organizativa optimizada, útil para
recrear un mandante.
• Integración del objeto a copiar, lo que permite duplicar objetos
“non-HCM” con el propio objeto HCM, como por ejemplo el centro
de coste, cliente, proveedor, Orden Interna, área funcional, etc.
• Ofrece la posibilidad de copiar un objeto de una versión inferior
a una superior.
• Permite la extensión del producto de las tablas de cliente,
incluido la reglas de enmascaramiento, mediante el uso de un
asistente.
• Interfaz de usuario tipo SAP.
• En cuanto a la seguridad, permite la copia contralada mediante la
creación y asignación de plantillas, además de respectar todas las
autorizaciones estándar configuradas en el sistema.
Este proceso de enmascaramiento con Data Sync Manager permite
garantizar que se cumple con toda la normativa al respeto, que se
protegen los datos de identificación de los empleados, al tiempo
que se recrea un entorno que permite la realización de pruebas
completas, exactas y de confianza. ●●●
Copia de datos
Existen varias fórmulas a la hora de realizar la copia de datos desde el entorno de producción a uno no productivo, atendiendo a
necesidades y requerimientos específicos, espacio disponible, etc.
Copias Parciales
Derivado muchas veces de problemas de espacio disponible
para el almacenamiento, es posible también realizar copias
por corte de tiempo o filtrar los datos por sociedad.
Objetos de negocio individual o múltiple
En ocasiones es necesario copiar un pequeño subconjunto
de datos del sistema de producción al sistema de calidad
o desarrollo con el objetivo de solucionar problemas en
producción, realizar pruebas de nuevos requerimientos,
formación interna, etc.
bspreviews magazine Mayo 2013
Copias Completas de mandante
Proporciona las parametrizaciones y datos más recientes,
con todos los puntos de integración intactos y con la certeza
de que la funcionalidad testeada funcionará correctamente
cuando se transfiere a producción. Se aconseja especialmente
en pruebas de nómina, de seguridad de accesos (perfiles de
autorizaciones) o de procesos de negocio.
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