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División de Gestión del Talento Humano
Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones
Código: PA-GA-5.1-PR-26
Versión: 0
Fecha de actualización: 04-09-2015
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1. PROCESO/SUBPROCESO
Gestión Administrativa/Gestión del Talento Humano
RELACIONADO:
2. RESPONSABLE(S):
Profesional Especializado (Jefe División de Gestión de
Talento Humano), Técnico Administrativo.
3. OBJETIVO:
Reconocer y autorizar vacaciones suspendidas o pendientes
de disfrute, o compensación de vacaciones a los funcionarios
que tengan derecho a las mismas.
4. ALCANCE:
Inicia con la solicitud de suspensión de vacaciones o la
solicitud de vacaciones pendientes, en el formato
preestablecido, y termina con la notificación de la Resolución
al interesado.
5. MARCO NORMATIVO:
Acuerdo 007 de 2006: Por el cual se adopta el Estatuto de
Personal Administrativo de la Universidad del Cauca.
Acuerdo 024 de 1993: Por el cual se adopta el Estatuto del
Profesor de la Universidad del Cauca.
6. CONTENIDO:
No.
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2
Actividad / Descripción
Realiza solicitud de suspensión de vacaciones
diligenciando el formato solicitud de suspensión
de vacaciones, firma el jefe inmediato.
Recibe documentos presentados por el
funcionario solicitante, los radica y entrega al jefe
de la División de Gestión de Talento Humano
para VoBo.
Cargo
Responsable
Funcionario
solicitante
Secretaria
Ejecutiva
Punto de control
PA-GA-5.1-FOR38 Solicitud de
suspensión de
vacaciones
Verifica
documentos
recibidos, cada
vez que sea
necesario,
Secretaria
Ejecutiva
División de Gestión del Talento Humano
Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones
Código: PA-GA-5.1-PR-26
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Versión: 0
Fecha de actualización: 04-09-2015
Recibe y revisa los formatos presentados, da
VoBo y entrega al Técnico Administrativo.
Elabora Resolución para suspensión de
vacaciones y entrega al jefe de la División de
Gestión de Talento Humano para revisión y
aprobación del proyecto de resolución.
Envía Resolución para firma del Vicerrector
Académico o Vicerrector Administrativo (según
sea el caso).
Profesional
Especializado
(Jefe División
de Gestión de
Talento
Humano)
Técnico
Administrativo
Secretaria
Ejecutiva
Secretaria
Envía la resolución firmada a Secretaría General
Ejecutiva
para realizar comunicación.
(Vicerrectoría
Académica o
Administrativa)
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Verifica formatos
recibidos, cada
vez que sea
necesario,
Profesional
Especializado
(Jefe División de
Gestión de Talento
Humano)
Verifica resolución
con VoBo Jefe
División de
Gestión de Talento
Humano, cada vez
que sea necesario,
Técnico
Administrativo
Verifica
Resolución
firmada, cada vez
que sea necesario,
Secretaria
Ejecutiva
(Vicerrectoría
Académica o
Administrativa)
Verifica registro de
salida de
documentos, cada
vez que sea
necesario,
Secretaria
Ejecutiva
(Vicerrectoría
Académica o
Administrativa)
División de Gestión del Talento Humano
Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones
Código: PA-GA-5.1-PR-26
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Versión: 0
Fecha de actualización: 04-09-2015
Comunica al interesado y a las dependencias
correspondientes.
Técnico
Administrativo
(Secretaría
General)
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Verifica
comunicación
escrita y vía correo
electrónico, cada
vez que sea
necesario, Técnico
Administrativo
(Secretaría
General)
SOLICITUD DE DISFRUTE DE VACACIONES
Realiza solicitud de vacaciones pendientes en el
formato preestablecido, lo firma y recoge las
firmas correspondientes.
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2
3
Funcionario
solicitante
NOTA: Para solicitud de vacaciones pendientes
de disfrute, si el funcionario solicitante es
docente diligencia el formato PA-GA-5.1-FOR-30
Solicitud y registro de días compensatorios y
vacaciones pendientes de disfrutar para
profesores, firma el formato y lo hace firmar del
Decano respectivo, entrega para visto bueno del
Jefe de la División de Gestión de Talento
Humano. Si el funcionario solicitante es
administrativo diligencia el formato PA-GA-5.1FOR-28
Solicitud
y
registro
de
días
compensatorios y vacaciones pendientes de
disfrutar para administrativos, firma el formato y
lo hace firmar de su jefe inmediato, entrega para
VoBo del Jefe de la División de Gestión de
Talento Humano.
Recibe documentos presentados por el
funcionario solicitante, los radica y entrega al
Técnico Administrativo.
Verifica el tiempo exacto (días) de vacaciones
pendientes que tiene y el número de Resolución
correspondiente y entrega al jefe de la División.
Secretaria
Ejecutiva
Verifica formatos
PA-GA-5.1-FOR30 Solicitud y
registro de días
compensatorios y
vacaciones
pendientes de
disfrutar para
profesores, o
PA-GA-5.1-FOR28 Solicitud y
registro de días
compensatorios y
vacaciones
pendientes de
disfrutar para
administrativos
Verifica
documentos
recibidos, cada
vez que sea
necesario,
Secretaria
Ejecutiva
División de Gestión del Talento Humano
Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones
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Versión: 0
Fecha de actualización: 04-09-2015
NOTA: Si el funcionario no tiene registrados días
pendientes, proyecta un oficio con firma del jefe
de la División de Gestión de Talento Humano
informando la no procedencia de la solicitud.
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Recibe y revisa los formatos presentados, da
VoBo y entrega al Técnico Administrativo.
Elabora Resolución para autorización de disfrute
de vacaciones y entrega al jefe de la División
para revisión y aprobación del proyecto de
resolución.
Envía Resolución para firma del Vicerrector
Académico o Vicerrector Administrativo (según
sea el caso).
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Técnico
Administrativo
Profesional
Especializado
(Jefe División
de Gestión de
Talento
Humano)
Técnico
Administrativo
Secretaria
Ejecutiva
Secretaria
Envía la resolución firmada a Secretaría General
Ejecutiva
para realizar comunicación.
(Vicerrectoría
Académica o
Administrativa)
Verifica formatos
recibidos, cada
vez que sea
necesario,
Profesional
Especializado
(Jefe División de
Gestión de Talento
Humano)
Verifica resolución
con VoBo Jefe
División de
Gestión de Talento
Humano, cada vez
que sea necesario,
Técnico
Administrativo
Verifica
Resolución
firmada, cada vez
que sea necesario,
Secretaria
Ejecutiva
(Vicerrectoría
Académica o
Administrativa)
Verifica registro de
salida de
documentos, cada
vez que sea
necesario,
Secretaria
Ejecutiva
División de Gestión del Talento Humano
Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones
Código: PA-GA-5.1-PR-26
Versión: 0
Fecha de actualización: 04-09-2015
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(Vicerrectoría
Académica o
Administrativa)
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Comunica al interesado y a las dependencias
correspondientes.
Técnico
Administrativo
(Secretaría
General)
Verifica
comunicación
escrita y vía correo
electrónico, cada
vez que sea
necesario, Técnico
Administrativo
(Secretaría
General)
7. FORMATOS:
PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y
vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos
PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y registro de días compensatorios y
vacaciones pendientes de disfrutar para profesores
PA-GA-5.1-FOR-38 Solicitud de suspensión de vacaciones
8.ABREVIATURAS Y
DEFINICIONES:
VoBo: Visto Bueno
SRH: Sistema de Recursos Humanos.
9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:
Fecha
Versión: No.
Código
Modificaciones
04-09-2015
0
PA-GA-5.1-PR-26
Creación del procedimiento.
10. ANEXOS:
Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo
Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento
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Fecha de actualización: 04-09-2015
ELABORACIÓN
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REVISIÓN
Nombre:
Nombre:
Cargo: Técnico Administrativo
Fecha: 10-08-2015
REVISIÓN
Responsable Subproceso
Cargo: Profesional Especializado (Jefe División
de Gestión de Talento Humano)
Fecha: 10-08-2015
APROBACIÓN
Nombre:
Responsable Proceso
Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a)
Rector
Fecha:
Fecha: 04-09-2015
Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso
exista.
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Fecha de actualización: 04-09-2015
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Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Inicio
Identifica el inicio del proceso.
Representa la preparación de un documento en original.
Representa la preparación de un documento que se
elabora en original y varias copias.
Representa la toma de decisiones.
Representa una operación.
Conector de páginas.
Conector interno. Permite conectar actividades o
formatos con otras actividades dentro del Flujograma.
Indica el sentido de la información. Las flechas se
utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello
se representa el recorrido de la información entre las
diferentes actividades o dependencias.
Fin
Representa el final del procedimiento/proceso.
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Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento
FUNCIO NARIO SOLICITANTE
SECRETARIA EJECUTI VA
JEFE DIVISIÓN DE G ESTIÓ N DEL TALENTO
HUMANO
TÉCNICO ADMINISTRATI VO
Recibe documentos, radica y entrega
al jefe de la División de G estión de
Talento Humano para VoBo
Recibe y revisa los f ormatos
present ados, da VoBo y entrega al
Técnico Administrativo
Elabora Resolución para suspensión de
vacaciones y entrega al jefe de la División
para revisión y aprobación
INICIO
¿La solicitud es de suspensión de
vacaciones?
NO
SI
Realiza solicitud de suspensión de
vacaciones diligenciando el formato
correspondiente con firma del jefe
inmediato
PA-GA-5.1-FOR-38 Solicitud de
suspensión de vacaciones
Resolución para
suspensión de vacaciones
Realiza solicitud de vacaciones pendientes
de disf rute en el formato preestablecido, lo
firma y recoge las f irmas correspondientes
1
¿El solicitante es docent e?
SI
Diligencia format o PA-GA-5.1-FOR-30
Solicitud y registro de días compensatorios
y vacaciones pendientes de disfrutar para
profesores
NO
PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y
regist ro de dí as compensatorios y
vacaciones pendientes de
disfrutar para profesores
Firma el formato y lo hace firmar del
Decano respectivo
Entrega el formato diligenciado y firmado
para VoBo del jefe de la División de
Gestión del Talento Humano
Diligencia format o PA-GA-5.1-FOR-28
Solicitud y registro de días compensatorios
y vacaciones pendientes de disfrutar para
administrativos
PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y
regist ro de dí as compensatorios y
vacaciones pendientes de
disfrutar para administrativos
Firma el formato y lo hace firmar de su jef e
inmediato
Entrega el formato diligenciado y firmado
para VoBo del jef e de la División de
Gestión del Talento Humano
A
SECRETARIA EJECUTI VA
(VI CERRECTORÍA ACADÉMICA O
ADMINISTRATIVA)
VI CERRECTOR ACADÉMICO O
VI CERRECTOR ADMINISTRATIVO
TÉCNICO ADMINISTRATI VO
(SECRETARÍA G ENERAL)
División de Gestión del Talento Humano
Solicitud de suspensión o disfrute de vacaciones
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FUNCIONARIO SOLICITANTE
SECRETARIA EJECUTIVA
Versión: 0
JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
Fecha de actualización: 04-09-2015
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
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SECRETARIA EJECUTIVA
(VICERRECTORÍA ACADÉMICA O
ADMINISTRATIVA)
VICERRECTOR ACADÉMICO O
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Entrega resolución para firma
Firma la resolución
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
(SECRETARÍA GENERAL)
A
Verifica el tiempo exacto (días) de
vacaciones pendientes que tiene y el
número de Resolución correspondiente
Recibe documentos, radica y entrega
al Técnico Administrativo
¿El funcionario tiene registrados
días pendientes?
NO
Proyecta oficio informando la no
procedencia de la solicitud
Recibe oficio de la no procedencia de la
solicitud
Envía oficio al solicitante
Firma oficio
Recibe y revisa los formatos
presentados, da VoBo y entrega al
Técnico Administrativo
Oficio
SI
Entrega al jefe de la División
Elabora Resolución para autorización de
disfrute de vacaciones y entrega al jefe de
la División para revisión y aprobación
1
Envía Resolución para firma del
Vicerrector Académico o Vicerrector
Administrativo (según sea el caso)
Revisa la resolución y da Visto Bueno
Resolución para
autorización de disfrute de
vacaciones
Envía la resolución firmada a
Secretaría General para realizar
comunicación
Comunica al interesado y a las
dependencias correspondientes
FIN