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SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ALPINITO S.A
4.5.3 REGISTROS
4.5.3.1 Procedimiento para Manejo de Registros y
Formatos
Fecha de Emisión. Noviembre 10 de
VERSIÓN: 00
2004
SGA – ISO 14001
PR – MR
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Objetivo
Establecer un procedimiento para la identificación, mantenimiento y disposición de
los registros ambientales en PROSERVA
Alcance
Involucra a todos los departamentos, áreas y/o actividades involucrados en el sistema
de Gestión Ambiental de PROSERVA
Definiciones
Registros - Los Registros ambientales se producen con el fin de mantener
información actualizada respecto del desempeño ambiental de la organización,
legislación de interés, objetivos y metas del SGA, monitoreo y control de impactos
ambientales significativos, capacitación, comunicaciones, control de la
documentación, establecimiento de no conformidades, acciones correctivas y
preventivas del sistema, así como la realización de las Auditorias Internas al SGA y la
Revisión por parte de la Gerencia.
Formatos – Esquemas elaborados cuya estructura no cambia, en los que se debe
consignar cierta información.
Tiempo de Retención - Período por el cual se mantienen activos los Registros del
Sistema para su consulta, este tiempo se estipula en 3 años.
Responsable
Directo: Jefes de área
Corresponsable. Departamento de Gestión Ambiental
Condiciones Generales
Los Registros y Formatos se mantendrán activos por un período de tres años y cada
jefe de área será responsable de la conservación de los mismos.
Se debe ser muy cuidadoso en el manejo de los registros ya que cada uno tiene su
codificación y numeración establecida, por esta razón los registros son únicos e
intransferibles.
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ALPINITO S.A
4.5.3 REGISTROS
SGA – ISO 14001
4.5.3.1 Procedimiento para Manejo de Registros y
Formatos
Fecha de Emisión. Noviembre 10 de
VERSIÓN: 00
2004
PR – MR
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Todos los registros son de fácil diligenciamiento y localización, para tal fin se realizo
la siguiente tabla en donde se muestra el tipo de registro, código, fecha de creación y
localización dentro de la planta:
Tabla. Registros Sistema de Gestión Ambiental PROSERVA
REGISTRO
Grado de Capacitación
Asistencia Capacitación
Inducción y Reinducción
al cargo
Inducción y
Reentrenamiento en el
Manejo de Equipos
Comunicaciones Internas
y Externas
CODIGO
GC
AC
FECHA DE CREACION
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
LOCALIZACION
Dpto. Salud Ocupacional
Dpto. Salud Ocupacional
IyRC
Diciembre de 2004
Dpto. Salud Ocupacional
IyRME
Diciembre de 2004
Dpto. Salud Ocupacional
CIE
Diciembre de 2004
Quejas y Reclamos
QR
Diciembre de 2004
Nivel de Satisfacción
NS
Diciembre de 2004
IR
EFH
EFPTAR
CZ
RG
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Dpto. Comercial – Servicio
al Cliente
Dpto. Comercial – Servicio
al Cliente
Dpto. Comercial – Servicio
al Cliente
Dirección de Planta
Dirección de Planta
Dirección de Planta
Dirección de Planta
Gerencia General
ACYP
Diciembre de 2004
Dpto. Recursos Humanos
CAL
Diciembre de 2004
Dirección de Planta
SC
Diciembre de 2004
Dpto. Recursos Humanos
AA
DR
HA
RV
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Diciembre de 2004
Dpto. Recursos Humanos
Dpto. Recursos Humanos
Dpto. Recursos Humanos
Dpto. Recursos Humanos
Diciembre de 2004
Dpto. Recursos Humanos
Incineración de Residuos
Eficiencia de hornos
Eficiencia PTAR
Generación de cenizas
Revisión por la Gerencia
Acción Correctiva y
Preventiva
Control de
almacenamiento
Orden y Aseo
Capacitación y
simulacros Plan de
Contingencia
Áreas Auditadas
Documentos y registros
Hallazgos Auditoria
Revisión
No conformidad de
Auditoria
OA
NC
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ALPINITO S.A
4.5.3 REGISTROS
SGA – ISO 14001
4.5.3.1 Procedimiento para Manejo de Registros y
Formatos
Fecha de Emisión. Noviembre 10 de
VERSIÓN: 00
2004
PR – MR
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TABLA. Formatos Sistema de Gestión Ambiental PROSERVA
FORMATO
Cronograma de
Capacitación,
Entrenamiento y
Competencia
Cronograma
Capacitación Plan de
Contingencia
Matriz Identificación
Impactos Ambientales
Matriz Identificación
Aspectos Ambientales
Cuadro de Unidades de
Importancia
Matriz de Valoración
Cualitativa
CODIGO
FECHA DE CREACION
LOCALIZACION
CRC
Diciembre de 2004
Dpto. Salud Ocupacional
CRPC
Diciembre de 2004
Dpto. Recursos Humanos
MII
Junio de 2004
Dpto. Gestión Ambiental
MIAA
Junio de 2004
Dpto. Gestión Ambiental
UIP
Junio de 2004
Dpto. Gestión Ambiental
MVC
Junio de 2004
Dpto. Gestión Ambiental
Requisitos Legales
RL
Junio de 2004
Objetivos y metas
OM
Junio de 2004
Director Técnico y de
Proyectos
Departamento de Gestión
Ambiental – Director
Técnico
REALIZO:
REVISÓ:
APROBÓ:
ACTULIZO
ACTUALIZACIÓN No:
FECHA