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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
Implementación de un sistema computarizado
como herramienta contable apoyado en la
aplicación Excel para la Estancia Cacaoni
Lodge
MÉRIDA, DICIEMBRE 2014.
1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
Implementación de un sistema
computarizado como herramienta contable
apoyado en la aplicación Excel para la
Estancia Cacaoni Lodge
TUTOR ACADÉMICO: ALEJANDRA CRUZ
AUTOR: AMAURY CARDOZO
TUTOR EMPRESARIAL: ABEL BLANCO
MÉRIDA, DICIEMBRE 2014
2
3
4
DEDICATORIA
A mi padre celestial primeramente, a quien le debo mi vida entera
porque sin él no sería posible la culminación de cada meta que me
proponga Gracias Señor...
A mi madre, Leonor Rodríguez por esa lucha constante, por nunca
rendirte aun en los momentos más difíciles, por el apoyo incondicional en
cada instante, por desvivirte por mí y mis hermanos, por esa lucha
insaciable de sacarnos adelante… Mamita por ti soy lo que soy, y jamás
tendría la manera de pagarte lo que has hecho por mí. Para ti este triunfo.
Te Amo.
A mi padre, Armando Cardozo porque a pesar de las grandes
diferencias y conflictos me diste una enseñanza valiosa de siempre
mantenerme fuerte.
A mi hermano, Daryn Rodríguez por estar allí siempre a tu manera,
con ese ímpetu tan fuerte, luchador, constante, por esas tantas veces que
estuviste tomando mi mano aun siendo una pequeña. Te debo tanto
hermanito…
A mi hermanito, Gabriel Cardozo por tantas locuras a tu lado,
cómplice de juegos, momentos llenos de tantas risas. Eres mi persona
favorita en todo el mundo. Nadie como tú.
A mi pequeño sobrino, Sebasthian Rodríguez porque desde que
llegaste a mi vida inundaste todo de luz y bendición.
5v
AGRADECIMIENTOS
A una amiga muy especial, Marbelys Pantaleón porque a pesar de
las pequeñas diferencias de opiniones has estado siempre allí,
llenándome de palabras sabias, eres como la hermana mayor que nunca
tuve. Te quiero.
A mi mejor amiga Yoly Castillo, por todos y cada uno de los
momentos en donde me has robado risas tras risas, por ser mi cómplice,
mi acompañante en toda la carrera, gracias por enseñarme que en la vida
todo es más fácilsi llevas consigo una sonrisa. Eres un personaje... Dios
te bendiga.
A la profesora Hercy Berrios a quien admiro como profesional, de la
cual siempre tuve muchas cosas increíbles que aprender. Gracias por
tanta paciencia.
A ti, Nelvi Soto por llegar a mi presuroso estilo de vida y quedarte,
por ese apoyo que me das a diario, por esas palabras de calma que
siempre me contagias, por esperar, por callar, por hablar, por intentar…
Gracias por obsequiarme tu amor.
A mi tutor empresarial Abel Blanco, por su excelencia como
persona y profesional, me ha dejado gran aprendizaje en mi comienzo en
el mundo de la hotelería. Gracias por brindarme su confianza.
A un ser maravilloso, el chef Martin Bicelli a pesar del corto tiempo
compartido has sido una de las personas que ha dejado huella importante
en mi vida, gracias por estar allí en esos instantes de angustia,
obsequiarme tu hermosa amistad. Dios te continúe fortaleciendo.
A la gran casa de estudios, el Colegio Universitario Hotel Escuela
de Los Andes Venezolanos, por abrirme las puertas como mi primera
casa de estudios, de la cual he tenido los mejores momentos y grandes
aprendizajes.
6
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
Autor: Amaury Cardozo
Tutor Académico: Alejandra
Cruz
Fecha: Noviembre de 2014
RESUMEN
El presente trabajo de grado se originó a raíz del
entrenamiento empresarial llevado a cabo en la estancia
CacaoniLodge, ubica en Choroní Estado Aragua como requisito
parcial para optar al título de TSU de Hotelería y Servicios de la
Hospitalidad, con el objetivo de implementar una herramienta
contable que agilice todos y cada uno de los procesos contables
que se generan dentro de esta dependencia. Para la ejecución del
presente trabajo se planteó dos tipos de investigación:
experimental y descriptivo así mismo el estudio experimental, ya
que está sometida a un grupo de individuos, a determinadas
condiciones y estímulos. El tipo de investigación utilizado para este
proyecto es el diseño de campo, en donde se recolectaron datos
en forma directa a la realidad. Se aplicó la técnica de análisis
cuantitativo, reflejado en respuestas emitidas por los huéspedes
según la experiencia presenciada, a través de la aplicación de una
encuesta de satisfacción. Adicionalmente se aplicó una entrevista
personal al gerente general haciendo énfasis en la ausencia de
algún sistema contable que permitiese llevar a cabo los objetivos
planteados. La implementación de un sistema contable permitirá
llevar organizados los hechos contables y permitirá el éxito de cada
cierre contable diario.
Palabras Claves: Implementación, sistema de información contable,
estancia.
7vii
INDICE GENERAL
Página
Carta Aval
iii
Acta de aprobación
iv
Dedicatoria
v
Agradecimientos
vi
Resumen
vii
Índice general
viii
Índice de figuras
xi
Índice de gráficos
xii
Índice de tablas
xiii
Índice de anexos
xiv
introducción
14
FASE I: LA EMPRESA
16
1.1-
Identificación de la empresa
16
1.2-
Descripción de la unidad administrativa donde se
22
realizó las pasantías
1.3-
Descripción de las funciones del departamento donde
22
se realizó las pasantías
1.4-
Descripción de las actividades realizadas durante el
23
período de pasantías
FASE II: EL PROBLEMA
25
2.1- Planteamiento del problema
25
2.2- Objetivos de la investigación
27
2.2.1- Objetivo general
27
2.2.2- Objetivos específicos
27
2.3- Justificación
28
2.4- Alcance de la investigación
30
FASE III: MARCO TEORICO
32
3.1- Antecedentes
32
viii
8
3.2- Bases teóricas
35
FASE IV: MARCO METODOLÓGICO
42
4.1- Tipo y diseño de la investigación
42
4.2- Población y muestra
43
4.3- Técnicas e instrumentos de recolección de datos
44
FASE
V:
DIAGNÓSTICO
QUE
SUSTENTAN
LA
46
INFORMACIÓN
5.1- Presentación y análisis de resultados
46
5.1.2- Aplicación de la entrevista al Gerente General
47
5.1.3- Aplicación de la encuesta de satisfacción al huésped
50
FASE VI: LA PROPUESTA
56
6.1- Presentación de la propuesta
56
6.2- Justificación
57
6.3- Objetivos de la propuesta
58
6.3.1- Objetivo general
58
6.3.2- Objetivos específicos
58
6.4- Estructura de la propuesta
59
6.5- Descripción
57
6.6- Viabilidad
62
Conclusiones
63
Recomendaciones
64
Glosario de términos
65
Referencias Bibliográficas
66
Anexos
68
9
ix
ÍNDICE DE FIGURAS
Página
FIGURA Nº 1 Estructura organizativa
17
FIGURA Nº 2 Estructura organizativa (Nivel táctico
18
operativo)
FIGURA Nº 3 Estructura organizativa (Nivel táctico
19
operativo)
FIGURA Nº 4 Estructura organizativa (Nivel táctico
20
operativo)
FIGURA Nº 5 Estructura organizativa (Nivel táctico
21
operativo)
FIGURA Nº 6 Estructura de la propuesta
59
xi
10
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Página
GRÁFICO Nº 1 Eficiencia en el check out (Agosto 2014)
51
GRÁFICO Nº 2 Claridad en el cobro (Agosto 2014)
52
GRÁFICO Nº 3 Eficiencia en el check out (Septiembre
53
2014
GRÁFICO Nº 4 Claridad en el cobro (Septiembre 2014)
54
11
xii
ÍNDICE DE TABLAS
Página
TABLA Nº 1 Eficiencia en el check out (Agosto 2014)
50
TABLA Nº 2 Claridad en el cobro (Agosto 2014)
51
TABLA Nº 3 Eficiencia en el check out (Septiembre 2014
52
TABLA Nº 4 Claridad en el cobro (Septiembre 2014)
53
xiii
12
ÍNDICE DE ANEXOS
Página
ANEXO Nº 1 Procedimientos realizados para reporte de
69
gastos
ANEXO Nº 2 Procedimientos realizados para
72
reservaciones
ANEXO Nº 3 Procedimientos realizados semanalmente
76
para arqueo de caja
ANEXO Nº 4 Procedimientos realizados semanalmente
77
para arqueo de caja de ingresos
ANEXO Nº 5 Modelo de encuesta de satisfacción al
80
cliente
ANEXO Nº 6 Modelo de encuesta de satisfacción al
81
cliente
ANEXO Nº 7 Modelo de entrevista aplicada al gerente
82
general
ANEXO Nº 8 Modelo de factura emitida
85
xiv
13
INTRODUCCIÓN
Las innovaciones apresuradas a las que está encadenado el
mundo de hoy, tanto en el entorno financiero, social y tecnológico,
aquejan en gran medida a los individuos y, por consiguiente a las
empresas. Para afrontar estas variaciones los gestores de canalización de
todos los procesos que se llevan a cabo dentro de cualquier dependencia,
se ven obligados a desarrollar directamente o por ende implementar
sistemas de información confiables y oportunos que se adapten a las
necesidades o transformaciones habituadas en el mercado. Cualquiera
sea el área o sector en que se encuentren las empresas, una de las
herramientas que repercuten el buen funcionamiento de los procesos es
el manejo eficiente y eficaz de sus actividades de manifestación contable.
Existen
diferentes herramientas que apoyan o influyen en las
actividades de información contable, los cuales son estimados para su
utilización de acuerdo a las características de las empresas, en este
sentido las empresas de alojamiento y servicios hoteleros; debido a la
particularidad de este caso se ha considerado el Software de Contabilidad
en Línea (XERO) como un instrumento simple e inteligente para
pequeñas empresas, que permite manejar la información de manera
oportuna para un soporte contable.
Este sistema contable (XERO) además de ser un prototipo
financiero es una herramienta de gestión capaz de proveer información
relevante e importar automáticamente estados de cuentas.
En este orden de ideas, el presente informe pretende la
implementación de un Sistema computarizado como herramienta contable
apoyado en la aplicación Microsoft Excel en la estancia Cacaoni Lodge,
14
respaldando el proceso de facturación, específicamente en el área de
alojamiento, el informe se estructura de la siguiente manera:
En la Fase I, se describen los rasgos que identifican la
organización como empresa de alojamiento, en este caso Estancia
Cacaoni Lodge.
En la Fase II, implica el planteamiento del problema, los objetivos
que se pretenden alcanzar y la justificación.
En la Fase III, se elucidan los antecedentes y las bases teóricas de
la investigación.
En la Fase IV, se desarrolla la descripción de los métodos, técnicas
o procedimientos utilizados para llevar a cabo la investigación planteada.
Fase V, aquí se manifiesta el análisis e interpretación de los
resultados a través de la recolección de datos efectuados en la
investigación.
Fase VI: En esta última fase se presenta la propuesta para dar
solución a la problemática encontrada en la empresa, la cual se
argumentó mediante su justificación, la definición de sus objetivos y su
viabilidad.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones
derivadas del análisis de resultados, así mismo se reflejan las referencias
bibliográficas, en las que se sustenta el estudio y anexos para apoyar el
informe.
15
FASE I
LA EMPRESA
1.1 – Identificación de la empresa
El desarrollo del proceso de pasantías tuvo lugar en la estancia
CACAONI LODGE que está bajo la directriz de ACA –Servicios Hoteleros
C.A; y a su vez organizada y apoyada por el operador “Único turismo”, y
“Único Estancias”, ubicada en Choroní, estado Aragua, teniendo su
oficina principal en Av. San Marino, Edificio. Isabella, piso 6 Urbanización
Campo Alegre, Caracas. Es una empresa venezolana de gestión hotelera
conformada por un equipo de profesionales con amplios y sólidos
conocimientos en el sector, es catalogada como la mejor opción dirigida al
target para parejas, así mismo ofrece llevar a cabo eventos realmente
diferenciados, en un oasis, orientados al turismo Premium.
Esta empresa, fue concebida para ofrecer alternativas de negocios
adaptadas a las necesidades de los promotores y propietarios, abarcando
la operación de hoteles y posadas bajo nuestras propias marcas o bien a
través de la contratación de nuestros servicios para gestionar hoteles de
forma independiente.
A continuación se incluye la estructura organizacional de la empresa
16
Figura 1: Estructura Organizativa
Fuente: Manual Organizacional ACA Servicios Hoteleros C.A. (2013)
17
Figura 2: Estructura Organizativa. (Nivel De Táctico Operativo)
Fuente: Manual Organizacional ACA Servicios Hoteleros C.A. (2013)
18
Figura 3: EstructuraOrganizativa. (Nivel De Táctico Operativo)
Fuente: Manual Organizacional ACA Servicios Hoteleros C.A. (2013)
19
Figura 4 Estructura Organizativa. (Nivel De Táctico Operativo)
Fuente: Manual Organizacional ACA Servicios Hoteleros C.A. (2013)
20
Figura 5 Estructura Organizativa. (Nivel De Táctico Operativo)
Fuente: Manual Organizacional ACA Servicios Hoteleros C.A. (2013)
21
1.2 – Descripción de la unidad administrativa donde se realizó la
pasantía
La división de alojamiento, ventas y recepción de huéspedes de la
estancia Cacaoni Lodge, no es un departamento pre-establecido
directamente dentro de las instalaciones, ya que el mismo opera en
estrecha coordinación con gerencia general a distancia; sin embargo, se
encarga de la organización y ventas de habitaciones maneja operaciones
financieras que ocurren dentro de la empresa, así como mantener la
contabilidad del hotel al día, reportando y proporcionando los estados de
ingresos por concepto de alojamiento, gestiona capta y maneja las
solicitudes de reservas.Además, se encarga de la atención de
reservaciones tanto presenciales como las realizadas vía llamada
telefónica. Además de lo anteriormente dicho, se encarga del manejo de
dinero proveniente de los depósitos correspondientes y en su defecto
cuentas pendientes por cobrar.
1.3 – Descripción de las funciones del departamento
La división de alojamiento, ventas y recepción de huéspedes, se
encarga de confeccionar plannings de reservas, formalizar entradas y
salidas de huéspedes, registrar y cobrar los servicios consumidos por los
clientes, atender comunicaciones externas e internas.
Asimismo, ejecuta la función de atender y asesorar debidamente a
los huéspedes e informar sobre los servicios habituales o en promoción
que ofrece el establecimiento, más adecuados a sus necesidades.
22
1.4 – Descripción de las actividades realizadas durante el período de
pasantías
El inicio de pasantías tuvo como fecha el 17 de julio, día en el cual
luego de la presentación de las instalaciones y gerencia general cada
estudiante fue asignado a un área de trabajo específica durante un ciclo
de dieciocho (18) semanas. A partir de ese momento y durante las dos
semanas siguientes se recibió el proceso de inducción dándose a conocer
los lineamientos, estándares y principios filosóficos que dirigen e
identifican a Cacaoni Lodge como Único Estancias.
Más tarde, se inició la investigación de los procedimientos
administrativos
que
maneja
la
estancia
para
la
realización
de
reservaciones, creación de pequeños eventos próximos a realizarse y la
aplicación de los diversos formatos como soporte del trabajo a establecer.
Entre las funciones realizadas por la autora cabe mencionar la
participación en el montaje de dos (2) celebraciones matrimoniales de 100
personas cada una y el apoyo brindado durante la realización de estas.
Además se menciona la aplicación de las encuestas de satisfacción
del cliente, lo que proporcionó una visión del trabajo que el departamento
de alojamiento también realiza. (Ver anexo Nº 5 y Nº 6)
Asimismo, se trabajó con actividades, las cuales vale destacar con
más detalles por su aplicación:
-
Crear y enviar automáticamente facturas a huéspedes y a
gerencia administrativa.
-
Realizar formatos de reservas y captura de resultados.
23
-
Controlar las áreas de alojamiento
-
Controlar y observar gráfica de habitaciones, centralizar
operaciones y gestionar clientes.
-
Analizar disponibilidad, booking y calcular reservas.
-
Ingresos y gastos por huésped, cuenta de grupos o habitación.
-
Asignar estadía, realizar reservas, registrar datos de ocupantes.
-
Dar ingresos de estadías y registrar la finalización de las
mismas.
-
Manejar entradas y salidas, registrar gastos (consumos, bar,
compras, otros).
-
Cargar servicios por consumo de habitación, facturar con cargo
individual, grupos u otros.
A la vez que se realizaron estas actividades también se
desarrollaron otras en coordinación con administración general a
distancia:
-
Reporte de gastos. (Ver anexo Nº 1)
-
Reservaciones de estadías, facturación de ventas y registros de
cobranzas. (Ver anexo Nº 2)
-
Arqueo de caja. Sistematización a través de Excel. (Ver anexo
Nº 3)
-
Cuadre de ingresos semanales. Sistematización a través de
Excel. (Ver anexo Nº 4)
-
Gestión de nómina de trabajadores.
-
Gestión de anticipos para gastos de frecuencias.
-
Procesos en la realización de solicitudes de anticipos.
24
FASE II
EL PROBLEMA
2.1- Planteamiento del problema
En el presente, el complejo círculo de la hotelería y los procesos
contables precisan una realidad financiera incierta, donde no había sido
más incuestionable la condición de disponer de información real,
adecuada en tiempo y forma que permita a los propietarios una correcta
organización de los estados de cuentas, y, en efecto lograr los objetivos
alcanzando una preeminencia competitiva frente a las demás empresas
en este caso de alojamiento u organizaciones de la hospitalidad
Una de las fuentes de información más importantes dentro de
cualquier empresa es la contabilidad, que a través de los años ha
obtenido mayor trascendencia, repercutiendo en el desarrollo económico
de cada institución, siendo así que en la actualidad ningún comercio,
negocio, sociedad o compañía puede estar indemne de los sistemas de
contabilidad.
Con el fin de llevar un control más exhaustivo de sus ingresos y
egresos y organizarlos de manera más eficaz, eliminar, y así reducir la
fuerte dependencia de hojas impresas para la ejecución de procesos
claves como lo son la contabilidad, facturación de las ventas y control de
gastos
aumentando la manipulación de la información lo que conlleva a
errores y pérdidas para la empresa, ACA Servicios Hoteleros toma la
decisión de integrar una especie de software o sistema hotelero. Esto
permitirá analizar la situación diaria y a su vez efectuará balances
monetarios que gestionen la detección de posibles desviaciones que
originan perdidas, a través de un erróneo manejo por la inexistencia de
25
una
herramienta
de
apoyo.
Estas
desviaciones
perjudican
el
funcionamiento general de todos los procesos que se llevan a cabo dentro
de esta dependencia.
Durante las actividades desarrolladas en la estancia Cacaoni
Lodge, se evidenció la ausencia de un sistema contable o en su defecto
algún software hotelero que le permitiera:
1. Llevar un control interno del flujo de efectivo por concepto de venta
del servicio de alojamiento y salidas del mismo rubro.
2. Determinar en tiempo real la situación financiera y operativa de la
estancia por concepto de venta de habitaciones, alimentos y
bebidas así como de los costos de ventas y gastos operativos.
Debido a las características particulares de esta empresa, ACA
Servicios Hoteleros, en concordancia con la estancia, consideraron el
programa XERO, un software especializado para llevar la contabilidad de
su empresa, como uno de los mejores sistemas de información diseñado
para la necesidad que representaba esta entidad; a su vez está apoyado
bajo la aplicación de Microsoft Excel proporcionando datos de manera
simplificada, comprensible y de fácil acceso por los usuarios dejando
como respaldo referencias monetarias y referencias personales de
huéspedes alojados para la presentación final de los resultados.
Dicho de otra manera, resulta oportuno considerar la importancia e
interés que conlleva este sistema para la estancia Cacaoni Lodge, ya que
las actividades de hotelería, resultan un dinamismo mercantil de venta de
servicios de alojamiento y en su defecto gastronomía fundamentalmente,
26
en donde la peculiaridad general y económica contable son propias en
comparación de otras actividades sectoriales.
Así pues, se inician las interrogantes en donde se plantean las
siguientes:
¿Los ciclos de cierre contable son oportunos?
¿La carencia de un sistema robusto contable y de facturación el cliente ha
impactado en alcanzar niveles altos de satisfacción de cliente,
específicamente en el proceso de check out?
¿Existe alguna herramienta contable que conceda la disolución de la
problemática presente en la estancia Cacaoni Lodge?
¿Cuál es la factibilidad de la aplicación del sistema computarizado
(XERO) para la estancia Cacaoni Lodge como apoyo contable en la
organización financiera y administrativa?
2.2- Objetivos de la investigación
2.2.1 Objetivo General
Determinar una herramienta contable que se adecúe a las
necesidades de la estancia Cacaoni Lodge, a fin de apoyar la
optimización de los procesos administrativos y contables.
2.2.2 Objetivos Específicos
27
-
Identificar la condición actual contable en cuanto al manejo de
los
estados
financieros
y
operativos
de
la
estancia
CacaoniLodge.
-
Describir los procesos que se llevan a cabo para el cierre
contable
y
sub
procesos
tales
como
facturación
de
habitaciones, procesos de check out, ingresos y salidas por
alimentos y bebidas
-
Establecer una aplicación contable para la estancia Cacaoni
Lodge que permita solucionar la contrariedad presente en la
empresa
2.3- Justificación
2.3.1 Desde el punto de vista teórico
Para cualquier empresa de alojamiento en movimiento,
resulta
de
gran
importancia
contar
con
algún
sistema
computarizado contable establecido, que justifique y apoye el
desarrollo del trabajo que allí se realiza.
Según Catacora (1997). “Un Sistema es un conjunto de
atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan
para lograr un objetivo común” (p.25). Esto también permite la
transformación y revelación de información contable de manera
estandarizada, con particular énfasis en los resultados de la unidad
de producción principal que compone la estancia. Además de un
28
sistema contable útil para el control rutinario y eficiente de toda la
información generada y que se fundamenta de la prestación del
servicio hotelero.
La implementación de un sistema computarizado se
convierte entonces en una de las herramientas contables aptas y
cómodas para la mejora y maximización de los resultados dentro
de la empresa. Su importancia radica en que permite proporcionar
información en forma didáctica, precisa el qué, el cómo y el porqué
de cada cargo, así como también las salidas de dinero.
Por otra parte, incorpora un progreso y un aporte trabajar
bajo este sistema, ya que brindará información relevante a la
dirección, a los gerentes y a la administración, en caso de requerir
datos relativos al manejo de ingresos por alojamiento y
gastronomía, evaluando de esta manera todo el proceso
económico de la estancia.
2.3.2 Desde el punto de vista práctico
Durante el adiestramiento empresarial efectuado en Cacaoni
Lodge se llevaron a cabo acciones de tipo administrativo, de
verificación de cuentas huésped, importe de egresos y recuento de
caja chica. Esto permitió notar la debilidad que presenta la
empresa en cuanto a la inexistencia de una herramienta digital, que
aborde todos y cada uno de los procedimientos de gestión contable
que producen información oportuna y que signifiquen alguna
oportunidad o en su defecto amenace los objetivos pautados
dentro de la organización.
29
Además resulta de gran ventaja para la empresa la
implementación de dicho sistema, ya que permitirá obtener
resultados de forma eficaz y eficiente, ahorro de tiempo y
procesamiento de datos financieros controlados.
6.6.2 Relevancia Social
Se puede incluir como relevancia social, desde el instante
que se emprende la búsqueda se lucra la empresa, puesto que al
implementar la propuesta se reduce de gran manera la pérdida de
tiempo durante los procesos contables llevados a cabo.
La propuesta no solo beneficiará a la empresa sino también
a los clientes, dado que a través de este instrumento se reflejaran
de manera detallada los servicios disfrutados y consumos
obtenidos durante su estadía, además de suministrar manifestación
comercial personalizada.
2.4- Alcance de la Investigación
Resulta trascendental que las empresas dedicadas a la prestación
de servicios de alojamiento y/o alimentos y bebidas se encuentren en
capacidad de satisfacer necesidades de los clientes. Esto se alcanza
mediante la buena organización de sus procesos y la optimización de las
herramientas administrativas.
30
El alcance de esta investigación estará orientado hacia la
implementación de un sistema que enfoque el apoyo contable de los
ingresos y egresos de esta dependencia. A partir de esta premisa, se
buscará determinar la necesidad presente a nivel de organización
contable.
Se considera que los clientes y o huéspedes son también clientes
del sistema de manifestación contable, es por ello que se hace importante
referencia, que a través de esta herramienta les proporcionará
información y se plantea al mismo tiempo, la eficacia del medio de prueba
de factura en la justificación acerca de los atributos de los productos
ofrecidos, preferencias escogidas y las características de los servicios
disfrutados durante la estadía, siendo esto un requisito formal exigido en
Ley.
31
FASE III
MARCO TEÓRICO
3.1- Antecedentes
Entre las investigaciones consultadas con realización de la
implementación de un sistema computarizado como herramienta contable,
se presentan los siguientes antecedentes.
Valencia (2010), desarrolló un trabajo de grado especial titulado
“Propuesta de un sistema uniforme de contabilidad para la industria
del alojamiento como apoyo al proceso de decisiones en las
empresas hoteleras del municipio Trujillo”, cuya investigación hace
referencia en el diseño, adopción e implementación de un método
contable, teniendo como objetivos principales: la sencillez, al proporcionar
un modelo simplificado, fácilmente utilizado por cualquier tipo de hotel,
independientemente de su tamaño y categoría; la comprensibilidad, por
los usuarios de la información contable; y la compatibilidad, al facilitar un
modelo normalizado de presentación de resultados. Para llevar a cabo
esta investigación el autor se enmarcó en el tipo proyecto factible en
donde buscó proponer una acción para satisfacer una necesidad. Su
estudio correspondió a un diseño de campo en donde recolectó datos
transaccionales y descriptivos, precisos a la realidad con que se
manifestaban los hechos. Para la técnica e instrumento de recolección de
datos Valencia consideró utilizar la encuesta y como instrumento el
cuestionario donde involucró a los gerentes y administradores de 6
empresas hoteleras.
32
Una vez aplicado el cuestionario y analizados los resultados el
autor concluyó que resulta necesario implementar un sistema uniforme
contable acorde a sus actividades como empresa hotelera
Con relación a lo anterior, es preciso concluir entonces que existe
la condición de introducir mejoras en los procesos contables para las
industrias de alojamiento a través de este sistema.
El estudio de grado anteriormente desplegado, concuerda con la
investigación en curso debido a que ambos trabajos tratan sobre la
necesidad de incluir a la empresa de alojamiento una estructura más
organizada fundamentada bajo un sistema contable.
Así mismo Betancourt (2006), en su trabajo de grado para obtener
el título de Licenciada en Contaduría Pública, que lleva por nombre
“Evaluación del Control Interno de los Ingresos Implementado en el
Departamento De Finanzas De International School Of Monagas”,
esta investigación tiene como objeto fundamental insertar un control
interno de ingresos, comprendiendo un plan de organización de todos los
procedimientos efectuados en dicha empresa, para proteger, verificar y
resguardar la exactitud y confiabilidad de datos contables, evitando
asíminimizar los riesgos de índole financiero. Para llevar a cabal término
el desarrollo de esta investigación, Betancourt acudió a la investigación
documental apoyada en la documentación de primera mano para
sustentar la misma, y de campo ya que los datos son recopilados
directamente de la empresa en estudio.
El autor consideró la población en estudio que estuvo conformada
por cuatro (4) trabajadores que laboraban en el área de finanzas de esa
dependencia, las cuales fueron un gerente administrativo, un contralor, un
asistente administrativo y un aprendiz. Los métodos para la recopilación
de la información fueron la entrevista no estructurada aplicada al personal
33
que labora directamente en el área de finanzas. También, el autor aplicó
una
revisión
documental
bibliográfica
activa
de
diversos
libros
relacionados con el tema.
De acuerdo a la información obtenida por medio de las entrevistas
Betancourt determinó que el control interno contable de cualquier
dependencia es un pilar fundamental, ya que el soporte sobre el cual
reposa la confiabilidad es a través de un sistema contable; de esta
manera existirá organización, procedimientos y registros que se refieren a
la protección de los ingresos y registros financieros.
Este trabajo de grado guarda relación con el arriba mencionado,
por cuanto determina que la inexistencia de alguna herramienta contable
que facilite la observación y organización de los ingresos afecta
directamente el buen desenvolvimiento de la empresa y minimiza el logro
de los objetivos pautados.
Otro antecedente que se utilizó para apoyar este trabajo fue el de
Campa (2004), en su trabajo de grado como tesis doctoral, titulada “La
contabilidad de gestión en la industria hotelera”. Este estudio tuvo
como objetivo reflejar en este apartado la necesidad de los sistemas de
información contable en las empresas hoteleras. Dicha investigación
sostiene que desde el momento que el producto hotelero es un intangible,
una prestación de servicios a través del contacto del empleado con el
cliente y la puesta a disposición del mismo de las instalaciones
disponibles en el hotel, cualquier herramienta que facilite los trámites
administrativos, mejore la gestión y permita concentrar los esfuerzos del
empleado en el servicio a satisfacer, puede considerarsecomo una ayuda
inestimable. El autor realiza un aporte general y bastante amplio acerca
de la importancia que tienen las TI (tecnologías de información) para lo
cual no realizó ni aplicó ningún diseño ni instrumentos de recolección de
datos.
34
En el apartado anterior mencionado se considera que tiene relación
con la investigación presentada, ya que desde el punto de vista
tecnológico, las tecnologías de información vendrían siendo en este caso
los sistemas de información contable, donde la mejora en la atención al
cliente a través de facilitar los procesos y gestión de facturación y cobro
son importantes.
3.2 Bases Teóricas
Según Arias (2006), “Las bases teóricas implican un desarrollo
amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista
o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado.”
(p.106). Tomando esta definición como afinidad, a continuación se
manifiestan el sustento teórico y conceptos relacionados por diversos
autores y su nexo con esta investigación.
Estancia
Cacaoni Lodge es una empresa creada recientemente y dedicada
al sector turístico e identificado como una estancia. Según la Norma
Venezolana Covenin (2030-87) define como “empresa de alojamiento
turístico a todo aquel establecimiento que presta al público, un servicio
para hospedarse en forma temporal, que funcione en una edificación
construida o acondicionada para tal fin, ocupando la totalidad del
inmueble o parte del mismo, conformando sus dependencias en todo
unitario, sin mezcla de otros usos no cónsonos con su naturaleza.” (p.1).
35
Importancia de la organización contable dentro de las empresas
como apoyo a la toma de decisiones
Entre las actividades lucrativas para establecer una organización
orientada al cliente y a la empresa se encuentra la de lograr y utilizar
información sobre sus procesos de manera continua. En otras palabras,
como lo afirma Mendoza, (1996). “El área contable de las empresas debe
apoyar a la gerencia para que pueda orientar su desempeño a enfoques
basado en tendencias actuales y futuras, mediante reportes analíticos
sustentados en la información contable”. (p. 8). Es decir, que en efecto
llevar un sistema computarizado centrará al apoyo de las decisiones
finales económicas.
Al tener como meta principal el buen funcionamiento de esta
dependencia en el seguimiento de sus ingresos, el sistema como
herramienta contable representa gran importancia para la organización de
índole financiera generada por el departamento correspondiente. Es por
ello, que se considera que toda dependencia debe estar regida por alguna
herramienta de apoyo financiero, una de las cuales es el sistema
contable, que según Juranovic, (1988) “Un sistema contable es un
conjunto de procedimientos interrelacionados, que señalan el plan de
acción para alcanzar objetivos básicos de una organización” (p. 14). Es
así, como se explica que los sistemas están compuestos por los registros,
procedimientos y programas computarizados que sirven para controlar
toda la información generada y que se derivan de los procesos de
producción.
36
Los sistemas contables
Por otra parte, la “contabilidad, sistema y gerencia” definen los
sistemas contables como métodos formales para proporcionar a los
gerentes la información confiable y oportuna que necesitan para tomar
decisiones, y para que las organizaciones lleven a cabo eficientemente
las funciones de planificación, control y operación. (Stronner y Wankel,
1989: p.20). Analizando entonces, la organización y el orden contable
como pilar fundamental de cualquier dependencia, en donde la precisión y
el detalle de la proporción de información monetaria, dará vida a la
herramienta contable.
Para dotar a la Estancia Cacaoni Lodge de un sistema de
información que permitiera integrar los procesos contables y operativos, la
Empresa ACA Servicios Hoteleros dentro de las atribuciones del Comité
de Compras decidió licitar tres (3) software hoteleros, siendo las variables
criticas de ponderación las siguientes:
1. Función en la nube, asegurando la accesibilidad y disposición de la
información de forma segura, rápida y oportuna.
2. Actualización permanente y abierta de la aplicación, es decir, que a
través de una comunidad de usuarios pública se permita conocer
las opiniones, comentarios y hasta el ranking o satisfacción de los
usuarios. Considerando los tiempos actuales donde Internet y las
redes sociales transformaron la forma de pensar y hacer negocios,
es imposible, no depender de la opinión final del consumidor.
3. Buena relación precio – valor,
ello implica bajos de costos de
instalación, servicios técnico y actualización.
37
Se realizó una búsqueda en internet, a fin de conocer las
características más resaltantes de los sistemas hoteleros que se ofrecen
actualmente en el mercado y se pudo observar que la mayoría de los
sistemas de información contables soportan los diferentes procesos que
se llevan a cabo dentro de un hotel a través de los diferentes
móduloscomo lo son administración, alimentos y bebidas, alojamiento,
publicidad, mercadeo u otros servicios que por ende apoyen como
herramienta y control general de los ingresos y egresos. De esta manera
entonces, se toman en cuenta tres (3) sistemas contables con el objetivo
fundamental de solo implantar una herramienta que cubriera las
necesidades peculiares de esta dependencia.
Los tres sistemas contables antes mencionado son:
1. Data house Company
-
Se caracteriza por presentar el estado gráfico del hotel.
-
Se obtienen datos como: responsables de turno, horario de
entrada y salida, habitaciones ocupadas del turno anterior,
habitaciones ocupadas en el turno consultado, habitaciones
liberadas.
-
Saldo inicial de caja discriminado por moneda, ingresos y
egresos del turno, saldo final de caja.
-
Planning gráfico de ocupación del hotel.
-
Manejo de delegaciones de grupo o agencias.
-
Facturación de estadías.
38
-
Tarifador telefónico.
-
Módulo de gestión de restaurant.
-
Historial completo de clientes.
-
Gestión administrativa contable integrada.
2. Verial- Programa de gestión hotelera
-
Posee multitud de herramientas adaptadas a la empresa.
-
Control de facturas emitidas y recibidas, cobros y pagos,
control.
-
Extracto de cuentas: libro mayor, libro diario, balance de sumas
y saldos, cuentas de pérdidas y ganancias, balance de
situación.
-
Presupuesto de cuentas.
-
Contabilización automática.
3. Xero
Las características clave de Xero incluyen bancaria automática y
cuenta alimentaciones de tarjetas de crédito, facturación, cuentas por
pagar reclamaciones, gastos, depreciación de activos fijos, órdenes de
compra, y el estándar de negocios y los informes de gestión.
39
Xero
puede
importar
automáticamente
estados
de
cuenta
bancarios y de tarjetas de crédito
Todos los datos financieros se almacenan en la nube en un solo libro de
contabilidad unificada, lo que permite a los usuarios trabajar en el mismo
conjunto de libros, independientemente de la ubicación o del sistema
operativo.
Basado en lo anterior la aplicación XERO, fue considerada como la
mejor aplicación por encima de dos 40oftware, que no reunieron las
variables antes mencionadas, si bien eran aplicaciones de experiencia
reconocida y certificada, las mismas no se adaptaban a los cambios
tecnológicos actuales.
Microsoft Excel
En este apartado, otra herramienta que se utilizó para apoyar este
trabajo fue la aplicación Excel, que según la teoría de Rocha (s/f)
“Microsoft Excel es una hoja de cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula, compuesta por Columnas y
Filas, a la intersección entre una Fila y una Columna se le conoce con el
nombre de Celda”. (p.1). De acuerdo a esto, la empresa se verá
beneficiada al tener y hacer uso de una aplicación adicional respaldado al
sistema contable.
Sistema de control interno
Para Bennet (1964), un sistema de control interno, puede definirse
como “la coordinación del sistema de contabilidad y de los procedimientos
administrativos, de tal manera que el trabajo compruebe continuamente
datos eficaces sin la posibilidad de fraude” (p.378).
Analizando esta
definición, se puede decir que el control interno es una prioridad
40
administrativa dentro de cualquier empresa, ya que significaría una
especie de plan organizacional desarrollando la eficiencia operacional y
protegiendo registros contables exactos y confiables. Dicho de otra
manera, el éxito de la dirección y operatividad de cualquier organización,
dependerá de una buena gestión sistemática y visible.
El éxito debería ser el resultado de implementar y mantener un
sistema de gestión contable o financiero que sea diseñado para mejorar
continuamente la eficacia y la eficiencia del desempeño de la
organización. Fondonorma, 2001 (p.7).
Existen diversos aspectos fundamentales dentro del entorno
financiero como sistema contable, entre los que se pueden citar:
-
Control, se refiere a las formas y tácticas practicadas para
autorizar las operaciones y proteger los activos. Por ejemplo, el
control sobre los egresos que ocurren dentro de la Estancia
tienen como finalidad evitar pérdidas de flujo monetario. Un
registro exacto de las cuentas o consumos por cobrar asegura
que las operaciones de los clientes sean registradas y que los
cobros se realicen con eficacia y claridad.
-
Un
sistema
compatible
trabaja
armónicamente
con
las
operaciones, el personal y la estructura organizacional de la
empresa. Un sistema compatible de información contable
satisface las necesidades particulares del establecimiento.
-
El propósito del sistema computarizado como herramienta
contable,
es
producir
información
cuantitativa
de
las
transacciones y eventos económicos que se producen en la
organización, con el objeto de facilitar los procesos y transmitir
de manera permanente y oportuna señales del funcionamiento
de la organización.
41
FASE IV
MARCO METODOLÓGICO
En este aspecto se manifiesta o describen las estrategias
empleadas para el alcance de los resultados en la investigación.
4.1 Tipo y diseño de la investigación
Debido a que el objetivo principal de la investigación es la
implementación de un sistema contable, se estableció que para su
elaboración, el apelar a dos tipos de investigación: experimental y
descriptivo. Los mismos, al tiempo del avance de la investigación,
apoyarán a alcanzar la manifestación necesaria.
Se ha considerado que al llevar a cabo la presente investigación,
será necesario iniciar con un estudio experimental, ya que según Arias
(2012), “está sometida a un grupo de individuos, a determinadas
condiciones y estímulos” (p.34). Afirmando de esta manera, que la
investigación de tipo experimental observa los efectos o reacciones que
se producen
Un estudio descriptivo, está dirigido a la búsqueda de la explicación
de los fenómenos o acontecimientos que suceden en el momento de
realizar
la
investigación.
Tamayo
y
Tamayo
(2004)
señalan
concretamente que este tipo de investigación se fundamenta no sólo en la
descripción, sino además en el registro, análisis e interpretación del
fenómeno o acontecimiento. En cuanto a este citado, se complementa la
investigación realizada como la demostración de objetivos a alcanzarse.
42
4.2 Diseño de la investigación
Según Sabino (2000), su objeto es proporcionar un modelo de
verificación que permita contrastar hechos con teorías, y su forma es la de
una estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias
para hacerla. (p.91)
El diseño de la investigación se refiere a la manera, como se dará
respuesta a las interrogantes formuladas en la investigación. Por
supuesto que estas maneras están relacionadas con la definición de
estrategias a seguir en la búsqueda de soluciones al problema planteado.
El tipo de investigación utilizado para este proyecto es el diseño de
campo, en donde se recolectaron datos en forma directa a la realidad que
se presentaba a diario dentro de las instalaciones de la estancia Cacaoni
Lodge, en donde los mismos se obtuvieron de manera continua a la
experiencia empírica.
4.3 Población y muestra
La población es un conjunto de individuos de la misma clase,
limitada por el estudio. Según Tamayo y Tamayo, (1997), “La población
se define como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades
de población posee una característica común la cual se estudia y da
origen a los datos de la investigación” (p.114).
De igual manera, Corbetta (2007), define a la población como “un
conjunto de N unidades, que constituyen el objeto de un estudio; donde N
es el tamaño de la población”. (p. 274)
43
Debido a la reciente apertura de la estancia CacaoniLodge solo
cuenta con un gerente general, quien será la población y muestra para la
presente investigación y que arrojarán las respuestas a la entrevista
realizada personalmente.
Bayardo (2000), define la muestra como “una parte de la población
en estudio, seleccionada de manera que en ella queden representadas
las características que distinguen a la población de la que fue tomada”.
(p.9)
De tal modo, es importante destacar que también se aplicó una
encuesta a todos y cada uno de los huéspedes que se alojaron en la
estancia; quienes serán la población, y la muestra el número de
respuestas reflejadas según el ítem manejado; es decir, se hace énfasis a
cada uno de los servicios ofrecidos por parte del establecimiento tomando
en consideración la opinión personal de cada cliente o huésped, teniendo
como objetivo la mejora continua.
44
4.4 Técnicas e instrumento de recolección de la información
Arias (1999), menciona que “Las técnicas de recolección de datos
son las distintas formas de obtener información” (p.53). Las técnicas de
recolección de datos que fueron utilizadas en la presente investigación
son la entrevista y la encuesta.
Según Bayardo (2000), la entrevista “es un recurso que el
investigador tiene a su alcance por medio de preguntas que se plantean
en forma directa, esto es, personalmente y en forma oral, a cada uno de
los sujetos de la muestra seleccionada” (p. 41). La entrevista se realizó en
forma directa y personal al gerente general de la estancia Cacaoni Lodge.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se sostuvo conversación con el
gerente en donde la misma estuvo orientada a obtener respuestas que
más tarde fueron analizadas, evaluadas e interpretadas.
El otro instrumento de recolección de datos que se aplicó fue la
encuesta, que según Naresh K. Malhotra, (2001), “las encuestas son
entrevistas con un gran número de personas utilizando un cuestionario
prediseñado”. (S/N), el cual ya tenía un diseño preestablecido por parte
de la empresa y se elaboró con la finalidad de recopilar la opinión y
experiencia vivida por los huéspedes o clientes. Así, se recolectó
información cuantitativa.
45
FASE V
ANÁLISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INFORMACIÓN
5.1 Presentación y análisis de los resultados
Para la manifestación de los resultados, se organizaron los datos
de acuerdo a la naturaleza de las actividades realizadas en la empresa,
las cuales se clasificaron en administrativas, ventas alojamiento y
recepción de huéspedes. Estos fueron evaluados mediante dos
instrumentos de recolección de datos que son la entrevista personal al
gerente general y la encuesta aplicada a los huéspedes durante 2 meses.
La aplicación de las encuestas ayudará a determinar la eficiencia en el
proceso del check out y la claridad en el cobro a través de la
Implementación del Sistema Computarizado como herramienta contable.
Adicionalmente, se aplicó la técnica de análisis cuantitativo, señala
Álvarez (1990), que “las técnicas cuantitativas de obtención de
información requieren de apoyo matemático y permiten la cuantificación
del resultado, mostrando la información recolectada en cuadros y
medidas, calculando sus porcentajes.” (s/p). En la presente investigación
tal análisis se realizó mediante la interpretación de respuestas emitidas
por los huéspedes según la experiencia presenciada, representada a
través de tablas manejando frecuencia inicial, frecuencia relativa y
porcentaje final, compuestas por cinco ítems de calificación; excelente,
bueno, regular, deficiente y malo. Posterior a esta información calculada,
se procede a graficar de manera más detallada, a fin de poder evaluar
mediante porcentajes el mejoramiento en el proceso de cobro.
46
5.1.2 Aplicación de la entrevista al Gerente General de la empresa
Lic. Abel Blanco
GERENTE GENERAL DE LA ESTANCIA CACAONI LODGE
Por medio de la ejecución de una entrevista oral y presencial se ha
diseñado una serie de preguntas, se llevó a cabo un “antes” de la
implementación del sistema, tomando en cuenta la opinión personal del
gerente haciendo énfasis en la ausencia de algún sistema contable o en
su defecto algún software que permitiese llevar a cabo los objetivos
planteados. Seguidamente se efectuaron igualmente una serie de
preguntas “después” del establecimiento e implantación final de la
herramienta contable en la empresa; esto para validar la decisión y
analizar el resultado de la aplicación del método contable.
1. ¿Cree usted que a través del manejo de algún sistema
computarizado contable se llevase un control más eficaz con
respecto al área contable y de alojamiento?
Si, efectivamente se piensa que la implementación de algún
sistema computarizado sirva de apoyo contable para la estancia, ya que
desde los inicios de la empresa nos hemos manejado con un sistema
poco actualizado, pero mediante la investigación e implantación de esta
nueva herramienta XERO mejorará considerablemente el manejo y
control de cada una de las actividades llevadas a cabo con respecto a los
ingresos, egresos y facturación.
47
2. ¿Lleva la empresa un control de registros de cada uno de los
egresos de manera sistemática?
Dentro de la empresa, el control de los egresos no se registra de
manera sistemática, ya que con la reciente apertura de la estancia nos
hemos manejado con un sistema manual.
3. ¿Está de acuerdo usted con que la implementación del
sistema contable sea la de XERO?
Si, por supuesto, de acuerdo a lo conversado con las dos
integrantes a cargo del área administrativa desde la oficina principal de
Caracas, se llegó a la conclusión de que esta herramienta es la más
óptima para brindar al área contable la facilidad de los procesos y
registros de todas y cada una de las transacciones que se realizan en la
estancia.
4. ¿Conoce usted en qué consiste el sistema XERO?
En realidad no conozco el sistema ni se manejarlo, pero he
designado a personas capacitadas para su dirección.
5. ¿Piensa usted que el sistema computarizado XERO resulte de
fácil manejo para los usuarios que lo utilizan?
Es totalmente accesible, de fácil manejo, eficaz y confiable; sin
embargo es necesaria la inducción oportuna al usuario próximo a
integrarse en la misma área para de esta forma obtener una misma
secuencia de cada proceso llevado sistemáticamente.
48
6. ¿Qué expectativas tiene acerca de la implementación del
sistema contable XERO?
Se piensa que el objetivo principal de la implementación de este
sistema es llevar el control general con respecto a hechos contables, mis
expectativas son altas, ya que se busca a través de la inserción de dicha
herramienta la función administrativa de control de los ingresos y egresos,
permitiendo evaluar y minimizar errores, asegurando de esta manera los
objetivos y planes de la organización.
7. ¿Qué
piensa
usted
que
pudo
lograr
luego
de
la
implementación de este sistema en el momento de la salida de
los huéspedes, y en general para su empresa?
Respondiendo a su pregunta, según manifestaciones dadas por los
huéspedes alojados en la estancia, manejado a través de la encuesta de
satisfacción se logró un cambio verdaderamente notable, ya que
anteriormente en el momento que se realizaba el check-out no se
manipulaba ningún asiento físico o datos específicos que detallaran los
consumos o los servicios disfrutados por parte de los visitantes. Gracias a
la implementación de XERO se logró eficiencia en el check-out y claridad
en el cobro, además de esto se generó la facilidad de proporcionar
facturas de orden fiscal para la empresa y para los huéspedes,
asegurando entonces las transacciones y comprobando nuestros
ingresos.
Además cabe resaltar que se pudo lograr el manejo y consulta en
tiempo real de todas las transacciones financieras y lo más interesante es
que puedo manejar mis gastos personales con solo revisar y aprobar los
recibos.
49
8. ¿Presenció usted alguna desventaja en cuanto al sistema
XERO?
La única desventaja que logré notar hasta ahora es que la
aplicación solo funciona a través de la conexión de red, de lo contrario no
se puede acceder al sistema.
9. ¿Está de acuerdo que se continúe cancelando el costo
monetario que representa el uso de XERO para su empresa?
Si estoy de acuerdo en continuar pagando lo que vale el sistema,
ya que a mi parecer resulta excelente herramienta, puedo llevar en total
control todos los ingresos y egresos de mi empresa dejando atrás la
posibilidad de discrepancias numéricas.
5.1.3 Aplicación de la encuesta de satisfacción del huésped
TABLA N.-1. – Eficiencia en el check-out. Agosto 2014.
Calificación
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MALO
TOTAL
RESPUESTAS
Fi
51
4
FR
0,92727273
0,07272727
%
93%
7%
55
1
100%
Fuente: Estancia Cacaoni Lodge
Elaboración Propia (2014)
50
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
93%
7%
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
Malo
GRÁFICO N.- 1 Eficiencia en el check-out
Fuente: Estancia Cacaoni Lodge
Elaboración Propia (2014)
Análisis e Interpretación
Para el primer mes en el cual se implementó la encuesta, los55
huéspedes encuestados establecieron que el 93% afirmó que la eficiencia
en el Check-Out fue excelente, el 7% afirma que fue bueno.
Por lo que se considera que al implementar el sistema XERO en la
empresa apoya a la eficiencia en el momento de la salida de los
huéspedes.
TABLA N.-2. – Claridad en el cobro. Agosto 2014.
Calificación
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MALO
TOTAL
RESPUESTAS
Fi
49
5
1
55
FR
%
0,89090909
89%
0,09090909
9%
0,01818182 0,01818182
100%
Fuente: Estancia CacaoniLodge
Elaboración Propia (2014)
51
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
89%
9%
0,01818182
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
Malo
GRÁFICO N.- 2. Claridad en el cobro
Fuente: Estancia CacaoniLodge
Elaboración Propia (2014)
Análisis e Interpretación
Del total de huéspedes encuestados (55pax) se estable que el 89%
(49pax) afirman que la claridad en el cobro fue excelente, el 9%(5 pax)
dice que fue bueno mientras que solo el 1% dio como respuesta a que el
cobro fue regular. Ante los resultados proyectados se puede observar que
la mayoría de los huéspedes sostiene que en el momento del cobro hubo
claridad ante el proceso, es decir que el implante del sistema XERO
apoya de manera eficaz y eficiente el proceso reflejado en este ítem.
TABLA N.-3 – Eficiencia en el Check-Out. Septiembre 2014
Calificación
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MALO
TOTAL
RESPUESTAS
Fuente: Estancia CacaoniLodge
Fi
FR
%
51
4
0
0
0
0,927272
0,072727
92,727%
7,272%
55
1
100%
Elaboración Propia (2014)
52
100,00%
80,00%
60,00%
92,73%
40,00%
7,27%
20,00%
0,00%
Excelente
Bueno
Regular Deficiente
Malo
GRÁFICO N.- 3 Eficiencia en el Check-Out
Fuente: Estancia CacaoniLodge
Elaboración Propia (2014)
Análisis e Interpretación
En este mes se realiza el mismo proceso buscando el máximo
disfrute y claridad en los procedimientos. De las 55 personas
encuestadas, el 92,72% (51 pax) manifiesta que la eficiencia en el checkout fue excelente, mientras que el 7,2% (4pax) contesta que fue bueno.
Una vez más, la gran parte de los huéspedes consideran que el
proceso durante su salida de las instalaciones fue veraz y oportuno.
TABLA N.4. – Claridad en el cobro. Septiembre 2014.
Calificación
Fi
FR
%
EXCELENTE
BUENO
REGULAR
DEFICIENTE
MALO
TOTAL
RESPUESTAS
52
2
1
0
0
0,945454
0,03636
0,01818
94,54%
3,636%
1,81%
55
1
100%
Fuente: Estancia CacaoniLodge
Elaboración Propia (2014)
53
100,00%
80,00%
60,00%
40,00%
94,54%
20,00%
3,64%
0,00%
1,81%
GRÁFICO N.- 4 CLARIDAD EN EL COBRO
Fuente: Estancia Cacaoni Lodge
Elaboración Propia (2014).
Análisis e Interpretación
Mediante los resultados obtenidos en este mes se pudo observar
que el 94,54%(52 pax) está de acuerdo en que la claridad en el cobro fue
excelente, el 3,64% (2 pax) afirma que fue bueno, mientras que el 1,81%
(1 pax) respondió que fue regular el proceso.
Entonces se concluye que la aplicación de este sistema alcanza
un gran beneficio para la empresa, ya que para el área financiera le
concederá un modo más conciso el control de las transacciones diarias
referentes a cuentas huésped. Así mismo facilitará al visitante obtener
información clara sobre el cobro que se le está efectuando por concepto
de alimentos y bebidas, servicios extras o alojamiento, minimizando de
esta manera la presencia de discrepancias.
Los resultados demuestran la implementación exitosa de la
herramienta, aportando los siguientes resultados:
1. Desde un punto de vista de procesos, se reduce la dependencia de
hojas Excel para procesos claves, reduciendo de forma significativa
los errores en los reportes para Ama de Llaves, Alimentos y
Bebidas y Recepción.
54
2. Reducción en los ciclos de elaboración de los reportes de
contabilidad de 20 días a 5 días a través de la descentralización de
los procesos contables en cada área de la Operadora, ejemplo:
Comercialización, Alimentos y Bebidas y Recepción, con lo cual es
menos burocrático y más eficiente el proceso de cierre contable,
más aún cuando en este tipo de empresa de servicios, cuando
operan a distancia o en diferentes destinos.
3. Mejora en el clima organizacional al disponer de una herramienta
de fácil y flexible configuración, adaptable independiente del
tamaño de la empresa y de uso sencillo y eficiente lo que redundo
en una reducción del 30% de las horas laborables dedicadas a los
procesos de facturación y contabilidad.
Definitivamente lo anterior, refuerza la decisión correcta de
implantar el sistema XERO, que se exponen a continuación:
1. Su condición en la nube, permite disponer de la información desde
cualquier destino con un simple acceso, permitiendo a la gerencia
verificar la información de forma rápida y tomar decisiones
oportunas.
2. Su fácil configuración y manejo requirió de una baja inversión tanto
en recursos financieros como humanos.
3. Integración rápida a otros módulos como reservas de habitaciones
desde la página web o bien desde el centro de reservaciones de
Único Estancia, y del POS de venta, lo que permitirá automatizar la
facturación de las ventas por alojamiento, así como por alimentos y
bebidas además del registro automático a la contabilidad.
55
FASE VI
LA PROPUESTA
Implementación de un sistema computarizado como herramienta
contable apoyado en la aplicación Excel para la Estancia Cacaoni
Lodge
6.1- Presentación de la propuesta
En esta fase se expone la propuesta de considerar un sistema
computarizado como herramienta contable a ser implementado en la
estancia CacaoniLodge; ubicada en Choroní, para el período de prueba
de un (1) mes específicamente el mes de agosto del 2014, con la
intención de que se disponga con un instrumento beneficioso para la
empresa, los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo.
Es por esto que siendo Cacaoni Lodge una empresa que ofrece
servicios turísticos, debe encontrarse en la disposición de prestar los
servicios necesitados por los clientes con la claridad y eficiencia
esperados por los mismos.
Como se ha mencionado anteriormente, para el desenvolvimiento
adecuado de cualquier empresa o dependencia, resulta importante y
necesaria la mejora de los hechos contables, a través de sistemas
computarizados como herramientas de gestión financiera que permitan
facilitar y generar resultados finales, ya que esto es imprescindible al
momento de la ejecución del ciclo de cierre contable.
56
Con base en lo mencionado, se desarrolla la propuesta a fin de
implementar la aplicación XERO para apoyar la optimización de los
procesos de índole contable y administrativo dentro de la empresa.
El tiempo que llevó implantar esta aplicación a la estancia como
modo prueba fue de 1 mes, luego de cumplir y sobre pasar las
expectativas, en términos de inversión se considera de muy bajo impacto,
su costo mensual es de US$ 50,00,
incluyendo uso y actualización.
Además cuenta con una serie de facilidades propias de
XERO
disponibles las 24 horas como lo es el contacto telefónico 0800 o bien el
chat de preguntas y respuestas, por último, tal como lo mencionamos
anteriormente, la comunidad de usuarios genera un valor agregado
importantísimo porque sirve para retroalimentar a la empresa XERO con
sugerencias, reclamos y cambios los cuales aportan información valiosa
que contribuyan a la mejora continua de la aplicación XERO.
6.2- Justificación
La presente propuesta se ha planteado a fin de brindar una
solución a la problemática observada en la estancia CacaoniLodgea
través de un sistema computarizado contable que permita optimizar los
procesos de ejecución de las actividades administrativas y contables
dentro de la empresa, minimizando errores de índole numérico,
acercándose de esta manera a los objetivos planteados y logrando el
éxito de la empresa.
Se pretende aportar a través de esta propuesta beneficios al área
de administración general ubicada en Caracas, ya que hasta ahora los
procesos se llevan a cabo a distancia, de esta manera y por medio de
este sistema, el control y el suministro de información de las actividades
contables de la estancia se tornen de forma sencilla, oportuna y verás.
57
6.3 Objetivos de la propuesta
6.3.1 Objetivo general
Implementar un sistema computarizado como herramienta contable
para la estancia Cacaoni Lodge, a fin de contribuir en la optimización de
sus procesos contables y administrativos.
6.3.2 Objetivos específicos
-
Analizar los requerimientos técnicos y humanos que exige el
sistema contable.
-
Determinar el período de prueba, instalación, registro, y o
configuración de módulos.
-
Implementar el sistema y observar si precisa licencia.
-
Evaluar resultados finales.
58
6.4 Estructura de la propuesta
Para la elaboración de la propuesta, se llevaron a cabo actividades
que permitieron el desarrollo de las mismas. En la figura que se muestra a
continuación se muestran organizadas cronológicamente.
Análisis de requerimientos
Sistema de prueba
Implementación del sistema
Evaluación de resultados.
Figura Nº 6 Estructura de la propuesta
Fuente: Elaboración propia (2014)
6.5 Descripción
A continuación se describen en detalle cada uno de los procesos
que se llevaron a cabo dentro de esta propuesta.
Análisis de requerimientos
En este primer proceso, se determinaron los requerimientos
técnicos y humanos que requiere el sistema al implantarlo en la estancia,
producto de la observación directa y presencial durante el período de
entrenamiento empresarial. Esto permitió:
59
-
Determinar los tipos de dispositivos que permiten la instalación
del sistema Xero, como lo son computadoras de escritorio,
laptops, tableta, dispositivos móviles androide, ipod. Cabe
destacar que cada uno de estos dispositivos requiere de
conexión a red de datos, de lo contrario no se podrá tener
acceso al sistema
-
Evaluar si el uso de este sistema permite economizar recursos
de entrenamiento de personal, ya que Xero es capaz de ofrecer
una interfaz estandarizada incorporando la entrada a todos y
cada una de las aplicaciones computacionales con tan solo
tener registrado a través de una cuenta electrónica personal a
cada usuario miembro de la empresa, y por ende tenga acceso
a las operaciones de la misma.
-
Identificar si el usuario que da inicio al uso del sistema contable
requiere de experiencia previa a ello, puesto que Xero permite
reducir esta consideración siendo esta una herramienta
entendible y de fácil acceso y manejo.
Sistema de prueba
En este segundo proceso se evaluó el tiempo que sugería el
sistema como modo prueba una vez elegido, para hacer uso del mismo y
llegar a la decisión final de implantarlo en la empresa. Este proceso
permitió hacer uso de Xero durante un mes totalmente gratuito explorando
cada una de sus funciones y aplicaciones, evaluando de esta manera si
se adapta a las necesidades de la empresa.
60
Para establecer el sistema contable, se tomaron en cuenta
consideraciones funcionales que en definitiva vendrían siendo los
procesos operativos de cada una de las áreas o departamentos
funcionales determinados por Cacaoni Lodge, de esta manera se llevó a
cabo la configuración de módulos:
1.- Administración
2.- Alimentos y bebidas
3.- Áreas sociales
4.- Equipamiento
5.- Habitaciones
6.- Instalaciones
7.- Operaciones
8.- Publicidad y mercadeo
9.- Servicios
Implementación del sistema
Para implementar la aplicación contable más conveniente y
ajustada
a las necesidades presentes en la empresa, se indagó en
internet tomando en consideración tres (3) software hoteleros, donde se
hizo el estudio de cada una de sus características para luego escoger el
más adaptado a la situación actual.
La tendencia de este sistema en cuanto a su licencia significa el
valor cancelado mensualmente por el uso del mismo.
61
Evaluación de los resultados.
Finalmente tomada la decisión de la selección del sistema
contable, se inicia entonces la implementación como modo prueba
durante un (1) mes.
Una vez analizado los tres software o sistemas contables ofertados
en el mercado se llegó a la conclusión de que la aplicación XERO se
adaptaba a las necesidades presentes y fue considerado como la mejor
aplicación por encima de dos software, que no reunieron las variables de
evaluación.
6.6 Viabilidad
La propuesta de aplicar
un sistema computarizado como
herramienta contable, es una oferta viable ya que la empresa presencia
dificultades ya mencionadas a lo largo del presente estudio, que deben
ser atendidas para cubrir las necesidades que se evidencian en el
momento que se maneje los datos contables, ingresos o egresos. En
cuanto a la prestación de los servicios, esta es totalmente viable, ya que a
través del sistema busca la mejora continua en la atención al cliente
porque en el momento de la salida facilita la gestión de la información
disponible referentes a su estadía, su nivel de satisfacción y de esta
manera se asegura influir en ventas futuras.
El objeto final de que la implementación del sistema contable sea
viable es la utilización de esta información para su análisis e
interpretación, ofreciendo control, compatibilidad y flexibilidad para la
estancia. De esta manera protege los activos y asegura la exactitud de los
registros contables de la empresa.
62
CONCLUSIONES
Durante el periodo de entrenamiento profesional, el pasante tuvo la
oportunidad de observar y vivir de cerca la experiencia de trabajar en una
empresa dirigida al target de parejas, siendo Cacaoni Lodge uno de los
lugares preferidos para esta actividad, mediante la observación y
posteriormente analizando mediante instrumentos de recolección de
datos, para obtener los resultados que han sido estudiados, para así
determinar una solución o propuesta a la problemática presente en esta
empresa
Dicho esto, se presentan las conclusiones a las que se ha llegado a
lo largo de la investigación:
La importancia de llevar un control interno contable radica en que
todas las empresas tienen la necesidad de llevar un seguimiento de sus
movimientos
financieros
y
operacionales.
Así
obtendrá
mayor
productividad y aprovechamiento de los servicios ofrecidos.
La información contable debe servir fundamentalmente para
conocer y organizar los recursos que posee la empresa y de esta manera
tomar decisiones acertadas.
Toda empresa bien constituida debería contar con algún sistema
de información contable donde apoye a los miembros de la misma a una
buena planeación, organización y dirección de las operaciones,
permitiéndole a esta la representación, estabilidad y confiabilidad de cada
proceso. La empresa Cacaoni Lodge tendrá la ventaja de aumentar el
rendimiento de todos los procesos que se lleven a cabo dentro de la
misma, presentando los resultados finales de manera pertinente, clara y
confiable.
63
RECOMENDACIONES
A la estancia Cacaoni Lodge se sugieren las siguientes
recomendaciones:
-
Diseñar manuales de procedimientos para cada área
operativa, donde se especifiquen la manera y el cómo llevar a
cabo el buen funcionamiento de los activos.
-
Impartir talleres a los colaboradores y colaboradoras
de la empresa en pro de la mejora continua de sus funciones.
-
Establecer algún sistema o mejorar el procedimiento
de la presentación de inventarios de bebidas, para tener un
mejor control de cada uno de los artículos en el proceso de
compra y organización de los mismos.
-
Se considera la necesidad de incrementar el número
de colaboradores para la empresa, ya que el nivel de personas
laborando es muy bajo para la misma y se presenta en muchas
ocasiones la sobre carga de funciones.
64
GLOSARIO DE TÉRMINOS
-
Planning: M. Conjunto de técnicas para conseguir el máximo
aprovechamiento de los medios de producción de que dispone
de una empresa.
-
Único Estancia: Es una marca cuyo diferenciador principal es
el servicio y la atención al huésped, buscando que la estadía en
cualquiera de sus categorías ofrezca una experiencia inimitable
e inolvidable.
-
Único Turismo: Operadora de turismo mixto (detal y mayorista)
para atender al mercado emisivo, nacional y receptivo. Busca
ofrecer productos diferenciados versus paquetes tradicionales
masivos, complementado con una plataforma virtual junto con
las redes sociales.
65
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Arias F. (2006).El Proyecto de investigación. Introducción a la
metodología científica.Editorial Episteme, Caracas, Venezuela.
Arias F. (2012).El Proyecto de investigación. Introducción a la
metodología científica. Editorial Episteme, Caracas, Venezuela.
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Computer World.
Bayardo, M. (2000).Introducción a la metodología de la investigación
educativa. Guadalajara. Editorial Progreso
Bernal, M. (2004). Contabilidad, sistema y gerencia. Nuevo enfoque
teórico-práctico para la gestión y aplicación de la contabilidad como
sistema de información. Editorial CEC, C.A Colección Minerva,
Caracas, Venezuela.
Catacora, F. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Caracas.
McGraw-Hill Interamericana.
Corbetta, P (2007) Metodologia y técnicas de investigación social.
España. McGraw Hill
Cruz, J. (2012). Tesis doctoral. La factura como medio de prueba en
derecho tributario. Almería.
Data,
House.
S.L.
Recuperado
http://www.datahousecompany.com/comercial1.html
de
66
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mejora del desempeño (traducción de la norma internacional ISO
9004) Caracas: Fondo para la Normalización y Certificación de la
Calidad).
Mendoza. A (1996). Sistemas y procedimientos: nuevas tendencias en la
contaduría. Caracas: Publicaciones-UCAB.
Moreno, M. (2007). Introducción a la metodología de la investigación
educativa II.Editorial Progreso. Guadalajara México.
Namakforoosh, M. (2005). Metodología de la investigación. 2ª ed. México.
Editorial Limusa.
Naresh K., (2001). Investigación de mercados, un enfoque
aplicado.México. Pearson Edition.
Rojas, E. El usuario de la información. Editorial EUNED, Costa Rica.
Sabino, C (2000) El proceso de la investigación. Bogotá, Editorial
Panamericana.
Tamayo y Tamayo, M. (2004). El proceso de la investigación Científica.
(Evaluación y administración de proyectos de investigación).
México. Editorial Limusa.
Verial, SoftS.L.Paseo del Gran Capitán, - Salamanca. Recuperado de
http://www.verial.es/verial/catalogo/index.aspx
67
ANEXOS
68
Anexo Nº 1 Procedimientos realizados en el sistema Xero para
reporte de gastos.
-
El registro de reporte de gastos se podrá realizar a través del
sistema desde un dispositivo fijo o móvil.
-
Ingresar a Xero con usuario y contraseña.
Fuente: www.xero.com (2014)
-
Hacer clic en "Account" (cuenta), "Expense claims" (reporte de
gastos), "Add receipt" (crear recibo)
Fuente: www.xero.com (2014)
69
Fuente: www.xero.com (2014)
Ingresar cada recibo completando los siguientes campos:
-
"Recept from" (recibo de), colocar el nombre o razón social que se
indica en la factura.
-
"Date" (fecha), colocar la fecha que se indica en la factura.
-
"Reference" (referencia), colocar número de la factura y número
correlativo de anticipo (en caso que aplique).
70
-
Total, colocar el monto total en bolívares de la factura.
-
"Include tax" (incluir impuesto), Marcar el recuadro cuando se tiene
como soporte una factura legal, e indicar "Tax exclusive" (impuesto
excluido), en caso de vales no marcar el recuadro.
-
"Description" (Descripción), colocar gasto sujeto a impuesto o gasto
exento de impuesto según aplique.
-
"Quantity" (Cantidad), colocar cantidad uno (01).
-
"Unit price" (precio unitario) indicar el monto total de acuerdo a la
descripción, total gastos sujeto e impuesto o total gastos excented
e impuesto.
-
"Amount Vef"(monto), al indicar cantidad y precio unitario
automáticamente se visualizará el monto por ítem incluido.
-
"Account" (cuenta), dejar el campo vacío, al momento de la
aprobación el mismo se completará.
-
"Tax rate"(tipo de impuesto), indicar el tipo de impuesto que aplica
para el ítem
(12%, 8% ó 0%) de acuerdo a lo que indique la
factura.
-
Hacer clic en el símbolo X, en caso de ser necesario eliminar un
ítem.
71
-
Hacer clic en "Add a new line"(crear una nueva línea), en caso de
ser necesario ingresar nuevos ítems.
Anexo Nº 2 Procedimientos realizados en el sistema Xero para
reservaciones de estadías, facturaciones de ventas y registro
de cobranzas.
-
Ingresar a Xero con usuario y contraseña.
-
Hacer clic en "Account" (cuenta)/ "Sales" (ventas), y luego en
"New" (nuevo).
Fuente: www.xero.com (2014)
72
Se completan los siguientes campos:
-
"To"(a), colocar las primeras letras y seleccionar entre las
opciones. De no estar creado el contacto en este momento el
mismo se creará, siendo necesario completar los datos desde la
sección de contactos para imprimir la factura.
-
"Date" (fecha), ingresar fecha de facturación, hacer clic y
seleccionar del calendario o colocar manualmente en formato de
fecha (día-mes-año Ej. 06-06-2014).
-
"Due Date" (fecha de vencimiento), ingresar fecha de vencimiento,
hacer clic y seleccionar del calendario.
-
"Invoice #" (número de factura), de forma predeterminada se
visualizará el correlativo de las facturas.
-
"Reference" (referencia), colocar el número correlativo de la forma
libre, en caso que la factura sea impresa en ese formato, fecha de
reserva, correlativo diario, fecha de check in, check out (separando
los datos con comas y en el orden antes establecido).
-
"Branding" (formato de factura), dependerá de cómo se realizará el
envío de la factura, si el envío es físico, de forma predeterminada
se visualizará "Factura fiscal", en caso que no se pueda imprimir
por la impresora fiscal seleccionar formato de "Contingencia" e
imprimir en forma libre y si el envío es digital, verificar que se
encuentre en formato digital.
73
-
"Item", (artículo o servicio) identificar el código en la lista impresa
"inventory Items" (Items de inventario) de acuerdo a la reserva o
consumos adicionales, colocar las primeras letras, seleccionar el
código a facturar, y completar:
-
"Description" (descripción), de forma predeterminada al seleccionar
el código se visualizará la descripción, cuando corresponda a
consumos de alimentos, colocar el número de la comanda
correspondiente a la orden.
-
"Qty" (cantidad), colocar las unidades a facturar.
-
"Unit
price"
(precio unitario), de forma
predeterminada
al
seleccionar el código se visualizará el precio unitario.
-
"Disc %" (descuento), colocar el porcentaje (%) de descuento en
caso que aplique.
-
"Account" (cuenta), de forma predeterminada al seleccionar el
código se visualizará la cuenta contable.
-
"Tax rate" (tasa de impuesto), de forma predeterminada al
seleccionar el código se visualizará el porcentaje (%) de impuesto.
74
Fuente: www.xero.com (2014)
-
Categoría de monitoreo: Departamentos, hacer clic para desplegar
lista y seleccionar entre las siguientes opciones:
1.- Administración
2.- Alimentos y bebidas
3.- Áreas sociales
4.- Equipamiento
5.- Habitaciones
6.- Instalaciones
7.- Operaciones
8.- Publicidad y mercadeo
9.- Servicios
75
Fuente: www.xero.com (2014)
Anexo Nº 3 Procedimientos realizados semanalmente en la
aplicación Microsoft Excel para la Estancia Cacaoni Lodge.
Arqueo de caja chica.
-
Completar diariamente o cada vez que haya movimiento de
efectivo el arqueo de caja chica, para lo cual será necesario tener:
Efectivo de caja y Reporte de gastos diario impreso.
-
Colocar fecha del arqueo.
-
Indicar cantidad en cada denominación (billetes y monedas) la
cantidad existente
-
Validar que el total del efectivo en físico cuadre con el monto
indicado en el archivo.
-
Colocar el monto de los reportes de gastos.
-
Verificar que la celda de validación se encuentre en cero (Bs 0,00)
76
-
En caso de existir monto en la celda de validación identificar la
ARQUEO
DE CAJA CHICA
diferencia,
verificando
el efectivo físico vs total efectivo y cantidad
Fecha: 21-07-2014
de reportes de gastos vs. La celda reporte de gastos.
Monedas
Billetes
Arqueo de caja
Denominación
Cantidad
100,00
50,00
20,00
10,00
5,00
2,00
1,00
0,50
0,25
0,10
0,05
Total
30,00
16,00
3.000,00
800,00
-
Total efectivo
3.800,00
3.200,00
7.000,00
7.000,00
Reporte de gastos
Total
Fondo de Caja Chica
Validación
-
Fuente: Microsoft Excel (2014)
Anexo Nº 4 Procedimientos realizados semanalmente en la
aplicación Microsoft Excel para la Estancia Cacaoni Lodge.
Arqueo de caja de ingresos
-
Recibir pago correspondiente a consumos adicionales, relacionar
con base a la factura el detalle del pago en el archivo "Cuadre de
ingresos diarios".
-
Colocar fecha de cuadre.
-
Hacer clic en la habitación y selecciona el número correspondiente.
-
Colocar nombre y apellido indicado en la factura.
-
Colocar monto total de la factura.
-
Colocar monto de propina en caso que aplique.
-
Discriminar los montos recibidos de acuerdo al tipo de pago.
77
Fuente: Microsoft Excel (2014)
-
Verificar en la columna de validación que la misma no arroje
diferencias, en caso de diferencia revisar el monto relacionado de
la factura y los montos desglosados en el tipo de pago.
Fuente: Microsoft Excel (2014)
78
Una vez relacionado todos los movimientos de la caja principal,
realizar el arqueo de la caja colocando la cantidad de billetes y
monedas existentes en la caja principal.
Fuente: Microsoft Excel (2014)
79
Anexo Nº 5. Encuesta de satisfacción al cliente aplicada a los
huéspedes
Fuente: Cacaoni Lodge (2014)
80
Anexo Nº 6. Encuesta de satisfacción al cliente aplicada a los
huéspedes
Fuente: Cacaoni Lodge (2014)
81
Anexo Nº 7. Modelo entrevista aplicada
ENTREVISTA
Entrevistado:
Lic. Abel Blanco
Entrevistador:
Amaury Cardozo
Preguntas:
1 ¿Cree usted que a través del manejo de algún sistema
computarizado contable se llevase un control más eficaz con
respecto al área contable y de alojamiento?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
2. ¿Lleva la empresa un control de registros de cada uno de los
egresos de manera sistemática?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
82
3. ¿Está de acuerdo usted con que la implementación del
sistema contable sea la de XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
4. ¿Conoce usted en qué consiste el sistema XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
5. ¿Piensa usted que el sistema computarizado XERO resulte de
fácil manejo para los usuarios que lo utilizan?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
6. ¿Qué expectativas tiene acerca de la implementación
del
sistema contable XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
83
7. ¿Qué
piensa
usted
que
pudo
lograr
luego
de
la
implementación de este sistema en el momento de la salida de
los huéspedes, y en general para su empresa?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
8. ¿Presenció usted alguna desventaja en cuanto al sistema
XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
9. ¿Está de acuerdo que se continúe cancelando el costo
monetario que representa el uso de XERO para su empresa?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
84