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X SEMINARIO DE GESTIÓN JUDICIAL
Suprema Corte de Justicia
Uruguay
Comunicaciones Electrónicas
Dra. Ivonne Carrión
Coordinadora General
PROFOSJU
Programa de Fortalecimiento
Sistema Judicial Uruguayo
Esc. Virginia Traversa
Encargada de la Unidad de Administración de las Comunicaciones Electrónicas
Objetivos del nuevo modelo de gestión
• OBJETIVO GENERAL
mejorar los servicios
judiciales que brinda el Poder
Judicial y que esa mejora sea
percibida por los usuarios
Objetivos específicos
Comunicaciones electrónicas
* Reducir los tiempos insumidos en las
comunicaciones
* Reducir los recursos utilizados en las
comunicaciones
• OBJETIVO ESPECÍFICO
mejorar la gestión de
tribunales y juzgados
mejorar la eficiencia y eficacia
en la prestación del servicio
de justicia
* Acceso a la información en tiempo real
* Mejorar la prestación del servicio de
justicia a través de la gratuidad en el acceso
al servicio de las comunicaciones
electrónicas
* Estandarizar el worflow de los procesos de
las comunicaciones
Objetivos del nuevo modelo de gestión judicial
Proceso
1.- Definición del modelo
2- Normativa legal que lo
habilite
3- Desarrollo del sistema
informático que lo soporte
4.- Implantación en un
piloto
5- Evaluación y propuesta
de extensión
6- Extensión
Definiciones del Nuevo modelo
Identificación Única de Expedientes
Comunicaciones Electrónicas
Expediente Electrónico
Consultas e ingreso web de causas
Tramitación guiada
Firma Electrónica Avanzada
SCJ como prestador de
Servicios de certificación
Escalable
Apoyo de nuevas tecnologías
Flexible
Adaptable
Situación inicial
Descripción
Las comunicaciones
son ordenadas por una sede judicial
y cumplidas por una oficina central
que presta un servicio común a todas las sedes judiciales
Recursos involucrados en el proceso
Intervención de dos oficinas
work flow con 10 pasos
3 hojas papel con cada comunicación
Tiempos insumidos en el proceso
Promedio 2 meses
Resultado no siempre efectivo
Riesgos de concretarse la comunicación
Usuario impugna su efectividad
Comunicación del resultado a la sede
Reiteración de actos procesales
Situación inicial
Workflow de las comunicaciones en la situación de inicio
1. Funcionario de la sede judicial elabora la comunicación 3 vías
2. Control y firma del documento por el Actuario o Secretario del Tribunal
3. Funcionario de la Sede confecciona un relacionado con todas la comunicaciones
4. Funcionario de la oficina de comunicaciones pasa a retirar las comunicaciones de la sede
judicial y las traslada a la oficina central de comunicaciones
5. Funcionario de la oficina de comunicaciones entrega las comunicaciones en su oficina
6. La oficina central de comunicaciones asigna un funcionario para entregar la comunicación
al interesado según la zona geográfica donde corresponda hacer la entrega
7. Notificador concurre y entrega la comunicación al destinatario, consignando el resultado
obtenido 1 vía
8. Notificador entrega copia de la comunicación a la oficina de comunicaciones 1 vía
9. La oficina de comunicaciones devuelve a la sede judicial copia de la comunicación 1 vía
10. La sede judicial agrega copia de la comunicación al expediente correspondiente
TIEMPO INSUMIDO DEL PROCESO 8 SEMANAS
Situación inicial:
Volumen de comunicaciones realizadas en soporte papel
durante la situación de inicio
Oficina
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Anual
Oficina Central de
10
32455
19825 30955 26365 23044 21441 26618
28113
32578
24557
19646
285607
Comunicaciones
Oficina Central de Comunicaciones
30000
25000
20000
15000
10000
5000
Año 2008
M
BR
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D
IC
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B
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0
EN
E
Cantidad de cedulones
35000
Diseño
Aspectos a mejorar
1.- Riesgos que representa el traslado físico de documentos en soporte papel
2.- Mejorar los tiempos que insume la comunicación mediante la entrega física de
documentos en soporte papel que insume 8 semanas promedio
3.- Evitar errores o demoras por no ubicar los domicilios físicos donde entregar
los documentos –papel
4.- Evitar las demoras que implicaba no tener la constancia de entrega del documento
al momento de celebrar una audiencia y prorrogarla reiterando la comunicación
5.- Reducir costos: cada comunicación implica la utilización de soporte papel en
tres vías, o sea utilizan 3 hojas papel para cada comunicación
6.- Evitar los incidentes procesales dilatorios interpuestos contra las comunicaciones
alegando que no se habían efectuado correctamente
7- Recursos humanos necesarios para la tarea los que debían incluso cumplir tareas
fuera del horario a fin de absorber el cúmulo de comunicaciones a cumplir
Diseño propuesto: principales características
El SCE CONSTA DE 3 MODULOS:
•
GESTION DE CASILLAS DE CORREO
•
GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LOS JUZGADOS Y TRIBUNALES
•
ACCESO DEL USUARIO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
1.- A través de la página oficial de las notificaciones electrónicas
http://comunicaciones.poderjudicial.gub.uy
2.- Configurar su equipo y recibir la información a través de su proveedor
• INTEGRADO al Sistema Gestión Judicial y Sistema de Gestión de Tribunales
- las decisiones judiciales se toman de estos sistemas sin necesidad de doble
digitación
• FUNCIONA CON SERVIDOR PROPIO DEL P.J.
@notificaciones.poderjudicial.gub.uy
• SEGURIDAD Y GARANTIAS
FIRMA DIGITAL
ROLES HABILITANTES DE CADA USUARIO INTERNO DEL P.J.
LA SCJ se constituyó en AUTORIDAD CERTIFICANTE
DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO:
WORK FLOW DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
1.Funcionario lo
confecciona el cedulón electrónico conteniendo la
comunicación.
Cedulón
2.Actuario o Secretario controla, firma digitalmente y envía a la
casilla de correo del destinatario
3.Llega al servidor del PJ y se deposita en la casilla de correo
electrónico del usuario, quedando de esa forma lista para que
éste acceda a ella. Envío y recibo de la comunicación es un proceso
sincrónico
A los efectos de la constitución de domicilio electrónico,
obligatorio en todo proceso, el Poder Judicial proveerá
gratuitamente direcciones de correo en un servidor propio
(número CI)
notificaciones.poderjudicial.gub.uy
DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO: roles
Funcionario
Secretario
PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
Fecha
Sedes
Total Sedes
02/03/2009
SCJ; Tribunales de Apelaciones Trabajo; Jdos. de Trabajo
25
11/05/2009
Tribunales de Apelaciones Civiles; Jdos. Civiles; Jdos. de Paz
65
25/05/2009
Jdo. de Aduana; Jdos. Concursos; Jdos. Contencioso Administrativo
7
17/08/2009
Tribunales de Apelaciones de Familia; Jdos. Familia; Jdos. Violencia Doméstica
36
01/12/2010
Jdos. Penales
12
10/12/2010
Jdos. Departamento de Canelones
17
14/03/2011
Jdos. Departamento de San José
4
01/04/2011
Jdos. Departamento de Maldonado
8
11/04/2011
Jdos. Departamento de Colonia
4
09/05/2011
Jdos. Departamentos de Flores y Florida
3
23/05/2011
Jdos. Departamentos de Durazno y Mercedes
6
06/06/2011
Jdos. Departamentos de Lavalleja y Rocha
6
27/06/2011
Jdos. Departamentos de Treinta y Tres y Cerro Largo
6
25/07/2011
Jdos. Departamento de Artigas
4
15/08/2011
Jdos. Departamentos de Paysandú y Río Negro
8
12/09/2011
Jdos. Departamento de Salto
5
10/10/2011
Jdos. Departamento de Tacuarembó
4
24/10/2011
Jdos. Departamento de Rivera
4
25/10/2010
Oficinas de apoyo a los despachos judiciales
8
Total de Sedes y oficinas de apoyo implantadas
232
BENEFICIOS ALCANZADOS: rápida implantación y aceptación por
los usuarios
Beneficios alcanzados por las comunicaciones electrónicas
A nivel de actividades - decisión, registro y comunicaciónlos actos de comunicación (notificaciones; intimaciones y
oficios) impactan en los TIEMPOS INSUMIDOS en los
procesos (de dos meses pasan a 2 días)
En el ámbito de los documentos generados, enviados o
recibidos en el ejercicio de la función jurisdicción, los actos
de comunicación impactan en los TIEMPOS Y RECURSOS
INSUMIDOS en los procesos (481.845 comunicaciones
permitieron prescindir de 1:445.535 hojas papel)
PORCENTAJE
15%
3% 2%
HASTA 5 DIAS
DE 6 A 10 DÍAS
A nivel del Modelo de Gestión: la definición del modelo que
se adopta, con fuerte apoyo de las nuevas tecnologías,
impacta en la GESTION DEL CAMBIO CULTURAL que la
institución debió encarar
DE 11 A 20 DÍAS
MAS DE 20 DÍAS
80%
Situación Actual: algunas cifras
11.507 Casillas
de correo
otorgadas
Marzo/2009
inicio de la
implantación
2010
incorporación
de Montevideo y
2011 todo el país
232 Sedes y
oficinas de
apoyo
incorporadas al
SCE
1.430
funcionarios
capacitados
452.249
comunicaciones
electrónicas
699 Dispositivos
para firma
electrónica
otorgados
80%
insumen de
1 a 5 días
Tiempos reducidos
Menos recursos
Usuario
beneficiado
LOGROS DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN
* Se reducen los tiempos insumidos en las comunicaciones electrónicas
menos de 5 días en el 80 % de los casos.
* Se utilizan menos recursos.
en 481.845 comunicaciones electrónicas realizadas desde la
implantación del nuevo modelo se evitó utilizar 1:445.535 hojas papel;
se liberaron recursos humanos que cumplían tareas manuales.
* Acceso a la información en tiempo real
comunicaciones realizadas el mismo día de la decisión
* Prestación del servicio en forma gratuita
Se otorgan casillas de correo gratuitas y se facilita el acceso.
* Satisfacción de los usuarios (internos y externos)
Solicitud de extensión del servicio. Incremento de las comunicaciones
realizadas. No se registraron impugnaciones
* Mejora del modelo de gestión
De 10 pasos a 3 pasos
Confección del
cedulón
Control-Firma y
Envío
Información
Por mayor información, consultar:
Página WEB www.comunicaciones.poderjudicial.gub.uy
E-mail
[email protected]
[email protected]
Teléfonos (598 2) 902 15 61 – (598 2) 908 24 72
Personalmente Oficinas del PROFOSJU
18 de Julio 1082 Entrepiso.
18 de julio 1082 Entre-Piso (esquina Paraguay)
(598) 2901-2586 (598) 2901-3397
e-mail: [email protected]