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CODIGO
(JANOS-NO-CDC) 1 7
F ECI IA L_DICION
Bogota D.C., 30 de Junio de 2015
Doctora
JAQUELINE ARBELAEZ MONTE
Coordinadora Grupo Administrativa
Organizaciones Solidarias
Ciudad
ASUNTO: SUPERVISION CONTRATO No. 055 DE 2015.
Respetada Doctora;
De manera atenta me permito comunicarle que le ha sido designada Ia supervision del
Contrato No. 055 DE 2015, suscrito con HELP FILE LTDA.
En consecuencia le recordamos la importancia de remitir a Ia oficina asesora juridica los
documentos que reporten Ia ejecucion del contrato, asi como los informes de supervision y
las actas del comite operativo.
Lo anterior para efectos de que se realice una supervision eficaz. De igual manera, le
informamos que es de su responsabilidad Ia informacion que se reporte.
Es importante tener en cuenta el cumplimiento de las normas vigentes en materia de
supervision, en especial lo establecido en el Decreto 1474 de 2011, el Manual de
Contratacion y las demas regulaciones internas, que para el efecto ha emitido Ia Direccion
Nacional de Ia Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
Atentamente,
EY JACQUELINE OLARTE CORDERO
Jefe de Ia Oficina Asesora
Carrera 101No 15-22 PBX: 57+1 3275252 — Fax: 3275248 Linea gratuita:018000122020
Bogota D.C, Colombia
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2015 CELEBRADO ENTRE LA
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS Y HELP FILE
LTDA.
LUIS EDUARDO OTERO CORONADO, mayor de edad, domiciliado y residenciado en Bogota D.C.,
identificado con la cedula de ciudadania No. 79.599.027 de Bogota D.C., en su calidad de Director
Nacional de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS con
NIT. 899999050-8, nombrado mediante Decreto No. 4125 del 02 de noviembre de 2011,
debidamente posesionado el 03 de noviembre del mismo an°, de una parte, y de la otra, EDGAR
GUTIERREZ SANCHEZ mayor de edad, identificado con la cedula de ciudadania No. 79822596,
quien obra en calidad de Representante Legal de HELP FILE LTDA. de acuerdo a Certificado de
Existencia y Representacion Legal expedido por Ia Camara de Comercio de Bogota, persona juridica
identificada con NIT No. 900099225-0 y quien para efectos de este contrato se denominara EL
CONTRATISTA, hemos acordado celebrar el presente contrato de prestacion de servicios, para la
organizacion archivistica de minim° 203 metros lineales del fondo documental acumulado de la
Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias y Ia organizacion de 20 metros lineales
correspondientes a la documentaci6n generada por el proceso de acreditaci6n de Entidades de
Economia Solidaria, de acuerdo con las especificaciones tecnicas descritas en pliego de condiciones
definitivo del proceso seleccion abreviada menor cuantia No. 006 — 2015, previo procedimiento
establecido en el articulo 2 de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 para contratacion por
seleccion abreviada menor cuantia, el cual se rige por las clausulas que se senalan, previas las
siguientes consideraciones: A: Que La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias,
mediante convocatoria publica Seleccion Abreviada Menor Cuantia No. 006 de 2015, convoc6 con
el fin de seleccionar la oferta más conveniente para Contratar la organizacion archivistica de minimo
203 metros lineales del fondo documental acumulado de la Unidad Administrativa Especial de
Organizaciones Solidarias y la organizacion de 20 metros lineales correspondientes a la
documentacion generada por el proceso de acreditacion de Entidades de Economia Solidaria. B:
Que el 1° de junio de 2015 mediante resolucion No 271, se dio apertura al proceso de seleccion
abreviada menor cuantia No 006 de 2015 y se public() el pliego de condiciones definitivo, teniendo
en cuenta las observaciones que fueron acogidas por Ia entidad. C: Que de acuerdo con lo senalado
en el Decreto 1082 de 2015, manifestaron interes de participar en Ia convocatoria, las siguientes
firmas: CSA ARCHIVISTICOS & TECNOLOGICOS, TOTAL QUALITY MANAGEMET, HELP FILE,
SERVI SOFT S A, SKAPHE TECNOLOGIA SAS, SERVICIOS Y SISTEMAS DE ARCHIVO E
IMAGENES SIA SAS, GESTION & DERECHOS VITALES POR UNA SOCIEDAD DE DERECHOS,
GESTION & TALENTO SOLUCIONES LABORALES ESTRATEGICAS, CIATEL SOLUCIONES
QUE GENERAN SERVICIOS, TANDEM OPTIMIZAMOS SUS PROCESOS, CONTROL ONLINE
SAS, PRODYGYTEK PROCESS DOCUMENT AND DATA SOLUCIONS E INFORMATICA
DOCUMENTAL SAS. D: Que la diligencia de cierre de la convocatoria publica seleccion abreviada
menor cuantia No. 006 -2015. se Hew) a cabo el dia 10 DE JUNTO DE 2015, presentandose como
oferentes: Compania de servicios archivisticos y tecnologicos SAS, Skaphe tecnologia SAS, Help
File Ltda., Servisoft S.A, Total Quality Management S.A., Servicios y sistemas de archivos e
imagenes SIA SAS, Informatica Documental SAS y Control Online SAS. E: Que en acta de
verificacion y evaluacion inicial, se determine que el oferente CONTROL ONLINE SAS no present()
la ficha tecnica que permitiera a la entidad evaluar su oferta, de igual manera el oferente Sistemas
de Archives e Imagenes SIA SAS, no anex6 dos documentos requeridos en el aspecto de capacidad
juridica, lo cual podian subsanar, en la misma acta y en virtud Ia evaluacion y verificaci6n, el comite
evaluador concluy6 recomendar: "adjudicar el proceso a Compania de servicios archivisticos y
tecnologiccs SAS por resultar su oferta la más favorable para la entidad de acuerdo con los
resultados del proceso de evaloacion y el puntaje obtenido de conformidad con lo dispuesto en el
pliego de condiciones definitivo y adenda No. 01". F: Que dentro del termino de publicacion y traslado
del informe de evaluacion el oferente CONTROL ONLINE SAS, present() el documento para
subsanar su oferta, en virtud de lo cual, se evaluo y de igual manera dentro de este termino, HELP
FILE LIMITADA SOLUCIONES INTEGRALES, previa revision de las ofertas, present()
observaciones al informe de evaluacion y verificaci6n, a traves de correo electronic° de fecha 19 de
junio de 2015 sobre la oferta presentada por la Compania de Servicios Archivisticos y Tecnologicos
SAS. En las observaciones, refiere que el profesional presentado como coordinador del proyecto no
cumple con Ia experiencia adicional requerida para la asignacion de puntaje. En la segunda
Carrera 10' No 15-22 PBX: 57+1 3275252 — Fax: 3275248 Linea gratuita:018000122020
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observacion indica que el coordinador presentado por el proponente Servicios y Sistemas de Archivo
e lmagenes SIA SAS no cumple con la experiencia adicional razor) por la cual debera asignarsele 0
puntos. G: Que la entidad a traves del comite evaluador procedi6 a dar respuesta a as
observaciones, y a atender la subsanabilidad presentada por la firma CONTROL ONLINE SAS, por
lo cual entre a: 1. Verificar el cumplimiento del documento presentada por CONTROL ONLINE SAS
y en virtud de elle habilitarlo y evaluar su oferta. 2. Verificar la documentacion de las ofertas, en
virtud de as observaciones recibidas, concluyendo en acta final de evaluacion, que la experiencia
objeto de observacion, fue tenida en cuenta sin que hubiese sido ejecutada con posterioridad a la
fecha de expedicion de la tarjeta profesional (15 de mayo de 2001). En consecuencia, el puntaje
obtenido por el oferente Campania de Servicios Archivisticos y Tecnologicos SAS, para el factor de
calidad formacion adicional es cero puntos. Sabre la segunda observacion, aclar6 que a este aspecto
no se le asign6 puntaje. Los 150 puntos corresponden al cumplimiento de la formaci6n adicional a la
minima requerida para este profesional. En virtud de elle se mantiene el puntaje asignado para este
factor al proponente Servicios y Sistemas de Archivo e Imagenes SIA SAS". H. Que el proceso de
verificacion de las ofertas por las observaciones recibidas y la habilitacion del oferente CONTROL
ONLINE SAS, implico modificacion en el resultado del puntaje de la evaluacion inicial, por lo cual el
comite en virtud del analisis realizado a los documentos y desde lo establecido en el pliego de
condiciones definitivo y en Ia adenda 01, en el acta final de evaluacion y verificacion, recomienda:
"adjudicar el proceso a Compania Help File Ltda. por resultar su oferta la más favorable para la
entidad de acuerdo con los resultados del proceso de evaluacion y el puntaje obtenido de
conformidad con lo dispuesto en el pliego de condiciones definitivo y adenda No. 01". I: Que en virtud
del resultado del proceso de evaluacion y acogiendo la recomendaci6n del comite evaluador,
mediante la resolucion No 344 del 22 de junio de 2015, la entidad adjudic6 el proceso de seleccion
abreviada menor cuantia No 006 de 2015 a la firma HELP FILE LTDA. J: Que el Coordinador de
Gestion Financiera, de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, mediante
Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 7415 del 18 de marzo de 2015 por valor de CIENTO
SETENTA Y SEIS MILLONES DE PESOS M/CTE ($176.000.000), hace constar que existe
apropiacion suficiente para cubrir el valor del presente contrato. K: Que todas y cada una de las
actuaciones de Ia convocatoria publica seleccion abreviada menor cuantia No. 006 de 2015 fueron
revisadas y analizadas, para su correspondiente publicacion en el Portal Unice de Contrataci6n y en
la pagina Web: ‘Amsw.orgsoliciarias.gov co, L: Que por lo anterior, las partes acuerdan: CLAUSULA
PRIMERA. OBJETO: Mediante el presente contrato EL CONTRATISTA se obliga para con la Unidad
Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias a realizar la organizacion archivistica de
minima 203 metros lineales del fondo documental acumulado de la Unidad Administrativa Especial
de Organizaciones Solidarias y la organizacion de 20 metros lineales correspondientes a la
documentacion generada por el proceso de acreditacion de Entidades de Economia Solidaria.
Paragrafo: forma parte integral del presente contrato la oferta presentada por el contratista dentro
del proceso de seleccion abreviada No 006 de 2015. CLAUSULA SEGUNDA.- OBLIGACIONES
DEL CONTRATISTA: 1. Constituir la poliza Unica de garantia de acuerdo can las condiciones
establecidas. 2. Cumplir el objeto del contrato con las caracteristicas y especificaciones
determinadas por la Unidad Administrativa y dentro del termino y en el sitio senalado para tal fin por
Organizaciones Solidarias, respetando lo ofertado, desde las condiciones tecnicas establecidas por
la entidad y el valor de su oferta. 3. Cumplir can las observaciones presentadas por la Unidad
Administrativa y demas que sewn inherentes a la ejecucion del contrato. 4. Cumplir can el objeto del
contrato can plena autonomia tecnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, sin que
exista subordinaci6n, ni vincula laboral alguno entre ORGANIZACIONES SOLIDARIAS y el personal
que disponga para ejecutar el contrato ni con el contratista. 5. Elaborar los documentos de planeacion
para la gestion del proyecto, junto con el cronograma de actividades, los cuales deben ser aprobados
por el supervisor designado por la Unidad. 6. Adelantar todas las actividades tecnicas, operativas y
logisticas tendientes a ejecutar totalmente el objeto contractual y disponer de los elementos tecnicos
y logisticos para el cumplimiento del mismo. 7. Cumplir a cabalidad la propuesta presentada y
contratada (tecnica, economica en el desarrollo del objeto contratado y en atencion a las
especificaciones tecnicas descritas en el pliego de condiciones definitivo del proceso seleccion
abreviada menor cuantia No. 006 — 2015, para lo cual debera respetar el valor de los precios
ofertados y realizar la actividades en desarrollo del contrato can el personal presentada en su oferta,
y en case de ausencias por fuerza mayor o case fortuito debera avisar por escrito y con tiempo de
anticipacion a la entidad, presentando conjuntamente la hoja de vida de la persona nueva, la cual
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sera evaluada y aceptada siempre que cumpla con las condiciones establecidos en el pliego y si este
fue objeto de calificacion en la evaluacian de las ofertas, debera acreditar todos los requisitos
adicionales a los minimos. 8. Realizar as actividades objeto del contrato en el espacio fisico
asignado por la entidad. 9. Disponer de los equipos, insumos y personal necesarios para la ejecuci6n
del contrato, en todo momento durante su ejecucion. 10. Ejecutar todas las actividades tendientes a
ejecutar la Fase I: Prestacion de servicios para la organizacion tecnica y archivistica de minim°
doscientos sesenta y dos con sesenta y un metros lineales (262,61) metros lineales del fondo
documental acumulado, la cual consiste en la intervencion archivistica de la documentacian que
se debe transferir y comprende el proceso de clasificaciOn a periodo de tiempo, unidad
administrativa, oficina productora y asunto, ademas se debera realizar una adecuada descripcian de
las unidades de conservacion (cajas y carpetas), rotulacion y el correspondiente inventario segOn el
FUID (Formato Unico de lnventario Documental), actividades que se adelantaran sobre las series
documentales previamente definidas. 10.1: Ejecutar los procesos tecnicos archivisticos para la
intervencion y entrega final de la documentacion aplicados en esta fase, que se describen a
continuaci6n: -Clasificacion: La documentacian que conforma el fondo documental acumulado a
intervenir debera ser clasificada por el periodo de tiempo correspondiente, de igual manera contara
con una clasificacion jerarquica que permita identificar la unidad administrativa, la oficina productora,
el asunto y/o detalle de la unidad de conservaci6n. -Ordenacion: La actual intervencion archivistica
se adelantara teniendo como fundamento las especificaciones senaladas en el Acuerdo 02 de marzo
de 2014. "Por medio del cual se establecen los criterios basicos para creacion, conformaci6n,
organizaci6n, control y consulta de los expedientes de archivo, se tendra en cuenta los lineamientos
establecidos en el Articulo 13 relacionado con la intervencion interna de los expedientes cerrados, el
cual senala: Articulo 13: "Del respeto del principio de orden original. En la ordenacion interna de los
documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en
la etapa de tramitacion como en las demas fases del archivo, es decir que no se puede realizar
ninguna intervencion en la ordenacion interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados
y transferidos a los archivos centrales o historicos". PARAGRAFO. 1°. El principio de orden original
busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que
este retina la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitaci6n, sino
que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente
mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad. -Depuracion Documental: Para
este proceso se aplicara lo estipulado por el Acuerdo 02 de marzo de 2014 en el su Articulo 15:
Articulo 15. "De la depuracion de expedientes cerrados. La depuracion o retiro de documentos de un
expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organizacian de acuerdo con lo senalado en los
articulos 12° y 13° del presente Acuerdo, debera ser autorizada por el Comite Institucional de
Desarrollo Administrativo o el Comite lnterno de Archivo, segun sea el caso y constar en el Acta de
la sesion del respectivo Comite en la cual se tome) la decision, unicamente en los casos senalados
a continuacian: a. Copias identicas de un mismo documento de archivo. b. Documentos de archivo
que presenten deterioro biologico, fisico o microbiologico y cuya restauracian no sea tecnicamente
posible. c. Documentos de archivo que no correspondan al tramite sobre el cual trata el expediente.
d. Documentos de apoyo. Los documentos que sewn depurados, en el momento de entregar el
producto final deben contar con un respectivo inventario que identifique a que Periodo corresponden,
su Unidad Administrativa, Oficina Productora y Unidad Documental de la cual se retiran."
Depuracion o retiro de material metalico: Se debe retirar todo el material metalico como ganchos
y clips que se encuentre en la documentaci6n. Las unidades documentales solo deben contener
folios de archivo correspondientes al expediente. -Encarpetado de documentos: Una vez
depurado, se debe archivar los documentos en as unidades de conservacian (carpetas 4 aletas
propalcote), las cuales se deberan identificar y rotular de acuerdo con los procedimientos
establecidos en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Las carpetas deben
ser suministradas por el contratista, como tambien los ganchos plasticos requeridos y ratulos.
Foliacion: Para esta actividad se debera acoger lo estipulado por el Acuerdo 02 de marzo de 2014,
en su Articulo 14: Articulo 14. "De la intervencion de expedientes cerrados o transferidos. Los
expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a
archivos institucionales como a otras entidades, no podran someterse a ningun tipo de intervencion
archivistica en su ordenacion, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas;
igualmente, se prohibe la foliacion o refoliacian asi como la eliminacian de documentos, la unificacion
de expedientes de procedencias diferentes o la separaci6n de documentos. PARAGRAFO. En el
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caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuentan con hoja de control, debido a que esta
se debe realizar en la etapa activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del expediente
evitando alteraciones que afecten su autenticidad, no esta permitida su elaboracion una vez cerrado
el expediente; el Comite lnstitucional de Desarrollo Administrativo o el Comite Inferno de Archivo de
cada entidad, segun el caso, debera adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta previo
analisis de las implicaciones economicas de dicha decision. No obstante lo anterior las unidades
documentales deberan indicar la totalidad de folios que contiene, indicando el numero del primer folio
y el numero del Ultimo folio." No se deben foliar (escribir el numero consecutivo de folios en la parte
superior derecha en el sentido en que se encuentra el texto), pero si se debe hacer un conteo de la
totalidad de folios e indicar este dato en el Formato Unico de Inventario Documental — FUID.
Identificacion y/o rotulacion: Se debe identificar las unidades de almacenamiento con rotulos que
contengan Ia siguiente informacion: Entidad productora, Unidad Administrativa, Oficina Productora,
Serie y/o asunto, fecha inicial, fecha final, numero total de folios, regional y periodo al que
corresponda. Rotulos que deberan ser suministrados en su totalidad por el contratista.
Almacenamiento: Todas las carpetas deberan ser conservadas en cajas referencia X-300 calidad
de archivo. Proporcionar las cajas nuevas necesarias para el almacenamiento de minimo 203 metros
lineales del fondo documental acumulado. El referente seran 3 cajas X-300 por metro lineal
debidamente Ilenas. -Rotulacion de las cajas: Todas las cajas deben estar rotuladas e identificadas,
con Ia siguiente informacion: numero consecutivo de caja por cada periodo. Nombre del fondo
documental al que corresponda la documentacion. Nombre de Ia regional a la que corresponda la
documentacion. Nombre de la dependencia a la que corresponda la documentacion numero de
carpetas que contiene. Todos los rotulos deben ser suministrados por el contratista. 10.2 Ejecutar
los procesos tecnicos archivisticos y entrega final de Ia documentacion aplicados en Ia fase II, que
se describen a continuacion: FASE II: Prestacion de servicios para la organizacion tecnica y
archivistica de 20 metros lineales correspondientes a la documentacion del Proceso de
acreditacion de Entidades de Economia Solidaria. Los procesos tecnicos archivisticos para Ia
intervencion y entrega final de la documentacion se describen a continuacion: -Unificacion de
documentos perteneciente al mismo asunto (entidad). -Clasificacion: La documentacion que
conforma el fondo documental acumulado a intervenir debera ser clasificada por eI periodo de tiempo
correspondiente, y la entidad acreditada, de igual manera contara con una clasificacion jerarquica
que permita identificar la unidad administrative, la oficina productora, eI asunto y/o detalle de la
unidad de conservacion. -Ordenacion: Ordenar cronologicamente en forma de libro la
documentacion. Siendo el primer folio el más antiguo y el ultimo el más reciente. El referente seran
las fechas de produccion del documento y/o recibido del mismo. -Depuracion Documental: Dentro
del proceso de organizaci6n debe depurarse: Copias de un mismo documento, en el evento de existir
originales y copias, se conservara eI documento original descartando las copias. Si existen varias
copias se seleccionara la copia que tenga mayor informacion. Borradores, incluyendo manuscritos
no oficiales. Recortes de prensa. Formatos no diligenciados. Sobres de correo en blanco. Hojas en
blanco. Documentos de caracter informativo que no cuenten con valor primario ni secundario.
Adhesivos y notas de post-it. Retirar material metalico: Se debe retirar todo el material metalico como
ganchos y click que se encuentre en la documentacibn. Encarpetado de documentos: Una vez
depurado, se debe archivar los documentos en las unidades de conservacion (carpetas), las cuales
se deberan identificar y rotular de acuerdo con los procedimientos establecidos en Ia Unidad
Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Las carpetas deben ser suministrados por el
contratista, como tambien los ganchos plasticos requeridos. -Foliacion: Para realizar esta foliacion,
el proponente debera tener en cuenta: a) Utilizar lapiz de mina negra y blanda HB para numerar
desde uno en adelante. b) La numeracion debe ser ordenada y consecutiva y debe ubicarse en la
esquina superior derecha de Ia hoja, de una manera legible y sin tachones ni enmendaduras. c) Si
los documentos dentro de una carpeta se encuentren correctamente foliados, no se debe realizar
una nueva numeracion. d) Si se detecta algun error en Ia numeracion, deben numerarse de nuevo.
e) Los folios o documentos que se encuentren totalmente en blanco (por ambas caras), es decir que
no tengan informaci6n, se deben extraer de Ia carpeta. f) Los pianos, mapas, periodicos o cualquier
documento que se encuentre doblado, se numerara como un solo folio. g) Los folletos, boletines,
cartillas, etc., deben numerarse como un solo folio y en orden consecutivo. h) La documentacion
abarca la totalidad de los folios, incluyendo recibos, pianos, revistas, periodicos, etc. i) Cada
expediente de un mismo asunto, podra estar contenido en varias unidades de conservacion, de
acuerdo con el volumen de la misma, la foliacion debe ser consecutiva de 1 a n independientemente
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del numero de carpetas que la conforme. -Encarpetado de documentos: Una vez depurado, se
debe archivar los documentos en as unidades de conservacion (carpetas 4 aletas propalcote), las
cuales se deberan identificar y rotular de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Unidad
Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Las carpetas deben ser suministradas por el
contratista, como tambien los ganchos plasticos requeridos y rotulos. -Almacenamiento: Todas las
carpetas deberan ser conservadas en cajas referencia X-300 calidad de archivo. Nota El contratista
proporcionara as cajas nuevas necesarias para el almacenamiento de 20 metros lineales. Se
estiman 3 cajas referencia X-300 por metro lineal. -Rotulacion de las cajas: Todas las cajas deben
estar rotuladas e identificadas, con la siguiente informacion: NOmero consecutivo de caja por cada
periodo. Nombre del fondo documental al que corresponda Ia documentacion. Nombre de la regional
a la que corresponda la documentacion. Nombre de la dependencia a Ia que corresponda Ia
documentacion Numero de carpetas que contiene. Todos los rotulos deben ser suministrados por el
contratista 11. Disponer de los siguientes materiales y suministros para el desarrollo de las
dos fases: Suministro de Materiales: proporcionar rotulos para la identificaci6n de las unidades de
almacenamiento y unidades de conservaciOn; las herramientas de hardware como son: equipos de
computo. impresoras laser. toner para impresoras, y demas que se requiera para el desarrollo de
todas as Iabores y actividades que se deriven del cumplimiento del objeto del contrato. —Suministrar
los elementos de papeleria y de consumo necesarios para Ia adecuacion fisica y almacenamiento
definitivo de las series documentales, como son: cajas, carpetas, resmas de papel, pegante,
grapadoras, saca ganchos, perforadoras, borradores, stickers, rotulos, ganchos, bisturis, tajalapiz,
reglas, papel, de diferentes tamanos, celuguias, marcadores, fichas, lapices, boligrafos, bandas de
caucho y demas elementos de consumo que sewn necesarios para el correcto desarrollo de las
actividades propuestas; carpetas y ganchos que se requieran en la organizacion del fondo
documental acumulado deberan ser aportados por el prestador del servicio. Suministrar al persona:
elementos de dotacion de seguridad industrial y salud ocupacional que van a utilizar en el desarrollo
del trabajo: batas, tapabocas, guantes, gorros, cinturOn protector de espalda y demas elementos
necesarios para el bienestar del equipo de trabajo que disponga y que tendran a su cargo en
desarrollo de las labores tecnicas y operativas, conforme a la ley laboral. 12. Entregar las hojas de
vida del grupo de auxiliares (minimo 12) con disponibilidad de dedicaciOn del 100% con los soportes
respectivos que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos minimos senalados, a saber:
Formacion academica: Titulo de bachiller. Acreditacion de Ia formacion academica: titulo
academic°. Experiencia especifica: Seis (6) meses de experiencia en procesos de organizaciOn de
archivos. 13. Suscribir de manera conjunta con el supervisor del contrato un acta en la que conste el
cumplimiento de los requisitos del equipo de auxiliares presentados, dejando como anexos a esta,
las hojas de vida y sus soportes. 14. Cumplir con as actividades en los tiempos, condiciones,
especificaciones y cantidades de conformidad con el cronograma aprobado por la entidad a traves
del supervisor del contrato. 15. Presentar al supervisor del contrato informes con los porcentajes de
avance de cada una de las actividades contratadas y desarrolladas. 16. Mantener informada a Ia
CoordinaciOn del Grupo de Gestion Administrativa de Ia Unidad Administrativa de Especial de
Organizaciones Solidarias sobre cualquier circunstancia que afecte Ia debida ejecucion del contrato.
17. Ear cumplimiento con los requisitos contemplados en el Articulo 50 de la Ley 789 de 2002,
modificado por el articulo 1" de la Ley 828 de 2010 relativo a las constancias o certificaciones de
aportes a la seguridad social y aportes parafiscales. 18. Guardar reserva frente a la informaci6n que
se entregue en virtud de Ia ejecucion del contrato. 19. Suscribir de manera conjunta con el supervisor
el acta de inicio. 20. Las demas que se requieran para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato.
CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS: 1.) Adelantar as acciones necesarias para garantizar el pago
oportuno de acuerdo con los informes de supervision requeridos. 2.) Realizar Ia vigilancia
administrativa, juridica, financiers, tecnica y contable a la ejecucion del contrato, a traves del
superviso del contrato. 3.) Disponer del espacio fisico para la realizacion de las actividades objeto
del contrato, de conformidad con lo senalado en el pliego de condiciones de Ia convocatoria selecciOn
abreviada menor cuantia No 006 de 2015. 4.) Las demas que se deriven de la naturaleza del objeto
del contrato. CLAUSULA CUARTA. DURACION: La duracion de Ia ejecucion del presente contrato
sera por el termino de cuatro (4) meses, tiempo este que empezara a contarse a partir de su
perfeccionamiento. y una vez se haya aprobado la garantia unica , debiendo tener Registro
Presupuestal y suscripcian de acta de inicio. CLAUSULA QUINTA.- VALOR: Para todos los efectos
le:gales. el valor total del presente contrato sin IVA corresponde a Ia suma de CIENTO SETENTA Y\
Carrera 10a No 15.22 PBX: 57f 1 3275252 — Fax: 3275248 Linea gratuita:018000122020
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SUS MILLONES DE PESOS MCTE ($176.000.000.), IVA incluido. Paragrafo: Lo anterior, teniendo
en cuenta que en el proceso de seleccion se determine que el contrato que se derivara de Ia
modalidad de contrataciOn seria financiado con recursos del Presupuesto Nacional, Unidad
Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Vigencia fiscal 2015 y se suscribiria hasta por
el valor del presupuesto oficial de la convocatoria, con el fin optimizer los recursos y avanzar en el
desarrollo del proyecto de DISENO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRAL DE
GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, en la ORGANIZACION ARCHIVISITCA objeto del proceso que
no supere el presupuesto y que de conformidad con las necesidades de la Entidad se requieran. En
todo caso se atienden los valores de la propuesta econ6mica del contratista, en Ia ejecuciOn
presupuestal del contrato - Anexo 4 propuesta econ6mica y en virtud de ello Ia cantidad de metros
lineales a intervenir de Ia fase I es de: doscientos sesenta y dos con sesenta y un metros lineales
(262.61) metros lineales del fondo documental acumulado. CLAUSULA SEXTA. - FORMA DE
PAGO: LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS,
cancelara a EL CONTRATISTA el valor del presente contrato de la siguiente forma: -Un primer pago
correspondiente al 30% del valor total del contrato, por valor de CINCUENTA Y DOS MILLONES
OCHOCIENTOS MIL PESOS MCTE ($52.800.000), al perfeccionamiento del contrato, expediciOn
del registro presupuestal, suscripciOn del acta de inicio, elaboracion y aprobaciOn del plan de trabajo,
asi como avance del 15% del total de las actividades proyectadas en el cronograma aprobado, previo
visto bueno del supervisor del contrato. -Un segundo pago correspondiente al 30% del valor total del
contrato, por valor de CINCUENTA Y DOS MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS MOTE
($52.800.000). al desarrollo y ejecuci6n del 50% de las actividades que comprenden Ia organizaciOn
tecnica y archivistica del fondo documental acumulado a intervenir, de acuerdo con lo establecido
en el plan de trabajo presentado y aprobado previo visto bueno y cumplido a satisfacciOn por parte
del supervisor del contrato. -Un tercer y Ultimo pago correspondiente al 40% del valor total del
contrato, por la suma SETENTA MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS MOTE ($70.400.000),
al desarrollo y ejecuciOn de todas y cada una de las actividades del plan de trabajo y cumplimiento
del 100% de las obligaciones que de el se derivan, previo visto bueno del supervisor. Paragrafo:
Cada Lino de los pagos indicados anteriormente se encuentran sujetos a PAC del Ministerio de
I lacienda y Credit° Public°, sujetos a Ia presentacion de factura o documento equivalente, recibo a
satisfaccion por parte del supervisor, soporte de pago por concepto de aportes parafiscales de, salud,
pension y ARP, de los iiltimos seis (6) meses, segun corresponda, informe de supervision y
cumplimiento de los requisitos para cada pago establecidos en este numeral, de acuerdo con la parte
final del inciso 2° del articulo 41 de Ia Ley 80 de 1993, modificado por el articulo 23 de la ley 1150
de 2007. CLAUSULA SEPTIMA.- IMPUTACION PRESUPUESTAL Y SUJECION DE LOS PAGOS
A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES Y AL PAC: LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, cancelara al CONTRATISTA el valor del
presente contrato, con cargo a su presupuesto para Ia vigencia fiscal del ano 2015, CLAUSULA
OCTAVA.- MULTAS: Las partes contratantes convienen en pactar multas diarias del 0.5% del valor
del contrato sin que el total de las mismas exceda el 10% del valor total del mismo, en caso de
incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales, considerandose como pago parcial de los
perjuicios causados, excepto las que se originen de la constitucion en mora de La Unidad
Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, previa aplicacion del procedimiento
establecido en la ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007. CLAUSULA NOVENA.- PENAL PECUNIARIA:
Las partes contratantes convienen en pactar como sancion pecuniaria un diez por ciento (10%) del
valor del contrato en caso de incumplimiento total de las obligaciones contractuales, considerandose
como pago parcial de los perjuicios causados. CLAUSULA DECIMA.- APLICACION DE LAS
MULTAS Y DE LA CLAUSULA PENAL: En caso de incumplimiento por parte de EL
CONTRATISTA, el valor de las multas y de la clausula penal pecuniaria ingresara a la TESORERIA
GENERAL DE LA NACION y podra ser tornado del valor adeudado al contratista, si lo hubiere o de
las garantias constituidas, y si esto no fuere posible, se cobrara de la forma como lo establezca la
ley para tales efectos. CLAUSULA DECIMA PRIMERA.- GARANTIA UNICA: Para asegurar el
cumplimiento de las obligaciones emanadas del presente contrato, EL CONTRATISTA constituira
con una entidad bancaria o una compania de seguros legalmente establecida en Colombia, a favor
de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, una garantia
consistente en poliza que ampare: El cumplimiento del contrato por una suma asegurada igual
al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, vigente por el termino de duracion del mismo yr)
Carrera 10a No 15-22 l'13X: 5741 3275252 — Fax: 3275248 Linea gratuita:018000122020
,Nww.orgsolidarias.gov.co - atencionalciudadano©orgsolidarias.gov.co
E3ogota D.C, Colombia
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cuatro (04) meses más. -La calidad del servicio por una suma asegurada igual al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato y cuatro (04) meses más para su respectiva liquidation. -Pago de
salarios, prestaciones sociales legates e indemnizaciones laborales: Pago de salarios y prestaciones
sociales e indemnizaciones al personal que use o Ilegue a usar para el cumplimiento del presente
convenio, en cuantia equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y vigente por el
termino de duration del contrato y tres (03) afios más. Paragrafo. En caso de que se constituya Ia
garantia can una entidad bancaria, se debera dar aplicacion a lo establecido en el Decreto 1082 de
2015. CLAUSULA DECIMA SEGUNDA. APLICACION DE LOS PRINCIPIOS DE LA
CONTRATACION PUBLICA: Las partes, en la ejecucion, interpretacion y solucion de conflictos, en
este contrato, aplicaran los principios de Ia contratacion administrative de conformidad can Ia Ley 80
de 1993, ley 1150 de 2007, decreto 1082 de 2015 y las normas civiles y comerciales del caso, en
especial los de buena fe, economia, igualdad, legalidad, reciprocidad, responsabilidad,
transparencia, de equilibrio contractual, autonomia de Ia voluntad, consensualidad, ley para las
partes y publicidad. CLAUSULA DECIMA TERCERA. CADUCIDAD: LA UNIDAD podra declarar la
caducidad de este contrato, por cualquiera de las causales de que trata el articulo 18 de la Ley 80
de 1993, mediante resolution motivada que tendra como consecuencia a partir de su ejecutoria, dar
por terminado el presente contrato, constituir siniestro de incumplimiento, hacer efectiva Ia garantia,
las multas decretadas, la clausula penal y Ia indemnizaci6n de perjuicios a que haya lugar si fuere el
caso, de conformidad can las normas procedimentales respectivas. CLAUSULA DECIMA CUARTA.
INTERPRETACION, MODIFICACION Y TERMINACION UNILATERAL: EL UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS este facultado para disponer
cuando surjan motives posteriores al perfeccionamiento del contrato que hicieran necesaria Ia
interpretacion, modification y termination unilaterales de este, se dare aplicacion a lo dispuesto en
las disposiciones contractuales vigentes. Para el efecto se requiere de acto administrative motivado
contra el que solo procedera el recurso de reposition. CLAUSULA DECIMA QUINTA. CESION: EL
CONTRATISTA no podra ceder total ni parcialmente el contrato sin el consentimiento previo y escrito
de LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. CLAUSULA
DECIMA SEXTA.- PERFECCIONAMIENTO: Este contrato se perfecciona con la firma del mismo.
CLAUSULA DECIMA SEPTIMA.- EJECUCION: Para Ia ejecucion del presente contrato se requiere
de aprobaci6n de poliza, registro presupuestal y suscripcion de acta de inicio. CLAUSULA DECIMA
OCTAVA. CONTROL DE EJECUCION: La vigilancia del cumplimiento de este contrato estara a
cargo de la Coordination del Grupo de Gestion Administrativa de La Unidad Administrativa Especial
de Organizaciones Solidarias, de quien haga sus veces o quien designe el ordenador del gasto en
cualquier momento, quien controlara su correcta ejecucion y cumplimiento. CLAUSULA DECIMA
NOVENA. LIQUIDACION Y LIQUIDACION UNILATERAL: Este contrato se entendera liquidado de
comun acuerdo una vez las partes se declaren a paz y salvo. De no lograrse acuerdo se procedera
de acuerdo a lo indicado en la ley 80 de 1993 y Ia ley 1150 de 2007. CLAUSULA VIGESIMA. LUGAR
DE EJECUCION DEL CONTRATO: El objeto contratado se debera entregar por EL CONTRATISTA
en la carrera 10 No. 15 — 22 y de acuerdo a Ia programaci6n preestablecida por la Coordinaci6n del
Grupo de Gestion Administrativa de la Unidad Administrativa. CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA.
DOMICILIO: Para todos los efectos legates se senala a Ia ciudad de Bogota, D.C., como domicilio
contractual. Las comunicaciones se enviaran a las siguientes direcciones: para LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, en Ia carrera 10 No. 15 -22
2 piso telefono 327 52 52, Oficina Juridica, Bogota D.C.; para EL CONTRATISTA en Ia Avenida Cra.
19 No 39 B-44/50 Oficina 301- Edificio Omega, en Ia ciudad de Bogota D.C. CLAUSULA VIGESIMA
SEGUNDA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA afirma bajo Ia
gravedad del juramento que no se halla incurso en las inhabilidades e incompatibilidades
consagradas por Ia ley para contratar, y especialmente en las previstos en el articulo 80. de Ia Ley
80 de 1993, en Ia ley 1150 de 2007 y demas disposiciones vigentes. CLAUSULA VIGESIMA
TERCERA. RESPONSABILIDAD EL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA responders civil y
penalmente tanto por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato como por los
hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dano o perjuicio a La Unidad
Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. CLAUSULA VIGESIMA CUARTA.
SOLUCION DIRECTA DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES: Las partes contratantes,
en caso de controversias contractuales, buscaran solucionar en forma agil, rapida y directa las
diferencias y discrepancies surgidas de Ia actuation contractual a traves de los mecanismos de
solucion previstos en las disposiciones contractuales vigentes, de conformidad con la naturaleza y
Carrera 10' No 15-22 PBX: 57+1 3275252 — Fax: 3275248 Linea gratuita:018000122020
or(Tholt
c',(s)
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a
Bogota D.C, Colombia
VERSION
02
CODIGO
HAEOS-FO-GDO-1 8
FECHA FDICION
•
0 1Z
cuantia del asunto. CLAUSULA VIGESIMA QUINTA. INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA mantendra
indemne a LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS contra todo
reclamo, demanda, accion legal, y costos que puedan causarse o surgir por danos o lesiones a
personas o bienes, ocasionados por el o su personal. durante la ejecucion del objeto y obligaciones
del contrato. CLAUSULA VIGESIMA SEXTA. DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DE ESTE
CONTRATO: Forman parte integral del presente contrato los siguientes documentos: a) Proceso de
seleccion abreviada menor cuantia No. 006 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS 2015. b) Oferta presentada por el contratista. c) Certificado de
Disponibilidad Presupuestal de la convocatoria. d) Resolucion de adjudicacion. e) Documentos
precontractuales de Ia convocatoria pUblica selecciOn abreviada menor cuantia No. 006 UNIDAD
ADMINISTRATIVA DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS 2015. f) oferta presentada por el
contratista en el marco de Ia convocatoria seleecion abreviada menor cuantia 006 de 2015. Para
constancia se firma en Bogota a los •
Por LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
ve./%011Fv' ,
LUIS EDUARDO OTERO CORONADO
Director Nacional - Ordenador del Gasto
Por el CO ► ATISTA
AR G
RR SANCHEZ
Represent. to Legal
HELP FILE LTDA.
Carrera 10a No 15-22 PBX: 57+1 3275252 — Fax: 3275248 Linea gratuita:018000122020
WNW .(ffeiSOildariaS110V
Bogota D.C, Colombia
Certificado de Disponibilidad Presupuestal — Comprobante.
Usuario Solicitante:
MHiarango
ILBA ARANGO GONGORA
Unidad 6 Subunidad
Ejecutora Solicitante:
36-12-00
UNIDA.D ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
Fecha y flora Sistema:
2015-03-18-10:21 a. m.
CERTIFICADO DE DISPONIBUDAD PRESUPUESTAL
El suscrito Jefe de Presupuesto C
TIFICA que existe apropiaciOn presupuestal disponible y libre de afectaciOn en los siguientes "items de afectaciOn de gastos"
Numero:
7415
Fecha Registro:
2015-03-18
Vigencia Presupuestal
Actual
Esta
Generado
176 000 000 0
Valor Inic;91:
36-12-00 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
Unidad I Subunidad
ejecutora:
Tipo:
7515
Fecha Registro:
176.000 000,00 Saldo x Comprometer:
0,00 Valor Actual.:
alor Total Operaciones:
176 000 000,00
AUTORIZACION DE ACQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Numero:
Gasto
2015-03-18
Modalidad de
contratacion:
Numero:
I
Tipo de contrato:
ITEM PARA AFECTACION DE GASTO
DEPENDENCIA
36-12-00 UNIDAD
ADMINISTRATIVA
ESPECIAL DE
ORGANIZACIONES
SOL IDARI,,S
POSICION CATALOGO DE GASTO
C-520-1701-4 MEN° E IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIO;'.1 DOCUMENTAL
PARA LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL IDE
ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
FUENTE
RECURSOR
ECURSO
SITUAC.
J
FECHA
OPERACION
N .901/2r1
10
VALOR INICIAL
VALOR OPERACION
VALOR ACTUAL
SALDO X
COMPROMETER
CSF
V
Total:
Objeto:
176 000.000,00
0,00
17.3.000 000,00
PRESTACION DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACION ARCHIVISTICA CE m:Nimo 203 METROS LINEALES DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO DE LA UNIDAD AD%1INSTRATIVA
LA ORGNIZACION DE 20 METROS LNEA.LES CORRESPONDIENTES A LA DOCUMENTACION GENERADA FOR EL PROCESS) DE t CREDITACION DE ENTIDADES CE ECONOMIA SOLIDARIVP
176 000.000,00
CP,G. 201_!DARIAS Y
__AWN FREDDY CANG JO BERMUDEZ
COORDINADOR GRUPO ESTION FINANCIERA
Pagin a
00
Compromiso Pre:::upuestal
I' 1,
Gast() — Comprobante.
o
I;,,if
I L
IL
II
REGIS CC' PF.ESUPUE...',T,-=,L DEL CONIPROMISO
ODE #Ho: 7.415 cIE.:
20'15-0:3-10.
co;-,
!FE-fri, !z'e,,isty
C!JE-rITA LAN,-R5A
ORDENADOR DEL GAS1 0
Hent,ficaclon.
NOfithr,
'Cargo:
CAJ:\ MENOR
DOCUMENTO SOPORTE
Fecha de Regist,,
Identthcaciori,
Numer,
F-echa
T1po.
ITEM PARA AFECTACION DE GASTO
DEPENDENCIA
POSICION CATALOGO DE GASTO
[
!,
G FS: L DE
T
RECUREOK
ECURSO
FUENTE
1,1.,101,117.,o
' [
uf\JE
SITUAC.
FECHA
OPERACION
VALOR INICIAL
VALOR OPERACION
VALOR ACTUAL
SALDO X ONE lIAR
SOLIni:\RIAS
I
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I)t-ijeto
J
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--
C
_
F
1 76
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^ IULAH ,
,
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DL L'-I' O:
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I
'
E
PLAN DE PAGOS
DEPENDENCIA DE AFECTACION DE PAC
POSICION DEL CATALOG° DE PAC
FE( HI
VALOR A RAG AR
SALDO FOR OBLIGAR
LINEA DE Po 10
r'.11HSTP,ATIVA ESPECIAL DE
EOLD,'FI45
OP( -'I -0
Li .1! D
M I ,1 ThETISA ESPECIAL DESOLIC),AR3
iiDAD
ESPEC,IALDL
r,
1,
I
EP
II
AR AI,t I SC:s=
CSF
MARTHA C'ECtLINNON'EfRATARRO
ASESORA DEL DESPACHO DEL DIRECTOR NACIONAL
ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE GESTION FINANCIERA
ViU
7C, -100 CH7)0,110
N.1,'":1)