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PROCEDIMIENTO DE
BODEGAS
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Edición 3, 05 de noviembre 2012
1. OBJETIVO
Describir el proceso de almacenaje y preservación de materias primas, insumos y
productos terminados.
2. ALCANCE
Bodega materias primas, insumos y productos terminados.
3. RESPONSABLE
Gerente Área Producción
4. DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1 BODEGA DE MATERIAS PRIMA IMPORTADA
a) Ingreso de Materias Prima,
Secretaria de Gerencia; Informa por medio de un calendario, al Gerente de Producción,
Jefe de Bodegas y Encargado Bodega de Materias prima, origen de procedencia de las
materias prima, fecha estimada de su llegada a puerto y Número de contenedor.
Jefe de Bodegas; Revisa en CRM VTIGER, las especificaciones del producto ingresado en
el contenedor, de tal forma dispone de un espacio físico en bodega de materias primas
para acopiar y almacenar el material.
Encargado Bodega de Materias Prima;
- Procede a la revisión del sellado del contenedor (sello no violado)
- Se revisa que coincida con la guía de despacho
- Chequea el packinglist, contra la carga física, y lo envía a Jefe de Bodegas
Encargado de Bodega Materia Prima al detectar que la carga del contenedor ha sufrido
algún daño durante el transporte debe informar al jefe de bodegas, y Gerente Producción,
Secretaria de Gerencia. La Secretaria de Gerencia debe contactar al seguro
correspondiente para revisión de la carga. En el caso que la materia prima llegue con una
especificación distinta a lo solicitada la Secretaria de Gerencia se contactará con
proveedor.
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- Descarga de contenedores, (tiene un plazo máximo de 5 horas).
- En el caso de Rollos, se lleva a pesa, verifica las medidas del ancho del rollo, solicita a
Control de Calidad pruebas de gramaje y realiza observaciones del material, contrastando
con packingList.
ETAPAS
CARGO
FECHA
Elaborado Por
Gerente Producción
08.10.12
Revisado Por
Representante de Gerencia
26.10.12
Aprobado Por
Gerente General
05.11.12
- En el caso de Cajas, solicita a Control de Calidad pruebas de calidad del producto y
realiza observaciones del material, contrastando con packingList.
- Identifica el material con un código interno, por medio de una etiqueta autoadhesiva.
- Si no coincide el material, debe informar al Jefe de Bodegas y a comex.
- Procede a almacenar en bodega y proteger asegurando su correcta preservación.
- Entrega copia de guía de entrada a comex.
- Jefe de Bodega informa al Gerente Producción dentro de 24 Hrs., la
contenedor para su revisión.
recepción de
. Jefe de Bodega, envía aprobación de recepción de contenedores a Secretaria de
Gerencia.
- Jefe de Bodega recibe los documentos valorados, guía despacho, declaración ingreso
aduana, garantía del contenido del contenedor, entrega el original de todos los documentos
a Secretaria de Gerencia, entrega una copia de la guía de despacho al transportista y
queda con una copia para control interno.
b) Salidas de materias primas de bodega
Gerente de Producción o Subgerente de Producción, envía el programa diario de
producción, al Jefe de Bodega y encargados de Bodega.
Encargado de bodega materias prima; Entrega el material solicitado por Sub gerente de
Producción , utilizando como registro la solicitud de materiales desde Softland..
c) Inventario Bodegas,
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Jefe de Bodegas; Debe dirigir y supervisar el correcto procedimiento de la toma de
inventario físico de todas las bodegas, el cual es realizado una vez al año, e informar por
correo electrónico el resultado de este, al Gerente de Producción, adjuntando el informe del
inventario realizado.
Encargado de Bodega, revisa inventario físico de materia prima, el cual es registrado en
una planilla Excel, y enviado por Jefe de Bodegas al Gerente de Producción.
4.2 BODEGA DE INSUMOS
a) Recepción de transporte:
Encargado Bodega de Insumos:
- Al detectar una disminución del stock, solicita insumos externos a través de una
requisición, que es entregada a la secretaria de producción para V°B° del Gerente del
Área, una vez aprobada se informa al Jefe de Compras.
- Procede a la recepción y chequeo de los insumos, contrastando con la Orden de Compra
con la guía o factura de Proveedor.
- Al detectar alguna anomalía debe informar al Jefe de Compras, quien deberá contactar al
proveedor correspondiente.
- Identifica el material con un código interno, por medio de una etiqueta y procede a
almacenarlo en bodega, protegiéndolo y asegurando su correcta preservación.
- Registra el ingreso en el Módulo de Inventario y Facturación.
- Entrega Facturas, guías y orden de compra según lo recepcionado al departamento de
contabilidad.
b) Salidas de Insumos
Jefes de área y Supervisores solicitan insumos con la Solicitud Materiales de acuerdo a la
Orden trabajo de Producción.
Encargado Bodega insumos, procede a entregar el requerimiento. Imprime Solicitud de
Materiales y después se archiva por mes.
4.3 BODEGA DE PRODUCTOS TERMINADOS
a) Ingreso de Productos
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Jefe de área realiza la entrega de productos terminados a bodega a través de Módulo de
Producción según Orden de Trabajo, asegurando que se encuentra embalado y
correctamente.
Encargado de Bodega Revisa el estado de cada embalaje y resuelve si está en condiciones
de ser ingresado a bodega o devuelto a producción para su saneamiento.
Reingreso de Producto No Conforme, Toda devolución de producto, debe reingresar al área
previa revisión de personal de calidad, este reingreso debe ser validado por Jefe de Control
Calidad, con su respectivo formulario de ingreso a Bodega.
Asigna un lugar de acuerdo al espacio disponible.
d) Salidas de Productos Terminados
El Jefe de Bodega o encargado de bodega entrega el producto terminado según
programación diaria de Notas de Venta.
Encargado de Bodega genera un documento de salida para Jefe de Despacho, indicando
Nota de venta, cliente, cantidad y persona que realizó el picking.
Jefe de Despacho o Asistente realiza verificación del producto entregado. Si el producto
está correcto se solicita facturación al Departamento de contabilidad de lo contrario se
entrega a bodega para su corrección.
4.4 REQUERIMIENTO DE PRESERVACIÓN / ALMACENAJE
La preservación y almacenaje de los insumos, materias primas y producto terminados
consiste en mantenerlos protegidos, principalmente, de la humedad, polvo y cualquier tipo
de deterioro, por lo tanto, deben estar ubicados ya sea en rack, pallet, cartón o
contenedores de tal manera que no haya contacto con el piso en forma directa.
4.5 REQUERIMIENTO DE MANIPULACIÓN
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La manipulación de las materias primas, insumos y de productos terminados se debe
realizar utilizando una cofia y evitando el contacto directo con el piso.
4.6 INVENTARIO DE BODEGAS
Departamento de Contabilidad debe dirigir y supervisar el correcto procedimiento de la
toma de inventario físico anual de todas las bodegas. El resultado de estas debe ser
informado a la Gerencia General.
5. REGISTROS
Calendario programación de llegada de contenedores
PackingList
Etiqueta identificación ingreso a bodega
Copia Guía despacho
Informe de inventario de bodegas
Programa diario de producción
Solicitud de Materiales
Requisición
Orden de Compra
Ingreso de producto terminado
Salida de producto terminado
6. CONTROL DE EDICIONES
EDICIÓN
FECHA
MODIFICACIONES
3
05.11.12
Reestructuración completa del procedimiento
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