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MUNICIPALIDAD DE GUATEMALA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL
PROCEDIMIENTO COMPRAS DIRECTAS Y BIENES FAPU
INICIA: Unidad Solicitante
FINALIZA: Bodega
Hoja: 1/1
No. De pasos: 20
Paso No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1
Unidad solicitante
Personal designado llena formulario "Solicitud de Compra" anotando las especificaciones
técnicas de los bienes y servicios, gestiona la firma y sello del jefe de la Unidad solicitante y
la entrega en la Unidad de Compras DDS
2
Coordinación financiera
El coordinador recibe la solicitud de compra, revisa si cumple con requisitos y consulta si
existe techo presupuestario y si corresponde al POA de la Unidad solicitante, en caso de
ser compra menor a Q10K se traslada a fondo rotativo. Se exceptúan los casos cuando la
compra fuera menor de Q10K y se van a comprar activos fijos (mobiliario, equipo de
cómputo, etc.)
3
Subcoordinación financiera
El coordinador traslada a subcoordinación financiera la solicitud de compra para cotizar y
elaborar solicitud de pedido en SAP
4
Asistente subcoordinación
El asistente procede a gestionar de tres a cinco ofertas de proveedores, verificando que no
se encuentran comprendidos dentro de las prohibiciones que establece la Ley de Compras
y Contrataciones del Estado y sus reformas, y elabora un cuadro comparativo de las
ofertas.
5
Asistente subcoordinación
Elaboración de solicitud de pedido en SAP afectando las partidas presupuestarias
correspondientes
6
Asesor financiero
El asistente traslada la solicitud de pedido a subcoordinación para revisión y la
subcoordinación a su vez lo traslada a asesor financiero para revisión y actualización de
cuadro de disponibilidad presupuestaria, posteriormente se traslada la solicitud de pedido
para liberación de Dirección de DS
7
Dirección de DS
Recibe solicitud de pedido y libera, posteriormente traslada solicitud de pedido a FAPU
para liberación, FAPU a su vez gestiona a lo interno la liberación de solicitud de pedido por
parte de Unidad de Planificación
8
Coordinación financiera
Revisa que la solicitud de pedido haya sido liberada, procede a imprimirla para firma de
coordinación financiera y Dirección DS
9
Subcoordinación financiera
Se elabora solicitud de pedido dirigida a Comité Técnico para solicitar autorización para
invitar a cotizar la compra que se va a realizar, se adjunta solicitud de pedido liberada.
Ambos son firmados por coordinación financiera y Dirección de DS
10
Subcoordinación financiera
Una vez firmados el oficio y la solicitud de pedido se trasladan a asistente de Comité
Técnico para que lo incluya como punto a conocer en agenda de Comité Técnico
11
Comité Técnico
Comité Técnico conoce los casos que se someten para aprobación para invitar a cotizar y
aprueba
12
Asistente Comité Técnico
Asistente envía puntos de acta de Comité Técnico a Dirección DS, coordinación financiera
y asesor financiero
Coordinación financiera
Se recibe agenda y se traslada a subcoordinación financiera para que una vez aprobada la
invitación a cotizar, se consigan las 3 cotizaciones con fecha posterior a la invitación a
cotizar, se indica al proveedor la forma correcta de presentación de la cotización y
papelería a adjuntar (RTU y Patente de Comercio actualizada)
14
Asistente subcoordinación
Conforma expediente con 3 cotizaciones, RTU y Patente de comercio de cada proveedor,
elabora cuadro de adjudicación indicando las empresas que presentaron ofertas y consigna
en el cuadro el listado de materiales o servicio a adquirir indicando precios unitarios y
totales de las ofertas, indicando a su vez cual será el proveedor a quien se adjudicará la
compra. Se elabora oficio dirigido a Compras para que revisen expediente y generen orden
de compra y otro oficio dirigido a Comité Técnico para adjudicación
15
Comité Técnico
Una vez revisado el expediente por la Unidad de Compras y Adquisiciones, se genera el
número de orden de compra y lo trasladan a asistente de Comité Técnico para que ingrese
en agenda y sea aprobado por Comité
16
Asistente Comité Técnico
Asistente envía puntos de acta de Comité Técnico a Dirección DS, coordinación financiera
y asesor financiero
17
Coordinación financiera
Se recibe agenda y se traslada a subcoordinación financiera para que se solicite factura a
proveedor, en caso de que el proveedor este sujeto a pagos trimestrales la factura se
puede recibir y en caso de que esté sujeto a retención definitiva FAPU define la fecha que
debe llevar la factura y en la que pueden presentarla
18
Subcoordinación financiera
Se recibe la factura, se revisa y se procede a hacer oficio solicitando la revisión y
programación de pago de la factura, pasa a firma de Dirección DS y se traslada a Comité
Técnico para que se deje programado pago en hoja de pagos
19
Asistente subcoordinación
Se coordina con la empresa la entrega del material
20
Bodeguero
Por parte de FAPU envían expediente para generar MIGO y se ingresa material a bodega
13
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Fecha
Elaboró:
Revisó
Autorizó
Flor Chiquin
Evelyn Grajeda
German Bran
febrero 2015