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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
DIRECCION DE BIENESTAR SOCIAL
CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS
Fecha:
Bogotá D.C, 2 de Julio de 2015
Hora de inicio:
10:00 horas
Hora finalización
12:00 horas
Lugar:
SALON ATANASIO
ACTA Nro. 345 – ARAFI-GADMI–2.25
ACTA POR LA CUAL SE REALIZA LA AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PROCESO DE
SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA No. PN CESAP SA 57 2015, CUYO
OBJETO ES: “SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y ELÉCTRICOS PARA EL
CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL”
ORDEN DEL DÍA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y HABILITACION DEL OFERENTE
VERIFICACIÓN DE QUÓRUM
INSTALACION
EXPLICACIÓN PROCEDIMIENTO SUBASTA INVERSA PRESENCIAL.
LECTURA DE LOS OFERENTES HABILITADOS PARA LA SUBASTA.
ASIGNACIÓN CONTRASEÑAS.
APERTURA DEL SOBRE NO. 2 CONTENIDO DE LA OFERTA ECONÓMICA.
DISTRIBUCIÓN FORMULARIOS Y SOBRES DE POSTURA Y LANCES.
IDENTIDAD DE LOS OFERENTES Y RESULTADO DE LA SUBASTA.
RECOMENDACIONES DE LOS OFERENTES
RECOMENDACIONES COMITÉ EVALUADOR Y JUNTA DE ADQUISICIONES
DESARROLLO
1. VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y HABILITACIÒN DE OFERENTE
Como quiera que en el acta No 342 del 1 de julio de 2015 se requirió al oferente AMERICANA
CORP S.A.S para que realizara una aclaración respecto del número de empleados de la
empresa, mediante correo electrónico la firma presenta los siguientes documentos:
“Dando alcance a la subsanación en referencia, hacemos la siguiente aclaración:
Que el documento enviado y firmado por el revisor fiscal el señor MILTON MILLER BUITRAGO,
identificado con tarjeta profesional No 81951T y cedula No 79.906.579 de Bogotá, tuvo un error
en su transcripción, el cual mediante el soporte de la planilla de parafiscales hace constar la
realidad de los empleados de la empresa AMERICANAN CORP SAS.
La entidad puede constatar el tamaño de la empresa en el registro único de proponentes, el cual
se encuentra calificado por pequeña empresa, tanto por su ACTIVOS en salarios mínimos, como
el personal que lo compone”
Además aportaron los siguientes documentos:
1DS - AC - 0001
VER: 2
Página 1 de 10
Aprobación: 25-04-2014
CONCEPTO TECNICO
En virtud de lo señalado en el parágrafo primero de la ley 1150 de 2007
“La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al
proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente
para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la
propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en
cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de
selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el
momento previo a su realización.”
Los documentos aportados por el oferente fueron objeto de verificación por parte del comité
Técnico quienes teniendo en cuenta lo consagrado en la ley 1150 de 2007 y lo aportado por el
oferente consideran que el oferente presenta argumentos suficientes para ser habilitado en el
proceso puesto que el representante legal y el revisor fiscal dan fe de la situación en que se
encuentra la empresa en la que indican que cuentan con 10 empleados y aclaran que el oficio
presentado en folio 108, tuvo un error en su transcripción, por lo cual anexa soportes de la planilla
de pago de los empleados del mes de junio.
Por lo tanto el oferente AMERICANA CORP S.A.S. queda habilitado para la audiencia de subasta
inversa, puesto que cumple con las condiciones técnicas, jurídicas y económicas habilitantes.
2. VERIFICACION DE QUÓRUM
En Bogotá D.C siendo las 15:00 horas del día 2 de Julio de 2015, dando cumplimiento al
cronograma establecido en los Pliegos de Condiciones definitivos y adendas del proceso PN
CESAP SA 57 2015, cuyo objeto es: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y
ELÉCTRICOS PARA EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA
NACIONAL se reunieron en el Salón Atanasio los miembros del Comité Jurídico, Técnico y
Económico del proceso PN CESAP SA 57-2015 y el Comité de Adquisiciones del CESAP con el
propósito de realizar la Subasta Inversa Presencial del proceso contractual.
3. INSTALACIÓN POR PARTE DEL SEÑOR ADMINISTRADOR DEL CENTRO SOCIAL DE
AGENTES Y PATRULLEROS: TC RODRIGO HERNAN MARIN PIEDRAHITA
Dando cumplimiento a lo estipulado en el artículos 41 a 43 del Decreto 1510 de 2013 y a lo
estipulado en el pliego de condiciones definitivo, se procede a instalar la audiencia para la
subasta inversa dentro de la contratación PN CESAP SA 57 2015, CUYO OBJETO ES:
“SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y ELÉCTRICOS PARA EL CENTRO
SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL” con un presupuesto
oficial asignado de NOVENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MCTE ($
95.200.000.)
4. PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN: SUBASTA INVERSA.
Teniendo en cuenta que el proceso de selección es para la adquisición de bien y servicios de
características técnicas uniformes y de común utilización, - La adjudicación se realizará por
subasta inversa modalidad presencial, la cual se realizara bajo los siguientes criterios:
EXPLICACIÓN PROCEDIMIENTO SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
El proceso de subasta iniciará bajo el cumplimiento de las siguientes reglas:
a) Si en la audiencia de la subasta no se presenta el representante Legal o su apoderado o
persona autorizada, se entenderá que su propuesta es la Oferta Inicial.
b) Se asignará una contraseña a cada proponente. Para la asignación de contraseña se
elaborará un listado con el nombre de las firmas participantes habilitadas en la subasta y en
una bolsa se depositarán las contraseñas. Se llamará a lista para que uno a uno se acerque
a la mesa y retiren de la bolsa su contraseña la cual únicamente conocerá quien asigne la
contraseña, procederá a diligenciar al lado del nombre de la firma participante la contraseña
correspondiente.
c) Se realizará la apertura del formulario No. 2 propuesta económica inicial.
d) Posteriormente se les distribuirán el sobre y los dos formularios de postura con el fin de que
en los mismos consignen únicamente el porcentaje de descuento ofertado (%)
Formulario No 4 – Lance en porcentaje de descuento sobre el menor precio.
Formulario No 5 – Manifestación en forma clara y expresa de que no presentará ni
efectuará lance o más lances en esta Subasta Inversa.
e) El precio base para la puja es el mayor porcentaje de descuento, consignado el formulario
N° 3 “oferta económica” que se presente inicialmente.
f)
Si un oferente presenta los dos formularios diligenciados al tiempo o NO presenta ninguno
genera inmediatamente causal de rechazo de la Oferta.
g) Se comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue el mayor porcentaje de descuento
ofrecido según el formulario No. 3.
h) Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados al inicio
de la Audiencia Pública de subasta.
i)
Se otorgará a los proponentes un término de tres (03) minutos para que se realicen los
respectivos lances.
j)
El porcentaje base para la puja será mínimo del 2% sobre el mayor porcentaje de descuento
ofrecido
k) Un funcionario de la entidad recogerá los formularios en sobre cerrado de todos los
participantes.
l)
Se registrará los lances válidos y se ordenarán ascendentemente. Con base en este orden,
se dará a conocer únicamente el mayor descuento.
m) Al terminar la presentación de cada lance, la entidad informará el porcentaje del lance.
n) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos
durante la subasta.
o) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas
como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el mayor porcentaje de
descuento ofertado.
p) Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal adjudicará el
contrato al oferente que haya presentado el mayor porcentaje de descuento inicialmente.
q) Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad seleccionará al oferente que presentó
el mayor porcentaje de descuento inicialmente.
r)
En caso de persistir el empate la entidad aplicará las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33
del decreto 1510 de 2013.
s) Terminada la Subasta Inversa se leerá el Orden de Elegibilidad.
t)
La adjudicación se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución
motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en esta audiencia . (Artículo
9° Ley 1150 de 2007).
u) OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO (Artículo 28 Decreto 1510 de 2013).
Cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una
oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que
sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité evaluador recomendará
al ordenador del gasto, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.
v) Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando
el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no
ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que
se adjudique el contrato a dicho proponente.
NOTA: EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS realizará el ajuste del precio
aplicando el porcentaje de descuento total acumulado ofertado por el proponente ganador, al
valor unitario de cada uno de los ítems establecidos como presupuesto oficial en el pliego de
condiciones.
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo
anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del
mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por
medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la Entidad podrá aplicar lo previsto en
el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo
9 de la Ley 1150 de 2007.
RECOMENDACIONES OFERENTES
1. No fumar en el Auditorio.
2. Mantener apagados los celulares o en estado silencio o de vibración.
3. Respetar los tres (03) minutos de cada lance
4. En la zona de proponentes solo podrá estar el representante legal o su apoderado o
autorizado, con un acompañante.
5. Las intervenciones en el evento en que se autoricen, serán realizadas por el representante
legal del proponente, apoderado o autorizado y estarán limitadas a la duración máxima de tres
(03) minutos.
6. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacía los
servidores públicos y los demás presentes.
7. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y
correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella a quien con su comportamiento altere su
normal curso
5. LECTURA DE OFERENTES HABILITADOS
Se verifican los oferentes presentes con los oferentes habilitados de acuerdo a las verificaciones
realizadas, siendo ellos:
ORDEN
ENTREGA
RAZÓN SOCIAL
NIT
1
INVERSIONES RODRIGUEZ APONTE S.E.C.
860531670-3
2
13348064-3
3
ANGEL RAFAEL RINCON MARINO –
FERRETERIA NICHOLSON
FERRETERIA LA ESCUADRA LTDA
860535566-3
4
ELECTRICOS Y FERRETERIA DELTA S.A.S.
860080205-5
5
AMERICANA CORP S.A.S.
830029017-2
Se procede a verificar la asistencia, para lo cual se solicita a los participantes la cédula de
ciudadanía o poder especial con diligencia de presentación personal ante autoridad competente,
se hace entrega de los documentos al comité jurídico para la verificación correspondiente.
6. ENTREGA DE CONTRASEÑA:
De acuerdo a lo establecido previamente en el pliego definitivo de condiciones, se hace entrega
de la respectiva contraseña a cada uno de los oferentes habilitados para el inicio de la subasta
inversa presencial del proceso PN CESAP SA 57 2015, CUYO OBJETO ES: “SUMINISTRO DE
ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y ELÉCTRICOS PARA EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y
PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL”, en forma aleatoria, con la cual se identificara a
lo largo de la misma.
Nº
01
02
03
04
05
CONTRASEÑA ASIGNADA
CESAP 1
CESAP 2
CESAP 3
CESAP 4
CESAP 5
7. APERTURA DE SOBRES CON LA OFERTA ECONOMICA
La Responsable de Contratos procede a verificar con los oferentes que los sobres de las
propuestas habilitadas se encuentren sellados. Los oferentes verificaron que los mismos no han
sido abiertos.
A continuación se hace entrega de los sobres con las ofertas presentadas al comité Financiero
designado para el proceso, el comité financiero procede a abrir los sobres que contiene la oferta
económica SOBRE No. 02: OFERTA ECONÓMICA INICIAL – (FORMULARIO No.3“OFERTA
ECONÓMICA INICIAL”. Y da lectura al mayor porcentaje de descuento, el cual corresponde al
2% sobre cada uno de los precios techo establecido para el presente proceso de selección, el
cual será la base para los lances de mejora de precio objeto de la Subasta.
8. DISTRIBUCIÓN FORMULARIOS Y SOBRES DE POSTURA Y LANCES.
Se procede a la distribución de los sobres y formularios a los proponentes para la presentación
de sus lances, se indica que en el Formulario N° 4 – Lance en valor y (%) porcentaje.se debe
consignar únicamente el porcentaje ofertado por el proponente
o en el Formulario N° 5 –
Manifestación en forma clara y expresa de que no presentará ni efectuará lance o más lances en
esta Subasta Inversa.
LANCES
PORCENTAJE
BASE PARA
LA PUJA
PRIMER
LANCE
CONTRASEÑA 01
CONTRASEÑA 02
CONTRASEÑA 03
CONTRASEÑA
04
5%
10%
CONTRASEÑA 05
PORCENTANJE
ACUMULADO
2%
2%
SEGUNDO
LANCE
12%
DILIGENCIA
FORMULARIO No 5
8%
15%
15%
14%
27%
TERCER
LANCE
27%
N/A
10%
29%
3%
29%
56%
5%
DILIGENCIA
FORMULARIO No 5
CUARTO
LANCE
56%
N/A
LANCE
INVALIDO,
REALIZADO POR EL
58%
PARA
UN
PORCENTAJE TOTAL
ACUMULADO
DEL
114%
3%
SUPERANDO
EL
DESCUENTO
DEL
100% DEL VALOR DE
LA OFERTA
12%
5%
LANCE INVALIDO,
REALIZADO
POR
EL 56% PARA UN
PORCENTAJE
TOTAL
ACUMULADO DEL
112%
59%
SUPERANDO
EL
DESCUENTO DEL
100% DEL VALOR
DE LA OFERTA
9. IDENTIDAD DE LOS OFERENTES RESULTADO DE LA SUBASTA
Se procede a dar lectura a la identidad de los oferentes que participaron en la subasta y al orden
de elegibilidad de la adjudicación para los oferentes que participaron en la subasta:
ORDEN DE
ELEGIBILIDAD
CONTRASEÑA
1
CESAP 4
2
CESAP 3
3
CESAP 5
4
CESAP 2
5
CESAP 1
IDENTIDAD DE LOS OFERENTES
PORCENTAJE DE
DESCUENTO
INVERSIONES RODRIGUEZ
APONTE S.E.C.
ELECTRICOS Y FERRETERIA
DELTA S.A.S.
FERRETERIA LA ESCUADRA LTDA
ANGEL RAFAEL RINCON MARINO
– FERRETERIA NICHOLSON
AMERICANA CORP S.A.S.
59%
56%
56%
37%
4%
10. RECOMENDACIONES DE LOS OFERENTES
No hubo recomendaciones por parte de los oferentes sobre la subasta realizada.
11. RECOMENDACIÓN COMITÉ EVALUADOR VIABILIDAD DE ADJUDICACIÓN:
Los comités evaluadores culminada la audiencia de subasta inversa, recomiendan al señor
Administrador del Centro Social de Agentes y Patrulleros de la Policía Nacional, adjudicar el
proceso de Selección Abreviada Para la Adquisición de Bienes y servicios de Características
Técnicas Uniformes por subasta inversa PN CESAP SA 57 2015, que tiene por objeto la
“SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y ELÉCTRICOS PARA EL CENTRO
SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL”, a la empresa
INVERSIONES RODRIGUEZ APONTE S. EN C. con NIT 860.531.670-3 representada
legalmente por GUILLERMO RODRIGUEZ APONTE, identificada con cédula de ciudadanía No
17.015.481 por un valor de NOVENTA Y CINCO MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MCTE
($ 95.200.000.) incluido IVA, y demás impuestos, tasas, contribuciones costos directos e
indirectos; por cuanto cumple con los requisitos establecidos en pliego de condiciones y ocupa el
primer orden de elegibilidad de acuerdo con la subasta realizada siendo la más favorable para la
entidad.
12. TOMA DE DECISIÓN DE ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO A QUE HUBIERE LUGAR
O EN SU DEFECTO DECLARATORIA DE DESIERTA (ADMINISTRADOR)
Teniendo en cuenta la anterior recomendación, el Administrador del Centro Social de Agentes y
Patrulleros, acogiendo las recomendaciones efectuadas por los comités Jurídico, Técnico
y Financiero, procede a ADJUDICAR el proceso de Selección Abreviada Para la
Adquisición de Bienes y servicios de Características Técnicas Uniformes por subasta
inversa PN CESAP SA 57 2015, que tiene por objeto el ““SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE
FERRETERÍA Y ELÉCTRICOS PARA EL CENTRO SOCIAL DE AGENTES Y PATRULLEROS
DE LA POLICÍA NACIONAL””, a la empresa INVERSIONES RODRIGUEZ APONTE S. EN C.
con NIT 860.531.670-3 representada legalmente por GUILLERMO RODRIGUEZ APONTE,
identificada con cédula de ciudadanía No 17.015.48 por un valor de NOVENTA Y CINCO
MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MCTE ($ 95.200.000.) incluido IVA, y demás impuestos,
tasas, contribuciones costos directos e indirectos; por cuanto cumple con los requisitos
establecidos en pliego de condiciones y ocupa el primer orden de elegibilidad de acuerdo con la
subasta realizada siendo la más favorable para la entidad.
13. CIERRE
Siendo el segundo (2) día del mes de Julio de 2015 a las 4:30 horas se da por terminada la
audiencia.
COMPROMISOS
Actividad
RESOLUCION DE
ADJUDICACION
SUSCRIPCION DE CONTRATO
Responsable
Fecha de entrega
Grupo Contratos
En la Audiencia de Subasta
Administrador del Centro Social de
Agentes y Patrulleros y Adjudicatario
Dentro de los tres (3) días siguientes a la
notificación del acto administrativo de
adjudicación.
__________________________________
CRISTIHAN DAVID SALDARRIAGA
Abogado Oficina de Contratos
_________________________________
ASD 07 PAOLA ANDREA GARCIA ZULUAGA
Responsable de Contratación
__________________________________
YUDY HERRERA RODRIGUEZ
Evaluador Jurídico
_________________________________
PT RICARDO MORENO CUESTA
Evaluador Técnico
_________________________________
OPS PEDRO NELSON GONZALEZ
Evaluador Técnico
__________________________________
CARLOS GIOVANNY HIGUERA
Evaluador Económico
Anexo: uno (listado en un folio)
Elaborado por: Cristhian David Saldarriaga
Revisado por: ASD 07 PAOLA ANDREA GARCIA ZULUAGA
Fecha de elaboración: 02/06/2015
Diagonal 44 No 68B-30
Teléfonos 6057675
[email protected]
centrosocialdeagentes.gov.co
_________________________________
JOSE ANGEL GARCIA
Evaluador Económico
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
DIRECCION DE BIENESTAR SOCIAL DE AGENTES
CENTRO SOCIAL DE AGENTES .GOV.CO
Fecha:
Hora de inicio:
Lugar:
Bogotá D.C., 2 de Julio de 2015
10:00 horas
Hora finalización
12:00 horas
SALON ATANASIO
ACTA Nro. 345 – ARAFI-GADMI–2.25
ACTA POR LA CUAL SE REALIZA LA AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA No.
PN CESAP SA 57 2015, CUYO OBJETO ES: “SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA Y ELÉCTRICOS PARA EL CENTRO SOCIAL DE
AGENTES Y PATRULLEROS DE LA POLICÍA NACIONAL”
ASISTENTES
GR.
NOMBRES Y APELLIDOS
UNIDAD O
DEPENDENCIA
CARGO
CORREO ELECTRÓNICO
TELÉFONO
FIRMA
Diagonal 44 No 68B-30
Teléfonos 6057675
[email protected]
centrosocialdeagentes.gov.co
1DS - AC - 0001
VER: 2
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Aprobación: 25-04-2014