AMIJ 2015 Excelencia e Innovación Judicial NOMBRE DEL CASO: Unidad de Gestión de Segunda Instancia para el Sistema Penal Acusatorio y Oral COORDINACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Guanajuato, Guanajuato, a 14 de julio de 2015 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN....................................................... 3 JUSTIFICACIÓN ....................................................... 4 METODOLOGÍA ........................................................ 5 Inicio ............................................................................................................................... 5 Planeación ...................................................................................................................... 5 Ejecución ........................................................................................................................ 6 Seguimiento y Control ................................................................................................... 8 Cierre .............................................................................................................................. 8 SITUACIÓN ACTUAL ................................................ 9 CONCLUSIONES ..................................................... 10 INTRODUCCIÓN El Sistema de Justicia Penal Acusatorio y Oral en el Estado de Guanajuato inició su implementación el 1 de septiembre de 2011 en la primera región del Estado (para la instrumentación de la reforma penal el Estado se dividió en cuatro regiones), su forma de trabajo se instituyo en el Modelo de Excelencia de Gestión Judicial del Poder Judicial del Estado de Guanajuato (este esquema ya cuenta con el reconocimiento de AMIJ 2013), el cual corre bajo la mística de calidad en el servicio y cuenta con un equipo multidisciplinario en apoyo de los jueces de control, para aumentar satisfacción en el servicio de impartición de justicia. Esta unidad de gestión que sirve de apoyo a jueces, se caracteriza por estar enfocada en la optimización de recursos, la administración de proyectos y la gestión por procesos, documentando buenas prácticas e instrumentando aquellas identificadas tanto del ámbito público como privado. Con este mismo enfoque ingresa la segunda región del Estado el 1 de enero de 2013, momento donde se propone por los Magistrados Penales del Tribunal Superior de Justicia del Estado instruir a la Coordinación General del Sistema de Gestión del Poder Judicial para diseñar una estructura de apoyo para la Segunda Instancia (fotografía 1) en vista del incremento en los ingresos del Sistema Fotografía 1. Reunión con magistrados para Penal Acusatorio y Oral en la Segunda Instancia, instruir de la necesidad de una Unidad de Gestión de Segunda Instancia a la Coordinación General los cuales aumentaron entre 2011 y 2012 en un del Sistema de Gestión del Poder Judicial. 688.9% (gráfica 1) debido a la madurez del sistema oral penal; esto llevó a la necesidad de impulsar una estructura que optimizará el agendamiento de audiencias, verificará las videograbaciones, se coordinará con policía procesal y mejorara la comunicación entre las Secretaría General de Acuerdos, las Salas, las Unidades de Gestión de Primera Instancia de Gráfica 1. Incremento de ingresos de Tocas entre el 2011 y Oralidad Penal y los Juzgados de Ejecución de 2012. Sanciones Penales. 3 Área que ha sido un pilar para identificar áreas de mejora en la primera instancia y apoyar a los Magistrados Penales para atender la operación del Sistema Penal Acusatorio y Oral en la Segunda Instancia. JUSTIFICACIÓN El proyecto surge de la necesidad identificada del Semipleno Penal y del Consejo del Poder Judicial de contar una estructura de soporte para la Segunda Instancia en el Sistema Penal Acusatorio y Oral, así como de la Planeación Estratégica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato 2013-2018, misma que establece dentro de sus objetivos estratégicos el “Desarrollar e implementar un sistema de gestión integral que asegure el propósito institucional” y el “Fortalecer la función de las tecnologías de la información”. El proyecto tiene el objetivo general de diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Segunda Instancia de Oralidad Penal, el cual cuente con un equipo multidisciplinario que permita desahogar a las salas de Segunda Instancia de los trámites judiciales característicos del Sistema Penal Acusatorio y Oral, y llevar a cabo la videograbación de las audiencias y su registro, así como coadyuvar en las actuaciones y notificaciones que resulten necesarias para su correcta realización, facilitando la coordinación con Primera Instancia, Seguridad Pública, la Procuraduría General de Justicia, la Defensoría Penal Pública y el Poder Judicial de la Federación, reportando continuamente a las Salas Penales y la Secretaría General el funcionamiento del Sistema de Oralidad Penal de Segunda Instancia, mejorando continuamente la calidad en el servicio. Asimismo, los objetivos específicos, medibles y alcanzables son los siguientes: Contar con un responsable para la Oralidad Penal en Segunda Instancia. Reducir el tiempo de los trámites judiciales. Elaborar manuales de procedimientos y de puestos para la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. Evaluar, seleccionar y capacitar al equipo de trabajo para cubrir los procesos descritos en el Manual de Procedimientos y los Perfiles del Manual de Puestos del Sistema de Gestión de Oralidad Penal de Segunda Instancia. Contar con el personal que asegure la correcta videograbación de las audiencias y su reproducción. Formar al equipo en el uso de Tecnologías de la Información, específicamente Google Apps y el Sistema Informático de Oralidad Penal para Segunda Instancia. Contar con espacios especializados para este propósito, como son la Unidad de Gestión de Segunda Instancia y la Sala de Oralidad Penal para Segunda Instancia. METODOLOGÍA El proyecto se dividió en 5 grupos de procesos usando la metodología para administración de proyectos proporcionada por PMI (Project Management Institute, http://www.pmi.org/), la cual se divide de la forma siguiente: INICIO 18 de diciembre de 2012 al 28 de enero de 2013 En esta fase del proyecto se citó a Magistrados, Consejeros, Secretaria General de Acuerdos del Pleno, Directores Generales (fotografía 2) para presentar formalmente el arranque del proyecto donde se presentó el diagnóstico que nos llevaba a la necesidad, así como la requerimiento de elaborar un Plan de Trabajo en conjunto para ofrecer un mejor servicio al justiciable en la segunda instancia. Fotografía 2. Reunión de inicio del proyecto o kick-off. PLANEACIÓN 26 de diciembre de 2012 al 1 de febrero de 2013 Se realizó un cronograma de trabajo para definir los responsables de las actividades, así como la temporalidad de las acciones a realizar. Y estableciendo un esquema de seguimiento para el control de cambios que pudieran existir en la ejecución. EJECUCIÓN 1 de febrero de 2013 al 14 de octubre de 2013 Por otra parte, se ejecutó lo planificado, en una primera instancia se realizó un estudio de tiempos de entrega de las copias simples y certificadas de las videograbaciones de lo cual se percibió que existía un tiempo de 5 días en promedio para la entrega de copias a las partes, este documento se realizó con el Fotografía 3. Reunión con Jueces de objetivo de tener una línea base y ver la diferencia una Ejecución. vez ingresada la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. Posteriormente, y como parte del plan se elaboraron manuales de procedimientos y puesto con la finalidad de estandarizar los procesos de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia, y partiendo de ello diseñar los espacios y los sistemas informáticos que estarían Fotografía 4. Reunión con Secretarios de Sala. trabajando en la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. Para la elaboración de los manuales se tuvieron varias reuniones, con los siguientes interesados: Magistrados. Consejeros. Secretarios de Sala. Secretaria General de Acuerdos. Jueces de Ejecución de Sanciones Penales. Unidades de Gestión de Primera Instancia. Directores de CERESOS. Ministerios Públicos. Defensores Públicos. Fotografía 5. Reunión con Unidades de Gestión de Primera Instancia de Oralidad Penal. Los manuales son un canal de comunicación para facilitar las actividades entre los operadores, definiendo las actividades, responsables, registros, instructivos y anexos para asegurar la operación de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. Fotografía 6. Reunión con Directores de CERESOS del Estado para coordinar traslados. Durante el periodo de ejecución del proyecto se brindó capacitación al equipo que integraría la Unidad de Gestión de Segunda Instancia, en diferentes ámbitos, como son: Ley del Proceso Penal para el Estado de Guanajuato. o Principios Generales. o Notificaciones, citaciones y plazos. o Medios de Impugnación. Herramientas de Google Apps o Correo electrónico. o Calendario. o Drive. Sistema Informático de Primera Instancia. Sistema Informático de Segunda Instancia. Reunión y dinámica de integración del personal de la Ilustración 1. Manual de Procedimientos de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. Unidad de Gestión de Segunda Instancia y Actuarios de las Salas Penales. Presentación de Pautas de las diferentes audiencia. Manejo del equipo de Videograbación. Prácticas en las Sedes de Oralidad Región I y II. Prácticas con los Magistrados Penales en la Sala de Oralidad de Segunda Instancia. En este periodo también se edificó una sala de oralidad penal para que los Magistrados Penales, la cual cuenta con todos los espacios necesarios como son área de público, sala de reuniones, Ilustración 2. Manual de Organización(Puestos) de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. sala de audiencia, unidad de gestión y equipo de videograbación para su uso. Fotografía 7. Sala de Oralidad Penal de Segunda Instancia. Cabe mencionar, que cuando existe detenido y es su deseo estar presente en la audiencia, esta se llevan a cabo en las Unidades de Gestión de Primera Instancia. SEGUIMIENTO Y CONTROL 1 de febrero de 2013 al 14 de octubre de 2013 Para el seguimiento y control del proyecto se instauró una comisión de tres Magistrados Penales, quienes validaron cada uno de los entregables (figura 8). Para posteriormente pasar a revisión del Semipleno Penal, quien estuvo en todo momento Fotografía 8. Reunión de seguimiento con la vigilando el cabal cumplimiento de las fechas Comisión de Magistrados. establecidas en el Cronograma de Trabajo (figura 9). Para esto, durante el proyecto existieron dos cambios, uno referente a aumentar el alcance de los manuales, pues ahora incluían la estandarización de la radicación en la Segunda Instancia para procesos del Sistema Penal Acusatorio y Oral. Y por otra parte, la ampliación de la fecha para la Fotografía 9. Reunión de seguimiento con el Semipleno Penal. entrega de la obra referente a la sala de oralidad y la Unidad de Gestión de Segunda Instancia Penal. CIERRE 14 de octubre de 2013 al 15 de octubre de 2013 En el cierre se generó una reunión con el equipo para recoger lecciones aprendidas durante el proyecto, así como concluir detalles finales para el arranque el 16 de octubre de 2013 (fotografía 10). Fotografía 10. Cierre de proyecto con el equipo. SITUACIÓN ACTUAL Al día de hoy la Unidad de Gestión de Segunda Instancia con un responsable que ha logrado consolidarse como un área de coordinación que asegura las agendas de los Magistrados, y que se coordina con Defensores, Ministerios Públicos, Seguridad Pública, Juzgados de Ejecución y Unidades de Gestión de Primera Instancia para asegurar la operación. Contando con espacios dignos para Fotografía 111. Área de Atención al Público de la Unidad de Gestión de Segunda Instancia. su funcionamiento, y logrando reducir los tiempos de trámites judiciales, tal como la entrega de copias simples o certificadas de 5 días a 10 minutos para que las partes cuenten con la información. Por otra parte, los Magistrados Penales cuentan con un equipo especializado para la atención de sus audiencias, y que se encarga de las tareas de apoyo Fotografía 12. Área de la Unidad de Gestión de para asegurar la calidad en el servicio. Segunda Instancia. Asimismo, en la Unidad de Gestión de Segunda Instancia se han atendido del 16 de octubre de 2013 al 30 de junio de 2015, un total de 618 tocas y 582 audiencias de oralidad (Gráfica 2). Esta estructura en el presente año buscará su certificación en la norma ISO 9001:2008, por ya contar con procesos estandarizados y descriptivos Fotografía 13. Jefe de Gestión de Segunda Instancia. de puestos definidos en sus manuales para su funcionamiento. Gráfica 2. Tocas atendidos y audiencias realizadas. Por último, es importante resaltar que en febrero de este año se aplicó una encuesta de satisfacción de los Magistrados, para identificar áreas de mejora, a lo cual se obtuvo el porcentaje del 96.8% de la percepción del servicio que se les otorga, lo cual valida el contar con una Unidad de Gestión en Segunda Instancia, dedicada al aseguramiento de la operación y su mejora continua (Gráfica 3). Al día de hoy varios estados han asistido para conocer su funcionamiento, incluyendo la Gráfica 3. Resultados de la encuesta de federación, y agencias internacionales entre los satisfacción del servicio a Magistrados que destacan: Penales. Secretaría Técnica del Consejo de Coordinación para la Implementación del Sistema de Justicia Penal (SETEC). Poderes Judiciales de Baja California, Baja California Sur, Chihuahua, Distrito Federal, Hidalgo, Michoacán, Puebla, San Luis Potosí, Tlaxcala y Zacatecas. ProJUSTICIA, USAID. CONCLUSIONES A casi dos años de su funcionamiento la Unidad de Gestión de Segunda Instancia para el Sistema Penal Acusatorio y Oral ha cumplido con los objetivos plateados en su misión, concretando una serie de logros que cubren la mejora en la entrega de servicios públicos, acceso a la justicia, el intercambio de la información entre las instituciones jurisdiccionales, la sistematización y automatización de procesos, el desarrollo de competencias, el desempeño judicial y la formación de personal especializado en áreas jurisdiccionales y administrativas. Es por esta razón que los esfuerzos implementados en la Unidad de Gestión de Segunda Instancia los colocamos a su consideración, siendo ésta unidad única en su tipo en el país, la cual puede ser replicable y se encuentra documentada, y se puede resumir como la sinergia de múltiples expertos en distintas disciplinas con el único propósito de ofrecer un mejor servicio al justiciable en el Estado de Guanajuato.
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