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Guatemala, 20 de febrero de 2014
Ref. INFO-UDAI-DGCT-31-2015/MRT
Señor:
Erick Armando Soto Herrera
Subdirector General
Correos y Telégrafos
Su Despacho
Estimado Subdirector:
Respetuosamente expongo a usted, el Presente informe, en cumplimiento al
Plan Anual de Auditoria 2015; concerniente al seguimiento de las Auditorias realizadas
por el Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. INFO-UDAI-CIVDGCYT-CIV-2014 REF. CUA-35009, y a los Informes de Auditoria realizados por la
Contraloría General de Cuentas correspondientes al periodo; del 01 de enero al 31 de
diciembre de 2012; del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 y examen especial del
01 de Enero de 1990 al 31 de Diciembre de 2007 de fecha 05 de diciembre de 2008.
Se efectuaron las evaluaciones a la documentación presentada por los distintos
departamentos, verificando el cumplimiento de las recomendaciones y así lograr los
beneficios para la institución; de conformidad a las Normas de Auditoria Interna para el
Sector Gubernamental, el resultado de la verificación fue el siguiente:
Informe de auditoria No. INFO-UDAI-CIV-DGCYT-CIV-2014
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•
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RECOMENDACIONES ATENDIDAS
RECOMENDACIONES PARCIALMENTE
RECOMENDACIONES NO ATENDIDAS
7 INFORME UDAI-CIV
4 INFORME UDAI-CIV
2 INFORME UDAI-CIV
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Informe de Auditoria del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
de fecha 27 de mayo de 2013.
Informe de Auditoria del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013
de fecha 21 de julio de 2014.
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•
•
RECOMENDACIÓN PARCIALMENTE 1 INFORME CGC (5-12-2008)
RECOMENDACIÓN NO ATENDIDA
1 INFORME CGC (27-05-2013)
RECOMENDACIÓN NO ATENDIDA
1 INFORME CGC (21-07-2014)
La Auditoria de Seguimiento de Recomendaciones de dicho informe, se le realizó a los
documentos y procesos de los departamentos, Financiero, Administrativo, Recursos
Humanos, Unidad de Planificación y Asesoría Jurídica, del periodo comprendido del 01
de noviembre de 2014 al 12 de febrero de 2015; evaluando el cumplimiento y grado
porcentual de avance así como las causas, logros y resultados; de conformidad a las
Normas de Auditoria Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental, para lo cual se adjunta Informe CUA-45089.
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RESULTADO:
Teniendo como base la documentación requerida misma que sirvió de análisis para
verificar el cumplimiento de las recomendaciones; se dio como resultado al
seguimiento de las recomendaciones: 44% (7) de recomendaciones es atendida, 31%
(5) parcialmente atendidas y un 25% (4) de las recomendaciones no atendidas; el
cumplimiento de las mismas se presentan razonablemente, excepto por las gestiones
administrativas dependientes de otras Instituciones para el cumplimiento de la misma.
I. RESUMEN DE RECOMENDACIONES
Recomendaciones
No.
%|
Responsables
ATENDIDAS
7
44%
PARCIALMENTE
ATENDIDAS
5
31%
NO ATENDIDAS
4
25%
Jefe Administrativo Olga Lucrecia Lucrecia
Vielman López, Carlos Eduardo Mazariegos
Encargado de Compras, Noé Bethancourt
Rodas Encargado de Almacén; Jefe de
Recursos Humanos Olga Natalia Zuleta de
González.
Jefe Financiero Byron Enrique López
Recinos; Jefe de Planificación Natividad
Damaris Martínez Salguero y Lic. Oscar
Gregorio Navarro López Asesoría Jurídica.
Jefe de Recursos Humanos Olga Natalia
Zuleta de González.
II. CAUSAS Y EFECTOS DE LAS RECOMENDACIONES ATENDIDAS.
RECOMENDACIONES
Instruir a la Encargada de Caja Chica, para
que efectúe oportunamente las operaciones
en los registros y mantener a la vista, el
original de la documentación de legítimo
abono previo a su liquidación o desembolso.
Dar seguimiento al trámite de la autorización
e impresión de la “Requisición de Bienes y/o
Servicios” ante la Contraloría General de
Cuentas.
CAUSAS Y EFECTOS
Se cumplen con la recomendación.
Se cumplen con la recomendación.
Instruir al Encargado de Almacén, que sean
firmados los cupones de combustibles, hasta
en el momento que sea presentado
debidamente autorizado el vale despacho.
Se cumplen con la recomendación.
Se sugiere efectuar modificaciones al libro
de control de combustibles, insertando otra
columna para el registro de los cupones o
bien operar el número de vale (ENTREGA
DE CUPONES DE COMBUSTIBLES), toda
vez que no están registrando el número de
vale (ENTREGA DE CUPONES DE
COMBUSTIBLES), como corresponde.
Se cumplen con la recomendación.
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Incluir la Cláusula de cohecho en las actas
administrativas que se suscriban para la
adquisición de bienes y servicios.
Se cumplen con la recomendación.
Los informes mensuales y finales del
personal 029 “Otras remuneraciones de
Personal Temporal” deben ser dirigidos a la
autoridad máxima de esa Dirección.
Se cumplen con la recomendación.
Velar para que el personal en relación de
dependencia, efectúe el marcaje de entrada,
salida y horario de almuerzo.
Se cumplen con la recomendación.
III. CAUSAS Y EFECTOS DE LAS RECOMENDACIONES PARCIALMENTE
ATENDIDAS.
RECOMENDACIONES
CAUSAS Y EFECTOS
Programar conjuntamente con el Jefe de
Informática la compra de licencias que aún
faltan para los diferentes productos,
tomando en cuenta el presupuesto asignado
y la antigüedad de los equipos.
Se esta a la espera que el Departamento
Financiero cuente con presupuesto y programa
conjuntamente con el jefe de informática acerca de
la compra de licencias que aun faltan.
Se recomienda al Director General de
Correos y Telégrafos, girar instrucciones a la
Jefatura del Departamento de Planificación,
dar seguimiento ante la Unidad Sectorial de
Planificación
–USEPLAN-,
para
la
aprobación del… y el Manual de
Organización y Funciones y acelerar los
cambios del Manual de Normas, Procesos y
Procedimientos propuestos por esa Unidad,
para concluir con su aprobación respectiva.
Se recomienda al Director General de
Correos y Telégrafos, girar instrucciones a la
Jefe del Departamento de Asesoría Jurídica,
dar seguimiento a la prorroga de la
concesión del Correo, según Contrato
administrativo No. 02-2014, que se
encuentra en el congreso de la República
bajo iniciativa de Ley del Congreso de la
República con el número de registro 4846
para su estudio, dictamen y aprobación.
Se recomienda al Director General de
Correos y Telégrafos girar instrucciones al
Jefe del Departamento Financiero, para que
proceda a realizar las consultas ante la
Contraloría General de Cuentas, exponiendo
las limitaciones que atraviesan para la
localización total de la documentación que
respalda los movimientos de las operaciones
de la caja fiscal, por el periodo comprendido
del 01 de enero de 1990 al 31 de diciembre
de 2003, con la finalidad de resolver la
diferencia de arrastre que contiene el saldo
por un monto de Q. 337,242.28.
En cumplimiento a la Recomendación del
Se esta a la espera que la Jefatura del
Departamento de Planificación cumpla con realizar
los procesos y procedimientos pendientes al
manual y a la aprobación de los mismos.
Esta en espera que el pleno del Congreso de la
República de Guatemala conozca y apruebe la
Prorroga del Contrato de Concesión.
Se esta a la espera que la Contraloría General de
Cuentas, responda a la solicitud realizada en el
oficio No. 418/2014/DF/DGCT, y así realizar las
acciones correspondientes a esta institución.
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Examen Especial:
HALLAZGO No. 1
RECOMENDACIÓN
El Director General deberá de girar
instrucciones al Jefe Financiero a efecto que
se resguarde y custodie la documentación
de soporte, así mismo se procede a la
búsqueda de la documentación solicitada.
IV. CAUSAS Y EFECTOS DE LAS RECOMENDACIONES NO ATENDIDAS.
RECOMENDACIONES
CAUSAS Y EFECTOS
No se realizaron acciones en el mes de Enero,
Dar seguimiento a las gestiones pertinentes
debido a lo manifestado por el departamento de
para la creación de puestos de carácter
Recursos Humanos que ingresará el expediente
permanente, ante la Coordinación de
para la creación de plazas en el mes de Mayo del
Recursos Humanos del Ministerio del Ramo.
presente ejercicio fiscal.
Velar para que sean entregados copias de
los contratos administrativos, ante la
Contraloría General de Cuentas, en los
plazos definidos en la ley de Contrataciones
del Estado.
Se esta en espera que el Departamento de
Recursos Humanos envié copia de los contratos
suscritos en el presente ejercicio fiscal a la
Contraloría General de Cuentas y remita copia a
esta unidad.
Informes de auditorias de la Contraloría General de Cuentas.
Recomendaciones No Atendidas
1. Informe de Auditoria del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 de fecha 27 de
mayo de 2013.
RECOMENDACIONES
El Ministro, debe girar instrucciones, a los
Viceministros, a efecto que se cumpla con
los objetivos y metas de la unidad ejecutora,
por lo que dichas personas deberán ser
trasladadas a la unidad ejecutora a donde
correspondan.
El Director Ejecutivo IV, previo a la
contratación de servicios técnicos y
profesionales, debe cumplir con la normativa
vigente, sobre la naturaleza y asignación de
funciones.
CAUSAS Y EFECTOS
Cumplimiento de parte de las autoridades del
Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura
y Vivienda.
De conformidad a los comentarios y
documentos presentados por medio de oficio
RR.HH/Of. 61/OZDG/om. Manifiesta la Jefe de
Recursos Humanos que se han realizado las
acciones para la creación de las plazas en los
renglones 021 y 022, así mismo indica que
dicho proceso será realizado a partir del 01 de
mayo de 2015, quedando parcialmente
atendida y a la espera se realicen las acciones
de los tramites correspondiente por parte del
departamento de Recursos Humanos su
cumplimiento.
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2. Informe de Auditoria del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013 de fecha 21 de julio
de 2014.
RECOMENDACIONES
CAUSAS Y EFECTOS
El Ministro y el Viceministro, deben de tomar
las medidas adecuadas para corregir la
deficiencia observada, e instruir al Director
General, a efecto que el personal contratado
en el renglón 029, no realice actividades de
naturaleza administrativa u operativa, las
cuales
competen
exclusivamente
a
empleados públicos.
De conformidad a los comentarios y
documentos presentados por medio de oficio
RR.HH/Of. 61/OZDG/om. Manifiesta la Jefe de
Recursos Humanos que se han realizado las
acciones para la creación de las plazas en los
renglones 021 y 022, así mismo indica que
dicho proceso será realizado a partir del 01 de
mayo de 2015, quedando parcialmente
atendida y a la espera se realicen las acciones
de los tramites correspondiente por parte del
departamento de Recursos Humanos su
cumplimiento.
En cumplimiento a las Normas de Auditoria Gubernamental Interna y Externa, numeral
4.6 “Seguimiento de Cumplimiento de las Recomendaciones”, se solicita girar
instrucciones a los departamento involucrados que proceda con el cumplimiento de las
recomendaciones.
Sin otro particular, me suscribo de usted.
Atentamente,
Lic. Mayra Lorena Portillo de Ruano
Supervisor/Coordinador
Unidad de Auditoria Interna
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