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PROCESO: DE ADQUISICIONES
LINEAMIENTO: PARA LA IDENTIFICACIÓN DE
FUENTES DE INFORMACIÓN EN LA ADQUISICIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS DE LA SDIS
Código: L-AD-005
Versión: 0
Fecha: 12-11-2015
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TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
5.1
5.1.1
5.1.2
5.2
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
OBJETIVO GENERAL. ...................................................................................................... 2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ............................................................................................. 2
ALCANCE.......................................................................................................................... 2
VIGENCIA. ........................................................................................................................ 2
MARCO CONCEPTUAL. ................................................................................................... 2
MARCO DE REFERENCIA................................................................................................ 3
IDENTIFICACIÓN DEL BIEN O SERVICIO ....................................................................... 3
IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN....................................................... 5
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 7
JUSTIFICACIÓN................................................................................................................ 8
ANTECEDENTES.............................................................................................................. 8
NORMATIVIDAD. .............................................................................................................. 8
PRINCIPIOS. ..................................................................................................................... 9
ÁREAS O EJES TEMÁTICOS DEL LINEAMIENTO O POLÍTICA INTERNA. .................... 9
EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO. ................................................................................ 10
RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS. ................................................................. 10
ADMINISTRACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DOCUMENTOS ASOCIADOS ............... 10
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1. OBJETIVO GENERAL
Identificar fuentes de información que permitan determinar el precio de referencia1 de un bien
o servicio como parte del proceso de adquisiciones de la Secretaria Distrital de Integración
Social (SDIS), buscando las mejores condiciones de competencia a través de la participación
de los diferentes proveedores, y permitiendo realizar análisis de carácter económico para la
toma de decisiones en la entidad.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.1 Identificar las diferentes fuentes de información para la referencia y consulta de
precios.
2.2 Agrupar, socializar y estandarizar fuentes de consulta de precios para el proceso de
adquisición de bienes y servicios en la SDIS.
3. ALCANCE
El alcance de este lineamiento es de naturaleza informativa para identificar las fuentes de
información que permiten la estimación de los precios de referencia de un bien o servicio
como parte del proceso de adquisiciones de la entidad.
4. VIGENCIA
Su vigencia será a partir de su oficialización en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la
SDIS, hasta que sean realizadas las actualizaciones al mismo.
5. MARCO CONCEPTUAL.
La SDIS asume como propósito fundamental de su misión, liderar el diseño, implementación,
seguimiento y evaluación de políticas públicas sociales, dirigidas a mejorar la calidad de vida
de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá y la realización de sus derechos, a través de la
gestión social integral desde los territorios.
1
Precios de Referencia: Precio máximo que está dispuesto la Entidad a financiar de cada uno los bienes y servicios requeridos.
El precio de referencia es calculado por el promedio de las cotizaciones consultadas, posterior a este se realiza la desviación
estándar, generando unas bandas o túneles de valores máximos y mínimos para cada bien. Dado esto, se descartaron aquellos
valores que por su distancia a la media (variaciones en el valor tope o valor máximo), podrían generar distorsiones en el estudio
de mercado con los diferentes cotizantes.
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Dentro de la Gestión Social Integral, la SDIS plantea como uno de sus pilares la prestación
de servicios sociales de prevención y promoción de derechos, y de protección y
restablecimiento de los mismos, según el Decreto 607 de 2007. Para ello, es necesario que
la entidad cuente con herramientas y metodologías para facilitar la planeación económica,
financiera y operacional de los servicios sociales, que garantice su prestación de forma
integral y con altos estándares de calidad.
Así, para el desarrollo de estas herramientas, la Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización (SDES) estructura el sistema de costos precisando actividades que permitan
el desarrollo de lineamientos, herramientas, procedimientos, instructivos, entre otros para
brindar mayores elementos que faciliten la presentación y elaboración del análisis de costos
de los recursos destinados a la adquisición de bienes o servicios prestados por los proyectos
de inversión de la SDIS.
El lineamiento para la identificación de fuentes de información en la adquisición de bienes y
servicios de la SDIS, se convierte en el soporte teórico que precisa los términos, conceptos
básicos, rubros y acciones específicas empleadas en el manejo del cálculo de precios de
referencia, que hace parte esencial en la estructura de costos.
En este sentido, es necesario identificar fuentes de información en la adquisición de bienes y
servicios de la SDIS, con el fin de verificar y analizar los precios en el tiempo, teniendo en
cuenta diversos proveedores o Entidades Gubernamentales.
Para tal fin, la SDES ha trabajado en el estudio de las fuentes de información que se deben
tomar para realizar el cálculo del precio de referencia basándose en el siguiente Marco de
referencia.
5.1 MARCO DE REFERENCIA
Las adquisiciones de la Entidad deben estar orientadas a satisfacer las necesidades y a
obtener el mayor valor por el dinero público. En consecuencia, la Entidad debe entender
claramente y conocer: (a) cuál es su necesidad y cómo puede satisfacerla; (b) cómo y
quiénes pueden proveer los bienes, obras y servicios que necesita; y (c) el contexto en el
cual los posibles proveedores desarrollan su actividad.
5.1.1
Identificación del bien o servicio
El equipo técnico administrativo, el cual será el responsable de identificar los bienes y
servicios según las necesidades requeridas por la Entidad:
·
Bienes: Son todos aquellos objetos tangibles e intangibles que suplen la
necesidad de la Entidad
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Servicios: Son todas aquellas actividades que buscan satisfacer las necesidades
requeridas de la Entidad.
Para identificar un bien o servicio, se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
·
·
·
·
Determinar la unidad de medida de cada bien o servicio.
Contar con la descripción precisa y detallada del bien, producto o servicio que
satisfagan las necesidades del proyecto de inversión en la Entidad.
Definir la cantidad del bien o servicio a proveer.
Determinar el tiempo de entrega, ejecución o vida útil del bien o servicio.
Una vez los bienes y servicios se hayan identificado, se debe clasificar de acuerdo a los
Códigos Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidades “UNSPSC”. Este código
es una “metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios,
fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica, y que se basa en
estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y
gobierno”2. La SDIS realiza la siguiente estructura lógica para los servicios que requiere.
(Tener en cuenta los 4 niveles; Segmento, familia, clase y producto, si después de haber
agotado todos los recursos, usted no encuentra el bien o servicio requerido en el Clasificador
UNSPSC, envíe un correo electrónico a [email protected].).
No. Ítem
1
2
3
Elemento
Servicios temporales de ingeniería
Servicios temporales de arquitectura
Servicios temporales de construcción
Clasificación UNSPSC
80111614
80111617
80111618
Basándose en la clasificación de las UNSPSC, los bienes y servicios que adquiera la
Entidad, se deberán describir teniendo en cuenta los niveles jerárquicos:
a. Segmento: En este nivel se identificara el primer y segundo dígito del código en el
UNSPSC; Allí se incluirán para el caso del bien (Materiales y Productos de Papel,
Herramientas y Maquinaria General, etc.), para el servicio requerido por la Entidad
(Servicios Financieros y de Seguros, etc.)
b. Familia: Después de haber encontrado el “Segmento” respectivo, debe asociar
una “Familia” al bien o servicio. Dados los dos primeros dígitos, este nivel
contiene el tercer y cuarto dígitos del código UNSPSC.
c. Clase: este nivel contiene el quinto y sexto dígito del código UNSPSC. La
codificación a este nivel será suficiente para algunos bienes y servicios,
particularmente en aquellas situaciones.
2
Definición tomada de la página web Colombia Compra, Manual Clasificador.
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d. Producto y/o actividad: Este es el último nivel asociado al proceso de codificación.
En este nivel se identificara al detalle y las características respectivas del bien o
servicio según la necesidad.
Para orientarse más acerca de cómo codificar los bienes y servicios, consulte la página de
Colombia Compra Eficiente – Manuales – Guía para la Codificación de Bienes y Servicios en
el siguiente link:
www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf
5.1.2
Identificación de fuentes de información
Es necesario identificar las fuentes de información necesarias para la estimación de los
precios de referencia de aquellos bienes y servicios que la Entidad va adquirir según su
necesidad; a continuación los diferentes tipos de fuente que utiliza la Entidad.
Precios Históricos de Bienes y Servicios: Son fuentes de información de los procesos de
adquisiciones realizados por la Entidad en vigencias anteriores. Estos precios históricos se
establecieron de acuerdo a las modalidades de contratación al momento de adquirir el bien o
servicio según la necesidad de la Entidad, y los cuales son publicados oficialmente por la
Secretaría Distrital de Integración Social durante los años 2013 y 2014. Estos precios de
referencia pueden ser actualizados adicionando el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del
año en curso y de acuerdo con el lineamiento de índices macroeconómicos expedido por la
Dirección Análisis y Diseño Estratégico.
NOTA: Se aclara que no se podrán tomar precios de referencia adjudicados de la
modalidad de contratación de Subasta Inversa, estos deberán ser tomados del estudio
de mercado.
Precios del Mercado Actual: Estos precios se conocen y recaudan por medio de las
cotizaciones y propuestas económicas remitidas por los proponentes donde se indica la
oferta detallada de bienes o servicios según las necesidades de cada proyecto de inversión,
la cual debe contar con las siguientes características3: a) Nombre de la empresa, b) Nit. de la
empresa, c)Persona de contacto, d)Número telefónico, e) Dirección, f)Número de cotización,
g)Vencimiento de la cotización, h)Valores con y sin IVA, i)costo total de la cotización,
j)Membrete y k)Firmas de quien presenta la cotización; en
caso
de
presentar
cotizaciones en las que se contemplen elementos con IVA y en la misma existan otros
elementos sin IVA, el proponente debe especificar por qué estos elementos están exentos de
IVA y citar normatividad aplicada.
Las cotizaciones se pueden realizar a través de varios medios, entre los que se encuentran:
3
Estatuto Tributario Nacional- Articulo 617- Requisitos de la Factura d venta
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Consulta Presencial: Las cotizaciones presentadas por los equipos técnicoadministrativos de cada uno de los proyectos de inversión de la SDIS, que han sido
adquiridas a través de visitas presenciales con proveedores, deben cumplir con las
especificaciones nombradas anteriormente. En el caso de reunión entre funcionarios
y proveedores para negociación se debe anexar acta de reunión que certifique la
veracidad de la información presentada, adicionalmente se tendrá en cuenta para el
análisis cronogramas, fichas técnicas o formatos de cotización, donde se plantee la
descripción de cada elemento, actividad o servicio que se requiera.
·
Consulta a través del Correo Electrónico: El equipo técnico-administrativo envía
por correo Institucional un formato de cotización, indicando el bien o servicio con su
respectiva descripción según la necesidad de cada proyecto y además especificar las
cantidades teniendo en cuenta que los proveedores contemplan la economía de
escala como barrera de competencia en el mercado, adicionalmente, debe dejar un
lugar en el formato para establecer si el elemento, bien, actividad o servicio aplica
IVA. De no aplicar, el proponente debe aclarar y citar la normatividad que reglamenta
la determinación. El formato de cotización será diligenciado directamente por el
proveedor o proponente (persona de contacto) y este debe remitirlo de igual forma
por correo electrónico.
·
Consulta Precios de Mercado Abierto: Los precios de mercado abierto son precios
consultados por el equipo técnico-administrativo de cada uno de los proyectos de
inversión de la SDIS, a través de páginas web. Para su revisión y análisis, se debe
tener en cuenta los Links de páginas web o pantallazos de entidades públicas o
privadas, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
o
o
Entidades Públicas: Se puede tomar como referencia los precios de otras
Entidades Públicas de orden Nacional y Distrital; aquellas que hayan trabajado
en su Plan de Adquisiciones los mismos bienes o servicios (con su respectiva
descripción). Estas deberán ser páginas oficiales, como por ejemplo:
Secretarias Distritales, Ministerios, Agencia Colombia Compra Eficiente, entre
otros.
Entidades Privadas: Para este caso aplican todas las empresas privadas que
estén registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá. No se tendrán en
cuenta como fuente de referencia para identificar precios en el mercado,
páginas o sitios web de personas naturales, sitios de subastas por internet
(como Mercadolibre.com, deremate.com, Oxxo.com, etc.), páginas web que
sean de un dominio diferente al de Colombia o páginas que no cuenten con la
información necesaria para corroborar la procedencia de sus elementos y
valores, así como su legalidad. Se recomienda acudir a páginas web de
empresas reconocidas en el mercado o grandes superficies.
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Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios4: Es el
contrato celebrado entre uno o más Proveedores y Colombia Compra Eficiente para
la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características
Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones allí establecidas.
Hacen parte del Acuerdo Marco de Precios, los Proveedores seleccionados en el
marco de la licitación pública y Colombia Compra Eficiente. Las Entidades
Compradoras que a partir de la fecha en la cual colocan una Orden de Compra al
amparo del mismo.
Colombia Compra Eficiente está encargada de su administración y en consecuencia,
ofrece a los proveedores y a las Entidades compradoras la tienda virtual del Estado
Colombiano, a través del cual deben adelantarse las transacciones derivadas al
Acuerdo.
Para orientarse más acerca del manual, consulte la página de Colombia Compra
Eficiente – Manuales – Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco
de
Precios,
en
el
siguiente
link:
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140116manualamp
operacionsecundaria.pdf
·
Consulta Especializada de Precios: Para este caso, son revistas oficiales emitidas
por agremiaciones, sindicatos, asociaciones, entre otros, utilizadas por los equipos
técnico-administrativos para indicar precios del mercado de los bienes y servicios a
adquirir por la Entidad. Entre estas revistas se encuentra Construdata, Inardatos,
Constructor, entre otros.
5.2 RECOMENDACIONES
Con el fin de mantener una unidad de criterios en las fuentes de información es importante
recordar:
·
·
·
·
4
Para identificar las fuentes de información, se debe realizar el estudio de sector, con
el fin de conocer lo relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva
legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo.
Observar las recomendaciones de este lineamiento.
El técnico-administrativo de cada uno de los proyectos de inversión de la SDIS debe
tener en cuenta el procedimiento de Viabilización Estructura de Costos.
Los procesos de referencia histórica pueden ser tomados como fuente adicional a las
tres cotizaciones realizadas en el momento actual.
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140116manualampoperacionsecundaria.pdf
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Cada proceso de adquisición que maneje la Entidad, debe estar acompañada de
mínimo tres (3) cotizaciones, las cuales deben cumplir los requisitos anteriormente
mencionados
En el caso de contar con cotizaciones que no incluyan el total de los elementos o
servicios solicitados a cotizar, se debe ampliar el número de cotizaciones.
6. JUSTIFICACIÓN.
El desarrollo de este lineamiento permite orientar en el marco del Proceso de Adquisiciones y
el Proceso de Gestión de Bienes y Servicios, la identificación de fuentes de información
veraces, óptimas y seguras que sirvan como soporte de las estructuras de costos en todo
proceso o modalidad de contratación en el momento de determinar el precio de referencia de
los bienes, servicios o actividades que requiera la SDIS.
7. ANTECEDENTES.
Heterogeneidad de criterios para la identificación de fuentes de información para determinar
el precio de referencia de las adquisiciones de bienes y servicios de la Entidad.
8. NORMATIVIDAD.
·
·
·
·
Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos.
Decreto 4170 de noviembre 3 de 2011. Por medio de la cual se crea la Agencia
Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus
objetivos y estructura.
Decreto 1929 de 2007. Uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas
por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 6161 del Estatuto Tributario y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005.
Artículo 3. Requisitos de contenido fiscal de la factura electrónica y de las notas
crédito. La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados
en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o
complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La
factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha
norma deben cumplir con esta previsión.
Estatuto Tributario Nacional:
Artículo 617. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el
artículo 615 consiste en entregar el original de la misma.
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9. PRINCIPIOS
Todos los descritos en el ideario ético del distrito (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2007) y la
Norma técnica de calidad en la gestión pública.
Planeación de las adquisiciones de la Entidad: se refiere a las directrices impartidas
por la Entidad, para la proyección de las necesidades y objetivos, que para su
cumplimiento requieren de la adquisición de bienes o servicios.
Principios Presupuestales: se refieren a los principios del presupuesto público de la
nación, donde se regula y se definen los criterios básicos con los cuales se deben
planear los recursos y su respectivo uso, en cada vigencia fiscal.
Principio de transparencia5: Se refiere a la necesidad de que todo el proceso de
selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona
interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de
dicho proceso.
Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisión que sea adoptada en el proceso
debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de
verificar y cuestionar esa motivación. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los
fundamentos que tiene la administración en su actuación6, desde que decide
comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los
bienes o servicios contratados.
10. ÁREAS O EJES TEMÁTICOS DEL LINEAMIENTO O POLÍTICA INTERNA.
Proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública
de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el
fin de realizar las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el
cumplimiento de las metas de los proyectos de la SDIS.
Procedimiento de viabilidad de estructuras de costos: forma de establecer los
pasos para la emisión del concepto de viabilidad económica de las estructuras de
costos, de acuerdo con el Lineamiento Metodológico de Costeo, el Instructivo
Viabilización Estructura de Costos y la Matriz de Costos.
5
Artículo 24, Ley 80 de 1993.
El Consejo de Estado, respecto del principio de transparencia establece que el mismo "persigue la garantía que en la
formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes
en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación
administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político,
económico o familiar.
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11. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO.
La evaluación del lineamiento se realizará a través de dos mecanismos principalmente:
·
·
·
Autoevaluación por el proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes,
servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo
establecido por la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el
funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas de los proyectos de la
SDIS.
Auditoría del proceso de Adquisiciones encaminada a constatar la veracidad del
cumplimiento del objetivo del proceso y la articulación de las etapas.
La evaluación y seguimiento del lineamiento se realizará cada vez que se analice una
estructura de costos, puesto que el precio de referencia es una de las principales
variables de la misma.
12. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS
Es responsabilidad de los equipos técnico-administrativos encargados de proyectar
estructura de costos para el desarrollo de actividades propias de los proyectos de inversión,
de acuerdo a las directrices, lineamientos, procesos y procedimientos de la Entidad.
13. ADMINISTRACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
Es responsabilidad de las áreas garantizar el conocimiento y desarrollo de actividades
relacionadas con este lineamiento, es responsabilidad del equipo de análisis de costos y
presupuesto de la SDES prestar asistencia técnica y realizar cualquier actualización, mejora
o ajuste.
Nombre
Cargo
Elaboró
Francia Liliana Segura Reina
Angélica María Sierra Torres
Ricardo Augusto Vargas
Hernández
Diego González Fontalvo
Ricardo Marrugo Martínez
Profesionales SDES (Equipo
de Análisis de Costos y
Presupuesto)
Revisó
Jaidy García
Baquero
Martha Ligia
Prado
Hernández
Asesora de
Presupuesto
DADE
Subdirectora
de Diseño,
Evaluación y
Sistematizació
n
Aprobó
Audrey
Álvarez
Bustos
Subdirectora
Administrativa
y Financiero
Isabel
Eugenia
Belalcazar
Peña
Carlos
Vladimir
Cobo
Ramírez
Yolanda
Almonacid
Ramírez
Subdirectora
de
Contratación
Director de
Análisis y
Diseño
Estratégico
Directora de
Gestión
Corporativa
(Líder del
Proceso de
Adquisiciones)