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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
UNIPAZ
OFICINA PRODUCTORA:
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CONCILIACIONES BANCARIAS
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
DISPOSICIÓN
RETENCIONES
FINAL
ARCHIVO ARCHIVO
CT E D S
GESTIÓN CENTRAL
2
18
X
PROCEDIMIENTOS
X Dejar como muestra un mes anual
Extractos Bancario
Organizar carpeta individual por cada
Mayor analítico
cuenta. Digitalizar la conciliación
Conciliación Bancaria
bancaria para la historia
ESTADOS FINANCIEROS
2
18
2
18
1
9
X
X
Estados financieros
Notas a los estados financieros
Balance comparativo
Balance general
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
X
X Digitalizar el formulario de la Dian
Formulario de la DIAN
Balance de prueba
Relación retención por mes
Comprobante declaración retención en la fuente
Retención de industria y comercio
Devolución de Iva
acto administrativo creación
X Seleccionar el formulario de la Dian
Representante legal
persona delegada para la devvolución de iva
para la historia institucional
Compras gravadas
Exogena
Declaración de iva y retenciones
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Digitalización
S:Selección
Fecha
Firma
:
:
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UNIPAZ
OFICINA PRODUCTORA:
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
DISPOSICIÓN
RETENCIONES
FINAL
ARCHIVO ARCHIVO
CT E D S
GESTIÓN CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
Formato 1001 validado por la dian
Resumen de pago (documento digital)
Declaración de Renta
Declaracion de Renta
Auxiliar Contabilidad
INFORMES
Informes Entes de control
Informes a la Contaduría CHIP
La información se encuentra en el
informe de gestión de Rectoria
2
18
X
X
Informe a la Contraloría Departamental SIA
2
8
X
X
Oficio a la Contraloría Departamental
Informes a la Contraloría General de la República SIRECI
2
8
X
X
2
8
X
X
Refleja historia institucional
2
8
X
X
Refleja historia institucional
2
18
X
X
Refleja historia institucional
Oficios a la contaduría (documento digital)
Programación de ingresos
Informe a la DIAN
Formato 1001 pagos a bonos a terceros
Formato 1002 retenciones en la fuente practicada
Cuadro resumen de retención en la Fuente
Información exógena
Informes Ministerio Educación Nacional
Oficios de requerimientos, CD
LIBROS CONTABLES
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Digitalización
S:Selección
Fecha
Firma
:
:
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UNIPAZ
OFICINA PRODUCTORA:
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
DISPOSICIÓN
RETENCIONES
FINAL
ARCHIVO ARCHIVO
CT E D S
GESTIÓN CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
Mayor y analítico
Caja diario
Mayor y Balance
Inventario
Balance de prueba
MOVIMIENTO CONTABLE
2
18
X
Comprobantes de Egresos
Solicitud de Disponibilidad presupuestal (documento
digital)
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
(documento digital)
soportes (documento digital)
Solicitud de Registro Presupuestal (documento
digital)
Certificado de Registro Presupuestal (documento
digital)
Soportes (documento digital)
La información fisica se encuentra en el
comprobante de egreso en tesoreria
Obligación contraida (documento digital)
Saneamiento Contable
Acta de comité
Acto administrativo (Resoluciones)
2
18
X
X Seleccionar las actas para la historia
institucional
Nota contable
Nota de saneamiento
Informe depuración contable (hallazgos de
auditoria)
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Digitalización
S:Selección
Fecha
Firma
:
:
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UNIPAZ
OFICINA PRODUCTORA:
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
DISPOSICIÓN
RETENCIONES
FINAL
ARCHIVO ARCHIVO
CT E D S
GESTIÓN CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
Anexos
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
D: Digitalización
S:Selección
Fecha
Firma
:
: