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CAPITULO II
MARCO TEORICO “SISTEMA, INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN”
1. SISTEMAS
1.1 CONCEPTO DE SISTEMA1
•
Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común
de lograr un objetivo.
•
Es
un
conjunto
organizado
de
cosas
o
partes
interactúantes
e
interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.2
•
Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí
y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre
información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida
información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no
intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente.3
•
Conjunto de principios reunidos entre sí, de modo que formen un cuerpo de
doctrina. Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y
secuencialmente dispuestos contribuyen en un todo al logro de fines
determinados.4
1.2.2 OBJETIVO DE LOS SISTEMAS.5
Su objeto es el de optimizar información de una manera confiable y segura para la
toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se
presenten en los sistemas de la empresa.
1
Raymond McLeod, Jr. “Sistemas de Información Gerencial”. Séptima Edición. Prentice-Hall. México, 2000
www.monografias.com/teoria general de sistemas
3
es.wikipedia.org/wiki/Sistema
4
www.policia.gov.co/inicio/portal/portal.nsf/paginas/GlosarioInstitucional
5
GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981
2
18
1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS6
Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido
a la teoría general de los sistemas son las siguientes:
•
Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros
aspectos similares.
•
Totalidad.
•
Búsqueda de objetivos.
•
Insumos y productos.
•
Transformación.
•
Entropía.
•
Regulación.
•
Jerarquía.
•
Diferenciación.
•
Equifinalidad.
2. INFORMACIÓN
2.1 CONCEPTO
•
La información es el valor neto que se obtiene con el proceso de igualación de
los elementos de un problema actual, con los elementos apropiados de los
datos.7
•
Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un
determinado ente o fenómeno.
•
Información es la suma de conceptos y de reglas de actuación que fueron
extraídas de una comunicación.
•
Es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica
mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano.
6
7
GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981
Murdick Robert, Ob. Cit. 13
19
2.2 CLASES DE INFORMACIÓN. 8
La información puede verse desde tres puntos de vista:
CLASES DE INFORMACION
Sintáctico
Semántico
Pragmático
Sintáctico.
Estudia las relaciones que se producen entre los símbolos que representan la
información, sin considerar su contenido y valor para el usuario de la misma.
Semántico.
Este enfoca el problema del contenido de la información, así como su capacidad
para reflejar en símbolos la realidad objetiva.
Pragmático.
Estudia la posible utilización práctica de una información, por cuanto la misma se
destina a un usuario determinado, y con una finalidad dada.
2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN.
La información posee varias características las cuales se describen a continuación:
•
Objetivo.
La información debe tener un propósito en el momento en que se
transmite a una persona o a una máquina, porque de lo contrario solo
será simplemente ruido o datos.
8
www.inec.gob.ni/mecovi/sisesimn/III.definicion%20%del%20Sistema.pdf
20
•
Modo y Formato.
Los modos de comunicación de la información a los seres humanos son
sensoriales, aunque principalmente son visuales y auditivos en las
organizaciones de negocios. Las máquinas pueden recibir información de
muchos modos distintos, entre los que se incluye los equivalentes a los
de los seres humanos, y también se extienden a medios eléctricos,
químicos y otros.
En cuanto al formato los seres humanos reciben la mayor parte de su
información en los formatos de materiales verbales o documentos y las
máquinas reciben información en el formato de patrones de energía,
cintas magnéticas, tarjetas o aún en forma escrita.
•
Redundancia y Eficiencia.
La redundancia es el exceso de información que se lleva por unidad de
datos, es una salvaguarda contra errores del proceso de comunicación.
La
redundancia
ocurre
en
todas
las
organizaciones
mediante
verificaciones de supervisión de los trabajadores.
La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia,
evidentemente en muchos sistemas de hombres y máquinas, la alta
eficiencia, sin compensar errores, favorece una gran velocidad de
operación así como la economía.
•
Proporción.
La proporción de transmisión y recepción de la información puede
representarse por el tiempo requerido para comprender una situación
especial.
Para las máquinas, la proporción puede basarse en el número de bits de
información por carácter (signo), por unidad de tiempo.
•
Frecuencia.
La frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su valor.
Los informes financieros que se preparan semanalmente pueden mostrar tan
poco cambio que resulten de muy poco valor, mientras que los informes
21
mensuales pueden indicar cambios de tamaño suficiente para mostrar los
problemas o tendencias.
•
Determinista y Probabilista.
La
información
puede
conocerse
con
certidumbre,
como
ocurre
ordinariamente con la información histórica. Si la información es probabilista
se dará una gama serie de resultados posibles y de sus probabilidades de
asociación.
•
Costo.
El costo es un factor limitativo para obtener información. Tanto el diseñador de
sistemas como el gerente, deben valorar o desechar constantemente el valor
de la información comparándola con su costo.
•
Valor.
La administración tendrá que valorar por medio del criterio la ganancia posible
con la información o la posible pérdida por la falta de ésta.
•
Confiabilidad.
La confiabilidad puede expresarse como el grado de confianza que el tomador
de decisiones otorgue a la información.
•
Validez.
La validez de la información es una medida del grado en que la información
representa lo que pretenda representar.
•
Estado Constante o Dinámico.
La información que no varía con el tiempo es llamada de estado constante,
por el contrario la información de estado dinámico depende diversos factores
asociados a ella.
•
Lineal o No Lineal.
Cuando las entradas de información son funciones lineales de alguna
variable, la información es lineal en contraste con la no lineal. Una gran
parte
de
la
información
que
utiliza
la
información
es
lineal,
principalmente porque es de fácil comprensión y no hay otra mejor
información disponible.
22
•
Continuo o Discreto.
La información puede representar una variable continua y ser por la
tanto una entrada continua,
o bien puede ser en forma discreta. La
mayor parte de la información es discreta, o sea que los gerentes
reciben informes sobre ventas, producción o problemas de personal,
crisis en la planta o datos financieros en periodos separados.
2.4 FUNCIÓN DE LA INFORMACIÓN
•
Aumentar el conocimiento del usuario.
•
Proporcionar a quien Toma de decisiones la materia prima fundamental para
el desarrollo de soluciones y la elección.
•
Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para
fines de control.
La información como tal no tiene funciones, pues estas son el funcionamiento
de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de quien emplea
y maneja la información. Pero también es imposible que la información dote al
individuo de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la
información, la organiza y la convierte en conocimiento. No es la información
de modo directo.
2.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA
La Información es un recurso vital, producido por los sistemas de información. Las
organizaciones utilizan también otros recursos como materiales, materias primas,
energía y recursos humanos, todos ellos sujetos a cada vez mayores
restricciones en su uso y crecimiento, debido a problemas de escasez y, por
tanto, de coste.
Debe considerarse que un sistema de información no tiene porqué ser asociado a
los sistemas informáticos, con los que muchas veces se les confunde. Por el
contrario, un sistema de información puede ser una persona, un departamento,
toda la empresa (o al menos toda parte o elemento de la empresa, o relación
23
entre los mismos, que trate con información). El Sistema de Información
comprende, pues, planificación, recursos humanos y materiales, objetivos
concretos a corto, medio y largo plazo, etc., aunque también tecnología y
técnicas.
Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de
información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información
para el desarrollo de sus actividades cotidianas; tan solo tener la información
adecuada de un estado financiero no necesariamente en computadoras
demuestra que es necesaria la información para todo tipo de actividades y si ha
esto le agregamos el uso de computadoras como herramientas junto con
sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y
concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para
cualquier tipo de persona como para cualquier tipo de empresa sabiendo de
antemano que la información es vital en todos los aspectos, muchas empresas
emplean Internet como medio de información con sus posibles consumidores,
proveedores, socios.
La información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel
de competitividad y posibilidades de desarrollo. De esta forma, constituyen un
campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Por otro
lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información
para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante
también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y
den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos.
3. SISTEMAS DE INFORMACION
3.1 CONCEPTO.
•
“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de
datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan
elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para
las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y
24
control correspondientes (decisiones) desempeñar su actividad de
acuerdo a su estrategia de negocio”.
•
9
“Son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con
la organización y producir información, reportes y otras salidas”.
•
Conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de
almacenamiento de datos ya sea primarios, secundarios y bases de
datos relacionadas entre si con el fin de procesar entradas para realizar
transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de
información importantes en la toma de decisiones.
3.2 OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACION
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las
actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada,
con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el
momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor.
El sistema de información esta al servicio de los objetivos de la empresa para
lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y
practicas de trabajo que resultan mas útiles y eficaces.
3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN
Las características que debe tener un sistema de información son las siguientes:
•
Contener información interna y externa a la organización.
•
Consistencia e Integración. Asegurar una única fuente de información de
gestión para todas las áreas de la empresa.
•
Facilitar la comprensión de la información mediante una ordenación
adecuada de las ideas.
•
Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada escalón
obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta dirección de la
organización viva con una información creada y manipulada para ella misma.
9
Kenneth C. Laudon –Jane Price Laudon “Administración de los sistemas de información”, Editorial Prentice-Hall, 1996
25
•
Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera.
•
Facilitar a los directivos una gestión más ágil, mediante indicadores clave
adecuados a los objetivos y estructura de la organización.
•
Rápido acceso a la información actual e histórica.
3.4 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
En general un Sistema de Información se fundará en los principios siguientes:
•
Distribución (recepción) de información a (desde) todos los niveles
jerárquicos
•
Clasificación analítica de las informaciones.
•
Deducción directa del contenido informacional distribuido (recibido) partiendo
de un análisis funcional (desde los puntos de vista recepción-elaboracióntransmisión).
•
Unión estrecha de la selección de informaciones, con la posición del
individuo; con conocimiento, al menos potencial, de las informaciones
recibidas, elaboradas, transmitidas, por las unidades bajo su control y por su
campo de aplicación.
•
Especificación explícita de las modalidades de comunicación de la
información, tan trascendente como la selección de su contenido:
informaciones periódicas, esporádicas, etc.
•
Medición de la eficacia de la información a través de la comprensibilidad de
su contenido y de la eficiencia de la gestión: procediendo al análisis serio de
una función, el contenido informativo ligado a dicha función puede
determinarse sin dificultad.
•
Revisión del sistema informacional en función de las anomalías observadas
y mediciones no alcanzadas; medidas de la eficacia de la información y
control de resultados.
•
Verificación de que una misma información no se repita, ni sea producida
paralelamente por fuerzas distintas.
26
3.5 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.10
Los elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
•
El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema
de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo
periférico que puede conectarse a ellas.
•
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está
formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o
utilizando los resultados que genere.
•
Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas
las entradas que necesita el sistema de información para generar como
resultado la información que se desea.
•
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados.
Los programas son la parte del software del sistema de información que hará
que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y
generen los resultados que se esperan, cintas magnéticas, impresoras,
computadoras.
•
Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que
explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que
conforman el conjunto de datos.
•
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada
elemento del sistema o el contexto.
•
Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es
accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.
•
Hardward: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la
capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de
extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.
•
Softward: Es el conjunto de programas de computación encargados de
suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación
requerida.
10
Daniel Cohen Karen, “Sistema de información para la toma de decisiones”, McGraw Hill, Segunda Edición 1997
27
3.6 ACTIVIDADES BASICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas ilustrado en la
figura No.1, que son: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.
FIGURA 1
ENTRADAS
-Datos generales del
cliente
- Políticas de crédito
- Factura
- Pagos
•
PROCESO
- Calculo Antigüedad
de saldos
- Calculo de intereses
- Calculo de saldo
Actividades que realiza un SI
ALMACENAMIENTO
- Movimientos del mes
- Catalogo de clientes
- Facturas
SALIDA
- Reportes de pagos
- Estado de cuenta
- Pólizas contables
- Consultas de saldos
Entrada de Información.
La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma
los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden
ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas
son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema
de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con
el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el
Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las
unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse,
entre otras.
28
•
Almacenamiento de información.
El almacenamiento es
una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso
anterior.
Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son
los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los
discos compactos (CD-ROM).
•
Procesamiento de Información.
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o
bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas
permite la transformación de datos, fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de
los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base.
•
Salida de Información.
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la
entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también
existe una interfase automática de salida.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se puede
observar en el diseño ilustrado en la figura 1.2
29
DISENO CONCEPTUAL DE UN SI
FIGURA 1.2
3.7 ORIGEN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 11
“Cuando una empresa crece la supervisión de las actividades relacionadas con
ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese
momento el empresario descubre que le seria necesario estar en varios lugares al
mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (ósea
administrar) las diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para
resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que
resultaban adecuados cuando la empresa era muy pequeña, se vuelven
demasiado numerosas y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el
administrador propietario se encuentra sumergido en una red compleja de
deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir”. En esta situación es
cuando el propietario debe decidir la implantación de un sistema de información
para la empresa con el fin de cubrir todas las necesidades que han nacido con el
crecimiento de la empresa.
11
BOCCHINO, William, “Sistemas de información para la administración, técnicas e instrumentos”, Trillas, Primera Edición,
México, 1975
30
3.8 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información deben diseñarse para responder dinámicamente a
los componentes de la empresa que necesitan saber y tener acceso a todos los
conocimientos de la empresa como respuesta a los cambios locales y rápidos del
entorno de trabajo.
En una empresa los sistemas de información desempeñan un papel crítico. Por
ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del
mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo
antes posible.
Los sistemas de información deben suministrar la información a tiempo, no sólo la
información referente a los mercados y productos, sino también la que se refiere a
los recursos (know-how, procesos,...) disponibles en la organización para
responder a la demanda de productos.
Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos
directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar
hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en
el entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo
de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana
para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas
necesidades.
Las cuestiones hasta ahora planteadas van a tener respuesta a través de
sistemas de información que podemos clasificar como de dos tipos y que a
continuación se revisan:
•
Los Sistemas de Información verticales
Los sistemas de información verticales son los que permiten a la organización
obtener, almacenar y suministrar un acceso a la información referente a los
cambios del mercado, los cambios de productos, y el uso de procesos.
De alguna forma los sistemas verticales juegan un papel similar al de los
sistemas de control clásico. Sin embargo los sistemas verticales permiten
31
tomar decisiones efectivas y en tiempo real frente al cambio de productos y
servicios.
Los elementos clave de un sistema vertical cada vez son más accesibles, y
están siendo comercializados como sistemas de soporte de decisión. Los
sistemas de soporte de decisión (DSS: Decision Support Systems) permiten a
los directivos desarrollar sus propios modelos de decisión, bases de datos,
etc. Los sistemas de soporte de decisión aportan flexibilidad y se adaptan a
las necesidades cambiantes. Los sistemas de soporte de decisión que están
más bien orientados hacia los directivos se suelen llamar sistemas de
información para ejecutivos (EIS: Executive Information Systems). El término
GDSS (Group Decision Support Systems), sistema de soporte de decisión de
grupo, también es bastante frecuente.
a) Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support
Systems) es “un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de
personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz
con un entorno compartido”. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se
mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las
comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el
problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede
dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una
mejor definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para
identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las
posibilidades de encontrar una buena solución.
El sistema de apoyo a decisiones de grupos esta diseñado para disminuir el
comportamiento introvertido de algunos usuarios que por miedo a hablar en
publico o a represiones por parte de sus compañeros no expongan su punto
de vista y que muchas veces estos pueden llegar a ser muy benéficos para la
empresa
Los sistemas de soporte de decisión se caracterizan al menos por:
32
•
Soportar tomas de decisión semiestructuradas o no estructuradas.
•
Ser lo suficientemente flexibles como para responder a los cambios de
necesidades de la persona que toma las decisiones.
•
Ser fáciles de usar.
b) Sistema de apoyo a decisiones.
Los sistemas de apoyo a decisiones o de (DSS, Decision Support Systems)
están en un nivel más alto del anterior que hemos visto. Es un sistema de
apoyo a decisiones es muy similar al sistema de información gerencial
tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un
sistema de apoyo a decisiones se caracteriza de los sistemas de información
gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de
decisiones en todas sus fases,
aunque la decisión actual todavía es del
dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente).
Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las
características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa a
diferencia de los sistemas de información gerencial tradicionales.
“Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un
sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización;
ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones esta hecho para una tarea
administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o
tarea.
Elementos de los DDS:
ƒ
Se aplican a problemas no mal estructurados,
ƒ
Ayudan, pero no sustituyen el proceso de toma de decisiones, y
ƒ
Siempre están bajo control del usuario.
33
Componentes de los DSS:12
Los DSS ofrecen almacenamiento y recuperación de datos pero
mejorando las funciones de acceso y recuperación tradicionales con
ayudas para la construcción del modelo y el razonamiento basado en el
modelo. Ayudan en la estructuración, modelado y resolución del
problema.
Áreas de aplicación típicas de los DSS son: la gestión y planificación de
negocios, atención sanitaria, militar, y cualquier área de gestión en el
que se encuentren situaciones de toma de decisión complejas. Se usan
principalmente para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión de
nivel superior (baja frecuencia y consecuencias potenciales altas) en los
que el tiempo dedicado es amortizado generosamente a largo plazo.
Los DSS tienen, tres componentes fundamentales:
•
Sistema de Gestión de las Bases de Datos (SGBD): Son los bancos de
datos para los DSS. Separan al usuario de los aspectos físicos de la
estructura, contenidos y procesamiento de la base de datos.
•
Sistema de gestión de la base del modelo (SGBM): El papel del SGBM
es análogo al del SGBD. Su función principal es dar independencia
entre los modelos específicos usados en el DSS y las aplicaciones que
los usan. El objetivo es transformar datos en información útil para la
toma de decisiones. Por lo no estructurado de muchos problemas,
debería de asistir también en la construcción del modelo.
•
Sistema de generación y gestión del diálogo (SGGD). El principal
producto de la interacción con un DSS es la profundización en el
problema. Como los usuarios son a menudo gestores sin formación
informática, se necesitan interfaces intuitivos y fáciles de usar. Estos
interfaces ayudan en la construcción del modelo y en la interacción con
12
Monografias.com
“Los Sistemas de Información”, documento de Internet
34
el mismo, proporcionando una visión y unas recomendaciones. Para
una mayor sencillez en la exposición, en adelante nos referiremos a
SGGD como "interfaz de usuario".
Ventajas del uso de los DSS:
•
Menores costos.
•
Disponibilidad de una gran variedad de herramientas en el
mercado que operan en el ambiente de microcomputadoras.
•
Muy baja dependencia de personas que se encuentran fuera del
control de tomador de decisiones.
Desventajas del uso de los DSS:
•
Falta de integridad y consolidación en la administración de la
información.
•
Problemas de seguridad de la información.
•
Perdida del control administrativa por parte del área de informática.
c) Sistema de información para ejecutivos (EIS).
Un Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information
System) es un sistema de soporte a la decisión que esta destinado a la alta
dirección de una organización.
También se define como “Un sistema computacional que provee al ejecutivo
acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar
seguimiento a los factores críticos del éxito”.
Los sistemas de información para ejecutivos suelen tener acceso a
información financiera, de marketing, de ventas, información de recursos
humanos, de fabricación, e información estratégica y competitiva.
Un sistema de información a ejecutivos (IES) ayuda a estos a organizar sus
interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en
lugares accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas personales
corporativas. Aunque los sistemas de información de ejecutivos se apoyan en
35
los sistemas de operaciones transaccionales y sistemas de información
gerencial por la información que estos le ofrecen, los sistemas de información
de ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados
creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas
estratégicos de una manera informada.
El trabajo cambia drásticamente cuando el gerente llega a la cima, por lo que
el gerente debe ser capaz de enfrentar el desafío. Los gerentes de nivel más
alto recibirían toda su información de los subsistemas funcionales, y estos
ejecutivos tendrían que analizarla y sacar de ella los datos hasta tenerlos en
una forma que les proporcione la adecuada información para la toma de
decisiones.
Mientras los sistemas verticales que hemos mencionado anteriormente son
sistemas importantes de “conocimiento” (porque implican el desarrollo, la
acumulación, el almacenamiento, y la difusión de varios tipos y niveles de
información), la empresa necesita también sistemas de “actuación”. Es decir
sistemas que coordinen, controlen, e integren la información y las tecnologías
a través de las distintas limitaciones o fronteras.
Las empresas necesitan unas capacidades de procesamiento de información
que sean de “cruce funcional” (“cross-functional”) y de “cruce organizacional”
(“cross-organizational”), o sistemas horizontales, que son flexibles, modulares,
de propósito general, y capaces de enlazarse con otras plataformas existentes
dentro y fuera de la organización.
•
Los sistemas de información horizontales
Los sistemas horizontales cortan lateralmente tanto las funciones como los
departamentos.
Bajo una demanda de producto importante, es necesario tener distintas
combinaciones de requerimientos de procesamiento de información para
producir y entregar productos y servicios. Así, si los requerimientos de los
productos cambian rápidamente, también han de cambiar los sistemas de
procesamiento de información.
36
Los sistemas horizontales no solo aceleran nuestra respuesta al mercado y la
habilidad de la empresa en suministrar mejores productos deseados por los
clientes, sino que también mejoran la eficiencia y efectividad de importantes
actividades de nuestros procesos.
Estos sistemas facilitan el que todas las áreas de la empresa estén
conectadas entre sí con flujos rápidos de información.
Puesto que las empresas hoy se enfrentan a ciclos de vida de los productos
más cortos, a un incremento de la competencia, y a la necesidad de repartir la
capacidad de producción a través de los requerimientos de los productos que
se caracterizan por sus cambios, han descubierto que los sistemas
horizontales integrados son vitales si quieren responder dinámicamente y de
forma eficiente a los cambios del mercado.
Pero,
¿qué
implica
el
diseño
para
los
sistemas
horizontales?
Los sistemas horizontales requieren algo más que unas capacidades de
proceso que permitan una funcionalidad cruzada y tener como objetivo la
entrega rápida y adecuada del producto. Un sistema que por ejemplo reduce
el tiempo de llegada del producto al mercado puede tener ventajas
competitivas a corto plazo, pero las especificaciones del producto cambian.
Los sistemas horizontales tienen que estar diseñados teniendo en cuenta los
cambios - cambios en las especificaciones de los productos, en el
requerimiento de los productos, en las necesidades del servicio.
De este modo, la tendencia hacia arquitecturas abiertas, la modularidad, la
flexibilidad, la posibilidad de reutilización, y otras capacidades que permitirán
en el futuro ciertos cambios, son esenciales en el proceso de diseño de los
sistemas horizontales.
3.9 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
13
Los tipos y usos de los sistemas de información se muestran a continuación
en la figura 1.3
13
Daniel Cohen Karen “Sistemas de información para la toma de decisiones”, McGraw hill, Segunda Edición, 1997
37
FIGURA 1.3
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos son:
• Sistemas de procesamiento de transacciones.
• Sistemas de información gerencial.
• Sistemas expertos e inteligencia artificial.
•
Sistemas de procesamiento de transacciones.
Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información
encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir
son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas
tenemos el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de
cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa.
“Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que
traspasan sistemas y que permiten que la organización interactué con
ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los datos
generados por el TPS para información al minuto acerca de lo que esta
pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que
estos sistemas funcionen lentamente y sin interrupción”.
38
•
Sistemas de información gerencial.
Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en ingles no
reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni tampoco son
los
mismos,
sino
que
estos
sistemas
incluyen
procesamiento
de
transacciones. Los sistemas de información gerencial son sistemas de
información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y
computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de
computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un
mismo ritmo.
Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro mas amplio
de tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento
de transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de
decisiones y la toma decisiones.
“Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información
gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda
modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos.
Los sistemas de información gerencial producen información que es usada en
la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede
llegar a unificar algunas de las funciones de información computarizada,
aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio”.
•
Sistemas expertos e inteligencia artificial.
Primero definiremos que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser
considerada la meta de los sistemas expertos. ”La AI es la actividad de
proveer a máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir
conductas que se consideraría inteligentes si se observarán en seres
humanos. La AI representa la aplicación más sofisticada de las computadoras,
pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano”. Los sistemas
expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para
resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios.
39
El sistema experto o también llamado sistema basado en conocimiento,
captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver
un problema particular experimentado en una empresa.
A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el libre
dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto
selecciona la mejor solución a un problema en específico y la propone para la
toma de decisiones.
3.10 FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION
El Sistema de Información lleva acabo una serie de funciones que se pueden
agrupar en cuatro grandes grupos:
1- Captación y Recolección de Datos:
Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha
información a través del SC a los órganos del Sistema de Información,
encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la
captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se
espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia
del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de
forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más
cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.
2- Almacenamiento:
Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un
lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios,
o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier
usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables,
tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine
el sistema a adoptar.
También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información
que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.
40
El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede
realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no
necesitan la información puedan acceder a ella.
3- Tratamiento de la Información:
Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información
almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en
la medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad
de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que
representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
4- Distribución y Diseminación:
Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información
requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta
interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de
la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la
organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones
que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y
adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la
empresa.
3.11 LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA
EMPRESA.
La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico
en las organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los
sistemas de información su competitividad y su adaptación a los cambios
en el medio. El desarrollo de sistemas de información eficaces requiere de
una administración adecuada, que garantice una orientación acorde con
41
los objetivos y estrategias de la empresa, dentro de las limitaciones de
recursos y de tiempo.
14
El desarrollo de un nuevo sistema de información es una actividad no
rutinaria en cualquier empresa. Además, un sistema de información
introduce modificaciones en la forma de operación de la empresa. Aunque
es posible pensar en desarrollar sistemas de información sin seguir
metodologías ni planificar, ello aumentaría los costos y los riesgos de
fracaso.
Por
ello
es
preferible
desarrollar
los
sistemas
mediante
proyectos. “El trabajo a través de proyectos es la forma habitual de
actuación en el desarrollo de sistemas de información. En algunos casos,
la decisión de emprender un proyecto de desarrollo es consecuencia de
un inmediato plan estratégico de la empresa. De esta manera, las
organizaciones en un nivel alto de gestión tecnológica realizan
una
prospectiva a largo plazo (3 a 5 años) de sus necesidades, tanto en TI.
(Tecnologías
de
Información)
como
en
sistemas
de
información,
generando planes estratégicos de sistemas.
En la actualidad en las empresas
es muy importante contar con una
adecuada administración de proyectos ya que esto refleja el grado de
calidad con que se hacen los proyectos, parece ilógico pensar que una
empresa con mala administración de proyectos contara con buenos
sistemas de información basados en computadoras y que en esta hubiera
el buen aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros y
tecnológicos). También seria sorprendente
ver una empresa con una
buena administración de proyectos y que esta no contara con un buen
sistema de información que le ayudara a la toma de decisiones.
La administración de proyectos aplicando su metodología en forma estricta
es sin duda una de las mejores herramientas para desarrollar proyectos
estos pueden ser de cualquier tipo o índole (proyectos de investigación de
mercados, proyectos de auditoria contable, proyectos de producción,
14
Conen Karen, Daniel, Enrique Lara.
“Sistemas de Información para negocios: un enfoque para la toma de decisiones”, McGraw Hill, Tercera edición,
México 2000.
42
proyectos de producción, proyectos de desarrollo de sistemas de
información, proyectos de diseño e implantación de redes etc.) sin
importar el tamaño o giro de la empresa sea publica o privada.
La administración de proyectos no es una panacea universal para
cualquier empresa ya que primero hay determinar los costos de
implantación y operación. Para la implantación “Los autores proponen que
se debe seguir el enfoque de contingencia al determinar
sin una
determinada organización debe o no implantar la administración de
proyectos.
En otras palabras si una organización diseñada y operada bajo la
estructura funcional tradicional esta alcanzando sus objetivos en forma
satisfecha sin la administración de proyectos, entonces no hay razón para
adoptarla”.
En la actualidad con desarrollos tecnológicos avances en la ciencia
computacional, en la genética, en la medicina en la astronomía, etc., hay
sin duda en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo
que es: la información; Se dice que quien tiene la información, clara,
concreta, segura y confiable domina a los demás en cualquier que sea su
área. Por lo tanto los sistemas de información son para la empresa como
el sistema nervioso es para el humano; Si no existieran lo Sistemas de
Información estaríamos en la edad primitiva todo lo que no rodea son
sistemas e información que uniéndolos nos ayudan a la toma de
decisiones.
En nuestros días con el desarrollo computacional y el uso indispensable
del PC como herramientas tanto en el trabajo como en casa. Ha hecho
que
los
sistemas
de
información
basados
en
computadora
sean
indispensables dentro de la empresa al grado que si no utilizan los
sistemas de información serian obsoletos y no podrían realizar sus
actividades por ejemplo: Un aeropuerto sin su sistema de información para
sus aterrizajes de sus aviones, o una central de trenes sin su sistema de
información de rutas alternas.