ConstruPlan.Net - Construdata.com
TABLA DE CONTENIDO 1. Pantalla Inicial ............................................................................................................................. 4 2. Inicio ............................................................................................................................................ 5 3. Administración ............................................................................................................................ 8 3.1. General .................................................................................................................................... 8 3.1.1. Inicio .................................................................................................................................... 8 3.1.2. Reportes .............................................................................................................................. 8 3.1.3. Editor ................................................................................................................................. 12 3.2 Datos ..................................................................................................................................... 12 3.2.1 Administración .................................................................................................................. 13 3.2.2 Importar ............................................................................................................................ 13 3.2.3 Exportar BD ....................................................................................................................... 14 3.3 Accesos .................................................................................................................................. 16 3.3.1 Empresa ............................................................................................................................. 16 3.3.2 Perfiles ............................................................................................................................... 17 3.3.3 Usuarios............................................................................................................................. 18 3.3.4 Enlaces............................................................................................................................... 18 4. Base de Datos ............................................................................................................................ 19 4.2 Insumos ................................................................................................................................. 20 4.2.1 Insumos Generales ............................................................................................................ 20 4.2.1.1 Presentación de los Insumos ............................................................................................. 20 4.2.1.2 Botones de Acción ............................................................................................................. 21 4.2.1.3 Descripción de los insumos ............................................................................................... 22 4.2.1.4 Permisos y Reportes .......................................................................................................... 25 4.2.2 Insumos Especiales ............................................................................................................ 25 4.2.2.1 Presentación de los Insumos Especiales ........................................................................... 26 4.2.2.2 Botones de acción ............................................................................................................. 27 4.2.2.3 Descripción de los Insumos Especiales ............................................................................. 27 4.2.3 Insumos Equipos ............................................................................................................... 28 4.2.4 Insumos Manejo Masivo ................................................................................................... 29 4.2.4.1 Selección de los Insumos................................................................................................... 29 1 4.2.4.2 Botones de acción ............................................................................................................. 30 4.2.5 Insumos Precios................................................................................................................. 33 4.3 Análisis................................................................................................................................... 34 4.3.1 Análisis Valorizados ........................................................................................................... 34 4.3.1.1 Presentación de los Análisis Valorizados .......................................................................... 36 4.3.1.2 Botones de acción ............................................................................................................. 36 4.3.1.3 Descripción de los Análisis Valorizados ............................................................................. 37 4.3.1.4 Seguridad y reportes ......................................................................................................... 40 4.3.2 Análisis Especiales ............................................................................................................. 40 4.3.2.1 Presentación de los Análisis Especiales ............................................................................. 41 4.3.2.2 Botones de acción ............................................................................................................. 42 4.3.2.3 Descripción de los Análisis Especiales ............................................................................... 42 4.3.2.4 Restricciones y usos de los Análisis Especiales ................................................................. 43 4.3.3 Análisis Manejo Masivo..................................................................................................... 44 4.3.3.1 Selección de los Análisis .................................................................................................... 44 4.3.3.2 Botones de acción ............................................................................................................. 44 4.4 Catálogos ............................................................................................................................... 46 4.4.1 Capitulación....................................................................................................................... 46 4.4.1.1 Presentación de los Capítulos ........................................................................................... 48 4.4.1.2 Botones de acción ............................................................................................................. 48 4.4.1.3 Descripción de los Capítulos ............................................................................................. 49 4.4.2 Otra Capitulación .............................................................................................................. 49 4.2.2.1 Presentación de los Capítulos ........................................................................................... 50 4.2.2.2 Botones de acción ............................................................................................................. 50 4.2.2.3 Descripción de los Capítulos ............................................................................................. 50 4.4.3 Construpedia ..................................................................................................................... 51 4.4.4 Proveedores ...................................................................................................................... 52 4.4.4.1 Presentación de los Proveedores ...................................................................................... 52 4.4.4.2 Botones de acción ............................................................................................................. 53 4.4.4.3 Descripción de los Proveedores ........................................................................................ 53 4.4.5 Otros .................................................................................................................................. 54 4.4.5.1 Presentación de los Otros ................................................................................................. 54 2 4.4.5.2 Botones de acción ............................................................................................................. 55 4.4.5.3 Descripción de los Otros ................................................................................................... 55 5. Presupuestos ............................................................................................................................. 57 5.2 Costos .................................................................................................................................... 58 5.2.1 Administración .................................................................................................................. 58 5.2.1.1 Presentación del Administrador........................................................................................ 59 5.2.1.2 Descripción del Administrador .......................................................................................... 59 5.2.2 Definiciones ....................................................................................................................... 68 5.2.2.1 Botones de Acción ............................................................................................................ 68 5.2.2.2 Descripción de Definiciones .............................................................................................. 69 5.2.3 Cantidades ......................................................................................................................... 69 5.2.3.1 Presentación de las Cantidades ........................................................................................ 70 5.2.3.2 Botones de acción ............................................................................................................. 72 5.2.3.3 Descripción de las Cantidades ........................................................................................... 75 5.2.4 Escenarios.......................................................................................................................... 77 5.2.4.1 Presentación de los escenarios ......................................................................................... 77 5.2.5 AIU ..................................................................................................................................... 78 5.2.5.1 Botones de acción ............................................................................................................. 79 5.2.5.2 Descripción del AIU ........................................................................................................... 79 5.2.6 Multiplicador ..................................................................................................................... 79 5.2.6.1 Botones de acción ............................................................................................................. 80 5.2.6.2 Descripción del multiplicador............................................................................................ 80 5.2.7 Objetivo ............................................................................................................................. 81 5.2.7.1 Botones de acción ............................................................................................................. 81 5.2.7.2 Descripción de Objetivo .................................................................................................... 82 5.3 Tiempos ................................................................................................................................. 82 5.3.1 Gantt.................................................................................................................................. 82 5.3.1.1 Presentación de Gantt....................................................................................................... 83 5.3.1.2 Botones de acción ............................................................................................................. 83 5.3.1.3 Descripción de Gantt ......................................................................................................... 84 3 MANUAL DE USUARIO CONSTRUPLA.NET 1. Pantalla Inicial Para ingresar al aplicativo Construdata suministrara al cliente un link el cual debe ser copiado y pegado en una ventana de Internet Explorer únicamente. La Pantalla inicial para ingresar al Software Construplan.Net está conformada por los siguientes componentes: - Versión del Software Usuario Contraseña Olvido su contraseña Por favor digite el Usuario y la Contraseña suministrada por Construdata para poder ingresar. Posteriormente podrá crear más usuarios y asignar perfiles para sus accesos. 4 2. Inicio Una vez digitado su nombre y contraseña en la pantalla de acceso, se abre el menú principal del programa, cuyo entorno se divide en tres secciones, entre los cuales se encuentran los módulos Administración, Base de Datos y Presupuestos. a. b. Módulos: - Administración - Base de Datos - Presupuesto b. c. Nombre de usuario, cambio de clave, cerrar sesión Base de datos y Presupuesto activo Hipervínculos El mapa del contenido es el siguiente. 5 Inicio General Reportes Editor Administración Administración Datos Importar Exportar datos Base de Empresa Perfiles Accesos Usuarios Enlaces Inicio General Reportes Editor Precios Generales Insumos Especiales Equipos 6 Manejo Masivo Bases de Datos Valorizados Análisis Especiales Manejo Masivo Capitulación Otras capitulaciones Catálogos Construpedia Proveedores Otros Inicio General Reportes Editor Administración Definiciones Presupuestos Cantidades Costos Escenarios AIU 7 Multiplicador Objetivo Tiempos Gantt 3. Administración Este modulo tiene tres sub-módulos de operación: 3.1 General 3.2 Datos 3.3 Accesos Abre la pantalla de inicio del programa, la pantalla de reportes o el editor. (Sector Fijo para todos los Módulos) Es un manejador integral de las Bases de Datos. Contiene las opciones para definición y control de usuarios y permisos, así como también la creación de enlaces. 3.1. General Dentro de este sub-menú encontraremos las opciones Inicio, Reportes y Editor 3.1.1. Inicio Los iconos de esta pantalla activan cualquier documento localizado en Internet. La configuración de cada uno se hace con la opción Administración / Accesos / Enlaces. 3.1.2. Reportes Esta opción contiene dos grandes tipos de reportes: los que se refieren a la Base de Datos propiamente dicha, por una parte, y los que describen en detalle un presupuesto. Cada una de estas divisiones tiene, a su vez, un buen número de opciones de segundo y tercer nivel directamente en la lista que aparece a la izquierda de la pantalla, pero cada selección tiene, además, diferentes alternativas de ordenamiento y filtrado. La siguiente es la relación de reportes del programa. 8 Resumidos Detallados Análisis Especificaciones Planilla de Cantidades Características Gráficas Especiales Resumidos Insumos Detallados Base de Datos Resumidos Equipos Factores de conversión Capítulos Capítulos y Sub Capítulos Grupos Proveedores Catálogos Ciudades Medidas Monedas Construpedia Auditoría 9 Resumido Por Capitulo General Unitario Presupuestos Mano de Obra Detallado General Totales Reportes de Obra Resumidos Análisis Detallados Individuales Pliego Cantidades Licitaciones Especificaciones Compras Insumos Resumidos Una vez que se escoge la opción de tres niveles en la lista principal (por ejemplo BASE DE DATOS / ANÁLISIS / RESUMIDOS) aparece a la derecha la pantalla de ordenamiento y filtrado. Para los Reportes de Obra debe tener una obra activa con información para visualizar estos reportes. 10 En esta pantalla el reporte escogido puede ordenarse alfabéticamente o por código Construdata o por los dos códigos auxiliares, los análisis pueden aparecer como una gran lista u ordenados por capítulos o sub-capítulos, los valores pueden mostrarse en moneda local o en cualquiera otra que exista en la Base de Datos y el reporte se puede personalizar con un título. Finalmente se oprime el botón VISUALIZAR para producir el reporte en pantalla que tiene, a su vez, una serie de opciones en su barra superior. Las opciones con las siguientes: Guardar el reporte en un archivo del tipo que esté seleccionado en el segundo icono Tipo de archivo en que debe producirse el reporte (pdf, xls, html, csv y otros) Abrir el reporte en una ventana nueva Buscar un texto dentro del reporte Imprimir Ir a la primera página del reporte Ir a la página anterior del reporte Ir a una página especifica del reporte Ir a la página posterior del reporte Ir a la última página del reporte 11 3.1.3. Editor Esta opción permitirá al usuario generar documentos en diferentes tipos de formato los cuales podrán ser asociados a la Construpedia de la Base de Datos. Entre los formatos que se encuentran disponibles para exportación de la información rtf – pdf – txt – doc – odt – mht. El editor cuenta con una poderosa barra de herramienta la cual dará libertad de al usuario de realizar, cuadros, incorporar imágenes, copiar y pegar información, cambiar tamaños de texto, realizar alineaciones, etc. 3.2 Datos Dentro de este Sub-menú encontraremos las opciones Administración, Importar y Exportar BD. Relacionadas específicamente con la bases de datos de Construplan. 12 3.2.1 Administración Esta opción tiene a su cargo la organización y manejo de las Bases de Datos que maneja el programa. Sus funciones son las siguientes: Activa la base de datos seleccionada para comenzar a trabajar sobre ella. Abre una base de datos de ConstruPlan.NG e importa toda la información en una nueva base de datos. Permite crear una nueva base de datos en blanco y generar información. Borra la base de datos seleccionada, es importante que la base no se encuentre activa en otro usuario para poder borrarla. Permite crear una nueva carpeta para organizar las bases de datos, así como subcarpetas. Permite eliminar la carpeta seleccionada Duplica la base de datos seleccionada. Crear una base de datos basado en un archivo de CAMACOL. Congela la base de datos seleccionada evitando modificaciones de la información, después de congelada no es posible descongelarla por tanto se recomienda generar este proceso sobre una base duplicada. 3.2.2 Importar La opción permite al usuario realizar desde plantillas de Excel importaciones de información a la base de datos que se encuentre activa. Para realizar este proceso con éxito Construplan.Net suministra ejemplos de plantillas al usuario dependiendo de la información que se requiera importar para interpretar a lenguaje Construplan. 13 1. Seleccionando el tipo y dando clic en este botón se descargara el ejemplo de la plantilla, la cual debe ser llenada para posteriormente ser seleccionada. 3. Se selecciona la hoja del archivo en Excel que contiene los datos. 4. Rango de filas que contienen los datos a importar. 2. Permite seleccionar el archivo a importar. Ejemplo Plantilla: 3.2.3 Exportar BD La opción permite exportar el presupuesto activo que se encuentre en Construpla.Net a formatos Excel o Base de datos Access (construplan.NG). Para el caso de archivo en formato Excel esta información se exporta sin formulas solamente valores en hojas de cálculo. Mientras que para los usuarios que necesitan revisar información en software Construpla.NG, la base de datos generada contendrá toda la información trabajada en Construplan.Net y la cual podrá ser leída y modificada de igual forma en Construplan.Ng 14 1. Oprima este botón para generar el archivo 3. Seleccione Presupuesto a Exportar 2. Seleccione tipo de exportación Archivo exportado en Excel: Oprima exportar y abra el archivo descargado. Base de Datos Access (Construpla.NG): Oprima exportar y abra la base de datos generada con Software Construpla.NG 15 Construplan.NG Base de Datos 3.3 Presupuesto Accesos En esta sección del programa se capturan los datos básicos de la empresa que presupuesta, los usuarios autorizados para operar el programa y las autorizaciones que cada uno tenga y, finalmente, se determinan los sitios o documentos de Internet que tendrán acceso directo desde la pantalla de acceso, está conformado por las siguientes opciones. 3.3.1 Empresa Información relevante (nombre, dirección, nit, etc.) de la empresa presupuestadora que puede ser incluida en propuestas de licitación. 16 3.3.2 Perfiles Un perfil es un conjunto de permisos para ejecutar acciones dentro de Construplan.NET y, por lo general, coincide con determinado tipo de funciones. Así, por ejemplo, un perfil llamado Investigador de Precios puede estar autorizado para editar Insumos pero carecer de autorización para crear o modificar APU, en tanto que un Presupuestador Auxiliar podría ver los APU pero no tener autorización para modificarlos. En la siguiente pantalla aparecen a la izquierda diferentes perfiles creados por una empresa, en el centro el nombre de algunas secciones del programa y a la derecha los permisos que tiene el perfil Presupuestador Auxiliar para operar en esas secciones. Los perfiles se utilizan dentro de la pantalla USUARIOS para delimitar las operaciones que una persona puede ejecutar dentro del programa asociado a todas las funciones del software, y el mismo perfil puede estar asociado a un número ilimitado de personas. 17 3.3.3 Usuarios Construplan.Net cuenta con un usuario inicial el cual tiene un Perfil de Administrador del programa, este es suministrador al cliente con una contraseña para poder acceder, esta contraseña podrá ser modificada por seguridad, al iniciar por primera vez en el programa, con el puede operar libremente todas las opciones, entre las cuales se cuenta la de crear USUARIOS NUEVOS en la sección del mismo nombre. Un USUARIO se define digitando su nombre completo, un nombre resumido, una contraseña de acceso, el documento de identidad, la dirección electrónica y el cargo. Además, debe tener asignado un perfil, que se escoge en el campo del mismo nombre. Recuerde que el perfil define los permisos que tiene cada usuario de acceder a las diferentes opciones del programa. La pantalla de creación es la siguiente: Si se requiere modificar un usuario después de ser guardado, tan solo basta con seleccionarlo modificar la información y guardar nuevamente. 3.3.4 Enlaces Dentro de la pantalla inicial del programa existen varios iconos que dan acceso a cualquier documento localizado en Internet cuyo nombre y URL estén definidos en esta pantalla. La definición se completa oprimiendo el botón ESCOGER para buscar en el disco duro la imagen que aparecerá en la pantalla Inicio y el orden en que debe aparecer allí. 18 Por defecto, el programa trae preinstalados algunos enlaces a información de www.construdata.com pero el usuario puede agregarle o eliminarle los que desee en la forma ya descrita. 4. Base de Datos Este modulo tiene tres sectores de operación los cuales están enfocados a la Base de Datos que contiene los presupuestos: 4.1 General 4.2 Insumos 4.3 Análisis 4.4. Catálogos Abre la pantalla de inicio del programa, la pantalla de reportes o el editor. (Sector Fijo para todos los Módulos) Los insumos son los componentes de los análisis unitarios hacen referencia a Materiales, Mano de Obra, Transportes, Equipos, Especiales, los cuales son posibles crear, modificar o eliminar, etc. individuales o en forma masiva a través de este sub-modulo Son los análisis unitarios y análisis especiales que se encuentran en la base de datos, pueden ser creados, modificados o eliminados, etc. individuales o en forma masiva a través de este sub-modulo Es la información básica que contempla la base de datos, es necesaria para la creación de insumos y análisis. Contempla Proveedores, Grupos, Unidades de Medida, Capitulaciones, etc. 19 4.2 Insumos 4.2.1 Insumos Generales Dentro del programa se denominan Insumos a todos los elementos de construcción que se necesitan ya sea comprados, alquilados, contratados para construir una obra, tales como materiales y equipos que se adquieren en el mercado, o equipos que se alquilan u obreros y especialistas que se contratan para ejecutar trabajos. Los insumos son los componentes básicos de los análisis de Precios Unitarios – APU. La definición de un insumo requiere un nombre específico, una unidad de medida, un precio y, opcionalmente, una referencia y una especificación textual o gráfica. Adicionalmente, cada insumo debe estar asignado a uno o varios proveedores que suministran su precio y a un grupo que organiza en conjunto insumos del mismo tipo. Los siguientes son ejemplos de insumos: Nombre Ladrillo Tolete Concreto 3000 PSI Pluma 250 kg Oficial albañilería Un. Medida un m3 mes día Precio Grupo Proveedor $ 125 $ 352,500 $ 450,000 $ 45,000 Ladrillos Concretos Equipos Mano Obra Helios Cemex Maesa Conconcreto 4.2.1.1 Presentación de los Insumos En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de insumos que contiene la Base de Datos. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se despliegan a la Derecha el detalle de cada uno, que puede ser editado por el usuario. En la parte superior izquierda de la pantalla se puede decidir que los insumos aparezcan sin agrupación, o agrupados por proveedor, así como también ordenados por código o por nombre. En la misma zona existe un buscador para localizar fácilmente el insumo deseado. La creación y manejo de Insumos se produce en la siguiente pantalla. 20 Permite filtrar los insumos por Proveedor, Grupo o Tipo de Grupo. Permite ordenar el listado por Código o Alfabéticamente. Botones de Edición y consulta. Opciones de Construpedia (adjunto relacionado al insumo) y vista preliminar. Permite ver y modificar la información del insumo después de seleccionarlo en la columna izquierda. Si es un nuevo insumo se da clic en la opción nuevo de la parte superior. Información Creación y modificación del insumo. 4.2.1.2 Botones de Acción La pantalla central está encabezada por varios botones de acción: Abre una pantalla para crear un nuevo insumo. Graba los cambios que se hayan hecho en la información. Elimina un insumo de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por algún Análisis Unitario, caso en el cual no acepta la operación. Verifica si el insumo detallado en pantalla está siendo utilizado en los Análisis Unitarios y elabora una lista con sus nombres. Crea una o varias copias del insumo que aparece en pantalla, asignándole a cada una su propio código. Genera un reporte con el contenido de la pantalla izquierda y permite guardarlo o imprimirlo en un formato de archivo que el usuario escoge. 21 4.2.1.3 Descripción de los insumos Los campos que describen el insumo son los siguientes: NOMBRE Es el nombre del insumo, puede contener un texto hasta de 256 caracteres. TIPO DE GRUPO En este campo se establece si el insumo será de tipo Material, Mano de Obra o Transporte, lo cual tiene las siguientes consecuencias: a) El Grupo que se le asigne tendrá que ser del tipo escogido. b) Si el tipo es Material, aparecen más adelante dos campos para digitar % de Iva y % de Desperdicio. c) Si el tipo es Mano de Obra, los campos que aparecen serán Cantidad de Salarios y % de Prestaciones. GRUPO Oprimiendo el símbolo se abre la lista de los grupos que coinciden con el TIPO escogido para que el usuario asigne el que desee al nuevo insumo. Si el grupo no existe, puede crearlo oprimiendo el ícono . UN. DE MEDIDA Oprimiendo el símbolo aparece una lista con las unidades ya creadas para que el usuario escoja una de ellas. Si la que desea no existe, puede crearla oprimiendo el ícono . MONEDA Oprimiendo el símbolo aparece una lista con las monedas ya creadas para que el usuario escoja una de ellas. Si la que desea no existe, puede crearla oprimiendo el ícono . CÓDIGO El programa asigna automáticamente un código numérico a cada insumo nuevo y lo utiliza como identificador en sus operaciones internas. El usuario no puede modificar este código ni hacer con él ninguna actividad presupuestal. CÓDIGO 2 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 2 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES CÓDIGO 3 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 3 se da en 22 MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES REFERENCIA Texto hasta de 100 caracteres para complementar la descripción del insumo. Cuando el insumo que se está creando es de tipo Material, después del campo REFERENCIA aparecen los campos % IVA y % DESPERDICIO. % IVA Los insumos de tipo Material disponen de este campo para asignarles un porcentaje de IVA. % DESPERDICIO A todos los insumos de tipo Material se les puede asignar en este campo (que no es obligatorio llenar) un porcentaje estimado de desperdicio, que se calcula como una mayor cantidad a consumir dentro de los Análisis Unitarios. Si el insumo es de tipo Mano de Obra, después del campo REFERENCIA aparecen los campos CANT. DE SALARIOS y % PRESTACIONES CANT. SALARIOS El valor de los insumos de tipo Mano de Obra puede expresarse en pesos, como cualquier otro insumo, o como una determinada cantidad de Salarios Mínimos Legales Vigentes, lo cual le permitiría al usuario actualizar el valor de muchos insumos simultáneamente modificando una sola vez el salario Mínimo en MODULO BASES DE DATOS – SUBMODULO CATÁLOGOS – OPCIÓN OTRO/VALORES % PRESTACIONES El valor en pesos que se asigna a todos los insumos de tipo Mano de Obra puede entenderse como el valor total que se pagará a un sub contratista por cada unidad de obra que produzca o como un valor nominal que devenga un empleado por cada período de trabajo, cifra a la cual debe agregarse el porcentaje de prestaciones y aportes que se determina en este campo. Sin importar el tipo de insumo, la pantalla termina con los campos PROVEEDORES y OBSERVACIONES PROVEEDORES Un insumo puede tener uno o varios proveedores, cada uno con su propio precio, que se asignan oprimiendo el símbolo . El proveedor que se active en la primera columna será el predeterminado y su precio será el que se usa por defecto para todos los cálculos. Cuando un insumo tenga varios proveedores, el usuario puede asignarle el carácter de predeterminado al que desee cambiando la selección en la primera columna. 23 En el modulo PRESUPUESTO – SUBMODULO COSTOS – OPCIÓN DEFINICIONES el usuario puede definir cuáles proveedores se utilizarán para el presupuesto escogiendo una de las siguientes opciones en el campo FORMA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES EN INSUMOS: Proveedor preferente, Mejor precio, Peor precio, Mejor calificado, Peor calificado. OBSERVACIONES Este campo se utiliza cuando el usuario tiene especificaciones muy extensas y detalladas para cada uno de sus insumos. FINAL PANTALLA Al final de la pantalla aparecen como referencia la fecha de creación del insumo, la de la última actualización y el nombre del usuario que lo creó. Además de los campos anteriores, en la esquina superior derecha de la pantalla existe el icono Construpedia para asignarle especificaciones gráficas adicionales a cada insumo CONSTRUPEDIA Si el insumo no tiene especificación gráfica asociada, al oprimir el ícono aparece la pantalla de creación para asociarle dos imágenes: una pequeña que aparecerá después en la esquina superior derecha de la pantalla y otra grande con la especificación propiamente dicha. Para asignarlas se oprimen los botones ELEGIR, que muestran el contenido del disco duro local para que el usuario localice allí las imágenes que necesite, que deben estar en formato jpg o pdf. Oprimiendo el botón VER aparecerá la especificación completa, que puede también imprimirse o borrarse con los botones respectivos. El siguiente es un ejemplo de Construpedia para el insumo Pegacor Blanco. 24 4.2.1.4 Permisos y Reportes Tal como sucede con todas las pantallas del programa, la operación de Insumos puede protegerse con la opción ADMINISTRAR – PERFILES, en donde se pueden autorizar o restringir las operaciones de Leer, Crear, Modificar, Eliminar o Imprimir insumos. La restricción elimina de pantalla los botones operativos que correspondan para que el usuario no pueda siquiera intentar ejecutar determinadas acciones. El botón IMPRIMIR genera un reporte con el contenido de la pantalla izquierda, pero la opción GENERAL – REPORTES da opciones diferentes y más extensas de contenido y organización de los reportes. 4.2.2 Insumos Especiales Tal como sucede con los Insumos Generales, los Insumos Especiales también forman parte de los APU pero carecen de valor comercial porque su costo se obtiene como un porcentaje (definido por el usuario) de los valores de los demás insumos del mismo APU. En el siguiente ejemplo puede verse que el valor del Insumo Especial HERRAMIENTA MENOR es el 5% de la suma de los valores de los demás insumos Acero 60,000 PSI Un. Medida un Concreto 3000 PSI m3 0.15 $ 352,500.00 $ 52,875.00 Oficial albañilería día 0.30 $ 45,000.00 $ 13,500.00 Herramienta menor % 5.00 $ 73,812.50 $ 3,690.63 $ 77,503.13 Nombre TOTAL Cantidad Vr. Unitario Vr. Total 17.50 $ 425.00 $ 7,437.50 25 4.2.2.1 Presentación de los Insumos Especiales En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de los grupos que organizan los Insumos Especiales. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se despliegan a la izquierda los Insumos que tenga asignados y a la derecha el detalle de cada uno, que puede ser editado por el usuario. En la parte superior izquierda de la pantalla se puede decidir que los Insumos Especiales aparezcan sin agrupación u organizados por grupo, así como también ordenados por código o por nombre. En la misma zona existen cuatro flechas para navegar por la lista y un buscador para localizar fácilmente el insumo deseado. La creación y manejo de los Insumos Especiales se produce en la siguiente pantalla Permite filtrar los insumos por Grupo o Tipo de Grupo. Permite ordenar el listado por Código o Alfabéticamente. Botones de Edición y consulta. Opciones de Construpedia (adjunto relacionado al insumo) y vista preliminar. Permite ver y modificar la información del insumo después de seleccionarlo en la columna izquierda. Información Creación y modificación del insumo. Si es un nuevo insumo se da clic en la opción nuevo de la parte superior. 26 4.2.2.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por varios botones de acción: Abre una pantalla para crear un nuevo insumo. Graba los cambios que se hayan hecho en la información. Elimina un insumo de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por algún Análisis Unitario, caso en el cual no acepta la operación. Verifica si el insumo detallado en pantalla está siendo utilizado en los Análisis Unitarios y elabora una lista con sus nombres. Crea una o varias copias del insumo que aparece en pantalla, asignándole a cada una su propio código. Genera un reporte con el contenido de la pantalla izquierda y permite guardarlo o imprimirlo en un formato de archivo que el usuario escoge. 4.2.2.3 Descripción de los Insumos Especiales Los campos que describen el Insumo Especial son los siguientes: NOMBRE Contiene un texto hasta de 256 caracteres GRUPO Oprimiendo el símbolo se abre la lista de todos los grupos que el usuario asigne el que desee al nuevo Insumo Especial. Si el grupo no existe, puede crearlo oprimiendo el ícono . BASE CÁLCULO El Insumo Especial puede calcularse con base en todos los demás insumos de un APU, tal como aparece en el ejemplo anterior, o solamente en los de un tipo específico (materiales, equipos, mano de obra o transportes) que el usuario escoge oprimiendo el símbolo en el campo respectivo TIPO DE INSUMO Tal como sucede con los Insumos Generales, cada Insumo Especial debe ser considerado como material, equipo, mano de obra o transporte para poderlo ubicar correctamente en los formatos individuales de APU (ver sección Reportes). El Tipo se escoge oprimiendo el símbolo CÓDIGO en el campo respectivo El programa asigna automáticamente un código numérico a cada insumo nuevo y lo utiliza como identificador en sus operaciones internas. El usuario no puede modificar este código ni hacer con él ninguna actividad presupuestal. 27 CÓDIGO 2 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 2 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES CÓDIGO 3 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 3 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES OBSERVACIONES Este campo se utiliza cuando el usuario tiene especificaciones muy extensas y detalladas para cada uno de sus insumos. FINAL PANTALLA Al final de la pantalla aparecen como referencia la fecha de creación del insumo, la de la última actualización y el nombre del usuario que lo creó. 4.2.3 Insumos Equipos Este tipo de Insumo cuenta con la misma metodología de los Insumo Generales en especial con los de tipo material incorporando un IVA y un Desperdicio, tan solo que se trabaja en una opción independiente para ingresar a su información y solo mostrara todo insumo que sea clasificado en la opción Tipo de Grupo como Equipo. La creación y manejo de Insumos/Equipos se produce en la siguiente pantalla. 28 Permite filtrar los insumos por Proveedor, Grupo o Tipo de Grupo. Permite ordenar el listado por Código o Alfabéticamente. Botones de Edición y consulta. Opciones de Construpedia (adjunto relacionado al insumo) y vista preliminar. Permite ver y modificar la información del insumo después de seleccionarlo en la columna izquierda. Si es un nuevo insumo se da clic en la opción nuevo de la parte superior. Información Creación y modificación del insumo. 4.2.4 Insumos Manejo Masivo El programa cuenta con varias herramientas para manipular conjuntos de Insumos y modificar porcentualmente sus precios, borrarlos, copiarlos a otra base de datos, modificarles su proveedor, todo lo cual se describe enseguida. 4.2.4.1 Selección de los Insumos En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de los grupos que organizan los Insumos, y al hacer clic sobre cualquiera de ellos se despliegan los que tenga asociados. Cada nombre va acompañado de una caja de selección que al picarse con el 29 cursor replica el grupo o el insumo en la herramienta que esté visible en el costado derecho de la pantalla. En la parte superior izquierda de la pantalla se puede decidir que los insumos aparezcan sin agrupación, o agrupados por proveedor, así como que sólo aparezcan los de un tipo específico (materiales, mano de obra, etc.). En la misma zona existen cuatro flechas para navegar por la lista y un buscador para localizar fácilmente el insumo deseado. Tipo de Insumo Tipo de Agrupación Tipo de Botones de Acción Botones de Acción Agrupación 4.2.4.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por varios botones de acción: 30 DUPLICAR Esta opción es útil para crear listas de insumos con pocas variaciones entre sí, tal como sucede, por ejemplo, con un listado de tubería, donde lo único que cambia de un insumo a otro es el diámetro. Para operar se escoge en la pantalla de la izquierda uno o varios grupos o uno o varios insumos (sólo se pueden seleccionar los nombres que tengan caja de selección), se digita la cantidad de veces que debe duplicarse y finalmente se oprime el botón Procesar. Si se equivocó y desea corregir, oprima el botón Limpiar. Posteriormente podrá realizar las modificaciones a cada insumo duplicado el cual se identificara con un número consecutivo al final de su nombre. Estas modificaciones se realizan ingresando a las opciones correspondientes de edición de los Insumos. ASIGNAR Con esta herramienta puede reclasificarse un conjunto de insumos, cambiándole a cada uno el proveedor o el grupo que tenga asignado, y también es posible modificarle la unidad de medida. Escoja en la pantalla de la izquierda uno o varios grupos o uno o varios insumos (sólo puede seleccionar los nombres que tengan caja de selección). Escoja en la pantalla de la derecha el criterio de agrupación (proveedor, grupo, unidad de medida) y el nombre de la misma y finalmente oprima el botón Procesar. Si se equivocó y desea corregir, oprima el botón Limpiar. 31 BORRAR Elimina un rango de insumos de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por algún Análisis Unitario, caso en el cual no acepta la operación. Los elementos por borrar se escogen en la pantalla de la izquierda y luego se oprime el botón Procesar. Si se equivocó y desea corregir, oprima el botón Limpiar. PRECIOS Con esta herramienta es posible modificar el precio de uno o varios insumos simultáneamente. Para operar se escoge en la pantalla de la izquierda uno o varios grupos o uno o varios insumos (sólo se pueden seleccionar los nombres que tengan caja de selección), se digita el factor por el cual se deben modificar los precios por ejemplo 1.2 para indicarle que aumente los precios en un 20% y finalmente se oprime el botón Procesar. Si se equivocó y desea corregir, oprima el botón Limpiar. 32 4.2.5 Insumos Precios Con esta herramienta es posible realizar actualizaciones de precios por Insumo, grupo, proveedor o tipo de insumo, el proceso es posible desarrollarlo manualmente, digitando el precio en el respectivo campo del valor teniendo en cuenta que este cambio modificara toda la información en donde se encuentre asociado este insumo, también existe la opción de realizar una actualización de insumos masivamente desde nuestro portal de internet donde los usuarios que se encuentren registrados podrán actualizar la ultima base de datos disponible, y para los usuario que cuentan con nuestro software para control de obra (CONSTRUCONTROL.NET) se podrá realizar una actualización con el centro de costos que contenga la información. Actualización de precios desde portal de Internet Construdata o Software Construcontrol.Net. 33 Opciones de búsqueda y filtro de Insumos 4.3 Actualización manual de Precios a Insumos Análisis Un Análisis Unitario es la descripción de una actividad de construcción que tiene un costo y se expresa en función de las cantidades y precios de los elementos que la componen. Cuando la actividad corresponde con un segmento de obra que se construye utilizando materiales, mano de obra, transportes y equipos que el constructor controla directamente, su cálculo se hace en la sección ANÁLISIS VALORIZADO. Las actividades que se contratan a todo costo —Ascensores, Instalaciones Especiales, Carpintería, etc.— carecen de Análisis Unitario y se crean directamente en el presupuesto por el costo contratado. Existen otras actividades que no constituyen construcción en sí mismas pero son costos del proyecto —Impuestos, Honorarios, Servicios Públicos, etc.— y generalmente se calculan mediante tarifas utilizando los ANÁLISIS ESPECIALES. Además de las herramientas anteriores, la sección ANÁLISIS de Construplan.NET tiene también la herramienta MANEJO MASIVO que le permite manipular en conjunto grupos de análisis. 4.3.1 Análisis Valorizados Los Análisis Unitarios son descripciones valorizadas de actividades de construcción que se expresan en función de las cantidades y precios de los componentes que intervienen en ellos (materiales, mano de obra, equipos y transportes), como puede verse en el ejemplo. 34 Nombre Componente UM Cantidad Unitario 2.1 SOBRECIMIENTOS 0.25 m m Total 42,383.00 AGUA lt 7.04 20.00 141.00 ARENA LAVADA m³ 0.04 82,000.00 3,280.00 CEMENTO GRIS kg 17.77 500.00 8,885.00 LADRILLO RECOCIDO un 24.21 290.00 7,021.00 MANO DE OBRA AA hc 1.12 14,982.00 16,780.00 SIKA-2 (5.5 KG) kg 0.53 11,841.00 6,276.00 En la sección ANÁLISIS VALORIZADOS se crean, editan y almacenan estos análisis para ser utilizados por cualquier obra dentro del programa, y sus valores se mantienen actualizados en la medida en que el usuario actualice los precios de insumos en la sección Insumos. La pantalla respectiva es la siguiente: Permite filtrar los insumos por listado de análisis o por capítulos Permite ordenar el listado por Código o Alfabéticamente. Botones de Acción Opciones de Construpedia (adjunto relacionado al análisis) y vista preliminar. Permite ver y modificar la información del análisis después de seleccionarlo en la columna izquierda. Listado Resumido de análisis o listado de capítulos con sus respectivos análisis. Si es un nuevo análisis se da clic en la opción nuevo de la parte superior. Información Creación y modificación del Análisis. 35 4.3.1.1 Presentación de los Análisis Valorizados En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de los Análisis Valorizados. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se visualiza a la derecha el detalle de cada uno, que puede ser editado por el usuario. En la parte superior izquierda de la pantalla se puede decidir que los Análisis Valorizados aparezcan sin agrupación u organizados por capítulos, así como también ordenados por código o por nombre. 4.3.1.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por varios botones de acción: Abre una pantalla para crear un nuevo Análisis Valorizado. Graba los cambios que se hayan hecho en la información. Elimina un análisis de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por alguna obra, caso en el cual no acepta la operación. Verifica si el análisis que aparece en pantalla está siendo utilizado en otro análisis dentro de la base de datos, como un anidado o análisis básico y elabora una lista con sus nombres. 36 Coloca en una sola pantalla el análisis que esté activo y cualquier otro que el usuario desee verificar cuando esté depurando Bases de Datos o analizando los costos de una obra. Esta herramienta multiplica las cantidades del análisis que esté en pantalla por un factor de conversión y, opcionalmente, cambia la unidad de medida del análisis, todo lo cual es útil para crear nuevos análisis basados en los existentes. Si la Base de Datos tiene un análisis para un metro cúbico de viga en concreto, por ejemplo, y se requiere uno nuevo para el metro lineal de viga de 0,25 x 0,25, se saca una copia del primero, se invoca CONVERTIR, se digita 0,0625 como factor de conversión y se cambia la unidad de medida a metro lineal. Esta operación multiplica todas las cantidades en pantalla por el factor de conversión pero es indispensable que el usuario verifique lógicamente los resultados, pues es posible que algunos materiales (formaletas, por ejemplo) y la mano de obra no deban convertirse tan directamente. Crea una o varias copias del análisis que aparece en pantalla, asignándole a cada una su propio código, y agregándole al nombre de la descripción un consecutivo al final para identificarlo dentro de la base. Genera un reporte con el contenido de la pantalla izquierda y permite guardarlo o imprimirlo en un formato de archivo que el usuario escoge. 4.3.1.3 Descripción de los Análisis Valorizados Los campos que describen el análisis son los siguientes: NOMBRE Contiene un texto hasta de 256 caracteres UND. MEDIDA Oprimiendo el símbolo aparece una lista con las unidades ya creadas para que el usuario escoja una de ellas. Si la que desea no existe, puede crearla oprimiendo el ícono . SUBCAPÍTULO Oprimiendo el símbolo se abre la lista de los subcapítulos para que el usuario asigne el que desee al nuevo análisis. Si el subcapítulo no existe, puede crearlo oprimiendo el ícono . CÓDIGO CONSTRUDATA El programa asigna automáticamente un código numérico a cada análisis nuevo y lo utiliza como identificador en sus operaciones 37 internas. El usuario no puede modificar este código ni hacer con él ninguna actividad presupuestal. CÓDIGO 2 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 2 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES CÓDIGO 3 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 3 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES COMPONENTES Los componentes se incorporan en esta zona de la pantalla Oprimiendo el símbolo en la columna Tipo aparece una lista con los tipos de componentes disponibles —todos, materiales, mano de obra, equipos, insumos especiales, análisis—. Se oprime entonces el símbolo en la segunda columna Nombre para abrir la lista de insumos disponibles y escoger allí el que se desee (si no está a la vista digite las primeras letras del mismo para que el programa lo busque). Finalmente, en la columna Cant.. se digita la cantidad del material en formato decimal (0.5, por ejemplo) o como un quebrado (1/2). Termine oprimiendo la tecla <Enter> o la tecla <Tab> y repita la operación hasta que tenga incluidos todos los componentes del análisis. Uno de los componentes del Análisis puede ser cualquier otro Análisis si en la columna TIPO se escoge esta modalidad y en la columna NOMBRE se escoge cualquiera de ellos. Sin embargo, al completar la línea se abre una ventana para que el usuario decida si ese componente debe considerarse como material, mano de obra, equipo o transporte, a fin de que el programa lo clasifique 38 correctamente dentro de un formato individual de APU (ver Reportes). REFERENCIA Texto hasta de 100 caracteres para complementar la descripción del análisis. VER Y EDITAR ESPECIFICACIONES Este campo se utiliza cuando el usuario tiene especificaciones muy extensas y detalladas para cada uno de sus análisis. Las especificaciones pueden verse en el Reporte de Base de datos / Análisis / Análisis Especificaciones. FINAL PANTALLA Al final de la pantalla aparecen la fecha de creación del análisis, la de la última actualización y el nombre del usuario que lo creó. Además de los campos anteriores, en la esquina superior derecha de la pantalla existe el icono Construpedia para asignarle especificaciones gráficas adicionales a cada análisis. CONSTRUPEDIA Si el análisis no tiene especificación gráfica asociada, al oprimir el ícono aparece la pantalla de creación para asociarle dos imágenes: una pequeña que aparecerá después en la esquina superior derecha de la pantalla y otra grande con la especificación propiamente dicha. Para asignarlas se oprimen los botones ELEGIR, que muestran el contenido del disco duro local para que el usuario localice allí las imágenes que necesite, que deben estar en formato jpg o pdf. Oprimiendo el botón VER aparecerá la especificación completa, que puede también imprimirse o borrarse con los botones respectivos. El siguiente es un ejemplo de Construpedia para el análisis Cajas Inspección 100 x 100. 39 4.3.1.4 Seguridad y reportes Tal como sucede con todas las pantallas del programa, la operación de Análisis puede protegerse con la opción ADMINISTRAR – PERFILES, en donde se pueden autorizar o restringir las operaciones de Leer, Crear, Modificar, Eliminar o Imprimir análisis. La restricción elimina de pantalla los botones operativos que correspondan para que el usuario no pueda siquiera intentar ejecutar determinadas acciones. El botón IMPRIMIR genera un reporte con el contenido de la pantalla izquierda, pero la opción GENERAL – REPORTES da opciones diferentes y más extensas de contenido y organización de los reportes. 4.3.2 Análisis Especiales Los Análisis Especiales se utilizan también para asignarle costo a una actividad de obra pero, a diferencia de los APU, no se valorizan mediante insumos (materiales, mano de obra, equipos y transportes) sino en función del valor de un capítulo o un total de la obra. Así, por ejemplo, para incluir en un presupuesto la tarifa de Honorarios de Construcción de la SCA (10% del valor de la obra) se crea un Análisis Especial que se calcula mediante la fórmula Honorario=Total x 0.10. En la sección ANÁLISIS ESPECIALES se crean, editan y almacenan estos análisis para ser utilizados por cualquier obra dentro del programa. La pantalla respectiva es la siguiente: 40 Permite filtrar los insumos por listado de análisis o por capítulos Permite ordenar el listado por Código o Alfabéticamente. Botones de Acción Permisos disponibles Permite ver y modificar la información del análisis después de seleccionarlo en la columna izquierda. Listado Resumido de análisis o listado de capítulos con sus respectivos análisis. Si es un nuevo análisis se da clic en la opción nuevo de la parte superior. 4.3.2.1 Presentación de los Análisis Especiales En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de los capítulos que organizan los Análisis Especiales. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se despliegan a la izquierda los Análisis que tenga asignados y a la derecha el detalle de cada uno, que puede ser editado por el usuario. En la parte superior izquierda de la pantalla se puede decidir que los Análisis Valorizados aparezcan sin agrupación u organizados por capítulos, así como también ordenados por código o por nombre. 41 4.3.2.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por varios botones de acción: Abre una pantalla para crear un nuevo Análisis Especial. Graba los cambios que se hayan hecho en la información. Elimina un análisis de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por alguna obra, caso en el cual no acepta la operación. Genera un reporte con el contenido de la pantalla izquierda y permite guardarlo o imprimirlo en un formato de archivo que el usuario escoge. 4.3.2.3 Descripción de los Análisis Especiales Los campos que describen un Análisis Especial son los siguientes: NOMBRE Contiene un texto hasta de 256 caracteres CAPÍTULO Oprimiendo el símbolo se abre la lista de los capítulos para que el usuario asigne el que desee al nuevo análisis. Si el capítulo no existe, puede crearlo oprimiendo el icono . CÓDIGO CONSTRUDATA El programa asigna automáticamente un código numérico a cada análisis nuevo y lo utiliza como identificador en sus operaciones internas. El usuario no puede modificar este código ni hacer con él ninguna actividad presupuestal. CÓDIGO 2 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 2 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES CÓDIGO 3 Código alterno que el usuario puede crear para efectos de ordenamiento en sus bases de datos. La orden para no utilizar el Código Construdata y ordenar mediante el Código 3 se da en MODULO PRESUPUESTOS – SUBMODULO COSTOS OPCIÓN DEFINICIONES 42 FÓRMULA En esta sección de la pantalla aparece, en su parte superior, un campo donde se publica la fórmula de cálculo del análisis. El sector izquierdo contiene las variables que pueden utilizarse en las fórmulas y el derecho una “calculadora” con números y símbolos para completar las fórmulas. Las variables corresponden, por una parte, a los valores de las grandes secciones del presupuesto (costos directos, gastos generales, costos indirectos y costos comerciales), al área construida y a los totales de cada capítulo. La variable AP calcula los honorarios de planos y dirección con base en el área construida y la categoría de planos que aparecen en la pantalla DEFINICIONES de cada presupuesto. Los siguientes son ejemplos de fórmulas asignadas a Análisis Especiales: Nombre del análisis Honorarios Presupuesto Honorarios Planos Contribución Sena Fórmula (AA+AB)*0.10 AP AA * 0.025 Significado 10% de Costos directos + Gastos Grales Valor total de la variable AP 2.5% del Costo Directo OBSERVACIÓN Texto hasta de 100 caracteres para complementar la descripción del análisis. ESPECIFICACIONES Este campo se utiliza cuando el usuario tiene especificaciones muy extensas y detalladas para cada uno de sus análisis. Las especificaciones pueden verse en el Reporte de Base de datos / Análisis / Análisis Especificaciones. 4.3.2.4 Restricciones y usos de los Análisis Especiales Por defecto, los Análisis Especiales pertenecen a los Costos Indirectos de la obra, ya que las variables que utilizan corresponden a los Costos Directos o a los totales de la obra. Para usar un Análisis Especial dentro de un presupuesto se digita la cifra uno (1) en el campo CANTIDAD, con lo cual el programa calcula la fórmula. Si la cantidad es mayor o menor que 1, el programa calcula la fórmula y la multiplica por el valor que encuentre allí, con lo cual aumenta o disminuye su valor. 43 4.3.3 Análisis Manejo Masivo El programa cuenta con varias herramientas para manipular conjuntos de Análisis y agregarles o remplazarles un componente, borrarlos, localizar las obras donde se estén usando, todo lo cual se describe enseguida. 4.3.3.1 Selección de los Análisis En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de los Análisis. Cada nombre va acompañado de una caja de selección que al picarse con el cursor replica el capítulo o el análisis en la herramienta que esté visible en el costado derecho de la pantalla. 4.3.3.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por varios botones de acción: ASIGNAR Esta opción es útil para incorporar un componente o cambiar el capítulo o la unidad de medida en un conjunto de análisis valorizados. Para operar se escoge en la pantalla de la izquierda uno o varios capítulos o uno o varios análisis (sólo se pueden seleccionar los nombres que tengan caja de selección), y luego se escoge a la derecha el tipo de componente por asignar o cambiar (capítulo, medida, análisis, insumo, equipo), el nombre del mismo y la cantidad, cuando se trate de un componente. Finalmente se oprime el botón Procesar o, si se equivocó y desea corregir, se oprime el botón Limpiar. 44 REEMPLAZAR Esta herramienta opera en forma similar a Asignar pero remplazando un componente por otro dentro de un conjunto de análisis valorizados. Para operar se escoge en la pantalla de la izquierda uno o varios capítulos o uno o varios análisis (sólo se pueden seleccionar los nombres que tengan caja de selección), y luego se escoge a la derecha el tipo de componente por remplazar (capítulo, medida, análisis, insumo, equipo), el nombre del mismo, el tipo de componente nuevo y el nombre del mismo. Finalmente se oprime el botón Procesar o, si se equivocó y desea corregir, se oprime el botón Limpiar. BORRAR Elimina un rango de Análisis de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por alguna obra o por otro Análisis Unitario, caso en el cual no acepta la operación. Los elementos por borrar se escogen en la pantalla de la izquierda y luego se oprime el botón Procesar. Si se equivocó y desea corregir, oprima el botón Limpiar. 45 LOCALIZAR 4.4 Permite revisar y localizar un análisis unitario que está siendo utilizado en otros análisis, generando un listado y visualizando el detalle de cada uno al dar clic, también se pueden realizar modificaciones en la ventana emergente que se visualiza. Catálogos 4.4.1 Capitulación Tanto los presupuestos de construcción como las obras se sub dividen en grandes bloques que describen un segmento particular de la construcción o de las compras. Así, por ejemplo, un segmento llamado Mampostería puede referirse a todos los muros del presupuesto y sus accesorios, y lo mismo puede suceder con segmentos tales como Estructuras en Concreto, Instalaciones Eléctricas, Pintura y Honorarios. En la metodología de Construplan los segmentos se denominan CAPÍTULOS, que se crean y editan dentro de esta opción del programa y luego se utilizan para agrupar y articular los análisis unitarios de la Base de Datos. El conjunto de todos los capítulos y su secuencia 46 refleja la forma en que cada constructor organiza sus presupuestos y costos, y se denomina CAPITULACIÓN PRINCIPAL dentro del programa. En el siguiente cuadro puede apreciarse la relación de los Capítulos con el Presupuesto, con los Análisis Unitarios, con los Insumos y, finalmente, con las compras y los costos. Insumo ACTIVIDAD Insumo CAPITULO Insumo ACTIVIDAD Insumo PRESUPUESTO Insumo ACTIVIDAD Insumo CAPITULO Insumo ACTIVIDAD Insumo Organización del presupuesto No todos los segmentos de la obra —CAPÍTULOS— tienen la misma naturaleza ni las mismas características, y por ello existe un criterio de mega agrupación que organiza los capítulos con base en la forma como se calcula cada uno, tal como se ve enseguida. COSTOS DE OBRA OTROS COSTOS PROYECTO LOTE Materiales DIRECTOS Mano de Obra Equipos Se calculan por planos Sub Contratos GASTOS GENERALES Administración de la Obra Se calculan de acuerdo con la experiencia del constructor Servicios INDIRECTOS Imposición gubernamental Financieros COMERCIALES Ventas Gerencia Se calculan por tarifas Se calculan por tarifas y por determinantes de mercado Clasificación estructural de costos 47 Los presupuestos de Construplan NET se organizan según el tipo de costo, tal como se ve en la ilustración, de tal manera que primero aparecen los capítulos de Costos Directos, luego los Gastos Generales, los Costos Indirectos y los Costos Comerciales. La organización de un presupuesto depende de la forma como el usuario mezcle las variables “Tipo de Obra” y “Capitulación” en la pantalla COSTOS: Tipo de Obra Obra Obra Licitación Capitulación Principal Otra capitulación N/A Organización del presupuesto Según capitulación principal Según capitulación auxiliar Capitulación propia 4.4.1.1 Presentación de los Capítulos En el sector izquierdo de la pantalla aparece, por defecto, la lista de los capítulos, y al hacer clic sobre cualquiera de ellos aparecen sus propios sub capítulos, en tanto que a la derecha de la pantalla aparece el detalle de cada uno, que puede ser editado por el usuario. En la parte superior izquierda de la pantalla se puede decidir que los Capítulos aparezcan organizados por código o por nombre. 4.4.1.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Abre una pantalla para crear un nuevo Capítulo. Graba los cambios que se hayan hecho en la información. Elimina un capítulo de la Base de Datos, verificando previamente si está siendo utilizado por alguna obra, caso en el cual no acepta la operación. 48 4.4.1.3 Descripción de los Capítulos Los campos que describen el capítulo son los siguientes: NOMBRE Texto descriptivo que lo identifica en la base de datos CÓDIGO Define el orden que tendrá el capítulo dentro de la lista. A diferencia de los códigos de otros elementos, que son asignados automáticamente por el programa, este código lo asigna y lo modifica el usuario en la forma que mejor convenga a la organización de sus propios presupuestos. TIPO DE COSTO En este campo se establece a qué tipo de costo pertenece el capítulo (Costo Directo, Gastos Generales, Costos Indirectos o Costos Comerciales) En esta pantalla también se crean los sub capítulos de cada capítulo, así como también una especificación para el capítulo. Para crear un subcapítulo basta con digitar el código en la fila en blanco y su respectivo nombre en la parte derecha, posteriormente se da clic por fuera de la fila y este quedara guardado. 4.4.2 Otra Capitulación 49 4.2.2.1 Presentación de los Capítulos Esta opción le da al programa muchísima flexibilidad para la presentación de sus presupuestos, pues con una sola Base de Datos de análisis es posible ajustarse a los requerimientos de diferentes entidades licitadoras. Así, por ejemplo, el usuario podría crear un sólo presupuesto e imprimirlo primero con la capitulación para una entidad y posteriormente cambiar la capitulación y presentarlo para otra entidad. En la parte superior izquierda aparecerán en listado las capitulaciones creadas por cada usuario, la cual al seleccionarla mostrara en la parte derecha la información asignada. 4.2.2.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Abre una pantalla para crear una nueva Capitulación. Graba los cambios que se hayan hecho en la información. 4.2.2.3 Descripción de los Capítulos Los campos que describen el capítulo son los siguientes: NOMBRE Texto descriptivo que lo identifica en la base de datos CAPÍTULOS Muestra los capítulos existentes en la Capitulación Principal de la Base de Datos y permite asignarles los nuevos códigos y nombres para conformar la nueva capitulación. SUB CAPÍTULOS Muestra los sub capítulos existentes en los Capítulos seleccionados y permite asignarles códigos y nombres de la nueva capitulación. 50 ANÁLISIS Teniendo en cuenta que los subcapítulos de la base de datos contiene análisis asignados por medio de la capitulación principal, y contemplando los nuevos subcapítulos que se están creando es posible asignarle a estos nuevos sub capítulos las actividades que van a contener, desplegando en el símbolo . 4.4.3 Construpedia Esta Opción del programa permite centralizar todos los adjuntos que se encuentren relacionados tanto a los análisis unitarios como a los insumos de la base de datos. Permitiendo generar una biblioteca con información vital y de fácil acceso para ser consultada en cualquier momento. Tan solo bastara con dar clic en la parte izquierda ya sea en el Análisis o Insumos y se desplegara en su parte derecha la información relacionada como lo es su imagen para mostrar en miniatura y la imagen completa o archivo. Esta información es posible editarla o modificarla en caso de ser necesario y será guardada al instante. 51 4.4.4 Proveedores 4.4.4.1 Presentación de los Proveedores Esta opción permitirá al usuario crear una base de datos con los proveedores a los cuales se realicen cotizaciones de los insumos que contiene la Base de Datos, generando una organización de la información y así realizar futuras actualizaciones en una forma más simple o con diferentes alternativas de actualización como vía internet o telefónica. En la parte izquierda es posible organizar la información por código o por nombre. Al seleccionar el proveedor en el lado derecho se mostrara la información contenida en la base de datos la cual podrá ser modificada en caso de ser necesario. 52 4.4.4.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Abre una pantalla para crear un nuevo Proveedor Graba los cambios que se hayan hecho en la información. Elimina un Proveedor de la Base de Datos, verificando previamente contiene insumos asociados, caso en el cual permitirá la eliminación por medio de un respectivo perfil con autorización. Permite redactar un correo al proveedor según el e-mail registrado en la base de datos. 4.4.4.3 Descripción de los Proveedores PROVEEDOR Texto descriptivo que lo identifica en la base de datos CÓDIGO El programa asigna automáticamente un código numérico a cada proveedor nuevo y lo utiliza como identificador en sus operaciones internas. El usuario no puede modificar este código. TIPO Y NÚMERO DOCUMENTO Seleccione el tipo y numero de documento que identifica al proveedor. Si no se encuentra en la lista es posible agregarlo dando clic en . DIRECCIÓN Dirección de ubicación. TELÉFONOS Teléfonos fijos o celulares de contacto. CORREO ELECTRÓNICO Dirección de e-mail del asesor o proveedor. SITIO WEB Página de internet o link de precios del proveedor. CIUDAD Ciudad de ubicación. Si no se encuentra en la lista en posible agregarla dando clic en . MONEDA Moneda en que cotiza el proveedor. Si no se encuentra en la lista en posible agregarla dando clic en . NOMBRE DE CONTACTO Nombre de la persona encargada de brindar información. 53 4.4.5 Otros 4.4.5.1 Presentación de los Otros En el sector izquierdo de la pantalla aparece un listado referente a la información básica de la Base de Datos como lo son los Grupos, Unidades de Medida, Ciudades Monedas y Valores. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se visualiza a la derecha el detalle de cada uno el cual puede variar dependiendo de la opción seleccionada y puede ser editado por el usuario. En la parte superior derecha de la pantalla se encuentran los botones de acción. 54 4.4.5.2 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Genera un reporte con el contenido de la pantalla y permite guardarlo o imprimirlo en un formato de archivo que el usuario escoge. Abre una pantalla para crear un nuevo Proveedor 4.4.5.3 Descripción de los Otros GRUPOS Permiten organizar los insumos de la Base de Datos, teniendo en cuenta una característica inicial definida por el tipo de insumo (Material, Mano de Obra, Transporte, Equipo o Especial) e indicándole un nombre que lo permita identificar. Así por ejemplo es posible crear un Grupo de tipo Material con el Nombre de Ladrillos y Bloques en el cual se van a clasificar todos los materiales que se creen en la base de Datos con esta característica. Esta clasificación se realiza cuando se crea o modifica un insumo. Los grupos en la Base de Datos son muy importantes puesto que es posible generar reportes con los insumos que contienen estos grupos para realizar verificaciones de información, actualizaciones de precios, o limpieza de la Base de Datos, eliminando información repetida o innecesaria. Para editar un grupo tan solo nos ubicarnos sobre la casilla y se realiza la edición necesaria, posteriormente daremos clic en un espacio fuera de este campo con el fin de guardar la información. También es posible eliminar un grupo dando clic en el símbolo , para que esto sea posible el grupo se debe encontrar vacio sin ningún tipo de insumo asociado, de lo contrario no se podrá realizar esta operación. Toda la información contiene una columna la cual nos indica quien y cuando se realizo la modificación. 55 UNIDADES DE MEDIDA Permite generar un listado con Unidades de Medida las cuales serán posibles seleccionar tanto para la creación de Insumos como para la creación de Análisis Unitarios, la Abreviatura será la unidad visible para la impresión de la información que contenta la Unidad de Medida. Al Igual que los grupos permite, crear, modificar o eliminar una Unidad de Medida teniendo en cuenta la misma característica en la que si se encuentra asociado no se podrá realizar esta operación, registrando siempre el usuario que efectúa los cambios. CIUDADES Permite generar un listado con Ciudades las cuales podrán ser asociadas a la opción de proveedores permitiéndolos clasificar. Creando así por ejemplo un mismo proveedor de diferentes ciudades. Esta opción también permitirá crear, modificar o eliminar una Unidad de Medida teniendo en cuenta la misma característica en la que si se encuentra asociado no se podrá realizar esta operación, registrando siempre el usuario que efectúa los cambios. 56 MONEDAS Permite realizar conversiones de Moneda para los presupuestos, así se podrían generar reportes en los diferente tipos de moneda que el usuario desee crear con su respectiva Tasa de Conversión, la cual deberá ser actualizada antes de generar el reporte. Esta opción también permitirá crear, modificar o eliminar una Moneda teniendo en cuenta la misma característica en la que si se encuentra asociado no se podrá realizar esta operación, registrando siempre el usuario que efectúa los cambios. VALORES Contiene la configuración de parámetros generales, los cuales pueden ser modificados a modo de actualización para ser aplicados en las diferentes opciones donde sean utilizados. 5. Presupuestos Este modulo tiene tres sectores de operación los cuales están enfocados a los Presupuestos que contiene la Base de Datos: 5.1 General 5.2 Costos 5.3 Tiempos Abre la pantalla de inicio del programa o la pantalla de reportes. (Sub-modulo Fijo para todos los Módulos ver Modulo Administración) Contiene las opciones para elaboración y parametrizacion de los presupuestos. Permite generar la programación del presupuesto que se tenga activo. 57 5.2 Costos Esta sección contiene las principales herramientas para creación y manipulación de los presupuestos de obra, basadas en las definiciones y costos de la sección Base de Datos del programa. 5.2.1 Administración El icono ADMINISTRACIÓN DE PRESUPUESTOS es el primer paso para elaborar o editar presupuestos, ya que en su pantalla aparecen los nombres de todos los presupuestos y escenarios ya creados, que pueden ser sometidos a diferentes acciones usando los botones de la pantalla derecha, tal como se explica enseguida. Tipos de presupuestos Creados Opciones de los Presupuestos 58 5.2.1.1 Presentación del Administrador En la parte izquierda de la ventana se encuentran los tipos de Presupuesto creados en la Base de Datos Activa, los cuales pueden ser por Obra Cuando se generan teniendo en cuenta la estructura de capitulación creada para la Base de Datos o por Licitación por medio del cual se puede generar una estructura nueva para el presupuesto y es posible importarlo por medio de una hoja de cálculo, con la información requerida por la plantilla. 5.2.1.2 Descripción del Administrador Esta opción tiene a su cargo el manejo colectivo de los presupuestos almacenados en una Base de Datos, y sus funciones son las siguientes: ACTIVAR OBRA En la sección izquierda de la pantalla aparece el nombre de todos los presupuestos elaborados, cada uno de los cuales puede tener hasta cinco variaciones que el programa llama Escenarios y se crean con el ícono del mismo nombre. Al hacer clic sobre la obra o uno de sus escenarios y aplicando el botón ACTIVA LA OBRA SELECCIONADA este presupuesto será activo para realizar cualquier tipo de edición dentro de la Base de Datos. Para identificar qué presupuesto se encuentra activo en la Base de Datos, se podrá observar en la parte superior derecha donde encontraremos el nombre de la Base de Datos Abierta y su respectivo Presupuesto. 59 El programa sólo puede manejar un presupuesto abierto. NUEVA OBRA Abre la ventana DEFINICIONES para que el usuario cree un nuevo presupuesto en blanco, lista para recibir información en la cual se ingresan los datos básicos para la creación del presupuesto. 60 BOTONES DE ACCIÓN La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Permite guardar los datos ingresados. Genera un reporte resumido del presupuesto que contiene el presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. TIPO DE PRESUPUESTO Se selecciona si es de tipo OBRA o GUÍA DE LICITACIÓN CÓDIGO DE PRESUPUESTO Código asignado automáticamente por el aplicativo al guardar el presupuesto, el cual sirve para identificarlo dentro de la Base de datos. NOMBRE DEL PRESUPUESTO Campo para asignar el Nombre del presupuesto a crear. TITULO 2 Y 3 Campos de información opcional para el encabezado del presupuesto. FECHA INICIO Y FIN Fecha de inicio y finalización del proyecto. NUMERO CONTRATO Número del contrato asignado. OBJETO DE CONTRATO Objeto del contrato asignado. 61 CONTRATISTA Nombre del contratista. COMPAÑÍA CONTRATISTA Nombre de la empresa del contratista. CARGO CONTRATISTA Cargo del contratista. SUPERVISOR Nombre del supervisor del proyecto. COMPAÑÍA SUPERVISOR Nombre de la empresa del supervisor. CARGO SUPERVISOR Cargo del supervisor. INTERVENTOR Nombre del interventor del proyecto. COMPAÑÍA INTERVENTOR Nombre de la empresa del interventor. CARGO INTERVENTOR Cargo del interventor. OBSERVACIONES RESPONSABLES DEL PROYECTO Ingrese algún tipo de observación relacionada al proyecto si se tiene. 62 NOMBRE ELABORADO POR Nombre de quien elaboro. CARGO ELABORADO POR Cargo de quien elaboro NOMBRE VALIDADO POR Nombre de quien valido. CARGO VALIDADO POR Cargo de quien valido NOMBRE APROBADO POR Nombre de quien aprobó. CARGO APROBADO POR Cargo de quien aprobó UNIDAD DE CONSTRUCCIÓN Asigna la unidad de construcción, la cual permite conocer el costo por unidad dividiendo el Costo Total del Proyecto por la cantidad de unidades indicadas. CANTIDAD DE PRESUPUESTO Se ingresa la cantidad de unidades que vaya contener el presupuesto. Por ejemplo si la unidad de construcción es m2 la cantidad de presupuesto puede ser 2500. CIUDAD Se selecciona la ciudad para en la cual se va a ejecutar el proyecto. 63 CODIFICACIÓN Permite parametrizar que tipo de codificación va a trabajar este presupuesto a crear, bien sea por código Construdata, código 2 o código 3 indicado en la creación de los insumos en la Base de Datos. CATEGORÍA DE PLANOS Esta información es indispensable para que el programa calcule correctamente los honorarios de planos y dirección, según la SCA. (ver Análisis Especiales). PRESUPUESTO EN SERIE Permite ingresar una cantidad por la cual se deseen multiplicar las cantidades de actividad ingresadas al presupuesto en el campo cantidad de unidades. Por ejemplo si el presupuesto es generado para una casa, y contiene las cantidades para una casa, pero el usuario desea saber el costo de 5 casas, entonces en este capo se digita 5 para que se genere un presupuesto con las cantidades multiplicadas para 5 casas. Si no se desea calcular la serie en algún momento simplemente se desactiva la opción Calcular serie. CAPITULACIÓN Si el presupuesto va a ser generado por tipo OBRA se debe seleccionar que tipo de capitulación se va a utilizar bien sea la capitulación principal de la base de datos u otra capitulación que el usuario haya generado en la Base de Datos. CLAVE Se le puede asignar una clave a cada presupuesto para proteger la información. DECIMALES EN REPORTES Permite parametrizar la cantidad de decimales a visualizar en los reportes de presupuesto. DECIMALES CANTIDAD DE REPORTES Permite parametrizar la cantidad de decimales que visualiza la columna cantidad del presupuesto 64 FORMA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES EN INSUMOS En esta casilla pueden escogerse distintas opciones de precios por usar en el presupuesto. Por defecto el programa usará los precios del proveedor preferente para cada insumo, pero el usuario puede escoger sólo los precios más bajos o los más altos, etc. NOTAS INICIALES Y FINALES Se pueden ingresar notas en la parte superior e inferior del reporte para el presupuesto, con las cuales se podrían indicar información adicional del mismo. LOGO Permite ingresar un logo para el presupuesto el cual será visualizado en los diferentes reportes ESCENARIOS DE LA OBRA Los escenarios son copias del presupuesto elaborado de los cuales puede tener hasta cinco variaciones que el programa llama Escenarios y se crean con el ícono del mismo nombre. Esta función permite realizar un comparativo de precios por actividad entre los diferentes escenarios que se planteen. Para crear un escenario se da clic sobre el icono y se despliega una ventana la cual permitirá borrar o crear nuevos escenarios para el presupuesto activo Después de crear el escenario se puede seleccionar en la parte izquierda desplegando los presupuestos, este debe ser activado para realizar las modificaciones necesarias para el comparativo 65 En la Opción Escenario del sector de COSTOS se podrá visualizar los diferentes escenarios creados. BORRAR OBRA Permite borrar un presupuesto seleccionado dentro de la Base de Datos Activa. DUPLICAR OBRA Produce una copia exacta del presupuesto o el escenario que el usuario señale en la ventana izquierda con el fin de tener una copia o modificarlo para crear otro presupuesto con caracteristicas similares. Para realizar la duplicacion se debe seleccionar el presupuesto y posteriormente sera creado el duplicado con la palabra entre parentesis al final (duplicado). 66 CONSOLIDAR OBRA Crea un nuevo presupuesto mezclando dos o más escogidos por el usuario en la pantalla izquierda. En el nuevo presupuesto las cantidades de actividades iguales se suman y las diferentes se agregan con su propio nombre. Los presupuestos que sirvieron de base para la mezcla no se afectan para nada con la operación y pueden seguirse usando. INDEPENDIZAR OBRA Esta opción crea una Base de Datos exclusiva para el presupuesto que escoja el usuario en la pantalla izquierda, y en ella sólo se incluye los análisis que intervengan en esa obra junto con los insumos y demás componentes auxiliares. La nueva Base de Datos queda plenamente operativa y acepta recibir nuevos insumos, análisis y obras, si el usuario decide hacerlo así. Para independizar un presupuesto este NO debe estar Activo en la Parte superior derecha IMPORTAR DESDE CPLAN.NG Permite convertir al formato Construplan.NET una obra creada con el programa Construplan NG. 67 5.2.2 Definiciones Esta pantalla contiene la información básica del presupuesto parametrizada al crear el presupuesto o complementada por medio de esta opción en cualquier momento, dependiendo de la cual la organización y los costos pueden tener diferentes alternativas. 5.2.2.1 Botones de Acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Permite guardar los datos ingresados. Genera un reporte resumido del presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. 68 5.2.2.2 Descripción de Definiciones Son la definiciones anteriormente parametrizadas de las cuales las únicas que no se pueden cambiar es Tipo de Presupuesto y Código de Presupuesto, si se requiere modificar se tendría que crear nuevamente un presupuesto. 5.2.3 Cantidades Esta pantalla contiene los Capitulos, Subcapitulos y las actividades del presupuesto. Dependiendo del tipo de presupuesto seleccionado en el momento de su creación esta pantalla puede variar de la siguiente forma. TIPO OBRA Permite ingresar las cantidades de actividad a presupuestar utilizando la información contenida en la Dase de Datos. 69 TIPO LICITACIÓN Permite por medio de la importación de una guía de licitación elaborada en hoja de cálculo con las actividades y cantidades a presupuestar, generar la estructura del presupuesto para empezar a asociar los análisis unitarios de la Base de Datos con la nueva estructura. 5.2.3.1 Presentación de las Cantidades TIPO OBRA Y GUÍA DE LICITACIÓN En la parte superior izquierda encontraremos un menú de filtro para las actividades que se encuentran en la Base de Datos. Así podremos filtrar la información por Análisis Valorizados, Análisis Especiales, Análisis Todos Costo o por Todos. Así mismo se podrá ordenar la información por Código o Alfabéticamente. 70 Existen don casilla auxiliares para la visualización de la estructura dentro de la pantalla. Teniendo así la casilla Purgar la cual al estar Activada permitirá mostrar solamente las actividades a las cuales se les ha ingresado una cantidad, por defecto en el programa encontraremos la casilla Expandir/Contraer Activa. La casilla Expandir/Contraer la cual al encontrarse Desactivada permitirá mostrar los capítulos de toda la estructura independientemente de que tengan o no cantidades asignadas. Para visualizar los Capítulos que contengan únicamente valores activaremos la casilla purgar. Aunque la pantalla de Cantidades para un presupuesto creado por Guía de Licitación cambia un poco el filtro del análisis y las casilla de Purgar y Expandir/Contraer funciona de la misma manera. 71 5.2.3.2 Botones de acción TIPO OBRA La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Genera un reporte resumido del presupuesto que contiene el presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. TIPO GUÍA DE LICITACIÓN La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Esta opción permite realizar la importación de un pliego de licitación con los Capítulos, Subcapítulos y Actividades con sus respectivas cantidades y unidades de medida, para realizarles la asignación de un análisis unitario contenido en la base de datos o editarlo como un análisis todo costo. Genera un reporte resumido del presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. PROCESO DE IMPORTACIÓN PLIEGO Para realizar la importación de un pliego de licitación se debe dar clic sobre el botón Importar Pliego, posteriormente se visualizara la siguiente ventana. PASO 1 72 En la parte superior Aparece un botón de acción llamado EJEMPLO el cual nos permitirá descargar un ejemplo de Excel para cargar la información requerida. Este archivo sirve de base para organizar la información a importar, se puede guardar para incorporar la información, o sirve de modelo para organizar el archivo que se desee importar. PASO 2 Se selecciona el archivo en el botón Abrir, le indicamos la hoja donde se encuentran los datos y el rango de fila Inicial y fila Final de la información sin tener en cuenta la primera fila de encabezado, damos clic en el botón SIGUIENTE para continuar con el asistente. PASO 3 En esta ventana aparecen cuatro menús desplegables para seleccionar la columna de la hoja de Excel que contiene la información. Así en el primer menú Código Análisis se seleccionaría la opción Código contenida en el encabezado del Excel y damos clic en el botón SIGUIENTE, para continuar con la importación. 73 PASO 4 Para terminar el proceso el asistente nos muestra un preliminar de la información a importar, en la cual si se presentan errores, nos los incara en una columna final, por ejemplo indicando que existen un código repetido, si la información esta correcta en la parte superior izquierda del asistente dirá errores (0). En esta ventana también es posible realzar algunas modificaciones de la información antes de ser importada, así el usuario podrá por ejemplo corregir una palabra, una especificación, un código o cualquier dato ya sea del Capítulo, Subcapítulo o Actividad con el botón , también es posible cambiar el orden de la información dando clic en el botón y también se puede eliminar con el botón permitiéndonos así una modificación completa del pliego sin necesidad de modificar el Excel original y realizar el proceso nuevamente. Para finalizar el asistente daremos clic en el botón PROCESAR. 74 5.2.3.3 Descripción de las Cantidades TIPO OBRA Permite Expandir o Contraer el Capitulo o Subcapítulo Identifica si la actividad es con Análisis unitario (APU) o Todo Costo (TC) Este botón permite abrir una ventana emergente con el análisis unitario de la Base de Datos para permitirlo modificar o revisar en caso de ser necesario. Permite agregar una actividad todo costo dentro de la estructura del presupuesto en la cual se le puede asignar el nombre, la unidad de medida, la cantidad y el costo unitario, será identificada con la sigla (TC). Digite cantidades únicamente a las actividades que desea incorporar al presupuesto Total presupuestado y valor por unidad de construcción Subtotales y Totales por Capitulo, Subcapítulo y Actividad 75 TIPO GUÍA DE LICITACIÓN Permite Expandir o Contraer el Capitulo o Subcapítulo Identifica si la actividad es con Análisis unitario (APU) o Todo Costo (TC) Agrega una actividad dentro de la estructura del presupuesto en la cual se le puede indicar si es con (APU) o Todo costo. Modificar la actividad seleccionada. Elimina la actividad seleccionada. Esta cantidad proviene de la Guía de Licitación al importarla, pero puede ser modificada, por el usuario. Total presupuestado y valor por unidad de construcción Indica el análisis asociado a la actividad de la Guía de Licitación Subtotales y Totales por Capitulo, Subcapítulo y Actividad Agregar un Nuevo análisis al subcapítulo. Agregar un nuevo Subcapítulo. Modificar el Subcapítulo seleccionado. Modificar el tipo de costo del Subcapítulo. Elimina el Subcapítulo seleccionado Aplica un factor multiplicador al subcapítulo 76 5.2.4 Escenarios Esta función permite realizar un comparativo de precios por actividad entre los diferentes escenarios que se hallan parametrizado. 5.2.4.1 Presentación de los escenarios En la parte superior izquierda de la ventana se encuentra la opción de filtrado por Análisis Valorizados, Análisis Especiales, Análisis Todo Costo o por Todos. Encontramos también la casilla de activación PURGAR la cual muestra solamente las actividades que contienen cantidad para todos los escenarios, y la opción VER TOTALES la cual mostrara el resumen de totales para cada escenario. Es posible cambiar la cantidad de actividad para los escenarios en esta misma pantalla, si lo que se desea es realizar modificaciones a cada uno de los presupuestos que están en el escenario, es necesario Activar el presupuesto en la opción ADMINISTRACIÓN del sector COSTOS en el Modulo PRESUPUESTOS y realizar los ajustes necesarios al presupuesto normalmente, posteriormente se debe regresar para activar el presupuesto original y nuevamente dar clic en la opción ESCENARIOS para observar los cambios. 77 5.2.5 AIU Esta opcion permite al usuario incorporar el AIU al presupuesto para visualizarlo en los reportes. 78 5.2.5.1 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Permite guardar los datos ingresados. Genera un reporte resumido del presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. 5.2.5.2 Descripción del AIU TIPO AIU Se puede ingresar Simple o Múltiple, en el primer caso el AIU será aplicado a todo el presupuesto por igual, en el segundo caso es posible indicarle un porcentajes diferentes para cada Capítulo del presupuesto UBICACIÓN Se puede ubicar el AIU asignado bien sea dentro del análisis unitario, al final del presupuesto o no incluir dentro del presupuesto. CALCULAR IVA Habilita una nueva casilla para indicarle al aplicativo el porcentaje de IVA sobre la Utilidad, digitando el numero sin ningún símbolo. PORCENTAJE Se digitan los porcentajes de Administración, Imprevistos y Utilidad para el presupuesto, si se debe aplicar IVA, es obligatorio ingresar un porcentaje de utilidad. 5.2.6 Multiplicador 79 Permite al usuario aplicar un factor multiplicador al presupuesto, el cual no afecta el costo en los analisis de la base de datos, pero si es aplicado para todos los reportes que sean generados para el presupuesto. De esta forma por ejemplo, el usuario podra incrementar o disminuir el costo del supresupuesto dependiendo de las necesidades de ajuste. 5.2.6.1 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Permite guardar los datos ingresados. Genera un reporte resumido del presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. 5.2.6.2 Descripción del multiplicador MULTIPLICADOR Es posible aplicar el factor multiplicador, en forma Simple (aplicado a todas las actividades del presupuesto), por grupos, por proveedores o por insumos. VALOR MULTIPLICADOR El aplicativo se encuentra configurado con el factor 1, pero es posible cambiar este valor por uno superior o inferior dependiendo de la necesidad del usuario. 80 5.2.7 Objetivo Permite al usuario ajustar el presupuesto a un valor preciso, siendo esta una valiosa herramienta tambien permite excluir de las modificaciones a realizar la informacion que se encuentra en el presupuesto, clasificada por Grupo, Proveedor o Insumo en espesifico el cual no se se requiera modificar en el momento del ajuste. 5.2.7.1 Botones de acción La pantalla central está encabezada por los siguientes botones de acción: Permite guardar los datos ingresados. Genera un reporte resumido del presupuesto. Genera un reporte General del presupuesto mostrando los costos de los insumos por cada actividad. Genera un reporte de compras con los insumos del presupuesto. 81 5.2.7.2 Descripción de Objetivo VALOR DEL OBJETIVO En este campo el usuario deberá digitar el valor del costo Total Directo al cual quiere ajustar el presupuesto, si se requiere regresar al valor original se debe digitar el valor cero (0). EXCLUIR Esta casilla que se encuentra en la parte derecha de los diferentes componentes como Grupos, Proveedores e Insumos, permite indicar al aplicativo que al realizar los ajustes en el presupuesto estos no deberán ser modificados. 5.3 Tiempos Esta sección contiene la opción que permitirá crear la programación del presupuesto activo en la Base de Datos 5.3.1 Gantt Siendo la única opción de esta sección al dar clic se desplegara una ventana, la cual permitirá generar la parametrización inicial de la programación, como lo es la cantidad de horas laborales diarias a tener en cuenta, si se desea incluir los sábados y domingos y la fecha Inicial y hora inicial de las actividades. 82 Posteriormente se desplegara una ventana con el listado de las actividades del presupuesto activo. Hay que tener en cuenta que si bien es posible realizar la programación en esta opción solo será posible guardarla en un formato de Project, así en el caso de ser necesario modificarla, se deberá abrir el archivo con Project para su respectiva modificación. 5.3.1.1 Presentación de Gantt En la parte superior de la ventana se muestra la barra de herramientas de Gantt. 5.3.1.2 Botones de acción Permite guardar la programación en un archivo XML de Project. Deshace los cambios efectuados Rehace los cambios efectuados Permite realizar la impresión de la programación Permite exportar la programación en una imagen para ser guardada Permite agregar una nueva actividad al final de la programación Permite agregar una nueva actividad antes de la actividad seleccionada Elimina la actividad seleccionada Permite aumentar el nivel de la actividad dentro de la programación Permite disminuir el nivel de la actividad dentro de la programación Permite vincular tareas Desvincula tareas Dependiendo de la programación mostrara las cantidades de actividad a ejecutar en los meses establecidos. Dependiendo de la programación mostrara los valores de actividad a ejecutar en los meses establecidos. 83 5.3.1.3 Descripción de Gantt Los tiempos de cada actividad se encuentran establecidos según los rendimientos presupuestados. Para indicarle al aplicativo cuando inicia una actividad es posible ubicarnos sobre ella y mover la barra manual mente o en la columna Inicio indicarle la fecha de inicio de la actividad seleccionada, así podremos indicarle las precedencias de cada actividad. 84
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