Manual BAAN Módulo de Compras Televisión Metropolitana, S.A. de C.V. Manual BAAN Módulo de compras Subdirección General de Administración y Finanzas Dirección de Administración Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 1 Manual BAAN Módulo de Compras Contenido 1. Solicitud de compra 1.1. 1.2 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 2. Solicitud de oferta 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18. 2.19. 3. Iniciar convertir solicitud de compra Convertir solicitud de compra Reporte: Solicitud de compra convertida Iniciar solicitud de oferta Buscar solicitud de oferta Abrir solicitud de oferta Cabecera de solicitud de oferta Iniciar proveedor por solicitud de oferta Iniciar oferta de proveedor Abrir línea de oferta de proveedor Precios por línea de oferta de proveedor Iniciar comparar ofertas Buscar solicitud de oferta Seleccionar líneas para comparar Comparar ofertas Seleccionar total de proveedor Iniciar copiar solicitud de oferta Convertir solicitud de oferta Reporte: Solicitudes de oferta copiadas Orden de compra 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 4. Iniciar solicitud de compra Crear solicitud de compra Cabecera de solicitud de compra Iniciar línea de solicitud de compra Crear línea de solicitud de compra Línea de solicitud de compra Listar solicitud de compra Imprimir solicitud de compra Seleccionar dispositivo Reporte: solicitud de compra Presentar solicitud de compra Iniciar aprobación solicitud de compra Aprobar solicitud de compra Iniciar orden de compra Crear orden de compra Cabecera de orden de compra Iniciar línea de orden de compra Crear línea de orden de compra Línea de orden de compra Listar orden de compra Imprimir orden de compra Reporte: Orden de compra Recepción 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Iniciar recepción de orden de compra Recepción de línea de orden de compra Listar facturas de compra Imprimir factura de compra Reporte: Factura de orden de compra Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 2 Manual BAAN Módulo de Compras 1. 1.1. Solicitud de Compra Iniciar solicitud de compra -Procesos de compras -Compras generales -Requisiciones -Solicitudes de compra Sesión Solicitudes de compra (tdpur2501m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 3 Manual BAAN Módulo de Compras 1.2. Crear solicitud de compra En la sesión Solicitudes de compra, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando NUEVO. Sesión de la cabecera de Solicitudes de compra (tdpur2101s000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 4 Manual BAAN Módulo de Compras 1.3. Cabecera de solicitud de compra Sección GENERALES 1 2 3 4 5 6 7 8 Ref. 1 2 4 Campo Solicitante Departamento solicitante Número de solicitud Fecha de solicitud 5 6 7 Referencia A Referencia B Fecha de entrega 8 Departamento aprobador 3 Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Clave del responsable de la solicitud Clave integrada por el centro de costo y la fuente de financiamiento Serie para que el sistema asigne un número a la solicitud de compra El sistema registra automáticamente la fecha y hora de la creación de la solicitud de compra Texto para identificar la solicitud de compra Texto para identificar la solicitud de compra Debe ser igual o anterior a la fecha de entrega que se establezca para cada línea Clave utilizada en departamento solicitante 5 Manual BAAN Módulo de Compras Sección ENTREGA 10 9 Ref. 9 Campo Divisa 10 BOTÓN Texto 1.4. Descripción Indica la moneda que se utilizará para elaborar la solicitud de compra Agrega texto en formato libre Iniciar línea de solicitud de compra En la cabecera de la solicitud de compra, seleccionar el botón LÍNEAS. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 6 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión Líneas de solicitud de compra (tdpur2502m000) 1.5. Crear línea de solicitud de compra En la sesión Líneas de solicitud de compra, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando NUEVO. Sesión Líneas de solicitud de compra (tdpur2102s000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 7 Manual BAAN Módulo de Compras 1.6. Línea de solicitud de compra Sección ARTÍCULO 1 2 3 Ref. 1 Campo Proveedor 2 Artículo 3 Fecha de entrega Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Clave del proveedor correspondiente o clave P00000001 (Proveedor genérico) Clave del artículo correspondiente a la partida presupuestal Con esta fecha se genera el registro en el periodo correspondiente del presupuesto 8 Manual BAAN Módulo de Compras Sección FIJACIÓN DE PRECIOS 9 4 5 6 7 8 Ref. 4 5 Campo Código de IVA Cantidad orden 6 Precio 7 Importe 8 Almacén 9 Botón TEXTO Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Clave correspondiente al impuesto que aplique El primer campo muestra el valor predeterminado de la unidad de medida. El segundo campo requiere el valor correspondiente a la cantidad solicitada Valor correspondiente a costo unitario del producto (sin incluir impuesto o retensión) El campo devuelve el valor resultante de multiplicar la cantidad por el precio Clave correspondiente al almacén en que deba realizarse la entrega Permite capturar información adicional 9 Manual BAAN Módulo de Compras 1.7. Listar solicitud de compra En la sesión Líneas de solicitud de compra, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando LISTAR, opción LISTAR SOLICITUDES DE COMPRA. Sesión Listar solicitudes de compra (tdpur2401m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 10 Manual BAAN Módulo de Compras 1.8. Imprimir solicitud de compra Introducir el número de la solicitud de compra en los campos Número solicitud (1). Seleccionar el botón LISTAR. 1 Seleccionar la opción Solicitud de compra por número de solicitud en el diálogo Seleccionar listado. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 11 Manual BAAN Módulo de Compras 1.9. Seleccionar dispositivo Sesión Seleccionar dispositivo (ttstpslopen) Sección IMPRESORA 1 2 3 Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 12 Manual BAAN Módulo de Compras Ref. 1 Campo Dispositivo 2 Margen 3 Vista preliminar Descripción Las opciones para este campo dependen de la sección que se elija. El la sección IMPRESORA, las opciones disponibles permiten generar el reporte para enviarlo a imprimir. La opción IMPRESORA esta configurada para imprimir en formato horizontal. La opción IMPRESORAV se puede utilizar para formato vertical. Utilizar para agregar un margen distinto al programado, la unidades equivalen en milímetros Esta casilla, si se encuentra marcada, permite mostrar el reporte antes de enviarlo a la impresora. Nota: Para activar los campos MARGEN y VISTA PRELIMINAR se debe usar el la tecla tabulador desde el campo DISPOSITIVO. Sección MOSTRAR 1 Ref. 1 Campo Dispositivo Descripción El la sección MOSTRAR, la opción D permite generar el reporte únicamente para visualizarlo en la pantalla. Sección ARCHIVO 1 Ref. 1 Campo Dispositivo Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción El la sección ARCHIVO, la opción EXCEL permite generar el reporte en formato de Excel. 13 Manual BAAN Módulo de Compras 1.10. Reporte: Solicitud de compra por número de solicitud 2 1 4 9 5 10 3 6 11 7 12 8 13 14 15 16 20 Ref. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Elemento Número consecutivo Texto de referencia A Texto de referencia B Situación o estado Fecha de creación Datos del responsable Centro de costos y fuente de financiamiento Moneda en que fue elaborada Número de línea Partida presupuestal Código y descripción del artículo Fecha de entrega (Indica periodo afectado) Clave y nombre de proveedor Cantidad Precio Unidad de medida Producto resultante de la cantidad por el precio Valor correspondiente a impuesto Suma de elemento 18 y 19 Totales Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 14 17 18 19 Manual BAAN Módulo de Compras 1.11. Presentar Solicitud de Compra En la sesión Líneas de solicitud de compra, seleccionar del menú ESPECÍFICAS, el comando PRESENTAR SOLICITUD. 1.12. Iniciar aprobación de solicitud de compra En la sesión Líneas de solicitud de compra, seleccionar del menú ESPECÍFICAS, el comando APROBAR SOLICITUD. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 15 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión Aprobación de solicitud de comprar (tdpur2106s000) 1.13. Aprobar solicitud de compra Sección Aprobación 1 2 Ref. 1 2 Campo Descripción Estatus aprobación Seleccionar la opción APROBADA actual Tipo de conversión Seleccionar la opción SOLICITUD DE OFERTA *Nota: Utilizar tabulador para activar el campo Tipo de conversión, desde el campo Estatus aprobación actual. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 16 Manual BAAN Módulo de Compras 2. 2.1. Solicitud de oferta Iniciar convertir solicitud de compra -Procesos de compras -Compras generales -Cotizaciones de compra -Convertir líneas de solicitud en SdO/OC Sesión Convertir líneas de solicitud en SdO/OC (tdpur2201m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 17 Manual BAAN Módulo de Compras 2.2. Convertir solicitud de compra Especificar en el campo NÚMERO DE SOLICITUD (1), la solicitud de compra o el rango de solicitudes para convertir en solicitud de oferta o seleccionar el botón SOLICITUDES ESPECÍFICAS (2), para convertir solicitudes que no se encuentren en un rango. Especificar en el campo SOLICITUD OFERTA (3), la serie para que el sistema genere el número de la solicitud de oferta. Seleccionar botón CONTINUAR. 1 2 3 Especificar las solicitudes en la sesión Introducir números específicos de solicitudes de compra (tdpur2800s000), solo cuando se utilice el botón SOLICITUDES ESPECIFICAS (2). El procedimiento anterior puede generar un reporte; para seleccionar el dispositivo de salida, consultar el punto 1.9. Seleccionar dispositivo para reporte. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 18 Manual BAAN Módulo de Compras 2.3. Reporte: Solicitud convertida en solicitud de oferta 1 Ref. 1 2 3 4 2.4. 2 3 Elemento Solicitud de compra convertida Línea de la solicitud de compra convertida Solicitud de oferta en donde se recibió la línea Nueva línea en la solicitud de oferta Iniciar solicitud de oferta -Procesos de compra -Compras generales -Cotizaciones de compra -Solicitudes de oferta Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 19 4 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión Solicitudes de oferta (tdpur1501m000) 2.5. Buscar solicitud de oferta En la sesión Solicitudes de oferta, seleccionar del menú EDITAR, el comando BUSCAR. Especificar la solicitud de compra en el diálogo Solicitudes de oferta. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 20 Manual BAAN Módulo de Compras 2.6. Abrir solicitud de oferta En la sesión Solicitudes de oferta, marcar la solicitud de oferta, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando ABRIR. Sesión de la cabecera de Solicitudes de oferta (tdpur1101s000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 21 Manual BAAN Módulo de Compras 2.7. Cabecera de solicitud de oferta Sección CABECERA 1 Ref. 1 Campo Comprador Descripción Seleccionar la clave del empleado correspondiente Sección VALORES 2 3 Ref. 2 Campo Tipo de orden 3 Conjunto criterios Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Seleccionar la clave correspondiente a la modalidad de adjudicación Seleccionar la única opción 22 Manual BAAN Módulo de Compras 2.8. Iniciar proveedor por solicitud de oferta En la sesión Solicitudes de oferta, seleccionar el botón PROVEEDORES POR SOLICITUD DE OFERTA 1 Sesión Proveedores por solicitud de oferta (tdpur1505m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 23 Manual BAAN Módulo de Compras 2.9. Iniciar oferta de proveedor En la sesión Proveedores por solicitud de oferta, seleccionar del menú ESPECÍFICAS, el comando OFERTA DE PROVEEDORES. Sesión Oferta de Proveedores (tdpur1506m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 24 Manual BAAN Módulo de Compras 2.10. Abrir línea de oferta de proveedor En la sesión Oferta de Proveedores, marcar la línea de la solicitud de oferta, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando ABRIR. Sesión línea de las Ofertas de Proveedores (tdpur1106s000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 25 Manual BAAN Módulo de Compras 2.11. Precios por línea de oferta de proveedor Sección DATOS DE PRECIOS Y DESCUENTOS 1 2 Ref. 1 Campo Ctd. pedida 2 Precio Descripción El sistema devuelve los valores capturados en los campos Cantidad orden de la línea de la solicitud de compra El sistema puede devolver el precio predeterminado o se puede introducir el valor correspondiente Diálogo Ofertas de proveedores (tdpcg00007) Nota: El diálogo Ofertas de proveedores se activa utilizando el tabulador desde el campo Cantidad pedida. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 26 Manual BAAN Módulo de Compras Diálogo Fecha de caducidad para solicitud de oferta devuelta. 3 Ref. 3 Campo Fecha de caducidad de solicitud de oferta devuelta Descripción Capturar la fecha y hora para indicar la vigencia de la oferta del proveedor. Este valor debe ser posterior al momento en que se realice la conversión a orden de compra. Nota: Se activa utilizando el tabulador en el campo Precio y únicamente después de introducir el primer precio. 2.12. Iniciar comparar ofertas -Procesos de compra -Compras generales -Cotizaciones de compra -Comparar ofertas Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 27 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión Comparar ofertas (tdpur1110m000) 2.13. Buscar solicitud de oferta En la sesión Comparar ofertas, seleccionar del menú EDITAR, el comando BUSCAR. Especificar solicitud de oferta en diálogo Comparar ofertas. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 28 Manual BAAN Módulo de Compras 2.14. Seleccionar líneas para comparar En la sesión Comparar ofertas, seleccionar del menú ESPECÍFICAS, el comando SELECCIONAR TODOS LOS REGISTROS. 2.15. Comparar ofertas En la sesión Comparar ofertas, seleccionar del menú ESPECÍFICAS, el comando TOTALES POR PROVEEDOR. Sesión Totales por proveedor (tdpur1805m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 29 Manual BAAN Módulo de Compras 2.16. Seleccionar total de proveedor En la sesión Totales por proveedor, seleccionar del campo COPIAR, la opción COPIAR A ORDEN. 2.17. Iniciar copiar solicitud de oferta -Procesos de compra -Compras generales -Cotizaciones de compra -Copiar líneas de solicitudes de oferta a contratos/órdenes Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 30 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión Copiar líneas de solicitudes de oferta a contratos/órdenes (tdpur1202m000) 2.18. Convertir solicitud de oferta Especificar en el campo SOLICITUD DE OFERTA (1), la solicitud de oferta o el rango de solicitudes para convertir en orden de compra. Especificar en el campo SERIE ORDEN DE COMPRA (2), la serie para que el sistema genere el número de la orden de compra. Seleccionar botón COPIAR. 1 2 El procedimiento anterior puede generar un reporte; para seleccionar el dispositivo de salida, consultar el punto 1.9. Seleccionar dispositivo para reporte. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 31 Manual BAAN Módulo de Compras 2.19. 1 Ref. 1 2 3 4 Reporte: Solicitudes de oferta copiadas 2 3 4 Elemento Solicitud de oferta convertida Línea de la solicitud de oferta convertida Orden de compra en donde se recibió la línea Nueva línea en la orden de compra Nota: Cerrar ventanas de sesión Mantener cuentas para artículo tipo costo (tdpur9199s000). Aparece una ventana por cada línea de solicitud de oferta convertida en línea de orden de compra. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 32 Manual BAAN Módulo de Compras 3. 3.1. Orden de compra Iniciar orden de compra -Procesos de compras -Compras generales -Compras/Dev. de Compras -Órdenes de compra Sesión Órdenes de compra (tdpur4500m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 33 Manual BAAN Módulo de Compras 3.2. Crear orden de compra En la sesión Órdenes de compra, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando NUEVO. Sesión Cabeceras de órdenes de compra (tdpur410s000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 34 Manual BAAN Módulo de Compras 3.3. Cabecera de orden de compra Sección GENERALES 1 2 3 4 10 5 6 11 7 12 13 8 9 13 Ref. 1 2 Campo Proveedor Expedidor 3 4 Departamento de compras Tipo (de orden) 5 Número (de orden) 6 7 8 Fecha de creación de orden Comprador Referencia A 9 Referencia B 10 Fecha de entrega Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Clave del proveedor correspondiente El sistema actualiza este campo después de capturar el campo Proveedor Clave integrada por el centro de costo y la fuente de financiamiento Clave correspondiente a la modalidad de adjudicación Serie para que el sistema asigne un número a la orden de compra El sistema registra automáticamente la fecha y hora de la creación de la orden de compra Clave del empleado correspondiente Texto para identificar la solicitud de compra (Descripción del objeto) Texto para identificar la solicitud de compra (Número de contrato o pedido) Debe ser Igual o anterior a la fecha de entrega que se establezca para cada línea 35 Manual BAAN Módulo de Compras Ref. 11 Campo Almacén 12 Condiciones de entrega Botón TEXTO 13 Descripción Clave del almacén correspondiente en que deban realizarse la entrega Seleccionar clave correspondiente Permite capturar la información adicional en la cabecera o al pie de la orden Sección FACTURACIÓN 14 Ref. 14 Campo Tipo de cambio de divisa de compra Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Tipo de cambio utilizado en las contrataciones en dólares 36 Manual BAAN Módulo de Compras Sección MODIFICACIONES 15 Ref. 15 3.4. Campo Motivo de cambio Descripción Clave para indicar modificaciones al compromiso Iniciar línea de orden de compra En la cabecera de la solicitud de compra, seleccionar el botón LÍNEAS. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 37 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión Líneas de órdenes de compra (tdpur4501m000) 3.5. Crear línea de orden de compra En la sesión Líneas de orden de compra, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando NUEVO. Sesión Líneas de orden de compra Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 38 Manual BAAN Módulo de Compras 3.6. Línea de orden de compra Sección GENERALES 1 2 3 4 Ref. 1 Campo Artículo 2 Cantidad orden 3 Precio 4 Importe Descripción Clave del artículo correspondiente a la partida presupuestal El primer campo muestra el valor predeterminado de la unidad de medida. El segundo campo requiere el valor correspondiente a la cantidad solicitada Valor correspondiente a costo unitario del producto (sin incluir impuesto o retensión) El campo devuelve el valor resultante de multiplicar la cantidad por el precio Sección ENVÍOS 5 Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 39 Manual BAAN Módulo de Compras Ref. 5 Campo Fecha de entrega Descripción Con esta fecha se genera el registro en el periodo correspondiente del presupuesto Sección FACTURACIÓN 7 6 Ref. 6 7 3.7. Campo Código de IVA Botón TEXTO Descripción Clave correspondiente al impuesto que aplique Permite capturar información adicional Listar orden de compra Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 40 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión listar órdenes de compra (tdpur4401m000) 3.8. Imprimir orden de compra Introducir el número de la orden de compra en los campos Orden de compra (1). Seleccionar el botón LISTAR. 1 Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 41 Manual BAAN Módulo de Compras El procedimiento anterior puede generar un reporte; para seleccionar el dispositivo de salida, consultar el punto 1.9. Seleccionar dispositivo para reporte. 3.9. Reporte: Orden de compra 1 3 4 2 5 6 7 8 9 11 17 13 19 12 15 14 16 21 22 23 27 26 28 Ref. 1 2 3 4 5 6 7 20 18 29 Elemento Número de orden Centro de costos y fuente de financiamiento Clave de la modalidad de adjudicación Fecha de creación Texto de la referencia A Texto de la referencia B Razón social del proveedor Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 42 24 25 10 Manual BAAN Módulo de Compras Ref. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Elemento Clave del proveedor Grupo contable del proveedor Moneda Texto de cabecera Número de línea Clave y descripción del artículo Solicitud de compra y línea precedente Solicitud de oferta y línea precedente Centro de costos y fuente de financiamiento Fecha de entrega (Indica periodo afectado) Partida presupuestal Cantidad solicitada Unidad de medida Precio unitario Producto del UM por PU Impuesto Importe total Texto de línea Texto de píe de página Totales Dato capturado en campo SOLICITANTE Dato capturado en campo COMPRADOR Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 43 Manual BAAN Módulo de Compras 4. 4.1. Recepción Iniciar recepción de orden de compra En la sesión Líneas de órdenes de compra, marcar una línea, seleccionar del menú ESPECÍFICAS, el comando RECEPCIONES. Sesión Recepciones de órdenes de compra (tdpur4501m300) 4.2. Recepción de línea de orden de compra En la sesión Recepciones de órdenes de compra, marcar la línea de la orden a recibir, seleccionar del menú ARCHIVO, el comando ABRIR. Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 44 Manual BAAN Módulo de Compras Sesión por línea de Recepción de órdenes de compra (tdpur4101s300) 6 1 2 4 5 3 Ref. 1 2 3 4 5 6 Campo Cantidad de nota de entrada Cantidad recibida Retro-orden Fecha planificada de entrega Fecha real de entrega Botón GUARDAR Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) Descripción Cantidad a recibir Cantidad a recibir El sistema calcula el saldo de la cantidad solicitada menos la cantidad recibida Valor capturado como fecha de entrega (Indica periodo afectado) Fecha del momento en que se realiza la reopción. Esta fecha debe ser igual o posterior a la fecha planificada de entrega Seleccionar guardar para proceder con la recepción 45 Manual BAAN Módulo de Compras 4.3. Listar facturas de compra -Procesos de compras -Compras generales -Compras/Dev. de Compras -Listar facturas de compra Sesión Listar facturas de compra (tdpur4404m000) Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 46 Manual BAAN Módulo de Compras 4.4. Imprimir factura de compra Especificar en el campo ORDEN DE COMPRA (1), la orden o el rango de órdenes para facturar. 1 4.5. Reporte: Factura de orden de compra 1 3 2 Ref. 1 2 3 Elemento Número de factura Número de línea y de secuencia Importes recibidos Manual Módulo Compras (Versión 2010.1) 47
© Copyright 2025