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GESTIÓN DE PROYECTOS INCLUYENDO HERRAMIENTAS WEB 2.0 COMO
APOYO EN LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO EN LOS PROCESOS DE
EJECUCIÓN1
Juan Manuel Molineros2, Luis Miguel Muñoz3, Jorge Alberto Parra4
Resumen
El presente capitulo muestra las diferentes herramientas web 2.0 que permitirán mejorar la
comunicación en proyectos durante los procesos de ejecución, uno de los principales factores de éxito
en los proyectos radica en definir una buena estrategia de comunicación que sea eficiente y eficaz,
según investigaciones realizadas por el PMI5 los gerentes de proyecto dedican entre el 75% y 90% del
tiempo en comunicación. El propósito de esta investigación se centra en poder revisar, identificar y
proponer un mapa de procesos articulado con las herramientas web 2.0 que permitirán mejorar la
comunicación en proyectos durante los procesos de ejecución.
La investigación se centró en un enfoque de estudio cualitativo realizando recolección de información
proveniente de fuentes académicas y empresariales efectuando un análisis histórico del uso de
herramientas Web 2.0 que permitan gestionar las comunicaciones en proyectos durante la fase de
ejecución. Para dar cumplimiento a los objetivos del proyecto fue necesario hacer uso de los tipos de
estudio Descriptivo – Propositivo con el fin de realizar una revisión teórica de la literatura especializada
en herramientas web 2.0 para posteriormente proponer un mapa de procesos articulado con aquellas
herramientas que apoyan la comunicación durante el proceso de ejecución.
Palabras claves. PMI, Web 2.0, comunicación, proyectos, procesos
1
Esta investigación hace parte del trabajo de investigación de Juan Manuel Molineros, Luis Miguel Muñoz y
Jorge Alberto Parra para optar al título de Especialistas en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad
San Buenaventura Cali.
2
Candidato a Especialista en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad San Buenaventura Cali,
Ingeniero de Sistemas de la Universidad San Buenaventura Cali.
3
Candidato a Especialista en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad San Buenaventura Cali,
Ingeniero de Sistemas de la Universidad San Buenaventura Cali.
4
Candidato a Especialista en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad San Buenaventura Cali,
Ingeniero de Sistemas y Telemático de la Universidad Santiago de Cali.
5®
“PMI,” “PMP” and “PMI CAREER HEADQUARTERS” are marks of Project Management Institute, Inc.
1. Introducción
1.1. Necesidad
Con el fin de encontrar herramientas de la Web 2.0 que sirvan de apoyo en la comunicación y
permitirán mejorar esta en los proyectos durante los procesos de ejecución, se realizó la tarea de
evaluar cada uno de estos procesos, y así poder determinar cuáles de dichas herramientas podrían
satisfacer el cumplimiento de la forma más aproximada a las técnicas mencionadas en cada uno de
los procesos.
“La Web 2.0 ha revolucionado la forma en que las personas se comunican y ha dado vida a muchas
herramientas clasificadas como 2.0, en el 2004 O’Reilly” [1] comenzó con una sesión de 'brainstorming'
realizada entre O'Reilly y MediaLive Internacional donde se observó que la web estaba sufriendo un
renacimiento y comenzaba a ser más importante que nunca, con multitud de nuevas aplicaciones y
sitios web que aparecían con mayor regularidad.
El concepto de Web 2.0 se podría definir como un conjunto de recursos humanos, tecnológicos y de
negocios que interactúan entre sí para crear y brindar una comunicación más clara y mejora continua
por parte de las personas, el hecho que la información está disponible siempre en cualquier parte del
mundo facilita la expresión de opiniones, conocimiento, ideas y contenidos, teniendo en cuenta esta
definición es necesario ver que está pasando en los proyectos actualmente.
En la actualidad uno de los principales factores de éxito en los proyectos radica en la comunicación,
el PMI®6 indica que “entre el 75% y el 90% del tiempo hay que dedicarlo a comunicar”. Es decir, casi
todo el tiempo se están redactando e-mails, informes y otros documentos permitiendo distribuir y
almacenar dicha documentación. Pero hay que tener en cuenta que la comunicación no es sólo por
escrito, el mayor porcentaje del tiempo se invierte en llamadas, chats, videoconferencias,
presentaciones, reuniones con el equipo, con el cliente, con los jefes y resto de interesados, la
comunicación debe estar centrada en orientar a los miembro del equipo y darle feedback.
1.2. Web 2.0.
El término fue utilizado por primera vez por Darcy DiNucci en 1999 en uno de sus artículos, aunque
no fue hasta 2004 cuando Tim O'Reilly lo hizo popular. El término acuñado por Darcy DiNucci fue
popularizado Dale Dougherty de O'Reilly Media en una tormenta de ideas con Craig Cline de
MediaLive para desarrollar ideas para una conferencia. Dougherty sugirió que la web estaba en un
renacimiento, con reglas que cambiaban y modelos de negocio que evolucionaban. Dougherty puso
ejemplos — "DoubleClick era la Web 1.0; AdSense es la Web 2.0. Ofoto es Web 1.0; Flickres Web
2.0." — en vez de definiciones, y reclutó a John Battelle para dar una perspectiva empresarial, y
O'Reilly Media, Battelle, y MediaLive lanzó su primera conferencia sobre la Web 2.0 en octubre de
2004. La segunda conferencia se celebró en octubre de 2005.
6®
“PMI,” “PMP” and “PMI CAREER HEADQUARTERS” are marks of Project Management Institute, Inc.
En 2005, Tim O'Reilly definió el concepto de Web 2.0. Un mapa mental elaborado por Markus
Angermeier resume la relación del término Web 2.0 con otros conceptos.
En su conferencia, O'Reilly, Battelle y Edouard resumieron los principios clave que creen que
caracterizan a las aplicaciones Web 2.0: la comunidad como plataforma; efectos de red conducidos
por una "arquitectura de participación"; innovación y desarrolladores independientes; pequeños
modelos de negocio capaces de redifundir servicios y contenidos; el perpetuo beta; software por
encima de un solo aparato.
En general, cuando mencionamos el término Web 2.0 nos referimos a una serie de aplicaciones y
páginas de Internet que utilizan la inteligencia colectiva (concepto de software social) para
proporcionar servicios interactivos en red.
A la Web 2.0 hay que verla no sólo como un fenómeno social, sino también como la transición que dio
Internet con el objetivo de volverse más cercano a los que estaban del otro lado de la pantalla. Su
objetivo principal fue centrar la producción en función del usuario final, contando incluso con su
participación activa en el proceso. Hablamos de pensar contenidos, desarrollos y aplicaciones que
satisficieran las necesidades de la población.
El gran cambio que la Web 2.0 impuso fue un nuevo modelo de circulación de la información que entró
a cuestionar la antigua jerarquía de emisor – receptor. De este modo, el usuario empezó a tener cada
vez más influencia sobre los contenidos que estaba habituado a recibir pasivamente sin posibilidad de
realimentarlos, volviéndose así un eslabón activo e imprescindible en el tráfico dinámico de dicha
información. En palabras de Jean-Francois Fogel, el usuario se volvió “el creador de la conciencia
colectiva al comportarse no como receptor sino como emisor de contenidos”.
Este cambio en el esquema halló su ejemplo más puntual cuando, en el marco de la Web 2.0,
aparecieron canales de comunicación cuyo mayor atractivo era la vida misma de los usuarios, quienes
al compartir su día a día estaban a la vez creando contenidos que otros usuarios querían consumir.
Esta dinámica empezó a alimentar la idea de lo que hoy se ha denominado redes sociales, canales
Web donde la información la construyen las mismas personas que hacen parte ellos. [4]
1.3. Empresa 2.0
De acuerdo con (Navajo, 2012), el primero en utilizar el término Organización 2.0 o Empresa 2.0 fue
el profesor de Harvard Business School Andrew McAfee. Se les llama Empresa 2.0 a las empresas u
organizaciones que utilizan las tecnologías de la Web 2.0 con el propósito de compartir el conocimiento
y la colaboración entre sus empleados, tener un contacto más cercano y directo con proveedores,
otras empresas y con los clientes para conocer sus necesidades, así como para crear una imagen de
transparencia con el objetivo de aumentar el nivel de confianza para su negocio (Mcafee, 2009)
(Mcafee, 2009a).
La empresa 2.0 está dirigida a los empleados, miembros, usuarios y clientes, donde se fomenta el uso
de herramientas Web sociales, tanto a nivel interno como en sus relaciones externas, dentro del ámbito
de desempeño o sector en el que se desenvuelven (Navajo, 2012) (Díaz et al., 2012). [5]
1.3.1. Características Empresas 2.0
Las empresas 2.0 ven su modelo de negocio, operaciones internas, jerarquía, relación con
trabajadores y clientes y, orientación al mercado de una forma diferente. Andrew McAfee, define las
características de las empresas 2.0 con el acrónimo SLATES (Mcafee, 2009) (Mcafee, 2009a):






Search (Buscadores): son los individuos que buscan y encuentran lo que necesitan para su
actividad laboral navegando por los contenidos de sus Intranets corporativas.
Links (enlaces): Las búsquedas ya no es mediante secuencia de principio a fin, sino de un
recurso a otro.
Authoring (Autoría): Todas las personas pueden crear contenidos, siempre que sean útiles
para los demás.
Tag (Etiquetas): La experiencia de quien usa los sistemas de información se ve enriquecida
por los Tag. Son los usuarios quienes ponen etiquetas al contenido.
Extensions (Extensiones): La búsqueda de contenido de importancia se realiza extendiendo
las conexiones de un punto de origen. Las redes son la forma en que se organiza el
conocimiento.
Signals (Señales): Forma de saber que algo relevante ha sucedido. No podemos perseguir
todo aquello que nos interesa. Necesitamos recibir señales cuando algo cambia en un área
de interés. Son las tecnologías RSS, la gran fuente de conocimiento asociada a la empresa
2.0. [5]
1.3.2. Tipos de empresa 2.0
Para adaptarse al nuevo entorno de la Web 2.0, las empresas deben incorporar los medios y redes
sociales en sus procesos diarios de forma que desarrollen un espacio seguro para sus empleados o
equipos de proyecto, para experimentar e integrarlos en las actividades de marketing, planeación,
ejecución, control y seguimiento y otras actividades relacionadas con los sistemas empresariales de
la compañía. En función de cómo se adapten y del uso que hagan de los medios y redes sociales, se
pueden diferenciar tres tipos de modelos, los cuales siguen las empresas acorde con los estudios
realizados por Forrester, donde se indica que según los medios y redes sociales que usan, se
organizan respecto a su desempeño (Castro, 2012) (Guzmán, 2012). [6]
1.3.2.1. Modelo distribuido
Cada unidad, departamento, empleado o miembro del equipo de proyecto, puede sacar adelante su
espacio de participación propio (blog, red, Wiki), sin ningún tipo de centralización. Forrester denomina
este modelo “The Tire” ya que se origina en el exterior de la compañía. Algunas de sus características
son:




Los proyectos en medios sociales pertenecen a grupos o departamentos con funciones muy
específicas.
Existe muy poca o ninguna coordinación funcional entre los diferentes proyectos.
Cada proyecto tiene sus propios objetivos empresariales.
Se miden los resultados e impacto de cada proyecto con métricas. [6]
1.3.2.2. Modelo centralizado
Sigue un esquema en el cual hay un equipo en la empresa que es responsable de controlar y ejecutar
todo lo que tiene que ver con las herramientas de participación. Normalmente se ubica en los
departamentos de Comunicación Corporativa o Marketing. Sus características son:




El objetivo global es aprender de los proyectos en medios sociales.
Escuchar activamente y aprender de las conversaciones que se susciten.
Concebir los proyectos como experimentos sin diferencias entre departamentos o funciones.
No se condicionan por la obtención de resultados predefinidos. [6]
1.3.2.3. Modelo cruzado funcional
Las personas implicadas en el lanzamiento y desarrollo de los blogs, redes y demás herramientas
interactivas están dentro de la empresa en diferentes departamentos, y para el control se forma un
grupo responsable formado por representantes de esos departamentos. Sus características:







Se cuenta con un equipo y líderes específicos dedicados a coordinar y gestionar los diferentes
proyectos de medios sociales que se desarrollan en todos los departamentos.
Este equipo específico desarrolla políticas y guías para el uso de los medios sociales.
Alinean a ejecutivos, responsables y otros evangelistas, incluidos expertos externos, para
promocionar e impulsar sus proyectos.
Comparten las mejores prácticas y lecciones aprendidas en los distintos proyectos de la
organización.
Las tecnologías de medios sociales están integradas estrechamente en la forma de trabajar y
aprender.
Los proyectos abarcan normalmente a varias funciones y departamentos.
Se cuenta con equipos de expertos dedicados a investigar tendencias en medios sociales que
puedan aplicarse a la estrategia o cultura corporativa. [6]
1.4. Herramientas Web 2.0
1.4.1.1. Herramientas Colaborativas con Servicios Web 2.0
Las herramientas colaborativas son un conjunto de aplicaciones que integran el trabajo en un sólo
proyecto, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo,
conectadas a través de una red (internet o intranet). Algunos beneficios que nos brindan las
herramientas colaborativas para el trabajo en proyectos es que tienen embebidos un conjunto de
servicios Web 2.0, facilitando la cooperación dentr de una organización y la ayuda a las personas a
comunicarse y colaborar en proyectos comunes. Coordina gente y procesos y puede ayudar a definir
el flujo de documentos que definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto. También
proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, de una manera más óptima.
Estas herramientas colaborativas con servicios Web 2.0 son aquellas que brindan un mayor soporte
en la comunicación del equipo en cuanto a la dirección y gestión de la integración del proyecto, dado
a que permiten mantener una visión en tiempo real del estado de los proyectos, gestionar los recursos
del proyecto y tareas, mantener canales de comunicación que generan comunicación rápida entre los
integrantes del equipo y la gerencia, mantener un repositorio donde se pueden almacenar los
entregables y a su vez desarrollarlos de manera colaborativa y mediante un control de versiones.
Algunas de estas son: Zoho, RedBooth, Basecamp, ActiveCollab, Zyncro.
1.4.1.2. Redes Sociales
Las redes sociales son estructuras de personas relacionadas entre sí. Los diferentes tipos de relación
entre las personas definen el carácter de la red social. Así, hay redes sociales de amistad, familiares,
profesionales, e incluso redes sociales que incluyen todos estos aspectos. Las redes sociales permiten
mantener contacto con las personas conocidas, pero a su vez, establecer nuevos contactos a través
de ellas, y sus grupos de contactos. En el ámbito de Internet, las redes sociales suelen incorporar
multitud de funcionalidades que complementan a la básica de mantener el contacto con las personas
elegidas, como pueden ser integración con otros servicios de Internet, los grupos de fans, o servicios
relacionados con la especialización de la red social como pueden ser redes especializadas en el sector
editorial, de empleo, de lectores, etc. [13]
Algunas de estas son: Facebook, LinkedIn.
1.4.1.3. Servicio de alojamiento de archivos, servicio de almacenamiento de archivos online,
o centro de medios online
Es un servicio de alojamiento de Internet diseñado específicamente para alojar contenido estático,
mayormente archivos grandes que no son páginas web. En general estos servicios permiten acceso
web y FTP. Pueden estar optimizados para servir a muchos usuarios (como se indica con el término
"alojamiento") o estar optimizados para el almacenamiento de usuario único (como se indica con el
término "almacenamiento"). Algunos servicios relacionados son el alojamiento de videos, alojamiento
de imágenes, el almacenamiento virtual y el copiado de seguridad remoto. [15]
Algunos de estos servicios son: Dropbox, Skydrive, GoogleDocs, SugarSync, entre otros.
1.4.1.4. WIKIS
Un/una wiki (wiki significa "rápido" en hawaiano) es un sitio web colaborativo llevado adelante por el
perpetuo trabajo colectivo de muchos autores. En estructura y lógica es similar a un blog, pero en este
caso cualquier persona puede editar sus contenidos, aunque hayan sido creados por otra. Permite ver
todos los borradores o modificaciones del texto hasta tener la versión definitiva. El término wiki se
refiere tanto al sitio web como al software usado para crear y mantener el sitio. El primer wiki lo creó
Ward Cunnigham en 1995. El mejor ejemplo de wiki es la famosa enciclopedia GNU Wikipedia. [12]
Algunas de estas son: MediaWiki, DokuWiki, PhpWiki.
1.4.1.5. Herramientas de productividad en la web
Las herramientas de productividad contribuyen a mejorar los procesos aumentando la productividad,
automatizando tareas, reduciendo la cantidad de trabajo repetitivo, entre otras. Este tipo de
herramientas permiten a uno o varios usuarios realizar diferentes trabajos al mismo tiempo. Entre sus
utilidades se encuentran diferentes herramientas entre las que tenemos Procesadores de texto, Hojas
de Cálculo, Bases de Datos, Herramientas de comunicación.
Un ejemplo de estas herramientas es Google Apps el cual es un servicio de Google que cuenta con
varias aplicaciones web con funciones similares a las suites informáticas tradicionales: Gmail: Correo
Electrónico, Calendar: Agenda y calendario, Drive: Servicio de alojamiento de archivos, Docs:
Software ofimático en línea, Hangouts: Mensajería instantánea, video conferencias, compartir
pantallas, entre otras.
1.4.1.6. Blog
Un blog (o weblog) es una web con el contenido agrupado en posts (artículos) y organizado de manera
cronológica. Aunque la mayoría de los blogs son creados y gestionados, a nivel individual, también
existen blogs de grupo (con varios autores), así como blogs corporativos.
Los blogs son fácilmente ‘vinculables’ (links) con otros blogs para crear comunidades, formando lo que
se llama la blogosfera. Al igual que otras tecnologías Web 2.0, para la creación, edición y
mantenimiento de un blog, no es necesario el conocimiento técnico, lo que facilita su rápida adopción
y uso. Una de las limitaciones de los blogs es que se organizan de manera cronológica y no por
contenido, si bien existen opciones como las etiquetas que pueden facilitar la clasificación y acceso
por palabras clave a los artículos publicados en éstos.
Diferentes autores han estudiado el uso y aplicación de estas herramientas. Blood (2002) definió los
blogs como ‘un diario online en el que se publican contenidos en una secuencia inversa’, Lipton (2002)
señaló que un weblog no es más que un sitio web organizado temporalmente y Hourihan (2002)
destacó que todos los blogs comparten un mismo formato o estructura de los contenidos. Los equipos
y grupos pueden crear blogs para compartir información, combinándolos con prestaciones de
sindicación de contenidos a través de RSS para poder acceder a su información. [8]
1.4.1.7. Sistema de Gestión de Aprendizaje
Es una herramienta que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formación
o aprendizaje de una institución u organización.
Las principales funciones del sistema de gestión de aprendizaje son: actividades de formación,
controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje, realizar evaluaciones, generar informes,
gestionar servicios de comunicación como foros de discusión, videoconferencias, entre otros.
La mayoría de los sistemas de gestión de aprendizaje funcionan con tecnología web.
Algunas de las herramientas más usadas: Moodle, eCollege, Saba Learning, Dokeos,
1.4.1.8. Mensajería Instantánea
La mensajería instantánea (conocida también en inglés como IM) es una forma de comunicación en
tiempo real entre dos o más personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos
conectados a una red como Internet. De esta forma, requiere el uso de un cliente de mensajería
instantánea que realiza el servicio, sin embargo, se diferencia del correo electrónico en que las
conversaciones se realizan en tiempo real, para realizar la participación de los interesados del proyecto
se recomiendan las siguientes herramientas:
Algunas de estas son: Skype, Hangouts.
1.5. Cuadro Técnico de Herramientas Web 2.0
Tabla 1. Cuadro Técnico de Herramientas Web 2.0.
CANALES
USO
PUBLICO
Blogs
Almacena contenidos de
una persona, de una
General
marca o de un grupo de
autores
Wikipedia
Cumple la función de
General
enciclopedia
Podcast
Proporciona
archivos
multimedia (audio y General
video) descargables
Facebook
Twitter
Da la posibilidad de estar
conectados con las
personas para establecer
General
diálogos
dinámicos,
desde cualquier lugar en
tiempo real.
Publico crítico,
Permite
compartir
profesional
y
comentarios en un
con un alto
máximo
de
140
conocimiento
caracteres (microbloggin)
digital
YouTube
Permite subir y compartir
videos por parte de los General
usuarios registrados.
Flickr
General, pero
Permite subir y compartir se especializa
fotos.(recientemente
más
en
también videos)
fotógrafos
profesionales
LinkedIn
Enfocado a los negocios Empresas
y
y perfiles profesionales profesionales
CARACTERÍSTICAS
Permite compartir contenidos en profundidad
Se
actualiza
con
regularidad
Su
creación
es
completamente
gratuita
Algunos de los sitios más populares para crear y
administrar un blog son: blogger, worpress y tumblr.
Pueden ser editados y enriquecidos por los mismos
usuarios
que
los
leen.
Se pueden crear wikis y especializados
Permiten escuchar o ver con posterioridad y las veces
que se quiera contenidos como conversatorios,
programas
radiales
o
clases
virtuales.
Se descargan en computadores, celulares,
reproductores de música, iPods y Similares
Canal gratuito donde cualquier persona con correo
electrónico
puede
tener
acceso.
Alberga todo tipo de públicos y edades y ´por ello se ha
convertido en el lugar donde las grandes marcas están
centrando
sus
estrategias
de
mercadeo.
Permite alojar textos, fotos y videos.
Se basa en el principio de la inmediatez. La información
compartida
debe
ser
actual.
Permite establecer conversaciones cercanas entre
usuarios, por eso las marcas y organizaciones están
generando fuertes relaciones con los usuarios.
Cualquier persona con acceso a internet tiene la
posibilidad de ver los videos que otros suben.
Creó una nueva manera de relacionarse en la red, tanto
entre las otras personas, comunidades y empresas
Su acceso es gratuito bajo un límite de almacenamiento
de
100MB
al
mes.
Permite el uso de tags que son palabras para categorizar
y organizar las fotos y ser encontradas en las búsquedas
públicas.
Las fotos se pueden exportar a blogs y sitios personales
e incluso a otras redes sociales como Facebook y
Twitter.
Se puede crear un perfil y alimentarlo con información
personal
pero
sobre
todo
profesional.
Se puede recomendar y ser recomendado por antiguas
empresas
o
compañeros
de
trabajo.
Permite conseguir empleo e identificar perfiles para
contratar.
Foursquare
Está basado en la idea de
la geo localización, es
decir, en compartir con
otros el lugar físico en el
cual se encuentra el
usuario
Permite registrar el ligar donde se encuentra el usuario.
General,
Permite compartir recomendaciones y opiniones acerca
usuarios
con de
los
lugares
que
se
visitan.
teléfonos
Esta red se puede conectar con los perfiles de Facebook
móviles
y
Twitter.
inteligentes
Las marcas lo están aprovechando para fidelizar a sus
clientes
Fuente: ([4] Cadena, 2010)
1.6. Encuesta sobre el uso de herramientas Web 2.0
Tabla 2. Encuesta sobre el uso de herramientas Web 2.0.
MUESTRA
USO FRECUENTE
PLANEA USARLAS
NO SE USA/NO
PLANEA USARLA
Facebook
818
45%
17%
38%
Mensajería Instantanea
807
44%
12%
44%
Twitter
816
44%
18%
39%
Blogs
823
38%
29%
32%
RSS Feeds
794
37%
24%
39%
YouTube
804
36%
18%
46%
Redes Internas
803
31%
30%
39%
Wikis
788
26%
19%
55%
PodCasts
792
24%
24%
52%
Otras
251
12%
7%
81%
HERRAMIENTA
Fuente: ([14] Costa, 2010)
2. Marco Legal
El uso herramientas de la Web 2.0 donde existe un intercambio de información constante permite tener
como base la Ley de TIC que constituye el reconocimiento por parte del Estado que la promoción del
acceso, uso y apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones, el despliegue y
uso eficiente de la infraestructura, el desarrollo de contenidos y aplicaciones, la protección a los
usuarios, la formación de talento humano en estas tecnologías y su carácter transversal son pilares
para la consolidación de las sociedades de la información y del conocimiento e impactan en el
mejoramiento de la inclusión social y de la competitividad del país.
Con base a esta información se ilustra el marco de referencia del entorno jurídico de los servicios de
tecnologías en Colombia:
Constitución Política de Colombia
Ley estatutaria No. 1581 del 17 de octubre de 2012
Circular 05 del 9 de octubre de 2001 Dirección Nacional de Derecho de Autor DNDA
Ley 23 del 28 de enero de 1982
Artículo 3 de la Decisión Andina 351 de 1993
3. Metodología
El enfoque de la investigación se centró en un estudio cualitativo realizando recolección de información
proveniente de fuentes académicas y empresariales efectuando un análisis histórico del uso de
herramientas web 2.0 que permitan gestionar las comunicaciones en proyectos durante la fase de
ejecución, el tipo de estudio empleado fue Descriptivo y Propositivo ya que se analizaron las
herramientas que hacen parte de la web 2.0 y con base en esta información se identifican las más
usadas y se postulan para ser utilizadas en 8 procesos de la fase de ejecución logrando construir un
mapa de procesos articulado con aquellas herramientas web 2.0 que apoyan la comunicación durante
el proceso de ejecución.
4. Resultados
4.1. Convenciones
Entradas
Salida
PMI
Herramientas
y Técnicas
Convenciones
INVESTIGACIÓN
Comunicación
Altamente Recomendada
Medianamente Recomendada
Baja Recomendación
4.2. Gestión de la Integración del Proyecto
4.2.1.
Dirigir y gestionar la integración del proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados
para alcanzar los objetivos del proyecto. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son:
Herramientas colaborativas con servicios Web 2.0, Redes Sociales y servicios de alojamiento
de archivos (La definición de estas herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4.
Herramientas Web 2.0).
Entradas




Herramientas y Técnicas
Salidas
Plan para la Dirección del
Proyecto
Solicitudes de Cambio
Aprobadas
Factores Ambientales de
la Empresa
Activos de los Procesos
de la Organización



Juicio de Expertos
Sistema de Información para la
Dirección de proyectos
Reuniones
Comunicación
1.
Herramientas Colaborativas con servicios
Web 2.0



Juicio de Expertos
Sistema de Información
para la Dirección de
proyectos
Reuniones
Convenciones
Altamente Recomendada
2.
Redes Sociales
3.
Servicios de alojamiento de archivos
Medianamente Recomendada
Baja Recomendación
4.3. Gestión de la Calidad del Proyecto
4.3.1. Realizar Aseguramiento de Calidad
Realizar el aseguramiento de calidad es el proceso de auditar los requisitos de calidad y los
resultados obtenidos a partir de las medidas de control de calidad, a fin de garantizar que
se utilicen los estándares de calidad y las definiciones operativas adecuadas. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son:
Herramientas colaborativas con servicios Web 2.0, servicios de alojamiento de archivos y
Wikis (La definición de estas herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4.
Herramientas Web 2.0).
Salidas
Entradas
Herramientas y Técnicas





Plan de Gestión de Calidad
Plan de Mejora de Procesos
Métricas de Calidad
Mediciones de Control de
Calidad
Documentos del proyecto
Herramientas de control y
gestión de calidad
Auditorias de Calidad
Análisis de Procesos







Solicitudes de Cambio
Actualización al Plan de Gestión
del Proyecto
Actualización a Documentos del
proyecto
Actualización a los Activos de
Procesos de la Organización
Comunicación
1.
Herramientas Colaborativas
con servicios Web 2.0
Convenciones
Altamente Recomendada
2.
Servicios de alojamiento de
archivos
Medianamente Recomendada
Baja Recomendación
3.
Wikis
4.4. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
4.4.1. Adquirir el Equipo del Proyecto
Adquirir el equipo del proyecto es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos
humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son:
Herramientas de productividad en la Web, Redes Sociales y Blogs (La definición de estas
herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4. Herramientas Web 2.0).
Entradas



Plan de Gestión de Recursos
Humanos
Factores Ambientales de la
Empresa
Activos de los procesos de la
Organización
Salidas
Herramientas y Técnicas






Asignación previa
Negociación
Adquisición
Equipos Virtuales
Análisis de decisión multicriterio


Asignaciones de personal al
Proyecto
Calendario de Recursos
Actualizaciones al plan para la
Dirección del Proyecto
Convenciones
Comunicación
1.
Herramientas de productividad
en la web
Altamente Recomendada
Medianamente Recomendada
Baja Recomendación
2.
Redes Sociales
3.
Blog
4.4.2. Desarrollar el equipo del Proyecto
Desarrollar el equipo del proyecto es el proceso de mejorar las competencias, La interacción
entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor desempeño del
proyecto. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son: Sistemas
de gestión de aprendizaje, herramientas de productividad en la Web y Wikis (La definición
de estas herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4. Herramientas Web 2.0).
Herramientas y Técnicas
Entradas



Plan de Gestión de Recursos
Humanos
Asignaciones del Personal del
Proyecto
Calendarios de Recursos







Habilidades Interpersonales
Capacitación
Actividades de Desarrollo del
Espíritu de Equipo
Reglas Básicas
Coubicación
Reconocimiento y Recompensas
Herramientas para la Evaluación
del Personal
Salidas


Evaluaciones de Desempeño del
Equipo
Actualizaciones a los Factores
Ambientales de la Empresa
Convenciones
Altamente Recomendada
Comunicación
1.
Sistema de Gestión de
Aprendizaje
2.
Herramientas de productividad
en la web
3.
Wikis
Medianamente Recomendada
Baja Recomendación
4.4.3. Dirigir el equipo del Proyecto.
Dirigir el equipo del proyecto es el proceso de seguimiento del desempeño de los miembros
del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios en
el equipo con el fin de optimizar el desempeño del proyecto. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son:
Herramientas de productividad en la Web, Herramientas colaborativas con servicios Web
2.0 y Sistemas de gestión de aprendizaje (La definición de estas herramientas se encuentran
descritas en la sección 1.4. Herramientas Web 2.0).
Entradas






Plan de Gestión de Recursos
Humanos
Asignaciones del Personal del
Proyecto
Evaluaciones de Desempeño
del Equipo.
Registro de Incidentes.
Informes de Desempeño del
Trabajo.
Activos de los Procesos de la
Organización.
Salidas
Herramientas y Técnicas




Observación y Conservación.
Evaluaciones de Desempeño del
Proyecto.
Gestión de Conflictos
Habilidades Interpersonales.





Comunicación
1.
Herramientas de
productividad en la web.
Solicitudes de Cambio.
Actualizaciones al Plan para La
Dirección del Proyecto.
Actualizaciones a los
Documentos de Proyecto.
Actualizaciones a los Factores
Ambientales de la Empresa.
Actualizaciones a los Activos de
los Procesos de la Organización.
Convenciones
Altamente Recomendada
Medianamente Recomendada
2.
Herramientas Colaborativas
con servicios Web 2.0
3.
Sistema de Gestión de
Aprendizaje
Baja Recomendación
4.5. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
4.5.1. Gestionar las Comunicaciones
Gestionar las comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,
recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el
plan de gestión de las comunicaciones. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son:
Herramientas colaborativas con servicios Web 2.0, Redes Sociales y Servicios de Alojamiento
de archivos (La definición de estas herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4.
Herramientas Web 2.0).
Salidas
Entradas
Herramientas y Técnicas




Plan de gestión de las
comunicaciones
Informes de desempeño del
trabajo
Factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de





Tecnología de la comunicación
Modelos de comunicación
Métodos de comunicación
Sistemas de gestión de la
información
Informes de desempeño




Comunicaciones del proyecto
Actualización al plan para la
dirección del proyecto
Actualización a los documentos
del proyecto
Actualizaciones a los activos de
la organización
Convenciones
Altamente Recomendada
Comunicación
Medianamente Recomendada
1.
Herramientas Colaborativas con
servicios Web 2.0
2.
Redes Sociales
3.
Servicios de alojamiento de
archivos
Baja Recomendación
4.6. Gestión de las adquisiciones del proyecto
4.6.1. Efectuar las adquisiciones
Efectuar las adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los vendedores,
seleccionarlos y adjudicarles un contrato. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son: Servicios
de alojamiento de archivos, mensajería instantánea y redes sociales (La definición de estas
herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4. Herramientas Web 2.0).
Entradas
Herramientas y Técnicas








Efectuar las adquisiciones
Documentos de la Adquisición
Criterios de selección de
proveedores
Propuestas de los vendedores
Documentos del proyecto
Decisiones de Hacer o Comprar
Enunciados del trabajo relativo a
adquisiciones
Activos de los procesos de la
organización







Conferencias de Oferentes
Técnicas de evaluación de
propuestas
Estimaciones independientes
Juicio de Expertos
Publicidad
Técnicas Analíticas
Negociación de adquisiciones
Salidas






Vendedores seleccionados
Acuerdos
Calendario de Recursos
Solicitudes de Cambios
Actualización al plan para la
dirección del proyecto
Actualización a los documentos
del proyecto
Convenciones
Comunicación
1.
Servicios de alojamiento de
archivos
Altamente Recomendada
Medianamente Recomendada
Baja Recomendación
2.
Mensajería Instantánea
3.
Redes Sociales
4.7. Gestión de los Grupos de Interés del Proyecto
4.7.1. Gestionar la participación de los interesados del proyecto
Gestionar la participación de los interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con los
interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el
momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las
actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo. [16]
Mediante la investigación realizada se encontró que las herramientas Web 2.0 que cubren
en gran proporción todas las actividades dentro del marco de la comunicación son:
Herramientas colaborativas con servicios Web 2.0, mensajería instantánea y redes sociales
(La definición de estas herramientas se encuentran descritas en la sección 1.4. Herramientas
Web 2.0).
Entradas




Plan de gestión de los
interesados
Plan de gestión de las
comunicaciones
Registro de Cambios
Activos de los Procesos de
la Organización
Salidas
Herramientas y Técnicas



Métodos de comunicación
Habilidades Interpersonales
Habilidades de gestión





Comunicación
Registro de incidentes
Solicitudes de Cambio
Actualización al plan para la
dirección de proyectos
Actualizaciones a los documentos
del proyecto
Actualizar los activos de los
procesos de la organización
Convenciones
1.
Herramientas Colaborativas
con servicios Web 2.0
Altamente Recomendada
Medianamente Recomendada
2.
Mensajería Instantánea
Baja Recomendación
3.
Redes Sociales
5. Conclusiones
7®

Las herramientas web 2.0 son un buen mecanismo para la comunicación y la gestión
colaborativa de proyectos. Sin embargo, se requiere utilizar más de una para cubrir todas las
actividades de los procesos de ejecución definidos en el marco de PMI®7.

El uso de herramientas Web 2.0 para gestionar las comunicaciones en los proyectos como
apoyo en la comunicación está directamente ligado al tipo de proyecto que se esté realizando,
por ejemplo es uso de Facebook puede ser más efectivo para un proyecto donde el fin sea la
remodelación de un plantel estudiantil que en un proyecto de construcción de una zona franca.

Dentro de la investigación se identificó que las herramientas Web 2.0 no solo apoyan las
comunicaciones del proyecto en los procesos de ejecución sino que dada la diversificación de
servicios que brindan estas herramientas pueden apoyar todos los procesos de conocimiento
del marco de PMI®.
“PMI,” “PMP” and “PMI CAREER HEADQUARTERS” are marks of Project Management Institute, Inc.
6. Bibliografía
[1] O’Reilly, T. (s.f.). What Is Web 2.0: Design Patterns and Business Models for the Next
Generation of Software. Communications & Strategies(1), 17.
[2] Verzuh, E., & Cardoso, A. L. (s.f.). MBA compacto gestão de projetos. Rio de Janeiro Campus
2000.
[3] Cavalieri, A. M. (s.f.). Como se tornar um profissional de gerenciamento de projetos livro-base
de "Preparação para Certificação PMP - Project Management Professional". Rio de Janeiro
Qualitymark 2005.
[4] Cadena, P. F. (2010). Introducción al uso de la Web 2.0 en el estado Colombiano. Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
[5] Piraquive, F. N. (2013). La empresa 2.0 en la gestión de proyectos y las organizaciones.
[6] Ortega, E. L. (2009). USO DE LAS HERRAMIENTAS DE LA WEB 2.0 EN LA EMPRESA: SITUACIÓN
ACTUAL Y TENDENCIAS.
[7] McCann, U. (2012). The business of social | Social media tracker 2012. Universal McCann.
[8] Pujol, R. C., Salllan, J., & Fernandez, V. (2009). Herramientas de Comunicación Web 2.0 en la
Dirección de Proyectos. Barcelona: 3rd International Conference on Industrial Engineering
and Industrial Management.
[9] Fumero, A., & Roca, G. (2007). Web 2.0. Fundación Orange.
[10] Andalucia, C. d. (s.f.). Confederacion de Empresarios de Andalucia. Obtenido de
http://www.cea.es/Herramientas/post/Ejemplos-de-blog.aspx
[11] Twitter. (s.f.). Twitter.com. Obtenido de https://twitter.com
[12] Santamaría González, F. (2005). HERRAMIENTAS COLABORATIVAS PARA LA ENSEÑANZA
USANDO TECNOLOGÍAS WEB: WEBLOGS, REDES SOCIALES, WIKIS, WEB 2.0.
[13] Consejeria de Economia, I. y. (s.f.). Empresa 2.0 Una Actitud Abierta al Cambio. Andalucia.
[14] Costa, J. M. (08 de 2010). Blog Comunicación Corporativa. Obtenido de
https://mouriz.wordpress.com/2010/08/
[15] Wikipedia. (s.f.). Obtenido de
http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_alojamiento_de_archivos
[16] P. M. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth
Edition.