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Gestión de eventos para egresados
PRO-01-5-02-02
MACROPROCESO
Programas Conducentes a Título
NIVEL 1
Seguimiento a Egresados
FECHA PUBLICACIÓN 12/08/2015
NIVEL 2
Vinculación de Egresados
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
4.
5.
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ...................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1.
Responsable del proceso .................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades .............................................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1.
Diagrama de flujo - Gestión de eventos para egresados ................................................. 3
5.2.
Descripción de actividades – Gestión de eventos para egresados ................................... 3
6.
DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 6
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 7
9.
RIESGOS ...................................................................................................................................... 7
10. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................... 8
11. APROBACIÓN .............................................................................................................................. 8
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1. OBJETIVO
Organizar y gestionar la logística necesaria en los diferentes tipos de eventos realizados, con el fin
de cumplir los objetivos de Uniandino siempre del Programa de Egresados en la Vicerrectoría de
Desarrollo y Egresados.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la identificación de necesidades según el tipo de evento, la distribución de
tareas, y finaliza con la generación de reportes sobre la gestión durante el evento.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices

Norma de órdenes de pedido, de solicitudes de pedido, contratación y pago de facturas.
3.2. Lineamientos
 Todo debe estar instalado y habilitado para iniciar prestación del servicio al menos 30
minutos antes de la llegada de los asistentes del evento.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Jefe del Programa de Egresados – Uniandino siempre
4.2. Responsabilidades
Jefe del Programa de Egresados
 Identificar requerimientos del evento.
 Asignar tareas dentro de su equipo.
 Aprobar movimientos e imputaciones presupuestales referentes a las diferentes
solicitudes.
Auxiliar Atención de Egresados
 Gestionar toda la logística requerida para la realización del evento.
 Después del evento, generar reporte sobre el número de asistentes, número de
egresados carnetizados, número de egresados atendidos. Este reporte debe ser
entregado al Jefe del Programa de Egresados.
 Construir Informe de gestión visual en Power Point que incluya fotos y datos claves del
evento.
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Unidad Solicitante

Facilitar información requerida para la atención a egresados, lo cual incluye registro de
invitados, asistentes y logística del evento para realizar la programación pertinente. Esto
se define de acuerdo con el tipo de evento y al tiempo disponible antes del mismo.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Gestión de eventos para egresados
5.2. Descripción de actividades – Gestión de eventos para egresados
ENTRADA
PROVEEDOR
Información del calendario de eventos y grados de especializaciones, e invitaciones a apoyar
en eventos de otras unidades, y eventos propios del programa.
Dirección de Admisiones y Registro, Unidades Académicas o Administrativas de la
Universidad o Asociación de Egresados o Egresados
SALIDA
Evento concluido y reporte sobre la gestión del evento
CLIENTE
Jefatura Programa de Egresados - Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Identificar
requerimientos
De acuerdo al tipo de eventos, se
hace inventario de los recursos
necesarios.
Jefe Programa de
Egresados
Distribuir tareas
específicas
Se distribuyen las tareas
específicas, de acuerdo con los
requerimientos de cada evento.
Jefe Programa de
Egresados,
Auxiliar Atención
a Egresados y
Gestor Egresados
Solicitar
cotizaciones y
contratar
Se cotizan y contratan todos los
recursos requeridos para los
eventos (servicios, traslados,
catering, mobiliario, obsequios,
entre otros). Incluye la
elaboración de solicitudes de
pedido, cuando a ello haya lugar.
Asistente
Administrativo
4
Solicitar Labores
ocasionales
Dos semanas antes del evento se
realiza la solicitud, especificando
la gestión a realizar, el número de
personas que se requiere, la fecha
y los horarios.
Asistente
Administrativo
según solicitud
de Auxiliar
Atención a
Egresados
5
Solicitar estación de Se solicita a Seguridad y Servicios
carnetización
Básicos la estación de
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2
3
SISTEMA
DOCUMENTOS
Auxiliar Atención
a Egresados
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carnetización con los insumos
necesarios.
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Solicitar
computadores y
acompañamiento
técnico
Se solicitan al DSIT los
computadores que se usarán el día Auxiliar Atención
del evento para el proceso de
a Egresad1os
carnetización.
7
Cargar software a
computadores
Se debe cargar a todos los equipos
Auxiliar Atención
solicitados, el software necesario
a Egresados
para el evento.
Solicitar base de
datos
Se le solicita al área pertinente la
relación de egresados a atender.
Esta base de datos debe ser
depurada, es decir, se filtra con
base total de egresados,
empleados y estudiantes,
identificando con/sin carné.
Preparar base de
datos
La Base datos “limpia” se sube a
Access y se formula para que en el
día del evento, con ayuda de la
Auxiliar Atención
“pistola” lectora de código de
a Egresados
barras, se registre la información
del egresado.
Hacer
10 capacitaciones y
ejecutar pruebas
Se capacita al personal de Labores
Ocasionales y se ejecutan pruebas Auxiliar Atención
de los procesos a realizar en el
a Egresados
evento.
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9
Auxiliar Atención
a Egresados o
Gestor bases de
Datos
En caso de que el evento sea
organizado por la Vicerrectoría de
Desarrollo y Egresados, se define
el medio y la fecha de envío de las
invitaciones al evento a CTP,
Scouting, Educación continuada,
Asociación de Egresados, Unidad
Académica o Administrativa.
Jefe Programa de
Egresados
Reservar equipos y
12
mobiliarios
Se reservan los recursos
necesarios por Simantos (mesas,
tomas eléctricas, reservas
espacios, entre otros).
Auxiliar Atención
a Egresados
Solicitar manteles,
13 pistolas lectoras y
chaquetas
Se solicita al Asistente
Administrativo de Relaciones
Públicas manteles, pistolas
lectoras y chaquetas.
Auxiliar Atención
a Egresados
Dos semanas antes del evento se
solicita a DSIT reservar las IPs de
los computadores que para poder
instalar la estación de
carnetización, cámaras y
programas. Esta instalación se
realiza para realizar pruebas en el
lugar del evento dentro de los
cuatro días anteriores al evento.
Auxiliar Atención
a Egresados
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14
Enviar de
invitaciones
Reservar IP y
ejecutar pruebas
Access
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Solicitar a unidades
envío de mensaje
15 sobre carnetización
(para ceremonias
de grado)
16
Revisar fotos para
carné
17 Archivar fotos
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Seguimiento a Egresados
En caso de que el evento en el que
se vaya a participar, sea de Grados
de Especialización, se solicita a las
Unidades Académicas
Auxiliar Atención
correspondientes enviar un
a Egresados
comunicado a los graduandos
solicitando una foto para la
anticipar la elaboración de los
carnés de egresado.
Verificar que cada foto recibida
cumple con el formato necesario
para imprimir el carné. Solicitar
cambio enviando mensaje, si es el
caso.
Auxiliar Atención
a Egresados
Toda foto utilizada en carné es
subida a Salesforce en el perfil de
cada egresado.
Auxiliar Atención
a Egresados
Se solicita al contratista elegido el
Solicitar traslado de
traslado de stand al lugar en el
stand
que se va a realizar el evento.
Auxiliar Atención
a Egresados
Solicitar
requerimientos
19
específicos del
evento
Se solicitan requerimientos que
no son comunes para todos los
eventos.
Auxiliar Atención
a Egresados
Revisar
20 requerimientos
antes del evento
En caso que se requiera hacer
cambios al evento, se deben
socializar, para determinar los
impactos en la logística del
evento.
Auxiliar Atención
a Egresados
El día del evento se revisa que
todo esté de acuerdo a lo que se
pidió, que debe quedar listo para
servicio al menos media hora
antes del inicio.
Auxiliar Atención
a Egresados
21
Validar y apoyar el
montaje del evento
22 Verificar operación
Se realiza la prueba de los
servicios (impresión de carné,
Auxiliar Atención
registro de asistentes, consulta de a Egresados
archivos, conexiones, entre otros).
23 Prestar servicio
Durante el evento se prestan
todos los servicios programados
Recoger
24 información y
consolidar
Se recolecta toda la información
Auxiliar Atención
registrada en todos los equipos y
a Egresados
se consolida en un mismo archivo.
25
Desmontar y
devolver recursos
Salesforce
Equipo
Uniandino
siempre asignado
Se coordina el desmonte de los
equipos y mobiliario cuando así se
requiera. Se programa la
Auxiliar Atención
devolución en buen estado de
a Egresados
todo el material que fue solicitado
para el evento. Se debe
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desinstalar el software utilizado
de los computadores asignados.
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27
Recibir y verificar
pago de facturas
Se reciben y verifican facturas de
los servicios solicitados,
solicitando ajustes necesarios
para evitar posteriores
devoluciones. Se gestionan los
pagos según condiciones
acordadas.
Elaborar y enviar
reportes
Se generan dos reportes al final de
cada evento.
1. Reporte con códigos
registrados para la activación
del carné. Se realiza con base
en el archivo consolidado
Auxiliar Atención
después del evento. Se
a Egresados
entrega a Servicios de
Información (Seguridad).
2. Reporte de registro de
entrega de carné en Banner.
Se entrega a Sistemas de
Información
Asistente
Administrativo
1- Reporte para
Seguridad y
Servicios Básicos
2- Reporte para
Sistemas de
Información
6. DEFINICIONES
 Access: Software que permite gestionar una base de datos.
 Programa de Egresados – Uniandino siempre: Área que gestiona la relación con egresados
de toda la Universidad.
 Salesforce CRM: Sistema para administrar interacciones entre empresa y cliente. Esta
aplicación permite almacenar y organizar información de los clientes, en este caso, de los
egresados, que facilita la gestión institucional de estas relaciones.
 Oficina de Atención a Egresados: Lugar físico de prestación de servicios a egresados, ubicada
en el E CAI, piso 2.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
PRO – 30-2-01-03 Apoyo a Eventos
Institucionales - Seguridad
PRO-01-5-02-01 Carnetización de egresados Solicitud en evento
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

Norma de órdenes de pedido, solicitudes de
pedido y contratación y pago de facturas:
https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Areasfuncionales/Gestion-de-compras-yactivos/Politicas-y-Reglamentos
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Seguimiento a Egresados
PRO-30-1-04-01 Contratación Servicio
Alimenticio
PRO-30-2-02-03 Reserva de áreas comunes
PRO-30-2-04-01 Servicios Audiovisuales
8. INDICADORES
FICHA DEL INDICADOR
EGRESADOS ATENDIDOS Y CARNETIZADOS
Código del indicador
IND-01-5-02-021
Responsable del
indicador
Jefe Programa de Egresados
Objetivo
Número de egresados atendidos y carnetizados por evento
Método de Medición
Contar el número de asistentes al evento que son egresados, y establecer cuáles
de ellos se les atendió y carnetizó
Unidad de Medida
%
Fórmula
Número de egresados carnetizados/Número de egresados asistentes
Variables


Número de egresados carnetizado
Número de egresados asistentes
Limitaciones
Es un valor absoluto, relativo al evento en particular
Fuente de datos
Archivo de registro del evento
Granularidad
Por evento
Periodicidad
Esporádico, por evento
Meta
No aplica.
Observaciones
No aplica.
9. RIESGOS
OPERATIVO


Falta o falla de equipos (portátiles, de impresión, etc.)
Escases o falta de personal o recursos
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CALIDAD DE SERVICIO




Atención no adecuada a los participantes del evento.
Demoras en el tiempo de atención a los participantes del evento.
Falta de conocimiento de la organización del evento.
Falta de tiempo para la ejecución de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD


Ingreso de persona no invitada al evento
Salud: Que alguna persona que participa en el evento requiera servicio de emergencia
ADMINISTRATIVO

Incumplimiento de procesos de pedido, cotización, facturación o entrega de productos o servicios
contratados.
LEGAL

No contar con aprobación expresa de uso de imágenes y datos de los asistentes invitados, según normas
vigentes.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
03/04/2015
Publicación
12/08/2015
0
1
11. APROBACIÓN
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Manuela Peña Infante
Ingeniera de Procesos
03/04/2015
Larissa Joya Olarte
Jefe de Programa Egresados
18/05/2015
Ivonne Barón
Auxiliar Atención a Egresados
18/05/2015
Larissa Joya Olarte
Jefe de Programa Egresados
07/07/2015
REVISÓ
APROBÓ
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