tabla de retención documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA No. ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL VISTA HERMOSA I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA DE PLANEACION Y SISTEMAS - PLANEACIÓN CÓDIGO Dependencia Serie T08 002 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Subserie RETENCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Proceso Procedimiento DISPOSICIÓN FINAL Archivo Gestión Archivo Central DE PROCEDIMIENTOS CT E MT S ACTAS 018 ACTAS DE CAPACITACIÓN Y SEGUIMIENTO SHU 2 10 X X 2 10 X X 2 10 X X 2 10 X X 2 10 4 4 Acta Listado de asistencia Anexos 023 ACTAS DE COMITE DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO Acta Listado de asistencia Anexos 024 ACTAS DE COMITE DE HISTORIA CLINICA Acta Listado de asistencia Anexos 028 ACTAS COMITÉ DE PACTO POR LA TRANSPARENCIA Acta Listado de asistencia Anexos 034 ACTAS PLAN OPERATIVO ANUAL POA X X Acta Listado de asistencia Anexos T08 51 INDICADORES 001 INDICADORES DE GESTION Actas de formulación y actualización de indicadores X Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA No. ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL VISTA HERMOSA I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA DE PLANEACION Y SISTEMAS - PLANEACIÓN CÓDIGO Dependencia Serie T08 002 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Subserie Proceso Ficha técnica u hoja de vida del indicador (hoja ACTAS de Excell) Memorando interno enviando los indicadores Memorando interno solicitando los ajustes a los indicadores Matriz consolidada de indicadores (Hoja de excell) Memorando interno solicitando seguimiento a los indicadores Acta de seguimiento en comité de calidad y control interno T08 52 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INFORMES Procedimiento RETENCIÓN Archivo Gestión Archivo Central DISPOSICIÓN FINAL CT E MT S DE PROCEDIMIENTOS Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose a los protocolos de transferencias documentales establecidos por el Archivo de Bogotá TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA No. ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL VISTA HERMOSA I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA DE PLANEACION Y SISTEMAS - PLANEACIÓN CÓDIGO Dependencia Serie T08 002 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Subserie 040 Proceso ACTAS DE GESTIÓN INFORME RETENCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Procedimiento DISPOSICIÓN FINAL Archivo Gestión Archivo Central 2 6 X 4 4 X Informe INFORME DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS Comunicación interna INFORMES A ENTES DE CONTROL 4 4 4 4 4 4 Comunicación interna Informe 114 INFORME A OTRAS ENTIDADES Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose a los protocolos de transferencias documentales establecidos por el Archivo de Bogotá Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose a los protocolos de transferencias documentales establecidos por el Archivo de Bogotá Informe 113 PROCEDIMIENTOS CT E MT S Memorando interno 060 DE Comunicación interna Informe T08 74 PLANES 034 PLAN ESTRATÉGICO Documento de diagnostico institucional Plan de trabajo Comunicación interna Acta de reunión Guia de Planeación estratégica Pieza comunicacional X Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose a los protocolos de transferencias documentales establecidos por el Archivo de Bogotá TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL VISTA HERMOSA I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA DE PLANEACION Y SISTEMAS - PLANEACIÓN CÓDIGO Dependencia Serie T08 002 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Subserie RETENCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Proceso Procedimiento Archivo Gestión Archivo Central ACTASde asistencia Listado Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición HOJA No. DEdocumentos la cual final de los se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose DISPOSICIÓN FINAL a los protocolos de PROCEDIMIENTOS transferencias documentales CT E MT S establecidos por el Archivo de Bogotá Anexos 038 PLAN OPERATIVO DE GESTION POA DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y MEJORA CONTINUA 2 6 X 4 4 X Cronograma Comunicación interna Plan operativo Ficha tecnica Plan operativo o de gestión de la entidad Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose a los protocolos de transferencias documentales establecidos por el Archivo de Bogotá Ficha técnica T08 80 PROYECTOS 003 PROYECTOS DE INVERSIÓN Acta de reunión Comunicación interna Fichas EBI, Anexos y oficios de radicación (Todas las versiones) Comunicación externa Acta de reunión Conceptos de Viabilidad Certificado de viabilidad Proyecto de inversión reformulando o modificando Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA No. ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL VISTA HERMOSA I NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO OFICINA PRODUCTORA: ASESORIA DE PLANEACION Y SISTEMAS - PLANEACIÓN CÓDIGO Dependencia Serie T08 002 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Subserie SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Proceso Procedimiento ACTAS Contratos ó Convenios Actas de Inicio y Finalización Informes mensuales y finales Informes de Interventoría Control de Cuentas de Cobro RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL Archivo Gestión Archivo Central CT E MT S DE PROCEDIMIENTOS Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios como secundarios se puede proceder a la disposición final de los documentos la cual se hará son la selección del último informe de ejecución presupuestal del año o vigencia fiscal existente, y se envía al Archivo de Bogotá ajustándose a los protocolos de transferencias documentales establecidos por el Archivo de Bogotá Liquidación del Convenio ó Contrato Comunicados (Enviados y Recibidos) Diseños Arquitectónicos y Estudios ténicos (Planoteca) Manuales de criterios de elegibilidad, viabilidad y requisitos básicos Banco de información de proyectos: (Poblacionales, estudios de mercado, oferta y demanda) Normatividad vigente Aplicativo Planes Bienales de Inversión en Salud. http://201.234.78.38/planesbienales/ Actas y registros de Control Social Cíudadano CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: S= Selección RESPONSABLE DE LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL:
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