GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO 1. NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Ambiente Físico (mantenimiento) Código: Versión: 1 Fecha emisión: Página: 1 2. OBJETIVO: planear, estandarizar y ejecutar las actividades relacionadas con la conservación y mantenimiento de la infraestructura y dotación de la institución de tal forma que se cumpla con la adecuada prestación de los servicios de salud que se brindan 4. RECURSOS NECESARIOS: Humanos: Servidores públicos auxiliares. (Apoyo Administrativo Mantenimiento). Físicos: Hardware y software, medios de transporte, equipos de oficina y comunicaciones. Financieros: Recursos presupuestales. 3. ALCANCE: Inicia con la planificación de las actividades de Mantenimiento y termina con el control de dichas actividades, con el fin de ubicar, integrar y desarrollar los recursos humanos, físicos y económicos, ejecutar las acciones técnicas de mantenimiento preventivo, correctivo, de recuperación, e Interventoría en planta física, equipos instalaciones y demás sistemas físicos. 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. ACTIVIDADES Organismos de dirección, Normatividad vigente, control y regulación, Área Quejas y reclamos, de calidad (indicadores, encuestas de satisfacción informes de auditorías, interna y externa, cuadro auto evaluaciones, de mando de encuestas, quejas indicadores, auditorías, y reclamos), Gerencia, directrices de la alta Colaboradores dirección, conceptos de Diagnóstico y los colaboradores, ondas elaboración P de ambiente físico, del plan del eventos adversos ambiente físico relacionados con el ambiente físico. 8. SALIDAS Instructivo de mantenimiento de equipos biomédicos Plan de tecnovigilancia Plan de contingencia de tecnología biomédica, cronograma de mantenimiento de equipos biomédicos, cronograma de mantenimiento de infraestructura Identificación de equipos biomédicos Plan de manejo integral de desechos Plan de limpieza y desinfección 9. CLIENTES Colaboradores, usuarios, comunidad, partes interesadas (organismos de dirección, control y regulación del sistema) GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO Código: Versión: 1 Fecha emisión: Página: 2 Programa de prevención y control de infecciones Plan de emergencias Hospitalarias. - Equipo de calidad y Sub-dirección Administrativo - Recursos requeridos. Disponibilidad presupuestal - . Instructivo de mantenimiento de equipos biomédicos - Plan de tecnovigilancia - Plan de contingencia de tecnología biomédica. cronograma de mantenimiento de equipos biomédicos, - cronograma de mantenimiento de infraestructura. H - Identificación de equipos biomédicos - Plan de manejo integral de desechos. - Plan de limpieza y desinfección - Plan de emergencias hospitalarias - Ejecución del plan del ambiente físico Implementación de: Ronda del ambiente físico - Protocolos de seguridad del paciente. - Plan de tecnovigilancia - Plan de contingencia de - tecnología biomédica, - cronograma de mantenimiento de equipos biomédicos, - cronograma de mantenimiento de infraestructura - Identificación de equipos biomédicos - Plan de manejo integral de desechos - Plan de limpieza y desinfección - Plan de emergencias - hospitalarias -Colaboradores, usuarios, comunidad, partes interesadas (organismos de dirección, control y regulación del sistema) GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO - - 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. ACTIVIDADES . Unidades funcionales. - Planes de Acción de Equipo de calidad las unidades usuarios, comunidad y funcionales, plataforma familia. institucional. - Planes de mejoramiento. - procesos, procedimientos y otros, encuesta de satisfacción de la infraestructura física. Seguimiento al - actas de rondas de V proceso del ambiente físico. ambiente físico - quejas y reclamos. información estadística. registro del mantenimiento de las hojas de vida de equipos. seguimiento a cronogramas de mantenimiento de equipos e infraestructura Apoyo administrativo - Informes de auditoría -Toma de mantenimiento. interna y de control acciones de Mejoramiento interno. mejoramiento Continuo. - Informes de A para el Jefes y coordinadores seguimiento a los proceso de de unidades planes, a los procesos ambiente físico. funcionales. - y procedimientos. - - Código: Versión: 1 Fecha emisión: Página: 3 8. SALIDAS . Seguimiento técnico, oportuno, confiable y que sirva de base para la toma de decisiones y el mejoramiento continuo del ambiente físico. Acciones de mejoramiento que apunten a la causa. - Solución de los problemas - Acciones de mejoramiento que 9. CLIENTES - Gerencia, - Coordinadores de áreas, - unidades funcionales en general. Usuario. la Junta Directiva, - entidades de dirección, vigilancia y control del sistema. - Alta dirección. Unidades funcionales. Usuarios y comunidad GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO - Análisis del cuadro de mando de indicadores. - Encuestas de satisfacción interna y externa, y de las quejas y reclamos. alcancen el impacto deseado. Código: Versión: 1 Fecha emisión: Página: 4 Código: GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) Versión: 1 Fecha emisión: CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO Página: 5 10. RESPONSABILIDAD DEL PROCESO: . (Apoyo Administrativo Mantenimiento). 11. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA: - Todos los Procesos (Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación). 12. PROCESOS DE APOYO: - (Financiero). - (Recursos físicos). - (jurídica y contratación) 13. DOCUMENTOS RELACIONADOS - Lo establecido en los contratos con los clientes - Leyes, decretos, resoluciones, etc. aplicables - Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado. - Cumplir con lo establecido en el sistema de gestión. 14. REQUISITOS NTCGP 1000: 2009 - 4.2.4 Control de registros. - 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. - 8.4 Análisis de datos. - 8.5 Mejora 15. OTROS REQUISITOS - Constitución política y normas legales vigentes. - Decreto 1011 y resolución 1043, 1445 de 2006. Decreto 1769 de 1994 y su aclaratorio el Decreto 1617 de 1995 reglamentó el Artículo 189 de la Ley 100 de 1993 sobre el Mantenimiento Hospitalario. 16. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: INDICADOR FORMULA Nivel de cumplimiento mantenimiento preventivo de equipos Número de mantenimientos preventivos ejecutados /Número de mantenimientos preventivos Programados * 100. Mantenimiento correctivo de equipos Número de equipos reparados / Total de equipos dañados * 100 FRECUENCIA RESPONSABLE Mensual Líder del proceso Mensual Líder del proceso Código: GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) Versión: 1 Fecha emisión: CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO Oportunidad en la prestación de los servicios de mantenimiento Nivel de implementación hojas de vida de equipos (Número de Solicitudes atendidas dentro de los términos establecidos / Total de solicitudes recibidas en el periodo) x 100. Número maquinaria y equipos al servicio de la empresa con hoja de vida actualizada / Total maquinaria y equipos con que cuenta la empresa * 100 Página: 6 Líder del proceso Mensual Líder del proceso GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO 17. GESTIÓN DEL RIESGO RIESGO Daño en equipos por inadecuado uso o manipulación DESCRIPCIÓN Equipos inoperantes o en condiciones no adecuadas para la prestación de los servicios . Posible incumplimiento de los Debido a que no se planifica ni se criterios establecidos en los ejecuta de manera oportuna y estándares de infraestructura, conjunta un autodiagnóstico de instalaciones físicas, y dotación y los estándares a cumplir mantenimiento. Debilidades en la programación de las actividades relacionadas con el control de los dispositivos de seguimiento y medición Debido a una posible desarticulación para la programación de las actividades, entre Responsables de áreas misionales, Líderes del proceso, Gerencia y Proveedor. Pérdida de la trazabilidad en las hojas de vida de los equipos. A causa de debilidades en el diligenciamiento de los registros y en el control de registros que se deben anexar a las hojas de vida Código: Versión: 1 Fecha emisión: Página: 7 CALIFICACIÓN VALORACIÓN Probabilidad = 3 posible. Impacto = 5 catastrófico Credibilidad o imagen-legal. Existen manuales instructivos o procedimientos para el manejo de la herramienta, pero faltan controles Zona de riesgo Extrema Probabilidad = 3 posible Impacto = 3 Moderado. Los controles están documentados, se aplican y son efectivos, entonces disminuye el impacto a 2 menor – Zona de Riesgo Moderado- Probabilidad = 3 posible. Impacto = 4 Mayor. Credibilidad o imagen-legal. Los controles están documentados, se aplican y son efectivos, entonces disminuye la probabilidad a 2. – Zona de Riesgo Moderada- Probabilidad = 3 Posible. Impacto = 3 Moderado Los controles están documentados, se aplican y son efectivos, entonces disminuye la probabilidad a 2. – Zona de Riesgo Baja- GESTION AMBIENTYE FISICO (MANTENIMIENTO) CARACTERIZACIONDEL PROCESO MANTENIMIENTO ELABORACIÓN Código: Versión: 1 Fecha emisión: Página: 8 REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: CARLOS ALBERTO HENAO LOPEZ Carlos Alberto López Henao Revisado por: Aprobado por: BEATRIZ OSOSRIO LOAZIA JUAN DE JESUS ARROYABE OCAMPO Cargo: LIDER DE MANTENIMIENTO Cargo: COORDINADOR DE CALIDAD Cargo: GERENTE
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